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Administrao de Sistema de Informao Prof.

Fabiano Melo

Aula 01 Teoria Geral dos Sistemas


Evoluo Histrica A poca compreendida entre a Revoluo Industrial e a II Grande Guerra poderia ser por ns chamada de a Idade da Mquina. Durante aquele perodo, o enfoque foi diviso do mundo, seus fenmenos e fatos em partes cada vez menores, para a anlise, compreenso e descoberta das leis que o regiam. Esta foi a poca urea da mecanizao, criao das linhas de produo e quando, de uma certa forma, promoveu-se uma desumanizao da sociedade. Atualmente estamos vivendo o que poderamos chamar de a Idade dos Sistemas (agora, em vez de estudarmos o todo em termos das partes, as partes comeam a ser explicadas em termos do todo). Dado X Informao Dado: um elemento de informao. Informao: A informao o significado dos dados de forma tal que possa ser interpretado pelas pessoas. Os dados so fatos, eles se tornam informaes quando so vistos dentro de um contexto e transmitem algum significado s pessoas. A Informao As empresas fazem parte do mundo dos negcios e o mundo dos negcios visa o lucro, o retorno dos capitais investidos. Num mundo altamente competitivo como este, as informaes assumem papel fundamental no sucesso de uma empreitada. Em face da enorme quantidade de informaes que so despejadas sobre ns diariamente, necessitamos de critrios para selecionarmos e organizarmos os dados que nos interessam. Como no poderia deixar de ser, a informtica presta uma importante contribuio neste sentido. Um sistema de informaes proporciona lucros quando permite que uma maior quantidade de bens sejam produzidos, ou uma maior quantidade de clientes sejam atendidos, permite a previso de situaes e o planejamento para lidar com elas, fornece dados consistentes, seguros e de melhor qualidade, permite uma melhor alocao dos recursos disponveis. O Poder da Informao O conceito de Poder da Informao pode ser genericamente entendido atravs de algumas premissas que podem ser sintetizadas em uma frase: " se tratando bem dos dados que se obtm as melhores informaes". Isso significa na prtica a aplicao de trs preceitos fundamentais, nem sempre observados em algumas empresas que trocam a qualidade pelo imediatismo: Dados Modelados: Os dados devem ser rigorosamente identificados na sua composio e na sua semntica. Os dados devero ser estudados no seu formato, na sua origem, meio, natureza e formao e no seu relacionamento com outros dados. Dados Resguardados: Os dados devero apresentar os requisitos bsicos de integridade, segurana e documentao. Dados Disponibilizados: Os dados devero possuir a liquidez imediata, isto , dever existir um conjunto de ferramentas que permita o acesso, a atualizao, a consolidao e a simulao de informaes para a tomada de decises.

Dado como Recurso de Informaes da Empresa Uma empresa relativamente informatizada finca seus pilares sobre depsitos de dados setoriais e globais e que so manipulados pelos seus sistemas de informaes corporativos e / ou restritos. Definio de Sistema Vejamos algumas definies de Sistema extradas do "Pequeno Dicionrio da Lngua Portuguesa": Sistema Combinao de partes, de modo que concorra para um certo resultado.
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Administrao de Sistema de Informao Prof. Fabiano Melo Conjunto de leis ou princpios que regulam certa ordem de fenmenos. (Biologia) Aqueles rgos que, coletivamente, contribuem de maneira especial para funes vitais complexas; exemplo, o sistema nervoso. (Transporte) Um grande grupo de vias, usualmente com caractersticas diferentes, de propriedade comum ou sob controle comum permanente.

