Plan Estratgico de Tecnologa de Informacin

1.1 MARCO TEORICO.

La incorporacin de TI es uno de los temas principales que concierne hoy en da a altos ejecutivos y organizaciones. Por ello compete a profesionales de informtica. La necesidad de TI para generar una ventaja competitiva se hace evidente. Esto ha producido una creciente demanda en el desarrollo de los sistemas de informacin (SI) y los componentes tecnolgicos, para soportar las actividades de una empresa/organizacin/negocio. Sin embargo, es una realidad que el riesgo de las organizaciones tambin se ha incrementado. La administracin de los recursos , consolidacin e integracin de los recursos de TI se ha vuelto una tarea compleja. Este se ha identificado como un proceso lleno de amenazas y cuellos de botella. De manera errnea, el desarrollo de TI es visto por los expertos en el rea como un conjunto de procesos de diseo individuales(antiguamente). Las aplicaciones son construidas para satisfacer metas a corto plazo o problemas inmediatos. No se establece claramente una estrategia de TI, un plan o curso, y tampoco se considera la visin global de los recursos con que cuenta la organizacin.

La TI se desarrolla de manera espontnea, en respuesta a las necesidades urgentes del negocio, lo que produce islas de TI a lo largo y ancho de todas las reas funcionales (baches), que no crecen coherentemente hacia una arquitectura integrada de sistemas, tecnologa e informacin.

Juntado a todo esto, las tendencias de desarrollo de TI se han caracterizado por su esfuerzo en automatizar el "desorden". Muy poco esfuerzo es puesto en especificar las estrategias de negocios y construir un modelo de la organizacin, como precursores en la especificacin de los requerimientos de TI. Estas disciplinas coexisten de manera separada en la prctica.

La PETI (Planeacin Estratgica de Tecnologa de Informacin) es ampliamente reconocida como una herramienta para ordenar los esfuerzos de incorporacin de TI. Establece las polticas requeridas para controlar la adquisicin, el uso y la administracin de los recursos de TI. Integra la perspectiva de negocios/organizacional con el enfoque de TI, estableciendo un desarrollo informtico que responde a las necesidades de la organizacin y contribuye al xito de la empresa. Su desarrollo est relacionado con la creacin de un plan de transformacin, que va del estado actual en que se encuentra la organizacin, a su estado final esperado de automatizacin, esto, en concordancia con la estrategia de negocios y con el propsito de crear una ventaja competitiva.

La PETI consiste en un proceso de planeacin dinmico, en el que las estrategias sufren una continua adaptacin, innovacin y cambio, que se refleja en los elementos funcionales que componen toda la organizacin. Trabajos relacionados con la construccin de un PETI, han sido desarrollados desde hace tres dcadas, pero por presentar limitaciones importantes y aun no se emplead correctamente.

Un proceso de planeacin de TI que integre las necesidades de informacin de una organizacin, resulta una tarea compleja y laboriosa. Es por eso que en este trabajo monogrfico se presenta una metodologa de PETI, que cuenta con el formalismo y la potencialidad de expresin necesaria para administrar y ejecutar esta tarea en una institucin educativa. Al mismo tiempo, contribuye a establecer una clara relacin entre la planeacin estratgica de negocios, el modelado de la organizacin y la TI. Su construccin est sustentada en un modelo conceptual, que propone una alternativa que se basa en la transformacin de la estrategia de negocios en componentes operativos y de TI.

1. 2.

Perspectiva general de la metodologa

Se presenta una metodologa de PETI, correspondiente a la categora de metodologas integrales, que consta de quince mdulos agrupados en cuatro fases. Este paradigma est concebido, en concordancia con el modelo conceptual, a travs de una visin estratgica de

negocios/organizacional y una visin estratgica de TI. La metodologa integra ambas visiones en una nica final.

Todo el proceso comienza con un anlisis de la situacin actual en la fase I, que produce el modelo funcional imperante en la empresa. En este paso se evala de manera general el entendimiento de la estrategia de negocios, la eficiencia de los procesos operativos y la aceptacin de TI en la organizacin.

