MODULO 1 FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION

ivanbenalcazar_cdoq@yahoo.com

ADMINISTRAR

Proceso que comprende funciones y actividades laborales qu los administradores deben realizar para alcanzar los objetivos de la empresa Disear y mantener un entorno en el que trabajando en grupo, los individuos cumplan eficientemente objetivos especficos. H. Koontz

EVOLUCIN HISTRICA DE LA ADMINISTRACIN

Durante ms de dos siglos la administracin ha sido reconocida como un factor importante para el bienestar econmico, con un desarrollo progresivo identificado por una serie de nombres: administracin industrial, administracin de produccin y administracin de operaciones, etc., todos los cuales describen la misma disciplina general, el orden de las denominaciones refleja la evolucin de la moderna administracin. La visin tradicional de la administracin industrial inici en el siglo XVIII con Adam Smith de que la subdivisin y la especializacin en el trabajo arrojan beneficios econmicos. Smith recomend dividir los trabajos en subtareas y reasignar a los trabajadores a tareas especializadas en las que pudiesen volverse sumamente hbiles Y eficientes.

A inicio del siglo XX, Frederick W. Taylor, implant las teoras de Smith y promovi la administracin cientfica, a lo ancho y largo del ya vasto complejo industrial de su tiempo. Desde entonces y hasta 1930 prevaleci el enfoque tradicional, muchas de las tcnicas que an hoy se utilizan se concibieron en aquellos tiempos. La administracin de la produccin fue la denominacin ms comnmente aceptada de los aos treinta a los cincuenta, a medida que la obra de Frederick Taylor se difundi con mayor amplitud, y que otros estudiosos de la administracin adoptaron el enfoque cientfico, se idearon tcnicas que colocaban la eficiencia econmica en la esencia misma de las organizaciones industriales. Los trabajadores fueron puestos bajo el microscopio, a fin de acabar con el desperdicio de esfuerzos y alcanzar una mayor eficiencia. Los directivos, descubren que los trabajadores tienen necesidades de carcter mltiple, y no solo econmico este hecho hizo que cambiaron sus puntos de vista.

fecha aproximada 1776 1799 1832 1900

CONTRIBUCIN A LA ADMINISTRACION

protagonista de la contribucin Adam Smith Eli Whitney and others. Charles Babbage Frederick W. Taylor Frank B. Gilberth Henry L. Gantt F. W. Harris Elton mayo

Especializacin de la mano de obra en la manufactura Partes intercambiables, contabilidad de costos Divisin del trabajo por habilidad; asignacin de puestos por habilidad, fundamentos del estudio de tiempos Administracin cientfica; se disean estudios de tiempos y movimientos, divisin de la planeacin y de las actividades de operaciones Estudio de movimientos en los puestos Tcnicas de programacin para empleados, mquinas, puestos en el rea de manufactura Tamao del lote econmico en el control de inventarios Relaciones Humanas. Estudios Hawthorne

1900 1901 1915 1927

1931
1935

Aplicacin de la inferencia estadstica en la calidad del producto, Grficas de control de la calidad

Aplicacin del muestreo estadstico en el control de calidad; planes de inspeccin por muestreo

Walter A. Shewhart
H.F. Dodge and H.G. Romig

1940

Aplicaciones de la investigacin de operaciones en la segunda guerra mundial

P.M.S. Blacket and others 5

1946 1947 1950 1951

Las computadoras digitales La programacin lineal La programacin matemtica, lineales y estocsticos procesos no

John Mauchly and J.p. Eckert George B. Dantzig, William Orchard- Hays, and others A. Charnes, W. W. Cooper, H. Raifla, and others Sperry Univac

Computadora digital comercial; posibilidad de hacer clculos a gran escala

1960

Comportamiento organizacional, continuacin del estudio de las personas en su medio de trabajo

Integracin de las operaciones en las estrategias y sistemas globales. Aplicacin de las computadoras en la manufactura, en la programacin y el control y la planeacin de requerimientos de materiales MRP. Aplicacin de las tcnicas japonesas de calidad y productividad, robtica, diseo con ayuda de la computadora y manufactura con ayuda de la computadora

L. Cummings, L. Porter, and others

J. Orlicky and O. Wright

1970

1980

W. E. Deming and J juran

Teoras bsicas de la administracin: un panorama general

Los estercoleros empiezan a exhibir a los negocios (1902) In search of Excellence se convierte en un xito (mediados de la (dcada de 1980) Se instituye el premio Deming dicta Constitucin de Baldrige conferencias sobre Apple Corp. (1977) (1987) la calidad en Japn

