VII Congreso Internacional del CLAD sobre la Reforma del Estado y de la Administracin Pblica, Lisboa, Portugal, 8-11 Oct.

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La evaluacin del desempeo de los servidores pblicos Hugo Nicols Prez Gonzlez Una de las mayores condicionantes para obtener ms y mejores resultados corresponden al adecuado desempeo de las personas que intervienen para llevar a cabo la ejecucin de las polticas y actuar en los mbitos gubernamentales. Comnmente todos los servidores pblicos desean obtener buenos resultados y alcanzar los objetivos y metas planteadas en las distintas polticas, pero no se verifican los esfuerzos por lo cual no se tiene en claro si stos fueron suficientes y si la capacidad del personal interviniente se encuentra al nivel exigido para obtener los resultados buscados. La evaluacin del desempeo permite contar con una retroalimentacin a los servidores pblicos, orientndoles para dirigir sus esfuerzos y minimizar sus deficiencias, logrando en consecuencia una motivacin y mayor satisfaccin en su labor. Se requieren medidas precisas de desempeo para una adecuada seleccin de quienes deben conformar el equipo de trabajo, tambin permite decidir quienes son merecedores de promocin y compensar esfuerzos. Los resultados de la evaluacin pueden aportar ideas tiles para refinar las practicas existentes o establecer nuevos mtodos. El gran reto es contar con mtodos adecuados de desempeo, por lo cual la mayora de los trabajos de investigacin se han orientado al problema de la medicin, del desarrollo de escalas o en la reduccin de los errores en las pruebas aplicables. Tambin existen investigaciones sobre los procesos cognitivos involucrados en las evaluaciones, y en menor grado encontramos estudios sobre los aspectos emocionales del proceso de evaluacin. En todo caso, la preocupacin central corresponde a la identificacin de los factores que afectan la precisin de la medicin del desempeo. La evaluacin desempeo de los servidores pblicos debe corresponder a un proceso sistemtico y peridico, a travs del cual se establece una medida de los aportes y logros de los miembros de la organizacin, tanto desde el alcance de resultados como del comportamiento de acuerdo a una filosofa basada en la misin, visin y conformacin de objetivos estratgicos. En consecuencia, la evaluacin del desempeo comprende el establecimiento de compromisos, la medicin de logros, la apreciacin de lo conseguido y las acciones de mejora y reconocimiento, asimismo es un instrumento bajo el cual se genera la comunicacin, orientando a los servidores pblicos hacia las prioridades estratgicas del Ejecutivo Federal. Conformar un sistema de evaluacin a la medida es un proceso largo y complejo, donde conviene realizar pruebas piloto para ir hacia un diseo adecuado y definitivo, pero sobre todo para crear el hbito de la evaluacin. El sistema ideal sera disponer de las reglas mnimas, desregulando las actividades, desapareciendo los manuales de procedimiento y dems formas limitantes de la actuacin y la creatividad, exigiendo slo resultados y transparencia a los grupos, unidades y personas. Para lograr constituir un buen sistema es conveniente partir de ciertos principios:

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1. Evaluacin Simultnea.- Exige la evaluacin institucional, grupal e individual de manera conjunta. Toda la institucin debe estar comprometida hacia objetivos claros para dar sentido a la participacin del equipo de trabajo y cada uno de los integrantes. 2. Evaluacin Objetiva.- Debe hacerse sobre bases rectificables y datos no manipulables. Deber ser obtenida a los mismo rangos o niveles independientes de quien los aplique o realice. 3. Evaluacin Sustantiva.- Hay que evaluar los aspectos sustantivos y no los accesorios, se refiere al cumplimiento de metas, productividad, calidad en el trabajo, entre otros aspectos o tambin debe considerarse la satisfaccin de los usuarios de los servicios. 4. Evaluacin Social.- Es fundamental que la evaluacin sea social, que los servidores pblicos recuerden su calidad de servidores y que sus clientes son los ciudadanos por lo tanto su responsabilidad es atenderlos. En procesos internos hay que considerar quienes son los usuarios de nuestros servicios y/o productos. 5. Generar Compromisos.- La evaluacin del desempeo debe estar orientada a alentar el espritu de responsabilidad y de servicio. No deben evaluar el compromiso con las reglas o procedimientos, sino el esfuerzo para satisfacer a los usuarios. Un proceso de evaluacin del desempeo debe ser bien planeado y organizado, para lograr lo anterior conviene descomponerlo en fases, las cuales pueden ser: 1) 2) 3) 4) 5) Fase de Planeacin Fase de Sensibilizacin Fase Piloto Fase de Operacin Seguimiento y Apoyo Fase de Evaluacin

