Importancia de la Redaccin.

Toda expresin que se valga de la palabra escrita, logra su propsito de comunicacin mediante el arte de redactar. Redactar, que etimolgicamente quiere decir poner en orden, consiste en expresar por escrito los pensamientos e ideas previamente ordenadas. El propsito de la redaccin es combinar palabras, frases, perodos, prrafos y textos, para, a travs de ellos, verter ideas ya elaboradas, de manera que se produzcan en un todo armonioso, capaz de ser debidamente comprendido. En otras palabras, la redaccin podra definirse como una composicin literaria en la que se desarrolla, de una manera completa, correcta y elegante, un tema determinado, dentro de ciertos lmites de amplitud. La redaccin es fundamental si deseamos consignar algo por escrito. Cualquier texto que queramos suministrar, cualquier impresin que deseemos transmitir a travs de la palabra escrita, no son ni ms ni menos que una redaccin. Su trascendencia es enorme, pues, si bien la palabra transmitida en forma oral, vuela y se desvanece, lo escrito, por el contrario, se perpeta: puede leerse, releerse, meditarse, y, a travs de ello, el lector puede formarse una idea completa de lo que piensa y quiere decir el escritor. Debido a ello, es muy importante que se tome en cuenta lo siguiente: Al inicio, antes de escribir, se debe pensar qu se va a escribir. Es necesario saber qu mensaje se desea comunicar. Debe preguntarse sobre a quin va destinado lo escrito. Utilizar el tono y el lenguaje apropiados en la escritura. La forma y el fondo Todo tipo de redaccin, como cualquier Manifestacin literaria o artstica, debe poseer dos elementos bsicos, que son la forma y el fondo, ya que de nada sirve tener ideas originales y acertadas, si no se pueden expresar con la debida correccin. Tampoco reporta utilidad tener un amplio dominio del idioma si no se tiene nada que decir. Etapas lgicas del proceso de Redaccin. Los escritos que presentan los abogados utilizando terminologa adecuada con redaccin clara, concreta que adquiera herramientas para poder expresarse con claridad y concisin; que logre habilidades en el manejo fluido del texto para cambiar un estilo muchas veces ampuloso, artificioso por otro; que logre volcar todas sus ideas al papel. El objetivo es tambin que el abogado deje de copiar modelos ya existentes en el estudio y que sea capaz de crear con libertad sus propios textos sin sentir la inseguridad que genera apartarse de los modelos ya dados. Que logre, en fin, aduearse de su propia escritura. La importancia de redaccin es algo que se supone hemos estado aprendiendo desde la escuela primaria: es expresarnos por escrito. Para eso servan los ejercicios de hacer prrafos que hacamos de chicos en los libros. Pero, por desgracia, en la actualidad la gente de la SEP ya se cans

de ensear a redactar, y se conforman con la peregrina idea de que la comunicacin escrita ya no es tan necesaria en nuestro mundo, o que la lengua escrita se aprende a travs de la hablada. Patraas. Y, para rematar, por lo que me he dado cuenta, los educadores, antiguos y modernos, nunca tomaron en cuenta que existe una forma extremadamente fcil y divertida de aprender redaccin: la lectura Caractersticas de la redaccin. Plasmar las palabras en un libro, en una tesis, en un documento o en cualquier otro escrito, es dar nuestro sello personal en la comunicacin de las ideas, conceptos y conocimientos. En dicha comunicacin escrita, adems se muestran la cultura, el estilo y la forma de ser de quien escribe. A eso es lo que se llama el llamado estilo personal del redactor. La claridad: Que el texto se lea y se entienda rpidamente. Precisin: Usar las palabras que comunican exactamente lo que se quiere decir. Tu meta es transferir informacin desde tu cerebro al texto y de all al cerebro del lector. Brevedad: Incluir slo la informacin necesaria y con el menor nmero posible de palabras. Dos razones importante para ser breve: Primero, el texto innecesario desva la atencin del lector y afecta la claridad del mensaje. Segundo, la publicacin cientfica es costosa y cada palabra innecesaria aumenta el costo del articulo (Mari Mutt). Propsito: El objetivo de la redaccin La naturaleza del estilo Los requisitos fundamentales para redactar

Revisar: La redaccin efectiva es producto de una escritura y revisin cuidadosa, pausada y constante. Eficacia: S es eficaz cuando se usa trminos directos y concretos. Coherencia: Cuando orienta al lector para relacionar las nuevas ideas con las expuestas en prrafos anteriores.