Empieza la gran depresin

1890
Escasez de mano de obra

1900

1910
Primera Guerra Mundial (1914 -1918)

1920

1930

1940

1950

1960

1970

1980

Segunda Guerra Mundial (1941 - 1945)

Movimiento de protesta (mediados de los aos sesenta a principios de los setenta

Introduccin Entra en vigor de la PC de la divisin de IBM (1981) AT&T (1

enero de 1984)

1990

ESCUELA DE ADMINISTRACION CIENTIFICA ESCUELA DE LA TEORIA CLASICA DE LA ORGANIZACION

ESCUELA CONDUCTISTA CIENCIA DE LA ADMINISTRACION ENFOQUE DE SISTEMAS

ENFOQUE DE CONTINGENCIAS ENFOQUE DEL COMPORTAMIENTO DINAMICO

OBJETIVO PRINCIPAL DE UNA EMPRESA

Obtener Utilidades (ser productivo)

Cuidar el ambiente

Ofrecer precios competitivos

Pagar impuestos al estado

Ofrecer productos de calidad

Pagar sueldos

Pagar a proveedores

DNDE HALLAR VENTAJAS COMPETITIVAS?

La Cadena de Valor
Administracin Recursos Humanos Gestin de la tecnologa Compras
Logstica Logistica de entrada Operaciones Logstica de salida MKT Ventas Servicio

VALOR AADIDO

ADMINISTRACION CIENCIA O ARTE

En la prctica: La Administracin es un arte. Los conocimientos organizados en que se basa la prctica administrativa son una Ciencia.

QU ES ARTE?
Primero que todo significa habilidad. Habilidad humana para transformar el poder de la mente en resultados. El artista es la persona que usa su habilidad para hacer las cosas, es decir, traer a la existencia fsica las cosas que moran en su mente. El artista no es una persona con ideas o habilidades finas: tal personal simplemente es un artista mejor que otros. El arte en si mismo no es bueno ni malo. Hay cada tipo

de arte. Del ms tonto e inepto hasta aquel con la

sensibilidad ms refinada que se traduce en una forma precisa.

QU ES CIENCIA?
Teora

Principio

Principio

Principio

Conocimiento organizado
Aplica el mtodo cientfico Hiptesis, experimentacin y anlisis
Mtodo Cientfico Bsqueda de Datos objetivos y relaciones causales PRUEBA DE HIPOTESIS

Concepto

Particularidades

Particularidades

Particularidades

PROCESO ADMINISTRATIVO

1. La administracin implica planear, organizar, integrar personal, dirigir y controlar. 2. Aplica a todo tipo de organizaciones. 3. Aplica a administradores en todos los niveles organizacionales. 4. Los administradores buscan generar utilidades. 5. La administracin persigue la productividad (eficacia y eficiencia).

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN
Planear Establecer metas y objetivos
Organizar Establecer una estructura organizacional. Integracin de personal Mantenimiento de las posiciones en la estructura operacional.

Direccin Influir en los individuos para que contribuyan a cumplir las metas organizacionales. Control Medicin y correccin del desempeo individual y organizacional

NIVELES ORGANIZACIONALES
Gerenciar Nivel Estratgico

Nivel Ejecutivo

Administrar

Nivel Operativo

Operar

Administrar = Gestionar = Gerenciar

HABILIDADES ADMINISTRATIVAS SEGN NIVELES ORGANIZACIONALES

ALTA DIRECCIN

Habilidades de Conceptualizacin y diseo

MANDOS DIRECCIN

MANDOS DIRECCIN

MANDOS DIRECCIN

Habilidades humanas

SUPERVISORES

SUPERVISORES

SUPERVISORES

SUPERVISORES

SUPERVISORES

SUPERVISORES

Habilidades tcnicas

PRODUCTIVIDAD, EFICACIA Y EFICIENCIA

Productividad La relacin producto insumos en un perodo especfico con la debida consideracin de calidad. Productividad = Productos Insumos

Eficacia Cumplimiento de objetivos

Eficiencia Aprovechar adecuadamente los recursos, logro de las metas con la menor cantidad de recursos.

CUL ES LO MEJOR?

