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CBA em Gesto da TI

GERENCIAMENTO DE PROJETOS Casamento Hiro & Tanaka Prof: Rafael Souza

Componentes: Ahnis Fraga Juliana Barbosa Roberta Pri Srgio Almeida Vincius Barcel
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Sumrio
1. Termo de Abertura do Projeto 2. Planos de Gerenciamento do Projeto
2.1. Plano de Gerenciamento do Escopo 2.2. Plano de Gerenciamento do Tempo 2.3. Plano de Gerenciamento do Custo 2.4. Plano de Gerenciamento de Riscos 2.5. Plano de Gerenciamento da Qualidade 2.6. Plano de Gerenciamento de Recursos Humanos 2.7. Plano de Gerenciamento de Comunicaes 2.8. Plano de Gerenciamento de Aquisies

3
7

7
12 13 16

20
23 28

32 36 36 38 42 44 44 44 45 46 45 47

3. Documentos Auxiliares

3.1.Declarao de Escopo do Produto 3.2.Estrutura Analtica do Projeto(EAP) 3.3.Dicionrio EAP 3.4.Verificao e Aceite das Entregas do Projeto 3.5.Plano de Gerenciamento Integrado de Mudana 3.6.Estimativas de Recursos e Oramento 3.7.SWOT 3.8.Cronograma 3.9.Anlise Quantitativa dos Riscos Identificados 3.10. Matriz com as Respostas aos Riscos

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1. Termo de Abertura do Projeto

DATA TERMO DE ABERTURA DO PROJETO 23/12/2010

VERSO FINAL

INFORMAES SOBRE O DOCUMENTO


Nome do projeto: Gerente: Casamento Hiro e Tanaka Juliana Barbosa Cliente Hiro e Tanaka Me da Hiro Participantes: Pai do Tanaka Gerente de Projeto Fornecedores Data de Criao: Verso do Documento: Data desta Verso: 23/12/2010 Final 23/12/2010

DESIGNAO
Juliana Barbosa foi designada como gerente do projeto Casamento de Hiro e Tanaka. Ela responsvel por assegurar que os requerimentos do(s) cliente(s) sejam satisfeitos e que todos os servios cotados ou contratados sejam entregues. Ela responsvel pelo sucesso do projeto e estar trabalhando prximo aos gerentes funcionais apropriados para assegurar que todos os objetivos do projeto sejam atingidos.

RESPONSABILIDADES
Atuar como o ponto central de contato para toda documentao formal do projeto entre os fornecedores externos e os clientes (Hiro e Tanaka). Assegurar que os membros da equipe de projeto estejam cientes de suas responsabilidades e tambm, que todos os compromissos assumidos pelos

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indivduos sejam realizados. Gerenciar compromissos contratuais com os fornecedores externos e realiz-los em tempo, dentro do oramento e com satisfao do cliente. Elaborar e atualizar o Plano de Projeto com a aprovao total do cliente. Controlar custos, cronograma, oramento e variaes tcnicas dentro das margens estabelecidas no projeto. Reportar formalmente o status do projeto aos pais dos noivos, Hiro e Tanaka, evitando surpresas. Revisar a documentao do projeto e tomar uma deciso para aceitar, recusar ou aceitar as condies para a responsabilidade do projeto.

AUTORIDADES
Manter os contatos com os clientes para todos os assuntos relativos ao projeto. Substituir e motivar o pessoal da equipe de projeto quando necessrio e dirigir e designar as atividades da equipe. Controlar o oramento do projeto. Dirigir as aes de monitoramento referente a tempo, custo, risco, performance e qualidade de forma a garantir que todos os problemas so prontamente identificados,reportados e solucionados. Delegar responsabilidade e autoridade do projeto aos membros de sua equipe.

ESCOPO
OBJETIVO Planejar um bom casamento, que atenda as expectativas do sonho da noiva e noivo. META Cerimnia para 300 pessoas; Buffet iniciando os no servios horrio

impreterivelmente previsto; Dentro do

oramento

de

R$100.000,00 incluindo lua de mel; Lua de mel: Fernando de

Noronha por cinco dias; PREMISSAS Noivos estarem juntos; O Buffet dever iniciar suas atividades RESTRIES Fornecedores no cumprirem o

prazo;

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no horrio combinado;

Falta de produto ou servio

previamente escolhido pelos noivos; Noiva engordar e perder

medidas do vestido; Ser batizado na igreja e ter 1

Comunho; Ultrapassar oramento em mais

de 20%; Falta de produto ou servio

previamente escolhido pelos noivos;

PRAZOS / INVESTIMENTOS Fase Descrio


Definio do Gerente de Projeto

Custo(R$)
0,00 10.000,00

Incio
24/10/2010 24/10/2010

Trmino
24/10/20 10 24/10/20 10 25/10/20 10 26/10/20 10 05/11/20 11 12/11/20 11

Iniciao

Elaborao do Plano de Projeto

Aprovao do Plano de Projeto Planejamento Anlise e Levantamento de Requisitos Projeto Execuo Operao

0,00

25/10/2010

10.000,00 15.000,00

26/10/2010

27/10/2010

65.000,00

06/11/2011

Finalizao

100.000,00

12/11/2011

RISCOS
Os riscos identificados primariamente foram a noiva engordar, o noivo desistir do casamento, o buffet no cumprir com o contratado e os impactos para estes riscos so a no realizao do escopo do projeto, que o casamento realizado conforme o sonho da noiva.

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APROVADO POR
Me da Hiro Pai do Tanaka

DATA

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2. Planos de Gerenciamento do Projeto

2.1.

