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Tipos de estruturas organizacionais e sua relao com projetos

By Robson Ramos De acordo com o PMBOK temos, basicamente, trs tipos de estruturas organizacionais dentro de uma empresa: a funcional, a matricial e por projetos. A maioria das empresas adotam ainda o tipo mais antigo: a organizao funcional. A organizao funcional impe importantes dificuldades/obstculos no que se refere a conduo e a prtica do gerenciamento de projetos. Antes de falar destas dificuldades, vamos entender melhor o que cada uma destas estruturas: Organizao funcional

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Como mostra a figura acima, temos em uma estrutura funcional a diviso de reas dentro de uma empresa por especializao, ou seja, funcionrios que cuidam de pessoas estaro alocadas no setor de RH, outras que lidam com o faturamento e finanas estaro alocadas na rea do Financeiro e assim por diante. Vemos claramente que cada um dos funcionrios destas reas so subordinadas diretamente aos chefes destas respectivas reas. Organizao por projetos ou projetizada

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Na estrutura projetizada temos equipes que so reunidas por projeto. No temos aqui mais a idia de gerentes funcionais ou pessoas alocadas por especializao e sim pessoas alocadas por projeto e ao gerente responsvel para um determinado projeto. Estruturas matriciais ou mistas

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Como o prprio nome diz, a organizao matricial um meio-termo entre a organizao do tipo funcional e projetizada. Podemos dizer que o objetivo de estruturas deste tipo reunir o melhor dos dois mundos. Depois de uma rpida explicao de cada um dos tipos de organizao, voltamos a falar sobre as dificuldades em se gerenciar um projeto em organizao do tipo funcional. Conforme vimos, em uma estrutura deste tipo os recursos esto alocados na empresa de acordo com sua especializao. Como sabemos, um projeto geralmente uma atividade multidisciplinar, envolvendo diversos tipos de conhecimento como exigncia para a sua execuo. O problema em estruturas do tipos funcionais refere-se justamente nesta caracterstica multidisciplinar do projeto: como reunir recursos de diversas reas e gerencia-los com proficincia? Isto possvel em uma estrutura deste tipo? Em minha opinio, possvel sim. Porm no teremos a mesma eficcia de uma a empresa organizada de forma projetizada ou matricial. E porque no? Em estruturas funcionais a figura do gerente de projetos, o responsvel pelo projeto, tem pouca ou nenhuma autoridade sobre os recursos do projeto. Estes esto muito mais preocupados com os servios do dia-a-dia e das atribuies dadas pelo seu gerente funcional do que o reporte a um questionamento ou uma data cobrada pelo gerente de projeto, que normalmente possui o mesmo cargo hierrquico dos recursos. Desta forma, o gerenciamento muito mais difcil e exige do gerente de projeto bastante horas alocadas no gerenciamento dos recursos humanos do projeto comprometendo outras reas de conhecimento tambm importantes do projeto e consequentemente provocando, na maioria das vezes, o gerenciamento inadequado do projeto trazendo resultados desagradveis a este.

As cinco fases de Gerenciamento de Projetos segundo o PMBOK


Postado em 5 de maro, 2013 por Victor Lellis http://blog.lellis.info/2013/03/05/as-cinco-fases-de-gerenciamento-deprojetos-segundo-o-pmbok/ Aps realizar o concurso da ANP 2012 me deparei com um conceito que no conhecia: As cinco fases de Gerncia de Projetos segundo o PMBOK. Para entender precisamos de algumas definies explicadas abaixo. Gerenciamento de projetos (GP) uma rea de atuao e conhecimento que tem ganhado, nos ltimos anos, cada vez mais reconhecimento e importncia. Um dos principais difusores do gerenciamento de projetos e da profissionalizao do gerente de projetos o Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI - Project Management Institute ). Duas das principais iniciativas do PMI na difuso do conhecimento em gerenciamento de projetos so as certificaes profissionais em gerncia de projetos Project Management Professional (PMP) e Certified Associate in Project Management (CAPM) e a publicao de padres globais de gerenciamento de projetos, programas e portflio, sendo a mais popular delas o Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK - Project Management Body of Knowledge). O Guia PMBOK formaliza diversos conceitos em gerenciamento de projetos, como a prpria definio de projeto e do seu ciclo de vida. Tambm identifica na comunidade de gerenciamento de projetos um conjunto de conhecimentos amplamente reconhecido como boa prtica, aplicveis maioria dos projetos na maior parte do tempo. Estes conhecimentos esto categorizados em nove reas e os processos relacionados so organizados em cinco grupos ao longo do ciclo de vida do projeto. O gerenciamento de projetos a aplicao de conhecimentos, habilidades, ferramentas e tcnicas adequadas s atividades do projeto, a fim de atender aos seus requisitos. [PMI 2008, p. 6] Um processo um conjunto de aes e atividades interrelacionadas que so executadas para alcanar um objetivo. Cada processo caracterizado por suas entradas, as ferramentas e as tcnicas que podem ser aplicadas, e as sadas resultantes. [PMI 2008, p. 37] De acordo com o PMBOK, o gerenciamento de projetos tm 5 fases (ou grupo de processos): 1. Iniciao: Fase de identificao das necessidades, da viabilidade, oramentos e cronogramas, a equipe que ir trabalhar e a proposta. a fase onde se inicia oficialmente o projeto atravs do Termo de Abertura. 2. plano. 3. Execuo: Execuo dos planos do projeto, coordenao de pessoas e outros recursos para executar o plano. 4. Controle: Monitoramento, controle e modificaes. 5. Finalizao: Aceitao formal do projeto (com verificao de escopo) ou fase para a sua finalizao. Planejamento: Estudos e anlises,recursos e o detalhamento do

