Centro Federal de Educao Tecnolgica da Bahia Curso Excel Avanado ndice

Apresentao .....................................................................................................................2 Barra de Ttulo...............................................................................................................2 Barra de Menus..............................................................................................................2 Barra de Ferramentas Padro.........................................................................................2 Barra de Ferramentas de Formatao ............................................................................3 Barra de Frmulas e Caixa de Nomes ...........................................................................3 Criando um atalho de teclado para o carregar o Excel......................................................3 Digitando Nmeros ...........................................................................................................4 Digitando Data e Hora.......................................................................................................4 Funo Comentrio ...........................................................................................................4 Vincular clulas entre planilhas ........................................................................................5 Funes..............................................................................................................................5 Funo Concatenar ........................................................................................................6 Funo Texto .................................................................................................................6 Funo Romano.............................................................................................................6 Frmulas Aritmticas ....................................................................................................6 Operadores Relacionais .................................................................................................7 Frmula do Mximo ......................................................................................................7 Frmula do Mnimo.......................................................................................................7 Frmula da Mdia..........................................................................................................7 Frmula Raiz .................................................................................................................8 Frmula da Condio Se ...............................................................................................8 Frmula da Condio Se e E .........................................................................................8 Frmula da Condio Se e Ou.......................................................................................9 Frmula do Cont.Se.......................................................................................................9 Frmula do SomaSe ......................................................................................................9 Formatao Condicional..................................................................................................10 Como Funciona a Formatao Condicional ................................................................10 Uso do Comando Filtrar ..................................................................................................12 Classificao....................................................................................................................14 Subtotais ..........................................................................................................................14 Validao.........................................................................................................................15 Formulrio .......................................................................................................................15 Tabelas Dinmicas ..........................................................................................................16 Criando Tabelas Dinmicas.........................................................................................17 Criao de Grficos .........................................................................................................18 Grficos Dinmicos .....................................................................................................20 Macros .............................................................................................................................21

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Apresentao
A apostila de EXCEL Avanado traz uma srie de atividades e novas funes para aprimorar os conhecimentos sobre a planilha eletrnica.

Barra de Ttulo
Fornece o nome do software e tambm o nome do arquivo que est sendo editado (ou que se encontra aberto). Clicando 2 vezes sobre a barra voc pode Maximizar ou Minimizar a Janela do Excel.

Barra de Menus
Fornece os menus de comandos do Excel. Uma grande parte dos comandos pode ser encontrada nesses menus.

Barra de Ferramentas Padro

Fornece botes que representam alguns comandos padro para trabalho: Arquivo Novo,

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Abrir, Salvar, Imprimir, Visualizar Impresso, Recortar, Colar, Desfazer, Refazer, Classificao, Zoom, Ajuda entre outros.

Barra de Ferramentas de Formatao

Permite ao usurio formatar rapidamente a clula que est atualmente em foco ou a faixa de clulas selecionadas, modificando estilo, cor de texto, alinhamento, alinhamentos, cores, valores entre outros.

Barra de Frmulas e Caixa de Nomes

A primeira parte da Barra exibe a referncia atual da clula (em que posio o cursor est selecionado). a caixa de nomes. Permite tambm a insero de nomes que identifiquem uma faixa de clulas ou matriz de dados. A segunda parte da barra utilizada para entrada de dados como frmulas, valores, funes, entre outros. Todas as barras de ferramentas so personalizveis. Voc pode criar sua prpria barra de ferramentas. Alm das barras aqui apresentadas, existem outras que podem ser exibidas utilizando a opo do Menu Exibir / Barra de Ferramentas. Para personalizar uma barra de ferramentas 1. Clique com o boto direito sobre qualquer boto de uma das barras de ferramentas; 2. Escolha Personalizar 3. Para criar uma barra com o nome que voc quiser clique no Boto Nova e defina o novo nome 4. Uma nova Barra de Ferramentas ser exibida. 5. Agora clique na Guia Comandos e arraste os botes que voc gostaria de utilizar para a sua Barra de Ferramentas. 6. Clique em Fechar para concluir as alteraes. 7. Para excluir os botes da sua barra de ferramentas, segure a tecla Alt e arraste os botes da sua Barra para a rea de Trabalho do Excel, ou execute os procedimentos acima retirando os botes da sua Barra e devolvendo-os para as opes da janela que se abriu.