Plano de Gerenciamento de Escopo Casamento Hiro e Tanaka PLANO DE GERENCIAMENTO DE ESCOPO SCOPE MANAGEMENT PLAN

Preparado por

Aprovado por

Ahnis Fraga Membro do Time Juliana Barbosa Gerente do Projeto Roberta Pri Membro do Time Srgio Almeida Membro do Time Vincius Barcel Membro do Time Juliana Barbosa Gerente do Projeto

Verso Final

23/12/2010

2.1.1. Patrocinadores
Me da Hiro Pai do Tanaka

2.1.2. Nome do gerente do projeto, suas responsabilidades e sua Autoridade

Juliana Barbosa foi designada gerente de projeto pelo consenso do Grupo Five com autoridade para convocar reunies e corresponder-se com os fornecedores externos que colaborem com os objetivos do projeto. Dever, tambm, desenvolver relacionamentos com os fornecedores buscando cooperao, dedicao e apoio que viabilizem a realizao do casamento. No oramento, a autonomia do gerente de projeto estar limitada a determinado valor, a ser definido no plano de gerenciamento de custos.

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2.1.3. Organograma preliminar

2.1.4. Time do Projeto

Roberta Pri Responsvel pela rea de Riscos. Srgio Almeida Responsvel pela rea de Recursos Humanos. Juliana Barbosa - Responsvel pela rea de Escopo e Gerente de Projeto . Ahnis Fraga - Responsvel pela rea de Qualidade. Ahnis Fraga - Responsvel pela rea de Aquisies. Vincius Barcel - Responsvel pela rea de Tempo

2.1.5. Comit de controle de mudanas (CCM)


O comit de controle de mudanas formado por: Juliana Barbosa Gerente do Projeto e responsvel pelo Escopo.

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Pai do Tanaka e Me da Hiro Patrocinadores Ahnis Fraga Responsvel pelas Aquisies. Roberta Pri Responsvel pelos Riscos.

2.1.6. Descrio do projeto

Organizar um lindo casamento para celebrar a unio de duas pessoas com uma cerimnia religiosa e uma recepo com a participao dos familiares e amigos dos noivos.

2.1.7. Objetivo do projeto

Planejar um bom casamento, que atenda as expectativas do sonho da noiva e noivo.

2.1.8. Justificativa do projeto

O casamento um vnculo estabelecido entre duas pessoas, mediante o reconhecimento governamental, religioso e social e que pressupe uma relao interpessoal de intimidade e realizao. de suma importncia que o servio seja entregue conforme o sonho dos noivos; para que assim, se sintam felizes, completos e satisfeitos com o momento to especial e sentimental.

2.1.9. Produto do projeto

Cerimnia religiosa e recepo com qualidade, interao e harmonia entre os convidados e noivos.

2.1.10. Expectativa do cliente

Projeto em conformidade com o termo de abertura, dentro do prazo e com oramento previsto.

2.1.11. Fatores de sucesso do projeto

Comunicao clara e efetiva dentro do time e suporte imediato dos patrocinadores.

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2.1.12. Restries

Fornecedores no cumprirem o prazo; Falta de produto ou servio previamente escolhido pelos noivos; Noiva engordar e perder medidas do vestido; Ser batizado na igreja e ter 1 Comunho;

2.1.13. Premissas

Noivos estarem juntos; O Buffet dever iniciar suas atividades no horrio combinado;

2.1.14. Descrio dos processos de gerenciamento de escopo

O gerenciamento do escopo do projeto ser realizado com base em dois documentos especficos: Declarao de escopo para o escopo funcional do projeto e EAP para o escopo das atividades a serem realizadas pelo projeto, com suas devidas entregas; Todas as mudanas no escopo inicialmente previsto para o projeto devem ser avaliadas e classificadas dentro do sistema de controle de mudanas de escopo (Scope Change Control System); Todas as solicitaes de mudana no escopo devem ser feitas por escrito ou atravs de e-mail, conforme descrito no plano de comunicaes do projeto;

2.1.15. Administrao do plano de gerenciamento de escopo

1. Responsvel pelo plano Juliana Barbosa Responsvel pelo escopo do projeto; Ahnis Fraga membro do time do projeto;

2. Freqncia de atualizao do plano de gerenciamento de escopo A freqncia ser feita de acordo com definies de reunies do plano de comunicaes.

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REGISTRO DE ALTERAES Data


24/10/2010

Modificado por
Juliana Barbosa e Ahnis Fraga

Descrio da Mudana
Verso Inicial Nome do GP, atribuies e time do projeto e controle de mudanas Descrio dos processos e priorizao das mudanas

25/10/2010

Juliana Barbosa

26/10/2010

Roberta Pri, Srgio de Almeida e Vincius Barcel

APROVAES Juliana Barbosa Gerente do Projeto Data: 23/12/2010

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2.2. Plano de Gerenciamento do Tempo


Casamento Hiro e Tanaka PLANO DE GERENCIAMENTO DE TEMPO Preparado por Aprovado por Juliana Barbosa Gerente do Projeto Ahnis Fraga Membro do Time Juliana Barbosa Gerente do Projeto Verso Final 23/12/2010

2.2.1. Definio das Atividades


a. b. Planejamento Convidados

2.2.2. Sequenciamento de Atividades


1. Planejamento 1.1. 1.2. 1.3. Escopo Cronograma Oramento

2. Convidados 2.1. Lista de Convidados 2.2. Definir Padrinhos e Madrinhas 2.3. Preparar Convites 2.4. Preparar lista de presentes

2.2.3. Estimativa de durao das Atividades


1. Planejamento 1.1. 1.2. 1.3. Escopo 1 dia Cronograma 4 dias Oramento 2 dias

2. Convidados 2.1. Lista de Convidados 1 dia 2.2. Definir Padrinhos e Madrinhas 1 dia 2.3. Preparar Convites 11 dias 2.4. Preparar lista de presentes 5 dias

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2.3. Plano de Gerenciamento de Custos


Casamento Hiro e Tanaka PLANO DE GERENCIAMENTO DE CUSTOS Preparado por Aprovado por Roberta Pri Membro do Time Juliana Barbosa Gerente do Projeto Verso Final 23/12/2010

2.3.1. Objetivo

Este plano tem por objetivo definir s diretrizes gerais para o acompanhamento dos custos do projeto Casamento Hiro e Tanaka para que seja possvel terminar o projeto dentro do oramento aprovado e para minimizar a ocorrncia de surpresas e estouros abusivos de oramento.