Estas definies, entretanto, no do a necessria nfase aos objetivos do sistema, que so a motivao maior dos sistemas construdos pelo homem. A definio mais completa que leva em conta estes objetivos pode ser enunciada da seguinte maneira: Sistema um conjunto de partes coordenadas, que concorrem para a realizao de um conjunto de objetivos, ou um conjunto de elementos interligados ou inter-relacionados de modo que haja relaes de causa e efeito entre ele e que a funo do conjunto transcenda as funes de cada elemento. Exemplos de Sistemas: Sistema Solar Seres Vivos Mquinas Edifcios Sociedade Empresa Sistema Econmico Sistema Ecolgico Fundamentos de Sistema Sistemas Fechados so aqueles isolados do meio ambiente. Nestes sistemas, uma vez iniciados o processo, no existe troca de energia com o meio ambiente. Ex.: Mquinas, o relgio, a vela que queima numa campnula, etc... . Sistemas Abertos so aqueles que se comunicam com o seu ambiente. Existe troca de energia entre o sistema e o seu ambiente. Ex.: O homem, a organizao, a sociedade e os sistemas de informao. Caractersticas dos Sistemas Abertos Interdependncia e Inter-relao de objetos, atributos e eventos. Estas inter-relaes podem simbiticas, quando as partes no podem funcionar s, ou sinergticas, quando existe uma ao combinada entre as partes, de modo que o resultado da sua ao simultnea produz resultados diferentes daqueles que seriam obtidos com as partes atuando independentemente. Globalidade. O sistema um todo que no pode ser subdividido sem a perda de suas caractersticas essenciais e, portanto, ele deve ser estudado como um todo. Orientao para objetivos. Ao analisarmos os objetivos do sistema, devemos ter muita cautela, pois, muitas vezes, os "objetivos reais" do sistema no correspondem aos "objetivos declarados" apresentados pelos elementos que compem o sistema. Os objetivos declarados podem s vezes idealizar, racionalizar, distorcer, omitir ou mesmo esconder aspectos essenciais do funcionamento do sistema. Interao com o ambiente. O ambiente do sistema o conjunto de elementos situados "fora" do sistema, que satisfaam a uma das seguintes condies: - uma mudana em seus atributos afeta o sistema; - seus atributos podem ser mudados pelo funcionamento do sistema. Transformao de entradas e sadas. Os sistemas abertos executam processos que transformam entradas em sadas. As entradas podem ser seriais ou randmicas. Um exemplo de entrada serial a entrada no subsistema de marketing das unidades geradas pelo subsistema de produo. Um exemplo de entrada randmica a entrada no
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Administrao de Sistema de Informao Prof. Fabiano Melo subsistema de produo de uma unidade comprada no mercado, a qual poderia ser adquirida de diferentes fornecedores, sob diferentes condies e prazos. As sadas podem ser: - consumidas em outros sistemas; - consumidas no prprio sistema; - consumidas no sistema ecolgico (desperdcio). Entropia. Mede o grau de energia degradada, ou grau de desorganizao existente em um sistema. Um organismo vivo necessita retirar energia do meio ambiente para manter baixa a sua entropia. Da mesma forma um sistema social necessita saber informaes do meio ambiente para manter baixo o seu grau de desorganizao (entropia). Controle. Os sistemas possuem mecanismos de controle ("feed-back") que procuram fazer com que os objetivos estabelecidos sejam alcanados. Hierarquia. Os sistemas aparecem em nosso mundo estruturado em hierarquias. Um sistema pode sempre ser decomposto em sistemas menores denominados subsistemas e, por outro lado, sempre possvel associar determinado sistema a um sistema maior, o macrossistema, do qual ele parte integrante. Eqifinalidade. Propriedade que tm os sistemas abertos de atingirem um determinado objetivo, partindo de diferentes condies iniciais. Isto possvel pela sistemtica de interao do sistema com o meio ambiente, a qual regulada pelos mecanismos de controle ("feed-back") do sistema.

A Empresa como um Sistema Aberto Como j vimos anteriormente os sistemas abertos envolvem a idia de que determinados inputs so introduzidos no sistema e, processados, geram certos outputs. Com efeito, a empresa vale-se de recursos materiais, humanos e tecnolgicos, de cujo processamento resultam bens ou servios a serem fornecidos ao mercado. 2. Abordagem Sistmica H o processo de estudo de sistema levando em conta o mximo de aspectos sob o qual ele pode ser observado. H a Viso do Todo, conceito que vem sendo conscientizado pela filosofia Holstica. Muito importante no caso da Ecologia. A Viso Sistmica da Empresa abrange todos os seus subsistemas componentes, as suas interrelaes e as relaes da empresa com o meio ambiente (universo) em que ela atua. O enfoque sistmico nos permite perceber duas coisas muito importantes: o Sistema Administrativo se projeta em todos os subsistemas; o Sistema de Administrao tem vrios nveis. 3. Conceitos de Administrao e Organizao Na rea de sistemas coexistem duas formas diferentes de Administrao: Administrao Departamental ou de linha, que gerencia recursos para se atingir objetivos cclicos. As suas tarefas so repetitivas ao longo do tempo; Administrao de Projetos, que gerencia recursos para se atingir um objetivo nico. As suas tarefas so especficas e tem durao bem definida no tempo.

