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Gestion des Formations

STAGE INFORMATIQUE - DESS 2001/2002, Universit de Poitiers

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Sommaire

1 Introduction................................................................................................................ 3 2 Prsentation gnrale du produit.............................................................................. 3 3 Expression fonctionnelle du besoin........................................................................... 6 Annexes........................................................................................................................ 10

Rdaction
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Vrification
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date : 30 / 04 / 2002

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Introduction

1.1 But du document

Ce document est destin identifier et dcrire les besoins de la direction de la socit AFS France en terme de Management des formations.

1.2 Terminologie et abrviations

Le glossaire des termes se trouve dans le fichier Glossaire.doc.

1.3 Documents de rfrence

Fichier A-0_v1-1.AI0 contient les diagrammes SADT qui reprsentent le fonctionnement du systme. Fichier Complment_SADT.doc contient les explications des diagrammes SADT.

1.4 Contenu du document

Dabord, ce document va prsenter le futur produit, ces objectifs, les besoins quil est cens satisfaire et lenvironnement dans lequel il pourra tre utilis. Ensuite, nous allons dcrire les fonctionnalits quil doit avoir pour rpondre aux demandes de la socit AFS. En sachant quune formation est compose de plusieurs tapes, ces fonctions vont tre dcrites pour chacune des tapes.

Prsentation gnrale du produit

2.1 Produit et march

Les produits qui existent actuellement sur le march ne satisfont pas compltement les demandes de la socit AFS en matire de logiciel de gestion des formations, do le besoin de crer une application rpondant ces demandes. Le produit final est destin une utilisation strictement rserve la socit AFS. Comme lobjectif est de rpondre explicitement aux exigences de la socit AFS elle peut tre incompatible avec les besoins dun autre client.

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2.2 Contexte et objectifs

Ce projet reprsente une premire tentative de modlisation du fonctionnement de la socit AFS, do la ncessit dune tude approfondie de leurs mthodes. Par consquent, les objectifs primaires du projet sont ltude en dtail du systme, lidentification des besoins et leur analyse, et enfin une spcification de la future application. Lobjectif est donc de produire un cahier des charges fonctionnel valid, une spcification complte, et un modle de base de donnes. Le formalisme employ devra tre suffisamment explicite pour tre reprise par une autre quipe qui aura en charge le dveloppement de lapplication voulue. Quelques exemples dapplication prototype sont fortement souhaitables afin de valider les spcifications (proof of concept).

2.3 Enonc du besoin

Le but principal du futur logiciel est dassister la gestion des formations au sein de AFS. Il doit tre le plus ergonomique possible, mais pouvant rpondre toutes les demandes de la socit. Lapplication doit permettre de grer des activits multiples comme : effectuer des propositions de formations destines aux socits clientes de AFS, organiser des sessions dvaluation du niveau, mettre en place des formations, rpondre aux besoins matriels au cours dune formation, organiser et modifier les planifications des professeurs et les occupations des salles, organiser et suivre des cours en une langue donne pour une formation, organiser et suivre des hbergements de stagiaires au cours dune formation, organiser et raliser des activits culturelles au sein dune formation, produire un bilan pdagogique pour chaque stagiaire ayant suivi une formation, effectuer une valuation de la formation par les stagiaires qui lont suivie, effectuer une valuation pdagogique des stagiaires par le professeur enseignant, organiser et raliser des sminaires.

En outre, lapplication doit pouvoir aider le travail de comptabilit en assurant les services suivants : transmettre un logiciel de gestion commerciale les informations permettant dtablir les facturations des services procurs par AFS leurs clients.

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Transmettre la comptabilit les lments permettant de calculer les salaires des professeurs, Transmettre la comptabilit les lments permettant de rmunrer les familles daccueil qui ont hberg des stagiaires, produire un bilan financier, importer et exporter des donnes du logiciel de comptabilit EBP.

