A prtica do 5S

H quem diga que praticar o 5S praticar "bons hbitos" ou "Bom senso". A pesar da simplicidade dos conceitos e da facilidade de aplicao na prtica, a sua implantao efetiva no constitui uma tarefa simples. Isto porque a essncia dos conceitos a promoo de mudana de atitudes e hbitos das pessoas. Hbitos e atitudes essas, construdos e incorporados pela convivncia e experincia dessas pessoas ao longo de suas vidas. De repente, ao tomarmos conhecimento destes conceitos to bvios, nos sentimos seduzidos a iniciar j a sua implantao. Mas certamente, as atitudes e hbitos decorrentes da prtica do 5 S vo se chocar com os nossos hbitos e atitudes incorporados na nossa maneira de ser e agir. Este constitui um aspecto crtico da implantao. a dificuldade de "romper" com os conceitos e pr-conceitos arraigados em ns. preciso que seja criado clima adequado e condies de alavancagem desta mudana. preciso dar suporte queles que esto conseguindo "romper" e ajudar queles que ainda no o fizeram, para que possam seguir a mesma direo dos outros. Este rompimento precisa ser espontneo para que tenha condies de se perpetuar, removendo de forma definitiva velhos hbitos e atitudes e substituindoos por outros. A prtica destes conceitos de maneira forada, pode promover uma mudana apenas aparente, existente at que cesse a fora que o impeliu a adotar aquela atitude de falsa mudana. Portanto, a Implantao do Programa 5 S precisa ser sistematizada e planejada em todos os passos, se quisermos garantir a longevidade da mudana incorporada pela adoo daqueles conceitos simples. Quanto maior e mais complexa a organizao, maior ser a necessidade desta estruturao e mais detalhada ela devera ser. No ambiente familiar, a implantao muito mais simples, no somente pelo nmero de pessoas envolvidas, mas principalmente pela natureza das relaes entre estas pessoas, onde a credibilidade, a confiana, o respeito mtuo e a unio esto fortemente sendo exercitados, construdos e compartilhados entre os seus membros. Da mesma forma, a natureza e intensidade das relaes presentes no ambiente organizacional vo influenciar fortemente e podem constituir fator de sucesso ou insucesso na implantao dos 5 S. A implantao ser to mais facilitada quanto mais o clima organizacional se aproximar do modelo das relaes familiares. FASES DA IMPLANTAO P SENSOS PREPARAO Identificar o que necessrio para execuo da UTILIZAO tarefas e por que necessitamos daquilo. Definir onde e como dispor ORDENAO os itens necessrios para a execuo das tarefas. Identificar as fontes de sujeira, identificar causas, limpar e planejar a eliminao das fontes de sujeira. D C A MANUTENO IMPLANTAO Prover o que necessrio para execuo da tarefas e descartar aquilo julgado desnecessrio ou em excesso. Guardar, acondicionar e sinalizar de acordo com as definies feitas na fase anterior. Consolidar os ganhos obtidos na fase de implantao de forma a garantir que os avanos e ganhos sero mantidos. Padronizar as aes de bloqueio que se mostraram eficazes na eliminao das causas. Promover aes de bloqueio contra reincidncia (mecanismo prova de bobeiras).

LIMPEZA

Eliminar as fontes de sujeira.

ASSEIO

Identificar os fatores Eliminar os riscos do higinicos de risco nos ambiente de trabalho ou locais de trabalho e planejar atenuar seus efeitos. aes para elimin-los.

Identificar noEliminar as noconformidades os padres AUTOexistentes e as oportunidade conformidades encontradas na DISCIPLINA fase anterior. de melhorias para os 4 outros sensos.

Passos para a implantao

Primeiro Passo Vamos discutir como implantar os 5S em nossa empresa.

Para dar incio implantao dos Conceitos 5S essencial envolver todas as pessoas da organizao ou da Empresa.

Segundo Passo Dividir a empresa em reas fsicas onde, a equipe daquela rea, pretende implantar os 5 Sensos.

