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Captulo

5 Eventos Verdes
Por Georgia Malki

Ayer y Hoy
La industria de los eventos siempre ha sido una poderosa plataforma para comunicar las causas de movimientos sociales y polticos. En ambos casos, el principio central es la supervivencia sostenible de un ambiente acogedor que apoya la diversidad de formas de vida, y no slo nuestra propia especie. Esto afecta la base del impacto de la industria de los eventos en la energa, los recursos y el hbitat. Aparte del enorme desperdicio y consumo de energa, el potencial positivo de nuestra industria de eventos puede ayudar a informar a los responsables de la toma de decisiones, proporcionar claridad en torno a la complejidad de las cuestiones ambientales e incluso cambiar los corazones e inspirar las mentes. Cada da est ms claro que la cresta de la prxima ola de innovacin de la comunidad, las empresas y el gobierno y la oportunidad de inversin est transformando rpidamente la forma como se desarrolla el el comercio. Las tendencias del mercado indican que los productos naturales sostenibles, la energa renovable y los servicios continuarn subiendo de manera constante. Hoy son ms las organizaciones que estn cambiando los supuestos "tomar, hacer y tirar" de la era industrial por modelos ecolgicos que confieren sabidura ambiental a las utilidades y a la financiacin. Las organizaciones sin fines de lucro, los gobiernos y las empresas encuentran mayor libertad, recursos y beneficios a travs de la adaptacin y la reinvencin que a travs del status quo lo que indica que una transformacin profunda est en marcha. La profundidad y la amplitud de la evidencia indican que estamos presenciando y participando en una sociedad en transicin de alcance tan significativo como el de las revoluciones agrcola e industrial. Esta transicin es ms evidente en el sector de los eventos como el catalizador para comunicar los valores al adoptar un modelo ecolgico utilizando un enfoque de

resultados finales triple (ganancia, planeta, personas) en la planificacin y produccin de eventos. Desde lo ntimo, simple y local, a lo grande, complejo y global, los organizadores y productores de eventos, especialmente de aquellos en el sector pblico, tienen la responsabilidad esencial de adoptar la sostenibilidad como gua. Como organizaciones sin fines de lucro, tienen la oportunidad de guiar a grupos de consumidores, empresas y gobiernos con respecto a conceptos sobre la importancia de la salud ecolgica y la responsabilidad social. Ms an, mediante la adopcin de una posicin de responsabilidad ambiental y de respeto social (Ra/Rs) en la produccin de eventos, las organizaciones sin fines de lucro mejorarn el rendimiento financiero a travs de la lealtad de patrocinadores, expositores y pblico al mismo tiempo que fortalece su liderazgo en el sector pblico. El compromiso de producir eventos verdes en trminos ecolgicos, de la mejor calidad, informa la opinin pblica, aumenta la confianza entre los grupos de inters y aprovecha la visin del grupo objetivo sobre un mundo ms justo y sostenible

Planeacin de eventos con triple resultado final.


Da Tpico en el Planeta Tierra: Imperativo, Real y Dramtico
Henry Thoreau escribi en Walden: "La bondad es la nica inversin que nunca falla." Un da tpico en el Planeta Tierra te corta el aliento. El mundo est lleno de cambios muy reales, dramticos e imperativos que nos dejan sintindonos desamparados. Hoy da, como mucho sucedi muchas veces antes y suceder muchas veces en el futuro, estamos presenciando la disminucin de los recursos naturales; la calidad del aire y del agua est afectando nuestra estructura social y calidad tonal de la vida. En un da tpico en esta planta se estima que: Se liberan a la atmsfera 15.000.000 toneladas de CO2 Se crean72 millas cuadradas de desierto Se agregan 40 especies a la lista de especies en extincin Se pierden 170.000.000 toneladas de la tierra arable

Se aaden a la atmsfera 27.000 toneladas de los clorofluorocarbonos (CFC's) Nacen 263.000 seres humanos Esto invita a pensar en lo que puedo hacer como individuo y cmo puedo disear mi evento para reducir los efectos nocivos sobre los recursos naturales mientras se contribuye positivamente a la comunidad local y al planeta global.

Datos tpicos de eventos sobre Comercio y Consumidores


Al tener en cuenta que hay ms de 1.2 millones de reuniones y convenciones celebradas anualmente por un total de $107 millones de dlares por ao que proporcionan experiencias a unos 136,5 millones de personas en los Estados Unidos, se puede extrapolar las implicaciones de la industria de los eventos de la industria. Si a ello consideramos la posibilidad de agregar eventos especiales como conciertos, festivales, eventos deportivos, bodas, fiestas, reuniones y cumpleaos, el impacto de la industria de eventos es asombroso. Esta industria produce uno de los mayores impactos medioambientales relacionados con el carbono y residuos. Tenga en cuenta que una sola conferencia de 200 personas puede generar tantos desechos en una hora como los que produce una familia de cuatro en un ao. Un estudio realizado por la Agencia de Proteccin Ambiental (EPA, por sus siglas en ingls) en el ao 2000 analiz la estada de un tpico encuentro/conferencia en un hotel. Los resultados mostraron que el asistente promedio produce casi 16 libras de basura por da, en comparacin con los 4,6 kilos de residuos producidos en el hogar. Las estimaciones extrapoladas calculan que los participantes de convenciones/reuniones producirn casi 730.000 toneladas de residuos al ao.

