Aud Itoria

AUDITORIA RECOPILACION
INDICE
01 La Supervisin 02 Informe de Supervisin 03 Evidencias y Papeles de Trabajo 04 Confeccin de los Papeles de Trabajo 05 Planeamiento de las Auditorias 06 Cundo y por qu Contratar a un Consultor de Empresas? 07 Cundo y por qu Contratar a Consultores Expertos en la Sucesin de la Empresa Familiar? 08 Cuando y porqu contratar a un auditor de Cuentas? 09 La Norma Gef 55001 de Gestin Econmico Financiera 10 Diferencias entre Los Distintos Tipos de auditorias 11 Los Papeles de Trabajo: Evidencia Inequvoca del Examen del auditor (I) 12 Los Papeles de Trabajo: Evidencia Inequvoca del Examen del auditor (II). 13 Manuales de Procedimientos y su aplicacin dentro del Control Interno 14 El Control de Gestin en Organizaciones sin nimo de Lucro 15 Objetivos y Procedimientos de auditoria para la Propiedad, Planta y Equipo 16 Objetivos y Procedimientos de auditoria para las Obligaciones 17 Programa de auditoria para las Obligaciones Financieras 18 Evaluacin de Riesgo en el Disponible 19 Objetivos, Programa y Procedimientos de auditoria para los Gastos Diferidos 20 Objetivos y Cuestionario de Control Interno para el Disponible 21 Programa de auditoria y Control Interno para el Manejo del Disponible 22 Tcnicas de Auditoria 23 Programa de Auditoria de Cuentas por Cobrar 24 Debilidades en el Ambiente del Trabajo que afectan el Control Interno 24 Normas y Procedimientos
Propiedad de Florencio Ml. Tejada, M. A.
02 06 11 18 24 28 30 33 36 41 47 50 53 55 59 61 63 65 69 71 78 82 85 89 95 1
LA SUPERVISIN
Por Lic. Ederlys Hernndez Melndrez y Lic. Adelkys Rosa Snchez Gmez Publicado el Indexado en Auditora y control interno - Consulte todo el directorio temtico Resumen El presente artculo muestra la importancia del proceso de supervisin en el ejercicio de auditora, analizando los elementos fundamentales de la misma, teniendo en cuenta principios fundamentales que rigen este proceso y los riesgos que se asumen en su ejecucin. La supervisin: una necesidad en las Organizaciones La supervisin es un concepto antiguo que ha ido sufriendo diversos cambios y ha sido visto desde diferentes enfoques. Conocer estos antecedentes resulta indispensable para ubicar a una funcin tan importante como la que se trata en este curso, dentro del contexto de la auditora pblica. Por lo anterior es de vital importancia que el supervisor tenga conocimiento de la forma en que se aplican las tcnicas, procedimientos y la observancia a la normatividad en los trabajos de auditora, lo que le dar una visin mas amplia y le permitir ejecutar un trabajo ms profesional. Introduccin La supervisin del trabajo del personal asignado a la auditora es necesaria para que los que trabajan en todos los niveles del examen comprendan los objetivos generales del mismo y los procedimientos necesarios para lograrlos. Se debe poner en conocimiento del personal de auditora mucha de la informacin obtenida durante la etapa de planeacin relacionada con las caractersticas de la entidad a examinar, en especial los posibles problemas contables y de revisin, y la oportunidad con que deben aplicarse los procedimientos de auditora. Debido a que gran parte del trabajo detallado lo llevan a cabo los auditores stos deben poner en conocimiento a los supervisores los problemas contables y de auditora importantes que se descubran durante el examen. Al efecto se utilizan los papeles de trabajo elaborados durante la auditora para revisar el trabajo realizado. Pueden existir variaciones en la forma de preparacin de los papeles de trabajo de acuerdo con la habilidad y experiencia de cada auditor, pero siempre cumplindose lo establecido en el Manual de Auditora sobre la presentacin de estos. De ningn modo deben faltar evidencias en los papeles de trabajo que demuestren cmo se llevaron a cabo en realidad los procedimientos de auditora y sus resultados. Sin duda alguna el personal se enfrentar a problemas y tendr necesidad de buscar el consejo del supervisor. Estos problemas, incluyendo la solucin deben aparecer en los papeles de trabajo. As se forma la evidencia que prueba que el personal recibi una supervisin apropiada. Sobre este asunto es necesario hacer una aclaracin especial: El auditor debe asegurarse de que para cada pregunta que se refleja en los papeles de trabajo se ha presentado y documentado por completo una solucin adecuada. De lo contrario la presencia de preguntas sin sus correspondientes respuestas podra ser una indiscutible evidencia de que falt supervisin del personal y el debido cuidado profesional. Si existen diferencias de opiniones, al no estar de acuerdo algn auditor con la solucin final, despus de discutido el problema, debern quedar constancias de ello en los papeles de trabajo. Por supuesto, la solucin final dada a la controversia debe fundarse y describirse apropiadamente en dichos documentos.
Antecedentes La supervisin, al igual que la administracin, tiene un mayor desarrollo a partir de la Revolucin Industrial, en donde se producen cambios profundos que vienen a modificar completamente la estructura social, econmica y poltica de esa poca. Entre los principales cambios que se generaron tuvo lugar la sustitucin del trabajo manual por el mecanizado, mayor rapidez, cantidad y calidad de la produccin y gran demanda de la fuerza de trabajo, lo que provoc la creacin y multiplicacin de las industrias fabriles. Para que lo anterior fuera posible, hubo necesidad de conformar de manera diferente la organizacin del trabajo, lo que origin la introduccin de nuevos conceptos, entre los que se encontraban: La divisin del trabajo y la especializacin de las tareas; La estandarizacin de las funciones; La unidad de mando y centralizacin en la toma de decisiones; y La formalizacin de las relaciones laborales. La aplicacin de dichos conceptos a la industria repercuti en que la supervisin de las tareas adoptara las siguientes caractersticas: Vigilancia del trabajo que se realizaba con la finalidad de aumentar la produccin y mejorar en calidad, al menor costo posible; nfasis en los resultados, sin tomar en cuenta al trabajador como individuo; Vigilancia del estricto apego a las reglas. Para llevar a cabo esta funcin se hizo indispensable la asignacin de una persona capacitada tcnicamente, a quien en ese entonces se le conoci como capataz. Esta persona ejerca una autoridad completa sobre el personal que ejecutaba las tareas: reclutaba, disciplinaba y despeda; as mismo, seleccionaba materiales, haca inventarios, organizaba el lugar de trabajo, etc. Con el transcurso del tiempo y debido al crecimiento acelerado y desorganizado de las empresas, as como a la necesidad de aumentar eficiencia y competitividad en las organizaciones, se desarrollaron tcnicas, principios y teoras que transformaron la funcin de supervisin de una prctica emprica a una labor tcnica y especializada. Implcito en esta evolucin se halla el reconocimiento al recurso humano como el elemento ms importante para el logro de los objetivos. La supervisin es ahora una funcin que permite vigilar, inspeccionar, evaluar y conducir el trabajo de un equipo, as como promover que ste opere conforme a los criterios de economa, eficiencia, eficacia, efectividad, imparcialidad y honestidad. Como se observa, la supervisin ha sido necesaria siempre que el trabajo ha implicado el esfuerzo conjunto de un equipo de personas. Por ello, el supervisor es aqul que dentro de la organizacin conduce a un grupo de personas a l encomendado, hacia el cumplimiento de metas y objetivos, y es el directamente responsable de la coordinacin, direccin, verificacin, inspeccin y calidad en el trabajo. La palabra supervisin se deriva de los vocablos latinos super y visio, que significa ver sobre, lo cual se traduce como mirar desde arriba una actividad. El trmino de SUPERVISIN se utiliza tradicionalmente para definir el acto de vigilancia que una persona ejerce sobre el trabajo que realiza el personal que est bajo su mando. Ahora bien, para poder desarrollar una definicin de supervisin del trabajo de auditora pblica, cabe recordar que dentro de los rganos internos de control existen diversos niveles de supervisin, que son determinados por el tamao de la estructura orgnica del mismo. Segn Cameron C. Smith, en su libro Guas para Supervisores, a estos niveles se les puede considerar
como directivos, y sus responsabilidades consisten en planear, organizar, dirigir y controlar el trabajo de su unidad, as como coordinar los recursos, mejorar el trabajo de grupo e individual de sus subordinados; promover la comunicacin para dar instrucciones, recibir informacin, transmitir resultados y tomar decisiones para hacer eficaz su labor. Por tales consideraciones, puede decirse que:
Importancia de la Supervisin El xito de cada auditora depende en gran parte de la efectividad de la supervisin al personal de todos los niveles. La supervisin es un elemento imprescindible para el adecuado desarrollo de la funcin de auditora, ya que permite controlar las actividades que se realizan en ella. Por esta razn se ha elevado a la categora de norma, a efecto de que se incluya en forma obligatoria en las labores que se llevan a cabo en los rganos internos de control. En el apartado relativo a las normas de ejecucin del trabajo, la norma sexta denominada Supervisin del Trabajo de Auditora, establece lo siguiente: La supervisin implica dirigir los esfuerzos de los auditores involucrados; instruirlos, mantenerse informado de problemas encontrados que sean significativos, revisar el trabajo realizado y proporcionar capacitacin en el campo. La supervisin debe ejercerse en todos los niveles o categoras del personal que intervenga en el trabajo de auditora y en proporcin inversa a la experiencia, la preparacin tcnica y la capacidad profesional del auditor supervisado. En caso de que la auditora sea tan compleja que requiera los servicios de varios auditores, el supervisor establecer una lnea de mando con un auditor como supervisor, designando para esa actividad al de mayor experiencia y capacidad profesional. OBJETIVOS DE LA SUPERVISIN La supervisin persigue ciertos objetivos que posibiliten promover las acciones para ejercerla de la mejor forma y evaluar la efectividad de su aplicacin. Dichos objetivos son, entre otros, los siguientes: Incrementar la calidad de las auditoras, a travs de la revisin peridica del trabajo del auditor, en funcin de los objetivos planteados; Lograr que las revisiones se desarrollen con la mxima economa, eficiencia, eficacia, efectividad, imparcialidad y honestidad y con apego a las Normas Generales de Auditora Pblica y dems normatividad aplicable; Elaborar los papeles de trabajo de tal forma que stos apoyen adecuadamente los objetivos fijados y proporcionen informacin objetiva; adems, obtener evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente en las auditoras; Propiedad de Florencio Ml. Tejada, M. A. 4
Lograr que los auditores desarrollen la capacidad necesaria para la realizacin de la auditora pblica; Conocer de inmediato y en cualquier momento el avance de la auditora; Determinar si se han aplicado ntegramente los procedimientos especficos de auditora Incrementar las relaciones humanas y de trabajo profesional en los grupos de auditora.
Los sistemas de control interno requieren supervisin, es decir, un proceso que comprueba que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto se consigue mediante actividades de supervisin continuada, evaluaciones peridicas o una combinacin de ambas cosas. La supervisin continuada se da en el transcurso de las operaciones. Incluye tanto las actividades normales de direccin y supervisin, como otras actividades llevadas a cabo por el personal en la realizacin de sus funciones. El alcance y la frecuencia de las evaluaciones peridicas dependern esencialmente de una evaluacin de los riesgos y de la eficacia de los procesos de supervisin continuada. Las deficiencias detectadas en el control interno debern ser notificadas a niveles superiores, mientras que la alta direccin y el consejo de administracin debern ser informados de los aspectos significativos observados. Estos componentes, vinculados entre s, generan una sinergia y forman un sistema integrado que responde de una manera dinmica a las circunstancias cambiantes del entorno. El sistema de control interno est entrelazado con las actividades operativas de la entidad y existe por razones empresariales fundamentales. El sistema de control interno es ms efectivo cuando los controles se incorporan en la infraestructura de la sociedad y forman parte de la esencia de la empresa. Mediante los controles incorporados, se fomenta la calidad y las iniciativas de la delegacin de poderes, se evitan gastos innecesarios y se permite una respuesta rpida ante las circunstancias cambiantes. Responsable: El procedimiento ser ejecutado por: a) El Jefe de Grupo al auditor. b) El supervisor al Jefe de Grupo c) El supervisor al auditor, si en la Auditora no se ordena Jefe de Grupo. Riesgos: 1. Que los auditores tengan impedimentos que limiten comprender de forma clara y precisa la etapa que se supervisa. 2. No se cumplan las recomendaciones dejadas en supervisiones anteriores. 3. Que las supervisiones no se efecten en el momento necesario que requiere la Auditora y/o el auditor que realice el trabajo. 4. Poca preparacin del supervisor para valorar el desenvolvimiento de una actividad y/o auditora.
INFORME DE SUPERVISIN
Por Lic. Ederlys Hernndez Melndrez y Lic. Adelkys Rosa Snchez Gmez Publicado el Indexado en Auditora y control interno - Consulte todo el directorio temtico Resumen El trabajo realizado por los supervisores debe reflejarse en un documento escrito (Acta de Supervisin) como constancia de esta accin, que debe reflejar las insuficiencias o fallas tcnicas detectadas y las recomendaciones que de ellas se deriven, como resultado de la revisin del trabajo de los auditores, por parte del funcionario o especialista encargado de ejecutarla, la que debe realizarse sistemticamente y a medida que se avance en las distintas etapas de la Auditora. La siguiente investigacin sugiere los aspectos fundamentales que deben tenerse en cuenta en la realizacin de un Informe de Supervisin. Introduccin La supervisin del trabajo del personal asignado a la auditora es necesaria para que los que trabajan en todos los niveles del examen comprendan los objetivos generales del mismo y los procedimientos necesarios para lograrlos. Se debe poner en conocimiento del personal de auditora mucha de la informacin obtenida durante la etapa de planeacin relacionada con las caractersticas de la entidad a examinar, en especial los posibles problemas contables y de revisin, y la oportunidad con que deben aplicarse los procedimientos de auditora. Debido a que gran parte del trabajo detallado lo llevan a cabo los auditores stos deben poner en conocimiento a los supervisores los problemas contables y de auditora importantes que se descubran durante el examen. Al efecto se utilizan los papeles de trabajo elaborados durante la auditora para revisar el trabajo realizado. Pueden existir variaciones en la forma de preparacin de los papeles de trabajo de acuerdo con la habilidad y experiencia de cada auditor, pero siempre cumplindose lo establecido en el Manual de Auditora sobre la presentacin de estos. De ningn modo deben faltar evidencias en los papeles de trabajo que demuestren cmo se llevaron a cabo en realidad los procedimientos de auditora y sus resultados. Sin duda alguna el personal se enfrentar a problemas y tendr necesidad de buscar el consejo del supervisor. Estos problemas, incluyendo la solucin deben aparecer en los papeles de trabajo. As se forma la evidencia que prueba que el personal recibi una supervisin apropiada. Sobre este asunto es necesario hacer una aclaracin especial: El auditor debe asegurarse de que para cada pregunta que se refleja en los papeles de trabajo se ha presentado y documentado por completo una solucin adecuada. De lo contrario la presencia de preguntas sin sus correspondientes respuestas podra ser una indiscutible evidencia de que falt supervisin del personal y el debido cuidado profesional. Si existen diferencias de opiniones, al no estar de acuerdo algn auditor con la solucin final, despus de discutido el problema, debern quedar constancias de ello en los papeles de trabajo. Por supuesto, la solucin final dada a la controversia debe fundarse y describirse apropiadamente en dichos documentos. Por lo general se disean los papeles de trabajo de modo tal que las personas que los preparan tienen que poner sus iniciales y la fecha de elaboracin. Al revisar el trabajo el supervisor tambin firma con sus iniciales los papeles para dejar constancia de su intervencin. El manual de auditora ha diseado papeles de trabajo de modo que el auditor ante cada comprobacin tenga que poner sus iniciales, e incluso se distribuyen cuos para inicial las evidencias que soportan una comprobacin en documentos del auditado. Resulta beneficioso la prctica de revisar y evaluar la
aplicacin de un programa por etapas, procedimiento que ayuda al supervisor para asignar el trabajo a los auditores, supervisar el mismo y mantenerse informado del progreso de la auditora. Objetivos El propsito esencial de la supervisin es asegurar el cumplimiento de los objetivos de la auditora y la calidad razonable del trabajo. Una supervisin y un control adecuado de la auditora son necesarios en todos los casos y en todas las etapas del trabajo, desde la exploracin hasta la emisin del informe y su anlisis con los factores de la entidad auditada. Asimismo, debe garantizar el cumplimiento de las Normas de Auditora y que el informe final refleje correctamente los resultados de las comprobaciones, verificaciones e investigaciones realizadas. Una supervisin adecuada debe asegurar que: Todos los miembros del grupo de auditora han comprendido, de forma clara y satisfactoria, el plan de auditora, y que no tienen impedimentos personales que limiten su participacin en el trabajo. La auditora se ejecuta de acuerdo con las Normas de Auditora y las prcticas generalmente aceptadas para esta actividad. Se sigue el plan de auditora elaborado al efecto y se aplican los procedimientos previstos, considerando las modificaciones autorizadas. El jefe de grupo revisa el trabajo de los auditores internos subordinados. El trabajo realizado por el jefe de grupo sea revisado por el supervisor Los papeles de trabajo contengan evidencias que sustenten adecuadamente las conclusiones, recomendaciones, y opiniones y sealamientos reflejados en el informe final. En el informe final de la auditora se expongan las conclusiones, detalles y recomendaciones que se consideren pertinentes de acuerdo con los resultados de las revisiones efectuadas. Desarrollo El trabajo de los auditores internos agrupados en una Unidad de Auditora Interna, debe ser revisado por el jefe de grupo y supervisado por el dirigente o funcionario facultado para ello. La supervisin es un proceso tcnico que consiste en dirigir y controlar la Auditora Interna desde su inicio hasta la presentacin del informe al nivel competente. La supervisin implica determinar si se estn alcanzando los objetivos previstos en la Auditora Interna y dirigir los esfuerzos de los auditores internos hacia su cumplimiento. El trabajo realizado por los supervisores debe reflejarse en un documento escrito (Acta de Supervisin) como constancia de esta accin, que debe reflejar las insuficiencias o fallas tcnicas detectadas y las recomendaciones que de ellas se deriven La revisin del trabajo de los auditores internos, por parte del jefe de grupo, debe realizarse sistemticamente y a medida que se avance en las distintas etapas de la Auditora Interna, de manera que se garantice que: los papeles de trabajo sean legibles, comprensibles y reflejan: a) un diseo apropiado de acuerdo con el objetivo que se persigue y otras cuestiones de forma; b) suficiente informacin, de forma que no requieran explicaciones complementarias; c) la constancia de todas las revisiones efectuadas por los funcionarios facultados para ello; d) la descripcin del significado de las marcas de revisin utilizadas por los auditores internos, en los casos en que stas no estn establecidas centralmente; e) los resultados del trabajo realizado y las notas que deben ser incluidas en el informe, si procedieran;
las evidencias obtenidas sean relevantes, suficientes y competentes; los clculos plasmados en los papeles de trabajo sean correctos; y las pruebas realizadas o las muestras aplicadas sean las adecuadas.
