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EXPLEO Em busca do melhor vo aos projetos da sua empresa

OUTUBRO DE 2005

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Melhores prticas: investigando o PMBOK


Andr Silveira, PMP

Produzido a partir da experincia de dezenas de gerentes de projetos em diversos pases e indstrias, o PMBOK, Project Management Book of Knowledge, Um guia do conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos rene as melhores prticas em gerenciamento de projetos. Nosso objetivo explorar sua estrutura e apresentar alguns conceitos com o intuito de educar o leitor sobre o contedo e a importncia da aplicao do que considerada a mais completa base de conhecimentos sobre o assunto.

As reas de conhecimento do gerenciamento de projetos


O guia estruturado em nove reas de conhecimento, a saber: Gerenciamento de Integrao Gerenciamento do Escopo Gerenciamento do Tempo Gerenciamento de Custos Gerenciamento da Qualidade Gerenciamento de Recursos Humanos Gerenciamento das Comunicaes Gerenciamento de Riscos Gerenciamento de Aquisies

Por que voc deveria conhecer este guia?


Todos ns executamos tarefas diariamente que impactam, direta ou indiretamente, os projetos de nossas empresas. Pense comigo na definio apresentada pelo PMI sobre o que um projeto: Esforo temporrio realizado para criar um produto ou servio nico. Temporrio, tem incio e fim claros. nico, o produto ou servio criado, diferente de alguma forma em relao a todos os outros produtos ou servios j criados. Quando voc lana um produto, implanta um sistema, faz um evento, cria um treinamento para sua equipe de vendas ou constri um edifcio voc est envolvido em um projeto que tem prazo, oramento e objetivos a serem cumpridos. As empresas buscam por profissionais que lhe tragam resultados, voc sabe que seu sucesso profissional est intimamente ligado ao sucesso dos projetos em que voc est envolvido. Aplicar as melhores prticas em gerenciamento de projetos aumentar as chances de seu sucesso profissional.

Cada rea descreve conhecimentos e prticas necessrias com base nos processos que os compem. Por exemplo, a rea de Gerenciamento de Integrao do Projeto descreve os processos necessrios para assegurar que os vrios elementos do projeto sejam adequadamente coordenados. Contm a elaborao do plano do projeto, sua execuo e controle integrado de alteraes. A ltima edio do PMBOK contm 44 processos. Para que voc tenha idia de como estes processos podem ajud-lo escolhemos seguir uma situao corriqueira, apresentando como um destes processos contribui no seu gerenciamento.

Situao: Atraso devido a constantes mudanas de escopo


Uma das mais importantes reas de conhecimento, a rea de Gerenciamento de Escopo estabelece resultados que influenciaro o projeto durante todo o seu ciclo de vida, desde a iniciao, passando pelo planejamento, execuo controle e encerramento.

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Mudanas muitas vezes so inevitveis. Sabemos que o gerenciamento de um projeto uma atividade progressiva, ou seja, avana por etapas, assim as caractersticas do produto podem sofrer mudanas medida que o projeto caminha, ao mesmo tempo importante que estas mudanas no alterem o escopo do projeto. Diversas so as razes que motivam a existncia de mudana do escopo, assim escolhemos alguns questionamentos cujas respostas descrevem processos, tcnicas e ferramentas que nos auxiliam no seu tratamento. A mudana solicitada contribui para os propsitos para qual o produto est sendo criado? A existncia de um documento, neste caso chamado de Declarao de Escopo, aprovado pelas partes interessadas, permite uma anlise da efetiva contribuio da mudana solicitada evitando trabalho intil, portanto custo e tempo gastos indevidamente. Todas as partes interessadas tm o mesmo entendimento sobre os principais produtos gerados pelo projeto? Muitas vezes as mudanas so solicitadas devido ao mau entendimento dos sub-produtos produzidos pelo projeto. Por exemplo, um cliente entende que a personalizao de um mdulo de um sistema adquirido fazia parte dos servios de implantao inicialmente contratados. Conhecido como EAP, Estrutura Analtica do Projeto, ou WBS (Work Breakdown Structure), esta ferramenta gera um documento que uma das principais referncias ao escopo. Ele registra os principais componentes do projeto e, em conjunto com outros documentos como o Plano Sumrio do Projeto e o Dicionrio da EAP, obtm um entendimento nico por parte de todos os envolvidos no projeto. A aprovao da criao e alteraes da EAP busca registrar todo o escopo do projeto de forma que todas as partes interessadas tenham seu mesmo entendimento.