Oportunidades atpicas y responsabilidades de los organizadores de eventos


En consecuencia, como organizacin dedicada a no slo a hacer que sus eventos ean amigables con el medio ambiente (ms verdes) sino tambin a influir en el evento de la industria, usted se encuentra en una posicin ideal para invertir en la proposicin de valor de la bondad de Thoreau como gua; para con ella formar y moldear un mundo ms sostenible sin los supuesto sacrificios. Los Eventos verdes no son un sacrificio; pueden tener elegancia, glamour, y un agente de cambio Ra/Rs, un capitn de influencia.

Las personas se burlan de esta nocin de influencia. Sin embargo, he encontrado que mi pasin por los eventos verdes se encuentra alimentada por lo que a menudo es invisible para la mayora de las personas: es en la ciencia de la sostenibilidad donde encontramos pequeos cambios que crean las grandes diferencias en el mundo. Con un evento verde a la vez, puede mejorar la salud de la gente, afectar el hambre, influir en la disminucin del mercado del ganado y de mariscos. Su evento verde puede reducir las emisiones de CO2 y los gases de metano, conectarse profundamente con la comunidad mediante el voluntariado, inspirar a otros a reciclar ya reducir drsticamente el consumo de energa y combustible. Sus decisiones con respecto a eventos verdes ayudarn a dar forma a la economa verde por el apoyo de las empresas, los lugares, hoteles y servicios que practican la tica social y ecolgica. Este no es el desafo que parece sino un camino de investigacin, planificacin clara y atencin a la voluntad de cambio, un evento verde a la vez.

7 Pasos al xito - Seven Star


En 1999, nuestra empresa, Seven Star, inici su camino de crear los eventos verdes ms exitosos en las industrias de comercio, entretenimiento, exposiciones y conferencias. Desde el principio, nuestra operacin incorpor soluciones para el reverdecimiento de eventos de todas las escalas, as como para las instalaciones comerciales en las que se celebraron. Nuestra misin siempre ha sido doble: transformar el evento en un modelo de responsabilidad ambiental y ofrecer a nuestros equipos de voluntarios la vigorosa experiencia de crear enormes impactos en sus comunidades y en nuestro planeta. Con el fin de transmitir la filosofa con la cual producimos los eventos y administramos nuestro negocio, hemos acuado la frase "Ra/Rs", abreviatura de Responsabilidad con el Ambiente y Respeto Social. Ra/Rs es cmo y por qu producimos los eventos, y eventos como el Festival Verde, Ciudades Verdes, Crculo Inversor, Conferencias de Negocios Verdes y la transicin a Sostenibilidad, todos reflejan las mejores prcticas en la produccin de eventos empresariales congruentes con esta filosofa. Por otra parte, hacemos de la toma de conciencia del pblico una de las principales prioridades, destacando las iniciativas de los eventos Ra/Rs y educando a todos los asociados con el evento sobre sus atributos ecolgicos de mitigacin. Hemos encontrado al trabajar en estrecho contacto con la administracin del lugar y de la ciudad, que lo que pareca un reto se convierte en una oportunidad para

proporcionar educacin y sensibilizacin centrada en la formacin y liderada con el ejemplo. Como patrocinador oficial del US EPA Waste Wise (programa de manejo inteligente de desechos de la Agencia Protectora del Medio Ambiente de EE.UU.) y ganador del premio Gold Star, nuestra trayectoria es la mejor en los Estados Unidos y ha establecido un estndar de eventos a gran escala. Seven Star promedia ms del 94% de desviacin de residuos de los 180.000 asistentes a los eventos del Festival Verde en todo el pas. Los lugares, los gestores de la instalaciones, y las ciudades, todos se benefician de esos resultados y se dan cuenta que la adopcin de las prcticas Ra/Rs puede conllevar importantes beneficios pues otros eventos atraen un grupo de consumidores con profundas creencias ambientales. Cuando este nivel de compromiso produce resultados sorprendentes, la lealtad aumenta entre patrocinadores, asistentes, voluntarios, y expositores, al cultivarse una cultura amigable con la ecologa, y socialmente responsable.

Siete Pasos para mejores prcticas en los eventos ambientalistas


Paso uno: Anlisis de la huella ambiental de sus eventos
Nuestro enfoque de produccin de bajo impacto en los eventos es comenzar por revisar la huella ecolgica de un evento, teniendo en cuenta el uso de agua y energa, la gestin de residuos y la calidad de los productos utilizados. Se puede ver que los eventos verdes se clasifican segn cuatro variables principales que generan entre s diversos grados de impacto. Nos referimos a estas cuatro categoras como los 4 pilares de Reverdecer. Para entender y desarrollar un plan verde efectivo comenzamos haciendo preguntas simples, y luego profundizamos en la especificidad de "lo que se consume", "lo que se descarta" y "cmo podemos mejorar los sistemas para reducir al mnimo los efectos negativos". Uso del producto: Nuestros productos, benefician, dejan sin cambios o empeoran el medio ambiente? Apoyan la economa local? Podemos reutilizarlos o reciclarlos? Son fabricados en los Estados Unidos? La auditora de uso de los productos y el anlisis de la estrategia de conversin a productos amigables con el medio ambiente y sostenibles es un proceso. Se

necesita tiempo para establecer una estrategia de lo que podemos afectar hoy y lo que buscaremos afectar maana. La siguiente es una lista de categoras de productos para considerar en el anlisis: o o o o o o o o Productos de limpieza Productos de regalos Productos consumibles Productos desechables Productos de decoracin de la exhibicin Productos operacionales Productos estructurales Ventas y comercializacin de los productos incluyendo todos los materiales impresos, carteles, pancartas