Criando um atalho de teclado para o carregar o Excel

Alm do modo tradicional explicado acima, voc pode tambm carregar o Excel atribuindo uma tecla de atalho para sua execuo. Quando a seqncia de teclas atribuda pressionada, automaticamente o Excel carregado. Veja os passos abaixo. 1.Clique no boto iniciar 2. Posicione o cursor do mouse na opo todos os Programas 3. Posicione o cursor na opo Microsoft Office 4. Visualize e clique com o BOTO DIREITO do mouse em

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Microsoft Office Excel 2003, aparecer o menu ento clique em Propriedades (exibido ao lado). 5. Na janela Propriedades, clique em Tecla de Atalho. 6. Pressione as teclas Ctrl + Shift + E (simultaneamente). 7. Aps esse passo clique no boto OK e depois experimente pressionar a seqncia acima para carregar o Excel.

Digitando Nmeros
Ao digitar um nmero no Excel ele assume o formato geral e os nmeros so alinhados direita. Para digitar nmeros negativos, digite o sinal de menos antes do nmero e os nmeros no formato moeda clicem no cone situado na barra de ferramentas ou com o boto direito do mouse sobre o nmero selecione a opo Formatar clulas. Os Nmeros com frao deve-se digitar o zero, barra de espao, e depois a frao. Para casas decimais use a vrgula e o ponto para milhar, como por exemplo, 2000,30.

Digitando Data e Hora

Digitar a data separada por barra (/) ou hfen (-); Digitar a hora usando o sinal de (:); Digitar CTRL + ; a entrada a data do micro; Digitar CTRL + SHIFT + : a entrada a hora do micro; Digitar =HOJE() insere a data automtica; Digitar =AGORA() insere a data e a hora.

Funo Comentrio
A funo comentrio serve para que possamos colocar observaes sobre o contedo de uma clula, descrevendo sua utilizao ou que tipo de dados elas descrever. Muito til para planilhas que devem ser enviadas para outros usurios. Para inserir um comentrio selecione a clula na qual ser inserido o comentrio, execute o Menu Inserir e escolha a opo comentrio. Ao ser inserido um comentrio em uma clula, no canto superior direito aparecer uma setinha vermelha, indicando o comentrio inserido.

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Para exibir o comentrio basta posicionar o mouse sobre a clula, ou o cursor sobre a mesma.

Vincular clulas entre planilhas

Este processo utilizado para vincular (criar um vinculo) entre clulas de vrias planilhas. O processo simples: na clula de destino (onde voc quer ter os dados vinculados) digite = (igual). Agora com o mouse clique na planilha onde se localiza os dados (em nosso exemplo na Plan2) Observe o resultado na barra de frmulas: criado um link (=Plan2!E2). Quando a clula E2 em Plan2 for alterada, automaticamente a planilha vinculada alterada. Isso muito til para planilhas que utilizam muitos ndices.

Funes
O Excel uma ferramenta muito poderosa para execuo de funes e clculos. Utilizando funes j existentes, vamos demonstrar toda a potencialidade desta ferramenta. Um detalhe muito importante que uma funo no Excel deve ser precedida, obrigatoriamente pelo sinal de = (igual), independentemente da funo, pois o programa reconhece uma frmula ou funo a partir do momento que for iniciado com o sinal de igual. A funo um mtodo para tornar mais rpido a montagem de frmulas que envolvem clculos mais complexos e vrios valores. Existem funes para clculos matemticos, financeiros, estatsticos, datas, texto, entre outros. Por exemplo, na funo =SOMA(A1:C10), significa que a funo SOMA, somar os valores do intervalo A1 at C10, sem voc precisar informar clula por clula os valores individuais.