La fase II, relacionada con la creacin de un modelo de la organizacin, inicia con un anlisis del entorno y el establecimiento de la estrategia de negocios (el proceso de planeacin se basa en una transformacin de dichas estrategias). Contina con el diseo en detalle de los modelos operativos, que van a producir en parte los requerimientos de TI necesarios para mejorar la eficiencia y la productividad de la empresa (esta aproximacin es soportada por una reingeniera de procesos o una automatizacin incremental, que se concentran en identificar deficiencias operativas, con el propsito de redisearlas o modificarlas, y automatizarlas). Posteriormente, se construye la estructura de la organizacin, que especifica puestos, perfiles, habilidades, etctera, necesarios para administrar la empresa. La fase termina con la construccin de una arquitectura de informacin, que identifica las necesidades globales de informacin de la empresa. El modelo es descrito con la utilizacin de trminos y conceptos de negocio / organizacin, independientemente del soporte computacional y jerga informtica. La fase III trata del desarrollo de un modelo de TI. En su primer mdulo, tiene como objetivo la transformacin de las estrategias de negocios en una estrategia de TI. Sigue con la construccin de la arquitectura de sistemas, que establece un marco para la especificacin de las aplicaciones y la integracin de la informacin. Luego se definen los elementos clave y las caractersticas esenciales de la arquitectura tecnolgica (hardware y comunicaciones), que establece la plataforma en la que los sistemas van a funcionar. Contina con el diseo en detalle de los modelos operativos de TI, que describen el funcionamiento del rea informtica. Finaliza con la definicin sobre la estructura de la organizacin de TI, necesaria para administrar los requerimientos informticos. La fase IV se concentra en la elaboracin de un modelo de planeacin. Primero se establecen las prioridades para la implantacin de la TI y los procesos operativos. Luego se define un

plan de implantacin, que determina el orden de desarrollo de los proyectos de negocios / organizacin y de TI. Contina con un estudio de la recuperacin de la inversin, a travs de un anlisis costo / beneficio. Todo el proceso finaliza con un estudio de administracin del riesgo, que se encarga de reconocer la existencia de amenazas que puedan poner en peligro el xito del PETI.

1.3. Metodologa de PETI

En esta parte del trabajo se presenta una metodologa de PETI, que consta de quince mdulos agrupados en cuatro fases

1.3.1. Fase I. Situacin Actual Todo el proceso comienza con un anlisis de la situacin actual en la fase I, que produce el modelo funcional imperante en la empresa. Involucra un examen y estudio del estado actual de la empresa. Produce como resultado el modelo funcional en el que opera la organizacin. El propsito es entender apropiadamente la posicin de la empresa, sus problemas y madurez tecnolgica. Esta fase cuenta con un solo mdulo: anlisis de la situacin actual, que se divide en dos pasos. El primero trata sobre la identificacin del alcance competitivo de la organizacin. Establece las caractersticas principales que influyen en la estrategia de negocios, y describe el comportamiento global de la empresa.

El segundo paso est relacionado con una evaluacin de las condiciones actuales de la empresa. Dicha revisin debe incluir la evaluacin de tres aspectos fundamentales: estrategias de negocios, modelo operativo y TI. Este esfuerzo se encarga de desarrollar el entendimiento de alto nivel de la situacin actual de la empresa.

El paso relacionado con la estrategia de negocios, se enfoca a la revisin del conocimiento actual sobre la organizacin en planeacin estratgica. Mucho se confunde con el establecimiento de las estrategias. De hecho est relacionado con el entendimiento de alto nivel sobre la estrategia de la organizacin; la difusin a ejecutivos altos y medios , y la

manera como stos se involucran con el plan estratgico de la organizacin. El modelo operativo consiste en una revisin y el estudio de las condiciones en que se encuentran las reas funcionales. Los procesos y las actividades deben ser identificados, evaluados y asociados con la informacin requerida por cada rea. Los datos son obtenidos con base en la observacin, as como a travs de entrevistas con ejecutivos, administradores y usuarios clave. El propsito es determinar la situacin del entorno en la organizacin, identificar problemas y establecer las necesidades de informacin dentro y fuera de la funcin informtica. El anlisis debe concentrarse en el entendimiento de la operacin, sin necesidad de considerar la estructura de la organizacin necesariamente.