Os grupos de processos de gerenciamento de projetos tm grande correspondncia com o conceito do Ciclo PDCA (Plan Do Check Act): Planejar Fazer Verificar Agir (corrigir e melhorar). O grupo de Planejamento corresponde ao Planejar; Execuo, ao Fazer; e Monitoramento e controle englobam Verificar e Agir. E como a natureza dos projetos finita, o PMBOK ainda caracteriza os grupos de processos que iniciam (Iniciao) e finalizam (Encerramento) um projeto. Alm de conceituar os aspectos fundamentais do gerenciamento de projetos, de forma a promover um vocabulrio comum dentro dessa profisso, o Guia PMBOK documenta (define e descreve) processos de gerenciamento de projetos e os apresenta didaticamente, organizados em um captulo por rea de conhecimento. Em cada processo, so abordados suas entradas e sadas, suas caractersticas, bem como os artefatos, tcnicas e ferramentas envolvidas. Fontes: Caf com Empreendedor - Fases do Gerenciamento de Projeto PMBOK ogerente.com As Fases do Gerenciamento de Projetos Wikipedia Project Management Body of Knowledge Mrcio dvila PMBOK e Gerenciamento de Projetos Hermano Perrelli - Gerncia de Projetos O Modelo PMBOK (PDF) Paulo Eduardo Introduo ao Gerenciamento de Projetos Com o PMBoK Ebah Gesto de Projetos: Uma Abordagem do Guia PMBOK

Melhor prtica para Gesto de Projetos nas empresas


domingo, abril 25th, 2010

Ol colegas de classe, Voc saberia me dizer que prtica de gerenciamento de projetos que a sua empresa utiliza? Ou quais prticas que a sua empresa deveria estar utilizando mas ela no est? Para responder a estas perguntas, vamos primeiro decifrar a guerra entre tigres que o mercado nos oferece e quais prticas podemos adotar.

(Foto: Aditya Singh / Barcroft India / Getty Images) Se voc for digitar no buscador Ecosia a palavra gerenciamento de projetos descobrir que existem 2,900,000 citaes sobre o assunto. Porm, para facilitar, vamos comentar brevemente apenas 5: PMI, Scrum, Spider, IPMA e Prince2. PMI (Project Management Institute): a principal associao mundial de gerenciamento de projetos, sem fins lucrativos, fundada h mais de 40 anos em Atlanta, Gergia, USA. Possui mais de 500 mil membros em 185 pases. No Brasil, sua representao feita na forma de chapters distribudos em 13 estados brasileiros, dentre eles o mais importante localiza-se em So Paulo. Por ter sua prtica amplamente divulgada a mais indicada para grandes empresas que possuem projetos com sistemas complexos de gerenciamento. Sua eficcia melhor avaliada para projetos de longo prazo por se basear nos processos de iniciao, planejamento, execuo, controle e encerramento e em nove reas de conhecimento (Gerenciamento da Integrao do Projeto, do Escopo do Projeto, do Tempo do Projeto, dos Custos do Projeto, da Qualidade do projeto, dos Recursos Humanos do Projeto, da Comunicao do projeto, dos Riscos do Projeto e do Fornecimento de Bens e servios). Scrum : Utiliza a metodologia de gerenciamento, manuteno e desenvolvimento de softwares. Seu principal objetivo garantir maior flexibilidade e habilidade para tratamento de sistemas complexos e simples. Possui poucas fases (planejamento, sprints e encerramento) pois indicado para projetos de durao de at 4 semanas. Na fase Sprint, so utilizados ciclos de trabalhos de curto perodo (at 24 horas) e o objetivo garantir que os deliverablesou backlogs sejam entregues conforme designado, no importando como e por qual equipe ser realizada. Ao final do processo realizado o encerramento atravs de testes (integrao e sistemas), documentao e preparao de material de treinamento e marketing. voltado para empresas de tecnologia, software e que necessitam de implantao de

procesoss em curto prazo. Sua maior desvantagem a dificuldade na implantao de mudanas.

