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arquivstica, sua faceta cultural, voltada para a comunidade.

Hoje em dia, amplia-se cada vez mais o entrosamento entre arquivo e cidado ou entre arquivo e escola de segundo grau, funcionando ainda o arquivo como laboratrio para futuros historiadores. 0 Assim, as atividades do arquivista, quando no mbito da custdia permanente, ganham dimenses sociais e culturais muitssimo mais amplas que as da fase inicial, a dos arquivos correntes. Entretanto, l que se criam as condies necessrias para que o ciclo vital do documento se processe de forma ideal. Sem deixar de ser urna seqncia da administrao de documentos correntes, pela prpria unicidade da funo arquivstica, a tarefa do profissional no arquivo permanente adquire uma feio cientfica e social que convm explorar, em benefcio seja da pesquisa histrica, seja da prpria comunidade.

CAPTULO 2

Documento, informao e meios


institucionais de custdia e disseminao

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nn cantulo 14.

rquivos, bibliotecas, centros de documentao e museus tm co-responsabilidade no processo de recuperao da informao, em benefcio da divulgao cientfica, tecnolgica, cultural e social, bem como do testemunho jurdico e histrico. Esses objetivos so alcanados pela aplicao de procedimentos tcnicos diferentes a material de distintas origens. Partamos do elemento comum e primeiro: o documento. Segundo a conceituao clssica e genrica, documento qualquer elemento grfico, iconogrfico, plstico ou fnico pelo qual o homem se expressa. o livro, o artigo de revista ou jornal, o relatrio, o processo, o dossi, a carta, a legislao, a estampa, a tela, a escultura, a fotografia, o filme, o disco, a fita magntica, o objeto utilitrio etc., enfim, tudo o que seja produzido, por motivos funcionais, jurdicos, cientficos, tcnicos, culturais ou artsticos, pela atividade humana. Torna-se evidente, assim, a enorme abrangncia do que seja um documento. O processo de fornecer informaes a partir dos dados existentes em qualquer tipo de continente da rea comum dos profissionais das chamadas cincias da informao, cincias documentais ou ainda cincias documentrias, como querem alguns. Recolher, tratar, transferir, difundir informaes o objetivo convergente de arquivos, bibliotecas, museus e centros de doc umentao. Partindo de material diverso e atravs de mecanismos tcni-

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cos completamente distintos, essas instituies devem estar aptas a cobrir, da maneira mais completa possvel, um "campo de investigao". Tm em comum, portanto, as finalidades a que se destinam e o papel que ocupam no processo social, cultural e administrativo de uma sociedade. A forma/funo pela qual o documento criado que determina seu uso e seu destino de armazenamento futuro. a razo de sua origem e de seu emprego, e no o suporte sobre o qual est constitudo, que vai determinar sua condio de documento de arquivo, de biblioteca, de centro de documentao ou de museu. As distines entre essas instituies produzem-se, portanto, a partir da prpria maneira pela qual se origina o acervo e tambm do tipo de documento a ser preservado: pela biblioteca, os impressos ou audiovisuais resultantes de atividade cultural e tcnica ou cientfica, seja ela criao artstico-literria, pesquisa ou divulgao; pelo arquivo, o material de uma gama infinitamente varivel (desde uma tabuleta assria ou um relatrio impresso de empresa at as provas-objeto de um processo judicirio), oriundo de atividade funcional ou intelectual de instituies ou pessoas, e produzido no decurso de suas funes; pelo museu, os objetos que tanto podem ter origem artstica quanto funcional. Os fins, em se tratando de bibliotecas e de museus, sero didticos, culturais, tcnicos ou cientficos; e de arquivos, administrativos e jurdicos, passando, a longo prazo, a "histricos". O documento de biblioteca instrui, ensina; o de arquivo, prova Os centros de documentao, por sua vez, no que se refere origem, produo e aos fins do material que armazenam (ou referenciam) representam um somatrio das instituies anteriormente indicadas. Isto porque, definido o centro de documentao como a "transposio das informaes primrias para outros recursos", ele acaba assimilando as caractersticas daquelas instituies." Sua finalidade informar, com o objetivo cultural, cientfico, funcional ou jurdico, conforme a natureza do material reproduzido ou referenciado.

