Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
Respaldar y Restaurar
Facturas
Reportes
Contabilizacin
Almacn digital
ndice
Uso Manual
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
710.20111230
ndice
II
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
ndice
Contenido
Uso del manual _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Aviso de derechos del propietario _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Configuracin _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Generales _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Crear empresa _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Configurar empresa _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Configuracin General _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Monedas _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Tipo de cambio _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Unidades de Medida y Peso _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Nombres _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Clasificaciones y Caractersticas _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Clasificaciones _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Caractersticas _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Clientes / Proveedores_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Servicios / Productos _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Agentes_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ Almacenes_ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Paquetes _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Promociones_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Conceptos _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Impuestos _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Usuarios _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Consideraciones antes de crear usuarios _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Crear Grupos de Usuarios _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Crear un usuario _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Cerrar sesin del usuario _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Usuarios conectados _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Operacin diaria _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Documentos Comerciales _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ II II 1 1 1 2 2 4 4 4 4 5 5 6 7 9 11 12 13 14 15 17 18 19 19 20 21 21 22 22
ndice
III
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
ndice, Contina...
Contenido
Facturas _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Cargos y Abonos _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Cargos _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Abonos _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Inventarios_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Administrador del almacn digital _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Contabilizacin _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Configuracin _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Establecer la empresa de CONTPAQ i CONTABILIDAD_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Definir segmentos contables _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Definir asientos contables _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Asignar asiento contable al concepto _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Contabilizacin _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Elaboracin de plizas _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Cargado de plizas _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Cargado de base gravable de IVA a CONTPAQ i CONTABILIDAD _ _ _ _ _ _ Cargado del control de IVA de proveedores _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Eliminar la contabilizacin _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Reportes de contabilizacin _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Procesos y Herramientas _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Procesos peridicos _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Respaldar y Restaurar _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Respaldar empresa _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Restaurar empresa _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Reportes _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Hoja Electrnica_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Procesos especiales _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Timbrado / Emisin masiva _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Cancelacin masiva de CFDI_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Impresin masiva de documentos_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 23 25 25 26 28 30 33 33 33 34 35 37 38 38 39 40 41 42 43 44 44 44 44 45 46 47 51 51 52 53
ndice
IV
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
ndice, Contina...
Contenido
Impresin de etiquetas con cdigo de barras_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Cierre del ejercicio_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Afectar saldos _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Actualizacin de precios de venta_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Recoseteo _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Saldado de remanentes _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Conteo del inventario fsico _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 1. Congelar existencias _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 2. Proforma _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 3. Captura del inventario fsico _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 4. Inventario fsico vs. existencias_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 5. Aplicacin del inventario_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Herramientas _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Vistas _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Interfaz configurable _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Otras herramientas _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Barra de accesos directos _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Bitcora_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Calculadora _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Calendario _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Opciones del men Ver _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Informe mensual al SAT _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Extras _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Utileras _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Verificacin de documentos _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Saldo cero _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ Reconstruccin de ndices _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Reclculo de acumulados _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Reproceso _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Cambio de mtodo de costeo _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Eliminacin de Pedidos (documentos) _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 53 55 55 56 56 57 58 58 59 60 61 62 63 63 65 66 66 66 68 68 69 71 72 72 72 73 73 74 74 75 76
ndice
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
ndice, Contina...
Contenido
Verificacin de tipos de cambio _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Campos extra _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Editor de formas preimpresas _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Partes de la forma preimpresa _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Asignar forma a un concepto _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Importar y Exportar va TXT _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Exportacin de Catlogos _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Exportacin de Documentos _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Importacin de Datos _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Ayuda y documentacin _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Men ayuda _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Documentos adicionales_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 77 78 79 80 81 82 82 83 84 85 85 85
ndice
VI
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
Generales
Crear empresa
AdminPAQ te permite crear varias empresas. La informacin de cada una se almacena en bases de datos diferentes con catlogos independientes, por ello se considera multiempresa y/o multi-RFC. En este catlogo se almacena toda la informacin necesaria para la creacin de una empresa.
1
Selecciona del men Archivos la opcin Abrir Empresa y haz clic en el botn Nuevo.
2
Captura los datos de la empresa y guarda los cambios. Al finalizar cierra la ventana.
Especifica los datos generales de la empresa, as como la ubicacin de los archivos de la misma. Si deseas modificar estos datos despus de haber creado la empresa, lo podrs hacer desde el men Configuracin opcin Empresa. Con el fin de emitir facturas es importante que captures el RFC de la empresa.
ndice
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
Abrir empresa Para abrirla selecciona de la lista de empresas disponibles la deseada. Puedes hacer doble clic sobre ella o al seleccionarla haz clic en el botn Abrir Empresa.
La primera vez que se abre la empresa podrs especificar los periodos y ejercicio actual, al terminar haz clic en el botn Aceptar. Cuando quieras visualizar nuevamente esta ventana ve al men Configuracin y selecciona la opcin Periodos y Ejercicios. Aqu, adems de configurar lo referente al periodo actual, puedes indicar si deseas modificar periodos anteriores y futuros. Adems, puedes especificar que los documentos posteriores al ltimo Cierre de ejercicio se muestren en las consultas. Cerrar empresa Para cerrar una empresa ve al men Archivos y selecciona la opcin Cerrar Empresa. Salir de AdminPAQ Para salir de AdminPAQ ve al men Archivos y selecciona la opcin Salir.
Configurar empresa
- Configuracin General
Dentro de la ventana Configuracin General puedes configurar los parmetros que van a influir en la forma en cmo se manejarn los catlogos, as como algunos clculos como los impuestos. Ve al men Configuracin y selecciona la opcin Configuracin General. Observa que la ventana est dividida en doce pestaas.
ndice
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Decimales
Extras
Aqui debes indicar el nmero de decimales que manejars para Cantidades, tipos de cambio precios y costos, puedes manejar desde 0 y hasta 5 decimales. Mascarillas Aqu puedes configurar el formato de cdigo que deseas utilizar en Clientes, Servicios, RFC y CURP. Adems hay una gua para conocer los smbolos utilizados en las estructuras. Clientes Almacenes Costos Especifica el porcentaje de descuento global que aplicar para los movimientos.
Aqu especificas los almacenes Aqu se define el mtodo de costeo F@C por omisin en documentos as asumido para productos. como si deseas permitir la salida de Configura el modo en que se productos con existencias. debern incluir los impuestos y las retenciones en la creacin del Impuestos y Retenciones Vistas archivo XML del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) Aqu debes indicar qu impuesto Puedes habilitar la consulta de como la retencin de ISR o IVA, o manejars como IVA y el porcentaje las vistas para los catlogos y impuesto local o que No se incluye. que tendrs para cada impuesto y los movimientos. Cuando estn Aqu se habilita el uso de CFDI. retencin. Si capturars Precios con habilitados, se mostrar un listado de Iva incluido. los elementos del catlogo o tipo de documento al que hayas ingresado. Complementos Conexiones CFD/CFDI Aqu se captura configuracin Almacn Digital para complementos como Aqu indicars el servidor de correo POP3 si requieres entregar CFDI Aqu indicars las plantillas en las instituciones Donatarias y por correo electrnico y tambin formato amigable a utilizar en CFD Educativas. puedes configurar el Proxy para el y CFDI. Bitcoras timbrado de CFDI. Reporte de Configuracin del Sistema En el men Configuracin encontrars este reporte el cual te dar un estatus de la configuracin de AdminPAQ.
Aqu se seleccionan las bitcoras a activar dentro de los diferentes mdulos del sistema.
ndice
Operacin diaria
- Monedas
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
Dentro del men Configuracin/Tablas encontrars la opcin para configurar las monedas que manejar la empresa. Para cada moneda puedes configurar la bandera, el identificador segn la Clave ISO, el smbolo, su posicin, el nmero de decimales a utilizar, as como el formato de la cantidad protegida.
- Tipo de cambio
En este catlogo especifica el tipo de cambio para cada moneda registrada en AdminPAQ. Al efectuar los registros puedes consultar la historia cambiaria. Esta opcin la encontrars en el men Archivos.
