AUDITORA POR CICLO DE TRANSACCIONES 1 Conceptos

Por ciclo de las transacciones la auditora: explica sobre un flujo continuo de hechos y transacciones, dichos ciclos se definen para agrupar el flujo de los hechos econmicos que se enlazan entre si. Su fundamento se basa en verificar los diferentes pasos que se dan al procesar una transaccin, la cual termina con un efecto en los Estados Financieros; ya sea por la adquisicin de un gasto o de un servicio, la recepcin de un prstamo, la asuncin de una obligacin, etc. El objetivo principal de este nuevo enfoque es analizar grficamente la suficiencia de todo control interno contable como condicin de la exactitud de las cifras resultantes de una transaccin. Bajo tal enfoque, las operaciones comerciales de una entidad se agrupan en ciclos lgicos para poder examinar el efecto que las decisiones administrativas han tenido en los Estados Financieros. 1.1 Ciclos Trata de un flujo continuo de hechos y transacciones, de los cuales se llevan a cabo con el propsito de cumplir objetivos especficos durante cada proceso y generales en funcin del resultado final. Su propsito es cumplir con todos los objetivos y procesos al enfatizar al Auditor que la actividad de negocios es un flujo continuo de hechos y transacciones. 1.2 Transacciones Es un hecho econmico al que se le reconoce que produce un efecto potencial sobre los estados financieros, se ha presentado en forma que pueda procesarse y

se acepta para procesamiento por uno o ms de los sistemas de registro de la entidad (pliza o asiento contable). Un solo hecho econmico puede originar varias transacciones. Por ejemplo, el ingreso de materia prima, que es un hecho econmico, puede dar origen a transacciones separadas de facturacin, las cuentas por cobrar, los inventarios y costo de ventas. No precisamente todos los hechos econmicos que deben reflejarse en los estados financieros de una entidad, se convierten en transacciones y se procesan. En otras palabras, los cambios en los niveles de precios, pueden informarse en los estados financieros, pero por lo general no se consideran como transacciones. 1.3 Hechos Econmicos Es un suceso potencial, verdadero y objetivo. Existen muchas clases de hechos econmicos, los cuales son: I Los que involucran intercambio con terceros, por ejemplo: a) Adquisicin de recursos a cambio de obligaciones de pago. b) Distribucin de recursos a terceros a cambio de promesas de pagos futuros. c) Pagos de efectivo para satisfacer obligaciones. d) Recibo de pago de terceros, por recursos distribuidos. II Los que comprenden fuerzas o entidades externas, pero que no comprenden intercambios, ejemplo: a) Cambios en las condiciones econmicas del pas (recesiones, cambios en los niveles de precios, escasez de abastecimiento, etc.) b) Cambios en leyes y regulaciones gubernamentales, incluyendo cambios en leyes y tarifas de impuestos. c) Los llamados actos de la naturaleza tales como incendios e inundaciones. 1

d) Cambios en los domicilios de proveedores, empleados y clientes. III Los que involucran decisiones o transferencias internas de recursos, como: a) Decisiones operativas cambiando precios. b) Transferencias de materias primas a productos en proceso. c) Correccin de errores (ajustes de facturas incorrectas). IV Los que involucran el tiempo, como: a) Acumulacin de intereses y depreciacin. b) Amortizacin de gastos anticipados devengados. Es un postulado de la contabilidad que todos los hechos econmicos en que se comprende a la entidad en canjes con terceros, deben reflejarse en sus estados financieros. Los hechos econmicos en todos los casos deben reflejar en los estados financieros, deben identificarse o reconocerse, y deben ser aprobados o autorizados para lo cual se requieren pasos adicionales de tramitacin y procesamiento tales como: clculos, clasificacin y registro en el mayor y finalmente los saldos del mayor general. La transformacin de los hechos econmicos en estados financieros se logra principalmente por su procesamiento como transacciones que fluyen a travs de los sistemas. Las Normas Internacionales de Contabilidad, exigen que los hechos econmicos que comprenden fuerzas, entidades externas y los hechos econmicos internos, tambin deban reflejarse en los estados financieros.

ESTUDIO Y EVALUACIN DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO

2.

Estudio y Evaluacin

El conocimiento y evaluacin del control interno permiten al auditor establecer la relacin especfica entre la calidad del control interno de la entidad y el alcance, oportunidad y naturaleza de las pruebas de auditoria. El auditor estar a cargo de un estudio y evaluacin adecuado del control interno existente, el cual le permita el grado de confianza que depositara en el asistente y determinar la naturaleza, extensin y oportunidad que va a dar a los procedimientos de auditora. Por otra parte, el auditor deber comunicar todo tipo de informar". debilidades o

desviaciones al control interno del cliente que son definidas como "situaciones a

2.1 Definicin y elementos de la estructura del control Interno La estructura de control interno de una entidad consiste en las polticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos especficos de la entidad. Dicha estructura se compone de los siguientes elementos: a) El ambiente de control. b) El sistema contable. c) Los procedimientos de control.

a)

Ambiente de control

representan la combinacin de factores que afectan las polticas y procedimientos 1

de una entidad, que fortalece o debilita sus controles. Estos factores son los siguientes: Actitud de la administracin hacia los controles internos establecidos. Estructura de organizacin de la entidad. Funcionamiento del Consejo de administracin y sus Comits. Mtodos para asignar autoridad y responsabilidad.