La supervisin tiene normalmente dos niveles de ejecucin: el que corresponde al que se realiza sistemticamente por el jefe de grupo y el que acomete el funcionario de la Direccin designado como supervisor. Lo anterior permite que el jefe de grupo revise el trabajo del resto de los auditores vinculados con la auditora y el supervisor, el trabajo del jefe de grupo; adems, de forma ms general, el de la auditora en su conjunto. Jefe de grupo La revisin por parte del jefe de grupo debe realizarse sistemticamente y en la medida que avance el trabajo, garantizando que los papeles de trabajo sean legibles y contengan o reflejen: El formato apropiado de acuerdo con el propsito que se persigue y otros detalles formales establecidos en el Manual de la Organizacin correspondiente. Suficiente informacin y que la misma no necesite explicacin complementaria. La constancia de las limitaciones que hayan afectado el alcance de la auditora. Los resultados del trabajo realizado, los resmenes de los temas verificados, actas o informes parciales y la propuesta del informe definitivo de cada tema. Que las evidencias obtenidas sean suficientes, relevantes, competentes y razonables. Que sean correctos los clculos plasmados en los mismos. Las pruebas realizadas y que sean las adecuadas. Que las marcas en los papeles de trabajo muestren convenientemente las comprobaciones y revisiones ejecutadas. Las referencias cruzadas entre documentos que se relacionan entre s. La constancia escrita del anlisis efectuado con los jefes de las reas al concluir la revisin de cada tema, mediante el uso del Acta de Informacin y Anlisis de Deficiencias y violaciones por reas o Temas. Supervisor La revisin que ejecuta el supervisor no tiene la misma sistematicidad que la del jefe de grupo, pero se desarrolla en todas las etapas de la auditora y son: De exploracin El supervisor debe comprobar en esta etapa si el grado de fiabilidad otorgado por el jefe de grupo sobre el control interno (contable y administrativo) se corresponde con los elementos que aportan las revisiones, comprobaciones y actualizaciones de datos, antecedentes y otras cuestiones, segn lo dispuesto en el Documento Exploracin. (Vase Artculo publicado en este sitio, titulado La exploracin previa. Asimismo, debe evaluar las sugerencias del jefe de grupo referidas a la conveniencia o necesidad de variar el objetivo original o el alcance de la auditora. Del planeamiento El supervisor verifica que el planeamiento de la auditora responde a los objetivos generales fijados inicialmente o, a los que se aadieron o modificaron con posterioridad. Igualmente, si son
consecuentes con los resultados de la exploracin previa realizada; comprobando que dentro de dicho planeamiento se reflejen como mnimo: El perodo auditable. Que las reas que sern auditadas constituyan las de mayor relevancia para alcanzar los objetivos de la auditora. El detalle de las principales comprobaciones a ejecutar, incluyendo las verificaciones a realizar dirigidas a constatar que se hayan erradicado las violaciones y deficiencias detectadas en auditoras anteriores. Que existe una distribucin racional de las tareas a realizar entre los auditores actuantes y los especialistas de otras esferas que participan, as como que los mismos disponen de su plan de trabajo individual. Que el tiempo asignado a cada tarea sea el adecuado, teniendo en cuenta la complejidad de la misma y la experiencia del auditor responsable de su ejecucin. Verificado lo anterior, procede a aprobar el planeamiento. De ejecucin En esta etapa el supervisor debe visitar la unidad en la cual se est desarrollando el trabajo, comprobando, principalmente, mediante la revisin de los papeles de trabajo; que se estn cumpliendo las Normas de Auditora de acuerdo con la fase del trabajo que se est ejecutando, entre ellas: que se haya o se est realizando un estudio y evaluacin consecuente del control interno (contable y administrativo), cuyos resultados fundamentarn el alcance y la extensin de las verificaciones y comprobaciones ejecutadas o a ejecutar en la auditora. Adems, debe tener en cuenta: El nivel de cumplimiento de los objetivos fijados y del planeamiento aprobado. Que las comprobaciones realizadas tengan la profundidad adecuada y muestren correctamente los resultados, as como que las evidencias de los hallazgos cumplan con los requisitos de suficiencia, relevancia y competencia. Que las tcnicas de muestreo utilizadas, permitan, a partir de las comprobaciones y verificaciones efectuadas, inferir el estado de las operaciones en el perodo seleccionado como auditable. La evidencia de que se han realizado las reuniones con los jefes de las reas auditadas para informar los resultados de las comprobaciones y verificaciones efectuadas, as como, que se recogen en las Actas de Notificacin de los Resultados de Auditora (parciales) sus opiniones; quedando constancia de ello mediante firma del funcionario de la entidad y la del auditor actuante. Que, de ser posible, la confeccin del informe final de la auditora se est elaborando paralelamente al desarrollo de la auditora. Que en la confeccin de los papeles de trabajo se cumple con lo establecido en el Manual de la Organizacin que corresponda. De confeccin del informe final En esta etapa se le da forma definitiva al informe final de la auditora y generalmente se termina al concluir sta en el terreno; siendo la etapa en que el supervisor debe verificar que se han observado las Normas de Auditora, en especial, referido a Normas para la Presentacin de Informes, y adems comprobar: La adecuada preparacin de los papeles de trabajo tal como se seala en la etapa de Ejecucin.
Las referencias cruzadas entre los papeles de trabajo y el informe final.
Que la calificacin otorgada al control interno (contable y administrativo) y otras evaluaciones que se den se correspondan con el tipo de auditora realizada, sean razonables, adecuadas y estn acordes con los resultados de la auditora. Que todo lo que se consigna en el informe final est reflejado en los papeles de trabajo y que responde a hallazgos relevantes con evidencias suficientes y competentes. Que los resultados de las comprobaciones en cada rea se hayan analizado con un enfoque abarcador, de forma que sea posible concretar esos resultados en su ntima interrelacin, y el impacto de conjunto en la gestin de la entidad. Que el informe cumpla adems, con lo establecido en la organizacin que corresponda. En todas las etapas, el supervisor debe dejar constancia en los papeles de trabajo y documentos revisados, mediante firma o cuo personal y fecha en que se realiz la comprobacin, as como las orientaciones impartidas, de ser necesario esto ltimo. Otras funciones del supervisor Entre sus funciones, el supervisor debe exponer por escrito su valoracin del desarrollo de la auditora y sus resultados, en especial, en lo referido al cumplimiento de los objetivos previstos, as como las orientaciones impartidas al jefe de grupo y auditores actuantes. Igualmente, debe informar al jefe del departamento los resultados de cada supervisin realizada y su valoracin final del trabajo Cuando el jefe del departamento de auditora lo determine, el supervisor debe participar en la reunin de anlisis de los resultados de la auditora con los factores de la entidad auditada. Debe tenerse en cuenta que la participacin en esta reunin le permite valorar el desenvolvimiento del jefe de grupo en dicha reunin. Responsable: El procedimiento ser ejecutado por: a) El Jefe de Grupo al auditor. b) El supervisor al Jefe de Grupo c) El supervisor al auditor, si en la Auditora no se ordena Jefe de Grupo. Estndares: Acta de Supervisin Por cada supervisin efectuada se emitir un Informe utilizando el Estndar Acta de Supervisin. Riesgos: 1. Que los auditores tengan impedimentos que limiten comprender de forma clara y precisa la etapa que se supervisa. 2. No se cumplan las recomendaciones dejadas en supervisiones anteriores. 3. Que las supervisiones no se efecten en el momento necesario que requiere la Auditora y/o el auditor que realice el trabajo.
4. Poca preparacin del supervisor para valorar el desenvolvimiento de una actividad y/o auditor
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EVIDENCIAS Y PAPELES DE TRABAJO

Por Lic. Ederlys Hernndez Melndrez y Lic. Adelkys Rosa Snchez Gmez Publicado el Indexado en Auditora y control interno - Consulte todo el directorio temtico Resumen La evidencia y los papeles de trabajo constituyen el soporte fundamental de los hallazgos detectados por el auditor, de ah la importancia que reviste la suficiencia, relevancia y competencia de la evidencia as como la calidad y claridad de los Papeles de Trabajo, atendiendo a que la informacin de aqu se recoge est escrita siempre a terceros que son los clientes de nuestro servicio. En este artculo presentamos la importancia de ambos elementos, los requisitos de los mismos, sus propsitos y elementos ms importantes a tener en cuenta en su confeccin para que demuestren las afirmaciones del auditor. Evidencias Incluyen todas las influencias de la mente de un auditor que afecten su juicio acerca de la exactitud de proposiciones remitidas a l para su revisin. El auditor no busca una prueba absoluta. Se ocupa de acuerdo con los requerimientos del encargo, de asegurar a una persona responsable y competente de la razonabilidad de las manifestaciones financieras de la direccin y/o de la adecuacin de las actividades del Control Interno. Deben obtenerse evidencias suficientes, competentes y relevantes para fundamentar los juicios y conclusiones que formule el auditor. Las evidencias se clasifican en: Evidencia fsica: se obtiene mediante inspeccin y observacin directa de las actividades, bienes o sucesos; esta evidencia puede presentarse en forma de documentos, fotografas, grficos, cuadros, mapas o muestras materiales. Cuando la evidencia fsica es decisiva para lograr los objetivos de la Auditora Interna, debe ser confirmada adecuada y oportunamente por los auditores internos. Evidencia documental: puede ser de carcter fsica o electrnica. Pueden ser externas o internas a la organizacin. Las evidencias externas abarcan, entre otras, cartas, facturas de proveedores, contratos, auditoras externas y otros informes o dictmenes y confirmaciones de terceros. Las evidencias internas tienen su origen en la organizacin, incluye, entre otros, registros contables, correspondencias enviadas, descripciones de puestos de trabajo, planes, presupuestos, informes internos, polticas y procedimientos internos. La confiabilidad de las evidencias documentales tiene que valorarse en relacin con los objetivos de la Auditora Interna. Evidencia testimonial: se obtiene de otras personas en forma de declaraciones hechas en el curso de investigaciones o entrevistas. Estas manifestaciones pueden proporcionar importantes indicios que no siempre cabe obtener a travs de otras formas de trabajo en las auditoras internas. Se requiere la confirmacin si van a utilizarse como prueba, por medio de la: confirmacin por escrito del entrevistado; el anlisis de mltiples fuentes independientes que revelen o expliquen los hechos analizados; y comprobacin posterior en los documentos. Evidencia analtica: surge del anlisis y verificacin de los datos. El anlisis puede realizarse sobre clculos, indicadores de rendimiento y tendencias reportadas en los informes
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financieros o de otro tipo de la organizacin u otras fuentes que pueden ser utilizadas. Tambin pueden efectuarse comparaciones con normas obligatorias o ni-veles propios del sector al que pertenece la organizacin. Evidencia informtica: puede encontrarse en datos, sistemas de aplicaciones, instalaciones y soportes, tecnologas y personal informtico. Para determinar la confiabilidad de la evidencia informtica, el Auditor Interno: puede efectuar una revisin de los controles generales de los sistemas automatizados y de los relacionados especficamente con sus aplicaciones, que incluya to-das las pruebas que sean permitidas; y si no revisa los controles generales y los relacionados con las aplicaciones o comprueba que esos controles no son confiables, podr practicar pruebas adicionales o emplear otros procedimientos Los requisitos bsicos de la evidencia estn referidos a la suficiencia, competencia y relevancia. La evidencia es suficiente cuando por los resultados de la aplicacin de una o varias pruebas, el auditor interno pueda adquirir certeza razonable de que los hechos revelados se encuentran satisfactoriamente comprobados. La suficiencia es la medida de la cantidad de pruebas, comprobaciones o verificaciones a efectuar, con respecto a determinados criterios y su confiabilidad. Los factores que indican la fuerza de las pruebas, comprobaciones o verificaciones a efectuar pueden estar vinculados, entre otros, a: nivel de importancia del asunto a comprobar; grado de riesgo asociado con la adopcin de una conclusin errnea; resultados mostrados en el Expediente nico; y sensibilidad de la organizacin al asunto a comprobar. La competencia se refiere a que la evidencia debe ser vlida y confiable. El auditor interno debe considerar cuidadosamente si existen razones para dudar de la validez e integridad de la evidencia. De ser as, debe obtener evidencia adicional o revelar esa situacin como una limitacin en el alcance de la Auditora Interna. La validez, confiabilidad e integridad de la evidencia puede evaluarse tomando en consideracin los siguientes factores: la evidencia que se obtiene de fuentes externas es ms confiable que la obtenida de la propia organizacin; la evidencia que se obtiene cuando se ha establecido un sistema de control interno adecuado es ms confiable que aqulla que se obtiene cuando el sistema de control interno es deficiente o no se ha establecido; la evidencia que se obtiene fsicamente mediante un examen, observacin, clculo o inspeccin es ms confiable que la que se obtiene en forma indirecta; los documentos originales son ms confiables que sus copias; las evidencias orales comprobadas por escrito son ms confiables que las evidencias orales; y la evidencia testimonial que se obtiene en circunstancias que permite a la persona expresarse libremente merece ms crdito que aqulla que se obtiene en circunstancias comprometedoras. La relevancia de la evidencia se refiere a la relacin que existe entre la evidencia y su uso. La informacin que se utilice para demostrar o refutar un hecho es relevante si guarda una relacin lgica y patente con ese hecho. Tambin est muy relacionada con los objetivos previstos en la Auditora Interna y el vnculo directo y claro que debe existir entre stos y la evidencia analizada.
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Los criterios que actan en la suficiencia, competencia y relevancia de la evidencia a obtener y, en consecuencia, en la realizacin del trabajo de los auditores internos, son los de Importancia relativa y Riesgo probable. La identificacin del nivel de Importancia relativa y de Riesgo probable por parte de los auditores internos es un asunto de juicio profesional, que puede determinarse teniendo en cuenta, entre otras, las cuestiones siguientes: la sensibilidad, el inters estratgico o nacional, el impacto social de los productos, servicios, actividades u operaciones de la organizacin; requerimientos legales y reguladores aplicables; la consideracin de cuestiones tales como la actitud, la aptitud, la autoridad y la responsabilidad de los dirigentes y el resto del personal; e involucran necesariamente consideraciones relacionadas con la calidad (naturaleza) y cantidad (importe) de la evidencia examinada en su relacin con los objetivos previstos en la Auditora Interna. Papeles de Trabajo La base de la opinin de un auditor sobre los estados financieros es la revisin que se realiza de acuerdo con las normas de auditora generalmente aceptadas. Las normas de trabajo exigen que se obtenga evidencia suficiente, competente y relevante mediante la inspeccin, observacin, investigacin y confirmacin como base de la opinin del auditor. Por consiguiente, la opinin del auditor depende de la obtencin y evaluacin de evidencia suficiente, competente y relevante. El estudio de las declaraciones de la administracin y las caractersticas esenciales para considerar vlidos los datos y la informacin como evidencia de auditora. Los diversos tipos de evidencia disponibles como respaldo de las declaraciones de la administracin, se evalan en cuanto a su confiabilidad, relevancia y otras caractersticas esenciales. Son las diferentes tcnicas utilizadas por los auditores para obtener la evidencia de auditora, la que se har documentar en los procedimientos de auditora con la informacin revisada, bajo la forma de papeles de trabajo. Se conocen como papeles de trabajo los registros de los diferentes tipos de evidencia acumulada por el auditor. Cualquiera que sea la forma de la evidencia y cualesquiera que sean los mtodos utilizados para obtenerla, se debe hacer y mantener algn tipo de registro en los papeles de trabajo. Los papeles de trabajo son registros que mantiene el auditor de los procedimientos aplicados como pruebas desarrolladas, informacin obtenida y conclusiones pertinentes a que se lleg en el trabajo. Algunos ejemplos de papeles de trabajo son los programas de auditora, los anlisis, los memorando, las cartas de confirmacin y declaracin, resmenes de documentos de la entidad y papeles preparados u obtenidos por el auditor. Los papeles de trabajo tambin pueden obtener la forma de informacin almacenada en cintas pelculas u otros medios. El formato exacto de los papeles de trabajo vara con el tamao, complejidad y circunstancias de cada compromiso de auditora. Adems, cada auditor, o Unidad de Direccin de Auditora, tiene por lo general ciertas preferencias por la manera exacta como se deben preparar los papeles de trabajo. El auditor que comienza recibe instrucciones en sesiones formales de entrenamiento o del supervisor en el trabajo. Este Documento se refiere sobre todo a los aspectos generales de los papeles de trabajo, y se debe contemplar como gua para el trabajo, en el cual podemos consultar y adaptar a las condiciones y caractersticas de cada trabajo ordenado y no necesariamente como un modelo que se debe adoptar.
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Los papeles de trabajo (formato papel, audiovisual o digital) constituyen el vnculo entre el trabajo de planeamiento y ejecucin y el informe que se elabore. Por tanto deben contener la evidencia necesaria para fundamentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones que se presentan en el informe. Los requisitos principales a tener en cuenta son: expresar los objetivos, el alcance, la metodologa y los resultados de la Auditora Interna; incluir aquellos programas que se requieran confeccionar especficamente para la ejecucin de la Auditora Interna; ser completos y exactos de forma que permitan sustentar debidamente los hallazgos, conclusiones y recomendaciones y demostrar la naturaleza y el alcance del trabajo realizado. La concisin es importante, pero no deber sacrificarse la claridad y la integridad con el nico fin de ahorrar tiempo o papel; suficientemente claros, comprensibles y detallados para que un tercero, que no haya mantenido una relacin directa con la Auditora Interna, est en capacidad de funda-mentar las conclusiones y recomendaciones, mediante su revisin. No deben requerir de explicaciones orales; ser legibles y ordenados, pues de lo contrario podran perder su valor como evidencia. Deben contener ndices y referencias adecuados; contener la identificacin del significado de las marcas de revisin utilizadas por los Auditores Internos, en los casos en que stas no estn establecidas centralmente; y contener informacin relevante, esto es, limitarse a los asuntos que sean pertinentes e importantes para cumplir los objetivos del trabajo encomendado. cada nivel debe establecer procedimientos para garantizar que los papeles de trabajo sean salvaguardados y conservados durante el tiempo establecido por la Ley. Si en el transcurso de dicho trmino no se ha ejecutado una nueva Auditora Interna, los papeles de trabajo deben conservarse hasta que sta se ejecute, oportunidad en la que se analizar la conveniencia de conservar o no todos o una parte de stos. Propsitos de los papeles de trabajo Como una acumulacin de toda la evidencia obtenida durante el desarrollo de la auditora, los papeles de trabajo tienen varias funciones. Los propsitos principales de estos son: Ayudar a organizar y coordinar las muchas fases de la revisin de auditora. Proporcionar informacin que ser incluida en el informe de auditora. Servir como respaldo de la opinin del auditor. Los papeles de trabajo tambin sirven como evidencia en caso de demandas legales, fuente de informacin para futuras declaraciones y otros informes especializados, solicitados por otros rganos de competencia y como gua para exmenes de auditora posteriores. Organizacin y coordinacin del examen de auditoria Los papeles de trabajo son un medio de organizar y coordinar las diferentes fases de la auditora mientras se llevan a cabo. Durante la auditora de una entidad grande se pueden asignar auxiliares a las diferentes fases de la revisin. Los papeles de trabajo sirven para asegurar al auditor a cargo que se han completado todas las etapas del examen, por lo que resulta necesaria la terminacin de este, ante la comprobacin del examen efectuado. Con frecuencia los auditores no pueden terminar una fase completa de la auditora en un momento y los papeles de trabajo registran el trabajo terminado hasta el punto en que fue interrumpido, de modo de saber dnde continuar su trabajo, ya sea por el
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mismo auditor o por otro si as lo requiere la situacin presentada. Adems, estos deben estar siempre en condiciones para la presentacin ante una supervisin o anlisis ante el auditado. Informacin a incluir en el informe de auditora Los papeles de trabajo proporcionan la informacin que se incluir en el informe del auditor. El Expediente de auditora est integrado por los estados financieros, notas complementarias y la opinin del auditor, mostrada en cada papel de trabajo. La evidencia en todas sus diversas formas, constituye la base para el informe, el cual adems se archiva en el Expediente, con todos los papeles de trabajo elaborados en el transcurso de la Auditora. Si se llegara a necesitar un informe especial, prevista por el rganos de la Administracin del Pblica datos para cualquier proceso adicional, las comprobaciones sobre los exmenes, hallazgos, comentarios de sus incumplimientos y recomendaciones, estn contenidos en los papeles de trabajo. Respaldo a la opinin del auditor El objetivo final de una auditora es la expresin de la opinin del auditor. Los papeles de trabajo sirven para respaldarla. El auditor al firmar el dictamen, afirma que la revisin se llev a cabo de acuerdo con las normas de auditora generalmente aceptadas. Los papeles de trabajo deben contener evidencia de que el trabajo fue planeado de modo adecuado y que se bas sobre la revisin de los controles internos, que los Auditores o Auxiliares fueron supervisados con propiedad, y que se revis suficiente evidencia competente. Tambin el auditor est afirmando que los estados financieros presentan razonablemente la situacin de la entidad, si se trata de una Auditora Financiera, y los resultados de las operaciones de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Los papeles de trabajo deben contener evidencia de que todas las informaciones importantes en los estados fueron revisadas para determinar que presentan razonablemente lo que en realidad ha sucedido dentro de la entidad. En una Unidad de Auditores grande el Director o Jefe, que tiene la responsabilidad de la auditora, descansa en los supervisores, jefes, Auditores y auxiliares, para llevar a cabo la mayor parte de las fases de la revisin. Los papeles de trabajo deben contener evidencia del trabajo realizado y las conclusiones a que lleg cada una de estas personas, y tambin evidencia de que el trabajo a cada nivel fue revisado apropiadamente por el supervisor inmediato. Evidencia legal Los papeles de trabajo constituyen una forma de evidencia que se puede utilizar en acciones legales. Los auditores pueden tener la necesidad de usar los papeles de trabajo para apoyar su afirmacin de que realizaron la auditora de un modo profesional, que ejercieron el debido cuidado y que no fueron negligentes en la realizacin de la revisin. Al revisar los papeles de trabajo preparados por los auditores, el Auditor jefe de grupo, debe a cada nivel preguntarse si cualquiera de la informacin que aparece all o si la ausencia de alguna informacin podra ser utilizada para atacar la competencia del trabajo en algn momento posterior en que quizs esas personas no estuvieran disponibles para ofrecer aclaraciones adicionales. En los papeles de trabajo no debe haber afirmaciones contradictorias, y cualquier conclusin final que se oponga a otra evidencia, debe ser plenamente justificada. En todos los asuntos dudosos tiene que existir la explicacin adecuada para la conclusin a que se lleg. Informes especializados
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Otra funcin de los papeles de trabajo es proporcionar la informacin necesaria para la preparacin de informes a la administracin sobre la suficiencia de los controles internos, o para la preparacin de declaraciones o informes a otros rganos gubernamentales. En ocasiones los auditados necesitan informacin de los papeles de trabajo para los informes que preparan ellos mismos, o pueden necesitar informacin debido a que hayan sido destruidos sus registros originales. Gua para auditorias subsecuentes Usualmente el auditor debe revisar en el Expediente de la entidad los papeles de trabajo de la auditora anterior para llevar a cabo la revisin actual. Los papeles de trabajo de la auditora anterior sealan las dificultades encontradas y la solucin que se les dio. As, el auditor est alerta sobre la posibilidad de encontrar una situacin similar en la actualidad. Adems, por la auditora anterior el auditor debe estar familiarizado con la descripcin del sistema de contabilidad y los controles, a fin de estar consciente de los cambios que se produzcan durante el ao y hacer las modificaciones necesarias en el programa de auditora. Existe gran peligro en seguir con demasiada fidelidad los papeles de trabajo de la auditora anterior. El auditor se beneficiar viendo el formato de un anlisis en particular de la vez anterior, pero slo debe utilizar ese mismo formato si es adecuado para la situacin de la actual. La duplicacin de los pasos de auditora sealados en los papeles de trabajo de la anterior puede muy bien dar como resultado pasos innecesarios e inadecuados, as como la omisin de algunos procedimientos fundamentales para una auditora adecuada en las actividades y acontecimientos de la actual. Propiedad de los papeles de trabajo Los papeles de trabajo que preparan los auditores son de su propiedad y por lo general se considera confidencial la informacin que contienen. Usualmente antes de entregar informacin que aparece en los papeles de trabajo el auditor obtiene el consentimiento del auditado. Si recibe una citacin o un requerimiento judicial en el que le pidan informacin de los papeles de trabajo, el auditor tiene que entregarla. Tambin el auditor puede verse en la necesidad de revelar alguna informacin incluso contra los deseos del cliente a fin de cumplir con normas de auditora, como sucede en los casos en que subsecuentemente se descubren hechos que existan a la fecha del informe del auditor. Es difcil establecer el tiempo que un auditor debe conservar los papeles de trabajo. Debe conservarlos en tanto son importantes para auditoras subsecuentes y para cumplir cualquier requisito legal. Debe cumplir con las normativas que al efecto existan.