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Funo Concatenar
A funo CONCATENAR muito utilizada para agrupar duas ou mais clulas para formar um resultado nico. Podemos juntar resultados de frmulas, trechos de textos, datas e qualquer informao que esteja contida em clulas alternadas. Sintaxe: =concatenar(...) (...) insira vrias clulas separadas pelo ; (ponto e vrgula).

Funo Texto
A funo TEXTO converte valores para o texto. Pode ser utilizado quando necessrio converter valores para texto e ainda aplicar formatao especfica sobre esta converso. Sintaxe: = texto(valor;formato_texto) Valor: clula que contem o valor a ser convertido para texto. Formato_texto: formato que pode ser aplicado ao texto.

Funo Romano
utilizada para fazer converses de nmeros. Veja abaixo a sintaxe do comando. Sintaxe: = romano (num, forma) Nm _ clula em que o nmero se encontra. Forma _ h vrias formas de exibio, a clssica o nmero 0 (zero). Essa forma varia at o nmero 4.

Frmulas Aritmticas
Frmulas nada mais so do que as operaes matemticas conhecidas e utilizadas em nosso dia a dia. Ex: a soma de suas compras ou suas despesas de supermercado. O programa aceita trs tipos de frmulas, sendo: frmulas numricas, funes lgicas e funes de texto. As frmulas numricas so utilizadas para efetuar clculos com valores numricos usando os operadores aritmticos.

O Excel sempre realiza as frmulas nesta seqncia:

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1. Potncia; 2. Multiplicao e Diviso; 3. Soma e Subtrao; Pode-se usar parnteses ( ) para a organizao das frmulas, entretanto, diferentemente da matemtica no se deve usar colchetes [ ] ou chaves { }, pois no Excel eles no funcionam para essa finalidade.

Operadores Relacionais

Frmula do Mximo
Mostra o valor mximo de uma faixa de clulas. Exemplo: Suponhamos que se desejasse saber qual a maior informao nas clulas abaixo. Veja a frmula no exemplo abaixo:

Frmula do Mnimo
Mostra o valor mnimo de uma faixa de clulas. Exemplo: Suponhamos que desejasse saber qual a menor informao nas clulas abaixo. Veja a frmula no exemplo abaixo:

Frmula da Mdia
Calcula a mdia de uma faixa de valores. Exemplo: Suponhamos que desejasse saber qual a mdia de idade numa tabela de dados abaixo:

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Frmula Raiz
A funo da raiz quadrada de um nmero assume esta forma: Exemplo:

Frmula da Condio Se
Esta funo consegue comparar valores e, a partir desta comparao, tornar uma deciso a respeito de qual caminho seguir. Verifique a sintaxe descrita: =SE(CONDIO; VERDADEIRO; FALSO). Se a condio for satisfeito, ento, ela executar o que est no argumento Verdadeiro; caso contrrio o que est em Falso.

Frmula da Condio Se e E
Agora voc tem uma planilha onde tem a idade e altura de seus alunos. Haver uma competio e somente aqueles que tm Idade Maior que 15 e Altura maior ou igual que 1,70 participaram da competio.

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Frmula da Condio Se e Ou
Neste exemplo basta que uma condio seja verdadeira para que o aluno participe da condio. Veja o exemplo:

Frmula do Cont.Se
A funo Cont.Se calcula o nmero de clulas no vazias em um intervalo que corresponde a determinados critrios.Agora voc possui uma planilha onde tem o nome dos alunos e as suas mdias. E voc desejasse agora saber quantos alunos tiraram mdias maior e igual a 7. Veja o exemplo:

Frmula do SomaSe
Soma um intervalo de clulas mediante uma condio estabelecida. Exemplo: voc gostaria de somar somente as faturas que foram pagas.

OBS: possvel adicionar funes e frmulas tambm pelo menu INSERIR, opo FUNO, como pode ser visto na figura abaixo.

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Formatao Condicional
A formatao condicional reala dados que atendam a condies especificadas. De acordo com condies estabelecidas por voc, o Excel pode formatar as clulas, incluindo nesse a possibilidade de formatar fonte, bordas e sombreamento.