Pour organiser toutes les informations du systme, une base de donnes doit tre construite. Le logiciel doit permettre aux professeurs enseignant de rentrer des informations propos du suivi des cours, mais en limitant leur accs la base de donnes. Afin de grer ce problme, lapplication doit tre divise en deux parties : Application gnrale : la base de donnes sera intgre dans cette partie. Elle doit pouvoir fournir tous les services cits ci-dessus. Les utilisateurs seront le directeur, ladministrateur et ventuellement le comptable. Les professeurs nauront aucun accs lapplication gnrale. Ensemble de formulaires lectroniques : doivent permettre aux professeurs de communiquer les informations ncessaires sans accder la base de donnes. Ces formulaires doivent tre fonctionnels sous MS-Excel et pouvoir gnrer un fichier contenant les informations rentres. Ensuite, ce fichier doit tre transmis (par voie lectronique ou par disquette) ladministrateur qui est autoris denregistrer les informations y contenues dans la base de donnes. Le directeur, ladministrateur et le comptable ne se serviront pas directement de ces formulaires.

2.4 Environnement
Le futur produit est destin tre exploit sous un environnement Windows. Sachant que lapplication est divise en deux parties, nous avons deux types dutilisateurs. Le premier type dutilisateurs a le droit de manipuler lapplication gnrale ce sont ladministrateur, le directeur et le comptable qui ne sont pas informaticiens. Ladministrateur utilisera le logiciel quotidiennement. Lapplication fonctionne sous MS-Acces, qui permet de manipuler une base de donnes et dutiliser des macros crits en langage VB. Lordinateur sur lequel va tre installe lapplication principale doit rpondre aux exigences suivantes : Systme dexploitation : Windows, Mmoire vive : 64 mgaoctets, Capacit de stockage sur le disque dur : suffisante pour supporter une base de donnes de taille moyenne, Outils ncessaires : MS-Access et MS-Excel,

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Priphriques ncessaires : imprimante.

Le deuxime type dutilisateurs est lensemble des professeurs qui ne sont pas informaticiens. Ils ont accs la partie secondaire de lapplication, cest dire les formulaires lectroniques et nont pas accs la partie gnrale. Ces formulaires fonctionnent sous MSExcel et gnrent un fichier contenant les informations fournies. Linstallation de lapplication gnrale sur les machines utilises par les professeurs nest pas ncessaire. Lordinateur sur lequel les formulaires vont tre ouverts et compts doit avoir au minimum les caractristiques suivantes : Systme dexploitation : Windows, Mmoire vive : 32 mgaoctets, Capacit de stockage sur le disque dur : un minimum de place afin denregistrer les fichiers Excel contenant les formulaires, sinon le travail peut tre effectu directement sur une disquette, Outils ncessaires : MS-Excel, Priphriques ncessaires : lecteur de disquettes.

Expression fonctionnelle du besoin

3.1 Fonctions de service

Une formation est compose de plusieurs diffrentes tapes que nous pouvons sparer en six tches principales. Nous allons dcrire les fonctions pour chacune de ces six activits. Le lecteur est vivement conseill de consulter le fichier contenant les diagrammes SADT et le fichier contenant leurs explications. Nous allons considrer que toutes les fonctions sont principales puisque nous navons pas de contraintes de cots ou de dlais sachant quil sagit dun projet de stage. Donc, les fonctionnalits que nous allons dcrire dans ce paragraphe sont ncessaires pour le bon fonctionnement du futur logiciel. 3.1.1 EVALUER La premire tape est lvaluation du niveau en une certaine langue enseigne par les professeurs travaillant lAFS. Il existe deux types dvaluation : valuation avant et la fin dune formation. Dans le premier cas, elle peut donner suite une proposition de formation adresse la socit dont les employs ont pass cette valuation. Elle peut aussi ne pas avoir de suite, si par exemple, la socit na demand quune valuation ou bien a refus la proposition. Dans le second cas, lvaluation est applique tous les stagiaires qui ont suivi une formation. Ceci est lvaluation des niveaux finaux des stagiaires.

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Une valuation consiste appliquer la mthode de tests de AFS, ensuite corriger les copies de ce test, et enfin rpertorier les rsultats. Le logiciel doit intervenir plusieurs endroit au cours de la phase dvaluation : Choix de professeurs en fonction de leurs disponibilits, Permettre aux professeurs de communiquer les notes ladministrateur en utilisant la partie secondaire de lapplication, cest dire les formulaires lectroniques, Permettre ladministrateur de valider les notes de lvaluation, Saisie de notes externes par ladministrateur, cest dire des notes qui proviennent de tests autre que le test de AFS, Enregistrer les notes dans la base de donnes de l application gnrale.