El paso de TI trata con la evaluacin de :

Las capacidades del portafolio de aplicaciones de software e infraestructura tcnica (hardware y comunicaciones), identificando debilidades y deficiencias tecnolgicas. La conformacin de la estructura de la organizacin de TI (recursos humanos), que consiste en el examen de la capacidad de los re cursos humanos y la conformacin de la estructura de puestos del personal y relaciones humanas.

El anlisis financiero, relacionado con la inversin histrica y actual en TI, y el retorno de la inversin esperada. Este punto busca inspeccionar los estndares de inversin de la empresa y compararlos ("benchmarketing") con los estndares de inversin del mercado, justificando la situacin informtica actual.

Es importante

que esta resea no se desarrolla demasiado detallada y es se ha visto

conveniente llevarla a cabo en un tiempo corto el caso prctico. El detalle del modelo esta en las fases subsecuentes.

1.3.2 Fase II. Modelo de Negocios/Organizacin

En esta fase la metodologa est relacionada con la creacin de un modelo de negocios / organizacin, que representa la piedra fundamental del proceso de planeacin de TI. Se

concentra en el entendimiento del entorno y el establecimiento de la estrategia de negocios, que determina la construccin del modelo operativo, la estructura de la organizacin y la arquitectura de informacin.

El anlisis del entorno identifica las condiciones del ambiente, que influyen sobre la empresa. El objetivo es evaluar fuerzas, debilidades, oportunidades y riesgos del sector. Las fuerzas y debilidades involucran la investigacin del mercado domstico, la carga financiera, productos, mercados, administracin, estructura, cultura y recursos financieros de la empresa tal como se detalla en el resumen . En este anlisis se debe buscar una comparacin ("benchmarketing") con el estado de las empresas relacionadas. El anlisis de oportunidades y los riesgos, estn relacionados con el estudio de consumidores, competidores y polticas del ambiente externo, como alianzas estratgicas, poder adquisitivo, costos de abastecimiento, etctera. Estos aspectos pueden estar presentes ahora y/o pueden presentarse tambin en el futuro, influyendo sobre la estrategia de negocios, la operacin administrativa y los sistemas de la organizacin.

La estrategia de negocios se divide en: estrategia organizacional competencias fundamentales estrategia competitiva.

Como tenemos conocimiento la estrategia de negocios es un proceso que tiene que ver con la identificacin de la visin, misin, objetivos, metas, estrategias y factores crticos de xito (FCEs).(figura 2). Las competencias fundamentales estn relacionadas con las fortalezas de una organizacin.

Figura 2. Estrategia Organizacional

La estrategia competitiva

establece que el xito de una empresa radica en satisfacer las

necesidades de un cliente, ofrecindole un valor agregado. Involucra cualidades de servicio, precio, confianza, imagen, etctera, que hacen que un producto sea identificado como nico y diferente. En este paso la influencia de la TI es determinante. Puede dar un valor agregado a servicios, productos y competencia, cambiando la manera como los negocios son llevados a cabo. Algunas de las estrategias competitivas ms comunes se basan en el establecimiento de una diferenciacin, bajos costos, enfoque especfico e innovacin .

El modelo operativo desarrollado se enfoca en el anlisis y la reestructuracin del funcionamiento de la empresa. Es un paso fundamental como precursor en la identificacin de requerimientos de TI. Su naturaleza de diseo vara, de reestructuraciones radicales o reingeniera de procesos, a escenarios con un crecimiento gradual llamado modelado incremental. Es una perspectiva de desarrollo menos drstica, que intenta mejorar lo que ya existe.

