100

anexos

gestin econmica

coordinacin tcnica

110
111
anexos
gestin econmica
pliego de prescripciones tcnicas para la
contratacin del comisariado
pliego de prescripciones tcnicas para la
contratacin del diseo del montaje
pliego de prescripciones tcnicas para la
contratacin del montaje y desmontaje
pliego de prescripciones tcnicas para la
contratacin del seguro
pliego de prescripciones tcnicas para la
contratacin del embalaje y transporte
de los bienes culturales
pliego de prescripciones tcnicas para la
contratacin del diseo grfco del catlogo
pliego de prescripciones tcnicas para la
contratacin de la impresin del catlogo

112
pliego de prescripciones tcnicas para
la contratacin del comisariado
El comisariado es un contrato de consultora y asistencia. Si su importe lo permite,
se tramitar como un contrato menor, pero si esto no fuera posible y existiesen
motivos sufcientes que lo justifquen, podra tramitarse por procedimiento
negociado sin publicidad y sin concurrencia de ofertas, conforme al artculo
20b de la Ley de Contratos, y si no fuera as, por procedimiento negociado sin
publicidad y con concurrencia de ofertas, conforme al artculo 20h de la Ley
de Contratos. En el pliego de prescripciones tcnicas se enumerarn los trabajos
o funciones que debe realizar un comisario y que bsicamente sern:
Elaboracin del proyecto cientfco-cultural y defnicin de sus
caractersticas.
Seleccin y localizacin de los objetos a exponer.
Facilitar datos de contacto de los prestadores.
Identifcacin de objetos con fcha completa que permitan la solicitud de
las mismas.
Coordinacin del discurso expositivo con el diseador de montaje.
Aportacin de informacin complementaria a la exposicin: textos,
documentos, mapas, etc.
Colaboracin con el diseador y el coordinador en la supervisin del
montaje de la exposicin.
Redaccin de textos para material de comunicacin (protocolo, prensa...)
y difusin (material divulgativo complementario) de la exposicin.
Si se hace catlogo de la exposicin:
Coordinacin cientfca del catlogo.
Designacin de colaboradores cientfcos para elaboracin de textos y
fchas de catalogacin razonada.
Redaccin de textos para el catlogo.
Preparacin del borrador del texto institucional.
Supervisin de las pruebas de imprenta del catlogo.
Adems, incluir, si es necesario, aqullas otras que especfcamente pueda
necesitar una exposicin en concreto.

113
pliego de prescripciones tcnicas
para la contratacin del diseo del
montaje
El proyecto de diseo de la exposicin es un contrato de consultora y asistencia.
Si su importe lo permite, se tramitar como un contrato menor, pero si esto no
fuera posible, lo normal es que pueda tramitarse por procedimiento negociado
sin publicidad y con concurrencia de ofertas, conforme al artculo 20h de la
Ley de Contratos.
En el pliego de prescripciones tcnicas se enumerarn los trabajos o funciones
que debe realizar el diseador que, con carcter general sern:
Elaboracin de un proyecto tcnico de diseo del espacio expositivo que
incluir distribucin y ubicacin de los objetos, itinerario y circulacin de
visitantes.
Planos de superfcie y alzado de la sala.
Diseo de paneles, vitrinas, soportes u otro material complementario que
se requiera.
Delineacin de planos para su construccin.
Defnicin de materiales.
Propuesta de iluminacin.
Diseo de la grfca de la exposicin.
Aplicacin de la grfca a cartelas, rtulos, carteles, banderolas...
Direccin tcnica del montaje.
Recepcin del material para el levantamiento de paneles,
replanteamiento en sala, seguimiento de la construccin de paramentos
y de sus acabados.
Control y supervisin de todo el montaje y de la instalacin de los
objetos, en colaboracin con el comisario y el coordinador.
Como anexo a este Pliego, se facilitar:
un listado de objetos en el que se indique materia, tcnica y medidas,
el proyecto expositivo del comisario a fn de que el diseador conozca no
slo el contenido sino tambin el objetivo de la exposicin, de manera
que con su diseo contribuya a su realizacin.