Los mtodos de control administrativo son para supervisar y dar seguimiento al cumplimiento de las polticas y procedimientos, incluyendo la funcin de auditora interna. Polticas y prcticas de personal Influencias externas que afecten las operaciones y prcticas de la entidad. La calidad del ambiente de control es una clara indicacin de la importancia que la administracin de la entidad le da a los controles establecidos.

b) Sistema Contable El sistema contable consiste en los mtodos y registros establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar y producir informacin cuantitativa de las operaciones que realiza una entidad econmica. Para sea til y eficaz su sistema contable, es preciso contar con mtodos y registros que: I. Identifiquen y registren nicamente las transacciones reales que renan los criterios establecidos por la administracin. II. Describan a tiempo todas las transacciones en el detalle necesario que permita su adecuada clasificacin. III. Cuantifiquen el valor de las operaciones en unidades monetarias.

IV V

Registren las transacciones en el periodo correspondiente. Presenten y revelen adecuadamente dichas transacciones en los estados financieros.

c)

Procedimientos de control

Forman una serie de procedimientos de control, los procedimientos y polticas adicionales al ambiente de control y al sistema contable que establece la administracin para dar la seguridad razonable de lograr los objetivos especficos de la entidad. El hecho de que existan formalmente polticas o procedimientos de control, no significa que stos estn operando efectivamente. Esta en la obligacin el auditor de determinar la manera en que la entidad ha aplicado las polticas y procedimientos, su uniformidad de aplicacin y qu persona las ha llevado a cabo, para concluir que efectivamente est operando. Los procedimientos de control van detrs de diferentes objetivos y se aplican en distintos niveles de organizacin y del procesamiento de las transacciones. Tambin pueden estar integrados por componentes especficos del ambiente de control y del sistema contable.

Dichos procedimientos de carcter preventivo estn establecidos para evitar errores durante el desarrollo de las transacciones.

Tienen como finalidad los procedimientos de control de carcter detectivo, detectar los errores o las desviaciones que durante el desarrollo de las transacciones, no hubiera sido identificados por los procedimientos de control preventivos.

Los procedimientos de control son dirigidos a cumplir con los siguientes objetivos: I. Debida autorizacin de transacciones y actividades.

II. III.

Adecuada segregacin de funciones y responsabilidades. Diseo y uso de documentos y registros apropiados que aseguren el correcto registro de las operaciones.

IV. V.

Establecimiento de dispositivos de seguridad que protejan los activos. Verificaciones independientes de la actuacin de otros y adecuada evaluacin de las operaciones registradas.

2.2 Consideraciones generales Factores especficos del ambiente de control, el sistema contable y los procedimientos de control de una entidad, deben considerar los siguientes aspectos: Tamao de la entidad. Caractersticas de la industria en la que opera. Organizacin de la entidad. Naturaleza del sistema de contabilidad y de las tcnicas de control establecidos. Problemas especficos del negocio. Requisitos legales aplicables.

Una estructura de organizacin con una delegacin formal de autoridad, podr incidir favorablemente de una manera importante en el ambiente de control de una entidad grande, sin embargo, una empresa pequea, con total participacin del dueo o gerente, por lo general no necesita de procedimientos contables extensos ni de registros contables sofisticados o procedimientos de control formales, tales como polticas escritas, seguridad de la informacin o procedimientos para obtener cotizaciones competitivas.

El establecimiento y mantenimiento de una estructura de control interno, representa una importante responsabilidad de la administracin, para proporcionar una seguridad razonable de que se logran los objetivos de una entidad. La gerencia deber vigilar de modo constante, la estructura de control interno, para determinar si sta opera debidamente y si se modifica oportunamente, de acuerdo con los cambios en las condiciones existentes.

El concepto de seguridad razonable reconoce que el costo de la estructura de control interno de una entidad, no deber exceder los beneficios esperados al establecerla.

Tal efectividad de la estructura de control interno, est sujeta a limitaciones inherentes, tales como malos entendidos de instrucciones, errores de juicio, descuido, distraccin o fatiga personales, colusin entre personas dentro y fuera de la entidad y si la gerencia hace caso de ciertas polticas y procedimientos.

Para la mejor comprensin de las polticas y procedimientos, el auditor deber adquirir conocimiento suficiente sobre cada uno de los elementos de la estructura de control interno, a travs de experiencias anteriores con la entidad y de averiguaciones con el personal apropiado, inspeccin de documentos y registros y observacin de las actividades y operaciones. La naturaleza y alcance de los procedimientos, suele variar de una entidad a otra y se ven afectados por el tamao y complejidad de la misma, experiencia, anteriores, naturaleza de la poltica o procedimiento en particular y la documentacin existente.

El auditor deber documentar su comprensin y conocimiento de la estructura de control interno, como parte del proceso de planeacin de la auditora. La forma y alcance de esta documentacin se vern distribuidos por el tamao y complejidad

de la entidad y la naturaleza de la estructura de control interno de la industria. Por ejemplo, la documentacin de una empresa grande y compleja, podr incluir diagramas de flujo, cuestionarlos o rboles de decisiones. En cambio en una entidad pequea, la documentacin en forma de memorando, podr ser suficiente. 2.3 Evaluacin preliminar En esta etapa, el auditor realiza un anlisis general del riesgo incalculable del trabajo que va a realizar, con objeto de tomar en cuenta el diseo de sus estrategias de auditoria y para identificar gradualmente las actividades y caractersticas especficas de la entidad. El boletn 3030, "importancia relativa y riesgo de auditora" de esta comisin, explica los tipos de riesgo y el efecto que tienen stos en la planeacin y desarrollo de una auditora de estados financieros.

En esta etapa no se han probado los controles internos y por lo tanto, aunque cualquier decisin es preliminar, el auditor deber primeramente:

Comprender el ambiente de control establecido por la administracin para detectar errores potenciales.

Describir y verificar su comprensin de los procedimientos de control de la administracin.

Evaluar el diseo de los sistemas de control, para determinar s es probable que sean eficaces para prevenir o detectar y corregir los errores potenciales identificados.

Formarse un juicio sobre la confianza que podr depositarse en el control que ser probado.