1. En la fase de planeacin se determinan los comportamientos del sistema de evaluacin, los instrumentos a utilizar, los datos para evaluar el desempeo, la determinacin de agentes evaluados, la filosofa de la evaluacin, la retro alimentacin y la creacin de estmulos para los funcionarios gubernamentales. 2. La fase de sensibilizacin es muy importante. Deben estar vinculados a un proceso de cambio donde se tiene en claro la razn de ser de la institucin y se hayan definido en consecuencia la misin, visin y objetivos estratgicos no solo de la organizacin, sino de las distintas unidades que la componen. 3. La fase piloto es muy recomendable, pues permitir ver si se han previsto todos los aspectos y si es necesario hacer cambios al sistema instrumentado. 4. La fase de Operacin seguimiento y apoyo corresponde a la puesta en marcha
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del sistema en toda la institucin y presupone el conocimiento de todos los miembros de la organizacin del significado de este sistema, siendo necesario hacer un amplio seguimiento y fortalecer mediante acuerdos tomados por la alta direccin el inicio de su operacin para garantizar el xito de su implantacin. 5. La fase evaluatoria consiste en hacer una revisin/evaluacin de los resultados obtenidos con base a los objetivos definidos. En esta etapa es de gran utilidad la referencia del programa piloto el cual estar presente durante todo el uso del sistema. La evaluacin del desempeo se circunscribe en un proceso ms amplio de gerencia pblica. Un sistema que reconozca el mejor y mayor rendimiento es un factor necesario para la profesionalizacin de la Administracin Pblica. La iniciativa de introducir y potenciar la evaluacin del desempeo en los servidores pblicos se sita en el contexto de incorporacin de una nueva cultura administrativa. Esta nueva modalidad fomenta la comunicacin y el dilogo entre superior y subordinado, facilitando la deteccin de capacidades, oportunidades y necesidades de formacin al tiempo que se introducen nuevas formas de trabajo y mejoramiento de la gestin. En consecuencia es preciso asegurar la calidad y consistencia de las apreciaciones creando un sistema basado en parmetros que minimicen la subjetividad. Un sistema efectivo de evaluacin del desempeo de los servidores pblicos debe contemplar entre otros, los siguientes principios: Principio Organizativo.- Debe ser un instrumento de Direccin, mediante el cual se realiza un dilogo entre superior y subordinados para saber qu se busca obtener y qu se espera de los subordinados en trminos de resultados y comportamiento. Principio Integral.- Debe permitir que los servidores pblicos conozcan las expectativas que tienen acerca de su comportamiento la directiva, de difundir las consecuencias que pueden derivarse de la evaluacin de dicho rendimiento, para realizar una retroalimentacin para todos los miembros de una Dependencia. Principio de Transparencia.- Deber ser muy claro acerca de cules son los mecanismos de evaluacin y la aseguracin de estmulos y recompensas, que se utilizarn durante la operacin de este Sistema. El cumplimiento de lo anterior permitir a la funcin pblica. Mejorar la gestin de cada unidad administrativa, puesto que contribuir a: Clarificar actividades y responsabilidades de cada persona y del conjunto. Proporcionar a los mandos y directivos un instrumento de planeacin y organizacin de actividades a travs de la direccin por objetivos. Reforzar las funciones directivas de los puestos de mando a travs del