- Nombres
Tambin puedes realizar la configuracin de nombres de la siguiente informacin: Precios, Impuestos y Retenciones, Descuentos, Gastos sobre compra as como modificar los nombres de los campos extras como importes, textos y fechas.
ndice
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
Clasificaciones y Caractersticas
Clasificaciones Las clasificaciones ayudan a categorizar la informacin en varios grupos y de esa manera llevar un mejor control en la administracin de la empresa. AdminPAQ te permite utilizar hasta un mximo de 6 clasificaciones para los catlogos: Clientes Proveedores/Servicios Productos Agentes Almacenes Para cada una de las 6 clasificaciones podrs definir diferentes valores de clasificacin.
1
Selecciona del men Configuracin / Tablas la opcin Clasificaciones.
2
Selecciona el catlogo y el nmero de la clasificacin.
4
Despus de capturar las clasificaciones las podrs asignar en los catlogos.
ndice
Operacin diaria
Caractersticas
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
Las caractersticas te sirven para agregar informacin sobre el tipo de producto como su media, color y talla. Se utilizan cuando los productos manejan una medida pero esta tiene variaciones, no equivalencias.. Puedes crear cuantas caractersticas necesites, sin embargo solo podrs asignar 3 caractersticas a un producto.
1
Selecciona del men Configuracin / Tablas la opcin Caractersticas.
2
Captura el caracterstica. nombre de la
3
Captura la abreviatura y el nombre de los valores de las caractersticas.
Listado de tablas En el men Configuracin encontrars este reporte, el cual te permite ver el listado de clasificaciones y caractersticas.
ndice
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
Clientes / Proveedores
En este catlogo se guardan los datos generales, direccin fiscal y de envo, condiciones de crdito de las personas a las que se les vende o compra un servicio o producto.
1
Selecciona del men Catlogos la opcin Clientes / Proveedores. Haz clic en el botn Nuevo para comenzar.
2
Captura el cdigo y nombre del cliente / proveedor y guarda los datos.
No olvides capturar el RFC del cliente ya que este es necesario para realizar la facturacin.
Al guardar la informacin se habilitan 4 pestaas donde podrs configurar diferentes datos. Pestaa Datos generales Pestaa Addenda Asigna en esta pestaa la addenda que utilizar el cliente que ests En esta pestaa debes capturar registrando. los datos del cliente, los datos AdminPAQ cuenta con addendas disponibles para asignarlas a los clientes comerciales de la empresa. que asi lo requieren. Para obtener mayor informacin cmo capturar informacin realcionada con estas consulta el documento Listado de Addendas.pdf desde el grupo Ayuda. Pestaa Usuario Pestaa Complemento
Consulta el tema Interfaz En esta pestaa debes capturar los datos del complemento de la addenda. Configurable para obtener mayor Es importante que sepas que algunas addendas requieren o utilizan un complemento. Cuando el caso aplique captura los datos solicitados. informacin al respecto.
ndice
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Crdito y Cobranza
Extras
Domicilio
Haz clic en el botn Domicilio para En el botn Crdito y Cobranza capturar los datos del domicilio podrs capturar el lmite y das de fiscal. crdito, descuentos por pronto pago, intereses moratorios as como Recuerda: Estos datos son los das de pago y revisin. necesarios para realizar la facturacin. Al finalizar, guarda los cambios haciendo clic en el botn Aceptar. Al finalizar, guarda los cambios haciendo clic en el botn Aceptar. Agentes Envos/Consignacin Aqu se asignan los clientes de venta En el botn Envos/Consignacin y cobranza con sus porcentajes de captura los datos de la mensajera, comisin para cada cliente. das de embarque y almacn de consignacin. Al finalizar, guarda los cambios haciendo clic en el botn Aceptar. Al finalizar, guarda los cambios haciendo clic en el botn Aceptar. Emisin y Entrega/Recepcin de CFD/CFDI
Retenciones
Desde esta ventana configura la forma en que sern entregados/recibidos En esta seccin podrs capturar los los CFD/CFDI que se generen a favor de este cliente o para este proveedor. porcentajes a utilizar en impuestos Entre los datos que debes especificar est correo electrnico, sitio FTP, y retenciones para este cliente. usuario y contrasea para conectarse a dicho sitio, el tipo y formato de entrega/recepcin; adems, debes especificar la informacin para el Al finalizar, guarda los cambios encriptado y emisin del documento digital. haciendo clic en el botn Aceptar. Al finalizar haz clic en el botn Aceptar para guardar los cambios. Precios de Compra Aqu podrs capturar los precios de compra as como los cdigos utilizados por los proveedores para Una vez que especificaste todos los datos guarda los cambios y cierra la los productos. ventana. Al finalizar, guarda los cambios haciendo clic en el botn Aceptar.
ndice
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
Servicios / Productos
En este catlogo se configuran los datos necesarios de los servicios / productos que se podrn facturar en AdminPAQ. Al registrar datos en este catlogo se agilizar tu trabajo en el sistema, ya que al momento de facturar, solo requieres seleccionar el cdigo del servicio del catlogo.
1
Selecciona del men Catlogos la opcin Servicios / Productos. Haz clic en el botn Nuevo para comenzar.
2
Captura el cdigo y nombre del servicio / producto; al finalizar guarda los datos. Al guardar la informacin se habilitan 4 pestaas donde podrs configurar diferentes datos. Pestaa Addenda Asigna en esta pestaa la addenda que utilizar el servicio que ests registrando.No olvides capturar los datos requeridos por el proveedor. Pestaa Complemento En esta pestaa se capturan los datos Pestaa Datos generales del complemento de la addenda si Podrs capturar tres descripciones para el servicio/productos, mismas es requerido por el proveedor. que podrs configurar en el formato de impresin; adems, asignar las unidades de venta que manejar el servicio/producto, caractersticas, Pestaa Usuario series, pedimientos y lotes. Consulta el tema Interfaz Configurable para obtener mayor Y finalmente debes especificar los precios en que ser vendido dicho informacin al respecto. servicio. Para ello, podrs registrar hasta 10 listas de precios diferentes.
ndice
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Caractersticas
Extras
Haz clic en este botn para asignar Aqu podrs asignar las la unidad con la que se llevar caractersticas al producto. el control de existencias de este producto / servicio. El catlogo de Caractersticas se captura en el men Configuracin El catlogo de Unidades de Medida opcin Tablas. y Peso se dan de alta en el men Configuracin opcin Tablas. Al finalizar, guarda los cambios haciendo clic en el botn Aceptar. Al finalizar, guarda los cambios haciendo clic en el botn Aceptar. Costos Precios de Venta Aqu se asigna el mtodo de costeo para el producto.
Captura aqu hasta 10 precios de venta diferentes para el producto / Al finalizar, guarda los cambios servicio. haciendo clic en el botn Aceptar. Al finalizar, guarda los cambios haciendo clic en el botn Aceptar. Ubicaciones Impuestos Desde esta ventana configura los porcentajes de impuestos y Mximos y Mnimos retenciones para el producto / En esta seccin podrs capturar las servicio. unidades mximas y mnmas del Al finalizar haz clic en el botn producto por almacn. Aceptar para guardar los cambios. Mximos y Mnimos Una vez que especificaste todos los datos guarda los cambios y cierra la En esta seccin podrs capturar ventana. costos extra por producto /servicio. Al finalizar haz clic en el botn Aceptar para guardar los cambios.
ndice
10
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
Agentes
En este catlogo se configuran los datos de los agentes de cobranza y de ventas a los que podrs asignarles porcentajes de comisin.
Selecciona del men Catlogos Captura el cdigo y nombre del Selecciona si ser de Cobranza, la opcin Agentes. Haz clic en el agente. de Venta o ambos. Y captura los botn Nuevo para comenzar. porcentajes de comisin.
ndice
11
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
Almacenes
En este catlogo se configuran los datos de los almacenes. Los almacenes en AdminPAQ sirven para llevar mejor control de los inventarios (mercanca que ingresa y egresa).
Selecciona del men Catlogos la Captura el cdigo y nombre del Selecciona las clasificaciones y opcin Almacenes. Haz clic en el almacn. guarda los cambios. botn Nuevo para comenzar.
ndice
12
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
Paquetes
En este catlogo se configuran paquetes, estos incluyen una serie de productos o servicios que se venden como uno solo.
Selecciona del men Catlogos Captura el cdigo y nombre del Selecciona las clasificaciones y la opcin Paquetes. Haz clic en el paquete. guarda los cambios. botn Nuevo para comenzar.
4
Haz clic en el botn 1. Componentes del Paquete.