114
pliego de prescripciones tcnicas
para la contratacin del montaje y
desmontaje de una exposicin
El montaje y desmontaje de una exposicin es habitualmente un contrato de
servicio, si bien en ciertas ocasiones, cuando el volumen de elementos a fabricar
es muy grande, puede considerarse un contrato de suministro de fabricacin.
Si por su importe no fuera posible tramitarlo por procedimiento negociado sin
publicidad y con concurrencia de ofertas, conforme al artculo 20h o 82i de
la Ley de Contratos, ser necesario convocar un concurso pblico.
Est condicionado por el proyecto que ha elaborado el diseador, y a l se tendr
que ajustar la empresa adjudicataria del contrato, adems de comprometerse
a trabajar bajo la direccin tcnica del diseador.
El trabajo variar mucho en funcin del proyecto de diseo y las condiciones
de la sala, pero en general se suelen tratar las siguientes partidas:
Trabajos de pintura, carpintera, electricidad y acondicionamiento de
sala con descripcin de materiales y calidades (levantamiento de muros,
enmoquetado de suelo, cegado de ventanas...)
Construccin de vitrinas (nmero, medidas, tipo de cristal, tipo de
iluminacin,...)
Soportes para piezas (nmero y tipo de soportes, calidades...)
Iluminacin. Incluye la instalacin necesaria y, segn el caso, material.
Instalacin de equipos audiovisuales.
Grfca. Se solicitar una revisin fnal de la grfca a partir de pautas
de diseo: banderolas, vinilos, cartelas..., y se pedir realizacin de
elementos indicando tipo de impresin, cantidad, material y dimensiones
de cada uno.
Puede haber un apartado de varios, para pequeas partidas, en el que se
incluirn:
las condiciones de entrega de la sala antes de la inauguracin y
despus de la clausura de la exposicin, as como
las condiciones de mantenimiento de la sala durante la celebracin de
la exposicin.
Se indicar si es necesaria la instalacin de alarmas en determinadas
obras.

11-
Se indicar nmero de objetos a instalar.
Montaje y desmontaje de todos los elementos indicados.
Instalacin de los objetos siguiendo el proyecto de diseo.
Plazo de realizacin. Se indican los plazos que se darn para la
realizacin del montaje y desmontaje en sala, los cuales tendrn que ser
tenidos en cuenta para la elaboracin de un calendario de trabajo por
parte de las empresas licitantes.
Realizacin de un reportaje fotogrfco de las diferentes fases del
montaje e instalacin defnitiva.
Como anexo al pliego se entregarn:
Los planos necesarios para llevar a cabo la construccin de los elementos
expositivos y el montaje de los mismos.
11b
pliego de prescripciones tcnicas para
la contratacin del seguro
El seguro de una exposicin es un contrato de servicio. Dado que la valoracin de
las obras puede estar incluida dentro de un intervalo muy amplio, su tramitacin
puede realizarse si por su importe fuera posible, como un contrato menor, pero
puede ser necesaria su tramitacin por procedimiento negociado sin publicidad
y con concurrencia de ofertas, conforme al artculo 20h de la Ley de Contratos
e incluso ser necesaria la convocatoria de un concurso pblico. En el pliego
prescripciones tcnicas se enumerarn las condiciones y los datos de la pliza
a suscribir que, con carcter general sern:
Indicacin de quien ser el suscriptor de la pliza, que en nuestro caso
ser normalmente el rgano de contratacin, y quines sus benefciarios,
que sern siempre los prestadores.
Condiciones de la pliza.

Perodo de cobertura, que suele estar entre 0 y 5 das antes de la

inauguracin y despus de la clausura para que no haya ningn problema
en que la obra est asegurada durante su transporte, desde el momento
en que sale de su origen hasta su devolucin al mismo lugar.
Valor total de los objetos.
Lugar de origen y forma de transporte.
Condiciones de la sala donde se expondrn.
Como anexo al pliego se adjunta un listado de objetos en el que se incluyen
los siguientes datos:
Nmero de prestadores.
Ttulo, materia, tcnica y medidas de cada objeto (alto x ancho x
profundidad).
Valoracin econmica de cada uno de los objetos.
Si el objeto pertenece a un organismo pblico o privado (nunca los datos
concretos de propietario que solo se facilitan a la empresa adjudicataria
para la emisin de los correspondientes certifcados),
Lugar de recogida del objeto (pas y ciudad).