Como as solicitaes de mudanas so normalmente feitas? Informalmente? Existe alguma anlise de impacto? Quem as analisa? Quem as aprova? Muitas vezes pela falta de processos definidos ou falta de informaes, decises so tomadas sem a devida anlise de impacto. Pequenas mudanas, aparentemente inofensivas, podem gerar grandes atrasos ou re-trabalho. Torna-se fundamental a identificao dos impactos gerados pela solicitao da mudana, apontando desvios de prazo de entrega, re-trabalho ou aumento de custos. Um processo de aprovao de mudanas permite o ajuste das expectativas entre as partes evitando surpresas e desentendimentos. Existe um nmero limite de mudanas estabelecido antes da assinatura do contrato? Para que tipo de mudanas? A definio de mudanas pequenas compreendida igualmente pelas partes interessadas? Um Plano de Gerenciamento do Escopo descreve como as atividades de mudana de escopo sero identificadas, classificadas e integradas ao projeto. Nele voc encontra o que considerado uma mudana, como ela deve ser avaliada e aprovada, por quem e quando. A figura a seguir descreve um dos processos da rea de conhecimento Gerenciamento do Escopo, chamado Controle de Alteraes do Escopo.

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Todos os processos so descritos utilizando esta estrutura: Entradas, Ferramentas e Tcnicas e Sadas. Sadas de muitos processos vo servir como entradas para outros. Em nosso exemplo temos como ferramentas o uso de um sistema de controle de mudanas que define os procedimentos atravs dos quais o escopo do projeto pode ser alterado. Ele inclui documentos, sistemas de acompanhamento e nveis de aprovao necessrios para autorizao das alteraes. Tcnicas de medio de desempenho so usadas para avaliar o impacto da variao em relao linha base de escopo estabelecida cuja identificao das causas pode auxiliar na sua reduo.

Integrao entre processos


A partir das sadas da definio do escopo podemos ter a lista de atividades necessrias para execuo do projeto. A partir da lista de atividades podemos desenvolver estimativas de tempo e perfis de profissionais necessrios a sua execuo que, conseqentemente, permitiro a criao de cronogramas e alocao de recursos, respectivamente. A aplicao dos processos descritos no PMBOK permite que voc : antecipe atrasos tomando as aes corretivas necessrias aloque recursos mais eficazmente

sincronize melhor o fluxo de caixa do projeto contrate melhor seus fornecedores, minimizando atrasos e disputas tenha uma melhor comunicao, estabelecendo o contedo, formato e freqncia adequados para cada parte interessada identifique, qualifique e quantifique riscos do projeto, preparando planos de resposta estabelea mtricas de desempenho e as acompanhe de forma consistente permitindo assim uma anlise eficaz aproveite as lies aprendidas evitando a repetio de erros em outros projetos semelhantes selecione, mobilize e desenvolva seus recursos humanos, maximizando seu desempenho

importante salientar que o PMBOK no uma metodologia, onde voc tem um roteiro pr-definido, passo a passo, das atividades necessrias ao gerenciamento de seus projetos. Existem diversas metodologias baseadas no PMBOK, onde voc tem centenas de documentos modelos, procedimentos e mtricas pr-definidos, que podem ser adaptados s suas necessidades. Esta abordagem permite que voc coloque em prtica estes processos em um espao de tempo mais curto, uma vez que voc no precisa criar uma metodologia do ponto zero.

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Concluses
A aplicao das melhores prticas no ambiente de trabalho constitui um grande desafio para as empresas, devendo contemplar no s o seu conhecimento mas tambm o desenvolvimento das atitudes necessrias para que este conhecimento possa ser colocado em prtica com sucesso. Trata-se de um processo de aprendizado contnuo que tem como uma de suas etapas iniciais mais importantes a disseminao do conhecimento. O sucesso de uma implantao do uso das melhores prticas deve ser acompanhado de um plano de implantao que respeite o estado atual de maturidade em gerenciamento da empresa, galgando etapas de forma eficaz e consistente. Este plano orienta sua empresa na identificao das competncias que precisam ser desenvolvidas, priorizando as reas de conhecimento deficientes e aproveitando os processos que atualmente sua empresa j tem excelncia. O PMBOK no a nica base de conhecimentos que pode auxili-lo, mas certamente uma importante instrumento para que voc tenha sucesso em seus projetos.
A cada quatro anos uma nova verso publicada pelo PMI Project Management Institute www.pmi.org, nela so encontradas novas ferramentas e tcnicas, processos revisados e/ ou adicionados. Sua ltima edio data de 2004, tambm conhecida por Terceira edio, possui uma verso em portugus que pode ser adquirida via Internet utilizando este link: http://www.pmibookstore.org/PMIBookStore/produ ctDetails.aspx?itemID=367&varID=1.

Andr Silveira, PMP, MBA Especialista em planejamento, gesto e controle de projetos, certificado PMP, Project Management Professional, pelo Project Management Institute, que representa a instituio de maior prestgio internacional em Gerenciamento de Projetos. Engenheiro, Administrador possui MBA em Marketing, com vasta experincia e vivncia internacional em gesto de projetos. Scio-diretor da Expleo.

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