Ser Eficiente

Ser Eficaz
Ser Efectivo

EFICIENCIA
Enfasis en los medios Hacer las cosas correctamente Resolver problemas Ahorrar gastos Cumplir tareas y obligaciones

EFICACIA
Enfasis en los resultados Hacer las cosas correctas Lograr objetivos Crear ms valores Obtener resultados

Capacitar a los subordinados

Enfoque reactivo (del pasado al presente)

Proporcionar eficacia a subordinados

Enfoque proactivo (del futuro al presente)

Pregunta Principal? Cmo hacer mejor lo que hacemos? Qu es lo que deberamos estar haciendo?

EFICIENCIA (CMO LO HAGO?)

ALTA
HAGO BIEN EFICACIA (QU HAGO?)

BAJA
Hago mal lo adecuado HAGO MAL

ALTA BAJA

LO ADECUADO Hago bien

lo inadecuado

LO
INADECUADO

Cuidado

COMPETITIVIDAD

Una empresa no esta sola en el mercado. Para obtener utilidades tiene que ser competitiva. Para buscar las fuentes de competitividad puede usar el Modelo de la Cadena del Valor de Michael Porter.

Ventaja Competitiva
Todo aquello que hacemos mejor que nuestra Competencia.

Ningn grado de eficiencia puede compensar la falta de eficacia. Antes de dedicarnos a hacer algo en forma eficiente, tenemos que estar seguros de que

hemos encontrado algo acertado para realizar

Peter Drucker

QU HACEN LOS
ADMINISTRADORES?

Principales funciones Administrativas

Henry Fayol

Planificar

Organizar
Dirigir

Liderar Operar Tcnicamente

Controlar

Habilidades de un Administrador
Robert Katz
Habilidades Tcnicas
Capacidad de aplicar conocimientos o Experiencia especializada

Habilidades Humanas

Capacidad de trabajar con otros, comprenderlos y motivarlos, en lo individual y en grupo

Habilidades Conceptuales

Capacidad mental para analizar diagnosticar situaciones complejas

Al final que hace un Administrador?

Todo lo relacionado con seres humanos, equipos, materiales, produccion, son problemas complejos y tienen distintas interpretaciones Debemos aprender a manejar la complejidad, para eso nos sirve el pensamiento sistmico

Ejercicio 1
Funciones en el Trabajo
Planificar Organizar Liderar (Dirigir) Operar Tcnicamente Controlar

Detalle

% de tiempo AutoCalificar Empleado (0 a 20)

Ejercicio 2
Habilidad Empleada
Tcnica Humana Conceptual

Ejemplos

% del Tiempo

AutoCalificar (0 a 20)

Distribucin del Tiempo de los Administradores

Fred Luthans

Administrador Promedio

Administrador Eficaz

Administrador Exitoso en Ascensos

AREAS DE CONOCIMIENTO PARA SER UN BUEN GERENTE

Estrategia De Negocios Manejo del Cambio

Economa y Finanzas

RR.HH.

DIRECCIN Calidad Total

Calidad de proceso

Operaciones

Liderazgo y Habilidades Gerenciales

Marketing y Ventas

Tecnologa de Informacin

EL XITO DE UNA ORGANIZACIN

No lo hace sus planes, por mejores que sean No hacen las mquinas No hacen sus redes de computadora de ltima generacin No hace su edificio por moderno y agradable que sea No hace sus folletos, BTL, publicidad No hace sus mtodos de trabajo No hacen los materiales que emplee

El xito depende de su gente: de su forma de pensar, de sentir, de actuar

GESTIN DE LOS RR.HH.

Necesidades de R.H. Reclutamiento y Seleccin de Personal Induccin

Planeamiento Estratgico

Descripcin y especificaciones de puestos

Planeamiento Estratgico RR.HH.

Evaluacin de Desempeo

Administracin Salarial

Comportamiento Organizacional
Motivacin Satisfaccin Liderazgo Clima Cultura

Capacitacin

Desempeo Real

Desarrollo Profesional

Desarrollo potencial

Planeacin de Cartera Interna

Administracin del Personal

CMO ANALIZAR UNA

ORGANIZACIN?