Tipos de papeles de trabajo Puesto que los papeles de trabajo son el medio para acumular toda la evidencia que necesita el auditor para emitir una opinin profesional, los tipos de papeles de trabajo tienen necesariamente que ser muy variados. Algunos papeles de trabajo siguen un formato estndar, mientras que otros son un simple memorando de una discusin que se llev a cabo relativa a la revisin de auditora. Los principales tipos de papeles de trabajo son: 1) planes de auditora, 2) hoja de trabajo y asientos de ajuste, 3) Hojas detalle, confeccionadas para agrupar cuentas de una tema 4) sumarios descriptivos, para los casos de auditora financiera o certificacin de estados financieros 5) declaraciones y confirmaciones, y 6) actas y otros registros. Cada papel de trabajo debe ser tan completo como sea
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posible, y no dejar dudas relativas al asunto con el cual se relacionan. A continuacin se describen cada uno de los principales tipos de papeles de trabajo. Planes de auditora Los papales de trabajo deben contener la evidencia de que el auditor ha desarrollado una estrategia general para la conduccin y alcance de la revisin. Se deben hacer anotaciones en relacin con la actividad en la cual opera la entidad auditada, condiciones que exijan procedimientos especiales de auditora, cualquier principio contable poco usual utilizado, y la naturaleza de cualquier informe especial que se deba rendir. El programa de auditora, documento de planeacin que establece los procedimientos de auditora que se estiman sern necesarios para cumplir los objetivos de la auditora, puede estar respaldado por un cuestionario de control interno, diagramas de flujos, un organigrama, y evidencia general que ayude a dar forma al curso de la revisin. Entre los papeles de trabajo se incluyen las anotaciones preparadas durante el desarrollo del examen sobre asuntos pendientes a investigar ms adelante, junto con una explicacin completa de la solucin de estos asuntos, generalmente se adquieren y analizan en la exploracin preliminar. Hoja de trabajo El balance de comprobacin es el vnculo conector entre los libros de contabilidad y los estados financieros sobre los que el auditor emite sus criterios. La hoja de trabajo es la cdula de control que muestra, las interrelaciones de todas los dems papeles de trabajo relativos a las cuentas examinadas, tal vez agrupadas, con los otros tipos de evidencias. Este sistema de preparar y organizar los papeles de trabajo mostrando una hoja de trabajo por grupos de cuentas del balance general, una hoja de trabajo del estado de resultados, es importante pues constituyen una gua importante de trabajo para el Auditor, ya que cada una de las partidas en estas hojas de trabajo aparecen analizadas en sus correspondientes papeles de trabajo, generalmente se utilizan Hojas de 8 columnas o ms, la que aparece en el Manual de Papelera Institucional. Usualmente para cada juego de papeles de trabajo se prepara un ndice que muestra con claridad la ubicacin dentro del archivo de papeles de trabajo por temas, previstos en el planeamiento, los que deben organizarse, segn criterios del auditor, aspecto importantes a la hora de confeccionar las notas del Informe, hoja de trabajo borrador del informe del auditor, todas las notas y otras informaciones recopiladas como evidencia.
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CONFECCIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Por Lic. Ederlys Hernndez Melndrez y Lic. Adelkys Rosa Snchez Gmez Publicado el Indexado en Auditora y control interno - Consulte todo el directorio temtico Resumen Los Papeles de Trabajo son la evidencia documental ms importante de la Auditoria, la calidad de los mismos, su confeccin, los requisitos que estos deben cumplir, los atributos y las propiedades se muestran como aporte fundamental de este artculo, el que forma parte de una exhaustiva investigacin realizada por sus autores como resultado del ejercicio de su profesin vinculada a la actividad de Auditoria En este ilustramos de forma muy clara todos los elementos anteriormente mencionados para lograr Papeles de Trabajo de altsima calidad y que muestren concretamente los hallazgos detectados. Los papeles de trabajo han de encabezarse de acuerdo con su contenido, por lo general es el jefe de la auditora el que los encabeza y en muchos casos es l quien comienza el trabajo en ellos para mostrar a sus auxiliares la forma en que deben realizarse. Una vez terminada la auditora, los papeles de trabajo se ordenan en el expediente de trabajo de auditora correspondiente. Con el objetivo de confeccionar los papeles de trabajo con la calidad adecuada, de forma, que cumplan los requisitos necesarios, se considerarn las siguientes indicaciones: a) Poner el encabezamiento en la parte superior, ubicndose al centro o lado izquierdo, segn el tipo de papel que se utilice y la forma en que se archivarn. Este encabezamiento contendr: Nombre de la entidad o dependencia objeto de Auditora. Nombre de la hoja de trabajo u objetivo, referido a la cuenta o procedimiento que se revisa. Fecha o perodo que se revisa, segn el caso, que puede ser en letra o en nmero. b) Utilizar el cuo de identificacin, en la parte superior derecha, al ancho de una hoja de 8,5 pulgadas, lugar que permitir fcil localizacin de la hoja de trabajo. En los casos que las hojas de trabajo sean de mayor ancho, se cortarn a partir de esa medida, hasta el nivel de la parte inferior del encabezamiento, dejando visible toda la parte superior de la hoja, Encabezamiento e Identificacin. El cuo de identificacin deber contener los espacios de: PT (Identifica el Papel de Trabajo que se habilita) AUDITOR (Iniciales del Auditor) FECHA (Fecha en que se habilita el Papel de Trabajo) c) Utilizar el papel de trabajo adecuado para cada asunto, papel columnar de 5, 8 y ms columnas, de estados, anlisis, etc., papel rayado, mostrada como PT: Hojas de Notas, o sin rayas, las que pueden utilizarse adicionalmente para concluir comprobaciones de diferentes papeles de trabajo. d) De acuerdo con la forma del papel de trabajo y la de su archivo, mediante el tema que trata y nmero indicado, adems la media firma del autor y la fecha en que se confecciona. e) No escribir por las dos caras para facilitar su manipulacin y lectura. f) Contenga el resumen de los resultados de las verificaciones efectuadas, al pie y de no ser posible, en hoja adjunta.
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g) Consignar en cada hallazgo, que as lo requiera la normativa o procedimiento que se incumple. h) La informacin matemtica que contenga sea correcta. i) Sean legibles, limpios y claros. j) Emplear una adecuada redaccin que permita a cualquier persona autorizada tener acceso a los mismos y la interpretacin de su contenido. k) Tener el diseo apropiado de acuerdo con el objetivo que se persiga y otras cuestiones de forma. l) Se hayan empleado correctamente marcas, rayas y dobles rayas. m) Las hojas de trabajo estn dobladas correctamente. n) Se conserven adecuadamente, en el proceso de ejecucin de la Auditora. o) Que contengan referencias cruzadas con los hallazgos que se relacionan entre s. p) No incluir en una misma hoja, notas o comentarios sobre asuntos distintos, utilizando una hoja para cada materia tampoco incluir anlisis de cuentas diferentes, salvo que tengan una relacin muy estrecha y se complementen. q) Cuando sean objetos de revisin deber dejarse constancia en los mismos de la revisin realizada, mediante la firma de quien lo realiz y la fecha en que se efectu. r) El auditor tendr siempre presente que el contenido y orden de los papeles de trabajo reflejan su grado de competencia, experiencia y conocimientos. s) Al confeccionar los papeles de trabajo correspondientes a las Notas, deber utilizar plecas como sangra, para identificar los resultados de las comprobaciones por los resultados de los exmenes provenientes de los diferentes papeles de trabajo, plasmndose adems el origen de estas, como referencia cruzada entre estos papeles. t) En cada papel de trabajo Hojas de Notas, debe el auditor utilizar referencia cruzada con los resultados del Informe, ello facilitar la preparacin del mismo. ndice y organizacin de los Papeles de Trabajo. El Auditor debe indiciar los Papeles de Trabajo durante la auditora, ya que de esa forma facilita la bsqueda de cualquier dato o informacin que desee mientras se realiza el trabajo. Estos deben ser organizados por cuentas del Balance, que han sido objeto de comprobaciones y verificaciones y al final, colocar aquellos papeles de trabajo que no estn vinculados directamente con alguna de las cuentas contables o temas que fueron objeto de examen. Los papeles de trabajo se deben indiciar en el mismo orden en que las cuentas o grupos de cuentas aparecen en los estados Financieros, primero las del Balance General y despus las del Estado de Resultados. BG Balance General ER Estado de Resultado EC Estado de Costo de Produccin y de la Mercanca Vendida AJ Asientos de Ajustes N Notas. (Incluye todas las notas de la Auditora, ordenadas segn orden del abecedario utilizado en su ejecucin A-Z Cuentas y Grupos de Cuentas, se ordenarn de acuerdo con el mismo archivo de los Papeles de Notas, y se tendr en cuenta, la identificacin de la letra del Tema y por supuesto la numeracin correspondiente: Ejemplo:
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PT: A-1 PT: A-1-1 PT: A-1-2, etc PT: A-2 PT: A-2 . Et. Siguiente Tema PT: B-1 PT: B-1-1 PT: B-2 PT: B-3 Etc. Todo papel de trabajo relativo a una cuenta o grupo de cuentas, un Tema, deber asignrsele un nmero de orden empezando por la letra A. Despus del nmero que se le otorgue se pondr un guin (-) y a continuacin el nmero consecutivo que le correspondiere a: Papeles de trabajo correspondiente al grupo de cuentas Efectivo en Caja y Banco se numerarn como A Efectivo en Caja y Banco los papeles de trabajo correspondientes se numerarn A-1, A-2 , A-3, etc. Y si en una accin se necesitara un soporte documental contenido en la anterior entonces se utilizara un dgito adicional para identificarla sin perder la identidad de la accin, luego: sera la letra, el primer dgito, y el segundo Ejemplo PT: A-1-1 Papeles de trabajo correspondiente al grupo de cuentas de Cuentas por Cobrar, se numerarn con el nmero que le corresponda, digamos D y a continuacin despus de la lnea inclinada, el nmero consecutivo que corresponda a cada uno de los papeles de trabajo, D-1, D2, D-3, etc. Los papeles de trabajo que no corresponden a una cuenta, debern clasificarse y enumerarse acorde con el tema que se trate, siguiendo igual procedimiento que el antes sealado. Los papeles de trabajo de carcter general, o sea los que no se corresponden con una cuenta contable o con alguna temtica del control interno, debern clasificarse dentro de un Otros siguiendo los mismos criterios de numeracin antes consignados, si se tratase de otro tipo de auditora, organizar los temas correspondientes y asignar de igual forma una letra, y un nmero o varios si ello es necesario, e indiciar al inicio para posibilitar su bsqueda. Si despus de haber enumerado los papeles de trabajo relativos a un tema determinado surgiera la necesidad de archivar uno o varios que pertenezcan al mismo tema y por estar utilizados los nmeros consecutivos correspondientes, no sea posible darles la numeracin que le corresponderan se le asignar el nmero del papel de trabajo cuya temtica es la ms afn con el nuevo o nuevos que se requieran archivar, adicionndole a los mismos despus de un punto el nmero consecutivo correspondiente ejemplo: A--, etc. Requisitos que deben observarse en la confeccin de los Papeles de Trabajo Deben ser confeccionados de tal forma, que permitan: La sistemtica revisin del desarrollo del trabajo de auditora por el jefe del grupo, supervisiones o el jefe del rgano, segn corresponda.
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Que otros auditores puedan proseguir los trabajos interrumpidos por cualquier causa, por los auditores que iniciaron la auditora. Obtener la evidencia de las conclusiones y juicios significativos que se emiten en los informes de auditora, por otros auditores que no hayan tenido contacto con la auditora practicada. Posibilitar informacin suficiente a los auditores que efectuarn una nueva auditora a la entidad. Permitir a los auditores externos, la revisin de las mismas, ya sean, de instituciones estatales o entidades independientes que se contraten. Otros requisitos importantes: Contener las evidencias relevantes, suficientes, competentes y razonables de las comprobaciones, verificaciones e investigaciones realizadas por los auditores y sus resultados que sustenten los juicios y conclusiones que se formulen en el informe, as como las notas y observaciones redactadas, que permitan elaborar el informe de la auditora, garantizando que en el momento de confeccionar el informe no se requiera de informacin adicional. Deben contener la informacin suficiente que no requiera de explicaciones complementarias. Deben ser veraces y los clculos plasmados en los mismos deben ser exactos. En los mismos deben considerarse los objetivos, alcance, programas, guas y metodologa empleada e la auditora, incluyendo mtodos y criterios utilizados para la determinacin de las muestras y su obtencin. Debe dejarse constancia del origen o fuente de la informacin para que quede fijado el valor de la evidencia, adems, deber reflejarse el alcance y las limitaciones de las comprobaciones e investigaciones practicadas para indicar el grado de responsabilidad que asume el auditor. Deben estar organizados de forma tal que la rpida localizacin de cualquier informacin contenida en los mismos para lo cual deben paginarse de forma tal que al detallarlos en la Hoja de Control del Expediente de la Auditora esta funcione como un ndice. Cuos del Auditor Los cuos que se han habilitado son los siguientes: El cuo de identificacin, cuyo objetivo es facilitar el reconocimiento de los papeles de trabajo, al contener el nmero del papel de trabajo (PT), tema que abarca el mismo, al tiempo que incluye la fecha y la media firma del auditor actuante que lo elabora. El cuo del auditor, el cual tiene como objetivo que al plasmarse en los documentos que se revisan quede constancia de que este ha sido objeto de comprobacin por el auditor. Marcas del Auditor Son los smbolos que utiliza el auditor con el objetivo de dejar constancia fehaciente de los actos ejecutados; lo que permite que otros funcionarios autorizados conozcan cuales fueron las acciones desarrolladas. Los auditores necesariamente tienen que tener un arsenal de marcas de revisin preestablecidas que indiquen las comprobaciones y verificaciones realizadas en libros, formularios y otros documentos que examinen, como prueba desarrollada por el auditor que actu. Las marcas que se sealarn a continuacin son a modo indicativo pudiendo los auditores actuantes utilizar aquellas con las que estn ms familiarizados, pero en ese caso es obligatorio
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consignar en los papeles de trabajo las marcas utilizadas y su significacin, para permitir a otros auditores reconocer el tipo de verificaciones y comprobaciones realizadas por los que actuaron en los documentos objeto de verificacin. Las marcas que se indican son las siguientes: Es obligatorio consignar en los P/T las marcas que el auditor utiliza y su significacin. A continuacin se seala un grupo de marcas como ejemplo de las que puede utilizar el auditor. Marca W Significado Verificaciones de clculos y sumas.( exactitud de las operaciones matemticas) Comprobacin de anotacin en documentos y registros. Comprobada la operacin registrada contra los documentos originales. Examen de pase de un registro a otro. Comprobacin de prueba fsica. Prueba de Submayor contra la cuenta control. Cotejado contra el saldo del mayor. Verificaciones de jefe de grupo. Verificaciones del supervisor. Incumplimiento adems de las normas del manual de contabilidad vigente en los libros, registros, formularios y otros documentos contables y administrativos. En los casos en que el auditor tenga alguna observacin al respecto de la verificacin realizada, deber anteponer a la marca estampada el smbolo.