2.3.2. Medidas de Controle

As medidas de controle so implantadas visando corrigir os desvios verificados no plano. Abaixo esto as medidas adotadas para controle do plano. Devero ser executadas medidas semanais para controle dos custos do projeto, onde sero enviados relatrios com os indicadores escolhidos para controle, que so descritos abaixo; A metodologia utilizada ser o controle por Valor Agregado para comparar a evoluo das atividades executadas com os custos realizados; Devero ser calculados as Variaes dos Prazos (VPr = VA-VP) e as Variaes do Custo (VC = VA-CR), onde poderemos verificar se o projeto est adiantado ou atrasado e abaixo do oramento ou acima do oramento; Devero ser calculados os ndices de Desempenho dos Prazos (IDP = VA/VP) e ndices de Desempenho dos Custos (IDC = VA/CR), onde poderemos verificar se o projeto est adiantado ou atrasado e abaixo do oramento ou acima do oramento; Para o casamento, o prazo deve ser respeitado ao mximo. Desta forma, o gerente de projetos devera priorizar aes corretivas considerando a opo de crashing, ou seja, adicionar mais recursos para a execuo das tarefas, a fim de corrigir os ndices IDP para variaes com valores inferiores a 1. Utilizaremos tambm o indicador ndice de Desempenho para Trmino (IDPT) ,para acompanhamento da execuo do projeto com os recursos disponveis. Quaisquer situaes no previstas nestes planos devero ser tratadas em reunio com o comit diretor do projeto;

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2.3.3. Sistema de Controle de Mudanas


As requisies de mudana nos custos s podem ocorrer de forma escrita. As mudanas podem requerer um aumento no oramento ou permitir que ele seja reduzido. O sistema de controle de mudana do custo define os procedimentos pelos quais o baseline do custo pode ser alterado. Inclui procedimentos de alteraes, sistemas de acompanhamento e os nveis de aprovao necessrios para autorizar as mudanas. Abaixo segue o fluxo para o controle de mudanas.

Fluxo para controle de solicitaes de mudana

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2.3.4. Responsabilidades

O Analista Financeiro do projeto dever: Mensurar semanalmente da evoluo dos custos dos projetos confrontando com as atividades executadas; Elaborar o relatrio de acompanhamento de evoluo de tarefas e custos associados; Informar ao Gerente de Projeto, semanalmente, sobre a evoluo de custos; Preparar um relatrio analtico mensal a ser apresentado pelo gerente de projetos para o comit diretor; Equilibrar preciso, custo e riscos; Ao GP caber: Analisar os relatrios semanais para identificao de anormalidades; Na ocorrncia de anormalidades, dever seguir as instrues previstas no item de medidas de controle; Verificar o relatrio mensalmente na reunio do comit diretor;

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2.4. Plano de Gerenciamento de Riscos 2.4.1. Introduo

Este documento inclui os processos que tratam da realizao de identificao, anlise, monitoramento, controle e planejamento do gerenciamento de riscos do projeto. O que nos leva a uma avaliao contnua dos riscos de responsabilidade de todos os membros da equipe, antecipando e prevenindo os riscos.

2.4.2. Metodologia 2.4.2.1.


Abordagem

O gerenciamento de riscos do projeto ser realizado com base nos riscos previamente identificados, bem como no monitoramento e no controle de novos riscos que podem no ter sido identificados oportunamente. Todos os riscos no previstos no plano devem ser incorporados ao projeto dentro deste Plano de Gerenciamento de Riscos. Os riscos a serem identificados sero apenas os riscos internos ao projeto e os riscos externos previsveis. Riscos externos imprevisveis sero automaticamente aceitos sem uma anlise e sem uma resposta prevista. As respostas possveis aos riscos identificados pelo projeto sero prevenir, transferir, mitigar, explorar, compartilhar, melhorar ou aceitar. A identificao, a avaliao e o monitoramento de riscos sero registrados no Plano de Gerenciamento de Riscos.

2.4.2.2.

Ferramentas e Fontes de Dados

Para identificao, anlise, planejamento e monitoramento dos riscos sero utilizados as seguintes ferramentas:

Reviso de documentao; Tcnicas de coleta de informaes: Brainstorming Entrevistas Identificao de causa-raiz SWOT

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Anlise da lista de verificao; Anlise das premissas; Tcnicas de diagramas; Avaliao e Matriz de probabilidade e impacto; Categorizao e avaliao da urgncia de riscos; Entrevistas.

2.4.2.3.

Funes e Responsabilidades

Com base na Declarao do Escopo, temos a composio da equipe do projeto:

Funo Gerente do Projeto Noiva Pai da Noiva Pai do Noivo

Colaborador Juliana Barbosa Hiro Pai de Hiro Pai de Tanaka

Cargo Gerente de Projeto Especialista Cliente Especialista Cliente Especialista Cliente

Com relao aos riscos, as responsabilidades so:

Gerente do Projeto: Definir o Plano de Gerenciamento de Riscos; Liderar as reunies de identificao de riscos; Acompanhar de forma geral todos os riscos j identificados ou novos; Startar as aes de respostas aos riscos e acompanh-las. Documentar os riscos identificados, suas mtricas e os resultados das aes de resposta; Acompanhar de forma geral riscos residuais e secundrios j identificados ou novos;

Especialista Cliente: Identificar riscos especficos em sua rea; Sugerir planos de respostas a riscos; Analisar e reportar tendncias e variaes nos riscos de sua especialidade; Desenvolver os planos de resposta a riscos startados pelo gerente do projeto.

