EJERCICIO 13 DE EXCEL

EXCEL EJERCICIO 13

GESTIN DE DATOS: LISTAS

Cuando en Excel nos encontramos con una lista de elementos, puede ser conveniente tener un medio para ordenar esa lista segn diferentes criterios, as como para mostrar unos elementos y otros no de acuerdo con las condiciones que especifiquemos. A efectos terminolgicos, hay que recordar que una lista se compone de: Registros: cada uno de los elementos sobre los que la lista muestra informacin. P.ej, en una lista de los empleados de una empresa, cada empleado ocupar un registro. En general, cada registro ocupa una fila. Campos: cada uno de los datos que la lista incluye en relacin con los elementos de que se trate. En el caso de la lista de empleados de una empresa, podran ser campos a incluir: nombre, apellidos, DNI, n de afiliacin a la S.S., etc. En general, cada campo ocupa una columna. En la primera celda de cada columna se escribe el nombre del campo (DNI, n de afiliacin, etc.). EJEMPLO

Nombre Apellidos Jorge Torres Garca Marisa Santos Alcal Eulalio Artigues Lpez

DNI N de afiliacin 40.001.234 071234567 42.213.450 075469817 43.219.098 071793258

Categora prof. 4 2 1

ACTIVIDAD A REALIZAR:
Descarga en tu pendrive el archivo 13ex artculos EstilGarden.xls incluido en la web del mdulo. El libro de Excel incluye una lista de los artculos de EstilGarden pero con todos los datos seguidos, separados slo por guiones.

EJERCICIO 13 DE EXCEL Se trata de:

A.- Separar cada dato en una columna aparte, poniendo a cada columna en encabezado correspondiente de la hoja encabezados B.- Ordenar la lista alfabticamente, atendiendo a los nombres de los artculos C.- Establecer algn sistema por el que rpida y fcilmente podamos consultar, por separado, los datos de la lista referentes a cada tipo o cdigo de artculo.

PROCEDIMIENTO:

A.- Selecciona el rango A2:A31 de la hoja Lista. A continuacin, activa la pestaa

Datos y haz clic en el botn Texto en columnas y se iniciar un asistente con 3 pasos. En el primer paso, deja seleccionada la opcin Delimitados y haz clic en Siguiente.

Configura el siguiente cuadro de dilogo de manera que quede como sigue:

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Esto es un guin

En el tercer cuadro de dilogo, djalo todo como est y haz clic en Finalizar.

A continuacin, copia la fila 1 de la hoja encabezados en la fila 1 de la hoja Lista. Una vez hecho esto, puedes eliminar la hoja encabezados. Aplica los formatos correspondientes hasta que el resultado final sea similar a esto:
Proveedor nombre Cdigo Referencia CSIP FANGLIA, SAS CSIP FANGLIA, SAS CSIP FANGLIA, SAS CSIP CA'N CAUS, SLS ADOBS ADOBS ADOBS BONSAI 001 002 003 004 Descripcin ADOB HORTA COMPO SANA UNIVERSAL ADOB GESPA ALBERCOQUER JAPONS Precio Precio Tipo IVA Unitario con IVA 13,70 13,45 19,72 60,75 14,66 14,39 21,10 65,00 7% 7% 7% 7%

Etc. Aqu he eliminado filas por razn de espacio.

B.- Para ordenar la lista alfabticamente atendiendo al nombre del artculo:

Selecciona toda la tabla (rango A1:G31) En la pestaa Datos, haz clic en el botn Ordenar...

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1- Haz clic en esta flecha y selecciona el campo Descripcin

2- Asegrate de indicar que la lista tiene fila de encabezamiento (para que no se incluya en la ordenacin) 3- Haz clic en Aceptar.

C.- Para ver cada vez slo los datos correspondientes a un cdigo o tipo de artculo vamos a introducir en la lista un filtro automtico o autofiltro. Para ello, selecciona primero el rango de celdas B1:B31.

En la pestaa Datos haz clic en el botn Filtro.

Observa cmo en la celda B1, a la derecha, aparece una flecha hacia abajo. Al hacer clic en esa flecha y seleccionar la opcin Filtros de texto aparece una lista de posibles criterios generales de seleccin de datos o filtrado:

Igualmente, se enumeran todos los artculos de la lista, con una casilla de verificacin activada, indicando que se muestran en el documento. Podemos ocultar artculos simplemente desactivando las casillas de los artculos que no queremos que aparezcan. En ocasiones ser ms rpido desactivar la casilla de Seleccionar todos y activar slo los artculos que queramos mostrar. Puedes hacer la prueba desactivando la casilla Seleccionar todos y activando slo ADOBS (finalmente, haz clic en Aceptar). Se mostrarn slo los artculos de esa categora. Para volver a mostrarlo todo, haz clic en la flecha del filtro (que ahora muestra el icono de un pequeo embudo) y, luego, en la opcin Borrar filtro de Cdigo. 4

EJERCICIO 13 DE EXCEL Tambin se ha de tener en cuenta que a diferentes tipos de datos corresponden diferentes criterios de filtrado (filtros de nmero, de fecha) Filtros de nmero:

La opcin Diez mejores, en concreto, permite filtrar slo los registros con cantidades superiores o inferiores (10 o las que nosotros digamos) Las otras opciones hablan por s mismas.