Ver apartado Suscripcin de pliza con compaa privada

117
pliego de prescripciones tcnicas
para la contratacin del embalaje y
transporte de los bienes culturales
El embalaje y transporte de una exposicin es un contrato de servicio. Si por su
importe no fuera posible tramitarlo por procedimiento negociado sin publicidad
y con concurrencia de ofertas, conforme al artculo 20h de la Ley de Contratos,
ser necesario convocar un concurso pblico. En el pliego prescripciones
tcnicas se enumerarn todos los trabajos necesarios para su realizacin que,
con carcter general sern:
Enumeracin de los lugares de procedencia de los objetos, pas y ciudad,
y nmero de prestadores en cada uno de ellos.
Tipos de embalajes requeridos en funcin de los objetos a transportar.
Condiciones requeridas para el transporte, por ejemplo terrestre (adems
de las condiciones que deben cumplir los camiones, puede indicarse si se
requiere o no transporte exclusivo).
El nmero de correos previstos, tanto nacionales como extranjeros, que
acompaarn a los objetos y que deben ser atendidos por la empresa
adjudicataria.
Plazo de realizacin. Se indican los plazos que se darn tanto para la
concentracin, incluyendo los das de desembalaje en sala, como para la
dispersin de objetos, incluyendo los das de embalaje en sala.
De ser necesario se solicitar el almacenamiento de todos los embalajes
por la empresa adjudicataria durante el periodo expositivo.
Como anexo al pliego se adjunta un listado de objetos en el que se incluyen
los siguientes datos:
Nmero de prestadores.
Ttulo, materia, tcnica y medidas de cada objeto (alto x ancho x
profundidad).
Se especifcar el peso o cualquier otra caracterstica en aquellos casos
en los que ese dato pueda ser un factor importante, tanto para la
realizacin del embalaje como para el propio transporte de la obra.
Si el objeto pertenece a un organismo pblico o privado.
Lugar de recogida del objeto (pas y ciudad, ya que la direccin solo se
facilita a la empresa adjudicataria).

118
pliego de prescripciones tcnicas para
la contratacin del diseo grfco del
catlogo
El proyecto de diseo del catlogo es un contrato de consultora y asistencia.
Si su importe lo permite, se tramitar como un contrato menor, pero si esto no
fuera posible, lo normal es que pueda tramitarse por procedimiento negociado
sin publicidad y con concurrencia de ofertas, conforme al artculo 20h de la
Ley de Contratos. En el pliego de prescripciones tcnicas se enumerarn los
trabajos o funciones que debe realizar el diseador grfco que, con carcter
general sern:
Elaboracin de un proyecto de diseo grfco y composicin del
catlogo, indicando si se quiere, las medidas del mismo.
Maquetacin de los textos y reproducciones fotogrfcas.
Entrega del trabajo en soporte digital para su envo a la imprenta.
Supervisin de las pruebas de fotomecnica.
Si se tiene prevista la realizacin de otro tipo de material impreso, como
puede ser trptico, es habitual incluir su diseo dentro de este contrato.
Como anexo a este pliego, se facilitar:
el proyecto expositivo del comisario.
el ndice de contenido del catlogo (artculos y fchas encargados).
la relacin de objetos e imgenes, a fn de que el diseador conozca no
slo el contenido sino tambin el objetivo de la exposicin, de manera
que con su diseo contribuya a su realizacin.