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2.4.2.4.

Oramento

As necessidades relacionadas identificao, qualificao, quantificao e desenvolvimento de respostas aos riscos que no estiveram listados neste documento devem ser alocadas dentro das reservas gerenciais do projeto, na categoria Reservas de Contingncia, desde que dentro da alada do Gerente de Projeto. Foi constitudo reserva de trinta por centro (20%) do valor total do baseline do projeto.

2.4.2.5.

Tempo

A freqncia de atualizao do plano de gerenciamento dos riscos ter periodicidade semanal, isto , a reavaliao acontecer juntamente na reunio com os noivos conforme Plano de Gerenciamento das Comunicaes.

2.4.2.6.

Categorias de riscos

A categorizao dos riscos nos fornecer uma estrutura que garantir um processo abrangente para identific-los sistematicamente at um nvel consistente de detalhes e contribuir para a eficcia e qualidade da identificao de riscos.

RBS Risk Breakdown Structure

Casamento Hiro e Tanaka

Festa

Cerimnia

Vesturio

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2.4.2.7.

Matriz de Probabilidade e Impacto

Os riscos so priorizados de acordo com suas possveis implicaes para o atendimento dos objetivos do projeto. Os riscos identificados sero qualificados na sua probabilidade de ocorrncia e impacto ou gravidade dos seus resultados.

Probabilidade dos Riscos Muito Alta 90% Alta 70% Mdia 50% Baixa 30% Muito Baixa 10%

Gravidade dos Riscos Muito Alta Alta Mdia Baixa Muito Baixa

2.4.2.7.1.

Matriz de Probabilidade de Impacto

Utilizaremos a matriz que segue para a priorizao dos registros de risco.

Categoria

Risco

Probabilidade

Gravidade

Resposta

Custo

Com o tempo
[Agrava, atenua, etc.] [Agrava, atenua, etc.] [Agrava, atenua, etc.]

[WBS]

[Risco identificado]

[Valor qualitativo da probabilidade]

[Valor qualitativo da gravidade] [Valor qualitativo da gravidade] [Valor qualitativo da gravidade]

[Resposa prevista]

[Custo]

[WBS]

[Risco identificado]

[Valor qualitativo da probabilidade]

[Resposa prevista]

[Custo]

[WBS]

[Risco identificado]

[Valor qualitativo da probabilidade]

[Resposa prevista]

[Custo]

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2.5. Plano de Gerenciamento de Qualidade

Casamento Hiro e Tanaka

PLANO DE GERENCIAMENTO DE QUALIDADE

Preparado por Aprovado por

Ahnis Fraga Membro do Time Juliana Barbosa Gerente do Projeto

Verso Final 23/12/2010

2.5.1. Objetivo

Este documento ser principal referncia para Gesto da Qualidade do Projeto Casamento Hiro e Tanaka. Atravs deste documento sero asseguradas e definidas as atividades de garantia e de controle da qualidade. Tratar dos processos requeridos para garantir que o projeto vai satisfazer as necessidades pelas quais ele foi feito.

Este documento destina-se a/aos: Gerente de projeto e sua equipe; Procedimentos para cumprir cada atividade relacionada s etapas do projeto ver EAP no Plano de Gerenciamento; Atribuir aos responsveis para execuo de cada etapa os itens que definiro se atividade est de acordo com a poltica de qualidade; Estabelece que quaisquer alteraes que demandem alterao no custo, prazo ou escopo sero discutidas entre clientes e GP e documentadas em relatrio de alterao da etapa; Quaisquer no conformidades detectadas num procedimento que altere custo e tempo sero relacionadas em relatrio de no conformidade; Relatrios de no conformidade sero discutidos pelas partes envolvidas, incluindo fornecedores, quando houver;

2.5.2.Campo de Aplicao Este documento aplica-se durante todas as etapas do projeto que vai da contratao, em 24/10/2010, at o dia da lua de mel, dia 12/11/2011. Termina uma semana aps o retorno dos noivos, pois itens da viagem sero avaliados.

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2.5.3. Controle de Utilizao

Este plano ser utilizado durante todo o ciclo de vida do projeto e deve garantir que: Nenhum outro plano de qualidade ou nenhuma norma ou regra que entre em

contradio com este plano, seja utilizada; Que os controles de qualidade se efetue primeiro, em relao a este documento,

e a partir deste, com outros planos especficos; Qualquer modificao necessria dever seguir as regras definidas para

alterao, definidas neste documento; Deve ser respeitado o fluxo de alterao do documento de qualidade, descrito no

item relativo a processos;

2.5.4. Obrigaes e Responsabilidades

Gerente do Projeto Deve entender os princpios da gesto da qualidade; Deve ser sensvel aos requisitos do cliente; Deve estabelecer padres para avaliao do progresso do projeto; Focar na preveno ao invs da correo; Medir a qualidade em termos financeiros: o custo da qualidade;

Membros da Equipe do Projeto Devem entender o trabalho a ser executado; Devem ter o conhecimento, dons e habilidades necessrios; Devem estar motivados; Devem entender as razes para executar o trabalho da forma prescrita; Devem receber as ferramentas necessrias; Devem receber o treinamento necessrio;

2.5.5. Procedimentos e Processos

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2.5.5.1.