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liderazgo de sus miembros. Mejorar el desempeo de los servidores pblicos, ya que facilitar El reconocimiento de la actuacin del personal Otorgar estmulos y recompensas a dicha actuacin El desarrollo de la comunicacin superior subordinado Mejorar la gestin de recursos humanos, a travs de Analizar el nivel de adecuacin persona / puesto Identificar necesidades de formacin Utilizar los resultados en la promocin Con relacin a lo anterior es necesario construir un adecuado sistema de evaluacin del desempeo que tome en cuenta los siguientes aspectos: Debe Disearse y aplicarse para todos los niveles y unidades. En la administracin pblica si acaso deber excluirse a los titulares de las dependencias. Ser objetivo, creble y de fcil utilizacin Facilitar el dilogo Fundamentado en el mutuo respeto Ser apoyado por el titular de la dependencia Ser aceptado por subsecretarios y directivos Ser comprendido y asimilado por los usuarios Mantenerse y desarrollarse Formar parte coherente de las prcticas de gestin y desarrollo de recursos humanos. Pasos para lograr evaluaciones vlidas Las preguntas clave para la medicin del desempeo son las siguientes: Qu medir, Quin Mide, Cundo Mide, Cmo se utiliza esta medicin. En el primer aspecto, debe quedar claro que lo mejor ser hacer mediciones sobre el progreso del objetivo. Por consiguiente debe haber claridad de lo buscado y quien tiene asignado tal o cual meta como responsabilidad
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para todos los responsables y ejecutores. El cambio para llegar a los resultados deseados est lleno de situaciones y obstculos que deben sortearse, por lo cual se puede ampliar el aspecto de factores a medir. Otro aspecto fundamental es decidir quien medir, lo recomendable es contar con varios agentes evaluadores. El caso ms completo es cuando se dispone de sealamientos de: superior, subordinados, pares y usuarios del servicio o producto. Tambin es importante determinar el cundo medir, para ello existen situaciones donde decisiones y acciones tomadas tendrn significacin en periodos largos que dificultaran la evaluacin. Por ello se sugieren las siguientes pautas: Medir subobjetivos o etapas completadas en el camino hacia el logro de objetivos. Determinar previamente periodos de variabilidad de indicadores y/o variables a ser manejados en la evaluacin Medir con el tiempo suficiente para tomar alguna accin correctiva Aplicar en regularidad la evaluacin Medir factores inherentes al trabajo, tales como comunicacin y resolucin de conflictos Ahorrar tiempo y esfuerzo de medicin con el uso de informacin ya existente Las medidas ms comunes para el desempeo corresponde a la eficacia, la eficiencia, la productividad y la capacidad de respuesta en situaciones problemticas. Finalmente, la evaluacin del desempeo no tendra sentido si no hacemos un uso adecuado de la misma. Hay que recordar que sus objetivos son validar prcticas administrativas bajo un manejo de pautas, dentro de las cuales se crea, o se busca crear una cultura particular; adems de ayudar a los servidores pblicos a comprender y a asumir responsabilidades. Los siguientes pasos permiten lograr evaluaciones tiles de desempeo: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Seleccionar el tipo de datos para evaluar el desempeo Determinar quin efectuar la evaluacin Decidir sobre una filosofa de valuacin Superar deficiencias de valuacin Diseo de un instrumento de evaluacin Retroalimentacin de informacin a los evaluados

1) Seleccionar el tipo de datos para evaluar el desempeo El desempeo del servidor pblico puede clasificarse segn las tres P: Productividad (lo que se ha logrado); caractersticas Personales (cmo se ha logrado, la conducta) y Pericia (habilidad): La productividad puede medirse mediante logros laborales especficos. Por ejemplo, reduccin de plagas, aumento del rendimiento de produccin del campo disminucin de
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tiempos de entrega. Pueden considerarse las caractersticas personales como la motivacin, aceptacin de crtica, colaboracin, iniciativa, responsabilidad y el aspecto personal (aseo y vestimenta) como elementos importantes dentro de la evaluacin de desempeo. A menudo, una caracterstica personal puede convertirse en un logro. En lugar de referirse a la responsabilidad, puede tomarse en cuenta la calidad de sus informes sobre las tareas terminadas. La pericia-conocimientos y habilidad -es importante para la evaluacin de desempeo. Al evaluar la capacidad de un encargado de rebaos lecheros (por ej., sobre la inseminacin artificial), los factores considerados animan al empleado a corregir las deficiencias que puedan impedir su progreso en el futuro. Un administrador de personal agrcola puede evaluarse segn su comprensin de los principios administrativos, conocimiento de leyes laborales, habilidad para entrevistar personal o talento para asesorar a los empleados. 