Como Funciona a Formatao Condicional

Selecione o intervalo de clulas onde ser aplicada a formatao condicional. Nesse caso, selecione da clula F3 at F8 na planilha Escola de Informtica.

Com essas clulas selecionadas, clique no menu Formatar / Formatao condicional. Veja na figura a seguir a janela que surge:

A janela permite que voc inclua at trs (3) condies diferentes para a mesma clula ou intervalo de clulas. Leia para cada condio as caixas de texto formando uma frase. Para fazer a primeira condio, proceda da seguinte maneira:

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Na primeira caixa de texto, nada deve ser alterado. Mantenha O valor da clula . Na segunda caixa de texto, clique na setinha e escolha a condio "maior ou igual a". Observe que agora s tem mais uma caixa de texto. Na terceira caixa de texto digite o valor "62". Clique no boto Formatar para escolher a formatao desejada e veja a seguir a janela que surge:

Na janela Formatar clulas escolha a formatao que a clula dever ter caso atenda s condies especificadas (por exemplo, escolha a cor azul) e clique no boto OK. Agora para fazer a formatao da Condio 2, clique no boto Adicionar e veja que surge, na mesma janela uma nova parte para acrescentar os dados referentes prxima condio.

Proceda da mesma maneira anterior, escolhendo os critrios da segunda condio. Nesse caso, deixe selecionado "O valor da clula " na primeira caixa e "entre" na segunda caixa. Na terceira caixa voc digita "58" e na quarta caixa voc digita "62". Clique no boto Formatar que est abaixo da condio que voc acabou de especificar para escolher a fonte para a clula caso ela atenda s condies especificadas. Escolha a cor verde e clique em OK.

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Agora para fazer a formatao da Condio 3, clique no boto Adicionar e veja que surge, na mesma janela uma nova parte para acrescentar os dados referentes prxima condio. Proceda da mesma maneira anterior, escolhendo os critrios da terceira condio. Nesse caso, deixe selecionado "O valor da clula " na primeira caixa e "menor ou igual a" na segunda caixa. Na terceira caixa voc digita "58". Clique no boto Formatar que est abaixo da condio que voc acabou de especificar para escolher a fonte para a clula caso ela atenda s condies especificadas. Escolha a cor vermelha e clique em OK. Antes de terminar a operao leia as frases que ficaram escritas em cada condio para melhor entend-las:

Observe que abaixo das trs condies tem uma visualizao prvia da formatao que voc escolheu para cada uma. Clique no boto OK da janela Formatao condicional e veja o resultado na planilha.

Uso do Comando Filtrar

Abaixo temos informaes que iremos utilizar para nosso exemplo.

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Nessa tabela podemos filtrar todos os campos, como o Cdigo do cliente, Nome, Endereo ou ValorPrestao. Esse comando est disponvel em DADOS/ FILTRAR/AUTO FILTRO.

Ao escolher o campo desejado, sero mostradas na tabela apenas as linhas que contm a informao desejada.

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Classificao
A classificao um recurso que o Excel me fornece para ordenar uma ou mais colunas na ordem crescente e decrescente. Para ordenar uma coluna basta selecion-la e, aps isso clicar no menu Dados / Classificar, aparecer uma pequena janela com duas opes: Expandir Seleo (quando todas as demais colunas sero ordenadas de acordo com a coluna que estamos ordenando) e Manter a seleo atual (quando somente a coluna que estamos ordenando alterada). Por padro a opo Expandir Seleo estar marcada, clique em Classificar e sua planilha estar ordenada. Pode-se classificar um banco de dados em at trs nveis.