Enfoque Sistmico de la Organizacin

Subsistema Psicosocial
Motivacin Actitudes Comunicacin Liderazgo

Subsistema de metas y valores

Cultura Objetivos de Empresa Objetivos personales

Subsistema Administrativas
Planeacin Organizacin Control

Subsistema Tecnolgico

Subsistema Estructural
Organigrama Procedimientos Autoridad Reglas

Tcnicas Equipos Conocimientos

Sistema Ambiental

ENFOQUE SISTMICO
1. 2. 3. 4.
Conocimiento administrativos, metas de los reclamantes y uso de los insumos

Insumos Humanos Capital Administrativos Tecnolgicos

Insumos Meta de los demandantes 1. Empleados 2. Consumidores 3. Proveedores 4. Accionistas 5. Gobiernos 6. Comunidad 7. Otros

PLANEACIN
Revitalizacin del sistema Revitalizacin del sistema

ORGANIZACIN

INTEGRACIN DE PERSONAL

DIRECCIN

CONTROL

Para generar productos

Productos 1. Empleados 4. Satisfaccin 2. Consumidores 5. Integracin de metas 3. Utilidades

Enfoque Funcional de la Organizacin

Junta de Accionistas

Directorio

Gerencia General

Gerencia de Administracin

G. Contabilidad y Finanzas

Gerencia de Operaciones

G. de Mkt. y Venta

Dpto. de Produccin

Dpto. de C. Calidad

Dpto. de Ingeniera

Dpto. de Planificacin

Dpto. de Mantenimiento

CONCEPTOS SOBRE CALIDAD

Calidad (Concepto Dinmico)

La calidad esta muy relacionada al desarrollo del ser humano. Por lo tanto es un concepto dinmico sujeto a diferentes definiciones segn la poca y el entorno en que se desenvuelve.

Calidad

Atributo, propiedad o caracterstica que distingue a las personas, a bienes y a servicios

Diccionario de la Lengua Espaola

Totalidad de caractersticas de un producto o servicio que le confieren la aptitud para satisfacer necesidades expresas e implcitas
ISO9000:2005

Pregunta :

La calidad ms alta, cuesta ms?

Calidad (Parmetros)

La calidad ms alta cuesta ms?

Calidad de Diseo:

Grado en que se satisface la

necesidad de un cliente.
A) Calidad de Investigacin Mercado

B) Calidad de Concepto
C) Calidad de Especificaciones Calidad de Manufactura: Grado en que el producto

cumple con las

especificaciones del diseo.

Conclusin

Calidad
1. Atributos de un ente (cosa, producto, servicio,

persona, organizacin, etc).

2. El concepto moderno lo orienta hacia como aprecian estos atributos los clientes externos o internos de

una organizacin.
3. Cuidado: En un extremo netamente comercial la calidad depende mucho de cmo es percibida no

solo de lo que realmente es.

Las Dos Dimensiones de la Calidad

Calidad obligada es el aspecto de un producto o un servicio que el cliente espera. Calidad atractiva es el aspecto de un producto o

servicio que va ms all de las necesidades actuales.

Con el tiempo, la Calidad atractiva se convierte en una Calidad obligada

Muy satisfecho

Calidad Atractiva
Inesperada: Cliente fascinado

No esta disponible

Calidad .......

Grado elevado de disponibilidad

Calidad obligada: Cliente no hace ningn comentario

Calidad Obligada

Muy satisfecho

TERMINOLOGA SOBRE GESTIN DE LA CALIDAD

Control de la Calidad

Tcnicas y actividades de carcter operativo, utilizadas para satisfacer los requisitos para la calidad ISO

9000: 2005
Comprende: El seguimiento de un proceso (producto o servicio) La Eliminacin de las causas de rechazos en todas las fases.

Aseguramiento de la Calidad

Actividades planificadas y sistemticas aplicadas en el marco del Sistema de la Calidad, que se ha demostrado son necesarias para dar confianza de que un producto o servicio satisface los requisitos para la calidad.

La Norma ISO9001:2008 estipula los requisitos para establecer un Sistema de Aseguramiento de la Calidad.

PROBLEMAS
ASEGURAMIENTO DE CALIDAD

PROBLEMAS

Control de Administracin

Control de Diseo

Control de Compras

Control de Produccin

Control de la Instalacin

Control de la pues en servicio

Calidad Total

Estrategia Administrativa que busca de manera sistemtica y con la participacin organizada de todos los miembros de una empresa, elevar la calidad de todos sus procesos productos y servicios, previendo el error y haciendo un hbito de la mejora continua para satisfacer las necesidades y expectativas del cliente externo o interno.

Planificacin de la Calidad

Establece los objetivos y los requisitos para la Calidad, comprende: La planificacin del producto o servicio. La planificacin administrativa y operativa. La preparacin de los planes de calidad. El establecimiento de mejoramiento de la calidad. disposiciones para el

Sistema de Calidad

Comprende la poltica de la calidad, los objetivos y la manera de alcanzar dichos objetivos

Sistema de la Calidad
Comprende la estructura de la organizacin, procedimientos, procesos y recursos necesarios para llevar a cabo la Gestin de la Calidad

Sistema Universal ISO9000

Sistemas Especiales GLP: Good Laboratory Practice GMP: Good Manufacturing Practice GCP: Good Clinical Practice HACCP: Hazzard Analysis and Control Critical Point.