Creacin de un relleno sanitario: Lo que se tira a la basura se puede reciclar, reutilizar o convertirse en abono? Qu desechables usamos que pueden ser reutilizables o biodegradables? Un anlisis de lo que es relleno sanitario depende de los recursos regionales disponibles en el mercado secundario para materiales reciclables. A menudo no es obvio, ni siquiera claro sobre qu servicios estn disponibles en una comunidad para cread desvos para el relleno sanitario. El tiempo de investigacin en Internet y la antigua moda de llamar a determinados transportistas de residuos, recicladores y recolectores de abono es tiempo bien invertido. Comenzando con la sede y la ciudad, las organizaciones sin fines de lucro y privadas, los agricultores y hasta las bases militares lo conducirn eventualmente a un proveedor. Las siguientes listas contienen las consideraciones y las preguntas que usted necesitar hacer para analizar y coordinar un programa de desvo de desechos o lo que nosotros llamamos desviacin de relleno sanitario - sistema de recuperacin de recursos: o Identificar las oportunidades de reciclaje y reduccin de rellenos sanitarios o Identificar oportunidades de reduccin de suministros y productos consumidos o Anlisis de residuos de alimentos y oportunidades para el compostaje o Informacin de los asistentes o Informacin de los expositores o Informacin GSC (contratista de servicios generales), Diseador, Escengrafo, Decorador

Consumo de energa: Es inteligente el uso de la energa? Cmo llegan a mi negocio los productos y las personas? Cules son las reas de conservacin? Qu es lo que est bajo mi control? o Auditora de Energa para evaluar las estrategias para reducir el consumo o Identificar oportunidades de fuentes alternativas de energa o Anlisis de los viajes y hoteles de asistentes y expositores relacionados con el gasto de carbono o Anlisis de gasto energtico total o Anlisis de consumo secundario de energa Consumo de agua: Es inteligente el uso de agua? Cmo podemos influir en el consumo de agua con la produccin de este evento? Qu es lo que est bajo mi control? o Auditora de Agua para evaluar las estrategias para reducir el desperdicio de consumo de los asistentes o Auditora de Agua para evaluar las estrategias para reducir el consumo del lugar de operaciones y de produccin o Anlisis de oportunidades con el fin de eliminar el uso de utensilios de un solo uso o Informacin de los asistentes o Informacin de los expositores o Informacin de los proveedores de servicios alimentarios

Paso dos: Evaluacin del lugar y del proveedor y negociacin


Antes de desarrollar el plan verde de un evento, el presupuesto, las relaciones con los proveedores, y el equipo para ejecutar el plan debe determinar cules son las mejores prcticas del lugar para la celebracin y la medida en que estn dispuestos a trabajar con usted. Si tiene la opcin de seleccionar un lugar que est llevando a cabo prcticas sostenibles, esto mejorar la ejecucin y la comunicacin con su audiencia y con los participantes. La seleccin del lugar y su nivel de compromiso con prcticas sostenibles establecern las reglas para seleccionar los proveedores y las directrices verdes que usted aplica. En el Apndice B hay un extenso cuestionario sobre lugar y los proveedores que le ayudarn a identificar oportunidades para: o Material de reutilizacin y reciclaje o Reciclaje de desperdicios E o Compostaje de comida

o o o o o o

Alimentos y donaciones de productos Conversacin de la energa Conservacin del agua Neutralizar las emisiones de carbono Conversin a no COV, reutilizables, reciclables, biodegradables y ecolgicos, Conversin de alimentos y bebidas en el mbito local, con comercio justo y, o, productos orgnicos

Tambin en el Apndice B, encontrar nuestros cuestionarios sobre lugar mejores prcticas del proveedor.

Negociacin de prcticas ecolgicas y polticas con el lugar del evento


Negocie con el lugar del evento sus requerimientos con base en su evaluacin de las prcticas del lugar y sus objetivos ecolgicos. Solicite una adenda a su contrato que indique las prcticas que se realizan. Aclare todas sus expectativas, desde la donacin de alimentos a la caridad al servicio de condimentos a granel y bebidas, al compostaje de residuos de alimentos y los utensilios biodegradables. Siempre es una buena medida agregar una clusula ambiental en el contrato con consecuencias de incumplimiento. Asegrese de que el asesor jurdico revise y apruebe todas las estipulaciones que usted aplica en su contrato.

Paso tres: Elaborar un Plan Verde: 4 Pilares Verdes del Evento


No puedo decir lo suficiente sobre los beneficios de la adopcin de un modelo ecolgico con triples resultados en la planificacin y produccin de eventos. Segn si su grupo demogrfico de asistentes comparten o no las mismas creencias acerca de la importancia de la salud ecolgica y la responsabilidad social, su ejemplo y liderazgo sern respetados. El Desarrollo del Plan Verde para su evento requiere la integracin de objetivos con las operaciones globales, logstica, compras, coordinacin y personal. Reverdecer un evento con xito es el resultado de la coordinacin de operaciones y comunicaciones. A travs de este proceso las directrices verdes estarn en concierto con la produccin del plan general. Los planes verdes deben estar integrados en la arquitectura de este evento para que puedan ser eficaces y se cumplan.

Los pasos empiezan por establecer sus metas para reverdecer; ya sea como manifiesto, poltica o lista de deseos, deben ser elaborados y distribuidos a todos los niveles de la organizacin de planificacin de eventos. Es necesario que haya una aceptacin de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba. Mientras los objetivos adopten ms la forma de poltica organizacional ser ms fcil alinear todos los responsables de la toma de decisiones y proveer mensajes congruentes y transparentes. A continuacin se muestra un ejemplo de objetivos de reverdecer creados para las conferencias de Ciudades VerdesTM de Seven Star. En el Apndice B hay un ejemplo de una Lista de Deseos Verdes de nuestra propuesta de reverdecer los conciertos internacionales de Live Earth en el 2007. Los ejemplos de productores que se han sumado a la filosofa verde abundan en lnea. El presupuesto, el ancho de banda, el personal, el lugar, los vendedores, todos influyen en qu tan amplios y profundos son sus objetivos ecolgicos. Tome conciencia de que es un proceso, un viaje que toma tiempo para perfeccionarse; y al final del camino habr ms cosas que hacer.