5
Captura el cdigo del producto y la cantidad de este que tendr el paquete.
6
Guarda los datos de cada componente, repite el procedimiento por cada componente.
7
Haz clic en el botn 2. Precios y captura los precios del paquete.
8
Guarda los cambios del paquete.
ndice
13
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
Promociones
Las promociones te permiten hacer descuentos a productos, servicios o paquetes, basados en la configuracin de ciertos parmetros.
Selecciona del men Catlogos la Captura el cdigo y nombre de la Captura el porcentaje de descuento. opcin Promociones. Haz clic en el promocin. botn Nuevo para comenzar.
4
Captura la vigencia de la promocin, permantente o en un rango de fechas.
5
Captura las condiciones de descuento, como una cantidad mnima o mxima de productos, o un mnimo de venta, o si aplica para un concepto en particular.
6
Selecciona las clasificaciones del cliente o producto a las que aplicar la promocin.
7
Guarda los cambios.
ndice
14
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
Conceptos
Un Concepto es un tipo de documento el cual se crea a partir de un Documento Modelo. En AdminPAQ puedes crear tantos conceptos requieras y cada uno tendr caractersticas propias como: nombre, foliacin, campos, impuestos, formas preimpresas, etctera. Qu es un documento modelo Es una plantilla que contiene caractersticas que se toman como base para la creacin de conceptos.
1
Selecciona del men Configuracin, la opcin Conceptos.
2
Captura el cdigo y nombre del concepto a registrar; selecciona el Documento Modelo y guarda los cambios. Datos Generales Especifica los datos generales del concepto como la forma preimpresa a utilizar, si el documento ser a crdito y el nmero mximo de movimientos permitidos a registrar. Marca el tipo de concepto: Carta Captura el Rgimen Fiscal y el Porte, Donatarias, Educativas. Mtodo de Pago por omisin. Marca la casilla correspondiente dependiendo del tipo de facturacin: CFD, CBB o CFDI. Al hacerlo, se activa el botn 8. Configurar el Concepto como CFD, CBB o CFDI. Marca el tipo de concepto: Carta Porte, Donatarias, Educativas. Posteriormente configura el resto de la informacin del concepto en cada uno de los botones disponibles.
ndice
15
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Configuracin del movimiento
Extras
Configuracin del Encabezado del Documento En este botn realizar la configuracin de la serie y folio que se utilizar en los documentos que se registren con este concepto. Recuerda: Si en el campo Folio seleccionas alguna de las opciones por Consecutivo del documento modelo el consecutivo de folios ser comn para todos los conceptos creados en base a este documento modelo. Si seleccionas una de las opciones por Consecutivo del concepto el consecutivo de folios ser independiente por cada Concepto.
Configura cmo aparecern los datos de los movimientos, puedes seleccionar una opcin entre Oculto, Lectura y Escritura.
Recuerda: si la addenda requiere captura de informacin en el movimiento, es necesario que en el Configura cmo aparecern los datos del encabezado del documento, campo Observaciones actives la puedes seleccionar una opcin entre Oculto, Lectura y Escritura. propiedad Escritura. Configuracin de descuentos Aqu podrs habilitar o deshabilitar los descuentos que deseas utilizar para este concepto. Tambin puedes configurar de dnde se tomarn estas descuentos. Configuracin de Impuestos En esta pestaa podrs habilitar o deshabilitar los impuestos y retenciones que deseas utilizar para este concepto. Tambin puedes configurar de dnde se tomarn estas tasas. Configuracin pantallas de captura Aqu podrs habilitar o deshabilitar las pantallas que se mostrarn de forma automtica despus de realizar una captura. Configuracin de transformacin
Consulta el tema Impuestos para Aqu podrs configurar los criterios obtener mayor informacin al de reclculos y prioridades en la respecto. transformacin de documentos. Configuracin del CFD/CBB/CFDI En primera instancia debes especificar los datos generales del certificado: el archivo del Certificado y de la Llave Privada. Captura la contrasea de la Llave Privada y automticamente mostrar la vigencia del certificado y llave privada en los campos correspondientes. Adems debes especificar los datos de la emisin y entrega del CFDI/CFD.
El Certificado y la Llave Privada son archivos proporcionados por el SAT una vez que se completen los trmites, si se reunieron todos los requisitos para el timbrado del CFDI o la emisin del CFD, segn el esquema de facturacin que hayas adoptado.
Manten la casilla Emitir y Entregar a la vez o Emitir y Entregar a la El timbrado es la generacin del CFDI, vez" sin marcar para que revises del documento antes de entregarlo.
la emisin es la generacin del CFD y la entrega es el envo del mismo al cliente. Esta entrega podr hacerse va correo electrnico, impresin o archivo en disco.
ndice
16
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
Folios autorizados para CFD / CBB Otra informacin que debes configurar para el caso de los CFD y CBB, son los folios autorizados por el SAT. En el botn 8. Configuracin del CFD/CBB debes darlos de alta haciendo clic en el botn Crear Folios Autorizados por el SAT y saber que los folios sern exclusivos para el concepto que ests registrando. En esta ventana especifica la serie, folio inicial, el el total de folios a crear, el cdigo y ao de aprobacin. Cuando se trate de Comprobantes con Cdigo de Barras Bidimensional (CBB) debers especificar aqu la imagen del CBB correspondiente al rango de folios. Una vez que capturaste los datos haz clic en el botn Crear. Verifica que la informacin capturada es correcta.
Folios y Conceptos Asumidos En el men Configuracin opcin Conceptos Asumidos podrs asignar el folio inicial (para el caso de las facturas tradicionales y los CFD). Tambin aqu podrs asignar cul ser el concepto asumido para el documento modelo. Listado de Conceptos En el men Configuracin encontrars este reporte, el cual te permite ver los conceptos dados de alta as como sus campos.
Impuestos
Al configurar los Conceptos en AdminPAQ debes especificar la forma en que sern considerados los impuestos en el sistema dentro del botn 4. Configuracin de Impuestos. Esto es, indicar cul es la base para calcular dicho impuesto, de dnde se tomar el impuesto.
ndice
17
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
Consulta la siguiente tabla para conocer el comportamiento que tendr AdminPAQ al seleccionar cada una de ellas.
Buscar Valor en Descripcin
Ninguno Cliente
No se considerar el impuesto para los servicios. El valor del impuesto se tomar de la informacin registrada en el Cliente, sin importar lo configurado en el resto del sistema. El valor del impuesto se tomar de la informacin registrada en el Servicio / Producto, sin importar lo configurado en el resto del sistema. El valor del impuesto aplicar a la tasa especificada al momento de redefinir la empresa. Realiza la bsqueda del valor del impuesto en este orden.
Producto
General
El sistema busca primero la configuracin del servicio/producto, si no cuenta con informacin sobre el impuesto, va al registro del Cliente y en caso de no encontrarlo finalmente revisa en la Configuracin General y de ah toma el impuesto a aplicar. Realiza la bsqueda del valor del impuesto en este orden.
El sistema busca primero la configuracin del Cliente, si no cuenta con informacin sobre el impuesto, va al registro del Servicio/Producto y en caso de no encontrarlo finalmente revisa en la Configuracin General y de ah toma el impuesto a aplicar.
Usuarios
AdminPAQ permite controlar los accesos al sistema por medio del registro de usuarios, definiendo privilegios de uso para cada persona en los distintos mdulos de la aplicacin.
ndice
18
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
Consideraciones antes de crear usuarios Quin es el usuario supervisor? Qu informacin debes saber Cmo asignar derechos a un usuario? sobre las contraseas? Lo primero que requerirs hacer es crear un Grupo y asignarle permisos a este. Enseguida, crea un Usuario y agrgalo a un Grupo. Antes de comenzar a trabajar con el sistema, asigna una contrasea al usuario SUPERVISOR de esta forma proteges la integridad de la informacin de la empresa.
Es el usuario que se crea de forma automtica al instalar AdminPAQ Al crear contraseas para los y quien tiene acceso total a la usuarios considera lo siguiente: funcionalidad de la aplicacin. Solo Utiliza combinaciones de el usuario supervisor o usuarios que maysculas, minsculas, tengan perfil de supervisor pueden nmeros y smbolos, pero registrar nuevos usuarios y asignar que la combinacin te prioridades. resulte familiar. No proporciones las contraseas asignadas a personas ajenas, ni utilices el mismo usuario y contrasea para varios empleados. Crear Grupos de Usuarios
1
Ve al men Configuracin selecciona la opcin Usuarios. y
2
Haz clic en el botn Grupos.