Filtros de fecha:

PROCEDIMIENTO:
Como explicar el procedimiento caso por caso no es factible, daremos un ejemplo. Hazlo pero no es necesario que lo guardes. Por medio de un filtro, muestra slo aquellos artculos cuyo precio con IVA no sea superior a 110 euros. 5

EJERCICIO 13 DE EXCEL 1- Seleccionamos la columna Precio con IVA (incluyendo la celda de encabezado) 2- En la pestaa Datos, hacemos clic en el botn Filtro 3- Entre las opciones de Filtros de nmero elegimos Menor o igual que (ya que tambin queremos mostrar los artculos de 110 euros) 4- Configura el cuadro de dilogo como se muestra abajo y acepta:

A continuacin, puedes eliminar el filtro de la forma que ya se ha explicado ms arriba.

ACTIVIDAD A REALIZAR:
Inserta 3 nuevas hojas en el Libro 13ex artculos EstilGarden. Copia en ellas el rango A1:G31 de la hoja Lista. Para ello: Con el cursor en cualquier celda de la hoja Lista, pulsa la tecla Shift (maysculas) y, sin dejar de pulsarla, haz clic sobre la pestaa de la Hoja 3. Luego, haz clic derecho sobre dicha pestaa y, en el men emergente, elige la opcin Insertar. Haz doble clic en Hoja de clculo. Ahora ya tenemos un libro con 6 hojas. Renombra las hojas en blanco como Lista2, Lista3, Lista 4, Lista 5 y Lista 6 Con el cursor en la hoja Lista, selecciona el rango A1:G31 y activa la opcin Copiar. A continuacin, haz clic en la solapa de la hoja Lista2 y, pulsando la tecla Shift, clic en la hoja Lista 6. Seguidamente, selecciona la celda A1 de la hoja Lista 2 y activa la opcin Pegar: el rango A1:G31 se pegar en todas las hojas seleccionadas al mismo tiempo. 6

EJERCICIO 13 DE EXCEL Con todas las hojas seleccionadas, ajusta el formato: quitar la cuadrcula gris, orienta y centra en horizontal, ajusta el ancho de columna y alto de fila, etc. Finalmente, haz clic con el botn derecho sobre la solapa de cualquiera de las hojas seleccionadas y elige Desagrupar hojas. Si no lo hicieras, todo lo que escribieras en cualquiera de estas hojas, se escribira tambin en las otras. Con base en las explicaciones de las pginas 3 a 6, establece, en las diferentes hojas del libro, las ordenaciones y filtros siguientes: Filtro Aplica un filtro de modo que se Ya la has ordenado por nombre vean slo los artculos con cdigo (descripcin) del artculo FRUTALS Por precio unitario (de menos a Por proveedor: slo FANGLIA y ms) RIUMONS Por el precio con IVA (de ms a Por precio unitario: los de ms de menos) 30 y menos de 70 Por la referencia (de ms a mePor precio con IVA: los 7 ms caros nos) Por el nombre del proveedor Por la referencia: todos los artculos cuya referencia empiece por 00 Por descripcin del artculo: todos los artculos que incluyan la medida en centmetros Ordenacin

Lista

Lista 2

Lista 3

Lista 4

Lista 5

Lista 6

Por el cdigo del artculo

FILTROS MLTIPLES
Hasta aqu hemos filtrado datos segn un solo criterio cada vez. Pero tambin es posible filtrar segn dos o ms.

ACTIVIDAD A REALIZAR:
Descarga desde la web del mdulo en tu memoria USB el archivo 13ex clientes EstilGarden. brelo y crea en l 2 hojas ms. Llama a las 4 hojas en blanco: Clientes 2, Clientes 3, Clientes 4 y Clientes 5. Copia el contenido de la hoja Clientes en las dems hojas (ajustando luego el formato de todas ellas). Con la hoja Clientes activa, establece un filtro mltiple, para todas las columnas de la tabla. Para ello, selecciona cualquiera de las celdas de los encabezados (fila 1) y luego, en la pestaa Datos, haz clic en el botn Filtro. Haz lo mismo en las dems hojas (se ha de hacer hoja por hoja). 7

EJERCICIO 13 DE EXCEL Nota: en realidad, si las columnas que han de servir para el filtro son contiguas, es posible seleccionar esas dos columnas y aplicar el filtro slo a ellas. En las diferentes hojas del libro establece las ordenaciones y filtros siguientes:

Ordenacin Clientes Por nombre del cliente

Filtro Clientes cuyo n de cuenta empieza por 0420 y que paguen a 30 das Clientes cuyo CP est entre 25000 y 50000 y que paguen al contado

Clientes 2 Por la poblacin

Por provincia, como primer Clientes del 10 al 20 que sean sociedad Clientes 3 criterio; por IdCliente, colimitada (SL) mo 2 criterio Todos los clientes que sean sociedad Por NIF, en sentido desClientes 4 annima (SA) salvo los de Badajoz y cendente Segovia Todos los clientes de provincias catalaClientes 5 Por forma de pago nas que estn entre el (n de cliente) 10 y el 20

Para establecer el filtro mltiple, procede de la misma forma que para los filtros simples, slo que aplicando criterios de filtrado en ms de una columna. El orden de aplicacin de los filtros tiene por qu ser siempre el que se indica en el planteamiento de la actividad.