Su diseo es una representacin funcional de las estrategias de la organizacin. Se basa en un mecanismo que describe y refina, hasta un nivel operativo, las estrategias de negocio, transformndolas en procesos de un modelo operativo que detallan el comportamiento de la organizacin. Uno de los formalismos ms prometedores de este trabajo ,es que constituye un marco

metodolgico para describir en detalle y sin ambigedad el comportamiento de un modelo operativo, est basado en redes de Petri y sus extensiones, en redes de Petri de alto nivel. Estas ltimas estn relacionadas con "color", "tiempo" y "jerarqua", entre otras. Sus fundamentos matemticos slidos la convierten en una herramienta sofisticada de

especificacin, anlisis y diseo organizacional.

Una red de Petri consiste en un grafo dirigido, cuyos nodos son lugares y transiciones, y cuyos arcos representan flujos de control que establecen la secuencia lgica de aplicacin de los nodos. Los lugares estn representados por crculos y las transiciones, por cuadrados. La (figura 3) representa el proceso de solicitud de un pedido.

Figura 3. Modelo operativo

VENDEDOR

VENTAS

CREDITOS Y COBRANZA

Entregar pedido

Revisar pedido

Aceptar pedido

Examinar Condiciones

Aceptar pedido

Llenar pedido

Rechazar pedido

Rechazar pedido

Figura 4. Interrelacin de los Sistemas de Informacin

La estructura de la organizacin determina los aspectos de la administracin de recursos humanos (papel, perfiles, responsabilidades, habilidades etctera) y la conformacin de la estructura de puestos del personal si podra notar la racionalizacin. Su construccin es una consecuencia lgica de las estrategias de negocios y el modelo operativo de la organizacin. La arquitectura de informacin es una representacin de los requerimientos globales de informacin, que la organizacin requiere para ejecutar sus actividades da a da. Se desarrolla para determinar las interrelaciones lgicas de los datos que soportan la operacin de una empresa. Est relacionada con las necesidades de informacin que soportan la operacin de la organizacin. Es independiente de cualquier consideracin fsica y es cercana a las percepciones humanas del dominio del problema.

1.3.3 Fase III. Modelo de TI La tercera fase est relacionada con la creacin de un modelo de TI, que defina los lineamientos, controle las interfaces y establezca la integracin de los componentes tecnolgicos. El propsito es identificar soluciones de TI para establecer una ventaja estratgica y competitiva, as como el soporte operacional correspondiente.

La estrategia de TI est relacionada con los esfuerzos de diseo e implantacin de TI, para soportar las estrategias de negocio de una empresa. Determina los lineamientos informticos que debern cumplir software, hardware y comunicaciones, para formar parte de la arquitectura informtica. Explcitamente, es un conjunto de lineamientos estratgicos, establecidos para relacionar el desarrollo del modelo de TI con la direccin estratgica del negocio y el comportamiento de la organizacin, permitiendo a la empresa alcanzar una ventaja estratgica y competitiva. Tiene que ver con la identificacin, formulacin, entendimiento y refinamientos del propsito, poltica y direccin tecnolgica de la organizacin. La importancia del proceso de definicin de la estrategia de TI, est en transformar la estrategia de negocios en lineamientos de TI. conceptu la relacin entre la planeacin estratgica de negocios y la planeacin de SI, proponiendo una metodologa para transformar la estrategia organizacional en una estrategia de SI.

Por ejemplo, supongamos que las estrategias de una empresa pretenden desarrollar un alto grado de descentralizacin en la autoridad de sus ejecutivos en el mundo, debido a la dispersin geogrfica de sus reas funcionales. La estrategia de TI podra incorporar tecnologa que soporte: diseo de bases de datos distribuidas, sistemas de informacin soportados por modelos de datos sofisticados, sistemas de informacin ejecutiva orientados a diferentes niveles de mando, entre otros.