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Responsable: Jefe de Grupo y Auditores Objetivos: Servir como gua para el trabajo, en el cual los auditores puedan consultar y adaptar a las condiciones y caractersticas de cada entidad. Ayuda a organizar y coordinar las fases de ejecucin y revisin de la auditora. Proporcionar informacin que sirva de preparacin metodolgica a todos los profesionales de la Contabilidad, Auditora y a otros administrativos y tcnicos de la Organizacin. Uniformar la confeccin de los papeles de trabajo hasta su archivo en el Expediente de Auditora. Elemento fundamental para resumir la opinin sobre los resultados de la auditora y elaborar el Informe final. Estndares: En la ejecucin de la auditora pueden utilizarse varios documentos que respaldan exmenes, comprobaciones, solicitudes, verificaciones, muestras, clculos, en fin pueden ser evidencias confeccionadas por el auditor, o suministradas internamente por el auditado o por un tercero, de manera, que su presentacin no podr limitarse a un estilo nico. No obstante, se han previsto estndares basados en la necesidad de uniformar las preparadas por el auditor, entre las que citamos las siguientes: Papeles de Trabajo de 3, 5, y ms Columnas. Hoja de Notas Cuentas T Propiedad de Florencio Ml. Tejada, M. A. 22
Documentos de diferentes transacciones tomados de los sistemas contables y comerciales establecidos por el auditado para controlar y registrar los diferentes hechos econmicos de la entidad. Documentos necesarios para soportar exmenes efectuados, preparados por el auditado. Otros documentos preparados por el auditor en la realizacin de determinadas acciones de diferentes etapas de la Auditora. Riesgos: 1. No llevar a cabo el examen de acuerdo con las normas de auditora generalmente aceptadas. 2. No asegurarse de la persona responsable y competente sobre la razonabilidad de las diferentes manifestaciones financieras. 3. El auditor no est preparado para dudar de la validez e integridad de la evidencia. 4. Que la muestra tomada no sea suficiente para sustentar los resultados del examen efectuado y el cumplimiento de los objetivos programados. 5. No evaluar la evidencia aplicando tcnicas confiables que aseguren su validez y razonabilidad. 6. No identificar el nivel de importancia relativa y de riesgo probable de una evidencia. 7. Las evidencias documentales no expresan con claridad el objetivo del alcance de las comprobaciones efectuadas. 8. Los hallazgos no se definen claramente y carecen de razonabilidad para sustentar el resultado del examen, la conclusin y recomendacin para demostrar la naturaleza y alcance del trabajo realizado. 9. No limitarse a los asuntos que sean pertinentes e importantes. 10. Las comprobaciones y sus resultados expuestos no son lo suficientemente claros, comprensibles y detallados para que un tercero est en capacidad de fundamentar conclusiones y recomendaciones mediante su revisin. Durante los trabajos de Consultora, los auditores internos deben considerar el riesgo compatible con los objetivos del trabajo y estar alertas a la existencia de otros riesgos significativos, entre ellos: Detectar una irregularidad, y no seguir el proceso hasta el final, entre ellos documentos no firmados, cuentas no aceptadas, saldos envejecidos, existiendo un riesgo, de no detectar la comisin de un hecho delictivo. Concebir una accin, y dar cumplida simplemente la misma, obviando secuencias lgicas del proceso de investigacin, existe el riesgo de no detectar y exponer deficiencias Los auditores internos deben incorporar los conocimientos del riesgo obtenidos de los trabajos de Consultora en los procesos de identificacin, anlisis y evaluacin de las ex-posiciones de riesgo significativas en la organizacin. Un sistema complejo de aplicaciones incluye un gran nmero de procedimientos que pueden no dejar un rastro completo, por consiguiente, los errores en la lgica de un programa de aplicaciones pueden ser difciles de detectar oportunamente por procedimientos manuales. Controles:
Todos los papeles de trabajo son objeto de control, tanto por el jefe de grupo como supervisores actuantes, las que pueden realizarse tanto en la etapa de la ejecucin de la Auditora, o despus de terminada . Se archivan en el Expediente de la Auditora segn lo establecido en la Organizacin que brinda el servicio.
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PLANEAMIENTO DE LAS AUDITORAS

Por Lic. Ederlys Hernndez Melndrez y Lic. Adelkys Rosa Snchez Gmez Publicado el Indexado en Auditora y control interno - Consulte todo el directorio temtico Resumen El Planeamiento de la Auditoria garantiza el diseo de una estrategia adaptada las condiciones de cada entidad tomando como base la informacin recopilada en la etapa de Exploracin Previa. En este proceso se organiza todo el trabajo de Auditoria, las personas implicadas, las tareas a realizar por cada uno de los ejecutantes, los recursos necesarios, los objetivos, programas a aplicar entre otros, es el momento de planear para garantizar xito en la ejecucin de la misma. En el siguiente artculo se plantean los elementos ms importantes de esta etapa con el fin de lograr el cumplimiento de los objetivos y la mejor ejecucin de la Auditoria. Introduccin Los procedimientos de auditora no se encuentran estandarizados y los que se utilizan se seleccionan debido a que tienen particular significacin con los objetivos de trabajo. Cuando se planea adecuadamente la auditora se desarrolla la estrategia general para el examen. Es bsico que el auditor est profundamente familiarizado con la entidad. La planeacin adecuada incluye que el auditor adquiera la comprensin de la naturaleza operativa del negocio, su organizacin, ubicacin de sus instalaciones, las ventas, producciones, servicios prestados, su estructura financiera, las operaciones de compra y venta y muchos otros asuntos que pudieran ser significativos en la que va auditar. Debe adems conocer anticipadamente el grado de confianza que se puede tener en el control interno, condiciones que puedan requerir una ampliacin de las pruebas de auditora, y en particular los intereses de la mxima Direccin. Con frecuencia el nivel de conocimiento adquirido por el auditor es inferior al que posee la administracin, pero debe ser lo suficiente como para permitir al auditor planear y llevar a cabo el examen de acuerdo con las normas de auditora generalmente aceptadas. Para adquirir el nivel de conocimiento necesario el auditor puede utilizar: La exploracin preliminar efectuada con sus correspondientes papeles de trabajo. Papeles de trabajo de auditoras anteriores Experiencias anteriores de otros auditores que hayan efectuado auditoras Revisin de estados financieros de la entidad Objetivos El anlisis de los elementos obtenidos en la exploracin deben conducir a: 1. Definir los aspectos que deben ser objetos de comprobacin, por las expectativas que dio la exploracin, as como determinar las reas, funciones y materias criticas. 2. Analizar la reiteracin de deficiencias y sus causas. 3. Definir las formas o medios de comprobacin que se van a utilizar. 4. Definicin de lo objetivos especficos de la Auditora. 5. Determinacin de los auditores y otros especialistas que se requieran, atendiendo a los objetivos propuestos, la magnitud del trabajo y su complejidad. 6. Programas flexibles confeccionados especficamente, de acuerdo con los objetivos trazados, que den respuesta a la comprobacin de las tres E (Economa, eficiencia y eficacia). 7. Determinacin del tiempo que se emplear en desarrollar la Auditora, as como el costo estimado.
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Planeamiento Toda planeacin debe estar bien documentada e incluir el Programa de Auditora. Este consiste en la descripcin de los procedimientos de auditora a seguir en el desarrollo de la misma para lograr los objetivos del examen. Aunque el programa de auditora se desarrolle de manera tan experta como sea posible durante la etapa preliminar de la planeacin, puede ser necesario modificar los procedimientos segn se adquiere informacin adicional durante el transcurso del trabajo. El sistema de informacin de la entidad auditada y los controles internos contables tienen una importante repercusin sobre el diseo del programa de auditora. El auditor debe evitar la inclinacin a seguir un procedimiento tan slo porque aparece en un programa generalizado. Dichos programas se utilizan slo como guas, el auditor debe asegurarse que no hay pasado por alto algn procedimiento importante de revisin. Bien sea mediante la adaptacin del programa general o preparando un programa a la medida, el auditor debe estar seguro de que se cumplan las necesidades de cada trabajo. La oportuna designacin del auditor contribuye a la planeacin adecuada. En efecto, la planeacin exige que el auditor lleve a cabo ciertos procedimientos en su debida oportunidad, en especial contar con una exploracin preliminar a tiempo y con una ilustracin clara y precisa que permita coordinar las actividades a desarrollar para cumplir el programa de la auditora en cuestin El trabajo fundamental en esta etapa es el definir la estrategia que se debe seguir en la auditora a acometer. Los programas de trabajo pueden variar en forma y con-tenido dependiendo de la naturaleza del trabajo. El auditor interno al planear la Auditora Interna debe obtener una comprensin de la importancia y complejidad de las actividades del sistema de informacin automatizado establecido y la disponibilidad de datos para su uso. Esta comprensin incluye asuntos tales como: importancia y complejidad del procesamiento automatizado en cada operacin importante objeto de la Auditora Interna. La importancia se refiere a las partidas ms relevantes afectadas por el procesamiento automatizado; se puede considerar como compleja una operacin cuando por ejemplo: a) el volumen de transacciones es tal que los usuarios encuentran difcil identificar y corregir errores en el procesamiento; b) el sistema automticamente genera transacciones de importancia relativa directamente a otra aplicacin; c) el sistema automatizado desarrolla operaciones complicadas de informacin financiera y/o automtica-mente genera transacciones de importancia relativa que no pueden ser (o no son) validadas independientemente; y las transacciones son intercambiadas electrnicamente con otras organizaciones e internamente dentro de la entidad. La estructura del sistema de informacin automatizado, el grado de concentracin y distribucin del procesa-miento automatizado en toda la entidad puede afectar la segregacin de funciones;
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la disponibilidad de datos contempla los documentos fuentes y otros materiales de evidencia que pueden ser necesitados por el auditor interno, que existen o no por un corto perodo de tiempo o slo en forma legible por el sistema automatizado; y el sistema de informacin automatizado puede generar reportes internos tiles para llevar a cabo la Auditora In-terna. Lo anterior conlleva planear los temas que se deben ejecutar, de manera que aseguren la realizacin de una auditora de alta calidad y que se logre con la economa, eficiencia, eficacia y prontitud debida. Desarrollo Partiendo de los objetivos y alcance previstos para la auditora y considerando toda la informacin obtenida y conocimientos adquiridos sobre la entidad en la etapa de exploracin, el jefe de grupo procede a planear las tareas a desarrollar y comprobaciones necesarias para alcanzar los objetivos de la auditora. Igualmente, debe determinar la importancia relativa de los temas que se van a auditar y reevaluar la necesidad de personal de acuerdo con los elementos de que dispone. Despus de que se ha determinado el tiempo a emplear en la ejecucin de cada comprobacin o verificacin, se procede a elaborar el plan global o general de la auditora, el que se debe recoger en un documento que contenga como mnimo: Definicin de los temas y las tareas a ejecutar. Nombre del o los especialistas que intervendrn en cada una de ellas. Fecha prevista de inicio y terminacin de cada tarea. En este caso se considera desde la exploracin hasta la conclusin del trabajo. Igualmente se confecciona el plan de trabajo individual de cada especialista, considerando como mnimo: Nombre del especialista. Definicin de los temas y cada una de las tareas a ejecutar. Fecha de inicio y terminacin de cada tarea. Cualquier ampliacin del trmino previsto debe estar autorizada por el supervisor u otro nivel superior; dejando constancia en el expediente de auditora. Segn criterio del jefe de grupo, tanto el plan general de la auditora, como el individual de cada especialista, pueden incluirse en un solo documento en atencin al nmero de tareas a ejecutar, cantidad de especialistas subordinados, etc. Con independencia de la variante que se utilice, el jefe de grupo debe considerar las columnas imprescindibles para consignar en cada tarea el perodo real de ejecucin, as como el espacio necesario para registrar las incidencias en cada tarea/especialista o del tema en su conjunto; consignando los comentarios que procedan o incumplimiento del trmino establecido, de existir ste. Puede servir de soporte un Modelo de Planeamiento diseado para efectuar la planeacin, en el cual adems pudiera concebirse la confeccin e identificacin del papel de trabajo. A partir del conocimiento de su plan individual, cada especialista desglosa en subtareas los trabajos asignados, (si procede) respetando el trmino establecido; reflejando los mismos un Modelo Control Diario de Tareas aspecto que debe ser del conocimiento del jefe de grupo.
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En todas las auditoras estos planes deben ser analizados con el supervisor, quien debe tener conocimiento de los mismos. Igualmente, los especialista deben estar impuestos del plan general de la auditora, lo que redundara en un trabajo de colectivo mucho ms eficaz. Todo lo anterior permite seguir la ejecucin de cada trabajo y poder determinar si se cumplen en el tiempo previsto. Responsable: Jefe de Grupo y/o Auditor Estndares: Debe efectuarse el Planeamiento el cual a criterio del jefe de grupo de auditoria, lo ejecutar a partir de la organizacin del trabajo en grupo, o sea, puede planear: a) por Temas, a cada auditor b) por Grupo y Tema, a cada auditor c) por Auditor y Tema y/o Grupo Controles: El jefe de grupo debe efectuar revisiones, y monitoreos, en las diferentes etapas o trabajos que realizan los auditores subordinados, a fin de asesorar el trabajo, a fin de detectar fallas, insuficiencias y deficiencias a tiempo, y antes de la terminacin de la auditora. Debe adems efectuar supervisiones, dejando constancia de ello, en el Acta de supervisin establecida en este Manual (ver documento en el Manual de Papelera Institucional). Riesgos: Puede ocurrir una deficiente planeacin, como consecuencia de: 1. Extensin de pruebas sin cumplir objetivos necesarios para realizar ordenada. 2. No se desarrolla la estrategia general para el examen. 3. Incapacidad de crear o adaptar el Programa de Auditora. 4. Insuficiencias y fallas en la Exploracin Preliminar. 5. No conocimiento pleno de la actividad a desarrollar. 6. Poca experiencia en la aplicacin del programa de Auditora ordenado.
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CUNDO Y POR QU CONTRATAR A UN CONSULTOR DE EMPRESAS?

Aportado por: El Rincn del Gerente. www.gerenteweb.com Se nos pregunta, con frecuencia, a los consultores de empresa a qu nos dedicamos o cual es nuestro trabajo. La respuesta concreta no es fcil, pero s lo es cuando decimos que somos como mdicos de empresas y comadronas. Pero esto requiere una explicacin. Veamos. En primer lugar, un consultor de empresas es aquel que presta servicios profesionales a stas en cualquier mbito econmico, financiero o tcnico que no sean los tradicionales trabajos de asesoramiento contable, fiscal, laboral o auditoria.Todos estos tienen su propia catalogacin como tales. Por tanto, el consultor de empresas se dedicara a todo lo dems que la empresa le requiera. Por otra parte, el consultor de empresas suele ser un generalista, en el sentido de tocar diversos temas, ms porque estn muy interrelacionados que por conocimiento superficial en el estricto sentido del trmino. El consultor se ve obligado a saber de cosas distintas como el profesional de medicina general sabe de muchas enfermedades y dolencias. El consultor profesional, no el amateur, debe estar al da en mil cuestiones fiscales, econmicas, financieras, laborales, mercantiles o tcnicas diversas. Luego ha de estudiar y reciclarse continuamente. El consultor de empresas, con el paso del tiempo, va conociendo tantas empresas, sectores y situaciones diferentes, que su bagaje de conocimientos es muy amplio. Adems, al final, la empresa es un todo que asemeja mucho unas a otras en sus cuestiones fundamentales. El consultor acaba manejndose con seguridad en toda clase de empresas y negocios. Pero, adems, es algo as como una comadrona, ya que ayuda y colabora eficazmente en el nacimiento de muchas empresas y negocios. Lo hace aportando ideas iniciales, haciendo clculos y estudios, previsiones y estimaciones econmicas, financieras o tcnicas, indica a los promotores o socios el camino a seguir y ayuda, o l mismo lleva a cabo, todos los pasos de creacin y puesta en marcha de las empresas. Su campo es extenso y variopinto. Cuestiones tales como: planes de viabilidad o de negocios, estudios econmico- financieros, creacin y constitucin de sociedades, intermediacin de negocios, consultora de gestin, operaciones societarias, planes para solventar crisis empresariales, la sucesin de la empresa familiar o el consulting tcnico puro, son algunos de los botones de muestra de los catlogos de servicios de los consultores. Razones para contratar a un Consultor de empresas? Podemos entresacar algunas de ellas que no agotan el repertorio. 1.- En las empresas y negocios, surgen infinidad de situaciones ligadas a toma de posiciones o de medidas que requieren pararse a pensar y analizar los pros y contras. Como siempre, cada cual es mal consejero de s mismo. Y adems, muchas veces se requieren conocimientos especficos y personas expertas. El Consultor suele reunir estos condicionantes. 2.- Si se elige a un profesional experto, con la titulacin adecuada al caso, que acredite su experiencia, normalmente sabr comprender bien su problema y situacin, y podr orientarle adecuadamente. 3.- Se debera de huir, en este asunto y para cosas serias, de aficionados. Sea por lo que fuere, este mercado de profesionales le presenta, mezclados y en el mismo saco, firmas y profesionales con trayectoria amplia y contrastada, que tienen experiencia de verdad, con diversas personas que o tienen esto como ocupacin complementaria a otra, que es para ellos la principal, o han venido a
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caer en este campo por rebote de otros o atrados por las posibilidades de este sector profesional, cuando no por su nivel de relaciones pblicas o institucionales. 4.- A la hora de elegir a un consultor de empresas para que le ayude en sus asuntos, debera solicitarle un presupuesto serio y una hoja de servicios o de referencias que le ponga en antecedentes de quien tiene Vd. delante. Huya de la palabrera y las promesas envueltas en excesos verbales y optimismos desmesurados. 5.- El Consultor de empresas le puede aconsejar antes de emprender inversiones, constitucin de sociedades, inicio o ampliacin de nuevos negocios o actividades y casos similares. En estos casos, conviene poner encima de la mesa todos los datos y analizar la evolucin en el tiempo (corto y medio plazo) de las cuentas de resultados, balances y cash flow. No hacerlo as, estudiando todas las variables a considerar, es caminar a ciegas y con riesgos innecesarios. El futuro ya traer, por si mismo, incertidumbre e incidencias imprevistas como para aadir otras por dejadez o falta de previsin. 6.- El Consultor de empresas se puede encargar, tambin, de aspectos tales como convocar y coordinar reuniones de socios o posibles socios, informar a estos ltimos, ayudar en su bsqueda, hacer gestiones ante Organismos oficiales, informarle sobre subvenciones que puedan afectar a su proyecto y tramitrselas, planificar los pasos a dar, hacer los estudios econmicos o de viabilidad o planes de negocios para presentar ante Instituciones Financieras o socios potenciales, estar a su lado en toda clase de negociaciones y un sinfn ms de servicios posibles. 7.- Es prcticamente imprescindible la ayuda del Consultor en situaciones de crisis o de problemas econmicos y financieros. Toda la variante que va desde simples problemas de tesorera y dificultades puntuales hasta situaciones de suspensin de pagos o quiebras, son objeto del trabajo de Consultores de empresas con experiencia. En muchas ocasiones sern, o tendrn en su plantilla, expertos en cuestiones concursales. 8.- En ocasiones Vd. tendr que acudir a un bufete de abogados. Unas veces sern sus abogados y otras ajenos o de la otra parte. Cuando haya por medio balances, cuentas, cuestiones econmicas o financieras que le afecten, su mejor compaa ser, si se trata de temas serios, un Consultor de empresas. En muchas ocasiones, un gestor o un asesor fiscal contable, no ser suficiente si se trata de temas de ms calado. 9.- No debiera Vd. dejarse llevar por la falsa leyenda de que un buen Consultor o es de la capital de Espaa o lleva unas siglas en ingls, o no tiene nivel. Esto es un falacia y, con frecuencia, un simple efecto de restos de papanatismo todava existente. En la mayora de las ciudades existen Consultores preparados y expertos. Se trata de encontrarlos y poner en ellos su confianza. Lo otro, lo de la gran firma madrilea o anglosajona, le costar mucho ms y, en ocasiones, no le garantiza la resolucin de su problema. 10.- Con frecuencia, una empresa est dispuesta a pagar lo que le cobren o lo que sea al Consultor venido de lejanas tierras o de nombre en ingls. En cambio, regatea sus honorarios al Consultor local o de su autonoma. No sea Vd. de esos. Esta forma de actuar no es sinnimo de xito como se puede comprobar con cierta frecuencia. Un Consultor ms prximo a su nivel de empresa, a su entorno geogrfico y a sus circunstancias, baqueteado en la vida de las PYMES, tiene sus ventajas. _________ Aportado por: El Rincn del Gerente. www.gerenteweb.com.
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CUNDO Y POR QU CONTRATAR A CONSULTORES EXPERTOS EN LA SUCESIN DE LA EMPRESA FAMILIAR?