110
pliego de prescripciones tcnicas para
la contratacin de la impresin del
catlogo
La edicin del catlogo es un contrato de servicio. Si por su importe no
fuera posible tramitarlo por procedimiento negociado sin publicidad y con
concurrencia de ofertas, conforme al artculo 20h de la Ley de Contratos, sera
necesario convocar un concurso pblico. Est condicionado por el proyecto del
diseador y a el deber ajustarse la empresa adjudicataria. Los datos que debe
contener son los siguientes:
Caractersticas tcnicas:
Formato que se desea.
Nmero de pginas.
Tipo de papel a emplear.
Tipo de impresin.
Nmero y tamao de reproducciones que se incluirn: dibujos, planos
etc.
Tipo de encuadernacin.
Nmero de ejemplares.
Distribucin de la publicacin.
Como anexo al pliego se entrega la maqueta del diseo.

120
121
anexos
coordinacin tcnica
formulario de prstamo
cuestionario sobre condiciones tcnicas de
salas para exposicin temporal
informe de conservacin
modelo de archivado de una exposicin

122
123
formulario de prstamo
124
SE RUEGA DEVOLVER ESTE FORMULARIO DEBIDAMENTE FIRMADO
DIRECCIN GENERAL
DE BELLAS ARTES
Y BIENES CULTURALES
MINISTERIO
DE CULTURA
FORMULARIO DE PRSTAMO
EXPOSICIN:
SEDE:
FECHAS:
PRESTADOR:
DATOS PARA EL CATLOGO / GRFICA DE LA EXPOSICIN
Forma en que el prestador desea ser mencionado (coleccin particular, museo, fundacin ...):
DATOS PARA EL TRANSPORTE:
Lugar donde se recoge la pieza:
Lugar donde se devuelve:
Horario :
Persona de contacto:
Telfono: E-mail:
CORREO(persona designada por el prestador) S NO
Persona de contacto:
Telfono: E-mail:
MATERIAL FOTOGRFICO DISPONIBLE:
Transparencia Digital (alta resolucin)
CESIN TEMPORAL DE DERECHOS DE REPRODUCCIN (si procede)
Autorizo a la Subdireccin General de Promocin de las Bellas Artes a reproducir la/s obra/s
objeto del presente prstamo en el material de difusin de la exposicin temporal (publicaciones,
memoria anual, pgina web del Ministerio de Cultura, publicidad en medios de comunicacin...)
FECHA: PRESTADOR:
12-
.
SE RUEGA DEVOLVER ESTE FORMULARIO DEBIDAMENTE FIRMADO
EXPOSICIN:
SEDE:
FECHAS:
PRESTADOR:
N Inv./ Identif.:
OBJETO:
TTULO:
AUTOR:
FECHA:
FIRMAS / MARCAS:
MATERIA / TCNICA:
MEDIDAS: (indicar mts./cms./mms.) Alto Ancho Profundo
MEDIDAS PARA EMBALAJE Alto Ancho Profundo
(incluyendo otros elementos inseparables de la pieza marcos, pedestales-
En el caso de conjuntos indicar el nmero de piezas y medidas)
PESO (si procede por la materia y medidas):
DATOS PARA EL SEGURO: Valoracin en cifras:
en letras:
ESTADO DE CONSERVACIN:
Necesita tratamiento: * Objeto: SI NO * Otros elementos: SI NO
OBSERVACIONES
(conservacin, embalaje, transporte, accesos al edificio...)
Firma del prestador
12b
127
cuestionario sobre condiciones
tcnicas de salas para exposicin
temporal

128
.
PLAZA DEL REY 1
28004 MADRID
TEL: 91 70 17 000
(32530)
FAX: 91 7017382
DIRECCIN GENERAL DE BELLAS
ARTES Y BIENES CULTURALES
MINISTERIO
DE CULTURA
CUESTIONARIO SOBRE SALAS PARA EXPOSICIN
TEMPORAL
ORGANIZADOR:
TITULO EXPOSICIN:
FECHAS DE LA EXPOSICIN:
1. INFORMACIN GENERAL
Institucin a la que pertenece:
- Direccin:
C.P.-localidad: Provincia:
- Telfono: Fax:
- Pgina web:
- Director/a:
- Persona de contacto:
- Cargo:
- Titularidad:
Pblica: Estatal Autonmica Local Otras
Privada: Eclesistica Fundacin Particular Otras :
Lugar de la exposicin ( rellenar en caso de ser diferente del de la institucin )
- Direccin:
C.P.-localidad: Provincia:
- Telfono: Fax:
120
2
MINISTERIO
DE CULTURA
2. DESCRIPCIN DEL EDIFICIO Y DE SU SITUACIN EN EL ENTORNO
- Fecha de edificacin:
- Material de construccin:
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Paredes exteriores
Paredes interiores
Suelos
Techos
Estructura
- N de plantas:
- Es un edificio exento? SI NO
- Dispone de: Jardn Patio
- Dispone de Zona de Aparcamiento? Pblico Privado Nmero de plazas:
- El edificio se encuentra en una zona:
CNTRICA PERIFRICA AISLADA INDUSTRIAL AJARDINADA MARTIMA FLUVIAL