Exemplos:

Carpintaria Manuteno Civil Ferramentaria Depsito Escritrios Restaurante Oficina de equipamentos mveis rea de arquivos

Terceiro Passo

Aps definidas as reas fsicas onde sero implantados os 5 Sensos, deve-se observar cada um dos tens ao lado:

Estes tens so denominados QUESITOS. Espao Local prprio para a execuo de tarefas, transito de pessoas, equipamentos, materiais ou rea para guarda/depsito de ferramentas, materiais, equipamentos, matria prima e dispositivos. Ex: Salas, oficinas, cozinha, depsitos, etc.

Mobilirio Bens utilizados para acomodar pessoas, materiais ou equipamentos, decorar ambientes ou ainda guardar documentos. Ex: Cadeira, mesa, arquivo, armrio, estante, porta-clips, escada, quadro, etc.

Dispositivos Todo equipamento mecnico, eltrico ou eletrnico utilizados na execuo de uma tarefa, de forma acessria. Ex: Terminal de computador, luminrias, tomadas eltricas, extintor de incndio, calculadora, ferramentas manuais, grampeador, etc.

Documentos Toda informao e/ou comunicado que tenha como meio o papel ou registro eletrnico e cuja finalidade seja servir de consulta, leitura, fonte de dados ou estudo. Ex: Relatrios, grficos, folha de dados, livros, boletins, manuais, mensagens de correio eletrnico, software, etc.

Matria-Prima Material de consumo empregado ou utilizado para: Desenvolver as atividades ou executar as tarefas Proteo da equipe Conforto da equipe

Ex: Fios, cabos, peas de reposio (componentes mecnicos, eltricos e eletrnicos), material de limpeza e higiene, caneta, blocos de papel em branco, clips, borracha, impressos e formulrios virgens, EPI ( Equipamentos de Proteo Individual), copos para caf, gua, etc.

Implantao do Senso de Utilizao

Quesito Espao PREPARAO

Identificar ONDE cada tarefa do seu processo executada. Cuidar para que cada tarefa seja executada em local adequado e preparado para tal. Discutir com as pessoas envolvidas.

IMPLANTAO

Definir um Layout (disposio de mobilirio) que seja funcional e seguro. Funcional a disposio em que o fluxo de trabalho se desenvolve sem ocasionar perda de tempo. Seguro aquela disposio onde a movimentao de pessoas, materiais e equipamentos desimpedida de obstculos.

MANUTENO Elaborar um croquis (desenho) com as dimenses bsicas e disposio dos mveis, dispositivos e equipamentos. Elaborar um procedimento que oriente as alteraes que se fizerem necessrias no futuro.

Quesito Mobilirio PREPARAO Identificar cada item do mobilirio, relacionando-os. Incluir na relao o nmero do patrimnio, se houver. Avaliar a real necessidade de t-los. Mantenha apenas o necessrio e justificvel no local de trabalho. Admita adaptaes criativas mas no permita improvisaes perigosas.

IMPLANTAO Colocar os excessos disposio de outras pessoas. Promover a venda ou sucateamento do inservvel. Providenciar a reposio daquilo que estiver faltando. Para repor ou adicionar mobilirio, aproveite o descarte das outras reas e pessoas, em primeiro lugar.

MANUTENO Elaborar um procedimento que oriente a incluso/excluso futura de qualquer mobilirio. Envolva todas as pessoas da equipe na elaborao do procedimento.

Quesito Dispositivos PREPARAO Relacionar todos os dispositivos. Verificar a utilizao dos dispositivos, isto , porque existem, a freqncia de uso, quantas pessoas utilizam, etc. Evitar improvisaes que possam comprometer a segurana das pessoas.

IMPLANTAO Colocar o excesso disposio de outras reas. Promover a venda ou sucateamento do inservvel. Repor aquilo que estiver faltando. Ao repor ou adicionar dispositivos, aproveite o descarte de outras reas, em primeiro lugar. Estabelecer forma de controle do uso de dispositivos.