Aportado por: El Rincn del Gerente. www.gerenteweb.com. Durante muchos aos la cuestin sucesoria en las empresas familiares no ha constituido una preocupacin prioritaria. Ni siquiera a nivel de planificarla adecuadamente. Las cosas, en general, se hacan de un modo que podemos denominar "natural" . En muchas ocasiones no constitua un problema, ya que los hijos tomaban, con ms o menos apoyo y aprobacin de sus progenitores, otros caminos profesionales. Quizs una buena consulta mdica, un bufete de abogados o una carrera de ingeniera en una gran empresa. Muchas veces, padres e hijos pensaban as. Ya bastaba con la dura experiencia de una o dos generaciones anteriores para sostener un negocio contra viento y marea. Esto no era siempre as, lgicamente. No se puede generalizar, puesto que haba excepciones a este planteamiento. Y un cierto nmero, eso s minoritario de PYMES, vean como los hijos continuaban el esfuerzo de padres y abuelos. Y hasta, quizs, bisabuelos. Hoy en da, las cosas son de otra forma. Corren vientos en otra direccin. Y son ya muchas las empresas que albergan en sus nminas a los hijos o parientes de los socios propietarios del negocio. Por diversas razones, se acepta ya de mejor grado esta continuidad en la empresa. Y con frecuencia, con una preparacin universitaria o profesional que mejora el punto de partida de quienes les preceden en la historia de la aquella. Por este motivo, se detecta un creciente inters por el problema sucesorio en las empresas familiares. Es frecuente hablar de esto en las familias y plantearlo de puertas afuera. Y empleamos la palabra "problema" deliberadamente, puesto que as lo es en efecto. Aclaremos esta afirmacin. Muchas PYMES de raz familiar quieren o se plantean que sus hijos u otros parientes que trabajan o pueden trabajar en ellas, se hagan cargo en el futuro de la gestin y direccin de las mismas. Pero cmo hacerlo sin que el coste fiscal sea alto? Cmo ligar esto con el conjunto de la herencia de los hijos o familiares? Como poner orden en el "gallinero" en que devienen muchas veces estas situaciones en el seno de una familia? Cmo, en suma, hacer las cosas lo suficientemente bien para que queden "atadas y bien atadas" y, adems, a bajo coste fiscal? Estas y otras muchas cuestiones, en muchas ocasiones de cierta complejidad a la hora de resolverlas en la prctica, hacen de esto una asignatura pendiente y que merece ser bien estudiada. De lo contrario, las cosas se pueden hacer mal y traer consecuencias negativas, muy caras para los herederos o sucesores, o de continuidad y viabilidad imposible. Pero, lo primero de todo ha de ser la verdadera "voluntad" de quien est al frente o es dueo de la empresa. Y esto no se puede dar por supuesto como caso general. Ni mucho menos. En nuestros aos de experiencia en la consultora de empresas, hemos visto con mucha frecuencia empresarios y gestores, muy buenos o menos buenos en su trabajo y en su gestin, que pensaban que detrs de ellos no haba nada. Con frecuencia, esta creencia no es plenamente consciente ni
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manifestada. Pero existe. No se cree en que los hijos o parientes vayan a ser capaces de mantener el nivel, de dar la talla. Estn muy verdes!!, no tienen carcter ni espritu de sacrificio!!, los barrern a las primeras de cambio!!...y otras muchas ideas similares. Por tanto, lo primero es que realmente se acepte que hay que preparar, mejor con tiempo suficiente que sin l, la continuidad y la sucesin. Lgicamente, esto conllevar la preparacin de quien haya de suceder en el negocio en el mundo de la gestin y en la actividad de la empresa de que se trate. Superado este escollo inicial, el resto es ponerse en manos de profesionales expertos en estos temas. Que conozcan la actual legislacin mercantil, fiscal y laboral. Que sepan y tengan experiencia en la gestin de empresas PYMES. Y que sepan escuchar, conversar y aconsejar al entramado familiar que rodea a la empresa. Harn falta, con frecuencia, largas conversaciones con unos y otros... y una cierta dosis de psicologa para ahondar en los problemas y buscar soluciones imaginativas. Esto no es cuestin de un manual ni de un protocolo estndar , realizado para otros casos. Es mucho ms que esto. Cada caso, cada grupo familiar es una historia diferente . Como cada empresa es un mundo distinto. Esto lo saben bien los consultores con muchas empresas a sus espaldas a lo largo de sus aos de experiencia. De ah, que haya de analizarse detenidamente, conjuntamente con los afectados, la situacin actual y real de cada empresa familiar. Incluso ver su viabilidad futura o estudiar los replanteamientos de negocio que sean convenientes y aconsejables. Por esto y otras muchas razones que el propio interesado podra aportar a este asunto, entendemos que la actuacin de consultores o asesores especializados en el tema de la sucesin de la empresa familiar est ms que justificada. A continuacin se exponen algunas cuestiones que ayuden a conocer mejor este trabajo de consultora. 1.- El consultor que tenga experiencia en esta actividad profesional, ofrecer sin duda, fruto de su paso por otras empresas del mismo sector o de otros, la posibilidad de entender realmente las interioridades de la empresa de que se trate. Sabr moverse en ella con naturalidad. 2.- Tendr reuniones lo suficientemente sosegadas, con el empresario o empresarios y los gestores de aquella , como para poder tocar todos los aspectos de la vida de la empresa y sus caractersticas. Conocer el pasado, presente y posibilidades futuras de la empresa. 3.- Conocer y mantendr reuniones con los hijos o parientes del empresario o empresarios, analizar su preparacin, sus motivaciones, sus preferencias profesionales. En suma, todos los aspectos y puntos de vista de las posibilidades de continuidad y sucesorias. 4.- Normalmente, deber entrar contacto con el entorno familiar del empresario o de los socios: cnyuge, hermanos, sobrinos...con todos aquellos que formen dicho entorno. 5.- Tratar, de acuerdo siempre con el empresario o de los socios, de consensuar todos los puntos en que haya de apoyarse el plan sucesorio. Estos acuerdos pueden ser difciles de alcanzar e incluso inviables. Pero ese campo habr que arar. Y si no se puede ir por un camino, el consultor ayudar a buscar otros. 6.- El consultor, como experto en temas fiscales o auxiliado por su equipo de trabajo, conoce la legislacin vigente en Espaa sobre la sucesin de empresas familiares y sus vericuetos. Conoce que en los Impuestos sobre Sociedades, de la Renta de las Personas Fsicas, de Sucesiones y Donaciones y del Patrimonio, existen particularidades que permiten afrontar el tema sucesorio de que tratamos, en forma muy favorable para los interesados. Y sabe cuales han de ser las condiciones que han de darse para ello.
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7.- Plantear otros aspectos, de naturaleza jurdica fundamentalmente, tales como el llamado Protocolo Familiar y otros documentos o escrituras, de manera coherente con la finalidad perseguida. 8.- Las soluciones buscadas, consensuadas con los interesados, tendrn una proyeccin de futuro. Sin lagunas que la inviabilicen a corto o medio plazo. Bien entendido, que pese a todo esto, las cosas pueden cambiar ms adelante. Se est tratando con personas y las reacciones, intereses y psicologa de estas es compleja y, en ocasiones, cambiante. Pero las soluciones, han de incorporar cautelas suficientes para no hacer inviable el plan previsto. 9.- Del trato durante un cierto tiempo, entre empresario y consultor nacer la suficiente confianza que posibilite un dilogo fluido y claro. El consultor es un colaborador del empresario que trata de ayudarle a resolver los problemas e interrogantes del futuro de su empresa. 10.- Es evidente que un trabajo de esta naturaleza, que requiere consultores expertos y preparados, de buena cualificacin profesional, y que adems suele ser de varios meses de desarrollo y ejecucin, conlleva unos honorarios de cierta importancia, acordes con todo lo anterior. Pero, no cabe duda, que la solucin del problema sucesorio de manera planificada, consensuada y dejando las cosas claras para el futuro, es una contraprestacin rentable para el empresario. Se trata de un asunto, por lo general, de gran trascendencia e importancia. De las razones expuestas y otras ms que se quedan en el tintero por falta de espacio, se desprende la recomendacin de no dejar para un hipottico maana la resolucin del problema sucesorio en la empresa familiar. Es preferible poner manos a la obra lo antes posible y, desde luego, antes de que sea ya demasiado tarde para afrontarlo. _________ Aportado por: El Rincn del Gerente. www.gerenteweb.com.
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CUANDO Y PORQU CONTRATAR A UN AUDITOR DE CUENTAS?

Aportado por: El Rincn del Gerente. www.gerenteweb.com La auditoria de cuentas es en Espaa, como en otros pases, obligatoria para determinados niveles de empresa, legalmente regulados desde hace poco ms de una dcada. Pero la auditoria de cuentas ya viene de muy atrs. Los auditores tenemos una larga trayectoria de ayuda a las empresas en todo el mundo. Si bien sus orgenes y mayor desarrollo suelen asociarse ms al mundo anglosajn, la Europa latina tiene ya una larga trayectoria en esta materia. Pero qu es la auditoria de cuentas? La Ley 19/1988, de 22 de julio la define como "la actividad consistente en la revisin y verificacin de documentos contables, siempre que aquella tenga por objeto la emisin de un informe que pueda tener efectos frente a terceros" Como vemos se caracteriza por: Ser un trabajo de revisin, anlisis, verificacin y examen de documentacin de naturaleza contable. Emisin de un Informe Con efectos frente a terceros Esto convierte a un auditor en una especie de "fedatario pblico" de que las Cuentas Anuales estn "bien". Y esto que significa? Pues que cuando el auditor emite un informe denominado "limpio" est indicando que "en su opinin profesional" dichas cuentas "presentan razonablemente la imagen fiel..." El auditor, por tanto, no "certifica" nada. Da una opinin profesional o, mejor dicho, su mejor opinin profesional sobre dichas cuentas anuales auditadas. Y manifiesta que "razonablemente", es decir que no con exactitud matemtica sino con un cierto nivel de aproximacin, dichas cuentas anuales son fiel reflejo de la verdadera situacin econmicopatrimonial de la empresa auditada y de los resultados alcanzados. Por tanto, el auditor no es un contable ni un revisor de la contabilidad que analizando el cien por cien de la documentacin contable, diese su veredicto u opinin final. No es as. El auditor utiliza procedimientos de auditoria basados en el muestreo. Adems esas muestras analizadas no son, por lo general, excesivamente amplias. Solo es as cuando la situacin del control interno y de su contabilidad lo requiera. Por tanto, no se trata de que las cuentas anuales estn completamente exentas y limpias de errores o irregularidades, sino de que estos no rebasen determinados lmites de "tolerancia". El informe puede ser, tambin, con "salvedades", es decir, con determinadas limitaciones encontradas o cuestiones parciales que no son correctas, pero que no impiden que el resto de las Cuentas est bien. Por otra parte, el auditor no es un investigador, al estilo de Sherlock Holmes, que rastrease minuciosamente todos los vericuetos de la vida econmico- financiera de la empresa, en busca de fraudes, robos y operaciones irregulares. Si se las encuentra en su camino, tratar de llegar hasta el final y ponerlas completamente en claro. Pero sus mtodos de trabajo no estn diseados para esa finalidad especfica. Lo que sucede es que estos mtodos permiten que, en la mayora de los casos en que esas situaciones irregulares se produzcan, sern detectadas por el trabajo del auditor. Las clave est en que el trabajo del auditor hay que verlo en positivo, como una ayuda en la clarificacin de la documentacin contable y un espaldarazo que les d, ante terceros, una mayor fiabilidad y garanta. Adems, el auditor aconseja y ayuda a la empresa en el correcto tratamiento contable de muchas situaciones que puedan producirse.
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Es, en consecuencia, el auditor una ayuda ms a la empresa y nunca un frio fiscalizador de las cifras contables elaboradas por aquella. El contrato habitual de varios aos permite, adems, un mejor conocimiento de la problemtica de la empresa auditada y de sus circunstancias. Y aparte de todo lo anterior, el profesional de la auditoria, en su faceta como tal auditor, puede realizar otra serie de actuaciones diferentes a la indicada. As puede desarrollar toda clase de revisiones contables de reas concretas de la contabilidad o de la actividad econmica de la empresa. Puede actuar como "experto independiente" siguiendo sta figura creada por la ltima reforma mercantil implantada en nuestro pas al inicio de los aos noventa. El Registro Mercantil, los Juzgados o las propias empresas pueden designar auditores para diversos trabajos que, con cierta frecuencia, deben afrontar. Y, finalmente, el auditor es un buen profesional para la auditoria de gestin o para ayudar a implantar un buen nivel de control interno. A continuacin se exponen algunas cuestiones que pueden ayudar a conocer mejor el trabajo del Auditor: 1. El Auditor de cuentas tiene una buena preparacin y formacin. Para el acceso a esta profesin tuvo necesidad de alcanzarla a travs de cursos y exmenes especficos, unida a una experiencia prctica determinada. La mayora son licenciados y diplomados en Econmicas y Empresariales o Titulados Mercantiles. 2. El Auditor no realiza su trabajo con mentalidad fiscalizadora , lupa en mano, para ver qu "caza" y "quien es el culpable". Todo lo contrario. Como experto profesional, sigue la documentacin contable de la empresa de acuerdo con una determinada tcnica y evala los errores o irregularidades que pueda encontrar, para ver el impacto que estos puedan tener en las Cuentas Anuales. 3. El Auditor pone en conocimiento de la empresa las deficiencias y errores que encuentre. Las deficiencias o debilidades del control interno, lo que podramos llamar "fallos o lagunas" del sistema empleado por la empresa, se las indica a la Gerencia. Los errores e irregularidades de la contabilidad, si son de cierta importancia (significativo o materiales en el argot profesional), le llevan a proponer ajustes y reclasificaciones a dicha contabilidad. Si la empresa los acepta y hace suyos habr solucionado "los fallos" y "las deficiencias" y presentar unas Cuentas Anuales correctas. 4. No confunda al Auditor con un Inspector de Hacienda . Por favor, existen notables diferencias!! El Auditor va a prestarle un servicio profesional. No inspecciona. Eso s, dentro del marco de un profesional independiente de la empresa. 5. En el Auditor puede y debe confiar. Est sujeto al secreto profesional en forma estricta. Y eso le impide hacer uso de sus conocimientos de una empresa para otras finalidades externas a ella. Su relacin es directa y nica con su cliente, la empresa auditada. Es el cliente el que har el uso que quiera de la auditoria y es el nico que puede autorizar a un tercero para acceder a los papeles de trabajo de su auditoria. 6. No piense que el Auditor no sabe nada de su empresa ni su sector. Todos los auditores escuchamos de muchos de nuestros clientes aquello de "es que mi empresa es completamente diferente" o "este sector es distinto a todos los dems". Quienes estn al frente de una empresa a auditar saben todo de ella y de su sector, ms que el Auditor por lo general. Pero eso es referido a los aspectos de proceso o actividad de la empresa. En lo que es la gestin y, en concreto, el rea econmica y administrativa el Auditor tiene un amplio conocimiento, derivado de su formacin y experiencia profesional.
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7. La auditoria y los dems trabajos relacionados con ella que puede realizar el Auditor no se deben afrontar solamente por imperativo legal. Por obligacin e imposicin de la normativa mercantil. Puede ser voluntaria. Esta es una prctica seguida por muchas empresas que se auditan para garantizar que sus Cuentas Anuales y su informacin contable son correctas. Esto genera confianza a la direccin y permite corregir disfunciones, fallos o deficiencias. Tambin sirve de formacin al personal que interviene en su elaboracin. 8. No d siempre la razn por sistema a sus empleados o colaboradores en la gestin de la empresa, frente a las opiniones o informes del Auditor. Evite ese enfrentamiento sistemtico. Piense que los suyos pueden estar equivocados o quieren mantener su criterio a toda costa. O sencillamente tienen miedo a lo que puede decir el Auditor. 9. El Auditor no debe generar "miedo" ni "temor" en los empleados. Respeto s, pero unida a la confianza. Este es el caso general. Si alguien hubiese cometido alguna "tropela" es lgico que no est tranquilo. 10. No escoja al Auditor tan solo por una cuestin de precio. El de presupuesto ms bajo!. Debe analizar otros aspectos tales como alcance de la propuesta, prestigio del auditor o la firma, experiencia que pueda tener, referencias que tenga de l o de los trabajos realizados, planificacin temporal que presente. Elegir tan solo por el precio, como en otros rdenes de la vida, puede ser un error. El Auditor necesita tiempo para hacer completo y bien su trabajo. Y el tiempo, las horas, tienen un coste acorde con la categora profesional del Auditor. Por tanto, las "gangas" no son normalmente posibles. _________ Aportado por: El Rincn del Gerente. www.gerenteweb.com.
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LA NORMA GEF 55001 DE GESTIN ECONMICO - FINANCIERA

Autor: Vicente Calvet Tarn - vcalvet@vlc.auren.es AUREN - Avenida de la Constitucin, 162 46009 Valencia. ESPAA. Tel.: 96 366 40 50 Fax: 96 365 31 31 Por: Vicente Calvet Tarn vcalvet@vlc.auren.es La clave para gestionar operativamente las organizaciones est en su sistematizacin. Cuando hablamos de sistemas de gestin, nos referimos esencialmente a los procesos racionales de gestin de una determinada actividad y a los elementos que confluyen en esos procesos para hacerlos posibles; elementos que es necesario planificar, organizar, dirigir, controlar y evaluar adecuadamente para alcanzar los fines propuestos. Una de las actividades esenciales en la gestin de las organizaciones es la econmico-financiera que responde a una premisa fundamental: los objetivos econmico-financieros de las organizaciones se orientan a generar la suficiente rentabilidad y liquidez para garantizar su competitividad, su continuidad y su desarrollo. La Gestin Econmica persigue el objetivo de la rentabilidad, y la Gestin Financiera el de la liquidez, a travs del control y dominio de las variables clave que afectan a todas las reas de la organizacin. Adems, la Gestin Econmico-Financiera puede resultar esencial si afecta a la estructura del sector en el que opera la organizacin o a sus ventajas competitivas y, por tanto, condicionar su estrategia. La Gestin Econmico-Financiera en las organizaciones es fundamental para la generacin de valor. De ah la importancia de la adecuada Gestin Econmico-Financiera, es decir, de su planificacin, organizacin, direccin, control y evaluacin. Dichos aspectos justifican sobradamente el esfuerzo innovador realizado desde AUREN para el diseo y elaboracin de la Norma GEF 55001 EX: 2004 Reglas generales para la implantacin de un Sistema de Gestin Econmico-Financiera (SGEF). Esta Norma es una propuesta para la sistematizacin de la Gestin Econmico-Financiera mediante la implantacin y mantenimiento de un SGEF que aglutine el conjunto de polticas, objetivos y metas, procedimientos, herramientas de anlisis, control y evaluacin, soportes para la mejora, elementos de identificacin y medicin de procesos de gestin y resultados, etc., que van a dar sustento a la Gestin Econmico-Financiera. Esta iniciativa pretende constituirse en una importante gua para la organizacin, y especialmente para la Direccin Econmico-Financiera, al establecer la estructura bsica, andamiaje o esqueleto sobre el que debe soportarse la Gestin Econmico-Financiera. Se trata de aprovechar todos los pasos dados por la organizacin hasta el momento para estructurarlo y sistematizarlo adecuadamente, de modo que facilite el avance, el desarrollo y la mejora continua de la Gestin Econmico-Financiera de la organizacin. La implantacin de la Norma GEF 55001 permite gestionar adecuadamente las actividades de la organizacin encaminadas a determinar sus objetivos econmicos y financieros y los medios para alcanzarlos, establecer presupuestos de ingresos y gastos y, por ende, de cobros y pagos, registrar todas las transacciones explcitas e implcitas- que se producen y facilitar la informacin econmico-financiera puntualmente, de forma veraz y uniforme, siempre en el marco de la
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satisfaccin de las necesidades de sus agentes internos y agentes frontera, y de la adecuacin a la rentabilidad y liquidez deseadas y condiciones del entorno; y todo ello en un marco de respeto a la normativa legal aplicable en cada momento. La Norma GEF 55001 est diseada por AUREN de modo similar a las Normas de aseguramiento de gestin de general aceptacin como las ISO 9001, ISO 14001, OSHAS 18001, UNE 16602: 2002 EX, ISO/IEC 17799, SA 8000, GRH 27001 con las que guarda singulares paralelismos. En consecuencia, la Norma GEF 55001 puede formar parte del conjunto de normas de un Sistema Integrado de Gestin de la organizacin.