ya

Redaccin de Textos, se encuentra vinculada con el resto de las materias de todos los planes de estudio ofrecidos por la Universidad Abierta, ya que se encarga de proporcionar conocimientos y desarrollar las habilidades necesarias para el buen desempeo en los estudios, facilitando la comprensin de lectura y la argumentacin escrita, lo cual incide de manera significativa en los xitos profesionales, acadmicos, laborales y en el desarrollo personal de los estudiantes. Los vicios de la redaccin. Falta de concordancia Falta de ordenamiento Redundancia pleonasmos Imprecisin Repeticin Ortografa y puntuacin Cuando menciono la falta de concordancia lo hago refirindome a la falta de hilacin entre las ideas de los prrafos. La concordancia puede ser de 4 tipos: Entre prrafo y prrafo: es cuando se rompen las ideas sea que un prrafo es incoherente con el siguiente. En el prrafo: cuando las ideas son incompletas o existen frases que no concuerdan En gnero: es cuando empiezas a hablar por ejemplo en masculino y terminas con femenino En nmero: cuando confunden singular y plural

Tambin influye en este punto el mal uso de las preposiciones por ejemplo cuando decimos: un vaso de agua cuando en realidad sera un vaso con agua. En la concordancia tambin entra la falta de secuencia y el uso inadecuado de gnero y uso. Fuentes generales de la redaccin. Identificar cuales pasos son esenciales para redactar Lenguaje claro y sencillo Ni frases telegrficas ni prrafos excesivamente largos No abuso reiterativo de trminos Uso de formas impersonales Para resaltar ideas: en cursiva Abreviaturas: nombre completo la primera vez que se usan. Revisin y Correccin de la Redaccin. Para realizar la revisin final es conveniente atender a todos aquellos aspectos que han intervenido en el proceso de redaccin del documento.

Hemos de tener en cuenta, pues, elementos tan diversos como la adecuacin al destinatario del escrito, la correccin ortogrfica y gramatical, el rigor en el uso del lenguaje, la adecuada presentacin del documento, etc. Es conveniente, no obstante, dejar reposar el escrito una vez finalizado, antes de comenzar su correccin. Asimismo se recomienda hacer una lectura global del documento antes de corregir cada una de sus partes. A continuacin se plantean una serie de cuestiones a realizar para una correcta revisin del documento atendiendo a los objetivos esperados, la forma de organizar la informacin, la redaccin y la presentacin. INTRODUCCIN Una vez realizada la investigacin pudimos darnos cuenta la importancia que es la redaccin en todas sus etapas sin redaccin y la escritura no estuviramos Derecho positivo e historia por todo lo que se escribe perdura en el tiempo y en el espacio y de esta manera es que nuestros antes pasado nos han dejado este legado y en todo momento se ha venido perfeccionando y escribiendo estos nuevos tiempos y estos avances y tcnicas en la redaccin para mayor claridad, y mejor entendimiento con los lectores. CONCLUSIN En esta oportunidad luego de investigar la importancia, los elementos y las caractersticas, las revisiones y correcciones de las redacciones podemos discernir que sin redaccin no estuviramos historia y gracias a este legado tenemos historia y a travs de las mismas podemos decir que estos avances tecnolgicos y las redacciones de los libros podemos escribir nuestras experiencias.

La carta comercial
PROCESO DE ELABORACIN DE LA CARTA COMERCIAL ANTES DE COMENZAR A ESCRIBIR LECTURA FCIL DE LA CARTA EJEMPLO

Carta
ACTIVIDAD PARA REALIZAR

Es una comunicacin que tiene carcter documental y utilizan las empresas para ponerse en contacto con los clientes, proveedores, entidades, etc. Tiene importancia ya que contribuye a crear una imagen de la empresa y ayuda a coordinar actividades comerciales. Se realizan cartas para ofrecer productos, notificar promociones, realizar pedidos, solicitudes, demandas de pagos, presentacin de personas, etc.

PROCESO DE ELABORACIN DE LA CARTA COMERCIAL

Para lograr cartas eficaces, tendremos que escribirlas con cuidado, poniendo atencin en lo que hacemos. Con un escrito rutinario, mal redactado, inadecuado ... puede lograrse un efecto contrario al que pretendemos. La redaccin de las cartas comerciales no tiene por qu ser una tarea aburrida o carente de creatividad. Podemos dar a nuestras cartas un aire diferente; slo necesitamos poner atencin y aprender practicando; es una habilidad que se adquiere con el tiempo. Para empezar, distinguiremos tres etapas en el proceso de elaboracin:

Los pasos previos, La redaccin del borrador La revisin

Antes de comenzar a escribir La improvisacin raras veces resulta bien. En el caso de las cartas comerciales se cumple plenamente esta regla. Para evitarlo, vamos a estructurar y disear el contenido de nuestros escritos siguiendo estos pasos:

Recopilar datos sobre el asunto o materia que vamos a tratar. Tenemos que saber de qu estamos hablando. Establecer el objetivo, aquello que pretendemos conseguir por medio de la carta: obtener un crdito, realizar una venta, formular una queja, etc. Documentarse sobre el destinatario. Necesitaremos saber algo sobre la persona o la empresa a la que nos estamos dirigiendo. Una carta puede ser buena o mala dependiendo de si se adapta, o no, a las circunstancias del destinatario.