Os documentos de biblioteca so resultado de uma criao artstica ou de uma pesquisa; e podem ainda objetivar a divulgao tcnica, cientfica, humanstica, filosfica etc. material que trata de informar para instruir ou ensinar. Os documentos so grficos, sejam eles impressos ou manuscritos, desenhos, mapas, plantas, ou so material audiovisual. Sua forma usual a impressa e mltipla, isto , a mesma obra pode existir em mais de uma biblioteca. So os documentos mais acessveis e os mais conhecidos do grande pblico. Os documentos de arquivo so os produzidos por uma entidade pblica ou privada ou por uma famlia ou pessoa no transcurso das funes que justificam sua existncia como tal, guardando esses documentos relaes orgnicas entre si. Surgem, pois, por motivos funcionais administrativos e legais. Tratam sobretudo de provar, de testemunhar alguma coisa. Sua apresentao pode ser manuscrita, impressa ou audiovisual; so em geral exemplares nicos e sua gama variadssima, assim como sua forma e suporte. Os documentos de museu originam-se de criao artstica ou da civilizao material de uma comunidade. Testemunham uma poca ou atividade, servindo para informar visualmente, segundo a funo educativa, cientfica ou de entretenimento que tipifica essa espcie de instituio. A caracterstica desses documentos serem tridimensionais, isto , serem objetos. Tm os mais variados tipos, naturezas, formas e dimenses. Os documentos de centro de documentao (considerado em sua definio estrita, como entidade que rene em torno de uma especialidade bem determinada qualquer tipo de documento) so em geral reprodues (em microforma ou no) ou referncias virtuais, que originariamente poderiam ser tipificados como documentos de biblioteca, arquivo ou museu. Material sonoro ou gravado, ou ainda em suporte e dlo es trcen nitcro o,sdesde de queeem nta c po ia ou reproduo, tambm caracterstico documentao. de entrada do material na biblioteca e no museu so, em be geral, a compra, a doao ou a permuta. O arquivo, porm, receos documentos atravs de passagem natural, dentro do esquema das trs idades es do do documento: da produo tramitao, desta ao arquivo corrente, deste, por transferncia, ao intermedirio e da, por

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recolhimento, ao permanente. O material ser obrigatoriamente recolhido (o remanescente das baixas causadas pelo cumprimento das tabelas de temporalidade), abstendo-se o arquivista da seleo para aquisio, como faria o bibliotecrio. O nico momento em que o fator "julgamento" entra no trabalho arquivstico quando, juntamente com administradores ligados entidade de cujos documentos se est tratando, juristas e historiadores, os profissionais de arquivo estabelecem as tabelas de temporalidade. Elas que ditam a destruio racional de documentos rotineiros, segundo os diferentes prazos nelas fixados. A partir dessas consideraes possvel estabelecer: u que a biblioteca rgo colecionador (rene artificialmente o material que vai surgindo e interessando sua especialidade), em cujo acervo as unidades esto reunidas pelo contedo (assunto); que os objetivos dessa coleo so culturais, tcnicos e cientficos; e que seus fornecedores so mltiplos (diferentes livrarias, editoras, empresas grficas, empresas jornalsticas, laboratrios de microfilmes etc.); u que o arquivo rgo receptor (recolhe naturalmente o que produz a administrao pblica ou privada qual serve) e em seu acervo os conjuntos documentais esto reunidos segundo sua origem e funo, isto , suas divises correspondem ao organograma da respectiva administrao; que os objetivos primrios do arquivo so jurdicos, funcionais e administrativos e que os fins secundrios sero culturais e de pesquisa histrica, quando estiver ultrapassado o prazo de validade jurdica dos documentos (em outras palavras, quando cessarem as razes por que foram criados); e que a fonte geradora nica, ou seja, a administrao ou a pessoa qual o arquivo ligado;is