MANUTENO

Elaborar procedimentos que orientem a incluso/excluso de dispositivos e a localizao deles no arranjo geral. Definir vida til, no caso de ferramentas de desgaste e estabelecer procedimentos de reposio. Elaborar procedimentos que orientem a incluso/excluso de dispositivos e a localizao deles no arranjo geral .

Quesito Documentos PREPARAO Relacionar todos os documentos existentes e utilizados. Verificar a utilizao dos documentos, isto , porque existem, porque esto ali, qual a utilidade deles, a freqncia de uso, quantas pessoas utilizam, etc. Evitar improvisaes que possam comprometer a segurana das pessoas.

IMPLANTAO Eliminar a multiplicidade de documentos. Descartar os papis desatualizados e que no sejam teis. Antes de descartar documentos verifique se no existe legislao especfica que determina a necessidade de mante-los em arquivo. Definir o destino de cada grupo de documentos( quadro de avisos, arquivo, estante, etc). Definir o perodo de permanncia de cada grupo de documentos no seu devido local e indicar quem ser o responsvel pela atualizao dos mesmos.

MANUTENO Elaborar procedimentos para recebimento, expedio, guarda e descarte de documentos.

Quesito Matria-Prima PREPARAO Relacionar a matria-prima existente e consumida na rea. Verificar a aplicao e consumo. Verificar se o uso compatvel com a necessidade (porque ter em estoque?).

IMPLANTAO Adequar os estoques s necessidades de consumo de cada item relacionado. Acompanhar os consumos e custos de estoques no sentido de reduzi-los gradativamente.

MANUTENO Definir quem, quando e como os itens de consumo sero repostos (Plano de Reposio). Estabelecer formas de controle de consumo para construir um histrico e ajustar nveis de consumo. Definir nvel mnimo e mximo de estoque para cada item de consumo.

Implantao do Senso de Ordenao

Quesito dispositivos PREPARAO Padronizar os nomes dos dispositivos. Agrupar por tipo, natureza, funo ou aplicao. Discutir amplamente com as pessoas envolvidas a melhor maneira de ordenar, os locais de guarda e a melhor forma de acondicionamento.

IMPLANTAO Colocar em prtica a forma de ordenao definida, incluindo a guarda e acondicionamento. Sinalizar os locais indicando os grupos, subgrupos e itens. Ordenar por tamando e em ordem seqencial. Educar os usurios para utilizarem corretamente os padres adotados.

MANUTENO Elaborar uma folha de verificao (check list) peridica para garantir a ordenao permanente. Definir os responsveis pela verificao, a freqncia e preparar estas pessoas para isto.

Quesito matria-prima PREPARAO Agrupar os itens por tipo (fios eltricos, parafusos, material de limpeza) e separar por tamanho, finalidade, aplicao, caractersticas, etc. Definir uma nica forma para dispor materiais: por tamanho, necessidade, caracterstica, facilidade, etc.

IMPLANTAO Identificar os locais de guarda e os tipos de materiais. Dispor os itens de acordo com a forma de agrupamento e disposio definidos. Os materiais que requerem cuidados especiais devem obedecer as recomendaes de guarda dos fabricantes e, se for o caso da legislao ou normas vigentes. Educar os usurios para utilizarem corretamente os padres adotados.

MANUTENO Elaborar uma folha de verificao (check list) peridica para garantir a ordenao permanente. Definir os responsveis pela verificao, a freqncia e preparar estas pessoas para isto. Adotar "mecanismos prova de bobeira" para garantir a guarda correta de materiais.

Quesito documentos PREPARAO Uniformizar a nomenclatura dos documentos. Definir a forma de agrupar (por assunto, origem procedncia, finalidade, contedo, etc.). Estratificar o agrupamento de tal forma a facilitar a localizao e guarda.

IMPLANTAO

Colocar em prtica a forma de agrupamento e estratificao definidos. Sinalizar os locais indicando os grupos, subgrupos e itens. Observar as caractersticas dos documentos e locais de guarda, isto , livros devem ficar em prateleiras, papis em pastas, pastas em arquivos, etc. Educar os usurios para utilizarem corretamente os padres adotados.