A la sortie de cette tche, nous avons les niveaux des participants lvaluation et sa description au cas o elle serait facture.

3.1.2 PROPOSER Ceci est la seconde tape qui permet de dfinir une proposition de formation qui sera adress une socit cliente. La proposition suit toujours ltape dvaluation des niveaux. Elle consiste dterminer, en fonction des niveaux et des besoins en langue des futurs stagiaires, des cours appropris. Le logiciel doit pouvoir aider la prparation dune proposition et permettre dimprimer sa description. Les services quil doit fournir sont : Consulter les notes des stagiaires, Offrir un formulaire pour complter une proposition, Imprimer une proposition.

A la sortie, le type du cours, les tarifs des professeurs et les autres cots autour de la formation doivent tre dfinis. 3.1.3 ORGANISER Cette tche consiste organiser une formation et toutes les activits qui y sont lies. Ceci est une tape qui permet de prparer toutes les fiches qui seront utilises au cours de la formation. Ces fiches sont pr-remplies avec les informations initiales et seront entirement compltes lors de la ralisation de la formation. En terme dorganisation de la formation, le logiciel doit permettre de : Mettre en place une formation en prparant des fiches de suivi des oprations et dauto-valuation des stagiaires,

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Aider dduire les besoins en matriels pdagogiques en fonction du matriel existant, Dfinir, en fonction de des disponibilits, un professeur qui va assurer les cours, Dterminer loccupation des salles.

Lapplication doit pouvoir aider lorganisation des cours de la formation en prparant : Une fiche de suivi des absences des stagiaires qui est remplie au cours de la formation, Une fiche de suivi pdagogique, Les instructions pour le responsable pdagogique et les professeurs.

Au cours dune formation, il peut y avoir des stagiaires qui doivent tre hbergs chez des familles daccueil. Le logiciel intervient aux endroits suivants : Choisir une famille, en fonction des disponibilits, de la priode dhbergement, le rgime alimentaire du stagiaire hberger, Prparer une fiche pr-remplie de suivi dhbergement qui sera complte au fur et mesure de lavancement du sjour du stagiaire hberg.

Autre point qui peut intervenir au cours de la formation est une activit culturelle. Donc, le logiciel doit pouvoir assister lorganisation dune activit culturelle. Les services qui doivent tre assurs sont : Permettre au professeur qui ralise lactivit culturelle de communiquer les informations la concernant ladministrateur : ceci doit tre possible en utilisant un formulaire lectronique.

A la fin de cette tape, tout ce qui ncessaire pour raliser la formation doit tre prt. 3.1.4 REALISER Cette tche permet de suivre la formation et le reste des activits qui en font partie. Cest ici que les fiches cresdans ltape prcdente sont remplies. Le logiciel doit fournir les services suivants : Permettre au professeur enseignant de suivre et communiquer les absences et le progrs pdagogique en remplissant les formulaires lectroniques correspondants, Grer les absences des professeurs, Grer labsence dun stagiaire pour un cours particulier,

De plus, le logiciel doit assister la suivi des autres activits : Hbergement, Activits culturelles.

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3.1.5 EXPLOITER La formation peut tre exploite de deux manires diffrente : financirement et pdagogiquement. Dans le premier cas, le logiciel doit fournir les services suivants : Calculer les salaires des professeurs et la rmunration des familles daccueil, Importer des donnes financires dans le logiciel de comptabilit EBP, Exporter des donnes du logiciel EBP, Assister le virement des salaires, Effectuer la facturation des clients, Imprimer des factures clients.

Dans le second cas les services ncessaires sont : Effectuer un bilan pdagogique pour chaque stagiaire ayant particip la formation, Effectuer une valuation pdagogique en fonction des donnes pdagogiques fournies, Imprimer les deux documents prcdents.

3.1.6 CONCLURE La dernire tape est la conclusion qui permet de mettre fin la formation et deffectuer les derniers traitements afin de produire un dossier financier qui sera stock dans les archives de AFS. Les buts de lapplication sont de : Aider suivre le rglement des factures, Produire et imprimer le bilan financier.

3.2 Contraintes
MS-Excel doit tre utilis pour fabriquer les formulaires lectroniques.

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Annexes