3
Haz clic en el botn Nuevo y captura el nombre del grupo a registrar.
4
Realiza esto por cada una de las pestaas disponibles.
5
asignarlos a varios usuarios.
Desmarca las casillas a las que el Guarda los cambios y cierra la Los grupos te permiten crear una grupo no tendr derecho de uso. ventana. plantilla de permisos que podrs
ndice
19
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
Crear un usuario
1
Ve al men Configuracin selecciona la opcin Usuarios. y
2
Haz clic en el botn Nuevo.
3
Captura el nombre del usuario con el que ingresar al sistema.
4
Indica los datos de seguridad como nombre completo, clave de acceso y asgnale el grupo que le corresponda, el cual contiene los permisos configurados.
5
Si el usuario tendr acceso a todas las empresas instaladas ve al paso 7; de lo contrario haz clic en el botn Seleccionar empresas.
Selecciona las empresas a las que Guarda los cambios. tendr acceso el usuario. Haz clic en el botn Seleccionar Empresas a Acceder y enseguida en el botn F3 para desplegar la ventana con el listado de empresas disponibles.
ndice
20
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
Cerrar sesin del usuario Ve al men Archivos y selecciona la opcin Cerrar sesin del Usuario, acepta el mensaje de advertencia. Captura el cdigo del nuevo usuario y su clave de acceso o contrasea.
1 2 3
Usuarios Activos Esta opcin ubicada en el men Archivos te permite visualizar todos los usuarios en red que se encuentran conectados al sistema a en ese momento.
Existe un reporte en el que podrs ver a los usuarios conectados, ve al men Configuracin y selecciona la opcin Listado de Usuarios.
Esta opcin ubicada en el men Archivos te permite visualizar todos los usuarios en red que se encuentran conectados al sistema a en ese momento.
ndice
21
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
Documentos
Documentos comerciales
En AdminPAQ se puede utilizar el siguiente proceso comercial: Ciclo de venta: Involucran los documentos referentes a los Clientes. Cotizacin Pedido Remisin mercanca en consignacin | Devoluciones de Remisin Factura | Devoluciones sobre Venta -
Las Cotizaciones y Pedidos no afectan ni saldos de clientes ni existencias, las Remisiones solo afectan existencias, mientras las Facturas afectan tanto el saldo de clientes como las existencias en inventarios. Las Devoluciones de Remisin, implican un retorno de mercanca por lo que aumentan existencias, pero no afectan saldos de clientes. Mientras las Devoluciones sobre Venta aumetan existencias y el saldo del cliente. Estos documentos los podrs capturar desde el men Movimientos, submen Compras.
Ciclo de compra: Involucran los documentos referentes a los Proveedores. Cotizacin del Proveedor Orden de Compra Consignacin Compra | | Devoluciones de Prod en Cons Devoluciones sobre Compra -
Las Cotizaciones y rdenes de Compra no afectan ni saldos de proveedores ni existencias, las Consignaciones solo afectan existencias, mientras las Compras afectan tanto saldo del proveedor como las existencias en inventarios. Las Devoluciones de Productos en Consignacin, afectan existencias pero no afectan saldos de proveedores. Mientras las Devoluciones sobre Compra aumetan existencias y el saldo del proveedor. Estos documentos los podrs capturar desde el men Movimientos, submen Compras. A continuacin se muestra como se capturan las Facturas, sin embargo el proceso de captura de estos 8 tipos de documentos es similar.
ndice
22
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
Facturas
Para comenzar a capturar facturas puedes seleccionar de la barra vertical el concepto que corresponda al tipo de documento que deseas registrar, o bien, seleccionar del men Movimientos, submen Ventas / Facturas el concepto de la factura deseado.
1 2
Captura los datos del encabezado, entre ellos est: Fecha de emisin de la factura; selecciona el Cliente y en caso que aplique especifica la moneda extranjera y el tipo de cambio con que ser registrado el documento.
Registra los movimientos de la factura. Para lograrlo, haz clic sobre el rea de Movimientos y captura los datos solicitados.
ndice
23
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
3
Captura la informacin adicional haciendo clic en cada uno de los botones de la barra vertical.
Referencia, Observaciones y Campos Extras Captura las referencias, observaciones y campos extras del documento. Tambin aqu podrs capturar los datos de la Addenda y sus Complemento a nivel documento. Condiciones de Crdito
Datos y Direccin de Envo En esta ventana podrs capturar los datos de envo del documento. Movimientos Detallados Al presionar este botn se ejecutar un reporte mostrando informacin detallada de cada movimiento. Ver CFDI
4
Haz clic en el botn Emitir/Timbrar (segn sea el caso), enseguida haz clic en el botn Aceptar para generar el documento.
En esta ventana podrs Muestra en pantalla el CFDI. capturar los descuentos por pronto pago e intereses moratorios.
5
Haz clic en el botn Entregar, selecciona el medio y el formato de entrega y haz clic en el botn Aceptar.
ndice
24
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
Cargos / Abonos
Cargos
Los cargos en AdminPAQ incrementan el saldo del Cliente/Proveedor y pueden asociarse con documentos de abono. Estos documentos tienen la caracterstica de no tener movimientos, solo cuentan con un importe total.
1
Captura los datos de encabezado del documento; entre ellos est fecha, folio y cdigo del cliente / proveedor. Si lo deseas puedes capturar una referencia y notas adicionales que te permitan identificar bien la causa del cargo al cliente / proveedor.
Captura el importe del cargo. Si Una vez terminada la captura el cliente / proveedor tiene saldo del documento de cargo puedes a favor o documentos de abono imprimirlo o guardarlo. podrs asociar el saldo, de tal forma que el cargo queda pagado.
ndice
25
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
Para registrar cargos estn disponibles las opciones que se muestran en el siguiente grfico, pero podrs crear ms conceptos de cargo, segn lo requieras.
Abonos
Los abonos del cliente / proveedor en AdminPAQ disminuyen su saldo y pueden asociarse con documentos de cargo, como facturas / compras respectivamente. Para registrar un abono puedes seleccionar de la barra vertical el acceso rpido a este tipo de documentos; o bien, seleccionar del men Movimientos, submen Clientes / Proveedores la opcin Abonos del Cliente / Abonos del Proveedor.
1
Captura los datos de encabezado del documento: fecha, folio y cdigo del cliente. Si lo deseas puedes capturar una referencia y notas adicionales que te permitan identificar el abono.
ndice
26
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
2
Captura el importe del abono. Si el cliente tiene saldo pendiente de pago o documentos de cargo, podrs asociar el saldo, de tal forma que el abono queda saldado.
3
Una vez terminada la captura del documento de abono puedes imprimirlo o guardarlo.
estn
ndice
27
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
Inventarios
Entradas y Salidas
Las Entradas en AdminPAQ incrementan las existencias en los almacenes y a diferencia de las Compras no requieren la captura de un proveedor. Las Salidas en AdminPAQ disminuyen las existencias en los almacenes y a diferencia de las Facturas no requieren la captura de un cliente. Las Entradas, Salidas los encontrars en el men Movimientos, submen Inventarios.
3
los Haz clic en el botn Terminar.
Captura el folio y la fecha del Captura cada uno de documento. movimientos del documento.
ndice
28
Operacin diaria
Traspasos
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
Las Traspasos en AdminPAQ son movimientos de mercanca de un almacn a otro. Los Traspasos los encontrars en el men Movimientos, submen Inventarios.
Captura el folio y la fecha del Captura el producto a mover, el Haz clic en el botn Terminar. documento. almacn de salida, el almacn de entrada y la cantidad.
Ajuste al Costo
Los documentos de tipo Ajuste al Costo permiten cambiar el costo del producto sin que esto afecte sus existencias. Para crear este tipo de documentos ve al men Movimientos, submen Inventarios.
Captura el folio y la fecha del Captura el producto al que se le Haz clic en el botn Terminar. documento. cambiar el costo, su almacn y su nuevo costo.
ndice
29
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
XMLs en Revisin
En esta seccin se muestran los documentos XML ledos desde una carpeta, para posteriormente ser importados. 1. Haz clic en la seccin XMLs en Revisin 2. Haz clic en el botn Analizar directorio para leer los archivos XML de una carpeta. 3. Haz clic en el botn Importar todos, para guardarlos en el almacn digital.
ndice
30
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
Emitidos
En esta seccin se muestran los CFDI/CFD emitidos desde la empresa activa.