Para que nos resulte ms fcil, podemos formularnos las siguientes preguntas que, una vez respondidas, nos permiten seguir adelante: Qu conozco sobre el asunto? Para qu escribo? A quin escribo?, cules son sus circunstancias? Definir el contenido. En relacin con la pregunta: Qu tengo que decir al destinatario? En esta fase nos van a surgir bastantes ideas sobre el contenido de la carta, las iremos anotando todas aun las ms descabelladas o inverosmiles; ms tarde las revisaremos y eliminaremos las que no sean adecuadas. Depurar, organizar, jerarquizar las ideas. A la vista de todo lo que hemos anotado, descartaremos aquellas ideas que nos parezcan intiles o poco convenientes. Despus, estableceremos una jerarqua en las ideas. Distinguiremos entre ideas principales y secundarias o auxiliares. Esto nos ayudar a organizar el contenido. LECTURA FCIL DE LA CARTA

Si una carta est escrita en letra excesivamente pequea, con caracteres muy recargados, sin separacin de los prrafos, etc., presentar dificultades al leerla. Para evitarlo, tendremos en cuenta:

Letra: utilizaremos un tipo de letra sencillo y de un tamao medio; impresa con tinta negra. Prrafos: separados con doble interlnea. Abreviaturas: se evitarn en la medida de lo posible, ya que restan agilidad al texto. Subrayados y negritas: los reservaremos para destacar alguna palabra o idea que nos interese especialmente, pero no debemos abusar de estos recursos ya que sobrecargaramos excesivamente el escrito.

Ejemplo Tenemos que comunicar a un cliente que la garrafa de aceite va a dejar de suministrarse en el tamao de 5 litros al precio de 20 ./garrafa. En adelante se vender en botellas de 1 litro al precio de 4,60./botella.

Planteamiento:
Vamos a seguir, paso a paso, cada una de las fases de elaboracin de la carta. 1) Recopilar informacin.

Dejamos de suministrar el producto en envases de 5 litros, porque los compradores han insistido en lo poco manejables que stos resultaban.
Se ha confirmado esta opinin haciendo un estudio entre los clientes (encuesta). 2) Determinar el objetivo de la carta.
Informar a los compradores, destacando las ventajas de la nueva presentacin.

3) Documentarse sobre el destinatario.

Buscaremos en la base de datos los clientes que compran habitualmente el producto.

4) Definir los puntos a tratar.

Informar sobre el cambio de envase. Citar los resultados del estudio. (encuesta). Invitacin a seguir comprando el producto.

Aspectos negativos: El precio de cada litro de aceite es 0,60. ms caro que comprndolo en envases mayores.
El coste de fabricacin no permite rebajar el precio de venta.

 Slo se presenta en envases de 1 litro

Aspectos positivos:
Los envases de 1 litro son ms manejables.

El contenido de los envases ms pequeos puede consumirse en menos tiempo y no habr que guardar garrafas abiertas.
Las compras pueden adaptarse mejor a las necesidades reales.

Las prdidas econmicas por deterioro del aceite, una vez abierto el envase, son menores en los botes de 1 litro.

ELABORACIN DEL DOCUMENTO

Se plasmarn todas las ideas en un borrador. Se marcar el orden que consideremos ms conveniente para el desarrollo de la carta. Todos los documentos son mejorables. Este slo es un ejemplo:

Carta

Avda. de los Comuneros, 13

Tfnos. 985 23 43 54-55 Fax.: 985 23 34 56

33 467 - LOS ACANTILADOS-ASTURIASDa. Laura Fanjul Vale C/ La Siesta, 34 24478-CASTILLO LEN 28 de diciembre de 2005
Estimado cliente: Desde hace algn tiempo, ciertos compradores de nuestra garrafa de aceite venan opinando que el tamao de 5 litros resultaba poco manejable. Para conocer el alcance de estas opiniones, encargamos una encuesta, que se realiz entre la mayora de nuestros clientes, y el resultado ha confirmado dicha opinin. En consecuencia, vamos a retirar del mercado el citado envase. A partir del prximo mes, podr adquirir el aceite en botellas de 1 litro a razn de 4,60./botella. Somos conscientes de que el precio final del litro se eleva ligeramente . Puede tener la seguridad de que hemos ajustado todo lo posible el precio al