Subtotais
Como o nome j diz, os subtotais fazem clculos com partes de uma planilha. Ao subtotalizar uma lista, o Excel l um campo e, quando houver mudana de valor nesse campo, ser inserida uma lista com o subtotal desse item. importante ressaltar que a lista (coluna), que ser a base para subtotalizar uma outra coluna dever estar classificada (crescente ou decrescente). No vamos confundir esta opo com a funo SUBTOTAL no modo filtrar. No menu Dados/Subtotais possvel subtotalizar um banco de. Por exemplo, se vamos subtotalizar por cliente, o banco de dados deve estar primeiro classificado por cliente, caso contrrio no ir funcionar. Se fizer um Subtotal, quando o Excel encontrar um cliente diferente ele subtotaliza o anterior, e assim por diante.

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Validao
Podemos definir para um campo uma definio de digitao, ou seja, uma validao para o campo. Usamos a opo VALIDAO no menu Dados/Validao. Vamos analisar o exemplo abaixo, temos as clulas, determinamos que s pode ser digitado nmero inteiro maiores ou iguais a zero e menor ou igual a 9000.

Podemos acrescentar uma mensagem de entrada para sempre alertar o usurio das regras e tambm podemos adicionar um alerta de erro quando o usurio fugir da regra.

Formulrio
Quando possumos um banco de dados com muitas informaes podemos utilizar o formulrio para digitar as informaes e facilitar a vida do usurio.

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Tabelas Dinmicas
As tabelas dinmicas nada mais so do que tabulaes cruzadas de dados. Uma tubulao pode ter diversos formatos e o Excel possui um assistente que lhe ajudar no processo de criao destas tabulaes. O maior dilema das tabelas dinmicas certamente o formato final, isto , quais os dados que desejamos sumarizar e como desejamos apresentar este sumrio. Nas verses anteriores do Excel, este dilema era ainda maior devido grande dificuldade de criar a prpria Tabela Dinmica. Para o nosso exemplo iremos utilizar os dados listados abaixo.

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Criando Tabelas Dinmicas
Aps digitar os dados da tabela escolha no menu Dados e opo Relatrio de Tabela e Grficos Dinmicos. Na caixa de dilogo escolha a opo de Banco de dados e Microsoft Office Excel para selecionar a fonte dos dados e a opo de Tabela Dinmica para selecionar o tipo de relatrio desejado. Clique em Avanar.

Defina a rea de origem das informaes na tabela. Esse passo muito importante e geralmente o Excel j seleciona todas as clulas do intervalo dos dados.

Defina agora onde voc quer que a Tabela Dinmica seja inserida (se em uma nova planilha ou em uma planilha existente). Em nosso exemplo vamos utilizar uma Nova Planilha.

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Finalize a formatao dinmica da tabela, arrastando os campos para a posio desejada.

Criao de Grficos
O grfico permite visualizar dados da planilha de forma mais clara, afinal, sabemos que a mente humana consegue fixar muito melhor as imagens do que os textos. O grfico gera uma imagem permitindo comparao entre valores atravs de visualizao grfica, como o prprio nome diz. Grficos podem ser criados rapidamente ou, dependendo das circunstncias e finalidades, minuciosamente formatadas; o caso, por exemplo, de grficos destinados exibio por slides eletrnicos ou com o objetivo de se tornarem um documento impresso. Em outros casos, porm, suficiente implementar um grfico simples rapidamente gerado, como veremos nos procedimentos a seguir. Abaixo temos o exemplo de nossa tabela que iremos utilizar para nosso exemplo.

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Antes de qualquer coisa, voc precisa selecionar a rea de planilha que ser necessria para a confeco do grfico. Para isso sempre bom idealizar antes como voc deseja que o grfico fique. Nas primeiras vezes, faa at mesmo um esboo do grfico e verifique exatamente quais dados da planilha voc precisou consultar para fazer seu esboo. Esses sero os dados selecionados. Faa ento essa seleo e em seguida clique no cone Assistente de grfico, INSERIR/GRFICO. O assistente de grfico abre a janela Assistente de grfico etapa 1 de 4 tipo de grfico, o que significa que voc est na primeira etapa de uma srie de 4 etapas e que essa primeira etapa recebe o nome tipo de grfico. Nessa etapa voc deve selecionar o tipo do grfico que deseja construir, veja a figura a seguir:

Na janela que aparecer voc visualiza como o grfico est ficando, voc pode alterar o campo de dados e na guia srie voc tambm poder alterar alguns dados do grfico dependendo do modelo. Clique em avanar.

