DISEO DE LAS SALIDAS EFECTIVAS

Sesin 13 Cap. 11 Kendall & Kendall

Ana Mercedes Cceres mercycaceres@gmail.com Ao 2006

OBJETIVOS
Disear la salida para que sirva al propsito deseado. Disear la salida de tal forma que se ajuste a las necesidades del usuario. Entregar una cantidad adecuada de salida. Procurar que la salida de encuentre donde se necesite. Entregar la salida a tiempo. Escoger el mtodo de salida adecuado.

RELACIN DEL CONTENIDO DE LA SALIDA CON EL MTODO DE SALIDA

Cada vez que se disea una salida, es necesario pensar sobre como la funcin influencia la forma y como el propsito pretendido influencia el mtodo de salida que se escoge. Es posible conceptualizar la salida como externa ( que sale del negocio ) o interna ( que permanece dentro del negocio ).

SALIDA EXTERNA
Este tipo de salida es muy familiar, ya que se presenta en anuncios, recibos, cheques de pago, reportes anuales, etc. Estas poseen instrucciones para que sean usados de forma adecuada. Mucha salida externa contiene el logotipo y colores corporativos de la compaa.

SALIDA INTERNA
La salida interna incluye diversos reportes para los tomadores de decisiones. Estos reportes van desde los reportes cortos de resumen ( por ejemplo, un reporte que sintetice los totales de ventas mensuales ) y los reportes detallados (Por ejemplo, un reporte de las ventas semanales por vendedor).

SELECCIN DE LA TECNOLOGA DE SALIDA

El producir diferentes tipos de salida requiere el uso de diferentes tecnologas.

Las alternativas son numerosas: impresoras, pantallas de video, audio, medios electrnicos como el fax , correo electrnico, micro formas, CD - ROM, etc.

COMPARACIN DE MTODOS DE SALIDA

Mtodo de salida Impresora Ventajas Desventajas

Maneja grandes volmenes de Problemas de salida. compatibilidad. Econmica Puede ser ruidosa Altamente confiable (pocas Intervencin de fallas). operador. Es porttil. Genera costos. Interactiva Silenciosa Buena para mensajes accesados frecuentemente. Requiere cableado y espacio donde estar No es porttil de inmediato.

Pantalla VDT

COMPARACIN DE MTODOS DE SALIDA

Mtodo de salida Ventajas Buena donde el usuario necesita las manos libres para otras tareas Buena si la salida es muy repetitiva Desventajas Es cara en su desarrollo Necesita un espacio dedicado, donde no interfiera con otras tareas

Salida de audio

Microforma

Maneja grandes volmenes de Requiere software informacin especial para fcil acceso Reduce el espacio que se requiere para almacenar La inversin inicial puede ser alta Preserva materia frgil

COMPARACIN DE MTODOS DE SALIDA

Mtodo de salida Ventajas Tiene gran capacidad Permite salida multimedia Es menos vulnerable al dao Desventajas Su desarrollo es caro Es mas difcil de actualizar, y de usar en una red Por lo general, posee una menor resolucin No se le puede formatear

CD - ROM

Reduce el papeleo Correo electrnico Puede ser actualizado fcilmente Puede ser difundido

FACTORES A CONSIDERAR AL SELECCIONAR LA TECNOLOGA DE SALIDA

1. Quin usar la salida? 2. Qu tantas personas necesitan la salida? 3. Dnde se necesita la salida? 4. Cul es el propsito de la salida? 5. Cul es la velocidad a la que se necesita la salida? 6. Con qu tanta frecuencia se necesitara la salida? 7. Qu tanto ser o deber ser guardada la salida? 8. Bajo que reglamentos especiales es producida, guardada y distribuida la salida? 9. Cuales son los costos iniciales y recurrentes de mantenimiento y artculos de consumo? 10. Cuales son los requerimientos ambientales (ruido, temperatura, espacio, cableado, etc.) de tecnologa de salida?

1. QUIN USAR (O VER) LA TECNOLOGA DE SALIDA?

Dependiendo si el receptor de la salida es interno o externo a la institucin: - Si es externo debe proporcionarse salida con facilidad de uso para el usuario promedio. - Si es interno debe proporcionarse salida rpida, precisa y de bajo costo.

El analista debe determinar los requisitos de la calidad de salida

2. QU TANTAS PERSONAS NECESITAN LA SALIDA?

Se debe justificar una salida de fcil distribucin y manipulacin. Opciones pueden ser: - Salida en pantalla - Salida Impresa - Correo electrnico.

3. DONDE SE NECESITA LA SALIDA?

Esto es el destino fsico de la salida. - Si permanece cerca del punto de origen se justifica la salida impresa o en pantalla.

- Si se usara en puntos lejanos al origen se justifica la salida en mtodos electrnicos como correo o fax.