Ya cuando el auditor ha adquirido un conocimiento general de la estructura de control interno, estar capacitado para decidir el grado de confianza que depositar en los controles existentes, para la prevencin y deteccin de errores

potenciales importantes o bien si directamente los objetivos de auditora se pueden alcanzar de manera ms eficiente y efectiva a travs de la aplicacin de pruebas sustantivas. Al terminar la evaluacin de los procedimientos de control seleccionados, se har despus de llevar a cabo las pruebas de cumplimiento de dichos controles. 2.4 El procesamiento electrnico de datos al evaluar la estructura del control interno

Dado el grado de importancia que han adquirido los sistemas de PED en la informacin contable, as como el volumen de operaciones procesadas en ellos, la prdida de huellas visibles y concentracin de funciones contables que frecuentemente se dan en un ambiente de este tipo, el auditor debe conocer, evaluar y en su caso, probar el sistema de PED, como parte fundamental del estudio y evaluacin del control interno y documentar adecuadamente sus conclusiones sobre su efecto en la informacin financiera y el grado de confianza que depositar en los controles.

2.5 Pruebas de cumplimiento y evaluacin final El objetivo es reunir evidencia suficiente para concluir si los sistemas de control establecidos por la administracin, prevendrn, detectarn y corregirn errores potenciales que pudieran tener un efecto importante en los estados financieros. Esta conclusin permite confiar en el control como fuente de seguridad general de auditora y disminuir el alcance de las pruebas sustantivas.

Las pruebas de cumplimiento estn diseadas para respaldar la evaluacin de la aparente contabilidad de procedimientos especficos de control. La evaluacin se har determinando si los procedimientos de control estn funcionando de manera efectiva, segn se disearon, durante todo el periodo. Estas pruebas pueden

implicar el examen de documentacin de transacciones para buscar la presencia o ausencia de atributos especficos (controles detectivos).

Al efectuar una prueba de cumplimiento en una muestra de transacciones seleccionadas, se puede determinar una tasa mxima estimada de desviaciones y as llegar a una conclusin sobre la eficacia de los procedimientos de control durante el periodo examinado. Aparte de las pruebas que se describen, es necesario establecer, por indagacin y observacin e inspeccin de documentacin, la forma en que la administracin se ha asegurado de que el sistema de control contina operando efectivamente, a pesar de posibles cambios en el medio ambiente.

Tales procedimientos de auditoria podran variar si corno resultado de las pruebas de cumplimiento, se detectan debilidades o desviaciones a los procedimientos de control.

2.6 Comunicacin de situaciones a informar En respecto a la responsabilidad del auditor para informar por escrito sobre debilidades o desviaciones relacionadas con la estructura del control interno se han incrementado, ha sido necesario definir las situaciones a informar, as como la forma y contenido de dicho informe.

En el proceso de su trabajo, el auditor debe estar pendiente de los asuntos relacionados con el control interno, que puedan ser de inters para el cliente, los cuales se identifican como "Situaciones a Informar". Estas situaciones son asuntos que llaman la atencin del auditor y que en su opinin deben comunicarse al cliente, ya que representan deficiencias importantes en el diseo u operacin de la estructura de control interno, que podran afectar negativamente la capacidad de 1

la organizacin para registrar, procesar, resumir y reportar informacin financiera uniforme con las afinaciones de la administracin en los estados financieros. Tales deficiencias pueden incluir diferentes aspectos del control interno.

Su objetivo en una auditora, es formarse una opinin sobre los estados financieros de la entidad, por lo que no tiene la obligacin de investigar y encontrar situaciones a informar. Sin embargo, debe estar al tanto de ellas, a travs de la evaluacin de los elementos de la estructura del control interno, de la aplicacin de procedimientos de auditoria sobre saldos o transacciones o de alguna otra manera dentro del curso de la revisin. A propio juicio del auditor con respecto a las situaciones a informar, vara en cada trabajo y est influenciado por la naturaleza y extensin de los procedimientos de auditora y otros factores, tales como el tamao de la entidad, su complejidad y la naturaleza y diversificacin de sus actividades.

Dicha comunicacin se debe hacer con personas de alto nivel de autoridad y responsabilidad, tales como el Consejo de Administracin, el dueo de la empresa o con quienes hayan contratado al auditor.

En parte de su trabajo, el auditor debe adems, proporcionar sugerencias que permitan mejorar la estructura de control interno existente.

Tambin el auditor podr identificar asuntos que a su juicio no sean estrictamente situaciones a informar o bien sean poco importantes y tendr que decidir si comunica o no estos asuntos en beneficio de la administracin.

PRINCIPALES TIPOS DE CICLOS DE TRANSACCIONES 3. 3.1 Tipos de ciclos Ciclo de tesorera:

Analizar los pasos o procedimientos de las transacciones en efectivo es decir los fondos de capital y las obligaciones. Este se origina mediante las necesidades que surgen de efectivo disponible de las operaciones corrientes y otros. Sus funciones: Las compras de valores, recepcin de ingresos, adquisicin de obligaciones y acciones representativas del capital social en pago de intereses sobre obligaciones y dividendos en efectivo. Verificar por qu se contabilizan todas y cada una de las transacciones que genere una operacin de recepcin o desembolso de efectivo. Proteger todos los valores, asegurar que los saldos que se presenten dentro de los pasivos o capital sean los correctos. Cuentas ms utilizadas: Efectivo y Bancos,

Cuentas por pagar, Documentos por pagar, Intereses, Inversiones, Capital.

3.2 Ciclo de egresos- compras Se le Llama tambin de adquisicin y pago, este ciclo analiza los pasos o procedimientos de todas las transacciones que sean de adquisiciones y pagos, adems al adquirir recursos para la operacin genera la clasificacin de diversas cuentas de activo como de gastos; por ejemplo: compras de materias primas, compras de suministros, activos, gastos generales, inventarios, proveedores, etc. Sus funciones: Llevar con exactitud cuenta y razn de los inventarios, para as proteger los inventarios. Cuentas ms utilizadas: Caja, Cuentas por pagar, Inventarios, Activos Fijos, Gastos de Fabricacin u operacin.