2). Determinar quin efectuar la evaluacin Las aportaciones para la evaluacin de desempeo de los servidores pblicos pueden proceder de diversas fuentes: el empleado mismo, sus compaeros de trabajo, los superiores, sus subordinados y agentes sociales. Las evaluaciones de fuentes mltiples merecen ms confianza. El empleado. Por lo general, el empleado conoce bastante bien su desempeo diario y cmo lo puede mejorar. El empleado puede resultar el individuo ms importante en la evaluacin de su propio rendimiento. Los compaeros de trabajo. En algunos casos, los compaeros de trabajo miden mejor el desempeo laboral de un colega que su superior. La evaluacin es, generalmente, annima y proviene de varias fuentes. El anonimato por un lado es necesario y por otro se presta a abusos. El superior: En la mayora de los casos, las evaluaciones del desempeo realizadas a partir de la informacin obtenida del superior inmediato, son las ms comunes. A menudo, los superiores estn en mejores condiciones para realizar una evaluacin sincera. En este tipo de evaluacin, el peligro reside en el grado de autoridad e influencia ejercido por una sola persona. Los subordinados. Esta evaluacin no es comn, pero puede usarse. Cuando los subordinados aportan material para la evaluacin de sus supervisores, stos suelen mejorar sus relaciones y controlar actitudes amedrentadoras. Esta evaluacin, como la de los compaeros de trabajo, debe ser annima y variada. Los agentes sociales. Cuando existe mucho contacto con los usuarios esta evaluacin puede resultar til. 3). Decidir sobre una filosofa de valuacin Los sistemas de evaluacin de desempeo pueden ser clasificados en dos grandes grupos: los que comparan los servidores pblicos entre s y los que comparan a los servidores con un criterio establecido.
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Comparacin con otros servidores pblicos. Por lo general cuando se comparan los empleados entre s, un pequeo grupo se destaca, la mayora del personal se sita en el medio, y otro pequeo grupo queda categorizado como inferior, en lo que se denomina una curva normal de distribucin. La ubicacin de la persona evaluada surge de su comparacin con los dems. La ventaja principal del mtodo comparativo es que evita que los evaluadores asignen a todos los servidores pblicos a una categora (por ejemplo, todos en la categora destacados). No obstante, habra que indicar una desventaja, que consiste en ubicar a servidores pblicos cuyo desempeo es deficiente en un grupo considerado como sobresaliente. Comparacin con un criterio o norma. Este sistema permite a un superior clasificar el desempeo de los empleados independientemente del presentado por otros. En este caso tanto superior como el servidor pblico comparten un mismo marco de referencia para valorar con exactitud las modificaciones del desempeo a largo plazo. Cuando los servidores pblicos son comparados entre s, pocos son los beneficios que puede obtener la dependencia que las lleva a cabo. Lo normal es que se fomente la envidia, la vanidad y la competencia disfuncional. En una organizacin saludable el xito de un empleado no tiene por qu implicar el fracaso de otro. Y si todos pueden tener xito, mejor todava. 4) Cmo superar las deficiencias inherentes a la evaluacin Las evaluaciones realizadas por los superiores adolecen de diversas deficiencias de evaluacin: Un rasgo o caracterstica particularmente buena o mala puede llegar a contaminar otras reas de desempeo tambin evaluadas. Una vez que el desempeo de un servidor pblico ha sido clasificado como deficiente, puede llevar a un superior bastante tiempo para notar que ste ha mejorado. Los superiores suelen recordar los eventos ms prximos al momento de la evaluacin. Los subordinados, concientes de este hecho, pueden esperar a la proximidad de la evaluacin para mejorar su desempeo. Los evaluadores tambin pueden verse influidos por los atributos personales de los empleados, tales como la nacionalidad, nivel educativo, afiliacin sindical, filosofa, edad, raza, gnero o incluso, el atractivo fsico. 5)Diseo de un Instrumento de Evaluacin Para el fin que nos ocupa, se puede optar entre diversas tcnicas de recolecta de datos y de evaluacin, o escalas de valoracin. Lo importante es que el instrumento utilizado proporcione informacin significativa tanto a los subordinados como a los superiores.