4 PILARES: Establecer Metas verdes para identificar los planes de accin y comunicacin
Cuadro 5.1: Ejemplo de Objetivos de la conferencia Green Cities I. Energa: Conservar y Neutralizar Fuentes: Generacin y Transporte En el Sitio Energa Solar para funciones al aire libre Buses de motor Biodiesel Transporte de Energa Hbrida Organizacin de uso compartido de Automviles Valet de bicicletas Mejores Prcticas Mejores prcticas de conservacin del lugar Mejores prcticas de conservacin GSC Mejores prcticas de conservacin del proveedor Compensacin de emisiones de carbono en Proyectos de Restauracin certificados por el ISO II. Conservacin del Agua Uso Pblico Cantimploras de agua para todos los asistentes Mejores Prcticas Mejores prcticas de conservacin del lugar Mejores prcticas de conservacin de hoteles

Elctricos, Papel y Oficina Viajes, Carga REC (Crditos de Energa Renovable) III. Productos: reemplazo por productos amigables para la gente y para la tierra Alimentos y Bebidas Fuentes de alimentos locales cuando es posible Comercio justo de bebidas Utensilios de servicio No desechable Utensilios de servicios biodegradables Bolsas de basura biodegradables Lugar y GSC (decorador de exhibicin) Jabones de comercio justo orgnicos Tintas sin VOC para imprimir Sealizacin Verde Elementos de limpieza sin VOC Papeles de contenido reciclados Carteles sin vinilo Papeles de contenido reciclados Mercadeo y programa Tarjetas de memoria en vez de Programas de Gua Grandes Requerimientos de impresin de gua de programacin de conferencia No envos de correo promocional Todas las comunicaciones electrnicas Contenido 100% de reciclaje y tinta de soya para las tarjetas de negocios y garanta de impresin

IV. Relleno: Desvo - a travs de la Recuperacin de Recursos Desvo de residuos Educacin en Recuperacin de Recursos Equipo anfitrin Verde Campaa verde de Informacin Productos reciclables Reutilizacin Donacin de Sealizacin Donaciones de alimentos Donaciones de Flores Compostaje de Comida Conversin de producto Reciclado electrnico Polticas de no dejar rastro

PILAR 1: Identificar Productos de regreso a la tierra y Amigables para la gente Hay docenas de sitios web con listas y sugerencias sobre las mejores prcticas para transformar los productos y su uso. El uso del producto influye directamente en el programa eficaz de Recuperacin de Recursos y Desvo de Relleno. Los productos estn vinculados al consumo de energa y los residuos. A continuacin se enumeran los cuestionarios de las mejores prcticas sugeridas y las directrices que se proporcionan en el Apndice B.

o o o o o o o o o o o o o o o o o

Cuestionario de Lugar de Mejores Prcticas Lugar: Cuestionario de los Objetivos de Desviacin de Rellenos Sanitarios Lugar: Cuestionario del Uso y Conservacin de energa Lugar y OVC: Cuestionario de Transporte Pblico Lugar: Cuestionario del Uso y la Conservacin del Agua Pblica Lugar: Cuestionario del Uso del producto para Custodia y Mantenimiento Empresa de catering del lugar: Cuestionario de Uso de Productos Alimenticios, Bebidas y Servicios Cuestionario de Prcticas del Decorador (Contratistas de Servicios generales) Cuestionario de Prcticas del Expositor Directrices sobre las Mejores Prcticas del Hotel Directrices sobre las Mejores Prcticas del Expositor Directrices sobre las Mejores Prcticas del Decorador (Contratistas de Servicios generales) Directrices sobre las Mejores Prcticas de los Proveedores de Servicio de Alimentos Directrices sobre la Mejores Prcticas Audio Visuales Directrices sobre las Mejores Prcticas de Comercializacin, Promocin y Comunicacin Directrices sobre las mejores prcticas de los Organizadores de Eventos Especiales Mejores Prcticas del Diseador

PILAR 2 y 3: Mitigacin en la reduccin de energa y conservacin del agua Reducir y conservar nuestra energa y usos del agua en la produccin de eventos es el primer imperativo. El ahorro real es evidente mediante simples mtodos de conservacin. Aunque los productos de "compensacin de emisin de carbono" del mercado de carbono son valiosos para ayudar a la crisis del clima, deben usarse solo despus de haber hecho todos los esfuerzos para reducir y conservar. Dejar a los mltiples expertos en este campo el tema de la neutralizacin del carbono mediante los crditos de carbono retirado para compensar las emisiones de carbono. Utilice los cuestionarios del Lugar y las Mejores Prcticas del Proveedor para determinar qu programas y esfuerzos ya estn en marcha mientras identifica algunos de los programas y acciones ms destacadas que se centran en la reduccin y la conservacin, consideraciones alternativas que se enumeran a continuacin. o Identificar y promover el alquiler de autos con ahorro de energa (hbrido, elctrico) a los asistentes y participantes. o Trabajar con la ciudad para organizar transporte pblico elctrico, hbrido o biodiesel