u que o museu rgo colecionador, isto , a coleo artificial e classificada segundo a natureza do material e a finalidade especfica do museu a que pertence; e que seus objetivos finais so educativos e culturais, mesmo custodiando alguns tipos de documentos originariamente de cunho funcional; u que o centro de documentao rgo colecionador ou referenciador (quando no armazena documentos como as demais entidades obrigatoriamente o fazem e s referencia dados em forma fisica ou virtual). Seus objetivos so fundamentalmente cientficos, j que a coleo (quando os documentos so armazenados) formada de originais ou de reprodues referentes a determinada especialidade; incluem-se nessa categoria as bases de dados. No processamento tcnico da documentao existem algumas diferenas fundamentais. Se, na biblioteca e no museu, o tratamento documental feito pea por pea, ainda que totalizando uma nica e grande coleo, no arquivo, em geral, o tratamento tcnico dispensado no unidade, mas s sries documentais que formam agrupamentos lgicos e orgnicos dentro dos diferentes fundos. J o centro de documentao adota um tratamento que varia segundo a natureza de seu material. Arquivos, bibliotecas e museus utilizam diferentes formas e procedimentos para registros de entrada, e o centro de documentao comporta-se semelhantemente a um e a outro, conforme sua caracterizao. Alm disso, os registros de entrada variam tambm conforme sejam eles correntes, intermedirios ou permanentes. O tombamento feito em bibliotecas e museus s tem sentido no arquivo final, uma vez que nos demais o documento est de passagem, embora no deixe evidentemente de ser protocolado/registrado. As relaes de remessas de papis' so peas indispensveis nas transferncias e recolhimentos, j que os organismos produtores de documentos, assim como seus autores, podero a qualquer momento requisitar vistas a um processo, a um documento avulso ou a um dossi, quando j passada a sua utilizao primria. As entradas paulatinas, entendidas como desenvolvimento de coleo, acabam constituindo, no caso da biblioteca, do museu e do

15 No h possibilidade de coleo nos arquivos genunos porque, em se tratando de fundos, fundamental a relao orgnica entre seus elementos. No se compreende o documento de arquivo fora do meio gentico que o produziu. Os documentos de arquivo surgem obrigatoriamente dentro das funes e atividades de uma administrao. Ver Gauye, 1984:15-23.

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centro de documentao, uma reunio artificial de documentos dos mais variados tipos. J o arquivo, por suas prprias coordenadas de definio, uma reunio orgnica: seu acervo faz-se natural e cumulativamente. A fase denominada classificao, em bibliotecas e em arquivos correntes, corresponde, nos arquivos de segunda e terceira idades, ao que se chama de arranjo no concernente aos fundos e sries, e de ordenao no que respeita ordem interna dos documentos nas sries. A prpria variao semntica nos conduz quela que seria a dicotomia bsica entre as reas: enquanto a biblioteconomia pode ser regida por normas, a arquivstica e, em parte, a museologia fundamentam-se em princpios gerais. Os sistemas de classificao bibliogrfica e suas extenses (no caso dos centros de documentao), salvo rarssimas excees, podem ser rigidamente obedecidos, mas a organizao de arquivos deve submeter-se estrutura dos rgos geradores do documento e natureza do material ordenado. Por isso, a noo de respect des fonds preceito essencial ao trabalho arquivstico: no se deve misturar os documentos produzidos por uma entidade com os de outra. A provenincia do documento define o seu fundo no arquivo, assim como tambm define sua posio no acervo do museu. A, catalogao, via pela qual o usurio chega a uma publicao no centro de documentao e na biblioteca ou a um objeto no museu, tem seu similar, quando se trata de arquivos permanentes, na descrio. No caso dos arquivos correntes, a descrio feita no momento da incorporao do documento ao conjunto do acervo do arquivo, atravs de sua insero no plano de classificao, no se perdendo de vista, se for o caso, a numerao de protocolo. No primeiro caso, os catlogos em ficha, impressos ou online trazendo elementos descritivos da obra permitem que sejam identificados autor, ttulo, local, editor, data de impresso e assunto ou assuntos. No museu, os elementos so autor, ttulo, forma, material, dimenses e especificidades. A descrio de documentos de arquivos permanentes, feita por meio dos chamados instrumentos de pesquisa (impressos ou virtuais),