Alterao de Requisitos

Durante o projeto poder surgir a necessidade de alguma alterao nos requisitos definidos e acordados. Estas alteraes podem ocorrer por solicitao dos principais Stakeholders (Cliente, Gerente de Projeto etc.). Qualquer alterao de requisitos dever ser tratada por procedimento definido no plano de gerenciamento de escopo, no item relativo Gerncia de Mudanas.

2.5.5.2.

Garantia de Qualidade

Processo que determina os requisitos para contratao dos fornecedores para assegurar que o que foi contratado est de acordo com o que o cliente realmente deseja.

2.5.5.3.

Processo de Aceite Entrega

Cada etapa cumprida ser registrada e os pais dos noivos bem como os noivos iro verificar se atividade est em conformidade com o que foi descrito e executado. A correo de pendncias ter apenas um ciclo para evitar que o fluxo fique sempre em aberto. E, caso o cliente aponte quaisquer no conformidades, ao final do ciclo, deve ser registrado no documento para que gerente de projeto possa reavaliar. Ao final da primeira correo, caso no tenha alguma pendncia, ser resolvida via reunio entre os envolvidos. A(s) pendncia(s) dever(ao) ser encerrada(s) em de acordo com o que GP determine no documento de Aceite e entrega no campo Data Entrega.

2.5.5.4.

Controles Peridicos

Os Controles Peridicos do projeto sero realizados pelo Gerente de Projeto e consiste na verificao de cronogramas, grficos de andamento das atividades, gesto de alerta, dificuldades tcnicas imprevistas, solicitaes de alterao de requisitos e riscos levantados.

2.5.5.5.

Revises de Qualidade

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Os objetivos de uma reviso de qualidade so: verificar se esto sendo aplicadas as orientaes estipuladas neste plano, se as metas e objetivos do projeto esto sendo cumpridos, se o cronograma est sendo cumprido e se os produtos e servios esto sendo entregues conforme estipulado. Uma reviso serve como medida de controle sobre todas as atividades do projeto. A reviso no segue uma data de calendrio para a sua realizao, mas sim em funo dos eventos. Devero ser realizadas revises ao fim de cada uma das principais etapas do projeto.

O Grfico a seguir estabelece quando as revises devero ser executadas:

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2.6. Plano de Gerenciamento de Recursos Humanos

Casamento Hiro e Tanaka

PLANO DE GERENCIAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

Preparado por Aprovado por

Srgio Almeida Membro do Time Juliana Barbosa Gerente do Projeto

Verso Final 23/12/2010

2.6.1. Organograma do Projeto

Gereciamento Aquisies Tratar dos processos requeridos para adquirir bens e servios de fora da organizao dona do projeto. Consiste em: 1. 2. 3. 4. 5. Planejamento das aquisies (casa, mveis, utenslios, vestido) ; Planejamento das solicitaes (o que e quantos sero necessrios) ; Seleo dos fornecedores (buffet, lojas, doceiras, casas de festa, imobilirias) ; Administrao do Contrato; Encerramento do Contrato;

Gerenciamento de Recursos Humanos Tratar dos processos requeridos para fazer o uso mais efetivo das pessoas envolvidas no projeto. Consiste em: 1. 2. 3. Planejamento organizacional; Aquisio de equipe (staff, cerimonial, gestores de eventos) ; Desenvolvimento de equipe;

Gerenciamento de Integrao Tratar dos processos requeridos para certificar-se que os vrios elementos do projeto esto propriamente coordenados. Consiste em:

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1. 2. 3.

Desenvolvimento do plano do projeto; Execuo do plano do projeto; Controle integrado de alteraes;

Gerenciamento de Escopo Tratar dos processos requeridos para garantir que o projeto inclui todo o trabalho requerido (requisitos), e somente o trabalho requerido, para completar o processo com sucesso. Consiste em: 1. 2. 3. 4. Iniciao (Noivado, avisar as famlia); Definio do escopo; Verificao de escopo; Controle de alteraes de escopo;

Gerenciamento de Tempo Tratar dos processos requeridos para garantir que o projeto seja completado dentro do prazo. Consiste em: 1. 2. 3. 4. 5. Definio de atividades; Sequenciamento de atividades; Estimativa de durao das atividades; Desenvolvimento de cronograma; Controle de cronograma;

Gerenciamento de Custo Tratar dos processos requeridos para que o projeto seja completado dentro do oramento aprovado. Consiste em: 1. 2. 3. 4. Planejamento de recursos ( fornecedores); Estimativa de custos; Oramento de custos; Controle de custos;

Gerenciamento de Qualidade Tratar dos processos requeridos para garantir que o projeto vai satisfazer as necessidades pelas quais ele foi feito. Consiste em: 1. 2. 3 Planejamento de qualidade; Garantia de qualidade; Controle de qualidade;

Gerenciamento de Comunicao Tratar dos processos requeridos para garantir rpida e adequada gerao, coleo, disseminao, armazenamento e disposio final das informaes do projeto. Consiste em: 1. Planejamento de comunicaes; 2. Distribuio de informaes;

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Gerenciameno de Riscos Tratar dos processos relacionados a identificar, analisar e responder aos riscos do projeto. Consiste em: 1. 2. 3. 4. Planejamento do gerenciamento de riscos; Identificao de riscos; Anlise quantitativa de riscos; Monitoramento e controle dos riscos;

2.6.2. Diretrio do time do projeto (Team Directory)

Nome

rea Gerente do Projeto

e-mail ju@gmail.com

Telefone

Juliana Barbosa

21 8888-8888

Pai do Tanaka e Me da Hiro

Tanaka@gmail.com Patrocinadores /hiro@gmail.com 21 9999-9999

2.6.3. Matriz de Responsabilidades

Planos Casamento (Festa e Cerimnia)

I N Nome rea n c i o 1 Juliana Barbosa

Finalizao

Qualidade 26

Escopo

Tempo

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Custo

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Gerente Pai do 2 Tanaka Patrocinador

Me da Hiro Patrocinador

Hiro e Tanaka

Membros Equipe

Fornecedores

Membros Equipe R R R R R R R

* RACI R = Reporta-se / A = Responsvel / C = Consultado / I = Informado

2.6.4. Treinamento

Antes de se casar os noivos precisam fazer o curso de noivos. S aps terminarem esse curso e terem o certificado em mos que eles podem definitivamente casar.