Adems, desde AdminPAQ puedes importar archivos de los certificados y folios expedidos por el SAT para ser utilizados en la emisin y recepcin de los CFDI/CFD. Ve al men Archivos y selecciona la opcin Importacin de archivos del SAT. Slo debes especificar la direccin ftp o la ruta donde se localizan los archivos y hacer clic en el botn Procesar. Botn Importar: Este botn importa las tablas directamente desde servidores del SAT. La ventaja es que stas contienen las ltimas versiones de los archivos de certificados y folios expedidos por el SAT. La desventaja es que la conexin puede ser muy lenta debido al trfico en la red que tienen los servidores del SAT.
Botn Actualizar CSD y Folios digitales: Este botn importa las tablas desde un servidor de CONTPAQ i. La ventaja es que el trfico hacia los servidores de CONTPAQ i es menor que a los servidores del SAT, la desventaja es que stas tablas pudieran no ser las ltimas debido al lapso de tiempo de la actualizacin peridica entre los servidores del SAT y CONTPAQ i. Al finalizar el proceso los archivos importados (FoliosCFD.txt, CSD.txt) estarn disponibles en la siguiente ruta: <C:\Compacw\Empresas>
ndice
31
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
Incluye la columna Asociado a BANCOS, la cual muestra el estado del Muestra los documentos que han documento bancario con el que se pag el CFD/CFDI, estos pueden ser: sido asociados a CONTPAQ i o Pagado BANCOS. o Proyectado o Blanco (lo que significa que no se ha pagado dicho comprobante)
Importados Asociados
En esta seccin se muestran los CFDI/CFD recibidos y asociados a un documento de la empresa activa. Adems en todas las pestaas de esta seccin encontrars el botn Actualizar Almacn Digital con el cual se actualiza el estado de todos los CFDI/CFD importados y asociados. Al hacer clic derecho sobre el registro, podrs exportar el listado o el CFDI/CFD a un archivo.
ndice
32
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras Extras
Configuracin
Establecer la empresa de CONTPAQ i CONTABILIDAD
El primer paso para configurar la contabilizacin es asociar la empresa de CONTPAQ i CONTABILIDAD donde se crearn las plizas.
1
Ve al men Configuracin y haz clic en la opcin Empresa.
2
Captura el nombre de la base de datos de la empresa de CONTPAQ i CONTABILIDAD.
3
Haz clic en el botn Grabar.
ndice
33
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras Extras
1
Ve al men Contabilizacin y selecciona la opcin Definicin de segmentos contables.
2
En la seccin Generales, podrs capturar cuentas contables generales o la parte inicial del segmento contable de los clientes, servicios y conceptos.
Por ejemplo, en el segmento general GE01 aparece el dato 103 que corresponde a la parte inicial del segmento contable de los clientes.
En la seccin Clientes podrs capturar las cuentas de IVA y en el rengln de IVA Tasa 16% puedes especificar la cuenta contable correspondiente a dicho impuesto. Utiliza los botones de la izquierda para definir las cuentas contables para los catlogos: clientes, proveedores, productos, servicios y paquetes, almacenes, conceptos y agentes.
ndice
34
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras Extras
Segmentos por catlogo Clientes En esta ventana se define la cuenta contable del cliente. En el ejemplo se captur solo la parte final del segmento contable, ya que la parte inicial se defini en el segmento general.
1
Ve al men Contabilizacin y selecciona la opcin Definicin de asientos contables.
2
Haz clic en el botn Nuevo.
3
Captura el nmero y el nombre del asiento.
ndice
35
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras Extras
Selecciona la frecuencia con que se Establece los datos del encabezado Guarda los cambios. crear una pliza. de la pliza que se generar.
1
Presiona las teclas <Ctrl + Ins> para configurar los movimientos de la pliza.
2
Haz clic en el botn Nuevo.
3
Captura la Cuenta, en el ejemplo la cuenta del cliente se forma por la parte inicial del segmento general 1 y el segmento 1 del cliente, por lo que la frmula quedar as.
4
Selecciona el tipo de movimiento
7 ndice
Marca la casilla Concentrar en un Especifica de dnde se tomar el Movimiento Cuentas Similares importe del movimiento y qu para que todos los movimientos que porcentaje lo compondr. correspondan a la misma cuenta contable se agrupen en uno solo.
Guarda los cambios. Especifica el tipo de moneda a Selecciona la Referencia, el Diario, el utilizar. Concepto y el Segmento de negocio.
36
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras Extras
Repite el procedimiento por cada movimiento de la pliza, al final haz clic en el botn Cerrar. Al finalizar vers la configuracin de los movimientos de la pliza en esta seccin.
1
Ve al men Contabilizacin y selecciona la opcin Asignacin (Concepto >>Asiento contable).
2
Asigna el asiento contable al concepto. Haz clic en el botn .
3
Haz clic en el botn Cerrar.
ndice
37
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras Extras
Contabilizacin
Elaboracin de plizas
Es la generacin de las plizas en AdminPAQ donde podrs confirmar si las plizas se crearon correctamente antes de enviarlas al sistema contable.
Ve al men Contabilizacin y Haz clic en el botn Aceptar para Captura el rango de fechas de los selecciona la opcin Elaboracin cerrar la ventana de recomendacin documentos que se contabilizarn. de plizas. de respaldo.
4
Selecciona qu tipo de documentos se contabilizarn.
5
Selecciona si generars las plizas de todos los documentos o slo de los que no han sido contabilizados.
6
Captura la fecha de contabilizacin, sta aplicar slo si as lo especificaste en el asiento contable.
Especifica los folios que tendrn las Captura el nombre y ruta de la Haz clic en el botn Elaborar Plizas plizas generadas. bitcora o acepta el que se sugiere y si lo deseas visualiza el resultado por omisin. en el bloc de notas o en Excel.
ndice
38
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras Extras
Cargado de plizas
Es el envo de las plizas de AdminPAQ hacia CONTPAQ i CONTABILIDAD donde se realizar la afectacin contable.
1
Ve al men Contabilizacin y selecciona la opcin Cargado de plizas a ContPAQ.
2
Haz clic en el botn Aceptar para cerrar la ventana de recomendacin de respaldo.
3
Captura el rango de fechas de las plizas a generar.
4
Selecciona el tipo de plizas a generar y captura el rango de folios.
Haz clic en el botn Cargar Plizas Captura la ruta de la bitcora. y si lo deseas visualiza el resultado en el bloc de notas o en Excel.
ndice
39
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras Extras
1
Ve al men Contabilizacin y selecciona la opcin Cargado de base gravable de IVA a ContPAQ.
2
Haz clic en el botn Aceptar para cerrar la ventana de recomendacin de respaldo.
3
Captura el rango de fechas, el tipo de pliza y el rango de folios.
Haz clic en el botn Cargar Base Gravable y si lo deseas visualiza el Podrs realizar la contabilizacin enviando las plizas a un archivo TXT resultado en el bloc de notas o en para despus cargarlas en CONTPAQ i CONTABILIDAD. Excel. 1. Ve al men Contabilizacin y selecciona la opcin Generacin de Archivo de plizas (TXT). 2. Captura el rango de fechas el tipo de pliza y el rango de folios. 3. Marca la casilla Incluir el Clculo de la Base Gravable del IVA para que se incluya dicho clculo. 4. Haz clic en el botn Generar Archivo. Nota: Toma nota de la ruta y el nombre del archivo generado ya que es el que cargars en CONTPAQ i CONTABILIDAD. 5. Cierra la ventana.
ndice
40
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras Extras
1
Ve al men Contabilizacin y selecciona la opcin Cargado del control de IVA de proveedores.
2
Haz clic en el botn Aceptar para cerrar la ventana de recomendacin de respaldo.
3
Captura el rango de fechas y el rango de folios.
4
Haz clic en el botn Cargar IVA de prov y si lo deseas visualiza el resultado en el bloc de notas o en Excel.
ndice
41
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras Extras
Eliminar la contabilizacin
Elimina las plizas de CONTPAQ i CONTABILIDAD y que fueron enviadas desde AdminPAQ.