En la Figura 1 se representan los aspectos esenciales de la Norma GEF 55001 de Gestin Econmico-Financiera. A grandes rasgos, el contenido que describen los aspectos centrales de esta Norma puede resumirse en los siguientes requisitos de cumplimiento: 1. Poltica: La direccin debe definir una Poltica Econmico-Financiera que declare las intenciones y principios de la organizacin en relacin con su comportamiento en materia de Gestin Econmico-Financiera, como marco de actuacin para el establecimiento de sus objetivos y metas en materia de Gestin Econmico-Financiera. 2. Estructura y Responsabilidades: Se deben definir la misin, responsabilidades, funciones, tareas y relaciones jerrquicas y funcionales de las personas que gestionan el SGEF. Se debe concretar la responsabilidad de la direccin, el nombramiento de un representante de la direccin para el sistema de gestin, as como determinar las responsabilidades del personal.
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3. Planificacin: Se deben definir objetivos y metas del SGEF, y establecer los programas de gestin Econmico-Financiera para el logro de estos objetivos y metas. Adems, se debe partir de un anlisis inicial previo que permita realizar una planificacin que determine lo que la organizacin va a necesitar en materia de Gestin Econmico-Financiera. Tambin deben tenerse identificados todos los requisitos legales que son de aplicacin. 4. Implementacin: La organizacin debe identificar y documentar todos sus procesos en materia de Gestin Econmico-Financiera, tomando como referencia los ciclos econmicos y financieros de la organizacin, siguiendo los requerimientos de la Norma GEF 55001. 5. Control de las Acciones: Se deben controlar de forma efectiva las acciones realizadas en materia de Gestin Econmico-Financiera, a travs del establecimiento de mediciones y supervisin de los resultados, y de la identificacin de no conformidades y de la puesta en prctica de acciones correctoras y preventivas oportunas. 6. Evaluacin del Sistema: Se deben poner en funcionamiento los procesos de seguimiento, medicin, anlisis y mejora necesarios para asegurar la conformidad del SGEF, y para mejorar continuamente su eficacia y eficiencia. Para ello, la organizacin debe peridicamente, desarrollar auditorias internas y realizar revisiones por la direccin. 7. Mejora Continua: Se debe mejorar continuamente la eficacia y eficiencia del SGEF, mediante la determinacin del alcance y uso de herramientas de Gestin Econmico-Financiera aplicables. En la Figura 2 se representa el ciclo de mejora continua del SGEF
Figura 2: Ciclo de Mejora Continua
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Una vez finalizada la implantacin del SGEF puede obtenerse la certificacin del sistema, si el resultado de la Auditoria es conforme, mediante la concesin de la Marca de Gestin EconmicoFinanciera. El mantenimiento de la Certificacin debe someterse a controles peridicos, al objeto de determinar si el SGEF contina funcionado adecuadamente y cumple con los requisitos de la Norma GEF 55001. OTROS CUADROS OBJETIVOS DE LA IMPLANTACIN DE UN SISTEMA DE GESTIN ECONMICO-FINANCIERA SEGN LA NORMA GEF 55001 EX: 2004 Clarific Persigue la definicin, delimitacin y concrecin acin del mbito de actuacin de la Gestin EconmicoFinanciera dentro de la organizacin Simplifi Como cualquier acto de normalizacin es cacin esencialmente un acto de simplificacin de los procesos de gestin econmico-financiera Comuni Trata de establecer y mejorar los canales de cacin informacin y participacin internos en la organizacin y en consecuencia, de facilitar la toma de decisiones adecuadas a los niveles directivos oportunos Eficacia Determina que la organizacin: y eficiencia q Siga procedimientos de gestin econmicofinancieros adecuados a su estrategia y estructura q Obtenga los recursos econmicos y financieros cualitativa y cuantitativamente necesarios y al coste adecuado q Vele por la proteccin de los activos econmico-financieros y las fuentes de financiacin de la organizacin q Evite la duplicacin de tareas y la ejecucin de trabajos intiles en materia de gestin econmicofinanciera q Evite la ociosidad y el sobredimensionamiento de los recursos econmicos y financieros de la organizacin q Cumpla la normativa legal q Disponga de un sistema adecuado de control de la gestin econmico-financiera para medir, informar y evaluar de su eficacia y eficiencia Integra Aporta una visin integral del proceso de gestin bilidad econmico-financiera y como tal, contribuye a la excelencia en la gestin empresarial. Las fases de implantacin de un SGEF segn la Norma GEF 55001 se representan en la Figura 3.
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Figura 3: Proceso de Implantacin del SGEF El SGEF normalizado de acuerdo con la Norma GEF 55001 permite a la organizacin, entre otros aspectos: VENTAJAS DE LA IMPLANTACIN DE LA NORMA 55001 Sustentar una adecuada gestin de la actividad econmicofinanciera de la organizacin. Sistematizar dicha actividad. Potenciar la gestin econmico-financiera como factor diferencial de competitividad, con la ganancia en imagen y reputacin correspondiente. Persigue garantizar la rentabilidad y liquidez de la organizacin y con ello su sostenibilidad. Avalar la responsabilidad social de la organizacin frente a sus agentes interesados. Ayudar a planificar, organizar y controlar las actuaciones, estratgicas y operativas, en el mbito econmico-financiero de la organizacin. Establecer de forma sistemtica, continuada y segura la gestin de los recursos econmicos y financieros, su mejora y salvaguarda y el aprovechamiento de las oportunidades tanto internas como externas para su mejora en la empresa. Permite la Certificacin del Sistema
Autor: Vicente Calvet Tarn vcalvet@vlc.auren.es AUREN - Avenida de la Constitucin, 162 46009 Valencia. ESPAA. Tel.: 96 366 40 50 Fax: 96 365 31 31
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DIFERENCIAS ENTRE LOS DISTINTOS TIPOS DE AUDITORAS

Por: Dr. Jaime Wolinsky wolinsky@velocom.com.ar www.wolinsky.com.ar Extrado del Manual de Auditora Integral y Ambiental Editorial Osmar Buyatti Argentina 1998 El Dr. Wolinsky es Contador Pblico, Auditor Ambiental Certificado por normas de Londres y EEUU. Profesor de Economa Ambiental Universidad del Salvador. Profesor de Auditora Ambiental del Consejo Profesional Ciencias Econmicas. Profesor de Auditora y Control Interno en UADE. Miembro del Comit de Gestin Ambiental del IRAM. Vicepresidente de la Comisin de Medio Ambiente del Consejo Profesional de Ciencias Econmicas -Miembro del Comit Ejecutivo de Expoambiental y FIDEMA. Autor de Libros y Trabajos-Conferencista Nacional e Internacional Auditoras de los estados contables (externa) Consiste en el examen de los Estados Contables de una empresa o ente, por parte de un profesional independiente Contador Pblico Matriculado -, con el propsito de emitir un informe (dictamen), con una opinin tcnica sobre los mismos o sobre la razonabilidad de los mismos. La opinin del Auditor Externo, en ste caso se relaciona con dos aspectos: a) La aplicacin de los P.C.G.A. (Principios de Contabilidad Generalmente aceptados) en la confeccin de los Estados Contables. b) La uniformidad en la aplicacin de principios y normas contables. Haciendo referencia tambin a aspectos sobre valuacin y exposicin. 1.2.2. Auditora interna: (segn la Convencin Nacional de Auditores Internos Nov./82).: Es una funcin de evaluacin independiente establecida en una organizacin para la revisin de sus actividades como un servicio a la Direccin. Es un control que funciona midiendo y evaluando la confiabilidad y eficiencia del sistema integral de control interno de la entidad con miras de lograr su mejoramiento. El Instituto Interno de Auditores (The Institute of Internal Auditors,Inc-IIA) la define as: "La Auditora Interna es una funcin independiente de evaluacin establecida dentro de una organizacin, para examinar y evaluar sus actividades como un servicio a la organizacin. El objetivo de la auditora interna consiste en apoyar a los miembros de la organizacin en el desempeo de sus responsabilidades. Para ello la auditora interna les proporciona, anlisis, evaluaciones, recomendaciones, asesora e informacin concerniente con las actividades revisadas."(Traduccin realizada por el Instituto Mexicano de Auditores Internos Autorizada su reproduccin por el IIA con sede en Florida EEUU) 1.2.3. Auditora de gestin operativa u operacional, auditora integral Es el examen integral de la gestin de un Ente o Empresa (o de una parte de ellos) con el propsito de evaluar la eficiencia de los resultados, tomando en cuenta para ello: Las metas y objetivos fijados. Los recursos humanos, financieros y materiales empleados. La organizacin y coordinacin de dichos recursos y los controles establecidos.
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Para: determinar los defectos y proponer mejoras determinar las causas de los desvos y proponer correcciones determinar el origen de los problemas y proponer soluciones. Todo ello se traduce en un informe donde se suministran las recomendaciones, el profesional prestar la colaboracin necesaria para alcanzar ese fin. La Auditora Operativa o integral es un examen integral de una empresa o de una parte de ella, en todos sus aspectos y en todos sus niveles, para establecer los defectos existentes e indicar mejoras. "uniendo y ampliando definiciones de autores muy reconocidos podemos decir que: Es el examen integral de la gestin de un ente, en todos sus aspectos y en todos sus niveles. tomando en consideracin los elementos humanos, materiales y econmicos utilizados, la organizacin de los mismos y los controles establecidos, para lograr alcanzar las metas y objetivos con economa, eficiencia y eficacia. la accin busca determinar los defectos y proponer mejoras, establecer las causas de los desvos y proponer correcciones, encontrar el origen de los problemas y proponer soluciones. El auditor y la auditora de gestin Su tarea se dirige a evaluar los resultados de la gestin en orden al cumplimiento de las metas y objetivos de una organizacin, logrando una correcta utilizacin de los recursos materiales, humanos y financieros y que la adquisicin de bienes y servicios se realice en cantidad y calidad apropiadas y de acuerdo a las necesidades del momento. Para poder llevar a cabo esta funcin se requiere que el Auditor tenga la aptitud de ver a la empresa u organizacin como un todo, lo que le permite ofrecer sugerencias constructivas, y recomendaciones para mejorar la productividad general. Evidentemente el Auditor deber ampliar el alcance y profundidad de su tarea, como as incursionar en terrenos muy especficos en donde quizs sea necesario que recurra a especialistas en otras disciplinas que colaboren con l para lograr el objetivo propuesto. En ste sentido deber considerar tres aspectos fundamentales a) Poltica del ente. b) Controles administrativos. c) Resultados obtenidos. a) Poltica del ente: Deber determinar la existencia de la misma, lo adecuado y aceptable de esa poltica (ajustada a las metas y objetivos), el significado de sus instructivos y/o pautas de accin como elemento de control en reas operativas. Evaluar los efectos que puedan producir la ausencia de polticas definidas o el no ajuste a las mismas, como as la recomendacin para que se apliquen los instructivos o modificacin de los mismos. b) Controles administrativos, control interno Evaluar la existencia y lo adecuado de los controles administrativos como tales, y como respaldo a los objetivos de productividad que pretende lograr la Direccin Superior, el grado de cumplimiento de las reas operativas y la coordinacin de los controles de operaciones con los instructivos y/o pautas dictadas por la organizacin.
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Anlisis y consecuencias de los efectos de la ausencia de controles administrativos u operacionales en reas no tradicionales, produciendo las recomendaciones para la adopcin o modificacin de dichos controles. c) Resultados obtenidos, cumplimiento de metas Determinar si los resultados obtenidos estn ajustados a los principios de economa, eficiencia y eficacia Si los mismos se adecuan a la situacin del mercado o a las posibilidades presupuestarias durante el desarrollo de las actividades. El auditor no puede, en el desarrollo de una Auditora integral, tomar elementos estticos, debe analizar todas las variables internas y externas que llevaron a la gestin de la empresa u organismo obtener el resultado en un perodo determinado. En el caso de la Administracin Pblica sern las metas fsicas y productividad que debe alcanzar con el presupuesto que se le asigna. 2.2. Producto de la tarea del auditor: Con la aplicacin de ste criterio de Auditora Integral el auditor se concreta a buscar hechos. Su procedimiento es l diagnostico, y el producto final de su labor, es la elaboracin de un INFORME a la Direccin Superior, indicando aquellos factores importantes de problemas o reas que puedan estar obstaculizando la Maximizacin de objetivos de la organizacin. Es un servicio valioso pues incluye recomendaciones para su correccin. La accin correctiva puede efectuarse mediante una simple reasignacin de funciones o si la complejidad del caso lo justifica: la contratacin de personal adicional, o especialistas, la incorporacin de nueva tecnologa o bien requerir los servicios de una consultora o estudio de Auditora Integral. Evidentemente todas las recomendaciones debern tener un soporte, ser posibles de aplicar, para lo cual el auditor deber evaluar distintas alternativas, personal capacitado para ponerlas en marcha, costos de implementacin contra resultados esperados y otros elementos previo producir su recomendacin. En definitiva como consecuencia de la tarea de la auditora integral la empresa u organismo tiene la posibilidad de introducir mejoras, reducir costos, lograr economa, eficiencia y eficacia en la gestin. 2.3. Diferencia entre auditora de gestin, operativa-integral y auditora interna:* En el concepto tradicional la Auditora Interna evala las tareas que se desarrollan en cada rea, determinando si se cumplen las normas internas establecidas, sobre pautas ms rgidas y siguiendo las instrucciones de la direccin superior. La Auditora Operativa o Integral evala toda la gestin de un ente, midiendo la eficiencia en todos sus aspectos y en todos sus niveles (incluso en la Direccin Superior), no solo establece los defectos sino que propone mejoras. Por lo general la realiza un consultor auditor externo, puede llegar a realizarla un auditor interno, siempre y cuando acte como staff en funcin delegada por la Direccin Superior y aplique los criterios de la auditora integral. La diferencia entre una auditora integral y una auditora interna tradicional parte de un principio prctico que encierra la siguiente pregunta: * Puede el auditor interno de una empresa evaluar la gestin del ente en su conjunto con total objetividad y amplitud de criterio? o bien * Que experiencia tiene de haber realizado ese anlisis en otras empresas similares?
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O* Que conocimiento tiene sobre la situacin actual de otras empresas?. Por otra parte debe tener conocimientos de distintas disciplinas que le permitan cubrir todos los aspectos. Evidentemente si el Auditor Interno tiene estos atributos esta en perfectas condiciones de encarar una Auditora de gestin. Hoy en da los cursos de capacitacin ofrecen a los profesionales la posibilidad de superar las restricciones antes mencionadas. Notas, fuentes y recursos o LA AUDITORIA- UN EXAMEN EXHAUSTIVO DE LA ACTIVIDAD EMPRESARIAL o LA AUDITORA EN EL CONTEXTO ACTUAL o AUDITORA o LAS NORMAS DE AUDITORA GENERALMENTE ACEPTADAS - NAGAS o ANTECEDENTES HISTRICOS DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA o SISTEMAS DE CONTROL o EL CONTROL INTERNO Cmo se clasifican las normas de auditora generalmente aceptadas? 1. Personales. 2. Relativas a la ejecucin del trabajo. 3. Relativas a la informacin. 1. Personales: Se refiere a la persona del contador pblico como auditor independiente; ste debe ser: experto en la materia, siendo profesional a su actuacin y observando siempre principios ticos. a. Entrenamiento tcnico y capacidad profesional: el auditor debe tener conocimientos tcnicos adquiridos en Universidades o Institutos superiores del pas, habiendo culminado sus estudios con recepcin profesional de Contador Pblico, adems se requiere que el joven profesional adquiera una adecuada prctica o experiencia, que le permita ejercer un juicio slido y sensato para aplicar los procedimientos y valorar sus efectos o resultados. b. Cuidado y diligencia profesional: todo profesional forma parte de la sociedad, gracias a ella se forma y a ella debe servir. El profesional de la Contadura Pblica, al ofrecer sus servicios profesionales debe estar consciente de la responsabilidad que ello implica. Es cierto que los profesionales son humanos y que por lo tanto se encuentra al margen de cometer errores, estos se eliminan o se reducen cuando el contador pblico pone a su trabajo (cuidado y diligencia profesional). c. Independencia mental: Para que los interesados confen en la informacin financiera este debe ser dictaminado por un contador pblico independiente que de antemano haya aceptado el trabajo de auditora , ya que su opinin no este influenciada por nadie, es decir, que su opinin es objetiva, libre e imparcial. 2. Relativas a la ejecucin del trabajo. Estas normas se refieren a elementos bsicos en el que el contador pblico debe realizar su trabajo con cuidado y diligencia profesionales para lo cual exigen normas mnimas a seguir en la ejecucin del trabajo. a. Planeacin y supervisin : antes de que el contador pblico independiente se responsabilice de efectuar cualquier trabajo debe conocer la entidad sujeta a la investigacin con la finalidad de planear su trabajo, debe asignar responsabilidades a sus colaboradores y determinar que pruebas debe efectuar y que alcance dar a las mismas, as como la oportunidad en que sern aplicadas. b. Estudio y evaluacin del control interno: el contador pblico independiente debe analizar a la
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entidad sujeta a ser auditada, esto, es evaluar y estudiar el control interno, con la finalidad de determinar que pruebas debe efectuar y que alcance dar a las mismas, as como, la oportunidad en que sern aplicadas. c. Obtencin de la evidencia suficiente y competente: el contador pblico al dictaminar Estados Financieros adquiere una gran responsabilidad con terceros, por lo tanto, su opinin debe estar respaldada por elementos de prueba que sern sustentables, objetivos y de certeza razonables, es decir, estos hechos deben ser comprobables a satisfaccin del auditor. 3. Relativas a la informacin: el objetivo de la auditora de Estados Financieros es que el contador Pblico independiente emita su opinin sobre la razonabilidad de los mismos, ya que, se considera que el producto terminado de dicho trabajo es el dictamen. a. Normas de dictamen e informacin: el profesional que presta estos servicios debe apegarse a reglas mnimas que garanticen la calidad de su trabajo. b. Debe aclarar que el contador pblico independiente: al realizar cualquier trabajo debe expresar con claridad en que estriba su relacin y cul es su responsabilidad con respecto a los estados financieros. c. Base de opinin sobre estados financieros: con la finalidad de unificar criterios, el IMCP por medio de su comisin de principios de contabilidad, ha recomendado una serie de criterios, a los que los profesionales se deben de apegar y as, eliminar discrepancias, al procesar y elaborar la informacin. d. Consistencia en la aplicacin de los principios de contabilidad: para que la informacin financiera pueda ser comparable con ejercicios anteriores y posteriores, es necesario que se considere el mismo criterio y las mismas bases de aplicacin de principios de contabilidad generalmente aceptados, en caso contrario, el auditor debe expresar con toda claridad la naturaleza de los cambios habidos. e. Suficiencia de las declaraciones informativas: la contabilidad controla las operaciones e informa a travs de los Estados financieros que son los documentos sobre los cuales el contador pblico va a opinar, la informacin que proporcionan los estados financieros deben ser suficiente, por lo que debe de revelar toda informacin importante de acuerdo con el principio de "revelacin suficiente". Cules son las normas mnimas de auditora. Las normas de Auditora. Son las condiciones mnimas del perfil que debe poseer el contador pblico, sus actitudes y aptitudes personales, para seguir obligatoriamente su aplicacin en cada proceso de su actividad como auditor Clasificacin de las normas de auditora generalmente aceptadas. 1. Personales. 2. Relativas a la ejecucin del trabajo. 3. Relativas a la informacin. 1. Personales: se refiere a la persona del contador pblico como auditor independiente; ste debe ser: experto en la materia, siendo profesional a su actuacin y observando siempre principios ticos. a. Entrenamiento tcnico y capacidad profesional: el auditor debe tener conocimientos tcnicos adquiridos en Universidades o Institutos superiores del pas, habiendo culminado sus estudios con recepcin profesional de Contador Pblico, adems se requiere que el joven profesional adquiera una adecuada prctica o experiencia, que le permita ejercer un juicio slido y sensato para aplicar los procedimientos y valorar sus efectos o resultados. b. Cuidado y diligencia profesional: todo profesional forma parte de la sociedad, gracias a ella se
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forma y a ella debe servir. El profesional de la Contadura Pblica, al ofrecer sus servicios profesionales debe estar consciente de la responsabilidad que ello implica. Es cierto que los profesionales son humanos y que por lo tanto se encuentra al margen de cometer errores, estos se eliminan o se reducen cuando el contador pblico pone a su trabajo (cuidado y diligencia profesional). c. Independencia mental: Para que los interesados confen en la informacin financiera este debe ser dictaminado por un contador pblico independiente que de antemano haya aceptado el trabajo de auditora , ya que su opinin no este influenciada por nadie, es decir, que su opinin es objetiva, libre e imparcial. 2. Relativas a la ejecucin del trabajo. Estas normas se refieren a elementos bsicos en el que el contador pblico debe realizar su trabajo con cuidado y diligencia profesionales para lo cual exigen normas mnimas a seguir en la ejecucin del trabajo. a. Planeacin y supervisin: antes de que el contador pblico independiente se responsabilice de efectuar cualquier trabajo debe conocer la entidad sujeta a la investigacin con la finalidad de planear su trabajo, debe asignar responsabilidades a sus colaboradores y determinar que pruebas debe efectuar y que alcance dar a las mismas, as como la oportunidad en que sern aplicadas. b. Estudio y evaluacin del control interno: el contador pblico independiente debe analizar a la entidad sujeta a ser auditada, esto, es evaluar y estudiar el control interno, con la finalidad de determinar que pruebas debe efectuar y que alcance dar a las mismas, as como, la oportunidad en que sern aplicadas. c. Obtencin de la evidencia suficiente y competente: el contador pblico al dictaminar Estados Financieros adquiere una gran responsabilidad con terceros, por lo tanto, su opinin debe estar respaldada por elementos de prueba que sern sustentables, objetivos y de certeza razonables, es decir, estos hechos deben ser comprobables a satisfaccin del auditor. 3. Relativas a la informacin: el objetivo de la auditora de Estados Financieros es que el contador Pblico independiente emita su opinin sobre la razonabilidad de los mismos, ya que, se considera que el producto terminado de dicho trabajo es el dictamen. a. Normas de dictamen e informacin: el profesional que presta estos servicios debe apegarse a reglas mnimas que garanticen la calidad de su trabajo. b. Debe aclarar que el contador pblico independiente: al realizar cualquier trabajo debe expresar con claridad en que estriba su relacin y cul es su responsabilidad con respecto a los estados financieros. c. Base de opinin sobre estados financieros: con la finalidad de unificar criterios, el IMCP por medio de su comisin de principios de contabilidad, ha recomendado una serie de criterios, a los que los profesionales se deben de apegar y as, eliminar discrepancias, al procesar y elaborar la informacin. d. Consistencia en la aplicacin de los principios de contabilidad: para que la informacin financiera pueda ser comparable con ejercicios anteriores y posteriores, es necesario que se considere el mismo criterio y las mismas bases de aplicacin de principios de contabilidad generalmente aceptados, en caso contrario, el auditor debe expresar con toda claridad la naturaleza de los cambios habidos. e. Suficiencia de las declaraciones informativas: la contabilidad controla las operaciones e informa a travs de los Estados financieros que son los documentos sobre los cuales el contador pblico va a opinar, la informacin que proporcionan los estados financieros deben ser suficiente, por lo que debe de revelar toda informacin importante de acuerdo con el principio de "revelacin suficiente".