o Organizar un servicio de transporte con vehculos de combustible alternativo para todo presentador, artista, VIP o Identificar y promover el viaje compartido y el programa de auto compartido o Identificar y promover un estacionamiento y transporte para la ubicacin del evento o Identificar y promover todos los servicios pblicos de transporte masivo al lugar del evento o Trabajar con el departamento de seguridad de trfico de la ciudad para sincronizar los semforos y reducir el trfico con respecto al calendario de eventos o Proporcionar a todos los expositores y proveedores directrices sobre las mejores prcticas con consejos sobre la reduccin del consumo de energa o Identificar y coordinar con el lugar las oportunidades de ahorro de energa e integrarlas en las especificaciones y promociones del evento o Trabajar con todos los proveedores que usan servicios de transporte de mercancas para que consideren usar la opcin de biodiesel o compensar el transporte y envo de mercanca o Ver los cuestionarios del Lugar y las Mejores Prcticas del Proveedor o Trabajar con el lugar del evento para establecer una alternativa a los servicios de bebidas siempre que sea posible o Proporcionar a los asistentes cantimploras para eliminar el consumo de botellas de agua de un solo uso o Trabajar con el lugar del evento para reducir el consumo de agua de desperdicio en los baos pblicos y en el rea de operaciones o Trabajar con el hotel para promover las mejores prcticas para reducir la cantidad de agua en las operaciones de organizacin, orden y limpieza, y sistemas de jardinera o Trabajar con hotel para promover las prcticas de conservacin de la energa en las habitaciones del hotel, operaciones del cuarto de almacenamiento y el orden y limpieza PILAR 4: Iniciar el proceso de planificacin para la desviacin de residuos a travs de recuperacin de recursos El xito de la Recuperacin de Recursos por desviacin de residuos depende de la eliminacin de todos los recipientes para desperdicios en el lugar del evento y en su lugar la colocacin seleccionada de estaciones de satlite de Recuperacin de Recursos con anfitriones voluntarios que conforman el Equipo Verde. Los anfitriones monitorean las estaciones para asegurarse de que todos los materiales estn debidamente clasificados en sus respectivos recipientes. El papel del Equipo

Verde anfitrin es asegurar que los materiales recuperados se clasifiquen en materiales reciclables, compost, basura y lquidos. Este sistema se puede configurar en todas las reas pblicas donde se concentra el trfico de asistentes y el servicio de alimentos. Donde las estaciones pblicas son indeseables, se ubica una estacin ms grande detrs de la escena en las reas de sitio de almacenamiento, donde el desperdicio trado por el personal es transportado a los clasificadores del Equipo Verde. Independientemente de la ubicacin, todos los desechos se transportan a una zona del sitio de almacenamiento de materiales reciclables, el compost y las cajas de residuos y los depsitos de recogida de aguas negras. All donde se realiza la clasificacin final de control de calidad por parte de los clasificadores del Equipo Verde para asegurar el mayor nivel de desviacin del relleno. Los pasos que se indican a continuacin y se ilustran en nuestro estudio de caso del Concierto Ambientalista de Live Earth en Johannesburgo, Sudfrica, celebrado el 07.07.07 incluido en este captulo. A continuacin se muestra la lista de acciones y consideraciones en un clsico acontecimiento pblico como una conferencia. o Calcular el volumen de materiales recuperables para determinar el arrastre unidades de recoleccin o Desarrollar un plan de "Desvo de residuos Recuperacin de Recursos" (en adelante DRRR.) que incluye toda la logstica pre-durante y posterior. o Desarrollar una matriz de personal DRRR: posicin, horarios, y deberes de los voluntarios o Coordinacin de reclutamiento de voluntarios con un reclutador nombrado o Trabajar con los servicios creativos de un diseador para desarrollar los letreros de estaciones satelitales de separacin L. D. R. o Plan para la integracin de cualquier patrocinio relacionado con sealizacin o Plan sistema de compostaje - con la incorporacin de productos biodegradables con proveedores de servicios de alimentos y los expositores en el recogida y la entrega al colector de abono contratado o Proporcionar directrices L. D. R. al proveedor de servicios de alimentos para garantizar el cumplimiento o Crear directrices ambientalistas para todos los proveedores, proveedores de produccin, diseadores y decoradores, proveedor de servicios de alimentos y expositores o Coordinar el plan DRRR con el lugar para la recoleccin y el control de calidad en el lugar de almacenamiento o Plan de beneficios para los equipos de voluntarios

Operacin antes del evento y gestin de la produccin o Preparar un plano de DRRR de las estaciones satelitales de separacin y los centros de compost /reciclaje/ recogida basura o Obtener el proveedor y coordinar la entrega y colocacin de todas las estaciones satelitales de separacin de satlite o Coordinar con la ubicacin del lugar de cajas de escombros, compactadores, rodadores o gndolas o Finalizar la cantidad de carteles necesaria para visibilidad y educacin o Coordinar la entrega y la instalacin de carteles y seales o Adquirir y coordinar la entrega de elementos de apoyo voluntario DRRR (camisetas, equipos, suministros) o Coordinar la zona de centro de compost y abono para obtener suministros o Enlace entre el lugar y contratistas con el fin de garantizar una clara comunicacin y cumplimiento de las expectativas o Coordinar con el Reclutador Voluntarios DRRR todas las necesidades de personal relacionadas con las descripciones y las programaciones de tiempo o Revisin de los procedimientos de ejecucin del lugar y otros contratistas participantes o Garantizar que la informacin adecuada de DRRR est incorporada en los folletos de informacin adecuados En el sitio de Operaciones DRRR o Participar en la reunin anterior a la configuracin del inicio del proceso o Garantizar la entrega e instalacin de los elementos a las estaciones satelitales, centros de acopio y el equipo de manejo o Asegrese de que toda sealizacin DRRR est instalada o Gestionar la recepcin y la configuracin de los elementos de apoyo al registro de voluntarios de la DRRR (camisetas, equipo, suministros, etc) o Configuracin del registro de voluntarios DRRR Manejo y Cumplimiento de la Operacin DRRR en el sitio Gestionar toda la logstica/ operaciones del programa DRRR Gestionar la recogida y entrega de compostaje al centro de compostaje Gestionar el registro de voluntarios DRRR. Proporcionar capacitacin en el lugar DRRR a los voluntarios durante el evento o Gestin del personal de DRRR en todo el festival o Responder a las solicitudes y resolver problemas relacionados con los problemas de las operaciones DRRR o o o o