Mas talvez a melhor definio do que seja administrar continua com o engenheiro Henry Fayol: "O processo de administrar pode ser caracterizado pelo conjunto das seguintes atividades: Planejar; Organizar; Coordenar;
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Administrao de Sistema de Informao Prof. Fabiano Melo Comandar; Controlar.

Eficcia e Eficincia Eficcia diz respeito a resultados, a produtos decorrentes de uma atividade qualquer. Trata-se da escolha da soluo certa para determinado problema ou necessidade. A eficcia definida pela relao entre resultados pretendidos/resultados obtidos. Uma empresa eficaz coloca no mercado o volume pretendido do produto certo para determinada necessidade. Eficincia diz respeito a mtodo, a modo certo de fazer as coisas. definida pela relao entre volumes produzidos/recursos consumidos. Uma empresa eficiente aquela que consegue o seu volume de produo com o menor dispndio possvel de recursos. Portanto, ao menor custo por unidade produzida. Podem-se, por exemplo, imaginar dois diferentes remdios: A e B. Ambos sero eficazes se produzirem o efeito (a cura) objetivado. A ser mais eficiente do que B se conseguir produzir tal efeito com, por exemplo, metade da quantidade requerida por B para provocar o mesmo efeito. Conceito de Sistema de Informao Ainda no foi encontrada uma definio que seja universalmente aceita para o termo sistema de informao. Mas podemos defini-lo como sendo "um esforo organizado para prover informaes que permitam empresa decidir e operar". A partir deste conceito, infere-se que o sistema de informao um subsistema do "sistema empresa", e dentro da mesma linha de raciocnio pode-se concluir que seja composto de um conjunto de subsistemas de informao, por definio, independentes. Classificao dos Sistemas de Informao Os sistemas de informao podem ser classificados em dois grupos principais: Sistemas de apoio s operaes - so tipicamente sistemas processadores de transaes, ou seja, so redes de procedimentos rotineiros que servem para o processamento de transaes recorrentes. Dentro dessa categoria, pode-se identificar ainda duas subclasses, os de menor e os de maior significao gerencial. Ao primeiro caso pertencem os tpicos sistemas processadores de transaes, tais com folha de pagamento, processamento de pedidos, compra, faturamento, contas a receber, contas a pagar. Ao segundo caso pertencem os sistemas operacionais para a tomada de decises, que se voltam para decises referentes s operaes e envolvem uma agregao de muitas transaes, tais como planejamento e controle da produo, custos, contabilidade. Sistemas de apoio gesto - no so orientados para o processamento de transaes rotineiras, mas existem especificamente para auxiliar processos decisrios. Por esta razo, tais sistemas podem ter uma assistemtica freqncia de processamento. Incluem sistemas de previses de vendas, de anlise financeiras, oramentos.

Eficcia do Sistema de Informao A eficcia de um sistema de informao foi avaliada pela capacidade de o sistema especificado atender aos objetivos operacionais da empresa. Esta capacidade depende da qualidade das informaes fornecidas pelo sistema. A qualidade das informaes fornecida pelo sistema possui quatro caractersticas bsicas: (1) contedo - adequao da informao fornecida pelo sistema; (2) preciso - nvel aceitvel de erros de dados; (3) atualidade - nvel de aceitao do intervalo de tempo decorrido entre o acontecimento real e sua apresentao pelo sistema; e (4) freqncia - nvel de aceitao do intervalo de tempo decorrido entre ocasies subseqentes em que a informao fica disposio do usurio. Existem alguns fatores que devem ser considerados quando especificamos um sistema de informao eficaz. Estes fatores so:
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planejamento de sistemas de informao na organizao; interao usurio-analista durante e especificao; uso de mtodos e tcnicas para a modelagem do sistema; influncia do sistema de informao como agente de mudana organizacional.