Ve al men Contabilizacin y selecciona la opcin Eliminacin de la Selecciona el rango de fechas de las contabilizacin. plizas a eliminar, opcionalmente podrs seleccionar un concepto en particular o eliminar las plizas de todos los conceptos.
3
Haz clic en el botn Eliminar Contabilizacin y si lo deseas visualiza el resultado en el bloc de notas o en Excel.
4
Cierra la ventana.
ndice
42
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras Extras
Reportes de contabilizacin
Dentro del men Contabilizacin, encontrars un grupo de reportes que te permitirn ver el estado de los documentos contabilizados.
Muestra el listado de documentos Muestra todos los segmentos por fecha y concepto e indica si ya Muestra el listado de plizas de contables asigandos a los Clientes, fue contabilizado o no, as como la CONTPAQ i CONTABILIDAD asociadas con los documentos en Productos, Servicios, Paquetes, pliza con la que se contabiliz. AdminPAQ. Almacenes y Conceptos.
Estado contable
Estos reportes muestran un listado Este reporte se encuentra en el men Reportes / Hoja Electrnica. de documentos (facturas, compras, Muestra una conciliacin de los documentos en AdminPAQ contra las o pagos) con el desglose de las plizas en CONTPAQ i CONTABILIDAD. diferentes tasas de IVA. Aqu vers cules documentos se encuentran en los dos sistemas y cules se encuentran en slo uno de ellos.
ndice
43
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
Procesos peridicos
Respaldar y restaurar
Respaldar empresa El respaldo es una copia de seguridad de tu empresa que se genera en un archivo, mismo que posteriormente podrs quemar en un CD o copiar a un servidor.
1
Haz clic en el botn Abrir empresa de la barra de herramientas.
2
Selecciona la empresa deseada y haz clic en el botn Respaldar Empresa.
3
Haz clic en el botn Aceptar.
Terminado el proceso, se regresar nuevamente a la ventana "Abrir Empresa" con el listado de las empresas.
ndice
44
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
Restaurar empresa Restaurar es el procedimiento para recuperar los respaldos creados anteriormente.
1
Haz clic en el botn Abrir empresa de la barra de herramientas.
2
Selecciona la empresa deseada y haz clic en el botn Restaurar empresa.
3
Haz clic en el botn Aceptar.
ndice
45
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
Reportes
Los reportes permiten mostrar informacin almacenada en AdminPAQ. Aqu podrs encontrar reportes de ventas, catlogos e informes al SAT. La mayora de los reportes se encuentran en el men Reportes, y algunos en el men Contabilizacin. Para ejecutarlos, slo seleccinalos de la lista. Una vez ejecutado el reporte selecciona los filtros y haz clic en el botn Continuar.
Dependiendo del reporte que ests ejecutando sern los filtros que debas indicar. Selecciona la salida del reporte que puede ser: en disco, pantalla o impresora y haz clic en el botn Aceptar.
ndice
46
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
Con este botn imprimes el reporte. Con este botn cierras el reporte.
Hoja Electrnica
Con la informacin aqu presentada conocers cmo crear modelos en Excel utilizando la Hoja Electrnica. La Hoja Electrnica es un modelo en Excel que extrae informacin del sistema para permitirte crear reportes a la medida.
ndice
47
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
Ve al men Reportes y selecciona la Haz clic en el botn Nuevo para Captura una descripcin y nombre opcin Hoja Electrnica. crear un nuevo modelo. del archivo.
4
Guarda los cambios. El modelo aparecer en la lista de hojas electrnicas instaladas.
5
Selecciona el modelo y haz clic en el botn Ejecutar.
6
Asegrate de habililtar el uso de las macros en Excel.
1. Haz clic en el botn Insertar empresa. 2. Selecciona de la lista la empresa que deseas y haz clic en el botn Insertar. Se mostrar la empresa en la lista. 3. Cierra la ventana Insertar empresa haciendo clic en el botn Cancelar.
ndice
48
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
Pestaa Funciones En esta pestaa encontrars un listado de las funciones que podrs utilizar para extraer informacin del sistema.
De igual forma se encuentran ejemplos y descripciones de cada una de ellas. Ejemplo: La funcin Dato_Documento extrae informacin de documentos.
Los parmetros que recibe esta funcin son: Num Docto que corresponde al folio del documento. Num Serie que corresponde a la serie del documento. Docto Modelo corresponde al tipo de documento. (Para esto consulta la tabla DOCUMENTO MODELO que se encuentra al final de la misma hoja Funciones). Por ejemplo el 4 corresponde a las Facturas.
ndice
49
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
Dato Documento indica qu informacin extraers del documento. (Para esto consulta la tabla DATOS DOCUMENTO que se encuentra al final de la misma hoja Funciones. Por ejemplo el 2 corresponde a la Razn Social del cliente al que se le factur.) El ltimo dato indica el nmero de la empresa insertada en la hoja Parmetros.
1
Selecciona la celda Nomeclatura y presiona las teclas <Ctrl + C> para copiarla al portapapeles.
2
Selecciona la Hoja 1 y la celda donde pegars los valores.
5
Guarda los cambios y cierra el archivo de Excel.
4
Sustituye los parmetros por los valores requeridos.
3
Haz clic en el botn Pegar y selecciona la opcin Pegar valores.
En este ejemplo, se extrae el Folio 1, con Serie C, tipo de documento 4 que corresponde a Facturas, el dato documento 2 correspondiente a la razn social, y la empresa nmero 1 que se insert en la hoja parmetros. Como resultado se mostrar la Razn Social del cliente de esa factura.
Utiliza diferentes funciones para extraer ms informacin, incluso puedes combinarlo con funciones de Excel para obtener promedios, sumas, frmulas, tablas dinmicas o incluso grficas.
ndice
50
Operacin diaria
Extras
Procesos especiales
Timbrado / Emisin masiva
Este proceso te permite timbrar y/o entregar los CFDI o bien, emitir y/o entregar los CFD considerando un rango de fechas, un rango de clientes o un rango de folios. Slo debes capturar, en la pestaa 1. Emisin/Timbrado, la contrasea del certificado y la informacin de entrega, misma que puede ser tomada del catlogo de clientes. En la pestaa 2. Entrega el proceso te permite generarlos como copia e incluir los documentos cancelados. Tambin puedes indicar los formatos para impresin, la ubicacin en disco de los archivos a generar y el formato amigable a utilizar. Una vez que configuraste la emisin, haz clic en el botn "Emitir/Timbrar y Entregar" para ejecutar el proceso. Para ejecutar este proceso, ve al men Archivos y selecciona Emisin Masiva de Comprobantes Fiscales Digitales (CFD/CFDI).
ndice
51
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
Al trmino del procedimiento se mostrar una bitcora con los resultados de la cancelacin en la ruta de la empresa y en la carpeta Timbres Cancelados se generar el Acuse con extensin XML.
ndice
52
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
ndice
53
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
Una vez configurada la etiqueta, podrs imprimirlas seleccionando el rango de productos y sus clasificaciones.
ndice
54
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
Afectar saldos
Este proceso actualiza las estadsticas, saldos de documentos y acumulados con base en los documentos capturados en la empresa y solo debes indicar el rango de fechas en el que deseas realizar la afectacin y hacer clic en el botn Afectar Saldos. Para ingresar a esta opcin ve al men Procesos.
ndice
55
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
Recosteo
Este proceso te permite calcular nuevamente los costos de los productos. Realiza este proceso cuando encuentres errores en costos de tus productos. Solo selecciona el ejercicio y el periodo y el rango de productos y haz clic en el botn Recostear. Para ingresar a esta opcin ve al men Procesos.
ndice
56
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
Saldado de remanentes
Este proceso crea documentos de cargo o abono acumulando las pequeas diferencias en centavos en un grupo de documentos. Selecciona el tipo de documentos a saldar, el rango de clientes, el rango de fechas, la moneda y los importes de los documentos que se saldarn. Al final haz clic en el botn Saldar Remanentes. Para ingresar a esta opcin ve al men Procesos.
ndice
57
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
- 1. Congelar existencias El primer paso en el conteo del inventario fsico es congelar las existencias, de esta forma no se modificarn los almacenes, lo que facilitar el proceso de conteo. Cmo congelar existencias
1
Ve al men Movimientos, submen Inventarios y selecciona la opcin 1. Congelar Existencias.
