Licenciatura en Ciencias Medioambientales Informtica Aplicada al Medio Ambiente. Prcticas.

Prctica 4: MS Excel 97
1. Objetivos
Introduccin al manejo de Excel 97. Conocer y practicar con los principales elementos de una hoja de clculo. Utilizar una herramienta de clculo automtico como es Excel 97 para componer documentos basados en datos numricos, y anlisis de los mismos por medio de grficos.

2. Ejercicios
Como resultado de la realizacin de la prctica, se deber obtener un fichero que contendr el libro de Excel con la hojas del ejercicio. Dicho libro de Excel se guardar en el disquete de prcticas en la carpeta Excel y con el nombre P4<codigo> (la extensin .xls la pone Excel por defecto). Nombres correctos de ficheros son por ejemplo: P4C24, P4A210.doc, etc. La prctica consiste en calcular las calificaciones de un grupo de 10 alumnos. La apariencia resultante en este caso no es tan importante como lo era en Word. Lo importante son los clculos y que stos se realicen correctamente. No se pide que se reproduzca fielmente lo que vienen en las figuras 1, 2 y 3. Es decir, puedes colocar los datos de DNI del primer alumno en B15 en vez de A12, utilizar otros formatos de caracteres, etc. Tambin es importante que confecciones las frmulas y funciones correctamente para que puedas utilizar una de las armas ms poderosas de una hoja de clculo: la copia de frmulas. Para facilitar la elaboracin de este ejercicio hemos propuesto slo 10 alumnos, pero piensa en que la lista fuera de 400. Si no haces los clculos bien, no podrs copiar las frmulas y funciones al resto de alumnos. Utiliza para ello el nombrado de celdas o las referencias absolutas a celdas. Lo ms importante a tener en cuenta en una hoja de clculo, es que los datos de salida estn en funcin de los datos de entrada, y que no se utilicen stos dentro de las funciones como si fueran constantes. Al final de la elaboracin de todo ejercicio, si quieres comprobar que lo has hecho correctamente, basta con que cambies todos los datos de entrada, y compruebes que TODO se actualiza automticamente, incluidos los grficos1.

Por ejemplo cambia el umbral de aprobado, las notas de entrada, el nmero de preguntas totales, la penalizacin, los alumnos, etc.. Prctica 4: MS Excel 97 1

2.1 La hoja Examen Junio 00

Queremos elaborar una hoja de clculo, para facilitar la determinacin de la nota final de los alumnos de primer curso de Ciencias Medioambientales, en la asignatura Informtica Aplicada al Medio Ambiente (ver figura 1). El aula que evaluamos tiene 10 alumnos solamente, de los que tenemos su DNI y sus nombres y apellidos. La nota de cada alumno se obtiene a partir de los siguientes datos: Un examen de teora tipo test . Para cada alumno se consignan las respuestas correctas (B), las incorrectas (M). Las preguntas en blanco (Bl) se calcularn (con frmula) como el nmero de preguntas totales menos las contestadas (bien y mal). Tambin tendremos en cuenta la penalizacin de las preguntas mal contestadas (una pregunta bien por cada tres mal). Cada respuesta mal contestada por tanto resta 1/3 al nmero total de preguntas contestadas correctamente. Calcularemos el nmero de preguntas bien contestadas resultantes (P) Calcularemos entonces la nota del examen test (N). Habr que tener en cuenta que el test consta de un total de 40 preguntas. La nota la daremos sobre 10. Las prcticas de entrenamiento. Consideraremos un 1 o un 0 segn todas las prcticas de entrenamiento se hayan entregado (y con suficiente correccin) o no. Un trabajo prctico. Un trabajo puntuado de 0 a 10. Calcularemos tambin la media, mediana, mximo y mnimo de las notas bien contestadas, mal contestadas y en blanco (utilizaremos las funciones estadsticas predefinidas de Excel: PROMEDIO, MEDIANA, MAX y MIN). Calcularemos tambin la Nota Final de cada alumno, que ser la media ponderada entre su nota de teora (al 60%) y la nota del trabajo (40%), siempre y cuando tenga todas las prcticas de entrenamiento hechas correctamente. Para ello simplemente multiplicaremos la media ponderada (de teora y trabajo) por la nota de las prcticas de entrenamiento (ya que si es 1 la nota no vara, y si es 0, la nota resultante ser 0 y por tanto suspenso)

Todos estos datos debern representarse de forma ordenada y clara en una hoja de clculo que denominaremos Examen Junio 00. Se emplearn cuantos elementos de formato se consideren necesarios para resaltar y clarificar la presentacin. Es muy importante identificar lo que son los datos de entrada del problema, de los que son calculados, e igual de importante separarlos y saber referenciarlos correctamente. Utiliza los formatos numricos adecuados, y con un solo decimal. Utiliza las referencias absolutas a celdas o nombrado de celdas que sean convenientes. Finalmente utiliza los formatos de caracteres, bordes y sombreados, tamaos de celdas, etc. que sean necesarios para facilitar la lectura de la hoja de clculo.