- Cundo se hizo la ltima reforma de envergadura?
Afect a la sala de exposicin temporal? SI NO
Estn previstas reformas futuras? SI NO
Coinciden con las fechas de la exposicin? SI NO
- Fecha de la ltima Inspeccin Tcnica de Edificios?
130
3
MINISTERIO
DE CULTURA
3. DESCRIPCIN DE LA SALA DE EXPOSICIONES TEMPORALES
- Dispone el edificio de una sala para exposiciones temporales? SI NO
En caso negativo:
Existe otro espacio habilitado al respecto?
Se utilizan las salas de la exposicin permanente? SI NO
- Dispone de una sala de almacenaje ( almacn de trnsito) que pueda ser utilizada por
necesidades de la exposicin temporal? SI NO
En caso positivo:
Metros cuadrados:
Metros lineales:
Altura :
Capacidad mxima de carga: (por m
2
)
Dispone de sala de preparacin y examen de las piezas adjunta? SI NO
- Qu tipo de accesos tiene la sala de exposiciones temporales?
Muelle de carga y descarga
Montacargas
Altura:
Anchura:
Capacidad mxima de carga:
Escalera
Altura:
Anchura:
Giro mximo:
- Dispone de personal cualificado para el movimiento de piezas? SI NO
- Dispone de restauradores de Bienes Culturales? SI NO
131
4
MINISTERIO
DE CULTURA
- Medidas de la sala de exposiciones temporales:
Metros cuadrados:
Metros lineales:
Altura de techo:
Capacidad de carga mxima: (por m
2
)
- Condicionamientos arquitectnicos:
Columnas Paramentos Otros:
- Existe panelacin en la sala? SI NO
- N de puertas: Altura mxima: Anchura mxima:
- N de ventanas: Altura mxima: Anchura mxima:
- Salidas de emergencia:
- Dispone de acceso directo desde la calle? SI NO
ACABADOS
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Paredes interiores
Suelos
Techos
4. CONDICIONES AMBIENTALES DE LA SALA DE EXPOSICIONES TEMPORALES
- Cada cunto tiempo se revisan las condiciones ambientales de la sala?
- Existe un sistema informatizado para efectuar tal medicin? SI NO
- Funcionan los sistemas de medicin y regulacin ambiental las 24 horas? SI NO
En caso negativo, funcionan: Da Noche Fines de semana
132
5
MINISTERIO
DE CULTURA
TEMPERATURA:
- Condiciones habituales de temperatura: Max Min
- Regulacin a travs de:
Climatizacin centralizada
Aparatos autnomos de aire acondicionado
Radiadores
Otros:
- Medicin a travs de:
Termmetros
Termgrafos
Termohidrgrafos
Sondas
Emisin de Ondas (Tipo Hanwell)
Otros:
HUMEDAD RELATIVA:
- Condiciones habituales de humedad relativa: Max Min
- Regulacin a travs de:
Humidificadores
Deshumidificadores
Climatizacin centralizada
- Medicin a travs de:
Higrgrafos
Higrmetros
Termohigrgrafos
Psicrmetros
Sondas
Emisin de ondas (Tipo Hanwell)
Otros:
CONDICIONES DE INTENSIDAD LUMNICA:
- Hay iluminacin natural en la sala? SI NO
- Regulacin de la intensidad lumnica natural travs de:
Persianas
Cortinas
Estores
Otros:
133
6
MINISTERIO
DE CULTURA
- Qu material se utiliza para filtrar la luz UV?
- Qu fuentes de iluminacin artificial se utilizan?
Incandescentes regulables no regulables
Fluorescentes regulables no regulables
Halgenos regulables no regulables
Fibra ptica regulables no regulables
Otros:
- Dispone la sala de rieles para focos? SI NO
- Existe algn tipo de regulacin centralizada de la intensidad lumnica? SI NO
- Medicin a travs de:
Luxmetro
Control informatizado
Ultravmetro
Emisin de ondas (Tipo Hanwell)
Otros
CONTROL DE AGENTES CONTAMINANTES
- Existe medicin permanente de agentes contaminantes?:
Gaseosos
Lquidos
Slidos
Biolgicos
Fumigaciones peridicas SI NO
Otros:
5. CONDICIONES DE SEGURIDAD DE LA SALA DE EXPOSICIONES TEMPORALES
- Dispone el edificio de Plan de Emergencia implantado? SI NO
- Se realizan simulacros anuales de evacuacin total del edificio? SI NO
- Cada cuanto tiempo se revisan todos los sistemas de seguridad?
- Dispone de sistemas deteccin punto a punto? SI NO
- Est centralizado el control de la seguridad mediante ordenador/consola? SI NO
- Dispone el edificio de megafona audible en todas sus dependencias? SI NO
134
7
MINISTERIO
DE CULTURA
- Tiene el edificio instalacin de circuito cerrado de televisin (CCTV)? SI NO
Interno Externo Perimetral
- Existe cmara acorazada? SI NO
PROTECCIN CONTRA INCENDIOS Y DAOS POR AGUA
- Dispone el edificio de extincin automtica de incendios? SI NO
En caso positivo indique el tipo de extincin automtica:
- Dispone de luminarias de emergencia? SI NO
- Dispone de seales indicadoras de vas de evacuacin y de extincin? SI NO
- Dentro de la sala de exposiciones temporales : Se ha utilizado material ignfugo en
el acabado de?:
Suelos
Techos
Paramentos
Puertas
Ventanas
- Para la deteccin de incendios dispone la sala de exposiciones temporales de:
Detectores
Pulsadores
Otros
- Para la extincin de incendios dispone la sala de exposiciones temporales de:
Extintores porttiles
Boca de incendio equipada
Columna seca
Extincin automtica
PROTECCIN CONTRA INTRUSIN / DAOS / ROBOS
- Qu elementos componen el sistema de seguridad electrnico?
Detectores de presin SI NO
Detectores de desplazamiento SI NO
Detectores de rotura SI NO
Detectores de movimiento SI NO
Detectores de vibracin SI NO
Detectores autosoportados SI NO
13-
8
MINISTERIO
DE CULTURA
VIGILANCIA HUMANA
VIGILANTES DE SALA PERSONAL DE SEGURIDAD
N TOTAL EN EL EDIFICIO
DURANTE EL HORARIO DE
VISITA A LA EXPOSICIN
DURANTE LAS HORAS DE CIERRE
DURANTE LA NOCHE
- Horario protegido mediante vigilancia humana:
- Se realizan controles diarios de los bienes expuestos? SI NO
- Existe control de escner de rayos X en las puertas de acceso al edificio? SI NO
- Existe arco de seguridad? SI NO
6. PBLICO
- Accesibilidad y movilidad para visitantes::
Ascensores
Rampas
Otros:
- Horarios de visita a la exposicin temporal:
- Dispone la sala de exposiciones temporales de aseos para el pblico? SI NO
- Aforo mximo de visitantes:
- Existe control del n de visitantes? SI NO
- Dispone de Departamento de Difusin? SI NO
- Se podran realizan otras actividades en la sala durante el periodo expositivo
(conciertos, recepciones...)? SI NO
- Servicios adicionales a disposicin del pblico y restricciones:
SERVICIOS:
GUAS AUDIOGUAS NUEVAS
TECNOLOGAS
CAFETERA RESTAURANTE LIBRERA TIENDA SALN DE
ACTOS