nuevo coste que supone la modificacin de los envases, y nos resulta imposible ponerlo a la venta a un precio inferior. A cambio, el nuevo envase ofrece muchas ventajas; citemos algunas: - Es mucho ms manejable y fcil de almacenar. - Puede consumirse en menos tiempo, sin necesidad de guardarlo varios meses abierto. - Al mantener intactas las caractersticas, el peligro de deterioro es mucho menor. -Usted podr adaptar las compras a sus necesidades reales al adquirir las botellas que necesite, sin necesidad de ceirse a la cantidad mnima de 5 litros. La consecuencia ltima es que, a pesar de que parece algo ms caro, a corto plazo resulta ms econmico y rentable, porque su rendimiento es mayor y se producen menos prdidas por deterioro. Estamos seguros que, en cuanto reciba el primer envo con la nueva presentacin, usted mismo se convencer de sus ventajas. Esperamos sus noticias. Un cordial saludo Fdo.:Manuel Izquierdo Director Comercial

Este proceso de elaboracin de la carta puede resultar algo laborioso al principio, pero facilita mucho la redaccin. A medida que se practica con este mtodo, se adquiere soltura; despus de un tiempo las cartas brotarn de forma espontnea y natural, y cada vez sern menos numerosas las correcciones que tengamos que incorporar al borrador inicial.

SOLICITUD

La palabra solicitud deriva del latn sollicitdo, se entiende por solicitud a un tipo de pedido o de pretencin de algo, ya sea econmico, laboral, material o inmaterial. Entonces se entiende que una solicitud es aquel documento que se envia a un organismo pblico, una empresa o a una autoridad, en cuyo cuerpo se solicita algn favor o tambin se realiza una reclamacin siempre presentando las causas en las que se basan estas solicitudes. En una solicitud se orserva muy bien definida la relacin entre la persona que solicita "solicitante" y la persona a la que va dirigida la

solicitud

"destinatario".

Dentro de una solicitud podemos diferenciar claramente las siguientes partes, las cuales son obligatorias de tomar en cuenta para hacer una correcta redaccin de una solicitud, estas partes son: La sumilla El destinatario El cuerpo de la solicitud o texto El lugar y la fecha. La firma de quin envia. En ciertas oportunidades tambin forman parte de la solicitud un anexo que vendria a ser la copia o el cargo. Los modelos de solicitud ms conocidos son:

Solicitud de incapacidad permanente Solicitud de excedencia Solicitud de empleo Solicitud simple Solicitud de traslado de colegio Solicitud de auspicio. Solicitud de exoneracion Solicitud de constancia de estudios Solicitud de constancia de trabajo Solicitud de practicas pre profesionales Solicitud de certificado de estudios Solicitud de vacaciones Solicitud de certificado de nacimiento - Solicitud de nacionalidad por residencia EJEMPLO:
Madrid a 22 de Agosto de 2009 Centro Universitario Pontifice Comit de Becas PRESENTE

Estimados miembros del comit: Mi nombre es Ral Prez y me encuentro cursando el segundo semestre de la Carrera en Publicidad, en esta institucin educativa, con un

promedio de 10.
Soy un alumno sobresaliente que est muy contento de poder estudiar en su universidad y me gustara poder seguir hacindolo, sin embargo,

mi situacin econmica no ha sido buena en los ltimos meses y se

me complica demasiado pagar las mensualidades. Por ello tan amablemente les solicito que consideren mi solicitud para la cual cumplo con la totalidad de los requisitos solicitados.
Les garantizo que seguir con un excelente desempeo escolar y pondr muy en alto el nombre del plantel. Atentamente, Ral Prez

Memorndums

(Memorando = Cosa que debe tenerse en memoria) Es un documento de comunicacin donde la autoridad superior hace alguna advertencia, da rdenes y tambin rememora hechos que se deben tener en cuenta. Es un documento simplificado de uso muy difundido en los organismos dependientes del estado y en las entidades del sector privado. Es flexible y prctico, breve y directo. Se difunde en todos los niveles o escalones de la administracin. Los documentos ms usados en la administracin pblica son el oficio y el memorando. Hay instituciones que incluso han delimitado el rea de difusin de estos documentos: emplean el oficio para su comunicacin externa y el memorando para su comunicacin interna. Lo mismo que muchas empresas, usan la carta para lo primero, y el memorando, para lo segundo. rea de Difusin El memorando es un documento de carcter interno, porque solamente se difunde dentro de una institucin o empresa. Establece comunicacin entre todos los trabajadores de una institucin o empresa, al margen de su nivel o jerarqua, por la aplicacin de los principiosde simplificacin administrativa y racionalizacin de recursos. Por ejemplo, entre el gerente y su secretaria, y viceversa; entre el director de un colegio y un profesor de aula, y viceversa o entre gerentes o jefes del mismo nivel. Facultad para firmar memorandos