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LOS PAPELES DE TRABAJO: EVIDENCIA INEQUVOCA DEL EXAMEN DEL AUDITOR (I)
Mediante la elaboracin de los papeles de trabajo, el Contador Pblico deja constancia de las labores realizadas para emitir su juicio profesional Por: Giovanny E. Gmez La Federacin Internacional de Contadores Pblicos (IFAC) se fund el 7 de octubre de 1977, como resultado de un acuerdo firmado por 63 asociaciones profesionales de la Contadura Pblica que representaron a 49 pases. El objetivo de la Federacin es el desarrollo y fortalecimiento de la profesin contable, coordinada mundialmente con normas armonizadas. Para cumplir con este objetivo el Consejo de la IFAC ha establecido el Comit de Prcticas Internacionales de Auditora (IAPC), para desarrollar y emitir en nombre del Consejo, Normas sobre prcticas de Auditora Generalmente Aceptadas (NAGA), servicios afines y sobre la forma y contenido de los informes de auditora. Las Normas internacionales de Auditora emitidas por el IAPC no se imponen sobre las leyes o reglamentaciones de cada pas. En los casos en que las normas de un pas estn en conflicto sobre un asunto en particular, las asociaciones miembros debern actuar procurando su armonizacin. En este caso en especial se tratar el tema de los papeles de trabajo y su incidencia e importancia en el examen que hacen los auditores de la informacin contable de las organizaciones. Generalidades Los papeles de trabajo comprenden la totalidad de los documentos preparados o recibidos por el contador pblico, de manera que, en conjunto, constituyen un compendio de la informacin utilizada y de las pruebas efectuadas en la ejecucin de su trabajo; junto con las decisiones que ha debido tomar para llegar a formarse su opinin. Los contadores pblicos deben establecer y conservar los documentos de trabajo que puedan constituir las debidas pruebas de su actuacin, encaminadas a formar su opinin sobre las cuentas que haya examinado. Los papeles de trabajo deben prepararse a medida que se completa el trabajo de auditora y deben ser lo suficientemente detallados y claros para permitir a un contador sin previo conocimiento de la auditora en cuestin seguir las incidencias del mismo. Unidad Los papeles de trabajo se preparan conforme a las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas Mediante los papeles de trabajo, el contador pblico dejar constancia de las labores realizadas para emitir su juicio profesional. Tales papeles, que son propiedad exclusiva del contador, se preparan conforme a las normas de auditora generalmente aceptadas (NAGA). Los papeles de trabajo podrn ser examinados por las entidades estatales y por los funcionarios de la rama jurisdiccional en los casos previstos por la ley. Dichos papeles estn sujetos a reserva y debern conservarse por un tiempo no inferior a cinco aos, contados a partir de la fecha de su elaboracin. Estos papeles que prepara y mantiene el contador, son soportes que debe elaborar el profesional para evidenciar el cumplimiento de las normas de auditora generalmente aceptadas en este caso la que dice que "Debe obtenerse evidencia valida y suficiente por medio de anlisis, inspeccin, observacin, interrogacin, confirmacin y otros procedimientos de auditora, con el propsito de
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allegar bases razonables para el otorgamiento de un dictamen sobre los estados financieros sujetos a revisin". Los papeles de trabajo pueden tomar forma de planillas contables, las cuales permiten al anlisis de cuentas de la contabilidad. Dichas planillas pueden ser sumarias o de detalle. Otros pueden constituir en copias de correspondencia, extractos de actas de asambleas de accionistas y juntas directivas, grficas de organizacin, programas de auditora, cuestionarios de control interno, confirmaciones obtenidas de clientes, certificaciones etc. Estas planillas, hojas de anlisis, listas, documentos, que integran los papeles de trabajo, debidamente clasificados y comentados, evidencian que: El trabajo ha sido planeado y supervisado adecuadamente como lo exige las NAGA. Se ha estudiado y evaluado el control interno para determinar los procedimientos de auditora. Se encuentran soportadas las bases para preparar el informe, el alcance del trabajo y la responsabilidad profesional adquirida en la revisin. La obligacin para el contador pblico parte de las leyes que regulan la profesin del contador pblico para realizar la auditora de una organizacin. Objetivos de los papeles de trabajo Los objetivos fundamentales de los papeles de trabajo son: Facilitar la preparacin del informe. Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe. Proporcionar informacin para la preparacin de declaraciones tributarias e informe para los organismos de control y vigilancia del estado. Coordinar y organizar todas las fases del trabajo. Proveer un registro histrico permanente de la informacin examinada y los procedimientos de auditora aplicados. Servir de gua en revisiones subsecuentes. Cumplir con las disposiciones legales. Principios fundamentales de los papeles de trabajo Para realizar el trabajo de acuerdo con las normas profesionales, el contador pblico debe conceder importancia a la preparacin de los papeles de trabajo. Para cumplir con esta finalidad, debe en primer trmino, efectuar un trabajo completo y libre de informacin superflua y organizar los papeles de trabajo en forma tal que facilite la rpida localizacin y entendimiento fcil por parte de otras personas. Los papeles de trabajo, se consideran completos cuando reflejan en forma clara los datos significativos contenidos en los registros, los mtodos de comprobacin utilizados y la evidencia adicional necesaria para la formacin de una opinin y preparacin del informe. Adems, deben identificar claramente las expresiones informativas y los elementos de juicio o criterio. Cualquier informacin o cifras contenidas en el informe del contador pblico deber estar respaldada en los papeles de trabajo. A medida que el profesional avanza en su trabajo debe considerar los problemas que pueden presentarse en la preparacin de su informe y anticiparse a incluir en los papeles de trabajo, los comentarios y explicaciones pertinentes. Se deben hacer amplios comentarios explicativos a cualquier planilla o anlisis preparado durante el trabajo. Los papeles de trabajo no estn limitados a informacin cuantitativa, por consiguiente, se deben incluir en ellos notas y explicaciones que registren en forma completa el trabajo efectuado por el contador pblico, las razones que le asistieron para seguir ciertos procedimientos y y omitir otros y su opinin respecto a la calidad de la informacin examinada, lo razonable de los controles internos
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en vigor y la competencia de las personas responsables de las operaciones o registros sujetos a revisin. Estos tambin deben ser revisados por los supervisores para determinar lo adecuado y eficiente del trabajo del auxiliar sujeto a supervisin. En tales revisiones, los papeles de trabajo debern hablar por s mismos; estar completos, legibles y organizados sistemticamente, de tal manera que no sean necesarias informaciones suplementarias e interpretaciones por parte de quien los prepar. Debe tenerse presente que muchas veces, el informe no es preparado por la persona que efectu el examen sino por un supervisor, quien debe estar en condiciones de cumplir con su cometido sin la necesidad de interrogar continuamente al auxiliar responsable de la elaboracin de los papeles de trabajo. Notas, fuentes y recursos o LAS NORMAS DE AUDITORA GENERALMENTE ACEPTADAS - NAGAS o ANTECEDENTES HISTRICOS DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA o LA AUDITORIA- UN EXAMEN EXHAUSTIVO DE LA ACTIVIDAD EMPRESARIAL o PROGRAMA DE AUDITORA Y CONTROL INTERNO PARA EL MANEJO DEL DISPONIBLE
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LOS PAPELES DE TRABAJO: EVIDENCIA INEQUVOCA DEL EXAMEN DEL AUDITOR (II).
La preparacin adecuada de los papeles de trabajo, requiere una cuidadosa planeacin antes y durante el curso del trabajo. Por: Giovanny E. Gmez Anterior: LOS PAPELES DE TRABAJO: EVIDENCIA INEQUVOCA DEL EXAMEN DEL AUDITOR I Planeacin y contenido de los papeles de trabajo A medida que se va desarrollando el proceso de verificacin la persona debe revisar el material por cubrir, tratando de visualizar el tipo de papel que presente la evidencia en la forma ms efectiva. Existen alternativas en la preparacin de un tipo determinado de papel de trabajo. Es conveniente estudiar la forma de la cdula u hoja de anlisis utilizada en trabajos similares o en el mismo trabajo en oportunidad anterior. En algunos casos, la forma utilizada con anterioridad puede ser copiada sin introducir cambio alguno y en otras ocasiones, la antigua forma podr considerarse totalmente inapropiada. Regularmente se utiliza una hoja de trabajo para cada partida o cuenta sujeta a anlisis o comprobacin, sin embargo, hay ocasiones en que se combinan adecuadamente papeles de trabajo que cubren cuentas diferentes relacionados entre si. Preparacin Los papeles de trabajo deben ser preparados con debida atencin a la planeacin, concepcin y legibilidad. En algunas circunstancias es conveniente mostrar en una sola planilla informaciones relacionadas tales como los documentos por pagar, los intereses pagados, las depreciaciones, los gastos y toda la relacionada con la ejecucin del trabajo. Las hojas de trabajo deben tener un estndar, lo cual es un requisito esencial para su adecuado y esmerado archivo en el expediente de papeles de trabajo. Dado que los papeles de trabajo incluyen toda la informacin obtenida por el Contador Pblico, existen innumerables variedades y tipos de los mismos. Sin embargo, hay ciertas categoras generales de las cuales se podra agrupar la mayor parte de los papeles de trabajo. Programas de auditora. Cuestionarios y hojas de puntos pendientes de investigar. Hojas de trabajo relativas a los saldos de cuentas de control y auxiliares. Hojas de trabajo con los resultados de las pruebas de cumplimiento. Cuestionarios con evaluacin de controles. Asientos de ajustes y de reclasificaciones. Planillas, hojas de anlisis y otros papeles de soporte. Extractos de actas y otros papeles narrativos. Certificaciones y confirmaciones. Escrituras de constitucin y reformas. Borradores del dictamen de los Estados Financieros y de las notas. Expedientes de auditora
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Los papeles de trabajo contendrn los legajos o archivos necesarios de acuerdo con el tamao del ente que se examina, pero regularmente se clasifica para cada ente dos clases de expedientes: 1. El expediente o expedientes del trabajo anual que pertenece exclusivamente al examen o revisin del ao o periodo que cubre. 2. El expediente o expedientes del archivo permanente que contiene la informacin que normalmente no cambia de un periodo a otro y que por lo tanto no requiere ser duplicada. El archivo permanente cumple entre otros los siguientes objetivos: A) Refrescar la memoria del Contador Pblico acerca de partidas aplicables a varios ejercicios. B) Proporcionar a los nuevos auxiliares un breve resumen de las polticas y de la organizacin del cliente. C) Conservar los papeles de trabajo correspondiente a partidas correspondientes a partidas que muestren relativamente poco o ningn cambio, eliminando consecuentemente, la necesidad de su preparacin ejercicio tras ejercicio. El archivo permanente debe tener un ndice que permita la rpida referencia de los papeles de trabajo que utilizo el contador para realizar su evaluacin. La mayor parte de la informacin contenida en el archivo permanente es obtenida en el curso del primer ao de trabajo y una considerable parte del tiempo invertido en el primer trabajo se dedica a la obtencin y evaluacin de informacin general como: Extracto o copia de la escritura de constitucin de la entidad. Catlogo de cuentas, manuales de procedimiento y polticas contables establecidas. Reglamentos de emisin de acciones y obligaciones. Contratos de arrendamientos, patentes, estudio actuarial de pensiones de jubilacin, participacin de utilidades y bonificaciones, contratos de obligaciones a largo plazo y garantas. Grficas de organizacin y alcance de autoridad y responsabilidad de los funcionarios. Condiciones de la planta, procesos de fabricacin y principales productos. Extractos de actas de las asambleas generales de accionistas y de la junta directiva. Anlisis de cuentas permanentes tales como terrenos, capital social y pasivos a largo plazo. Esta informacin debe ser cuidadosamente conservada por el Contador Pblico en el expediente de archivo permanente, de tal manera que puede evitar una innecesaria repeticin del trabajo durante exmenes subsecuentes. Con esta informacin debidamente clasificada y estudiada, los trabajos pueden ser planeados en forma ms eficiente, los nuevos auxiliares pueden obtener en consecuencia una conveniente disposicin hacia las polticas y problemas del ente. Para que el archivo permanente cumpla con su objetivo, debe ser actualizado en el curso de cada trabajo, haciendo los cambios a que haya lugar. Normas para la preparacin de papeles de trabajo Los papeles de trabajo deben ser preparados con debida atencin a la planeacin, concepcin y legibilidad, con ttulos completos y explicacin en cuanto al fuente. Los papeles de trabajo deben dar una impresin de metodologa y orden de consciente atencin al detalle aunada a una clara distincin entre lo importante y lo trivial. Los papeles de trabajo deben ser protegidos y archivados cuidadosamente, de manera que puedan ser localizados y consultados fcilmente. Las siguientes normas deben observarse en la preparacin de papeles de trabajo: A) Cada hoja de trabajo debe ser adecuadamente identificada con el nombre del ente, una descripcin de la informacin presentada, el periodo cubierto.
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B) Debe utilizarse una o varias hojas por separado para cada asunto. Cualquier informacin de valor suficiente para requerir su inclusin en los papeles de trabajo, amerita una hoja completa sobre su ttulo descriptivo. C) Cada papel de trabajo debe contener el nombre o iniciales de la persona que los prepar, la fecha en que fue preparado y el nombre o iniciales del encargado del trabajo y el supervisor que los revis. La completa y especifica identificacin de las cuentas analizadas, empleados entrevistados y los documentos examinados es indispensable para lograr un buen trabajo. Los papeles de trabajo deben contener ndices que los relacione con la hoja de trabajo. Debe prepararse una hoja sumaria para cada cuenta control o funcin bsica, a la cual se refieren todos los papeles de trabajo detallados. Al aplicar estas recomendaciones y medida que avanza la revisin, debe elaborarse una hoja o lista de asuntos pendientes de investigacin. En el curso de la revisin surgen problemas que no pueden ser solucionados de inmediato y por medio de listado estos puntos, en una destinada a esta finalidad se pospone su revisin. La lista de asuntos pendientes debe ser revisada y cada punto satisfactoriamente resuelto. Notas, fuentes y recursos o LOS PAPELES DE TRABAJO: EVIDENCIA INEQUVOCA DEL EXAMEN DEL AUDITOR (I) o FLUJO DE EFECTIVO o PROGRAMA DE AUDITORA PARA LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LA EMPRESA o ANLISIS DE REEMPLAZO DE ACTIVOS FSICOS o PRESUPUESTO PARA LOS DESEMBOLSOS CAPITALIZABLES Y SU RELACIN CON LOS FLUJOS DE EFECTIVO
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MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y SU APLICACIN DENTRO DEL CONTROL INTERNO

La empresa en el momento de implementar el sistema de control interno, debe elaborar un manual de procedimientos, en el cual debe incluir todas las actividades y establecer responsabilidades de los funcionarios, para el cumplimiento de los objetivos organizacionales Por: Giovanny E. Gmez Manual de procedimientos El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una informacin detallada, ordenada, sistemtica e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e informacin sobre polticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organizacin. Las empresas en todo el proceso de disear e implementar el sistema de control interno, tiene que preparar los procedimientos integrales de procedimientos, los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de las todas las reas, generando informacin til y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la funcin empresarial. El sistema de control interno aparte de ser una poltica de gerencia, se constituye como una herramienta de apoyo para las directivas de cualquier empresa para modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia. Mejoramiento continuo La evaluacin del sistema de control interno por medio de los manuales de procedimientos afianza las fortalezas de la empresa frente a la gestin En razn de esta importancia que adquiere el sistema de control interno para cualquier entidad, se hace necesario hacer el levantamiento de procedimientos actuales, los cuales son el punto de partida y el principal soporte para llevar a cabo los cambios que con tanta urgencia se requieren para alcanzar y ratificar la eficiencia, efectividad, eficacia y economa en todos los procesos. Objetivos y polticas 1. El desarrollo y mantenimiento de una lnea de autoridad para complementar los controles de organizacin. 2. Una definicin clara de las funciones y las responsabilidades de cada departamento, as como la actividad de la organizacin, esclareciendo todas las posibles lagunas o reas de responsabilidad indefinida. 3. Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y exacta informacin de los resultados operativos y de organizacin en el conjunto. 4. Un sistema de informacin para la direccin y para los diversos niveles ejecutivos basados en datos de registro y documentos contables y diseado para presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones, as como para exponer con claridad, cada uno de los procedimientos. Todos los procedimientos que se encuentran dentro del manual deben ser objetiva y tcnicamente identificados, dndole la importancia que cada uno merece dentro del proceso productivo u operacional 5. La existencia de un mecanismo dentro de la estructura de la empresa, conocido como la evaluacin y autocontrol que asegure un anlisis efectivo y de mxima proteccin posible contra errores, fraude y corrupcin.
