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Gerenciando Informações com Sistemas de Informações

Um SI combina TI com dados, procedimentos para processar dados e pessoas que coletam e usam os dados. Um departamento de RH pode ter um SI que rastreia empregados atuais e potenciais quanto ao histórico de trabalho e salários,

experiências de treinamento e avaliações de desempenho, e regularmente fornece relatórios aos seus gestores resumindo estes dados. A Microsoft por exemplo usa um SI de RH para armazenar informações sobre cada empregado, tais como número do seguro social, supervisor, data de admissão e situação no emprego, bem como para gerir processos, tais como inscrição em

benefícios, controle de férias e licença médica, folha de pagamento,

Além de usar tecnologias tais como computadores e

sistemas de gestão de BD, este sistema inclui dados sobre os empregados, sobre procedimentos – tais como quando e como implementar revisões de desempenho – e sobre pessoas – tais como os profissionais de RH que coletam, analisam e disseminam as informações.

As organizações e seus empregados usam uma variedade de sistemas para ajudar a gerir as informações. Os gestores

podem usar sistemas computadorizados para manter informações sobre desempenho de empregados, preferências de clientes e tendências da indústria

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

Diferenciamos os SI de acordo com o propósito de seu uso: automação, processamento das transações e suporte à

gestão.

Os sistemas de automação usam TI para desempenhar tarefas ou torná-las mais fáceis ou menos intensivas à mão de

obra. Embora os sistemas de automação possam usar ou coletar informações, este não é seu propósito primário. O sistema de chaves eletrônicas usado na rede hoteleira da Marriot International é um exemplo de sistema de automação. As chaves

eletrônicas são criadas no momento da identificação de cada cliente. Sua função é abrir portas, e elas simplesmente tomam o lugar das chaves físicas que executam a mesma função. Um outro exemplo de sistema de automação poderia ser o sistema de robótica que a indústria automobilística usa para montar automóveis. Esses sistemas tomam o lugar das pessoas que executam

as mesmas funções. Os sistemas de computação embutidos nos termostatos avançados controlam a temperatura conforme o dia

e a hora, e são também exemplos de sistemas de automação.

Os Sistemas de Processamento de Transações (SPT) processam e registram as transações de uma organização. Uma

transação é uma atividade de negócio, tal como comprar um produto, fazer um depósito bancário ou reservar uma passagem aérea. Processar uma transação inclui atividades tais como gravar, arquivar e recuperar registros ou preencher formulários de pedidos e cheques. SPT dão suporte a empregados de nível operacional no desempenho das funções rotineiras do negócio através do fornecimento de dados para responder perguntas do tipo:

De quem compramos o nosso papel para copiadoras?

Quantos envelopes compramos no último pedido?

O cliente X já pagou?

Nos hotéis da Marriot International, agentes de reservas usam SPT para reservar acomodações para os clientes. Gestores de limpeza e arrumação podem usar SPT para manter o acompanhamento de quais os quartos que precisam ser limpos. Funcionários da portaria usam SPT para registrar a entrada de clientes e indicar um quarto desocupado.

Os Sistemas de Suporte à Gestão (MSS) fornecem informações que os administradores necessitam para tomar

decisões e coordenar suas atividades. Muitas pessoas usam o termo “Sistemas de Informações Gerenciais (SIG ou MIS)” com

o significado de MSS, mas outras consideram um MIS como sendo qualquer tipo de SI, forneça ele ou não informações para a

gestão. Um gestor de RH da Marriot International pode usar um sistema de suporte à gestão para avaliar o desempenho de um

empregado antes de decidir conceder ou não um aumento. Um gestor de marketing pode usar um sistema de suporte à gestão para avaliar de maneira comparada a efetividade de futuras companhias.

Sistemas de suporte à gestão abrangem sistema de relatórios operacionais, sistemas de suporte à decisão ( SAD), groupware e sistemas de informações executivas. Sistemas de Relatórios Operacionais fornecem informações que gestores de nível operacional precisam para tomar decisões rotineiras. Eles organizam e resumem dados essenciais coletados por sistemas transacionais de apoio às operações. Os relatórios podem ser preparados periodicamente, a pedidos do gestor, ou quando for necessário.

Sistemas de Apoio à Decisão (SAD) assistem aos gestores na tomada de decisão não rotineira.Tipicamente os SADs incluem modelos que os gestores podem usar para avaliar o impacto de cada alternativa de solução para um problema e ajuda na escolha da melhor alternativa.

O Groupware suporta as atividades e grupos de gestores e outros trabalhadores. O groupware ajuda a trocar

informações, coordenar atividades e gerir o fluxo de trabalho. A Wundrman, uma empresa internacional de marketing com 80

escritórios em 40 países, usa groupware para coordenar projetos multipaíses, desenvolver propostas, compartilhar documentos e coordenar a agenda de trabalhos. A Wunderman também permite aos clientes participar nas atividades de groupware associadas com seus projetos e descobriu que a participação destes reduziu a necessidade de refazer partes de projetos e aumentou a satisfação dos clientes com os resultados.

Os Sistemas de Informações Executivas (SIE) fornecem as informações que executivos do alto escalão precisam para rapidamente identificar problemas, rastrear dados sobre tendências, comunicar-se com empregados e determinar objetivos estratégicos.

O ESCOPO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÕES

Os SI podem ser diferenciados por sua abrangência de uso. Os sistemas de informações individuais são dirigidos a uma só pessoa na organização.

Os sistemas de informações funcionais ou sistemas de informações departamentais atendem as necessidades de informação de funções individuais ou departamentais. São exemplos de tais sistemas os sistemas contábeis, os sistemas de gestão de vendas, os sistemas de entradas de pedidos, os sistemas de gestão de estoque. Sistemas funcionais podem ser independentes ou fazer parte de um sistema de informações empresariais mais abrangente.

A palavra empresarial (enterprise) significa uma cooperativa , corporação, associação, união ou qualquer grupo de indivíduos trabalhando juntos como uma organização. Sistemas de Informações Empresariais integram de forma completa as funções de uma empresa ou empreendimento e proporcionam um repositório único, abrangente, para as suas informações. Em termos de processamento de transações, por exemplo, quando um cliente envia um pedido de um produto, um sistema de informações empresariais pode fazer com que o produto seja retirado do estoque, faturado e embarcado para o cliente. Se necessário, ele pode disparar um processo para que o produto seja manufaturado para reposição, o que poderia também requerer a emissão de compra de suprimentos. Entradas na contabilidade seriam também efetuadas como conseqüência. Pelo fato de uma atividade em qualquer parte de uma empresa normalmente afetar outras partes encadeadas, as empresas usam sistemas de informações empresariais para coordenar todos os processos e atualizar toda a cadeia de efeitos. Em termos de suporte à gestão, os sistemas de informações empresariais incluem ferramentas para analisar dados de abrangência corporativa e avaliar o efeito geral das mudanças efetuadas em uma parte da empresa.

Os sistemas de informações interorganizacionais são aqueles que oferecem um ponto de interação comum e um repositório de informações comum a uma empresa, seus fornecedores, distribuidores e/ou transportadores.