IPMA (International Project Management Association): Criada em Viena, Sua, em 1965 a mais aceita instituio do gnero na Europa. No Brasil representado pela ABGP (Associao Brasileira em Gerenciamento de Projetos). Assim como o PMI, uma instituio sem fins lucrativos e reconhecida no mundo inteiro e o nmero de certificaes e associados crece gradativamente a cada ano (em torno de 100 mil membros em 45 pases). O IPMA formece apenas uma certificao voltado para profissionais de gerenciamento de projetos baseado no programa de 4 nveis: Certified Projects Director, Certified Senior Project Manager, Certified Project Manager e Certified Project Management Associate. A base para o IPMA 4 nveis est relacionado com o ICB, IPMA Competence Baseline, que descreve as 46 competncias em gerenciamento de projetos. No Brasil, a ABGP publicou o manual RBC - Referencial Brasileiro de Competncias em GP que representa o corpo de conhecimento do PMI - PMBOK). Suas prticas so bem parecidas com a do PMI assim como suas indicaes (profissionais de grandes empresas que lidam com projetos de longo prazo e complexos). Spider: Criado por volta de 1992 na Rssia o Spider uma potente ferramenta para implementao de tecnologias em gerenciamento de projetos, onde o que implantado no somente o software mas sim o desenvolvimento organizacional, treinamentos e a transformao do sistema de coleta e processamento de informaes da empresa. Utiliza a prtica equivalente ao PMI e o IPMA, porm o Spider gerencia de uma s vez, atravs do software, todas as etapas que um projeto requer, ou seja, um sistema integrado de software desenhado e desenvolvido pela enorme prtica de gerenciamento de projetos. Seu foco tanto pequenos e simples projetos quanto grandes e complexos. Apesar de ter seus grandes clientes na Rssia, algumas empresas europias e at mesmo americanas utilizam a ferramenta para gerenciamento. No Brasil, representado por Spider Project Brasil.

Prince2 (Projects In Controlled Environments): uma metodologia baseada em processos para um gerenciamento de projetos eficaz. Seus fundadores foram a CCTA (Central Computer Telecommunications Agency of UK) em 1989 cujo nome foi modificado para OGC (Office of Government Commerce of UK). Prince foi originalmente baseado na metodologia PROMPT, um mtodo para gerenciamento de projetos criado por Simpact Systems LTD em 1975. Desde 2006 a metodologia sofreu uma reviso e foi relanada em 2009, porm sem modificar os seus princpios, mantendo o nome Prince2 para demonstrar esta posio. Prince2 define 40 atividades separadas e as organiza em 7 processos: Fazendo o Brief de um projeto, Iniciando um projeto, Planejamento, Controlando um estgio, Gerenciando um estgio, Dirigindo um projeto e Fechando um projeto. Cada processo interligado conforme mostra a figura abaixo. O Prince2 utiliza a maioria das tcnicas para gerenciamento de projetos mas especificamente segue 3 especficos: Product based planning (mtodo para identificar todos os entregveis que so contributivos para cumprir o objetivo do projeto), Change control technique (Processo utilizado para assegurar que as mudanas de um determinado produto ou servio sero controladas e coordenadas gerencialmente) e Quality Review technique (Tcnica para assegurar que a qualidade do produto ou servio esteja conforme planejado).

Resumidamente, comentamos sobre 5 diferentes metodologias, processos, tcnicas ou prticas normalmente utilizadas por grandes empresas para gerenciamento de projetos. Porm, a escolha da melhor prtica depender substancialmente das suas necessidades, dos seus prazos ou at mesmo do ramo de atividade da sua empresa. Para tal, antes de decidir qual a melhor prtica a adotar na sua empresa para gerenciar seus projetos, devemos considerar alguns pontos: 1. 2. 3. 4. 5. Qual o segmento da empresa? Os projetos esto alinhados com a estratgia de negcios da empresa? Existe alguma filosofia de melhores prticas na empresa? Existe apoio de IT (tcnicas e ferramentas)? Existe a cultura interna para utilizao de uma melhor prtica?

6. 7. os 2? 8. processos? 9.

Existe alguma filosofia em maturidade de processos e governana? Os projetos so simples e curtos, longos e complexos ou um mix entre Existe algum sistema de gesto empresarial para automao de A necessidade de implantao de uma melhor prtica urgente?

Na minha empresa, a melhor prtica a utilizar seria a do PMI por ser um pouco mais abrangente que as demais e ter um nvel de organizao maior. Porm, em alguns casos extremamente mais fcil utilizar o Scrum ou o Spider por existirem projetos que possuem prazos muito curtos e entregveis contnuos como por exemplo, o lanamento de novos servios e produtos no mercado. A utilizao de novas tcnicas tambm pode ser eficaz por ter a sua metodologia diversificada, como o caso do Prince2 e o IPMA. Portanto, faa um brainstorm sobre qual a melhor prtica de gerenciamento de projetos aplicvel sua empresa e comece a desenvolver voc mesmo a cultura de ser um profissional do ramo. Maiores informaes em: http://en.wikipedia.org/wiki/Timeline_of_project_management At a prxima, pessoal!