RESTRICCIONES:
COMER BEBER FUMAR HACER FOTOS FILMAR

Fecha:
Nombre y Cargo:
Firma:
13b
9
MINISTERIO
DE CULTURA
ROGAMOS SE ADJUNTEN A ESTE CUESTIONARIO:
- PLANO DE LA SALA DE EXPOSICIONES
- PLANO GENERAL DEL EDIFICIO EN EL QUE SE ENCUENTRA
- PLANO DE LA SITUACIN DEL EDIFICIO EN EL ENTORNO URBANSTICO
- FOTOGRAFIAS DE LA SALA
137
informe de conservacin
138
.
DIRECCIN GENERAL DE
BELLAS ARTES Y BIENES
CULTURALES
MINISTERIO
DE CULTURA
FICHA DE CONSERVACIN
EXPOSICIN:
N INTERNO:
1. PRESTADOR:
2. DATOS DEL OBJETO SOLICITADO: N Inv. / Identif.:
Objeto:
Autor:
Ttulo:
Datacin:
Firmas / Marcas:
Materia / Tcnica:
Medidas en cms.: Alto Ancho Profundo
Medidas para embalaje en cm.: Alto Ancho Profundo
(incluyendo marcos u otros elementos pedestales- inseparables de la pieza)
Peso (si procede):
3. CONSERVACIN
Datos previos del estado de conservacin (aspectos puntuales, restauraciones):
4. TRANSPORTE
N Caja/ Identif.: Cerradura de seguridad: NO / SI (n.: )

Materiales de embalaje: Madera Metal Papel Plstico Bastidor
Medio de transporte: Terrestre Areo
5. CONTEXTO EXPOSITIVO
TTULO / N. DE REA:
N VITRINA / PEDESTAL/ SOPORTE:
130
MINISTERIO
DE CULTURA
6. DOCUMENTACIN GRFICA:
(Se indicar con fechas y / o dos colores montaje y desmontaje- las observaciones de
conservacin)
140
MINISTERIO
DE CULTURA
EXPOSICIN:
SEDE:
FECHAS:
7. MONTAJE N INTERNO:
FECHA DE APERTURA:
EMPRESAS: TRANSPORTE: MONTAJE:
INFORME DE CONSERVACIN:
Deterioro fsico, qumico, medioambiental en el objeto y otros elementos
(araazos, fisuras, roturas, prdidas..., manchas, oxidacin..., deformaciones, ataques biolgicos...)
SOPORTE:
ESTRATO SUPERFICIAL:
MARCO / PASPART:
CRISTAL / PLSTICO / METACRILATO:
REVERSO / BASE:
OBSERVACIONES:
OBSERVACIONES GENERALES:
(transporte, embalaje, manipulacin con/sin guantes, condiciones de vitrina / sala, etc)
COMPROBACIN DE PARMETROS AMBIENTALES: S / NO
VALORES REGISTRADOS:
EXAMINADO POR:
Restaurador: Firma:
Correo: Firma:
Coordinador: Firma:
En . a .. de de 200
141
MINISTERIO
DE CULTURA
8. DESMONTAJE
FECHA DE CIERRE:
EMPRESAS: TRANSPORTE: MONTAJE:
INFORME DE CONSERVACIN:
Deterioro fsico, qumico, medioambiental en el objeto y otros elementos
(araazos, fisuras, roturas, prdidas..., manchas, oxidacin..., deformaciones, ataques biolgicos...)
SOPORTE:
ESTRATO SUPERFICIAL:
MARCO / PASPART:
CRISTAL / PLSTICO / METACRILATO:
REVERSO / BASE:
OBSERVACIONES
OBSERVACIONES GENERALES:
(transporte, embalaje, manipulacin con / sin guantes, condiciones de vitrina / sala, etc)
COMPROBACIN DE PARMETROS AMBIENTALES: S / NO
VALORES REGISTRADOS:
EXAMINADO POR:
Restaurador: Firma:
Correo: Firma:
Coordinador: Firma:
En . a .. de de 200
142
143
modelo de archivado
de una exposicin temporal
El esquema propuesto pretende servir para archivar la documentacin generada
por el proceso de organizacin y realizacin de una exposicin.
Se han establecido varios bloques coincidentes con las distintas fases (a veces
simultneas) de la realizacin de la exposicin, y dentro de ellos, apartados a
los que se adscriben los distintos tipos de documentos.
Adems se dan directrices para la organizacin de la documentacin de cada
apartado y se indica que tipos documentales son de conservacin permanente
y cuales pueden eliminarse una vez fnalizada la exposicin.
TTULO:
A. SEDE :
. Proyecto
1.1. Anteproyecto
1.2. Proyecto defnitivo
- Proyecto del comisario
- Proyecto del diseador (incluye planos)
1.3. Condiciones tcnicas sala
- Planos de la sala
- Cuestionario condiciones tcnicas de la Sala (Facility Report)
1.4. Correspondencia general.
. Correspondencia con comisarios, diseador y coordinadores