4. CUL ES EL PROPOSITO DE LA SALIDA?

- Si la salida se necesita para hacer anlisis muy detenidos como contratos o formas, se justifica una salida impresa. - Si la salida es repetitiva o de actualizacin en periodos muy cortos se justifican medios electrnicos como pantallas de vdeo

5. CUL ES LA VELOCIDAD A LA QUE SE NECESITA LA SALIDA?

Depende mucho del asunto a tratare y del nivel operativo que la demande. - En los niveles operativos bajos y medios de una empresa se necesitar de manera eficiente para una toma de decisiones rpida, aqu puede ser til una salida de pantalla en lnea o de audio. - Los niveles de gerencia no necesitan salidas con tanta rapidez pero si para anlisis muy profundos por lo que se justifica una salida impresa.

6. CON QU FRECUENCIA SE NECESITAR LA SALIDA?

Esto depender mucho de la cantidad de usuarios que la necesiten y del objetivo de ella. - Una salida para muy pocas personas es candidata para micro formas o cintas magnticas. - Las salidas necesaria con muy alta frecuencia y por muchas personas es candidata para pantallas en lnea y audio.

7. QU TANTO DEBE SER GUARDADA LA SALIDA?

- La salida que debe ser guardada con mucha frecuencia es candidata para almacenamiento en Discos Duros.

- Las salidas que son guardadas con poca frecuencia deben ser resistentes al paso del tiempo por tanto son candidatas a micro formas

8. BAJO QUE REGLAMENTOS ESPECIALES ES PRODUCIDA, GUARDADA Y DISTRIBUIDA LA SALIDA?

Las reglamentaciones son disposiciones de ley dictada por los gobiernos, por Grupos o asociaciones y por las mismas empresas. As un contrato deber ser impreso para mantener una constancia del tramite, el registro de huellas digitales debe ser guardado digitalmente.

Todo depende del las prioridades que se le den a la salida en cuestin.

9. CUALES SON LOS COSTOS INICIALES Y RECURRENTES DE MANTENIMIENTO Y ARTICULOS DE CONSUMO?

Se debe tener muy en cuenta los costos iniciales de compra o arrendamiento del hardware y software, para hacer el balance con los costos de su utilizacin y mantenimiento. - Para lneas de ensamblaje (por ejemplo) es necesario un tipo de salida de audio o vdeo, para no estorbar. Debe tenerse en cuenta que muchas herramientas de salida es muy barata en un inicio pero su uso es muy caro, y viceversa.

10. CUALES SON LOS REQUERIMIENTOS AMBIENTALES DE LA TECNOLOGA?

Esto depende mucho del lugar y el memento en que se emplee la herramienta de salida. - Las impresoras requieren de un ambiente seco y fresco para operar adecuadamente, y muchos emiten ruedos muy altos como las de impacto, por lo que no son aptas para lugares que necesitan silencio como hospitales. - el audio requiere un ambiente silencioso para ser escuchado. una salida optima debe de perturbar lo menos posible el ambiente de el lugar en la que ser usada.

FORMAS PRINCIPALES EN LAS CUALES LA PRESENTACIN DE LA SALIDA ES TENDENCIOSA

1)

La Forma en que es Ordenada la Informacin.

1. 2. 3.

2)
1. 2. 3.

La Puesta de Lmites Aceptables.

3)
1.

La Seleccin de Grficos.

Muy Bajo. Muy Alto. Rango de Excepciones de Salida demasiado angosto. Rango de Excepciones de Salida demasiado ancho.

Alfabtica. Cronolgica. Por Costo.

Tamao de Grfico. Color de Grfico. Escala Usada. Tipo de Grfico.

2. 3. 4.

4.

DISEO DE LA SALIDA IMPRESA

Usando la informacin obtenida por medio de la fase de determinacin de requerimientos de informacin, y habiendo decidido el uso de salida impresa, el analista de sistemas se encuentra listo para comenzar el diseo fsico.

La fuente de informacin a ser incluida en los reportes es el diccionario de datos.

LINEAMIENTOS PARA EL DISEO DE REPORTES IMPRESOS

Convenciones para el diseo de reporte: Cmo indicar el tipo de dato, cmo mostrar el tamao exacto y cmo presentar la manera de indicar continuaciones en las formas de diseo consecutivas. Calidad de papel, tipo y tamao: Para hacer que la forma diseada sea clara y estticamente agradable. Formas de salida especiales: Por ejemplo: Envo de documentos de retorno a los clientes.

LINEAMIENTOS PARA EL DISEO DE REPORTES IMPRESOS

Consideraciones de diseo: Para que se proporcione al usuario la informacin necesaria en un formato legible. Atributos funcionales: Encabezado o ttulo, nmero de pgina, fecha de preparacin, etc. Atributos estilsticos/estticos: Los reportes deben estar organizados siguiendo la forma en que los ojos ven. Utilizacin de mrgenes, espaciado, codificacin por colores, logotipos organizacionales, etc.

DISEO DE LA SALIDA EN PANTALLA

La salida de pantalla difiere de la salida impresa. La de pantalla es efmera. Est ms enfocado hacia el usuario. Est disponible en momentos ms flexibles No es porttil en la misma forma. Y a veces no puede ser cambiado por medio de interaccin directa.

GRACIAS!