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Artigo elaborado por C. Magno Xavier (M.Sc., PMP) magno@beware.com.

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Como criar uma WBS
A WBS pode ser criada totalmente nova ou reutilizar partes de uma outra WBS
ou de modelos (templates) da organizao. Ela deve conter subprodutos necessrios ao
gerenciamento do projeto, tais como relatrios, planos, documentao administrativa,
treinamento etc.

Vale lembrar que o escopo de um projeto comea a ser definido anteriormente
elaborao da WBS, em documentos tais como Project Charter e Declarao de Escopo,
que so gerados, respectivamente, nos processos de Iniciao e Planejamento de
Escopo.

Enquanto em algumas reas a WBS tem freqentemente consistido de uma
hierarquia de 3 nveis, esse nmero no apropriado para todas as situaes. A
profundidade da WBS depende do tamanho e complexidade do projeto, e da
necessidade de detalhe necessrio para o planejamento e gerenciamento.

Os elementos no decompostos em uma WBS so chamados de pacotes de
trabalho (Work Packages). Os Pacotes de Trabalho devem ser descritos no Dicionrio
da WBS.

Os seguintes passos podem ser usados para a elaborao de uma WBS:

Veremos abaixo uma estratgia para elaborao de uma WBS, utilizando a
tcnica top-down (de cima para baixo), onde usaremos, a ttulo de ilustrao, um projeto
de uma nova bicicleta.

1. Colocar no primeiro nvel (nvel 0) da WBS o nome do projeto.


Figura - O primeiro nvel da WBS (nvel 0)

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2. Colocar no segundo nvel (nvel 1, tambm chamado de primeiro nvel de
decomposio) as fases que estabelecem o ciclo de vida do projeto

Figura - O segundo nvel da WBS (nvel 1)

Este o mais comum e mais fcil mtodo de desenvolver a WBS. Uma grande
vantagem que a WBS resultante pode ser usada como modelo (template) para muitos
projetos. O PMBOK sugere que as fases do ciclo de vida do projeto podem ser usadas
como primeiro nvel de decomposio, com os subprodutos do projeto repetidos no
segundo nvel. Porm, no quer dizer que esta seja sempre a melhor forma de decompor
inicialmente o projeto.

Alm de ter a possibilidade de ser por fases, a decomposio inicial, assim como
a decomposio em qualquer nvel, pode ser por subprodutos (ex.: decompor uma
bicicleta em suas partes principais), por sistema funcional (ex.: sistema eltrico, sistema
hidrulico, sistema mecnico...), por localizao fsica (ex.: regio nordeste, regio sul
...), por Unidade Administrativa a executar (ex.: divises, departamentos ...) ou at
mesmo por cliente (ex.: de acordo com a fiscalizao).

3. Acrescentar um elemento, no segundo nvel (tambm chamado de primeiro
nvel de decomposio), para conter os deliverables (subprodutos) necessrios ao
gerenciamento do projeto.

Figura - O segundo nvel da WBS com o elemento para o gerenciamento do projeto

No devemos esquecer que necessitamos gerar subprodutos que propiciem o
planejamento, controle e encerramento do projeto. O trabalho de gerenciamento deve
ser previsto no escopo do projeto e, portanto, na WBS.

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4. Identificar os subprodutos necessrios para que seja alcanado o sucesso do
projeto em cada fase (ou outra forma de decomposio citada acima no item 2).

Nesta hora devemos consultar os documentos de alto nvel que guiam o escopo
do projeto (Project Charter e Declarao de Escopo) assim como entrevistar clientes e
usurios, de forma a identificarmos os subprodutos de cada fase. Caso o nmero de
subprodutos no nvel filho fique muito grande (mais de 8), eles devem ser agrupados,
aumentando em mais um nvel a WBS.

Em relao ao gerenciamento do projeto, devemos identificar os subprodutos
que sero necessrios aos macros processos de Iniciao, Planejamento, Controle,
Execuo e Encerramento do projeto. O Plano do Projeto o grande deliverable do
planejamento do projeto. trabalho do gerente do projeto definir se o plano ser mais
ou menos detalhado.

Para o controle do projeto, podem ser necessrios, por exemplo:

Reunies, tais como as de partida do projeto (Kick-off Meeting) e de
acompanhamento (walktroughs);
Relatrios de desempenho;
Anlise EVM - Earned Value Management; e

Para o encerramento do projeto, podemos gerar:

Relatrio final do projeto;
Relatrio de Lies Aprendidas;
Comemoraes; e
Apresentao do projeto completo.

5. Para cada subproduto, verificar se as estimativas de custo e tempo, assim como
a identificao de riscos, podem ser desenvolvidos neste nvel de detalhe e se
possvel atribuir a responsabilidade para a execuo do mesmo. Se a resposta for
negativa, decompor o elemento da WBS, subdividindo-o em componentes menores,
mais manejveis, at que os subprodutos estejam definidos em detalhe suficiente
para suportar o desenvolvimento dos processos de gerenciamento do projeto
(planejar, executar, controlar e encerrar).

Os elementos nos nveis mais baixos da WBS (aqueles que no foram
decompostos), so denominados pacotes de trabalho (work packages), sendo a base
lgica para a definio de atividades, designao de responsabilidades, estimativa de
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custos e planejamento de riscos. Ateno que no necessrio que a WBS seja
simtrica, ou seja, que todos os subprodutos sejam decompostos at o mesmo nvel.

Quando um determinado elemento da WBS for ser contratado a uma empresa
externa ao projeto, ele no necessita ser decomposto na WBS em subprodutos, uma vez
que incumbncia do fornecedor / prestador de servio faz-lo. Da mesma forma, no
so detalhados os elementos da WBS em que o gerente do projeto decida delegar o
gerenciamento do mesmo a algum membro da equipe, transformando-o em um
subprojeto,. responsabilidade do gerente desse subprojeto efetuar o detalhamento.
Algumas vezes o gerente do projeto, mesmo para elementos da WBS terceirizados ou
subprojetos, decide incorporar o detalhamento dos mesmos na WBS do projeto mestre.
Esta deciso, de detalhar ou no, nos dois exemplos citados, depender do rigor
necessrio de controle. Este rigor aumenta ou diminui em funo dos fatores custos,
prazos e riscos associados.
A Figura a seguir apresenta o resultado da utilizao dos passos acima para a
elaborao de uma WBS no projeto de uma nova bicicleta. Nesse exemplo, a
Fabricao do Prottipo ser contratada externamente e, portanto, no foi detalhada
pois o rigor necessrio foi considerado baixo.
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6. Rever e refinar a WBS at que o planejamento do projeto possa ser completado

Aps seguirmos os passos acima, teremos uma primeira verso da WBS. Esta WBS
ser utilizada como entrada para o planejamento de outras reas do gerenciamento do
projeto.

Aps termos uma verso da WBS em que foram levadas em considerao as
necessidades das outras reas de gerenciamento, devemos realizar uma validao da
estrutura gerada. Em outro artigo citaremos alguns mandamentos que nos ajudam nessa
validao.