o Documentar el DRRR al cierre de cada da y al cierre de festival o Proporcionar rpida sustraccin, empaque, limpieza final y mudanza al festival DRRR o Proporcionar apoyo de voluntarios y gestin o Ayudar en la resolucin de problemas Paso cuatro: Mitigar la Inversin del Evento Verde La implementacin de su Plan Verde tiene el potencial de crear una nueva fuente de ingresos. Hay dos mtodos para reducir costos y potencialmente generar ingresos a travs del patrocinio.

Patrocinio del Plan Verde


Se pueden vender patrocinios a empresas selectas alineacin aproximada con los paquetes de derechos y beneficios creados para los patrocinios existentes. Las oportunidades de patrocinio originarse en estas fuentes: o Patrocinadores actuales cuya visin y misin integran la sostenibilidad o Los expositores existentes cuya visin y misin integran sostenibilidad y pueden ser promovidos a Patrocinador Verde o Las empresas nuevas en su evento y cuyo enfoque principal es ambiental y relacionado con la sostenibilidad o Asociaciones de medios, cuyo foco principal o secundario es ambiental con productos y servicios sostenibles, que pueden proporcionar apoyo a la comercializacin para su Plan Verde

Derechos y Beneficios del Patrocinio del Plan Verde


Con base en su Plan Verde propuesto a los patrocinadores lo que se ofrece es una oportunidad muy rica de mercadeo, marca, afinidad y relaciones pblicas. El objetivo es dar visibilidad muy eficaz al mercadeo de los productos de la empresa, mejorar sus relaciones pblicas y aprovechar el mercado creciente de consumidores que quieren productos y servicios sanos y amigables. A continuacin se presentan algunos de los derechos y beneficios que un director de mercadeo puede considerar adecuados y efectivos: o Carpas de Centro de Recuperacin de Recursos con la marca y el logotipo del patrocinador o Recipientes de Estacin de recuperacin de recursos con logotipo y eslogan o Pancartas de la Estacin de Recuperacin de recursos (que se utiliza para localizar e identificar visualmente cada estacin) marcadas con el logo

o Los presentadores de la Recuperacin de Recursos en la estacin pueden ofrecer un regalo aprobado por el patrocinador a cada uno de los asistentes a la estacin o Logotipo y eslogan en camisetas de algodn orgnico para el personal del "Equipo Verde" o Oportunidad de hacer una presentacin de 5 - 10 minutos de orientacin voluntaria en el Equipo Verde centrada en la sostenibilidad de la empresa y su misin y objetivos o Oportunidad de publicar logotipo de reclutamiento de voluntarios en la pgina web de registro del Equipo Verde o Logotipo en todos los carteles verdes asociados todos los adentros/exteriores, detrs y delante de la cmara de operaciones o Oportunidad de proporcionar una comunicacin nica por correo electrnico de la empresa patrocinadora a todos los voluntarios o El nombre del Patrocinador se menciona en todas las actividades Relaciones Pblicas y las de los medios de comunicacin, como el patrocinador del evento verde o Transporte para el Equipo Verde con Logo del Patrocinador Motocicletas, carros elctricos, camionetas, etc. o Documentacin completa del reporte ambiental del evento incluyendo los porcentajes y medidas del desvo del residuos, foto documentacin, testimonios, etc. o Oportunidad de ser el anfitrin de una fiesta de agradecimiento a los voluntarios del Equipo Verde o Oportunidad de dar una bolsa de regalo con bienes del patrocinador a todos los voluntarios del Equipo verde

Paso cinco: Proporcionar directrices sobre las mejores prcticas para los proveedores
Cmo puedo saber si este proveedor o producto es verde y socialmente responsable?" Uno de los mejores y ms seguros recursos que suscribo son Amrica Verde, Intercambio Global Transformacin del Mercado hacia la Sostenibilidad y Corporacin B. Son muchas las organizaciones que aprueban los productos, proveedores, fabricantes y servicios enumerados en la Seccin de Recursos de la Apndice A donde encontrar recursos para proporcionar orientacin. Sin embargo, el proceso para guiar sus decisiones viene de unas preguntas muy importantes cuyas respuestas pueden confirmar si este producto o proveedor se debe incluir en su Plan Verde. El producto o proveedor

o Elimina la contaminacin txica o desperdicio o Conserva y/o restaura los recursos naturales o hbitats o No tiene efecto o minimiza el cambio climtico y el dao en la capa de ozono o Apoya el mercado justo y las prcticas socialmente responsables o Apoya las prcticas de negocios sostenibles en su planta, operaciones o cultura o Sigue el ciclo econmico sostenible y la vida ecolgica o Apoya a la comunidad local Devolver a la comunidad