3. Convenios y Acuerdos de Colaboracin

- Se incluye aqu la correspondencia con entidades (patrocinadores,
organizadores, colaboradores...)
2
Se ordena primero alfabticamente por persona y dentro de cada carpeta por orden cronolgico

144
4. Prestadores
3
4.1 Se incluye un listado general tanto de prestadores como de
peticiones denegadas
4.2 Prestadores
- Solicitud de prstamo (incluidas las peticiones denegadas)
- Formulario de prstamo
- Condiciones de prstamo
- Traslados de rdenes ministeriales de salida de objetos
4
- Actas de recepcin / devolucin
- Correspondencia general
5. Listado de Objetos
- Elaborados como instrumento de trabajo durante la organizacin
de la exposicin
5
. Conservacin / Restauracin
6.1. Informes previos y fchas de conservacin
6.2. Documentacin de restauracin
- Informes
- Correspondencia (incluidas las peticiones de restauradores)
6.3. Datos de condiciones de conservacin preventiva de la sala
7. Catlogo
7.1. Proyecto
7.2. Autores textos
6
- Listados de autores y artculos
- Artculos
7

- Correspondencia
7.3. Fotgrafos
- Diapositivas, fotografas...

- Correspondencia
7.4. Presentacin

- Crditos
- Textos de protocolo
- Correspondencia
7.5. Envo de catlogos
3
Se establecer una carpeta por cada prestador
4
Eliminar la copia a los 5 aos. Todo lo eliminable se conserva durante 5 aos
5
No eliminable
6
Eliminable salvo la correspondencia.
7
Eliminable
8
Se proceder a devolver a los prestadores
9
Eliminable salvo la correspondencia
8. Seguros
.1. Pliza de seguros / Certifcados por prestadores
.2. Incidencias
.3. Garanta del Estado
.4. Correspondencia
. Transporte
.1. Autorizacin de exportacin
10
.2. Recibos de recogida / entrega
.3. Aduana (certifcados y permisos)
.4. Escolta Policial
.5. Incidencias
.6. Correspondencia con las empresas
0. Montaje Desmontaje
10.1. Listado de correos
10.2. Calendario de trabajo
10.3. Planos del espacio expositivo
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10.4. Incidencias
10.5. Correspondencia con las empresas
. Personal de vigilancia y atencin al pblico
. Difusin y comunicacin
- Material grfco de la exposicin
- Comunicacin a los medios (ruedas de prensa, notas de prensa...)
- Invitacin
- Catering
- Publicidad
- Material informativo (folletos / trpticos...)
- Anlisis de la exposicin (estadsticas, encuestas, evaluacin de la exposicin...)
- Actividades de difusin (talleres, conferencias, conciertos, visitas guiadas,
mesas redondas...)
- Dossier de prensa
B. SEDE :

0
Solo se conserva el traslado de la autorizacin de exportacin

Son los planos del diseador con las modifcaciones posteriores previas al montaje
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Ordenacin alfabtica por cada sede o itinerancia a donde va la exposicin