3.3 Ciclo egresos nminas

Analizar los pasos o procedimientos de todas las transacciones que se realizan en las nminas, las cuales corresponden a pagos de sueldos, pagos por hora, premios, gratificaciones, vacaciones, comisiones, tiempo extraordinario, bonificaciones, prestaciones laborales, etc. Sus funciones: Consiste en velar porque todas las transacciones sean contabilizadas de una manera correcta, de acuerdo a las polticas de cada empresa, a las normas de contabilidad y a las leyes vigentes en el pas como por ejemplo: el cdigo de trabajo, da beneficios a empleados, regula los asientos contables relacionados con los gastos y pasivos laborales. Que las cuentas bancarias que sean manejadas para la nmina, presenten los saldos correctos. Cuentas que ms se utilizan: Es relacionada con el ciclo de tesorera en cuanto a los desembolsos en efectivo. Se relaciona con el ciclo de conversin debido a los servicios de mano de obra. Se relaciona con el ciclo de informacin financiera por todos los registros de diario. 3.4 Ciclo de conversin Analiza los pasos o procedimientos de todas las transacciones que se manejan en operaciones como por ejemplo: Los inventarios, seguros, equipos depreciables, o bien en los recursos que se procesan es decir que hay una transformacin de materias primas como lo es el costo de produccin, y otros como los activos fijos. Sus funciones: I. Cuidar los productos o artculos en el proceso terminado; y registrar adecuadamente el costo de produccin de los productos para presentar los costos reales de produccin registrando todos los procesos adecuadamente.

II. Resguardar los activos de la empresa, y as mismo los seguros, etc. Cuentas ms utilizadas: Inventarios, Depreciaciones acumuladas, Propiedad, planta y equipo.

3.5 Ciclo de ingresos Verifica y analiza los pasos o procedimientos de todas las transacciones que se generan en el momento de intercambio de bienes o servicios por efectivo o bien genere un crdito, es decir surja la operacin de venta. Adems la determinacin del costo de ventas puede identificarse tambin en este ciclo de ingresos. Sus funciones: I. Proteger que toda operacin que se genere en las ventas sea contabilizada. los correctos. Cuentas ms utilizadas: Ventas, Comisiones y descuentos sobre ventas, Cuentas por cobrar, Cuentas incobrables, Costo de ventas.

II. Velar porque todos los saldos que se presenten de la cuenta por cobrar sean

3.6 Ciclo de informacin financiera: En este ciclo no procesa transacciones. Ms bien, obtiene informacin de contabilidad y operaciones de otros ciclos. Entonces analiza, evala, resume, concilia, ajusta y reclasifica esa informacin de modo que pueda ser informada a la gerencia y a otros. Adems la recopilacin de datos para su exposicin en los Estados Financieros ocurre dentro de este ciclo. Las cuentas de mayor que se utilizarn dependern de todos los ajustes, eliminaciones que surjan.

ENLACES DE LOS CICLOS DE TRANSACCIONES 4. I. Principales enlaces El Ciclo de Tesorera provee efectivo a los ciclos de Egresos.

II. Los dos Ciclos de Egresos compran materias primas y propiedades y pagan la nmina que se utiliza en el Ciclo de Conversin. III. El ciclo de Conversin origina productos y servicios y controla los Inventarios de productos terminados para venderlos. IV. El Ciclo de Ingresos vende los productos y servicios y entrega el efectivo al Ciclo de Tesorera para uso interno o inversiones externas. Todos los Ciclos envan informacin contable al Ciclo de Informacin Financiera y sta se resume en Estados Financieros.

FLUJO DE LOS CICLOS DE TRANSACCIONES 1

5.

Definicin

Los ciclos se definen para agrupar el flujo de hechos econmicos, similares o que se enlazan entre s. Los ciclos definidos aqu, son artificiales en un sentido, ellos no identifican ni tienen la intencin de identificar las unidades organizativas. Por Ejemplo; es posible que encontremos el departamento de contabilidad de una entidad; es dudoso que usted pueda localizar el ciclo de informacin financiera. Sin embargo, la definicin de ciclo le ofrece un nmero de beneficios al equipo de auditora. FUNCIONES TPICAS DE LOS CICLOS DE TRANSACCIONES 6. Funciones tpicas

6.1 Ciclo de ingresos Las funciones tpicas de un ciclo de ingresos son: Otorgamiento de crdito. Ingreso del efectivo. Facturacin. Toma de pedidos. Entrega o embarque de mercanca y/o prestacin del servicio. Contabilizacin de comisiones. Contabilizacin de garantas. Cuentas por cobrar. Cobranza. Ajuste a facturas y/o notas de crdito.

Determinacin del costo de ventas.

6.2 Ciclo de compras El ciclo de compras de una empresa incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para: La adquisicin de bienes, mercancas y servicios. El pago de las adquisiciones anterior. Clasificar, resumir e informar lo que se adquiri y lo que se pag.

El ciclo de compras contiene la adquisicin y el pago de: Inventarios. Activo fijo. Servicios externos. Suministros o abastecimientos.

En este ciclo se clasifica la adquisicin de los recursos antes mencionados entre diversas cuentas de activo y de resultados. En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepcin del los recursos y el pago de los mismos, deben considerarse tambin como parte de este ciclo las cuentas por pagar y los pasivos acumulados derivados de la adquisicin de dichos recursos. Las funciones tpicas de compras son: Seleccin de proveedores.

Preparacin de solicitudes de compra. Funcin especfica de compras. Recepcin de mercancas y suministros. Control de calidad de mercancas y servicios adquiridos. Registro y control de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados. Desembolso de efectivo.