Paso seis: Campaa de educacin y concientizacin


El Plan Verde debe comunicarse claramente no slo a la audiencia de su evento sino tambin al lugar del mismo, a los proveedores, empleados, voluntarios, patrocinadores y expositores. Proporcione educacin, datos y estmulos para que que su evento ser diferente. Comparta sus expectativas en todas sus estrategias de comunicacin. En cuanto a medios de comunicacin, considere la elaboracin de un caso de estudio de caso de su evento o el suministro de un informe post-evento de auditora con fotografa documental y los testimonios de los voluntarios del Equipo Verde, participantes y asistentes. La mayora de los eventos involucran a muchos grupos de inters y del pblico en el proceso de planificacin que culmina en la ejecucin. Considere algunas de estas estrategias de educacin y comunicacin: o Directorio y Directrices de recursos Verdes para los participantes o Datos sobre reciclaje y compostaje para la sealizacin diseada para educar a los invitados y a los participantes de los eventos o Proporcione boletines de prensa anunciando el reclutamiento de voluntarios del Equipo verde L.D.R.R. o Proporcione fotografas digitales de la ejecucin del programa DRRR. o Proporcione testimonios de las nuevas iniciativas y mejores prcticas del lugar, proveedores, energa del hotel, y conservacin del agua o Establezca un Pabelln Reverdecer un Evento con informacin de los objetivos y lista de patrocinadores participantes, presentadores, vendedores, etc. o Proporcione boletines de prensa cuantificando y cualificando el xito del programa o Activacin de un programa de reconocimiento/competencia del Evento verde o Ingresar en el Programa de Desechos Inteligentes de la EPA

Estrategias sugeridas para la educacin de su pblico


Los eventos son esencialmente comunicacin y experiencia. Por lo tanto, considere todas estas oportunidades de comunicacin como lugares para escribir, anunciar, hablar, o presentar sus iniciativas actuales y objetivos futuros verdes durante el evento. o o o o o o o o o o o o o o Informacin previa al evento Sitio Web Kit de Informacin del Presentador y el Patrocinador Registro en el Hotel Men del Evento Registro Noticias E del Evento, Twitter, Blogs Recepcin de Bienvenida al Evento Plenaria d Apertura Descansos o Sesiones Simultaneas Pantallas de Plasma y Sealizacin Eventos fuera de la propiedad Encuestas despus del evento Seguimiento y Agradecimientos

Paso Siete: Mensaje verde en mercadeo y relaciones pblicas: crear un legado duradero con los eventos verdes
Al articular el estado del arte de su evento verde, ste se prepara para convertirse en una gran historia y un legado organizacional. El objetivo aumentado y la cobertura por parte de los medios nacionales para un evento lder de punta apalancarn mayores inversiones en su organizacin y aumentarn la conciencia de su misin y de su cultura. Del mismo modo, se crear una ola de entusiasmo y de apoyo entre los asistentes y participantes. Recuerde que el desarrollo de una cultura organizacional en torno a la sostenibilidad fortalecer el mensaje de mercadeo. Cuando la organizacin de eventos verde adopta este modelo, puede articularse eficazmente a: o o o o Medios Nacionales y Regionales Otras Organizaciones sin nimo de Lucro Publicaciones de Comercio Nacionales Asociaciones

o Agencias de Ciudades y de Condado o Departamentos Medioambientales Estatales o Patrocinadores y grupos de inters Qu define su contenido? o Identificar los logros medioambientales reportndolos en sus logros referenciales con el fin de utilizarlos en las relaciones pblicas o Relacionar sus estrategias adoptadas para inscribir presentadores, participantes e invitados en los objetivos verdes a travs de las oportunidades de participacin o Identificar los Objetivos del Prximo Ao o Identificar el impacto experimental en los voluntarios del Equipo Verde, invitados, presentadores o Identificar el Impacto experiencial y operacional en el lugar, hotel y en su respectivo personal Medida del xito de sus mejoras verdes o Reporte y evaluacin del impacto medioambiental en la conversin del producto, conservacin del agua y la energa, desvo de relleno, etc. o Costos y ahorros o Calidad de la experiencia o Impacto a largo plazo o Una encuesta de evaluacin para los asistentes, patrocinadores y presentadores o Un cuestionario de evaluacin para los vendedores y proveedores o Reportar el gasto de energa, relleno, agua en un evento normal contra la reduccin de consumo de recursos en su evento * *Ejemplo: Un evento tpico de conferencia del mismo tamao como el nuestro podra producir tradicionalmente 2.400 libras de flujo de desperdicios. Nuestro evento produce solo 500 libras de flujo de desperdicios. De esas 500 libras solo el 7% era residual y el 93% restante era compost, aguas grises, reciclables, cartn y comida donada. Reporte de Logro o Total de voluntarios por evento y horas totales por persona dedicadas a reverdecer o Flujo de material de desperdicio capturado en la descripcin del resumen o Desvo del material por tipo, peso y volumen o Materiales donados y enviados a la comunidad para reutilizar

o Material donado y enviado a los bancos de comida del rea local o Valores de participacin del hotel en el desvo de desperdicios y reduccin de energa y agua o Anlisis del impacto ecolgico de: la activacin de conservacin de energa, conversin de combustible alternativo y uso de energa renovable, y, uso de flota de transportes hbridos o Anlisis del impacto ecolgico de: activacin de conservacin del agua, programa de botellas de agua reusables, y, ventas de agua filtrada o Anlisis del impacto ecolgico de: la conversin de materiales de construccin, mobiliario sostenible y mobiliario usado, y conversin de sustrato impreso de pancartas, telones, seales y uniformes o Anlisis del impacto ecolgico de: la conversin de comidas y bebidas a orgnicas, local, comercio justo y conversin de utensilios de servicios de comidas y bebidas a utensilios biolgicos Entrevistas e imgenes documentales o Historias humanas nicas de los voluntarios del Equipo Verde o Contribuciones especiales del proveedor y del sub contratista a reverdecer o Fotos digitales de los procesos de reverdecer, accin de los voluntarios, resultados de reverdecer o Testimonios del pblico y los vendedores

