I.S.P.

P MARIA REICHE

MICROSOFT ACCESS 2003

MICROSOFT ACCESS
ELEMENTOS BSICOS DE ACCESS2003
Vamos a ver cules son los elementos bsicos de Access2003, la pantalla, las barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cmo se llaman, dnde estn y para qu sirven. Tambin veremos cmo obtener ayuda, por si en algn momento no sabemos cmo seguir trabajando. Cuando conozcamos todo esto estaremos en disposicin de empezar a crear bases de datos en el siguiente tema.

Arrancar y cerrar Access2003.

Veamos las dos formas bsicas de iniciar Access2003.

Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador buscar Microsoft Office y luego Microsoft Access, hacer clic sobre l, y se iniciar el programa. Desde el icono de Access2003 del escritorio Para cerrar Access2003, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: Hacer clic en el botn cerrar Pulsar la combinacin de teclas ALT+F4. Hacer clic sobre el men Archivo y elegir la opcin Salir.

La pantalla inicial.
Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales. As conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.

Las barras.
La barra de ttulo .La barra de ttulo contiene el nombre del programa. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar. La barra de mens

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La barra de mens contiene las operaciones de Access, agrupadas en mens desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Access. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las cosas ms habituales se realizan ms rpidamente desde los iconos de las barras de herramientas que veremos en el siguiente punto. Cada opcin tiene una letra subrayada, esto indica que se puede acceder directamente a la opcin pulsando simultneamente la tecla Alt y la letra subrayada, por ejemplo si pulsamos Alt+A se abre la opcin Archivo. En Access2003 la barra de mens tiene un comportamiento "inteligente", que consiste, bsicamente, en mostrar slo los comandos ms importantes y los que el usuario va utilizando. Los mens desplegables de la barra de mens contienen tres tipos bsicos de elementos: Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando, o no aparece nada o bien aparece la combinacin de teclas para ejecutarlo desde el teclado. Por ejemplo, en el men ? (ayuda), F1 para entrar en la ayuda de Microsoft Access.

Opcin con otro men desplegable. Al situarse sobre ste, se abre un nuevo men a su lado con ms opciones para que elijamos una de ellas. Se reconocen porque tienen un tringulo a la derecha. Por ejemplo, en el men ?, Bases de datos de ejemplo.

Opcin con cuadro de dilogo. Al hacer clic en la opcin aparece un cuadro de dilogo donde nos pedir ms informacin y que tendr botones para aceptar o cancelar accin. Se distinguen porque el nombre acaba con puntos suspensivos. Por ejemplo, en el men ?, Detectar y reparar...

la

Las barras de herramientas

Las barras de herramientas contienen iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones ms habituales, como Guardar , Abrir , Imprimir , etc. Hay operaciones que no estn disponibles en un determinado momento. Se reconocen porque tienen el color atenuado. La barra que te hemos mostrado es la de base de datos, existen ms barras de herramientas como por ejemplo la del panel de tareas (es la que ocupa la mitad derecha de la pantalla),

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stas son accesibles segn la pantalla en la que estemos y las iremos viendo a lo largo del curso hasta incluso nos podemos definir nuestras propias barras. La barra de estado

La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicacin, proporciona distinta informacin segn la pantalla en la que estemos en cada momento.

CONCEPTOS BSICOS DE ACCESS2003. Base de datos.

Una base de datos es un conjunto de datos que estn organizados para un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos. Las bases de datos de Access2003 tienen la extensin .MDB para que el ordenador las reconozca como tal. Casi todos los sistemas de gestin de base de datos modernos almacenan y tratan la informacin utilizando el modelo de gestin de bases de datos relacional. En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas. Las tablas almacenan informacin sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener informacin sobre los pedidos de stos.

Tablas de datos.
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene informacin sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o pedidos. Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el cdigo del cliente, nombre del cliente, direccin,... Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, as todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro,... Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de CLIENTES podra ser:
Cdigo Nombre Luis Marta Francisco Mara Campos Apellidos Grande Lilos Fran Dardeno Juan Lpez Huesca Buevo Direccin C/ Germanas, 23 C/ Mayor, 34 C/ Valle, 56 C/ Franciscano, 67 C.P. 46723 46625 46625 46521

Registro 1 Registro 2 Registro 3 Registro 4

1 2 3 4

Consultas.
Una consulta es un objeto que proporciona una visin personal de los datos almacenados en las tablas ya creadas. Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos,..., pero en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones . Por ejemplo, podramos crear una consulta para obtener todos los datos de los clientes cuyo cdigo postal sea 46625.

Formularios.

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Un formulario es el objeto de Access2003 diseado para la introduccin, visualizacin y modificacin de los datos de las tablas. Existen diferentes tipos de formularios pero los que ms se utilizan tienen la forma de fichas de datos para la introduccin por ejemplo de los diferentes clientes de la tabla CLIENTES.

Informes.
Un informe es el objeto de Access2003 diseado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla. Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.

Pginas.
Una pgina de acceso a datos es un tipo especial de pgina Web diseada para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet. Este tema lo trataremos en otro curso ms avanzado.

Macros.
Una macro es el objeto de Access2003 que define de forma estructurada las acciones que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado . Por ejemplo, podramos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la eleccin de un elemento de un formulario.

Mdulos.
Un mdulo es el objeto de Access2003 que contiene procedimientos personales que se codifican utilizando Visual Basic. Realmente se trata de programacin con Access.

Crear una base de datos.

Para crear una nueva base de datos debemos: Hacer clic sobre la opcin Base de datos en blanco del panel de tareas que aparece a la derecha de la pantalla.

Si este panel no est visible podemos utilizar en el men Archivo de la barra de mens la opcin Nuevo... O bien hacer clic sobre el icono Nuevo de la barra de herramientas. En estos dos casos aparecer el panel de tareas y podremos seleccionar Base de datos en blanco.

A continuacin aparecer el siguiente cuadro de dilogo donde indicaremos el nombre de la base de datos que estamos creando y el lugar donde se guardar. En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpeta donde vamos a guardar la base de datos.

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Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta seleccionada. Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo. En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de datos. Hacer clic sobre el botn Crear. Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access asignar la extensin .MDB, y aparecer la ventana Base de datos:

Si observas la ventana Base de datos, en la parte de la izquierda aparecen los diferentes tipos de objetos que podemos tener en la base de datos (tablas, consultas, formularios, ...) y en la parte de la derecha, dependiendo del tipo de objeto seleccionado a la izquierda, Access nos muestra los objetos que hay creados de este tipo y nos permite crear nuevos de distintas formas. En nuestro caso el tipo de objeto seleccionado es la Tabla, principal elemento de cualquier base de datos ya que todos los dems objetos se crean a partir de stas. En este momento no hay tablas creadas, cuando las haya stas aparecern en la parte derecha de la ventana debajo de las opciones Crear...

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