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2.2 La hoja Notas

Vamos a crear tambin una nueva hoja de clculo llamada Notas donde vamos a obtener la calificacin de cada alumno (ver hoja ejemplo de la figura 2). Supondremos que slo hay dos calificaciones posibles: Aprobado y Suspenso. Para ello y por comodidad, nos traeremos los datos que necesitemos de la hoja anterior. Recuerda que no debemos utilizar Copiar/Pegar para esto, sino que debemos utilizar las referencias a celdas (si un dato cambia en la hoja Examen Junio 00, debe cambiar en Notas tambin). Calcularemos la Calificacin de cada alumno. Un alumno estar aprobado si iguala o sobrepasa un determinado umbral o un mnimo en la nota final (en principio un 5). Para ello utilizaremos la funcin SI(condicion; valor_si; valor_no). La funcin SI comprueba su primer argumento, y si es cierto, devuelve el segundo argumento. Si no lo es, devuelve el tercer argumento. La condicin que deber comprobar la funcin SI es que la media de la asignatura es mayor que el umbral aprobado. Por ejemplo, se podra poner la frmula =SI(C7>=umbral;"Aprobado";"Suspenso") en la celda D7, donde umbral es el nombre que se le ha puesto a la celda donde se encuentra el umbral de aprobado. Ordenaremos por orden alfabtico esa lista, teniendo en cuenta que al ordenar, deben cambiarse de sitio las notas junto con los nombres, para no cometer incoherencias. Por ltimo contaremos el nmero total de alumnos aprobados y suspensos. Utilizaremos la funcin CONTAR.SI y usa la ayuda de Excel para averiguar cmo funciona y cmo se utiliza esta funcin.

Al igual que en la hoja anterior utiliza los formatos adecuados, e incluso el autoformato para obtener una hoja semejante a la de la figura 2.

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2.3 Grficos
Crearemos una nueva hoja llamada Grficos donde vamos a confeccionar tres grficos semejantes a los de la figura 3. Recuerda ponerles ttulos. Un primer grfico de lneas, donde representaremos los clculos estadsticos (media, mediana, mximo y mnimo) de las preguntas del test. Si lo deseas puedes traerte por comodidad los datos a esta nueva hoja, siempre y cuando lo hagas como referencias a celdas. Un grfico de sectores donde representes el porcentaje de alumnos totales aprobados y suspensos. Un grfico de barras donde representes los alumnos aprobados y suspensos en el test, en el trabajo, y en la nota final. Para ello necesitars hacer nuevos clculos, y utilizar la funcin CONTAR.SI de nuevo.

2.4 Apartado meritorio (opcional).

En la resolucin anterior, no hemos tenido en cuenta el resto de calificaciones habituales: Notable, Sobresaliente y Matricula de Honor. Debers aportar una solucin para ello. Tambin debers tener en cuenta, que en la resolucin anterior, es posible que un alumno con un 2 en el test, y un 8 en el trabajo, pueda aprobar finamente al salirle la media un 5. Resuelve esto para que aprueben aquellos que tengan las dos partes aprobadas (con notas superiores o igual a los umbrales). Confecciona un grfico de sectores donde representes el porcentaje de Suspensos, Aprobados, Notables, Sobresalientes y Matrculas de Honor. Aporta una solucin para el caso en el que las prcticas de entrenamiento aportaran un 5% sobre la nota final total (el examen test un 60% y el trabajo un 35%). Ten en cuenta que tendras que dar una nota numrica al total de las prcticas. Piensa en una posible solucin para los alumnos No Presentados a alguna de las partes. La nota final debe ser Suspenso.

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Datos de entrada generales

Frmulas

Funciones estadsticas

Figura 1

Referencias a celdas Funcin SI

Orden alfabtico

Autoformato Funcin CONTAR.SI

Figura 2
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Referencias a celdas

Datos cogidos de la hoja Notas

Nuevos clculos con la funcin CONTAR.SI

Figura 3

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