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Los instrumentos de evaluacin de desempeo se pueden clasificar de distintas formas. Los datos se pueden presentar en trminos de incidentes crticos, narrativas, o las escalas predeterminadas de evaluacin. Lo normal es hacer uso de una combinacin de enfoques que nos ayude a concretar una evaluacin de desempeo vlida. As mismo, si queremos que los resultados obtenidos sean significativos, es necesario que los evaluadores sean formados correctamente Incidentes crticos. Esta tcnica requiere la recogida de acontecimientos notables en lo que los servidores pblicos presentaron un comportamiento particularmente eficaz o ineficaz. Los incidentes crticos slo sern efectivos y precisos si son anotados tal como ocurrieron mientras estn frescos en la mente del superior. La fortaleza del proceso reside en el grado de concrecin de los ejemplos proporcionados. Si no se tiene suficiente cuidado, el incidente crtico puede llegar a resaltar en mayor medida los comportamientos negativos de los servidores pblicos. Cuando esta tcnica se utiliza sola, el personal puede tener dificultades para traducir los informes de los en un mejor desempeo diario. Adems, pueden pasar periodos de tiempo largos en los que no existan acontecimientos notables. Las tcnicas de los incidentes crticos se puede emplear para recoger datos e ideas que nos faciliten el desarrollo posterior de escalas de evaluacin ms complejas y pueden ser sumamente tiles cuando este enfoque est combinado con otros mtodos de evaluacin de desempeo. Evaluacin escrita o narrativa. En comparacin con los incidentes crticos, las evaluaciones escritas ofrecen una panormica mucho ms amplia del desempeo de los trabajadores. Las narrativas son ms eficaces cuando los evaluadores disponen de las capacidades y cuentan con tiempo suficiente para proporcionar un informe analtico y reflexivo mientras mantienen un tono positivo. Escalas predeterminadas de evaluacin. Las evaluaciones en las que los evaluadores se limitan a verificar o rodear con un crculo la opcin o respuesta ms adecuada permiten la realizacin de evaluaciones ms normalizadas, y le requieren menos tiempo al superior. Desafortunadamente, su uso tan fcil puede ser engaoso, hasta el punto de que los evaluadores pueden contemplar su tarea sin reflexionar lo suficiente. Las evaluaciones basadas en escalas predeterminadas constan de factores de evaluacin junto con una escala numrica (por ej. de 0 a 3), o con una escala de adjetivos descriptivos (por ej. superior, bueno, por debajo de la media). El mtodo ms til sera la combinacin de diversos enfoques. Aqulla que incluyera una escala predeterminada de evaluacin bien numrica o descriptiva, junto con incidentes crticos y una descripcin escrita del desempeo. Normalmente se utilizan entrevistas bajo escalas cerradas donde se pueden incorporar evaluaciones de distintas agentes. 6) Retroalimentacin de informacin a los evaluados. Las entrevistas de evaluacin de desempeo son, con toda probabilidad, la actividad de
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mando que es objeto de ms aversin. Las evaluaciones de rendimiento tradicionales sitan al jefe en una posicin de experto respecto al desempeo de los empleados. Normalmente el servidor pblico suele reaccionar con cierta resistencia pasiva o claramente a la defensiva. Con razn los superiores habitualmente se muestran reacios a comunicar malas noticias a los trabajadores. Es mucho ms fcil ignorarlo y esperar a que se difumine. Finalmente el lograr la implantacin de un Sistema de evaluacin del desempeo de los servidores pblicos en cada instancia gubernamental, permitir explicar situaciones, establecer objetivos y compromisos con el consecuente xito en el logro de las metas establecidas. En suma, es necesario involucrar a todos los servidores pblicos en la toma de decisiones relativas a cambios futuros en el desempeo de la organizacin con la finalidad de proveer servicios con calidad a la sociedad y poder contribuir al desarrollo de nuestras respectivas naciones.

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Resea Biogrfica Lic. Hugo Nicols Prez Gonzlez Cargo: Director General de Administracin Dependencia:Presidencia de la Repblica, Mxico Direccin:Palacio Nacional, Patio de Honor P.B. Col. Centro, C.P. 06760 Mxico, D.F. Telfono:55 57 64 85 01 Correo Electrnico:agoicoechea@presidencia.gob.mx Es licenciado en Economa egresado de la Universidad de Guadalajara y obtiene el grado de Maestro en Administracin Pblica por el Centro de Investigacin y Docencia Econmica. Tiene posgrados en Operaciones de Comercio Internacional, por el Centro de Investigacin y Docencia Econmica, en Anlisis Poltico por la Universidad Iberoamericana y en Administracin Financiera del Estado, por el BID y la OEA en Buenos Aires, Argentina. Es consultor externo del Banco Mundial.

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