Un aspecto importante de la correspondencia entre las estrategias, es que la TI es desarrollada como parte integral de la organizacin. El proceso de transformacin requiere la interaccin de ejecutivos de negocios con expertos en TI(especialistas). Esto permite a los ejecutivos revisar si los planteamientos estratgicos de TI son afines con la estrategia de negocios, y determinar su capacidad en la produccin de los resultados esperados en corto o largo plazo. La arquitectura de sistemas de informacin determina el portafolio de aplicaciones necesario para sostener las estrategias, operacin y estructura de la organizacin. Es fundamental en el proceso de planeacin, ya que: Determina la visin global de los recursos de informacin, definiendo su alcance y asegurando su integracin con los otros sistemas de informacin. Establece el orden de desarrollo de los sistemas, en base a su precedencia natural. Clarifica la relacin que existe entre las aplicaciones y las necesidades de informacin de las reas funcionales. Su construccin se basa en el establecimiento de las relaciones que existen entre las clases de, que integren la dinmica propuesta por las estrategias de negocios, pueden ser utilizadas para establecer la interrelacin entre las aplicaciones (figura 4).

La arquitectura de SI se compone de sistemas de informacin (ver figura 5) desarrollados para soportar las actividades funcionales tradicionales de operacin, monitoreo/control, planeacin y toma de decisiones. Estas aplicaciones se utilizan para reducir costos de operacin, mejorar la calidad y la eficiencia del trabajo, y darle a la organizacin la oportunidad de competir. En general se puede decir que no tienen ninguna relacin con proveedores, consumidores y con el mundo externo. Asimismo, cuenta con SI estratgicos, desarrollados con la intencin de producir iniciativas de negocio, como crear nuevos productos y penetrar en nuevos mercados, llegando directamente hasta el usuario final con un valor agregado. Estas aplicaciones surgen a partir de la percepcin de los altos ejecutivos,
Elaboracin y diseo en formato PDF, por la Oficina General del Sistema de Bibliotecas y Biblioteca Central UNMSM

Figura 5. Arquitectura de SI

Figura 6. Arquitectura Tecnolgica

como armas para soportar y generar una diferencia competitiva. La planeacin exige buscar y seleccionar, entre diversas alternativas, las aplicaciones que mejor se adapten a las necesidades de la empresa. Es por eso que una vez establecida la arquitectura de sistemas, es necesario evaluar las caractersticas funcionales y los costos de las aplicaciones existentes en el mercado. Esto se lleva a cabo considerando los lineamientos establecidos en la estrategia de TI que deben cumplir los proveedores y las posibilidades adquisitivas. Tambin es importante establecer tiempos y costos de desarrollo que demandara, en caso de que no exista un proveedor que cumpla con las caractersticas requeridas; los costos sean elevados, o que la aplicacin sea innovadora tal que no se esta empleando todava.

Una vez definida la arquitectura de sistemas, el siguiente paso involucra la especificacin de los elementos clave y las caractersticas esenciales de la arquitectura tecnolgica (figura 6), que incluye la especificacin de computadoras, impresoras, redes de computadoras, puertos, etctera. En este mdulo se establecen los componentes tecnolgicos; el lugar donde los sistemas y procesos van a correr; las caractersticas de almacenamiento de datos; la ubicacin de los usuarios, y la manera como van a estar conectados. Esta tarea se debe lleva a cabo considerando como antecedente la arquitectura de SI y el modelado de la organizacin. Ambos permiten establecer el detalle de las necesidades de hardware y redes de comunicaciones. En el modelo operativo informtico se enfoca al anlisis y la reestructuracin del funcionamiento del rea de sistemas. Su principal objetivo es identificar oportunidades para mejorar los procesos relacionados con el desarrollo, incorporacin y sustento de TI al negocio. Su construccin, al igual que el modelo operativo de la organizacin, est soportada por una reingeniera de procesos o un modelado incremental. Se basa en un refinamiento de las estrategias de negocio y las estrategias de TI hasta un nivel operativo, y en una transformacin de las mismas en procesos funcionales que modelan el comportamiento de la funcin informtica.