2.6.5. Avaliao de resultados do time do projeto

A avaliao do desempenho do Gerente de projeto ser feita pelo cronograma , planilha de custos e entregas dos fornecedores. Alm destes, sero observados: Feedback dos noivos frente as entregas;

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Cumprimento do prazo determinado nas atividades direcionadas; Cumprimento direcionadas; do oramento determinado para as atividades

2.6.6. Freqncia de avaliao consolidada dos resultados do time

A cada etapa do projeto concluda ser realizada uma avaliao sobre os resultados obtidos pelo time do projeto. Os resultados sero apresentados ao time responsvel, gerente do projeto, pelas etapas discutidas em reunies, as quais sero registradas no documento de controle de qualidade.

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2.7. Plano de Gerenciamento de Comunicaes


Casamento Hiro e Tanaka

PLANO DE GERENCIAMENTO DE COMUNICAES

Preparado por Aprovado por

Srgio Almeida Membro do Time Juliana Barbosa Gerente do Projeto

Verso Final 23/12/2010

2.7.1. Descrio dos Processos de Gerenciamento de Comunicaes


O gerenciamento de comunicaes do projeto ser feito por e E-mail, Twitter e Blog. Os mesmos sero considerados documentos do projeto; O andamento do projeto estar disponvel http://casamentohiroetanaka.com e @hiroetanaka no Twitter; no site / blog:

As solicitaes de mudana devem ser formalizadas por e-mail, ou por escrito, e aprovadas pelo gerente de projetos;

2.7.2.

Eventos de Comunicao

O projeto ter os seguintes eventos de comunicao: 1. Reunio inicial a. Objetivo Discutir os objetivos do projeto, definir as entregas do projeto e colher informaes para definio de prazos, custos e outros envolvidos. b. Responsvel Juliana Barbosa. c. Envolvidos Clientes (Noivos), patrocinadores (pais) e equipe do projeto. d. Data e hora 20/12/2010 s 19 horas. e. Durao 2 horas. f. Local Hotel Windsor Barra da Tijuca, sala de reunies 3.

2. Avaliao do plano de gerenciamento de projeto

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a. Objetivo Avaliar o andamento do projeto. Fazer as atualizaes de cronograma e de custos, se necessrias, assim como as atualizaes das mudanas. Gerar relatrio de lies aprendidas. b. Metodologia Reunies convencionais com o time. c. Responsvel Juliana Barbosa, gerenciamento de comunicaes. responsvel pelo plano de

d. Envolvidos Noivos, patrocinadores e equipe de projeto (Juliana, Roberta, Ahnis, Vinicius e Srgio). e. Freqncia Sob demanda. f. Durao 1 hora, a partir das 18hs.

g. Local Sede da Iara Noivas.

3. Reunio com Stakeholders no projeto a. Objetivo Discutir o projeto e buscar apoio financeiro. b. Envolvidos Patrocinadores e equipe de projeto. c. Freqncia Sob demanda.

d. Local No definido.

4. Reunio de encerramento de projeto a. Objetivo Verificar se os objetivos foram alcanados e gerar documento de lies aprendidas. b. Metodologia Reunio. c. Responsvel Juliana Barbosa, gerente de projetos

d. Envolvidos Todos os integrantes do time. e. Data e Horrio A definir em Dezembro. f. Durao 2 horas.

g. Local Sede da empresa dia da noiva.

2.7.3.

Blog e Twitter

Conter informaes do projeto e da equipe, bem como os documentos gerados. O andamento do projeto tambm ser registrado nessa mdia.

2.7.4.

Administrao do plano de gerenciamento das comunicaes 2.7.4.1. Responsvel pelo plano

Sergio Almeida: Gerente de Comunicaes, ser responsvel direto pelo plano de gerenciamento de comunicaes e atualizaes, via Twitter.

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Juliana Barbosa: Gerente de Projetos, ser suplente do responsvel direto pelo plano de gerenciamento de comunicaes.

2.7.4.2. Freqncia de Atualizao do Plano de Gerenciamento de Comunicaes


Ser atualizado em toda reunio de avaliao de plano de projeto e sob demanda caso haja algum evento extraordinrio.

Informaes que precisam ser distribudas Performance da Equipe Cronograma Status Progresso Agenda de Reunies Problemas

Quem?

Tipos?

Como? E-mail E-mail E-mail e Twitter Twitter E-mail Reunio E-mail, Blog e Twitter

Freqncia 30 dias 15 dias 15 dias 15 dias Sob demanda Sob demanda

Gerente de Projetos Progress Report Gerente de Projetos Patrocinadores Noivos Gerente de Projetos Gerente de Projetos Equipe Patrocinadores Noivos Status Report Status Report Progress Report Status Report Status Report

Sucessos

Variance Report

30 dias

Atualizaes no Plano do Projeto

Gerente de Projetos Noivos Variance Report Patrocinadores

Reunio

Sob demanda

2.7.4.3.

Atas de reunio

As atas de reunio apresentaro os pontos levantados e prximos passos a serem seguidos pela equipe.