La tienen todos los servidores o miembros de una institucin o empresa, sin distincin alguna. Partes del memorando El memorando tiene las siguientes partes obligatorias: 1. Lugar y fecha

2. Cdigo 3. Destinatario 4. Asunto 5. Cuerpo

6. Despedida o antefirma 7. Firma y posfirma

8. "con copia" 9. Pie de pgina. Y las siguientes complementarias:

Membrete Nombre del ao Referencia Sello Anexo

Redaccin del texto El texto del memorando comprende dos secciones: Frmula de apertura: que viene a ser una frase directa, concisa con la que se inicia la redaccin del texto del memorando. Por ejemplo, la frase "srvase..." "Srvase comunicar a esta direccin el record de... " Existen muchas formulas de apertura. Los memorandos dirigidos al subalterno generalmente empiezan la redaccin del texto con las formulas:

"srvase..." (como en el caso anterior) y "comunico a Ud. ..." como en el siguiente: "Comunico a Ud. que esta jefatura ha visto por conveniente disponer..." Mientras que los memorandos que se envan al superior o a servidores del mismo nivel, comienzan con las frases: "Por el presente..." "Por el presente, me dirijo a Ud. a fin de solicitarle permiso..." "Me dirijo a Ud. ..." "Me dirijo a Ud. con el objeto de comunicarle... " Exposicin: que se desarrolla el asunto que motiva el memorando en forma breve, precisa y directa, sin eufemismos ni rodeos. IMPORTANTE: El texto del memorando no tiene "prrafo de cierre" Clases Diferenciamos dos clases de memorando: Simple y Mltiple Memorando simple Se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir o transcribir documentos; dar a conocer la realizacin de actividades o la ejecucin de tareas y, en general, para informar asuntos diversos de trabajo a un solo destinatario. Caractersticas Comparte las mismas caractersticas con el oficio simple, pero con la diferencia que en el cdigo lleva la palabra "memorando" como nombre del documento. Memorando mltiple Se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra informacin, en forma simultanea, a varios destinatarios. Caractersticas Tiene las mismas caractersticas que posee el oficio mltiple, con la diferencia que emplea "memorando mltiple" como nombre del documento. En algunas entidades lo conocen como el nombre de "memorando circular".
Ejemplo de memorando

Mxico, D. F. a ___ de ______ de _____. COM, S. A. DE C. V. Av. Va Memorando 45, Col. Memorandum Del. Benito Jurez, Mxico, D. F. C. P. 03900 Memorndum Para: Mauricio del Moral , Director General De: Luz Mara Durn Asunto: Reunin de Ventas El rea de ventas llevar a cabo su reunin mensual el da 22 de Abril del 2008. En la reunin se discutirn los temas referentes al incremento de ventas que se ha alcanzado en el ltimo trimestre. Es muy importante contar con su presencia. Saludos a UD. Atentamente Luz Mara Durn Gerente Ventas

Mxico D.F. a 11 de enero de 2012 Memorndum C. Arturo Penichino Rosales. Ejecutivo de ventas Presente Con la presente, se le hace un llamado de atencin debido a inclumpir con el horario de trabajo al presentarse un retardo en la llegada a la hora estipulada en su contrato.

Este es el primer llamado y de continuar incumpliendo con la hora de llegada, estar sujeto a una sancin econmica. Esperamos que solucione este inconveniente a la brevedad; contamos con su disposicin para ello. C. Jefe de Personal Lic. Juan Manuel Elizalde Prez Infoventas personales S.A de C.V.
ACTA