6.3 Ciclo de produccin Las funciones del ciclo de produccin manejan recursos tales como inventarios, propiedades y equipos depreciables, recursos naturales existentes, seguros pagados por adelantado y otros activos no monetarios que se tienen para usarse en el negocio. En un negocio de manufactura, montaje proceso, la actividad mas importante del ciclo de produccin es la obtencin de un artculo terminado mediante el uso de los recursos adquiridos con ese propsito: materiales, mano de obra directa y elementos de costos indirectos. El ciclo de produccin de una empresa de esa clase incluira el proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con los inventarios, hasta que los productos terminados se transfieren a su almacn respectivo. Los embarque a clientes son parte del ciclo de ingresos. Las industrias usan distintos mtodos de contabilidad para determinar el costo de los productos fabricados o vendidos. Muchos fabricantes utilizan sistemas sofisticados de costos para valuar los recursos que se ponen en produccin, los artculos producidos y las mercancas vendidas. Las funciones tpicas de un ciclo de produccin son:

Contabilidad de costos. Control de fabricacin. Administracin de inventarios. Contabilidad de inmuebles, maquinaria y equipo.

6.4 Ciclo de nminas El ciclo de nminas de una empresa incluye aquellas funciones que se requiere llevar a cabo para: La contratacin y utilizacin de mano de obra. El pago de mano de obra. Clasificar, resumir e informar lo que se utiliz y pago de mano de obra.

El ciclo de nminas contiene la contratacin, utilizacin y pago de servicios personales como por ejemplo nmina de mano de obra directa, mano de obra indirecta, ejecutiva, administrativa, etc. En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepcin de los servicios del personal y el pago de los mismos, estn relacionados como parte de este ciclo de las cuentas por pagar y pasivos acumulados derivados de la obtencin de dichos recursos. Las funciones tpicas de nminas son: Reclutamiento y seleccin de personal. Contratacin de personal. Llevar las relaciones laborales. Prepara informes de asistencia.

Registro, informacin y control de la nmina. Desembolso de efectivo. Promocin y evaluacin de personal.

6.5 Ciclo de tesorera El ciclo de Tesorera de una empresa incluye aquellas funciones que tratan cobre la estructura y rendimiento del capital. Las funciones del ciclo de Tesorera se inician con el reconocimiento que las necesidades de efectivo, continan con la distribucin del efectivo disponible a las operaciones productivas y otros usos y se terminan con la devolucin del efectivo a los inversionistas y a los acreedores. Las funciones tpicas de un ciclo de Tesorera serian: Relaciones con sociedades financieras y de crdito. Relaciones con accionistas. Administracin del efectivo y las inversiones. Acumulacin, cobro y pago de intereses y dividendos. Custodia fiscal del efectivo y los valores. Administracin de monedas extranjeras incluyendo riesgos cambiarios.

PRESENTACIN GRFICA DE LA RELACIN DE LOS CICLOS DE TRANSACCIONES

7.

Grafica

USO DE LOS PAPELES DE TRABAJO 8 Usos

I.

Proporcionar evidencia que el examen fue planificado:

Los documentos que contienen el Plan General y los programas de auditora, prueban que se est cumpliendo con las normas de auditora. II. Proporcionar evidencia que se estudio y evalu el Control Interno:

Los flujo gramas, cuestionarios o memorandos descriptivos, constituyen la prueba del conocimiento y evaluacin del control interno. III. Proporcionar evidencia de trabajo desarrollado:

Los papeles de trabajo deben incluir las pruebas efectuadas, estas pueden ser de cumplimiento y sustantivas. IV. Proporcionar evidencia de la supervisin y base para la revisin del trabajo de auditora: Los papeles de trabajo debern contener iniciales y anotaciones que comprueben la supervisin efectuada, adems debern contener la informacin que permita el trabajo de auditora. V. Proporcionar soporte para la opinin:

Los papeles de trabajo debern mantener toda la informacin obtenida a travs de las distintas tcnicas y procedimientos de auditora, a fin de proporcionar el respaldo de la opinin del auditor.

MARCAS DE AUDITORAS E INDICES DE REFERENCIAS APLICABLES AL TEMA 9 ndices y Marcas

9.1

ndices

El hecho de asignar ndices o claves de identificacin que permiten localizar y conocer el lugar exacto donde se encuentra una cdula dentro del expediente o archivo de referencia permanente y el legado de auditora. Los ndices son anotados con lpiz rojo en la parte superior derecha de la cdula de auditora. 9.2
I. LG-1 LG-2 LG-3 LG-4 LG-5 LG-6 LG-7 LG-8 LG-9 LG-10 LG-11 LG-12 II. B/G-1 B/G-2 E/R F/E A/R III. A C D E F H IV. AA BB CC

Modelo de ndices de papeles de trabajo

LEGAJO GENERAL Copia del Informe del ao anterior Control de tiempo Puntos pendientes de revisin Programa General de Trabajo Puntos para Memorando de Recomendaciones Cuestionario de Control Interno Representacin General (Carta Salvaguarda) Carta de Actas Estados Financieros Balance de Saldos Carta de Abogados Datos para Informe y Notas Aclaratorias a los Estados Financieros CEDULAS DE TRABAJO Activo Pasivo y Capital Estados de Resultados Flujo de Efectivo Ajustes / Reclasificaciones ACTIVO Caja y Bancos Inventarios Otros Activos Inversiones Propiedad, Planta y Equipo Cargos Diferidos PASIVO Y CAPITAL Documentos por Pagar Cuentas por Pagar Proveedores

EE FF HH JJ V. W-1 W-2 W-3 W-4 W-5

Prestamos Bancarios Otros Pasivos Crditos Diferidos Capital RESULTADOS Ingresos Costos de Venta Gastos de Venta Gastos de Admistracin Otros Gastos y Productos Financieros

9.3 Marcas de auditora Los procedimientos de auditora efectuados se indican mediante smbolos de auditora. Dichos smbolos o marcas deben ser explicados en los papeles de trabajo. Aunque no exista un sistema de marcas estndar, a menudo se utiliza una escala limitada de estandarizacin de smbolos para una lnea de auditora o para grupos especficos de cuentas, mediante el uso de leyendas o marcas en cdulas determinadas.