Sistemas de Informaes Gerenciais Sistema de Informao ao Gerencial (SIG) nasceu, da idia de se desenvolver sistemas que fornecessem INFORMAES gerenciais integradas, isto , alm de serem sistemas operacionais, fornecessem, tambm, abertura para possibilitar informaes ao nvel de executivos. 0 SIG traduo do ingls MIS (Management Information System). Atualmente, no Brasil, pode-se dizer pouco a respeito de sua real eficcia. Como so sistemas de grande envergadura, de concepo recente, e como existem, portanto, poucos sistemas implantados, no se podem avaliar completamente a sua performance. Ela e bastante discutvel. Existem grandes defensores e grandes opositores. Porem pode-se afirmar com relativa segurana que, se o SIG no e a soluo perfeita para o problema proposto, a resposta ideal estar baseada nos conceitos que criaram o MIS. Em tese, o SIG supe o executivo em sua sala diante de um display ligado ao computador, que mediante certos comandos obtivesse as informaes mais atuais possveis em real. Banco de Dados Tecnicamente, o MIS baseia-se no Banco de Dados. A meno de Banco de Dados alia-se idia de integrao, isto , traduz a idia de um sistema de arquivos interligados. Por exemplo, ao invs de se ter um arquivo necessrio ao sistema de folha de pagamento e um arquivo necessrio ao sistema de contabilidade, ter-se-ia um sistema s, de arquivos comuns ou integrados, que fornecesse as mesmas INFORMAES, ou mais, que os sistemas montados em separado. Esta integrao supe as mais variadas interligaes, e no e um trabalho fcil de ser feito. Entre outras, ter-se-iam ligaes verticais, horizontais, cruzadas. Alm disso, dentre as vrias propriedades que deve possuir um sistema de informaes gerenciais, podemos citar: pesquisa de informao na forma de dilogo entre usurio e sistema, que permita a modificao do critrio de pesquisa, durante a realizao da mesma; tempos de acesso e de processamento mnimo; o sistema deve possibilitar o acesso simultneo de vrios usurios ao banco de dados; isto exige que a operao seja feita em regime de Time Sharing.

Sistemas Gerenciais Nas atividades de qualquer empresa podem ser distinguidas trs componentes: a deciso, abrangendo o planejamento e a organizao; a execuo; o controle.

Para que estas atividades possam ser conduzidas de forma satisfatria, necessrio que haja coordenao, isto , que os interessados atuem com unidade de direo, e que suas afinidades se situem adequadamente no tempo e ocorram de forma apropriada e compatvel entre si. De forma geral, ha partes da empresa que so virtualmente apenas executantes, cabendo a
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Administrao de Sistema de Informao Prof. Fabiano Melo outras a deciso e o controle, detendo estas, em conseqncia, o comando das aes. Esta a forma usualmente utilizada nos sistemas empresariais que visam garantir a coordenao. As partes da empresa, que detm o comando das aes e so responsveis, portanto pela deciso e pelo controle, so aqui o que se chama Sistemas Gerenciais. O conjunto de sistemas gerencial constitui a administrao do Sistema ou sua Gerncia. A ao coordenada das partes da empresa responsveis pelas diversas funes acima identificadas exige, por seu produto, um mecanismo de comunicao entre estas partes. H, portanto, requisitos bsicos de comunicao a serem atendidos pela empresa, e o seu produto, a informao, deve atender a estes requisitos. Chamamos de Sistema de Informao Gerencial ao sistema de informao que engloba todos os componentes da organizao e todos os seus nveis de deciso: Estratgico Ttico Operacional Os nveis de deciso obedecem hierarquia existente na empresa e so conhecidos como: - nvel estratgico - nvel ttico - nvel operacional. O nvel de deciso que tomado em cada nvel requer um diferente grau de agregao da informao.

Exerccios 01 1. Descreva resumidamente sobre a Descrio Histrica do Sistema de Informao.

2. Escreva resumidamente Disponibilizados.

sobre

Dados

Modelados,

Dados

Resguardados,

Dados

3. Descreva resumidamente sobre a conceituao de Sistema de Informao, dando exemplo sobre Sistema de Informao.

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Administrao de Sistema de Informao Prof. Fabiano Melo 4. Fale um pouco sobre: Fundamentao de Sistema, tipos e exemplos.

5. Faa um resumo sobre: Caractersticas dos Sistemas Abertos, exemplificando-os.

6. O que voc entende sobre Administrao e Organizao.

7. Conceitue: Eficcia e Eficincia.

8. Descreva resumidamente sobre os tipos de Classificao dos Sistemas de Informao.

9. O que so os Sistemas de Informaes Gerenciais (SIG).

10. Nas atividades de qualquer empresa podem ser distinguidas trs componentes, descreva resumidamente quais so esses componentes.

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