APROVAES
Juliana Barbosa Gerente de Projeto Data: 23/12/2010

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2.8. Plano de Gerenciamento de Aquisies

Casamento Hiro e Tanaka

PLANO DE GERENCIAMENTO DE AQUISIES

Preparado por Aprovado por

Ahnis Fraga Membro do Time Juliana Barbosa Gerente do Projeto

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2.8.1. Objetivo
Este documento ser principal referncia para Gesto de Contratos e Aquisies do Projeto Casamento Hiro e Tanaka. Tratar dos processos requeridos para adquirir bens e servios de fora da organizao gestora do projeto. Consiste em:

Planejamento das Aquisies; Planejamento das Solicitaes; Seleo dos Fornecedores; Administrao do Contrato; Encerramento do contrato;

2.8.2. Campo de Aplicao


Este documento aplica-se durante todas as etapas do projeto que vai da contratao, em 24/10/2010, at o dia da lua de mel, dia 12/11/2011. Termina uma semana aps o retorno dos noivos, pois alguns contratos encerrados necessitam da presena dos noivos.

2.8.3. Controle de Utilizao

Este plano ser utilizado durante todo o ciclo de vida do projeto e deve garantir que:

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Todos os itens contratados tero contrato devidamente assinado, validade, responsvel pelo contrato definido bem como substituto que possa responder pelo item contratado em sua ausncia; Moveis e utenslios que precisarem de garantia (cheque calo), sero relacionados na lista de controle de aquisio para garantir prestao de contas final e reaver garantia ao final do projeto; O que foi contratado foi entregue quantidade e valores; Fornecedores passaram por todo o processo de aquisio definido nos RFI (Request for Information) e RFP (Request for Proposal); Contrato passara pelas etapas de analise, avaliao, assinatura, administrao e encerramento e estaro listados no Formulrio de acompanhamento de Contrato Anexo I.

Obrigaes e Responsabilidades
Gerente do Projeto Avaliar os contratos apresentados para apresentar ao cliente Informar ao cliente os custos totais no caso de moveis e utenslios que dependem de garantia (cheque calo) No caso de aquisies que dependam de provas como vestidos, doces, bolo etc, ser responsvel por anexar formulrio de prova Anexo I apresentado pelos noivos e pais para assinar contrato;

Stakeholders e Sponsors

Assinar contratos que dependam de garantia sempre GP presente; Avaliar todos os itens de contratos antes da assinatura; Preencher formulrio de Prova de Produtos sempre que necessrio; Devem entender todos os itens do contrato especialmente as clausulas de obrigaes e encerramento.

2.8.4. Procedimentos e Processos 2.8.4.1. Planejamento das Aquisies

Garantir que cada etapa e os subitens da EAP tero os elementos necessrios para realizao.

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2.8.4.2.

Planejamento de Solicitao

Saber o que ser contratado e quantos sero necessrios. No caso de colaboradores que no sejam pessoa jurdica, observar requisitos para contratao do servio.

2.8.4.3.

Processo de Seleo de Fornecedores

O projeto conta com RFI (Request for Information) para contratao dos principais servios e produtos e deve ser seguido rigorosamente. Tais requisitos garantiro escolha adequada do fornecedor. Fornecedores como doceira, buffet e quaisquer outros que dependam de prova previa tero ficha de avaliao preenchida pelos clientes Formulrio de Prova de Produto Anexo I.

2.8.4.4.

Administrao do Contrato

Todos os contratos sero listados em documento contendo as seguintes informaes: dados do fornecedor, dados do responsvel pelo contrato, data de assinatura, nome do cliente que assinou, valor da garantia quando houver , forma de pagamento da garantia quando houver , data de encerramento.

2.8.4.5.

Encerramento do contrato

Todos os contratos listados sero encerrados na data de encerramento definida. Observar que alguns podem terminar antes da data de encerramento do projeto.

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Anexo I Formulrio de Acompanhamento de Contrato


N Contrato / Ordem de Servio: Data Inicial Data Final Responsvel (Nome, tel email) Valor Orado (R$) Valor Real (R$) Garantia? Sim* / No (* Valor)

Nome: Tel.: Email: Nome: Tel.: Email: Nome: Tel.: Email:

Formulrio de Prova de Produto


Dados Fornecedor Item Nota Gustativa (0-10) Razo Social: CNPJ: Contato: Razo Social: CNPJ: Contato: Razo Social: CNPJ: Contato: Nome: Data: Nome: Data: Nota Visual (0-10) Nota Olfativa (0-10) Nome: Data: Avaliador Nota Total (Gustativa+Visual+Olfativa)

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3. Documentos Auxiliares
3.1. Declarao de Escopo do Projeto
Cerimnia para 300 pessoas; Buffet iniciando os servios impreterivelmente no horrio previsto; Dentro do oramento de R$100.000,00 , incluindo lua de mel; Lua de mel: Fernando de Noronha por 5 dias;

o o o o

3.2. Estrutura Analtica do Projeto EAP

A EAP foi dividida em trs partes, conforme figuras abaixo.

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3.3. Dicionrio EAP

Identificao da EAP

Pacote de Trabalho

Descrio do Pacote Descreve o objetivo do projeto de forma detalhada. Define as datas previstas e as precedncias para cada atividade. Documento que contem o planejamento dos recursos (pessoas, equipamentos, matrias) e as estimativas de custos associadas.

Critrio de Aceitao

1.1

Escopo

Foi revisada pela equipe de planejamento do projeto. Foi revisada pela equipe de planejamento do projeto. Estar dentro das datas exigidas pelos noivos. Todos os itens de custo orado. Bases de estimativas fundamentadas. Revisada pela equipe de planejamento do projeto.

1.2

Cronograma

1.3

Oramento

2.1 Lista de Convidados Documento que contem o nome, endereo e telefone de todos os convidados.

Estar dentro do limite de convidados especificado no escopo. Revisada pelos noivos.