Esta es una tcnica que ahorra tiempo, elimina la necesidad de explicar los procedimientos de auditora que son similares ms de una vez, y elimina la necesidad que el coordinador recorra para atrs y para adelante los papeles de trabajo para encontrar la leyenda estndar.

Las marcas deben ser distintivas y en color (generalmente rojo) para facilitar su ubicacin en el cuerpo de un papel de trabajo compuesto de anotaciones y cifras escritas en lpiz. Ejemplos de marcas de auditoria:

Se debe evitar los smbolos superpuestos complejos o similares; los nmeros o letras simplemente rodeadas por un crculo proporcionan un orden secuencial y fcil de seguir. Algunos requisitos y caractersticas de las marcas son los siguientes:

La explicacin de las marcas debe ser especfica y clara. Los procedimientos de auditora efectuados que no se evidencian con base en marcas, deben ser documentados mediante explicaciones narrativas, anlisis, etc.

Las marcas de auditora son smbolos utilizados por el auditor para sealar en sus papeles de trabajo el tipo de revisin y prueba efectuadas los cuales reportan los siguientes beneficios.

- Facilita el trabajo y aprovecha el espacio al anotar, en una sola ocasin, el trabajo realizado en varias partidas. - Facilita su supervisin al poderse comprender en forma inmediata el trabajo realizado.

DESARROLLO DE UN CASO PRCTICO DE AUDITORA DEL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA

10. Caso practico El objetivo global en la auditoria del ciclo de ventas y cobranza es evaluar s los saldos en cuenta afectados por el ciclo se presentan razonablemente de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Las siguientes son cuentas comunes que se incluyen en el ciclo de ventas y cobranza:

Ventas. Rebajas y devoluciones sobre ventas. Gastos de deudas incobrables. Descuentos en efectivo tomados. Cuentas por cobrar con cargo a clientes. Estimacin para cuentas incobrables. Efectivo en bancos (cargos de las entradas de efectivo,)

NATURALEZA DEL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA El ciclo de ventas y cobranza implica las decisiones y procesos necesarios para la transferencia de la propiedad de bienes y servicios a los clientes despus de que se ponen a disposicin para su venta. Se inicia con una peticin por parte de un cliente y concluye con la conversin del material o servicio en una venta por cobrar y por ltimo en efectivo.

El ciclo incluye varias clases de operaciones cuentas y funciones administrativas as como varios documentos y registros.

FUNCIONES

ADMINISTRATIVAS

EN

EL

CICLO

DOCUMENTOS

REGISTROS RELACIONADOS La Funciones administrativas para un ciclo son las actividades importantes que un empresa realiza para ejecutar y registrar las operaciones administrativas. Es til conocer estas funciones administrativas del ciclo de ventas y cobranzas para entender la forma en que se realiza la auditora del ciclo. Con frecuencia a los estudiantes les parece difcil determinar cules documentos existen en cualquier rea de auditora y cmo fluyen en la empresa del cliente. Las funciones administrativas del ciclo de venta y cobranza, la mayora de los documentos comunes que se utilizan en cada funcin, se examinan en esta seccin.

PROCESAMIENTO DE PERODO DE LOS CLIENTES La peticin de bienes por parte de un cliente es el punto de partida de todo el ciclo. Legalmente, es una oferta para comprar bienes de acuerdo con trminos

especificados. La recepcin de un pedido de un cliente con frecuencia da como resultado la creacin inmediata de una orden de venta.

Pedido del cliente: Es una peticin de mercanca por parte de un cliente. Esta puede recibirse por telfono o carta, una forma impresa que haya sido enviada a los clientes posibles ya existentes, a travs de los vendedores o en otras formas. Orden de venta: Es un documento para comunicar la descripcin, cantidad e informacin relacionada de bienes solicitados por un cliente. Con frecuencia se utiliza para indicar la aprobacin de crdito y la autorizacin del embarque.

OTORGAMIENTO DEL CRDITO Antes que se embarquen los bienes, una persona debidamente autorizada debe aprobar el crdito para el cliente por las ventas a cuenta. Las prcticas nulas de la aprobacin de crdito frecuentemente ocasionan un nmero excesivo de ventas malas y cuentas por cobrar que quizs sean incobrables. Para la mayora de las empresas, una indicacin de la aprobacin del crdito en la orden de venta es la aprobacin para embarcar los bienes.

EMBARQUE DE LOS BIENES Esta funcin importante es el primer punto en el ciclo en donde los activos de la compaa son otorgados. La mayor parte de las compaas reconoce las ventas cuando los bienes han sido embarcados. Se prepara un documento de embarque en el momento del mismo; esto puede hacerse de manera automtica en una computadora con base en la informacin de la orden de venta. El documento de embarque, que a menudo cuenta con varias copias, es esencial para la facturacin adecuada de los embarques a los clientes. Las compaas que conservan registros perpetuos de inventario tambin los actualizan con base en la informacin del embarque. 1

Documento

de embarque: Es un documento preparado para indicar el

embarque de los bienes, especificando la descripcin de la mercanca, la cantidad embarcada y otros datos pertinentes. El original es enviado al cliente y una o ms copias se conservan en la compaa. Tambin se utiliza como una seal de facturacin para el cliente. Un tipo de documento de embarque es un conocimiento de embarque, el cual es un contrato por escrito entre el transportista y el vendedor del receptor y el embarque de los bienes. Con frecuencia los conocimientos de embarque incluyen solo el nmero de cajas o libras embarcadas y no los detalles completos de cantidad y descripcin.