EL ACTA
El acta es un escrito o modalidad de comunicacin escrita que tiene por objeto dejar constancia de lo tratado, sucedido y acordado en una junta o reunin. Se extiende en hojas o folios sueltos, o bien en libros destinados expresamente para ese propsito. El Acta es documento probatorio de hechos que han sucedido en la realidad y que sirven de sustento para nuevas acciones como puede ser para la expedicin de resoluciones, envo de circulares, oficios, etc. Las sociedades mercantiles, las empresas cooperativas, las juntas de determinados organismos pblicos o casi-pblicos, las instituciones de diversa naturaleza, tienen la obligacin de llevar los correspondientes libros de actas, en los que quede debida constancia de los acuerdos que se han pactado por los miembros que las representan. Clases Acta de Trabajo.- Conocemos con este nombre a las diferentes actas que se elaboran con el fin de dejar constancia de actos o hechos de intersocurridos en el cumplimiento de nuestras obligaciones cotidianas en nuestro centro laboral. Las Actas de trabajo se redactan en el mismo lugar y en la misma fecha y hora de los acontecimientos. Son elaboradas por el secretario o por quien hace sus veces, en presencia de la autoridad que preside el acto y con la intervencin de personas interesadas. Los que intervienen pueden sugerir a la autoridad la adicin, suspensin o rectificacin de alguna incidencia que consideren pertinente. Por ejemplo, se redacta esta clase de acta al momento de evaluar a los postulantes a plazas de trabajo; al evaluar al personal de una institucin con fines de ratificacin o promocin interna; en la ejecucin de las diferentes etapas de un proceso electoral; al decomisar mercadera ilegal o de dudosa

procedencia; al realizar diligencias judiciales como audiencias, inspeccin ocular o actos de conciliacin entre partes en conflicto; al evaluar visitas de inspeccin administrativa a centros de trabajo, establecimientos comerciales o a lugares devastados por hechos fortuitos como sismos, inundaciones oincendios; al incautar, exterminar, transferir, inventariar, entregar y depositar bienes; al asumir y dejar cargos; al entregar y recibir obras; al resolver diversos problemas o conflictos internos y al tiempo de cumplir cualquier otra accin administrativa considerada delicada o de responsabilidad: Algunas entidades preparan formularios o dan lineamientos para redactar este documento. Las actas de trabajo, una vez redactadas, son ledas y firmadas inmediatamente por el funcionario que presidio el acto, el secretario y las personas interesadas que han intervenido. Si alguien que esta obligado o ha intervenido se niega a firmar el acta, la autoridad que dirigi la accin har constar tal negativa en la parte final del documento en presencia de los dems. Las actas de trabajo se envan al superior jerrquico con oficio de remisin o, en su defecto, se conservan en los archivos de las oficinas que tienen inters en el asunto. Partes del Acta de Trabajo: El acta de trabajo presenta las siguientes partes obligatorias: 1. Titulo (tipifica el acta)

2. Texto 3. Firma y posfirma de los que intervienen en el hecho que consta en el acta. 4. "con copia" 5. Pie de pgina.

Y las siguientes complementarias:

Membrete Cdigo Anexo

OBSERVACIONES

a) Si el acta de trabajo comprende varias pginas, las personas firmantes deben adoptar las mismas medidas de seguridad que se toman al firmar directivas, resoluciones, contratos, etc. que comprenden tambin varias pginas. b) Los renglones que quedan en blanco por la falta de texto o por otra razn, se deben complementar con guiones o rayas con el fin de prevenir la adicin dolosa de algn dato o texto posteriormente. c) La persona ajena a la institucin que firma el acta como testigo o parte interesada, al momento de firmar coloca l numero de su DNI y coloca su domicilio. Acta de Sesin.- Es un documento en el que consta el testimonio de los hechos ms importantes que han sucedido en la sesin de un rgano deliberante. Se denomina "Sesin" a la reunin formal de un grupo de personas, que se convoca o cita, instala y funciona teniendo en cuenta determinadas leyes, estatus o normas establecidas en cada entidad sea publica o privada. Y se conoce como "rgano deliberante" a aquel grupo de personas que tiene la potestad legal de reunirse, deliberar y tomar acuerdos sobre asuntos relacionados con sus atribuciones o funciones. Los rganos deliberantes facultados por la ley para celebrar sesiones, en primer lugar, los rganos de gobierno de las instituciones como la Asamblea Universitaria, el Consejo Universitario y los consejos de facultad en las universidades; la Junta General de Accionistas y el Directorio en las empresas de sociedad annima; la junta General de Socios en las empresas de sociedad comercial o industrial de responsabilidad limitada; la Asamblea General y el Consejo Directivo, en el caso de asociaciones; el Concejo Municipal en las municipalidades distritales y provinciales; la Asamblea General y la junta Directiva en el caso de los sindicatos, etc. En segundo lugar, pueden reunirse en sesin los rganos consultivos y de apoyo u otros legalmente autorizados por las normas internas de las entidades, como los departamentos acadmicos en las universidades y las comisiones de trabajo que se constituyen, con carcter permanente o eventual, para tratar asuntos de inters institucional. Las sesiones de los rganos de gobierno deben constar en libros de actas legalizados conforme a ley. En las instituciones publicas, sus libros de actas son legalizados por el notario publico o el juez, segn corresponda. Las hojas de los libros de actas que se deterioran o malogran no se arrancan ni destruyen, solamente se anulan. Las actas de las sesiones de las comisiones de trabajo y de rganos efmeros se llevan en hojas A4 o en formularios especiales.

