PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL SGA-PR-014-01

1. OBJETIVO El presente procedimiento tiene como objetivo definir los controles que se deben tener para la identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, el tiempo de retencin y la disposicin final de los registros del Sistema de Gestin Ambiental de Cromacol S.A. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los registros del Sistema de Gestin Ambiental de Cromacol S.A. 3. DEFINICIONES Y TERMINOLOGA 3.1 Almacenamiento: Lugar, dispositivo y / o equipo donde se encuentra fsicamente el registro. 3.2 Disposicin: Destino final de los registros.

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3.3 Documento: Informacin y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel, magntico, ptico o electrnico, muestra patrn o unacombinacin de estos. 3.4 Gestin documental: conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a laplanificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades,desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin. 3.5 Identificacin: nombre y/o cdigo con el que se reconoce a cada registro. 3.6 Legibilidad: que pueda leerse la informacin contenida en el registro. 3.7 Proteccin: asegurar la integridad de los registros durante todo su periodo til. 3.8 Recuperacin: facilidad de acceso a los registros y a la informacin contenida en ellos, tomandoen cuenta su localizacin y su clasificacin. 3.9 Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas. 3.10 Tiempo de Retencin: perodo de tiempo en que se tendrn los registros dentro de un archivo enpapel o en medio electrnico. 3.11 Vigente: tiempo de retencin de un registro que se requiere archivar en forma permanente.

4. RESPONSABILIDADES Es responsabilidad del Coordinador de gestin Ambiental, el identificar, almacenar y proteger los registros del SGA, as como tomar las medidas pertinentes para garantizar su recuperacin y el tiempo de retencin de cada uno de ellos. 5. DESCRIPCIN 5.1 IDENTIFICACIN DE LOS REGISTROS Todos los registros del SGA, sea que estn en medio magnticos o impresos, deben ser identificables fcilmente mediante la utilizacin de nombre y y del programa, procedimiento o instructivo del SGA con que tiene relacin.Los registros del SGA deben ser legibles y almacenados de tal forma que se puedan conservar y se consulten fcilmente. 5.2 ALMACENAMIENTO

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Para el almacenamiento, los registros en papel se mantienen en archivadores debidamente identificados, organizados en orden cronolgico. Los archivos en medios magnticos deben almacenar en CDs y en el servidor de la organizacin. 5.3 PROTECCIN DE LOS REGISTROS Con el fin de proteger los registros que estn en papel, estos debern ser mantenidos en condiciones apropiadas, en lugares limpios, libres de polvo, luz, humedad o cualquier otra condicin que afecte su legibilidad y conservacin. Para asegurar que los registros se mantengan legibles, se establece que no se deben realizar enmendaduras, tachones, anotaciones, dobleces, etc. a los registros, que puedan entorpecer su lectura. 5.4 RECUPERACIN Y TIEMPO DE RETENCIN La recuperacin de los registros se facilita por medio de la aplicacin del listado maestro de documentos del SGA, en el cual se establece la ubicacin y el almacenamiento de cada uno de ellos. El tiempo de retencin de cada uno de los registros ha sido establecido y documentado en el listado maestro de documentos del SGA. 6. DOCUMENTACIN DE REFERENCIA Procedimiento para la elaboracin y control de documentos del SGA. Listado maestro de documentacin del SGA. 7. FORMATOS Y REGISTROS No aplica 8. ANEXOS No aplica 9. DISPONIBILIDAD Y DISTRIBUCIN DEL DOCUMENTO
REA Subgerencia HSEQ CARGO de FIRMA gestin

Coordinador Ambiental

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10.

CUADRO DE EDICIONES
PGINAS AFECTADAS DESCRIPCIN DEL CAMBIO RESPONSABLE DEL CAMBIO FECHA FIRMA

EDICIN N

Todas

Elaboracin del documento

20-08-2013

11.

APROBACIN
ELABOR REVIS APROB

FECHA: 20-08-2013

FECHA:

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