FACTURACIN A LOS CLIENTES Y REGISTRO DE LAS VENTAS Dado que la facturacin a los clientes es el medio por el cual el cliente es informado del monto que debe por los bienes, esto debe hacerse de manera correcta y oportuna. Los aspectos ms importantes de la facturacin son asegurarse que todos los embarques hayan sido facturados, que ningn embarque haya sido facturado ms de una vez y que cada uno sea facturado por el monto adecuado. La facturacin por el monto adecuado depende de cobrar a los clientes por la cantidad embarcada al precio autorizado. El precio autorizado incluye los cargos de flete, seguro y condiciones de pago. En la mayora de los sistemas, la facturacin de los clientes incluye la preparacin de una factura de ventas con varias copias y la actualizacin simultnea del archivo de operaciones de ventas, del archivo maestro de cuentas por cobrar y el archivo maestro del mayor para ventas y cuentas por cobrar. Esta informacin se utiliza para generar el diario de ventas junto con las entradas de efectivo y los cargos varios, permite la preparacin del balance de comprobacin de cuentas por cobrar.

Factura de ventas: Es un documento en el que se indica la descripcin y cantidad de los bienes vendidos. El precio incluye el flete, el seguro, condiciones y otros datos pertinentes. Por lo regular la factura de ventas se prepara de forma automtica en la computadora despus que se captura el nmero del cliente, la cantidad, el destino de los bienes embarcados y las condiciones de venta. La factura de ventas es el mtodo para indicar al cliente el monto de una venta y la fecha de vencimiento del pago. El original se enva al cliente y se conserva una o ms copias.

Diario de ventas: Es un diario para registrar las operaciones de ventas Un diario de ventas detallado incluye cada una de las operaciones de venta. Por lo general indica las ventas brutas para diferentes clasificaciones tales como lneas de productos, la captura en cuentas por cobrar, cargos y abonos varios. El diario de ventas tambin puede incluir las devoluciones y rebajas sobre ventas. Este diario se elabora para cualquier periodo de las operaciones de ventas incluidas en el archivo de la computadora.

Resumen de informe de ventas: Es un documento generado por la computadora en el cual se resumen las ventas de un periodo. Por lo general el informe incluye informacin analizada por componentes importantes tales como el vendedor, el producto y el territorio.

Archivo maestro de cuentas por cobrar: Es un archivo para registrar las ventas individuales, las entradas de efectivo y las previsiones de ganancias sobre ventas para cada cliente y para conservar los estados de cuenta de los clientes. El archivo maestro se actualiza con las ventas, las ganancias y previsiones sobre ventas y las entradas de efectivo y los archivos de operaciones. El total de los saldos en cuenta individuales del archivo maestro es igual al balance total de las cuentas por cobrar del libro mayor. Una impresin del archivo maestro de cuentas 1

por cobrar muestra, por cliente, el saldo inicial en las cuentas por cobrar, cada operacin de venta, devoluciones y rebajas sobre ventas las entradas de efectivo y el saldo final. Cada vez que se utilice el vocablo archivo maestro en este libro, se refiere ya sea al archivo de computadora o a una impresin de ese archivo.

Balanza de comprobacin o relacin de cuentas por cobrar: Es una lista de los montos que debe cada cliente en determinado momento. Se prepara directamente a partir del archivo maestro de cuentas por cobrar. Con mucha frecuencia es una balanza de comprobacin de saldos vencidos en la que se muestra la antigedad de los componentes de las cuentas por cobrar de cada saldo del cliente a la fecha del informe. Estado de cuenta mensual: Es un documento enviado a cada cliente en el que se indica el saldo inicial de cuentas por cobrar el monto y la fecha de cada venta, los pagos en efectivo recibidos, los memorandos de crditos emitidos y el saldo final pendiente de pago. Es en esencia una copia de la porcin que corresponde a ese cliente el archivo maestro de cuentas por cobrar.

PROCESAMIENTO Y REGISTRO DE LAS ENTRADAS EN EFECTIVO Las cuatro funciones anteriores son necesarias para enviar los bienes a las manos del cliente, facturarlos de forma adecuada y reflejar la informacin en los registros contables. EI resultado de estas cuatro funciones es la operacin de ventas. Las cuatro funciones restantes implican la cobranza y el registro de efectivo, las devoluciones y rebajas sobre ventas, los dbitos de cuentas incobrables y los gastos por deudas malas. El procesamiento y registro de las entradas de efectivo incluyen el recibir, depositar y registrar el efectivo. La preocupacin ms importante es la posibilidad de robo. Un robo puede ocurrir antes que las entradas se capturen en los registros o posteriormente. La consideracin mas importante en el manejo de las entradas

de efectivo es que todo el efectivo debe ser depositado en el banco en el monto adecuado en forma oportuna y registrado en el archivo de operaciones de entradas de efectivo, que se utiliza para preparar el diario de entradas de efectivo y actualizar los archivos maestros de cuentas por cobrar y del libro mayor. Los avisos de remesas son importantes para este propsito. Avisos de remesa: Es un documento que acompaa a la factura de ventas enviada al cliente y que puede ser devuelta al vendedor con el pago en efectivo. Se utiliza para indicar el nombre del cliente, el nmero de factura de ventas y el monto de la factura cuando se recibe el pago. Si el cliente no incluye el aviso de remesa con su pago, es comn que la persona que abra el correo prepare uno a la vez. Un aviso de remesa se utiliza para permitir el depsito inmediato del efectivo y para mejorar el control sobre la custodia de los activos.