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Na janela que aparecer, voc pode configurar vrios dados como: Ttulo do Grfico, Ttulo do eixo X (horizontal) e Y (vertical), etc. Clique em avanar.

Grficos Dinmicos
A criao de um Grfico Dinmico muito simples. Aps a concluso da construo de uma Tabela Dinmica, clique no boto de Grfico Dinmico conforme indicado na figura abaixo.

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Macros
Voc costuma efetuar tarefas comuns repetidamente no Microsoft Excel 2003? Por exemplo, voc aplica a mesma combinao de formatos com freqncia? Ou toda semana, ou todos os meses, voc recebe dados que so organizados e analisados sempre

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da mesma forma? Use uma macro para reunir todas as etapas de uma tarefa em um nico comando. Uma macro grava os cliques do mouse e os pressionamentos de teclas enquanto voc trabalha e permite que voc os reproduza mais tarde. Voc pode usar uma macro para gravar a seqncia de comandos utilizada para efetuar determinada tarefa. Quando voc executa a macro, ela reproduz exatamente aqueles comandos na mesma ordem, fazendo com que o Excel se comporte como se voc tivesse digitado os comandos. As macros so fceis de criar: inicie a gravao no Excel, execute os comandos normalmente e termine a gravao. O Excel usa uma linguagem de programao chamada Visual Basic for Applicattions (VBA) para gravar suas instrues. Voc no precisa ter noes de programao ou conhecer VBA para criar e usar macros que economizaro o seu tempo e facilitaro o seu trabalho. Para que voc entenda a utilizao das macros, abra o arquivo macros. Siga os seguintes passos: Clique no menu FERRAMENTAS. Clique na opo MACRO. Clique na sub-opo GRAVAR NOVA MACRO.

Ser exibida a seguinte janela.

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Nome da Macro: Deve-se colocar um nome qualquer para a macro. Tecla de atalho: Pode-se colocar (sendo do tipo <ctrl> + <alguma tecla>, embora neste exemplo a macro ser executada a partir de boto e no de um atalho). Armazenar macro em: Ser indicado aonde ser salva a macro, sendo aconselhvel deixar em Esta pasta de trabalho, pois se for necessrio mudar algo na macro, apenas a planilha onde est a macro ser utilizada. Descrio: Deve-se digitar um comentrio sobre a macro, podemos colocar, por exemplo, a data e o nome da pessoa que criou a macro.

No campo Nome da macro, digite Classificar. Na opo Armazenar macro em, escolha Esta pasta de trabalho. No campo Descrio, digite a data atual e seu nome. Clique o boto OK.

Aparecer a seguinte barra de ferramentas Parar Gravao.

Esta tela est indicando que a macro j poder ser gravada, sendo que a gravao conter apenas comando do Excel. Agora gravaremos os comandos para a macro possa ser executada. Selecione o intervalo da tabela da seguinte maneira: selecione o intervalo A1:B1, depois pressione as teclas CTRL+SHIFT+END.

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Clique no menu DADOS Clique na opo CLASSIFICAR.

Surgir ento a caixa de dilogo classificar. Clique em Classificar.

Em classificar por, escolha a opo Salrio em ordem crescente. Na opo abaixo Em seguida por, escolha a opo Funcionrio em ordem crescente. Clique em OK.

Sua Tabela dever ser exibida da seguinte maneira.

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Na barra de ferramentas Parar Gravao, clique no boto azul (Parar Gravao). Pronto, com esse procedimento sua macro j est criada. Se desejar executar a sua macro, proceda da seguinte maneira: Clique o menu Ferramentas; Clique a opo Macro; Clique a Sub-opo Macros.

Surgira com isso, a caixa de dilogo Macro.

Selecione o nome de sua macro, no nosso caso, Classificar. Clique o boto Executar. Aps esses passos, possvel criar macros atravs do assistente de gravao de macros.