Estudio de caso
Construyendo una historia: legado del estudio de caso de Live Earth de 2007 en Johannesburgo, Surfrica
Cuando Live Earth nos concedi en mayo de 2007 el reverdecimiento de cuatro conciertos en cuatro pases que se celebraran el da 7 de julio de 2007, el equipo Seven Star se pregunt cmo lo bamos a lograr en ocho semanas. Sudfrica, Brasil, Japn y China ofrecan diversos retos diferentes; las oportunidades, los recursos, las diferencias de idioma y las diferencias de tiempo. Sin embargo, descubrimos que este trabajo de reverdecer los eventos tiene que ver sobre todo con el enfoque y la actitud. Tenemos que abordar cada uno de los pases desde la humildad de

nuestro conocimiento y experiencia para alentar respetuosamente las prcticas existentes en un sistema que pudiera ser replicado por las comunidades locales. La inscripcin de la comunidad, con la asesora y el acoplamiento de los voluntarios fueron los procesos culturales necesarios para lograr la confianza y el deseo de que la herencia consista en que ellos pudieran perpetuarla. Se nos record diariamente durante esas agitadas ocho semanas que no estbamos all solamente para realizar la misin, sino para apoyar la comunidad en una forma nueva que pudiera ser replicada cuando nos marchramos.

Conclusin
El verde es fuerte
La industria de convenciones y turismo en los Estados Unidos, junto con su los socios de la industria de la hospitalidad, es uno de los principales contribuyentes a los rellenos sanitarios locales. Las exhibiciones de comercio y consumo, reuniones, eventos especiales, festivales y conciertos son notables debido a los residuos y hasta ahora han no se han diseado para incluir responsabilidad social y ecolgica. Los organizadores de eventos con y sin fines de lucro estn centrados en la creacin de eventos exitosos, pero a menudo no tienen en cuenta los costos que implican los triples resultados finales en el desempeo ambiental de nuestros eventos. Si usted no est pagando por reverdecer su evento, entonces usted tampoco contribuye al ahorro de dinero en obligaciones de alto costo. Hay consideraciones sociales, consecuencias ecolgicas y gastos financieros que todos sufrimos cuando no tenemos en cuenta panorama completo de la produccin de eventos en nuestra comunidad y en el bienestar del pas. Vamos a pagar por negligencia, si no directamente con nuestro presupuesto del evento, con la repercusin de los mediante una mayor cobertura en salud, precios del petrleo y disminucin de los recursos naturales. Segn la OCDE (Organizacin Internacional para la Cooperacin y el Desarrollo Econmico), si las tendencias actuales continan las naciones industrializadas producirn entre el 70 y el 100% ms de basura en el ao 2020 de lo que hacemos ahora y el mundo en desarrollo producir un 200% ms. Hoy nos enfrentamos a un gran problema y la nica forma en que podemos superar y contribuir a una solucin sostenible es practicar lo que sabemos en nuestros corazones y por el testimonio diario a travs de los medios - dejar el mundo en mejor situacin de lo

que lo encontramos. Me gustara decir que todo lo que necesita saber acerca de la sostenibilidad lo ha aprendido en el jardn de infantes y con su abuela. Coma todo lo que tiene en el plato, darse la mano cruzando la calle, compartir, ser amable y guardar los juguetes. La enseanza central de la ecologa es que todo lo que existe en el universo est conectado. Con cada paso verde que tome, puede ayudar a resolver problemas planetarios. Cuando compra productos de comercio justo que contribuyen a una remuneracin justa para los agricultores y productores que a su vez puede contribuir a una economa mundial equilibrada. Cuando elige alimentos orgnicos y productos de algodn orgnico, contribuye a poner fin a los plaguicidas. Cuando su oficina o centro elige reciclar y generar compost puede contribuir a reducir la desesperacin de la prxima generacin con respecto a lo que se har con los rellenos sanitarios. Cuando la empresa opta por reducir el consumo de energa y aumentar la eficiencia energtica, se crea un futuro de energa ms seguro. Cuando la gerencia toma los pasos necesarios para la sostenibilidad, ponen en marcha una cultura que los empleados apoyarn. Y el retorno de esa inversin es ms que dlares; es la valoracin del apoyo pblico, nuevos negocios y liderazgo. La palabra "verde" es muy fuerte. Es nuestra la prxima transicin social. Invito y animo a liderar a su organizacin en el desfile de la economa verde. Usted encontrar que se puede marchar un paso a la vez con las miles de empresas y ms de los 50 millones de estadounidenses en esta nueva ola de prcticas sostenibles. Acerca del Autor Georgia S. Malki es la Presidente de Seven Stars y cuenta con ms de veinte aos en la planificacin de eventos y experiencia en marketing. En el ao 2000, la Sra. Malki fue la Directora del Programa Snior de California en San Francisco, California. Era su responsabilidad gestionar el contrato ms grande de la empresa en sus 30 aos de historia. Ella ha dirigido y producido la celebracin del milenio de AMD para sus 20.000 empleados de todo el estado de California y Texas. Entre 1996 y 2000, Georgia prest sus servicios a la Exposicin para Toda la Vida y las Conferencias en San Rafael, California como Jefe de Operaciones. Georgia inici como Gerente General (1996-1997), y fue ascendida a Productora (1997-1998), luego fue ascendida nuevamente a COO (1998-renuncia). Georgia fue educada en la Universidad Estatal de California en Sacramento, California. Obtuvo su Licenciatura en Administracin Pblica y ha trabajado en su Maestra en Educacin del Arte.