La estructura de la organizacin informtica (figura 7) determina los aspectos de la administracin de los recursos humanos en TI (organizacin, perfiles, entrenamiento, capacidades etctera) y la conformacin de la estructura de puestos del personal informtico.

Figura 7. Estructura de la organizacin informtica

Figura 8. Diagrama de Gantt

Su finalidad es sustentar la funcin de TI, en la medida que la organizacin incorpora hardware, software y comunicaciones, as como en la conformacin de la estructura de la organizacin. El personal de una rea informtica es variado: involucra expertos en anlisis, as como el diseo de sistemas y comunicaciones, entre otros. Las funciones que realizan comprenden el establecimiento de estndares, la comunicacin con los usuarios, el diseo de bases de datos, el desarrollo de diccionarios de datos, el desarrollo del PETI, la capacitacin y el desarrollo de documentacin, soporte tcnico, mantenimiento entre otros.

1.3.4. Fase IV. Modelo de Planeacin

La cuarta y ltima fase se vincula con la creacin de un modelo de planeacin, relacionado con la identificacin de proyectos que muestren cmo los recursos van a ser incorporados en la organizacin. Se concentra en el establecimiento de sus prioridades multiples, la creacin de un plan, un estudio del retorno de la inversin y un anlisis del riesgo.

El establecimiento de las prioridades es un mtodo que permite colocar, en el orden debido de implantacin, los procesos automatizables del modelo operativo y los traducidos en sistemas de informacin, esto en trminos del potencial de ganancia y la probabilidad de xito. El plan de implantacin determina la secuencia de proyectos que contribuyen a la creacin de la PETI, dando una estimacin del tiempo de duracin. Cada proyecto especifica los pasos intermedios y la sincronizacin de todas las actividades para alcanzar los objetivos. Los sistemas de informacin prioritarios sern aquellos que brinden mayor beneficio a la empresa y que, por orden natural, deban ser implantados primero.

Respecto a los diversos autores las tcnicas de planeacin son variadas. Un diagrama de PERT o un CPM (mtodo de ruta crtica) puede ser utilizado para establecer la secuencia y estimar los tiempos de duracin de los proyectos. El calendario puede ser representado a travs de una grfica de Gantt (figura 8). Su tarea principal es formalizar las fechas de inicio

y fin de un proyecto, as como establecer puntos de control para la supervisin del plan de implantacin. El retorno de la inversin es un estudio de viabilidad de la PETI, basado en un anlisis costo/beneficio. Un costo.Se definira como que es un desembolso de recursos para la

organizacin, asociado con la implementacin de tecnologa de informacin, un modelo operativo o la incorporacin de recursos humanos. Generalmente es representado en trminos monetarios. Los costos de un proyecto de desarrollo de sistemas pueden estimarse con bastante precisin, teniendo una especificacin de los tiempos y los recursos humanos necesarios. En particular, los costos de hardware y software son fciles de obtener a travs de entrevistas con los proveedores. Un beneficio.Es una mejora o contribucin para la organizacin.

Obviamente est asociado con la implementacin de tecnologa de informacin, el modelo operativo o la incorporacin de recursos humanos. Tradicionalmente son clasificados como tangibles o intangibles. En ambos casos, un valor monetario est asociado con ellos. Desgraciadamente no siempre es fcil convertir los beneficios en dinero ya que estos pueden provenir de varios puntos. La administracin del riesgo.Se encarga de reconocer la existencia de

amenazas, determinando sus orgenes y consecuencias. Adems trata de aplicar factores de modificacin para contrarrestar situaciones adversas. Las estrategias para administrar el riesgo dependen, principalmente, de la naturaleza del riesgo y las variables asociadas que influyen en el rango de opciones de una empresa. Los cuatro mtodos principales para combatir el riesgo, son: Reduccin.- Apoyada en acciones para la eliminacin o disminucin del riesgo. Proteccin.- Relacionada con elementos fsicos para la eliminacin o reduccin del riesgo. Transferencia.- Orientada a la delegacin de responsabilidades a terceros. Financiamiento. Sustentado en la adopcin de mtodos para el control de inversiones