MANUTENO Elaborar uma folha de verificao (check list) peridica para garantir a ordenao permanente. Definir os responsveis pela verificao, a freqncia e preparar estas pessoas para isto. Adotar "mecanismos prova de bobeira" para garantir a guarda correta de documentos.

Implantao do Senso de Limpeza

Quesito espao, mobilirio e dispositivos PREPARAO Identificar as formas de sujeira. Planejar aes para eliminar os efeitos (limpar). Identificar as causas e fontes de sujeira. Planejar aes para eliminar as fontes e as causas identificadas.

IMPLANTAO Implantar as aes de bloqueio definidas no Plano de ao e verificar a sua efetividade.

MANUTENO Criar procedimentos envolvendo as aes de bloqueio que se mostraram eficazes na remoo das causas de sujeira. Preparar as pessoas para seguir os procedimentos.

Implantao do Senso de Asseio

Abordagem Na conceituao do Senso de Asseio, optamos por focalizar a melhoria do ambiente de trabalho abordando a higiene industrial. Para a identificao dos riscos, agentes e seus possveis efeitos s pessoas, tomamos por referncia o Mapa de Riscos, realizado conforme roteiro estabelecido no Anexo IV da NR15 e Portaria 5 do DNSST (atual SSST - Secretaria de Segurana e Sade do trabalhador) do Ministrio do Trabalho. Como base do Senso de Asseio buscamos conceituao na metodologia do PPRA - Programa de Preveno de Riscos Ambientais, estabelecido pela NR9, que se identifica com as diretrizes gerais para implantao de um Programa de Higiene Industrial. Esse Senso abrange os quesitos espao, mobilirio, dispositivos, documentos e matria prima.

Quesito espao, mobilirio, dispositivos, documentos e matria prima PREPARAO Identificar fatores de risco no ambiente de trabalho. Identificar as fontes e possveis efeitos nocivos s pessoas. Identificar os cargos expostos a cada risco.

Identificar o nmero de pessoas expostas e o tempo mdio de exposio para cada risco. Medir os valores dos fatores de risco. Identificar necessidade de EPI/EPC. Identificar as causas e elaborar um Plano de Ao para bloqueio de causas, eliminao das fontes de risco ou atenuao dos seus efeitos.

IMPLANTAO Adotar medidas para atenuar os efeitos ou eliminar os riscos. Elaborar procedimentos para ao em emergncias. Medir os riscos aps ao de bloqueio e avaliar melhoria. Atualizar o Mapeamento de Risco da rea de trabalho.

MANUTENO Certifique-se que os procedimentos sejam do conhecimento de todos. Simule situaes de emergncia periodicamente, como forma de treinamento. Institua um sistema de verificao peridica do cumprimento dos padres.

Implantao do Senso de Auto-disciplina

Abordagem A prtica deste senso pode ser constatada observando e avaliando a rotina estabelecida na implantao dos 4 outros sensos. Portanto, a Implantao do Senso de Autodisciplina consiste na avaliao sistemtica, feita pela prpria equipe, abrangendo os 4 sensos j implantados. A prtica deste senso assume um papel alavancador da melhoria continua e contribui para consolidar os conceitos aprendidos e praticados at ento, relativos aos Sensos de Utilizao, Ordenao, Limpeza e Asseio.

PREPARAO Criar uma folha de verificao de no- conformidades, baseada nos 4 primeiros sensos. Estabelecer uma freqncia de avaliao das reas a serem submetidas ao quinto Senso. Definir um calendrio de Avaliao. Definir um critrio para a formao dos grupos de avaliao.

IMPLANTAO Seguir criteriosamente o programa de avaliao. Utilizar o PDCA para resolver os problemas identificados. Utilizar um grfico de controle para acompanhamento. Utilizar o relatrio de no-conformidades observadas para alavancar melhorias.

MANUTENO Alterar os padres e os procedimentos to logo tenha sido identificada a causa fundamental dos problemas. Divulgar amplamente os novos padres. Promover o treinamento das pessoas envolvidas na utilizao dos padres modificados e atualizados.