El libro de actas permanece en poder del secretario, bajo su entera responsabilidad, y las actas que se llevan en hojas sueltas o formularios se mantienen en poder del presidente de la comisin u rgano efmero respectivos hasta que sern incluidas en los informes que se remitirn a las instancias correspondientes. Partes del acta de sesin 1. Titulo

2. Introduccin 3. Texto 4. Cierre del Acta 5. Firmas de los que la aprueban el acta

Estaciones o momentos de la sesion

Control de asistencia

Llegada la hora para la cual ha sido convocada o citada la sesin, quien ejerce la presidencia ordena al secretario a pasar lista para determinar si se cuenta o no con el qurum necesario para dar inicio a la sesin. Con la asistencia de miembros que representen el qurum de ley, el presidente declara instalada formalmente la sesin, de lo que el secretario deja constancia en el acta. Incluso, si es necesario hace mencin al numero de miembros que conforman legalmente el rgano que se ha reunido, para deducir con la facilidad que los que estn asistiendo representan realmente el qurum requerido para la sesin.

Despacho

El presidente ordena al secretario leer o lee el mismo - la correspondencia recibida y enviada en el periodo comprendido entre la ultima sesin y aquella que se esta realizando. La correspondencia que se da lectura es previamente seleccionada, clasificada y ordenada. No es necesario leer toda la comunicacin recepcionada y remitida; basta leer los documentos principales. Cuando hay necesidad, el presidente u otro miembro aclara o comenta la comunicacin que la requiera. Los documentos que necesitan ser debatidos pasan a "orden del da".

Informes

Los miembros informan sobre las acciones de trascendencia o que segn ellos, son importantes que han ejecutado en el ejercicio de sus funciones en el lapso transcurrido desde la ultima sesin hasta la fecha, o sobre los encargos o tareas que les fueron encomendadas en la sesin anterior. Los informes se proporcionan en el siguiente orden: primero informa el que dirige la sesin; luego, los miembros con cargo directivo, posteriormente, los presidentes o responsables de comisiones; y, por ultimo, los dems miembros. Los informes se dan por propia iniciativa o a pedido de los miembros. El informe que se proporciona puede ser ampliado por otros. El informe que requiere debate pasa a "orden del da". OBSERVACIONES: a) En las dos estaciones anteriores, despacho e informes no se genera ni tolera discusin alguna; son etapas en las que solo se proporciona informacin. b) Los documentos e informes que necesitan ser discutidos, por lo general, ya forman parte de la agenda.

Lectura de la agenda

El presidente lee la agenda de la sesin, la misma que se hizo conocer por medio de la convocatoria o citacin correspondiente. Tambin hace referencia a los documentos e informes que pasaron a "orden del da", ya como parte de la agenda. La agenda que se ha ledo no se somete a discusin ni aprobacin de los asistentes, se lee nicamente con el propsito de dar una idea general de los asuntos que sern tratados en la sesin. Sin embargo, por acuerdo de los presentes, podr alterarse el orden del tratamiento de los asuntos considerados, su redaccin o extensin. Cualquier pedido de tratamiento de nuevos temas, se podr solicitar en la estacin siguiente.

Pedidos

En esta etapa, los miembros que deseen que en la sesin se traten as mismo otros temas no considerados en la agenda, tienen la oportunidad de proponerlos. Estas propuestas reciben el nombre de "pedidos". Los pedidos se formulan en trminos generales y el presidente los recepciona sin objecin alguna. Posteriormente, cuando se ha agotado el tratamiento de

los puntos de la agenda, sern fundamentados y, por acuerdo de los asistentes, sern admitidos a debate o rechazados.

Orden del da

Es la estacin ms importante. Aqu se debaten todos los temas de la agenda y los documentos e informes que pasaron de las estaciones "despacho" e "informes". El orden que se toma en cuenta en el debate de cada punto de la agenda es el siguiente: a) Presentacin o exposicin del tema, asunto o problema por el presidente y/o por cualquier otro miembro. b) Debate o intercambio de opiniones sobre el tema y planteamiento de posibles soluciones o acuerdos; y Adopcin de acuerdo o desacuerdos por la votacin. Terminado el debate sobre el tema, el presidente somete a votacin las propuestas de posibles soluciones o acuerdos formulados durante el debate. Concluida la votacin, el presidente declara ganadora a la propuesta que ha recibido mayor nmero de votos, pero siempre y cuando este nmero sea igual o superior a la mitad ms uno de los votos de los presentes. La propuesta ganadora se convierte automticamente en uno de los acuerdos de la sesin. Lo que acabamos de ver, es camino que se sigue en el tratamiento de cada punto de la agenda; exposicin, debate y acuerdo. As, en cada caso. Mientras no se ha tomado acuerdo sobre el tema en debate, no se puede empezar a debatir otro. Tiene que concluir primero con acuerdo. De lo contrario, se genera desorden y caos en la sesin.