2.2

Definir Padrinhos

Documento que contem o nome, endereo e telefone dos padrinhos e madrinhas escolhidos. Ir s lojas escolhidas e fazer a lista de presentes para a compra online pelos convidados.

Foi revisada pela equipe de planejamento do projeto.

2.3

Preparar lista de presentes

Foi revisada pela equipe de planejamento do projeto.

2.4

Preparar Convites

Escolher o modelo do convite e mandar fazer na grfica escolhida. Enviar ou entregar pessoalmente os convites aos convidados e

Estar dentro do oramento preparado para os convites. Foi revisada pela equipe de planejamento do projeto.

2.5

Enviar Convites

Confirmao do envio pelos noivos.

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padrinhos. 2.6 RSVP Confirmar a presena dos convidados. Definir a igreja para a realizao da cerimnia. Ter a confirmao da presena ou no de todos os convidados. Ter a confirmao do agendamento e contrato assinado com a igreja para a data escolhida. Ter a confirmao do agendamento e contrato assinado com o local da recepo para a data escolhida. Mapa construdo e revisado pela equipe de projetos.

3.1

Escolher Igreja

3.2

Selecionar o local para a recepo Providenciar os mapas para a festa Selecionar meio para chegar igreja Selecionar meio para chegar festa Selecionar o meio para ir para o Hotel Assessoria

Definir o local para a realizao recepo

3.3

Construir um mapa da igreja e recepo para anexar aos convites. Definir e contratar caso necessrio o carro para a chegada a igreja. Definir e contratar caso necessrio o carro para a chegada festa. Definir e contratar caso necessrio o carro para a chegada ao Hotel. Contratar assessoria para o dia do casamento. Contratar empresa especializada em decorao para a igreja e a recepo. Definir menu junto ao Buffet . Analisar as necessidades especiais para o menu (alternativo, saladas). Mandar fazer credencias para a equipe.

4.1

Meio de Transporte definido e contrato com o locador.

4.2

Meio de Transporte definido e contrato com o locador.

4.3

Meio de Transporte definido e contrato com o locador. Contrato assinado com o assessor para o dia do casamento. Contrato assinado com a empresa de decorao. Documento emitido pelo Buffet com o menu escolhido pelos noivos Documento emitido pelo Buffet com o menu especial escolhido pelos noivos Credenciam prontas e aprovadas pelas equipes.

5.1

5.2

Decorao

9.1

Definir menu Verificar necessidades especiais Fazer Identificao/C redencial

9.2

9.3

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10.1

Definir msica

Definir quais msica iro tocar na igreja e festa.

DVD gravado com as msicas. DVD revisado pela equipe de projeto. Contrato assinado com a banda. Foi revisada pela equipe de planejamento do projeto.

10.2

Show

Contratao de uma banda de msica ao vivo. Criar plano B, caso no consiga contratar a banda. Alugar terno. Gravar aliana com a data do casamento.

10.3

PlanoB(caso o show no ocorra) Selecionar Terno Gravar aliana

11.1.1

Contrato assinado com a alfaiataria. Alianas gravadas. Provas do vestido realizadas. Contrato assinado com a loja. Contrato assinado com o salo. Contrato assinado com o salo. Reserva feita com o hotel/motel Local revisado pela equipe de projeto. Documento com roteiro .

11.1.2

11.2.1

Selecionar Vestido

Alugar/Comprar vestido.

11.2.2 11.2.3 12.1

Cabelo Maquiagem Escolher hotel/motel Selecionar local Definir roteiro Comprar passagens Reservar hotel

Contratar Dia da Noiva. Contratar Dia da Noiva. Escolher hotel/motel para a noite de npcias. Selecionar local para passar a lua de Mel. Definir quais locais sero visitados na viagem. Comprar passagens Reservar o hotel para a viagem.

13.1

13.2

13.3

Passagens compradas. Hotel reservado. Pagamento do sinal para o hotel.

13.4

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3.4. Verificao e Aceite das Entregas do Projeto


Projeto tem como patrocinadores as famlias dos noivos que acompanharo cada etapa. Apenas aps verificarem e darem aceite formal documento de entrega de etapas que esta ser efetivamente finalizada para incio de nova ou encerramento da atividade pertinente.

3.5. Procedimento de Gerncia de Mudanas

Quaisquer alteraes nos itens acima definidos passaro pelo seguinte processo:

Se for uma necessidade detectada pelo GP, informar em documento de alterao:

1. Item e alterao proposta 2. Impactos no oramento 3. Impactos no cronograma

Se for uma solicitao dos clientes, o GP formalizar indicando itens acima descritos e clientes assinaro documento concordando com os termos apresentados.

Todas as alteraes sero descritas no documento de controle de Alterao.

3.6. Estimativas de Recursos e Oramento

Desenvolvemos uma aproximao (estimativa) dos custos dos recursos necessrios para a realizao do projeto casamento Hiro e Tanaka. Utilizamos a estimativa Bottom-up, onde somamos de baixo para cima para estimar os recursos do projeto, escolhemos esse modelo de estimativa devido a complexidade e tamanho do pacote de trabalho. Conforme verificamos na EAP abaixo, o custo total do projeto ser de R$100.000,00, com a reserva de contingncia de R$20.000,00 e a reserva de gerenciamento de R$5.000,00 o que gera o oramento de R$125.000,00 para o projeto casamento Hiro e Tanaka. As estimativas dos pacotes de trabalho foram baseadas em pesquisas com os fornecedores, onde foi informada a data que ocorreria o projeto para que os fornecedores j repassassem o preo para a data solicitada, evitando assim futuros estouros no oramento.

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EAP

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Oramento - agregao de custos e adio de reservas

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3.7. SWOT

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3.8. Cronograma 3.9. Anlise Quantitativa dos Riscos Identificados

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3.10.

Matriz com as Respostas aos Riscos

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