Gestin de la Calidad: ISO 9000-2005

Conjunto de actividades de la Direccin que determina, la poltica de calidad, los objetivos y las responsabilidades, que se llevan a cabo por

medios tales como la planificacin de la

calidad, el control de la calidad, el

aseguramiento de la calidad y el mejoramiento

de la calidad en el marco del Sistema de Calidad

GESTIN DE CALIDAD (ISO9001)

SISTEMA DE CALIDAD

Control de la Calidad. Aseguramiento de la calidad Mejoramiento continuo

Planificacin de la Calidad

Convencin de las ltimas dcadas

La calidad lo Hacen las personas

Enfoque tradicional de la Calidad

Gerencia General

Gerencia de Administracin

G. Contabilidad y Finanzas

Gerencia de Operaciones

G. de Mkt. y Venta

Dpto. de Produccin

Dpto. de Control de Calidad

Dpto. de Mantenimiento

Enfoque Moderno de la Calidad

Gerencia General

Gerencia de Administracin

G. Contabilidad y Finanzas

Gerencia de Operaciones

G. de Mkt. y Venta

G. de la Calidad

Transfuncional

G. de RR.HH.

G. de la Tecnologa

G. del Conocimiento

Gestin Administrativa Clsica

Entorno
Cliente

Marketing y ventas

Finanzas
Operaciones Administracin Mercado Financiero Mercado Laboral

RR. HH.
Logstica

Proveedor

Gestin Administrativa Clsica

Cliente

Marketing y ventas Finanzas

Competencia

Operaciones Administracin RR. HH. Logstica

Mercado Financiero Mercado Laboral

Gestin del conocimiento Gestin Tecnologa Gestin de RR.HH.

Proveedor

Gestin de la calidad

Gestin Integral de la Calidad

Pensamiento
Sentimiento Conducta

SISTEMA DE CALIDAD

Control de la Calidad. Aseguramiento de la calidad Mejoramiento continuo

Conocimientos Actitudes

Habilidades Aptitudes

Planificacin de la Calidad

Lado Humano (SOFT)

Lado Instrumental (HARD)

Modelo Conceptual

Gestin integral de la Calidad Control de Calidad/Aseguramiento de calidad

Gestin por competencias

Orientacin al Cliente

Herramientas Bsicas

Mejora evaluacin

Manejo del cambio / Liderazgo / P. Estrategia

Manejo del cambio / Liderazgo / P. Estrategia

Costos de Calidad

El que apenas conoce los principios no es igual al que los ama y los practica.

Confucio.

No hay aprendizaje sin teora La experiencia por s sola no ensea nada. Si contamos con una Teora, luego la experiencia nos puede ayudar a aprender. Willian E. Deming

Etapas de la Gestin de Calidad

Gestin de Calidad Total
Satisfaccin Integral de necesidades de los Clientes externos e internos en forma participativa y continua (1980...

Aseguramiento de la Calidad
Los temas de calidad se transfieren a su Especialistas (1950...

Control de Calidad
Se aplican conceptos estadsticos para el Muestreo y control del proceso. Se requieren especialistas (1920...

Inspeccin
Especialistas que inspeccionan la calidad Del producto (1900....

ETAPA Inspeccin Control de Calidad Aseguramiento de Calidad Calidad Total

ENFOQUE Producto Proceso Sistema Personas

Evolucin de la Calidad de Empresa

Camino...

Se controla
Empresa orientada a : Personal Se actua por que: Aplicacin Actuacin Actitud Particip. del Personal La produccin Tcnicos de C.C. Se detecta el error Al producto Corregir error Reactiva No se espera

Se asegura
Cliente externo Personal selectivo Se previene el error Procesos product. Modif. Procedimiento Preventiva No imprescendible

Se gestiona
Cliente interno Todo el personal Hay objetivos Todos los procesos Eliminar causas Proactiva Imprescindible

Materializacin
Metodologa

Plan de Inspeccin
Control Estadstico

Manual de Calidad
ISO 9000

Sistema de Gestin
TQM, CRM, BPM,BMN

Arreglo

Prevencin

Mejora

La Calidad Total empieza con la capacitacin y termina con la

capacitacin.
Kaoru Ishikawa