Tratamiento de pedidos

Agotado el tratamiento de todos los puntos de la agenda y de los documentos e informes que lo hubieren querido, el presidente invita a los autores de los "pedidos" a fundamentarlos. Escuchada la fundamentacin de un pedido, lo somete a consideracin de los asistentes para que lo admitan a debate o lo rechacen. La admisin a debate de un pedido o rechazo se efecta por votacin. El pedido admitido a debate recibe el mismo tratamiento que cualquier punto de la agenda y los acuerdos a los que se llegan son igualmente validos.

Aprobacion del acta

En cuanto se ha agotado el tratamiento de todos los puntos de la agenda; o en su defecto, luego se debe someter a consideracin de los presentes a la aprobacin del acta que se ha ido redactando en el transcurso de la sesin. En las actuales circunstancias, esta aprobacin del acta es un requisito imprescindible para que adquiera fuerza legal. Y es una formalidad que solo requiere que el acta sea leda en voz alta y que se vote su aprobacin. Aprobada el acta, se da por levantada la sesin. NOTA IMPORTANTE: No todas las estaciones o momentos que acabamos de estudiar se cumplen en una sesin. La estacin que no se cumple sencillamente no se considera. Redaccin del acta de sesion ordinaria Se conoce con el nombre de sesin ordinaria a aquella que se realiza, en forma obligatoria, en cada fecha o periodo fijado en las normas internas de cada institucin, pudiendo ser cada semana, cada 15 das, cada mes, o cada 6 meses. La sesin ordinaria toma en cuenta todas las estaciones o momentos de la sesin que se ha redactado. Redaccin del acta de sesion extraordinaria Se denomina sesin extraordinaria a aquella que se lleva a cabo en cualquier fecha del ao, a iniciativa del que dirige el rgano deliberante o a pedido escrito de un numero determinado de sus miembros (lo que es fijado por las normas internas), cuando consideran que es necesario o urgente para la marcha normal o los intereses de la institucin o del rgano respectivo. Se convoca con la anticipacin que seala la norma y con la especificacin de la agenda a ser tratada. El desarrollo de la sesin extraordinaria toma en cuenta solo cuatro estaciones o momentos de la sesin que son: control de asistencia lectura de la agenda, orden del da y aprobacin del acta.

Ejemplo de acta administrativa: En la Ciudad de Mxico, siendo las 8:40 horas, del da 10 de septiembre de 2010, en las oficinas del rea de Recursos Humanos de la Empresa Ejemplo de S.A. de C.V., ubicada en el domicilio de Calle Sauzales #10, Col. La Paz, Deleg. Xoxchimilco, 01020, Mxico, D.F. se reunen los seores Juanito de la Rosa Snchez, quien ocupa el puesto de Gerente de Relaciones Pblicas, Mara del Mar Ramrez Snchez, quien

ocupa el puesto de Auxiliar de Medios, Isela Rosas Daz quien ocupa el puesto de Gerente de Recursos Humanos y Sergio del Ro Prez como Secretario de Conflictos del Sindicato, con la finalidad de investigar los hechos que se suscitaron el da 9 de septiembre del ao en curso a las 13:50 horas en relacin con el trabajador Mara del Mar Ramrez Snchez quien ocupa el puesto de Coordinador de Medios.----------------El Sr. Juanito de la Rosa Snchez declara que:(se describen los hechos tal y como ocurrieron sealando hora, fecha, lugar y descripcin detallada.)------------La Sra. Mara del Mar Ramrez Snchez declara que: (se describen los hechos tal y como ocurrieron sealando hora, fecha, lugar y descripcin detallada.)------------Habindose hecho del conocimiento de los participantes la razn de la reunin y el levantamiento de la presente acta con la siguiente sancin (se describe la sancin que procede con base en la trascendencia del hecho ocurrido y lo estipulado en el Cdigo de Conducta y/o Reglamento Interior de Trabajo de la Empresa) para (se pone el nombre del empleado sancionado) y con las declaraciones anteriores se da por concluida la presenta acta y se firma de conformidad por los participantes en ella:-------------(Nombre, firma y puesto de los participantes).