tambm permite a identificao do material. Das mais gerais e abrangentes (guias, quadros de fundos, relaes) s mais especficas (inventrios, catlogos, ndices, catlogos seletivos, edio de fontes), essas publicaes trazem os seguintes elementos dos documentos de arquivo: unidade criadora do documento, tipologia documental, autoria, funo a que se refere, ao que traduz e data, contedo (se for o caso) e notao (cota, na terminologia arquivstica portuguesa) de identificao e localizao. Os museus tambm adotam instrumentos de pesquisa (guias, inventrios, catlogos), geralmente impressos ou mimeografados, como no caso dos arquivos. Empregam normas prprias para a formatao dos verbetes que os compem. Na biblioteca, um catlogo em fichas, impresso ou virtual permite as intercalaes necessrias a acervos em expanso. Alm disso, a identificao bibliogrfica sucinta, conforme a tendncia moderna de racionalizar e simplificar a catalogao. No arquivo (aqui nos reportamos ao permanente), a necessidade de uma descrio maior das sries, a circunstncia de o fator expansivo no contar e a unicidade do documento fazem com que a ficha perca a sua funcionalidade. O fato de o pesquisador precisar saber a localizao do material de seu interesse, muitas vezes distante de sua cidade ou pas, torna necessrios instrumentos impressos ou virtuais, passveis de pesquisa remota, multiplicao e disseminao. Como se trata de instrumentos parciais, o programa descritivo deve estabelecer prioridades; outra considerao que, estando as sries j com datas encerradas, elimina-se a questo da necessidade de expanso. Quanto ao pblico: quem o usurio-padro da biblioteca, do arquivo, do museu e do centro de documentao? A biblioteca, teoricamente, das quatro instituies a que possui consulentes em maior nmero e variedade. Fazem uso dela no s o pesquisador (aqui configurado como o acadmico, o professor universitrio e o pesquisador profissional ou eventual), mas tambm o grande pblico, que abrange estudantes, estudiosos em geral e cidados comuns. O museu tem a mesma tipologia de pblico, no sentido do entretenimento e do lazer que a visita a suas dependncias pode proporcio-

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seus temas de pesquisa. No centro de documentao o pblico bsico constitudo por pesquisadores, que buscam documentos de origens e suportes vrios, sobre determinado tema, dentro da prpria especializao do centro. No arquivo quando no mbito dos de primeira e segunda idades , a clientela formada pelo administrador, pelo empresrio ou seus representantes, enfim, pelos produtores do documento, bem como por profissionais da rea jurdica, pesquisadores administrativos ou cidados em busca de seus direitos. No arquivo permanente, portanto na esfera da pesquisa cientfica ou do interesse puramente cultural, o pblico estar personificado no historiador ou em profissionais cuja atividade possa demandar informaes sobre pocas anteriores, como jornalistas, socilogos, cientistas polticos etc. Outro tipo de usurio o cidado em busca de seus interesses ou que revela alguma curiosidade pelo trabalho de investigao histrica. Arquivos, bibliotecas, centros de documentao e museus tm, portanto, fronteiras bem definidas?' No devem ser confundidos nem quanto documentao que guardam, nem quanto ao trabalho tcnico que desenvolvem a fim de organizar seus acervos e de transferir e disseminar informao. Sendo instituies pblicas ou particulares preocupadas com a transmisso cultural e com a custdia e a divulgao de informaes tcnicas e cientficas, possuem, cada uma, de per si, um espao social prprio e independente no qual devem agir. O quadro comparativo desses quatro tipos de instituio, diferenciando-lhes as caractersticas e a natureza dos acervos e do tratamento tcnico, pode ser esclarecedor, uma vez que esquematiza os argumentos desenvolvidos neste captulo.

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A questo abordada em Schellenberg, 1959c:12. Os manuais brasileiros Arquivstica = tcnica; arquivologia = cincia, de Astrea de Moraes e Castro e outros, e Teoria e prtica de arquivo, de Marilena Leite Paes, tambm contm itens respeitantes ao tema. O melhor conjunto bibliogrfico para estudar o assunto o nmero 34 da revista Archivum, do Conselho Internacional de Arquivos, editada em Paris em 1984.
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