2
Selecciona el rango de productos, sus clasificaciones y el almacn a congelar.
3
Haz clic en el botn Congelar.
ndice
58
Operacin diaria
- 2. Proforma -
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
Despus de congelar existencias debers imprimir la Proforma. Este es un reporte donde se muestran los productos con las existencias actuales registradas en AdminPAQ, adems contiene espacios en blanco donde podrs capturar las existencias fsicas.
Ve al men Movimientos, submen Selecciona los filtros deseados y Haz clic en el botn Imprimir. Inventarios y selecciona la opcin haz clic en el botn Continuar, 2.Proforma. selecciona la salida en Pantalla y haz clic en el botn Aceptar.
ndice
59
Operacin diaria
- 3. Captura del Inventario Fsico -
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
Enseguida, debers capturar en este documento las existencias reales de los productos para corregir el inventario.
Ve al men Movimientos, submen Selecciona el Almacn y captura Haz clic en el botn Cerrar. Inventarios y selecciona la opcin el producto con la cantidad de 3. Captura del inventario fsico. productos en inventario fsico.
ndice
60
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
- 4. Inventario Fsico vs. Existencias A continuacin, ejecuta el reporte Inventario fsico vs. existencias para ver un comparativo de ambas cantidades.
Ve al men Movimientos, submen Selecciona los filtros deseados y Haz clic en el botn Imprimir. Inventarios y selecciona la opcin haz clic en el botn Continuar, 4. inventario fsico vs. Existencias. selecciona la salida en Pantalla y haz clic en el botn Aceptar.
ndice
61
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
- 5. Aplicacin del Inventario Fsico Con este proceso se sustituirn las existencias actuales de AdminPAQ por las capturadas en el documento Captura del Inventario Fsico.
Ve al men Movimientos, submen Selecciona el cdigo del almacn, el Haz clic en el botn Aplicacin Inventarios y selecciona la opcin concepto de entrada y de salida, as Inventario. 5. Aplicacin del inventario como la fecha. fsico. Acepta la recomendiacin de respaldo.
ndice
62
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
Herramientas
Vistas
Las Vistas son un resumen de los registros de los catlogos y de los documentos que se registran en AdminPAQ. Ambos mdulos incluyen sus propias vistas y la informacin que renen puede variar, pues depender del catlogo o del documento al que corresponda. Estas vistas son configurables, de forma que puedes indicarle al sistema si deseas utilizarlas o no. Para lograrlo, ve al men Configuracin y selecciona la opcin Configuracin General. Una vez activa la ventana haz clic en la pestaa Vistas.
Por omisin, el sistema tiene marcado el uso de las vistas para los catlogos y documentos; sin embargo, las vistas pueden configurarse para que solo aparezcan las que necesites. Para lograrlo, haz clic sobre la casilla del mdulo que deseas que no utilice las vistas. Una vez realizada la configuracin guarda los cambios.
ndice
63
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
Cuando se tiene configurado acceder a los catlogos o documentos por medio de una vista, podrs exportar la informacin, enviarla a Excel as como configurar filtros que te ayuden a localizar los datos de una manera ms rpida y efectiva.
Cada vista tiene una serie de pestaas predefinidas donde podrs consultar informacin especfica ya filtrada.
Hay pestaas que son comunes Dentro de las vistas tambin podrs entre todos los catlogos asi como realizar bsquedas incrementales en los documentos; dependiendo de informacin por columnas. de la informacin que contiene cada uno son las variantes que se presentan.
ndice
64
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
Interfaz configurable
Dentro de la pestaa Usuario puedes agregar campos extras. Esta opcin est disponible dentro de los catlogos Clientes y Servicios, tambin se encuentra en los documentos y movimientos.
Presiona las teclas <Ctrl+F5> para habilitar el modo Interfaz Configurable y puedas agregar, modificar o eliminar campos extras y etiquetas.
Haz clic derecho sobre el rea donde desees agregar el dato y selecciona del men flotante el tipo de campo que deseas incluir. Puedes agregar hasta un mximo de 3 campos de texto, 4 campos de importe y 1 campo de fecha.
Puedes visualizar las propiedades del campo haciendo clic derecho sobre el objeto; del men flotante debe seleccionar la opcin Propiedades. Especifica las caractersticas del texto extra que ests insertando, as como la mascarilla que utilzar. Utiliza la informacin aqu presentada para que realices una configuracin correcta de la mascarilla. Para continuar trabajando con CONTPAQ i FACTURA ELECTRONICA es necesario salir del modo Interfaz Configurable presionando las teclas <Ctrl+F5>.
ndice
65
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
Otras herramientas
Barra de accesos directos
Con la barra de accesos directos puedes ir rpidamente a los documentos, catlogos y reportes ms utilizados en el sistema. Por omisin esta barra est habilitada pero si deseas dejar de utilizarla basta con que selecciones del men Ver la opcin Barra de Accesos Directos y esta desaparecer.
Bitcora
La bitcora de la empresa te permite conocer de forma rpida las operaciones que se han realizado en el da. Adems, puedes configurar qu columnas inlcuir en esta vista, el orden de aparicin; as como exportar los datos a un archivo texto o enviarlos directamente a Excel.
ndice
66
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
Para visualizar dicha informacin es necesario especificar algunos datos en la configuracin de la bitcora de operaciones, que se localiza dentro del men Configuracin.
3
Al terminar la configuracin, haz clic en el botn Aceptar.
Marca la casilla para cada opcin Repite el proceso para cada una de que quieras habilitar. las pestaas.
De esta forma si el usuario, por ejemplo, borr un documento al consultar la bitcora de las operaciones del da se mostrar la accin efectuada.
ndice
67
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
Calculadora
Cuando requieras realizar el clculo de algn importe, no necesitas salir de la aplicacin ni navegar por tu computadora para localizar la calculadora de Windows. Desde el men Ver tienes un acceso rpido a esta herramienta.
Calendario
Y para consultar una fecha o una hora puedes desplegar fcilmente el calendario. Desde el men Ver tienes un acceso rpido a esta herramienta.
ndice
68
Operacin diaria
Ver Acumulados
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
Entra aqu cuando requieras visualizar los acumulados de los distintos documentos por periodo. Solo selecciona el tipo de acumulado como el valor a desplegar. Desde el men Ver tienes un acceso rpido a esta herramienta.
ndice
69
Operacin diaria
Ver Existencias y Precios
En esta ventana podrs consultar las existencias y precios de los productos a determinada fecha de corte. Ingresa a esta herramienta desde el men Ver o presionando la tecla <F9>.
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
ndice
70
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras
ndice
71
Operacin diaria
Extras Extras
Utileras
Las utileras son procesos exclusivos, que te permiten darle mantenimiento correctivo y preventivo a la informacin de tu empresa. Antes de ejecutarlas verifica que ningn usuario est trabajando en la empresa y realiza un respaldo de la informacin de la misma. Las utileras de AdminPAQ se localizan dentro del men Archivos, submen Utileras.
Verificacin de documentos
Para qu sirve Calcular nuevamente los tota les del documento, considerando el neto, descuentos, impuestos y el total Calcular nuevamente el saldo pendiente del documento.
Cundo utilizar Puedes ejecutarla cuando los importes de los documentos no coincidan o despus de ejecutar otra de las utileras disponibles.
Qu hacer Basta con que especifiques los datos de la ventana y al finalizar haz clic en el botn Verificar Documentos.
ndice
72
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras Extras
Saldo cero
Para qu sirve Borrar todos los documentos de la empresa, pero conservando los catlogos. Cundo utilizar Cuando la base de datos ha crecido mucho y deseas reducirla; o bien quieres hacer una empresa nueva con los mismos catlogos.
Qu hacer Basta con que hagas clic en el botn Eliminar Documentos para ejecutarla.
Reconstruccin de ndices
Para qu sirve Generar los ndices de las tablas de la base de datos. Cundo utilizar Despus de haber ejecutado alguna utilera. Al presentarse un apagn de luz. Cuando exisiti una desconexin de la base de datos. Qu hacer Selecciona la empresa en la cual deseas que se efecte el proceso y haz clic en el botn Recuperar ndices.
ndice
73
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras Extras
Reclculo de Acumulados
Este proceso inicia en cero los saldos y estdisticas de todos los clientes o de los servicios, y vuelve a calcularlos reafectando todos los documentos existentes. Slo debes indicar el ejercicio, periodo y rango de fechas en las que deseas se realice el reclculo, seleccionar si ser para clientes o para servicios, indicar el rango de cdigos que deseas considerar y hacer clic en el botn Recalcular.