Listado de las entradas de efectivo: Es una lista que prepara una persona independiente cuando se recibe el efectivo. Se utiliza para verificar si el efectivo recibido fue registrado y depositado en los montos correctos y en forma oportuna.

Diario de entradas de efectivo: Es un diario para registrar las entradas de efectivo por cobranzas, ventas en efectivo y otras entradas de efectivo. Indica el total del mismo recibido, el abono a las cuentas por cobrar en el monto bruto la venta original, descuentos comerciales, en efectivo, otros abonos y cargos. En el diario de entradas de efectivo se apoyan con los avisos de remesa. El diario se genera para cualquier periodo a partir de las operaciones de entradas de efectivo incluidas en los archivos de computadora.

PROCESAMIENTO Y REGISTRO DE GANANCIAS Y PROVISIONES DE VENTAS

Cuando un cliente no est satisfecho con los bienes, a menudo el vendedor acepta la devolucin de bienes u otorga una reduccin en los cargos. Las devoluciones y rebajas se registran en forma correcta y oportuna en el archivo de operador es de devoluciones y rebajas sobre ventas, y del archivo maestro te cuentas por cobrar. Regularmente se emiten notas de crdito por las devoluciones y rebajas para conservar un control y facilitar la contabilidad. Nota de crdito: Es un documento que indica una reduccin en el monto a favor de un cliente debido a la devolucin de bienes o a un provisin otorgada. Con frecuencia toma la misma forma general de una factura de ventas pero apoya reducciones en las cuentas por cobrar en lugar de aumentarlas.

DBITO DE LAS CUENTAS POR COBRAR, INCOBRABLES Independiente de la agresividad del departamento de crdito, es usual que algunos clientes no paguen sus facturas. Cuando la compaa llega a la conclusin que una cantidad ya no se puede cobrar a menudo es descartada. Comnmente, esto ocurre despus que un cliente se declara en bancarrota o cuando la cuenta se transfiere a una agencia de cobranzas. La contabilidad adecuada requiere un ajuste para estas cuentas incobrables.

FORMA DE AUTORIZACIN DE CUENTAS INCOBRABLES. Es un documento que se utiliza en forma interna para el debito (cargo a gastos) de una cuenta por cobrar por considerarse incobrable.

ESTIMACIN PARA CUENTAS MALAS La estimacin para cuentas malas debe ser suficiente para compensar en el periodo de venta actual porque la compaa no podr cobrar en el futuro; para la mayora de las compaas las estimaciones representa un residuo que proviene

del ajuste administrativo del final del periodo de la estimacin de cuentas incobrables.

CONCLUSIONES

En la profunda ciencia de la auditora por ciclo de transacciones (Tesorera, Egresos-Compras, Nminas, Conversin, Ingresos e Informacin Financiera), se basa fundamentalmente en verificar los diferentes pasos que se dan al procesar por una transaccin, por cualquiera que sea el motivo de su procedencia. Ya que el objetivo principal de este nuevo enfoque es analizar grficamente la suficiencia de los controles internos contables como condicin de la integridad de las cifras resultantes de una transaccin. Se debe de efectuar un estudio y evaluacin adecuado del control interno existente, para determinar la naturaleza, extensin y oportunidad que va a dar a los procedimientos de auditora, debido que el conocimiento y evaluacin del control interno deben permitir al auditor establecer una relacin especfica entre la calidad del control interno de la entidad y el alcance, oportunidad y naturaleza de las pruebas de auditoria. Dicha estructura consiste de los siguientes elementos: El ambiente de control, El sistema contable, Los procedimientos de control.

Para realizar algn procedimiento el auditor en la compaa es necesario el uso de papeles de trabajo, debido a que nos proporciona distintas evidencias, como: que el examen fue planificado, de trabajo desarrollado, supervisin y base para la revisin del trabajo de auditora, soporte para la opinin, etc.

Las marcas de auditoria son tcnicas y procedimientos efectuados mediante smbolos. Dichos smbolos o marcas deben ser explicados en los papeles de trabajo, al igual al asignar ndices o claves de identificacin ya que permiten localizar y conocer el lugar exacto donde se encuentra una cdula dentro del expediente o archivo de referencia permanente y el legado de auditora.

RECOMENDACIONES

Utilizar la Auditora por ciclo de transacciones, permite realizar trabajos e identificar gastos o servicios, la recepcin de un prstamo, etc. y con ello verificar los diferentes pasos que se dan al registrar una transaccin la cual culmina con un efecto en los Estados Financieros. El Auditor debe realizar el estudio y evaluacin de la estructura de control interno para determinar el grado de confianza y oportunidad que se le dar a los procedimientos de auditoria, analizar el ambiente de control, el sistema contable y los procedimientos de control, tomando en consideracin el tamao de la entidad, su organizacin, etc. Proporcionar evidencia del trabajo realizado a travs del uso de los papeles de trabajo. Utilizar ndices y colocar marcas de auditora ayudara a localizar y conocer el lugar exacto donde se encuentra una cdula dentro del expediente as como ahorrar tiempo, eliminar la necesidad de explicar los procedimientos de auditora que son similares ms de una vez y evitar que el coordinador recorra para atrs y para adelante los papeles de trabajo para encontrar la leyenda estndar.

BIBLIOGRAFA

Perdomo Salguero, Mario Leonel, Procedimientos y tcnicas de Auditoria II (parte I), Guatemala, Editorial EFYCA, 2009, p 200.

Rescate-estudiantil.com/.../Microsoft-Word-Papeles-de-trabajo-_2_.doc.pdf www.google.com Comisin de Normas y Procedimientos de Auditoria. Control Interno, Resndiz Editores, 1990.

Biblioteca.usac.edu.gt/tesis/03/03_3478.pdf www.buenas tareas.com Tesis: Auditora operacional por ciclos de transacciones en una envasadora de gas licuado de petrleo (GLP)

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