Debido a que la Afectacin de saldos y el Reclculo de acumulados son procesos irreversibles, el sistema te sugiere realices un respaldo antes de ejecutarlos. Para referencia el sistema genera una bitcora con los resultados de la ejecucin de cada proceso.
Reproceso
Este proceso borra toda la informacin generada por los documentos, afectando nuevamente cada documento y recalculando saldos, existencias, estadsticas y costos, a partir del periodo seleccionado en adelante, como si los documentos se capturaran nuevamente. Cundo utilizar Al presentarse un apagn de luz. Al cerrarse abruptamente AdminPAQ.
ndice
74
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras Extras
Restricciones Toma en cuenta las siguientes restricciones cuando ejecutes este proceso: Los productos que manejan Series, Pedimentos y/o Lotes, no ser posible cambiarles el mtodo de costeo, ya que por omisin y de forma obligatoria, AdminPAQ asigna el Costo Especfico para dichos productos. Los servicios no manejan mtodo de costeo, por lo tanto, no podr cambiarse de mtodo.
ndice
75
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras Extras
ndice
76
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras Extras
Cundo utililzar Cuando la utilidad o prdida cambiaria no se est calculando correctamente, debido a una inconsistencia en los tipos de cambio.
ndice
77
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras Extras
Campos extra
Los Catlogos Clientes, Proveedores, Productos y Servicios, as como los Documentos y Movimientos permiten utilizar 4 importes, 3 textos y 1 fecha extra., mismos que podrs asignarles el nombre que quieras y utilizarlos para almacenar la informacin que requieras. Para el caso de los Clientes, Proveedores, Productos, Servicios y Documentos podrs configurar los campos extras desde la pestaa Usuario y al presionar las teclas <Ctrl + F5> entrars al modo Interfaz Configurable. Consulta el tema Interfaz Configurable de la Seccin Procesos y Herramientas. Para el caso de los campos extras en movimientos ve al men Configuracin, submen Conceptos.
1
Selecciona el cdigo del concepto que deseas editar.
2
Haz clic en el botn 2.Configuracin del Movimiento.
3
Selecciona la opcin Escritura en los campos extra que deseas utilizar.
4
Haz clic en el botn Aceptar y Grabar al terminar cierra la ventana.
ndice
78
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras Extras
Enseguida ve al men Configuracin submen Definicin de nombres y selecciona la opcin Campos extras de movimientos.
En la seccin Nombres de los textos extras podrs capturar el nombre de las etiquetas para los campos extras.
Al finalizar acepta los cambios. As, al crear los movimientos de una factura, podrs capturar el campo extra que configuraste.
Ve al men Archivos y selecciona la opcin Editor de Formas. La manera ms sencilla de crear una forma es tomar como base una existente.
ndice
79
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras Extras
1
Haz clic en el botn Nuevo.
Observa que la forma est dividida en reas. Identificars el inicio de cada una con una franja amarilla.
ndice
80
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras Extras
Qu hacer
1
Inserta una hoja en blanco en tu impresora, enseguida ve al men Archivo y selecciona la opcin Imprimir Cuadricula.
Pon una factura sobre la hoja Haz clic derecho sobre el campo cuadriculada y a contraluz observa que deseas mover y selecciona la la cada de los campos. Utiliza las opcin Propiedades. reglas superior e inferior para ubicar la cada de los campos.
Utiliza este botn para probar Captura el rengln y la columna Haz clic en el botn Aceptar de la la forma preimpresa que acabas de inicial del campo, as como su ventana Propiedades de Etiquetas. configurar. longitud y justificacin, si se trata de una etiqueta aqu podrs cambiar el texto de la misma. Utiliza estos botones para agregar etiquetas y campos nuevos:
Ve al men Configuracin, Haz clic en el botn F3 del campo Haz clic en el campo Forma submen Conceptos y selecciona Cdigo y selecciona concepto al preimpresa y selecciona la forma el tipo de concepto al que deseas que le asignars la forma. que creaste. asignarle la forma preimpresa.
4
Guarda los cambios y cierra la ventana.
La prxima vez que imprimas un documento de este concepto, se utilizar por omisin esta forma preimpresa.
ndice
81
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras Extras
Exportacin de Catlogos
Por medio de esta herramienta podrs exportar informacin de Tablas y Promociones, Almacenes, Agentes, Clientes y Proveedores, Productos, Servicios y Paquetes hacia un archivo de texto para posteriormente ser importados desde otra terminal u otra empresa de AdminPAQ. Para acceder a estas herramientas ve al men Archivos y selecciona la opcin Exportacin de Catlogos (TXT). Selecciona el rango de los catlogos a exportar as como las clasificaciones, haz clic en el botn Continuar, y especifica un nombre al archivo de texto.
ndice
82
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras Extras
Exportacin de Documentos
Por medio de esta herramienta podrs exportar documentos a un archivo de texto, para posteriormente ser importados desde otra terminal o desde otra empresa de AdminPAQ. Para acceder a esta herramientasve al men Archivos y selecciona la opcin Exportacin de Documentos (TXT). Selecciona el rango de folios, de fechas, el tipo de documentos, haz clic en el botn Continuar, y especifica un nombre al archivo de texto.
ndice
83
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras Extras
Para importar archivos TXT Ve al men Archivos y selecciona la opcin Importacin de Datos (TXT), acepta el mensaje de sugerencia de respaldo, selecciona qu informacin importars: Documentos o Catlogos, selecciona qu hacer en caso de que exista un dato repetido, no importarlo o sustituirlo por el nuevo, selecciona el archivo de texto a importar y haz clic en enl botn Importar.
ndice
84
Operacin diaria
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras Extras
Ayuda y documentacin
AdminPAQ cuenta con diferentes herramientas de ayuda y documentacin que te ayudar a tu trabajo diario. Algunas de estas herramientas las encontrars dentro del sistema en el men Ayuda, de igual forma en el grupo de programas de AdminPAQ se listan documentos tcnicos con diferente informacin que te ser til.
Men Ayuda
Ayuda Dentro de este men encontrars una opcin Ayuda la cual es una herramienta que te explica el funcionamiento de las ventanas de AdminPAQ basndose en proceimientos. Tambin podrs acceder a esta presionando el siguiente botn: dentro de las ventanas del sistema.
Soporte tcnico
Este contiene informacin general Te muestra informacin para Despus de adquirir el sistema del funcionamiento del sistema, contactar a Soporte Tcnico sobre el podrs ingresar aqu para registrarlo agrupado en categoras. funcionamiento del sistema. y poder utilizarlo despus de los das de prueba. Noticias Acerca de AdminPAQ Ingresa aqu para ver las noticias Te muestra la versin del sistema, ms relevantes de CONTPAQ i. el nmero de serie y el nmero de usuarios de tu licencia.
Documentos adicionales
En el grupo de ayuda de AdminPAQ encontrars un grupo de archivos con documentacin adicional.
ndice
85
Operacin diaria
Ayuda de AdminPAQ Este es un acceso directo al mismo documento de Ayuda que se encuentra dentro del sistema en el men Ayuda. Manual Electrnico
Contabilizacin
Procesos y Herramientas
Extras Extras
Estructura de la BDD Este documento contiene la informacin de la Base de Datos del sistema como lo son las tablas, sus campos, tipos y descripciones. SDK de AdminPAQ
Listado de reportes de AdminPAQ Aqu encontrars todos y cada uno de los reportes del sistema con una descripcin de su funcionamiento as como la informacin que despliega. Listado de Complementos Addendas y
Es un acceso directo este documento, Documento con informacin acerca mismo que se encuentra en el men del funcionamiento y listado de Este documento muestra todas funciones del SDK. las addendas y complementos Ayuda dentro del sistema. soportadas por AdminPAQ, as como sus campos a capturar en Etiquetas para impresin de CFD cada catlogo del sistema. CFDI CBB Documento con listado de etiquetas que te permitirn imprimir informacin dentro de los documentos de tipo CFD CFDI y CBB.
ndice
86