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6. La existencia del sistema presupuestario que establezca un procedimiento de control de las operaciones futuras, asegurando, de este modo, la gestin proyectada y los objetivos futuros. 7. La correcta disposicin de los controles validos, de tal forma que se estimulen la responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los empleados y el pleno reconocimiento de su ejercicio evitando la necesidad de controles superfluos as como la extensin de los necesarios. Contenido del manual de procedimientos 1. Ttulo y cdigo del procedimiento. 2. Introduccin: Explicacin corta del procedimiento. 3. Organizacin: Estructura micro y macro de la entidad. 4. Descripcin del procedimiento. 4.1. Objetivos del procedimiento 4.2. Normas aplicables al procedimiento 4.3. Requisitos, documentos y archivo 4.4. Descripcin de la operacin y sus participantes 4.5. Grfico o diagrama de flujo del procedimiento 5. Responsabilidad: Autoridad o delegacin de funciones dentro del proceso. 6. Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento. 7. Informes: Econmicos, financieros, estadsticos y recomendaciones. 8. Supervisin, evaluacin y examen: Entidades de control y gestin de autocontrol. Justificacin del contenido manual de procedimientos frente al control interno Estos manuales, se desarrollan para cada una de las actividades u operaciones que tengan que ver con los procesos administrativos y operativos, de acuerdo con los lineamientos y exigencias establecidas por la ley. Dependiendo de estos elementos la aplicacin se dara en el momento de plantear y justificar: El establecimiento de objetivos La definicin de polticas, guas, procedimientos y normas. La evaluacin del sistema de organizacin. las limitaciones de autoridad y responsabilidad. las normas de proteccin y utilizacin de recursos. La aplicacin de un sistema de mritos y sanciones para la administracin de personal. La generacin de recomendaciones. La creacin de sistemas de informacin eficaces. El establecimiento de procedimientos y normas. La institucin de mtodos de control y evaluacin de la gestin. El establecimiento de programas de induccin y capacitacin de personal. La elaboracin de sistemas de normas y trmites de los procedimientos. La generacin y aplicacin de procedimientos son aplicables a cada una de las empresas, en los diferentes artculos referentes al Control Interno se podr ahondar sobre los temas especficos de cada departamento o seccin empresarial. Notas, fuentes y recursos o CONTROL INTERNO. Una responsabilidad de todos los integrantes de la organizacin o INTRODUCCIN A LA EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO o PROGRAMA DE AUDITORA Y CONTROL INTERNO PARA EL MANEJO DEL DISPONIBLE o OBJETIVOS Y CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PARA EL DISPONIBLE
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EL CONTROL DE GESTIN EN ORGANIZACIONES SIN NIMO DE LUCRO

Los directivos de las organizaciones sin nimo de lucro son los encargados de disear un verdadero sistema de Control de Gestin que garantice la efectiva y eficiente utilizacin de los recursos Por: Giovanny E. Gmez Una organizacin sin nimo de lucro es aqulla cuyo objetivo es distinto a la obtencin de beneficios para sus propietarios. Generalmente su objetivo se centra en facilitar servicios. En entidades de este tipo, las decisiones tomadas por los directivos se encaminan a facilitar los mejores servicios posibles con los recursos disponibles. El xito de este tipo de organizaciones se mide en primer lugar por la cantidad de servicios que provee y por la calidad de los mismos, medido por la contribucin que se da al bienestar pblico. Teniendo en cuenta que el concepto de servicio es poco susceptible de ser medido en valores reales, es as como tambin se hace muy difcil elegir entre alternativas de accin en estas, debido a las dificultad de relacionar directamente los costos de los servicios y de los beneficios. A pesar de estas complicaciones, los directivos deben de alguna forma asegurar que los recursos sean utilizados con eficiencia y eficacia, es de all donde parte el problema de establecer las medidas de control de gestin que se deben aplicar en las polticas y prcticas que se implementan en la prestacin de los servicios. Supervivencia
Una entidad sin nimo de lucro debe recibir fondos a travs de sus ingresos o de otras fuentes que sean al menos iguales que sus gastos si pretende seguir prestando sus servicios
CARACTERSTICAS DE LAS ENTIDADES SIN NIMO DE LUCRO QUE AFECTAN EL CONTROL DE GESTIN Ausencia de una medida de beneficio Diferente consideracin legal e impositiva Tendencia a ser organizaciones de servicios Notables limitaciones sobre objetivos y estrategias Menor dependencia de los clientes para el apoyo financiero importancia de las influencias polticas Ausencia de medidas de beneficio La ausencia de una medida de beneficio es la caracterstica ms importante, ya que afecta a todas las organizaciones sin nimo de lucro, las otras caractersticas afectan a muchas pero no a todas por que ellas reflejan ms bien tendencias, que caractersticas intrnsecas. Todas las organizaciones utilizan recursos para producir bienes y servicios, esto es utilizan inputs para producir outputs, En una organizacin que persigue el beneficio, este facilita una medida global de la eficacia y la eficiencia. La ausencia de una nica y satisfactoria medida global del rendimiento comparable al beneficio es el problema ms serio que enfrentan los directivos de las organizaciones sin nimo de lucro en el desarrollo de sistemas de control de gestin. En este sentido el control de gestin se debe encaminar a evaluar las ventajas de la medida del beneficio de su servicio en cuanto a: Facilitar un nico criterio que pueda ser utilizado en la evaluacin de cursos alternativos de accin
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Permitir un anlisis cuantitativo en aquellas propuestas en las cuales los ingresos pueden comparados con los costos Proporcionar una nica medida del rendimiento Facilitar la descentralizacin Comparar los rendimientos entre las diferentes organizaciones del mismo tipo Tendencia a ser organizaciones de servicios la mayora de las organizaciones sin nimo de lucro son organizaciones de servicios y por ello no tiene las mismas ventajas en cuanto al control de gestin que las empresas que producen y venden bienes tangibles. se presentan entonces diferencias marcadas que influyen en la implementacin del sistema de control de gestin. los servicios no pueden ser almacenados, es por ello que si los medios disponibles para prestar un servicio en un momento determinado no se utilizan, los ingresos potenciales se pierden definitivamente las organizaciones de servicios tienden a ser intensivas en medios humanos. Aunque estas organizaciones requieren relativamente poco capital por unidad de output, el control de este es ms difcil No siempre resulta fcil medir la cantidad de servicios a causa de la propia heterogeneidad y especificidad de cada uno de ellos Es muy difcil inspeccionar la calidad de un servicio durante su prestacin. El Sistema de Control de Gestin debe comprender una estructurada en trminos de programas y otra en trminos de responsabilidades organizativas Limitaciones sobre objetivos y estrategias Dentro de unos limites amplios, una organizacin que busca obtener beneficios puede seleccionar el sector en el que emprender su negocio, tiene la posibilidad de escoger entre diferentes formas de competir en el sector e incluso puede cambiar estas estrategias siempre que lo decidan sus directivos. la mayora de las organizaciones sin nimo de lucro, tienen muchos menos grados de libertad y tienden a cambiar las estrategias lentamente, generalmente este tipo de organizaciones toma decisiones acerca del paquete de servicios que ofrecer, pero no puede decidir con facilidad la interrupcin de estos. por otra parte, las organizaciones que reciben apoyo financieros de distintas entidades, deben sujetarse a las condiciones impuestas por estos. Adems, muchas de estas condiciones incluyen los tipos de servicios que pueden ofrecer, y pueden restringir las opciones de los directivos acerca de la utilizacin que debe darse a sus contribuciones financieras. Fuentes de apoyo financiero Una organizacin que persigue el beneficio, obtiene recursos financieros de la venta y servicios. Si el flujo de ingresos es inadecuado, la organizacin no sobrevive. Una empresa no puede sobrevivir durante mucho tiempo si elabora un producto que el mercado no desea, de esta forma, el mercado dicta los lmites dentro de los cuales el directivo puede operar. algunas organizaciones sin nimo de lucro tambin obtienen toda o sustancialmente toda su financiacin de sus ingresos por ventas. Por el contrario, otras reciben apoyos financieros significativos de otras fuentes adicionales a los ingresos por servicios prestados. En estas organizaciones no existe una conexin directa entre la cantidad de servicios recibidos por los clientes y la cantidad de recursos facilitados a la organizacin. ELEMENTOS DEL PROCESO DE CONTROL DE GESTIN
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El primer requerimiento de un buen Control de Gestin en una organizacin sin nimo de lucro es que los directivos aprecien la importancia del control, reconociendo su factibilidad, comprendan como utilizarlo y quieran dedicar el tiempo suficiente al proceso. por otra parte, el sistema de control debe comprender dos principales clasificaciones de cuentas, una estructurada en trminos de programas y la otra en trminos de responsabilidades organizativas. En el nivel ms bajo se encuentran los grupos de cuentas, cada una de las cuales se relacionan con un nico concepto del programa y un nico centro de responsabilidad. Estas cuentas se suman a nivel de conceptos y categoras de los programas y en los varios niveles de la jerarqua organizacional. El sistema debe contener datos histricos y datos estimados sobre costos y outputs futuros. los datos historicos son definidos y estructurados del mismo modo que los datos futuros. Un sistema contable que rena datos histricos que son inconsistentes con los costos y outputs estimados no facilita una base adecuada para el control. LA CONTABILIDAD DE GESTIN EN LAS ORGANIZACIONES SIN NIMO DE LUCRO respecto a la contabilidad de gestin, la mayor parte de los gastos deben medirse de acuerdo con los mismos principios que gobiernan la contabilidad financiera, pero con un mayor grado de detalle. Los gastos se agrupan por concepto del programa y por centros de responsabilidad. En la informacin sobre centros de responsabilidad, puede ser deseable medir solamente los costos directos y omitir los costos distribuidos o identificar los gastos controlables por separado de los no controlables. algunos centros de responsabilidad son centros de gastos, siempre que resulte conveniente. Sin emembargo, los centros de responsabilidad son calificados como centros de4 beneficios, es decir, sus directivos son responsables de los gastos y los ingresos. El trmino centro de beneficio no supone que el directivo tenga que obtener necesariamente un beneficio, ms bien, el objetivo consiste en alcanzar un nivel de cobertura de los ingresos respecto a los gastos. EL PROCESO PRESUPUESTARIO El proceso presupuestario es mucho ms importante en una entidad sin nimo de lucro que en una que busca obtener beneficios. Esto puede permitir que los directivos operativos modifiquen ciertos planes a iniciativas propias, bajo el presupuesto de que el plan revisado es probable que incremente los beneficios. En contraste en las organizaciones sin nimo de lucro se deben adherir estrechamente a los planes expresados en el presupuesto. El presupuesto anual operativo se deriva de los programas aprobados. Esencialmente es una evaluacin de la parte del programa correspondiente al otro ao. En el curso del proceso presupuestario, se efecta una cuidadosa estimacin de los costos por programas y responsabilidades para la ejecucin de stos que se asignan a los centros de responsabilidad individual. El presupuesto se ve como la parte ms importante del proceso de control de gestin, debido a que especifica cmo se conducirn las actividades del siguiente ao. Un proceso presupuestario comienza con una estimacin realista de los ingresos. Ordinariamente, los gastos se planifican de forma que sean aproximadamente igual a os ingresos. Este equilibrio entre gastos e ingresos difiere del enfoque utilizado en las organizaciones que buscan el beneficio. Si los gastos presupuestados exceden a los ingresos, la diferencia debe igualarse por las generalmente indeseadas acciones de solicitar donaciones u otros fondos. Sin embargo, un prudente
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curso de accin es, usualmente, reducir gastos antes que analizar que ingresos pueden incrementarse. Notas, fuentes y recursos o EL CONTROL DE GESTIN COMO HERRAMIENTA FUNDAMENTAL PARA LA MISIN FINANCIERA o DIFERENCIAS DE LA DIRECCIN ESTRATGICA EN EMPRESAS LUCRATIVAS CON LA DIRECCIN ESTRATGICA EN EMPRESAS NO LUCRATIVAS o CONTROL INTERNO. Una responsabilidad de todos los integrantes de la organizacin o Sistema de control interno en las instituciones prestadoras de salud Bibliografa: * Control de gestin y control presupuestario. Carlos mallo Jos merlo Mac graw hill * El control de gestin. Marco entorno y proceso. Anthony R. 1990
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OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA PARA LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

La Propiedad, Planta y Equipo representa los activos tangibles adquiridos, construidos o en proceso de construccin, con la intencin de emplearlos en forma permanente, para la produccin o suministro de otros bienes y servicios, para arrendarlos o para usarlos en la administracin de un ente econmico, que no estn destinados para la venta en el curso normal de los negocios. Por: Giovanny E. Gmez El auditor financiero establece los objetivos y procedimientos de auditora para realizar el examen previstos en la planeacin, este artculo tiene como objetivo enumerar cuales son dichos objetivos y procedimientos para la evaluacin de la Propiedad, Planta y Equipo en la organizacin. Valor histrico Para los componentes de la Propiedad Planta y Equipo el valor histrico se determina por todas las erogaciones y cargos hechos por la empresa hasta colocarlos en condiciones de utilizacin. OBJETIVOS DE AUDITORIA El examen que se le realiza a este componente del balance se basa en dos tipos de objetivos, unos de propsito general y otros de tipo especfico. GENERALES 1. comprobar la existencia real de los activos enunciados por la empresa. 2. Verificar la exactitud de los registros de este componente para la totalidad de los activos que lo forman. 3. Analizar que las modificaciones de la cuenta Propiedad, planta y equipo ha sido debidamente registradas. 4. Indagar si los conceptos relacionados con este rubro (depreciaciones, ajustes por inflacin, perdida por obsolescencia, etc. ) han sido estimados apropiadamente. 5. Examinar que los valores correspondientes a la cuenta Propiedad, Planta y Equipo de la compaa estn debidamente clasificados y mostrados de acuerdo a sus condiciones. 6. Juzgar la correcta valuacin y registro de la P, P y E en los libros de contabilidad. ESPECFICOS 1. Determinar la correcta clasificacin y presentacin de los activos fijos en los estados financieros. 2. Determinar la propiedad o la existencia de alguna restriccin sobre cualquiera de estos activos. 3. Constatar que estos estn registrados correctamente y de acuerdo a las normas existentes. 4. Establecer la existencia fsica de los activos fijos. 5. Determinar si la depreciacin del perodo es razonable. 6. Determinar si los ajustes por inflacin necesarios fueron hechos correctamente. Del examen que realice el auditor financiero de la Propiedad, Planta y Equipo, depende la correcta valuacin de los activos fijos de la empresa. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA 1. Examinar las autorizaciones para las compras y ventas o retiros de propiedad y equipo 2. Examinar las facturas de los proveedores y las liquidaciones de los contratistas por trabajos realizados, as como otros documentos justificativos de los desembolsos efectuados por concepto de P, P y E
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3. Comparar los presupuestos de obras o los importes autorizados para la construccin, compra o adquisicin de propiedades y equipo con los desembolsos reales y verificar si coinciden. 4. Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de propiedades, planta y equipo 5. Comprobar fsicamente la existencia de vehculos 6. Comparar el resultado de la comprobacin fsica con el mayor y de propiedades, planta y equipo e investigar cualquier irregularidad 7. Comprobar fsicamente la existencia de las propiedades, planta y equipo, en su defecto hacer una seleccin de acuerdo al criterio de materialidad 8. Comparar el resultado de la comprobacin fsica con el mayor de propiedades, planta y equipo e investigar cualquier irregularidad 9. Seleccionar el nmero de ordenes de compra de importancia y comparar el precio de las mismas con las cotizaciones obtenidas 10. Seleccionar un nmero de facturas de proveedores y comprobar las entradas de aquellas en las respectivas tarjetas de control 11. Seleccionar un nmero de tarjetas de control de existencias y comprobar si las salidas registradas en las mismas, se hallan amparadas por pedidos de almacn o por asientos de ajuste 12. Seleccionar un nmero de facturas de proveedores y compararlas con las correspondientes: a. Ordenes de compra b. Boletas de recepcin DEPRECIACIN Esta partida debe examinarse muy cuidadosamente y por a parte, teniendo en cuenta que se debe: 1. Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de propiedades, planta y equipo. 2. Comprobar si la base para la depreciacin se ajusta a las disposiciones legales y a la poltica aprobada por la junta directiva. 3. Verificar los clculos de la depreciacin. Comentario: Lo invito a que busque en el canal financiero de Gestipolis.com artculos relacionados con este interesante tema. Notas, fuentes y recursos o PROGRAMA DE AUDITORA PARA LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LA EMPRESA. o OBJETIVOS, PROGRAMA Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA PARA LAS INVERSIONES o PROGRAMA DE AUDITORA Y CONTROL INTERNO PARA EL MANEJO DEL DISPONIBLE
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OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA PARA LAS OBLIGACIONES FINANCIERAS

Las obligaciones financieras representan el valor de las obligaciones contradas por la compaa mediante la obtencin de recursos provenientes de establecimientos de crdito o de otras instituciones financieras u otros entes distintos de los anteriores, del pas o del exterior Por: Giovanny E. Gmez El manejo de este tipo de crditos debe ser manejado con un especial cuidado por los responsables del rea financiera de la empresa, ya que en el momento de adquirir obligaciones de largo plazo, se adquiere una gran responsabilidad con un tercero e incumplir con alguno de los trminos del contrato del prstamo puede acarrearle a la organizacin sanciones que la pueden aislar de financiamiento que en un momento determinado puede ser de gran ayuda para la gestin financiera. El papel del auditor tiene una gran relevancia en lo que tiene que ver con este aspecto empresarial, ya que por medio de su examen es que se pueden advertir las fallas que se estn presentando en el manejo eficiente y eficaz de los sistemas de manejo y control de las obligaciones que se tienen con entidades de este tipo. A continuacin se presentan los objetivos y procedimientos de auditora que deben tener en cuenta los auditores para implementar un buen programa de auditora en el examen que hace de las obligaciones financieras. OBJETIVOS DE AUDITORIA PARA LAS OBLIGACIONES FINANCIERAS Generales 1. Verificar que se cumplan las normas de Contabilidad Generalmente Aceptadas. 2. Determinar si hay o no continuidad dentro de las normas aplicadas de un periodo a otro. 3. Permitir evaluar el sistema el control interno contable por medio de cuestionarios, entrevista y flujogramas. 4. Verificar la correcta clasificacin de las cuentas correspondientes a este grupo, segn sean de largo o corto plazo. 5. Fortalecer el sistema de Control Interno para garantizar que el sistema de autorizaciones sea respetado y permita tener certeza acerca de la legitimidad de las obligaciones contradas por la compaa. 6. Comprobar que las cuentas de esta partida se encuentran bien clasificadas y presentadas adecuadamente dentro del Balance. Planeacin eficaz El auditor financiero debe fijar las metas a las cual debe llegar al final de su examen, y as poder obtener un alto grado de confianza en la pronunciacin de su dictamen Especficos 1. Observar si las obligaciones financieras estn bien avaluadas. 2. Comprobar la autenticidad de las obligaciones contradas con las entidades financieras. 3. Comprobar que las deudas que se presentan en esta partida realmente existan. 4. Comprobar que las partidas de las obligaciones financieras estn reconocidas en la unidad de medida correspondiente. 5. Comprobar que los prstamos realizados cuenten con la debida autorizacin. 6. Verificar que se tengan las aprobaciones por escrito de todos las los prstamos solicitados. 7. Determinar si todas las obligaciones financieras pendientes de pago han sido registradas correctamente.
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8. Verificar la precisin en el clculo y registro de los gastos por concepto de intereses y las provisiones correspondientes. 9. Verificar que estas obligaciones hayan sido contratadas con entidades autorizadas por la Superintendencia Bancaria, y pactadas a las tasas de inters del mercado. 10. Evaluar la situacin de la empresa a fin de determinar si la compaa est en condiciones de responder por esas obligaciones y/o de contraer otras nuevas. La obtencin de un crdito con una entidad financiera esta establecido por las condiciones de negociacin y fortaleza de la empresa para cumplir con las obligaciones de largo plazo PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA OBLIGACIONES FINANCIERAS 1. Preparar listado de las obligaciones Financieras que indique las fechas de origen, de renovacin y de vencimiento, beneficiario, importe, pagos o endosos y si es posible intereses. 2. Comparar los saldos en libros de las obligaciones financieras con el listado y verificar la antigedad de las obligaciones. 3. Solicitar la confirmacin de saldos a las obligaciones financieras. 4. Investigar la existencia de saldos dbito y reclasificarlos en una cuenta de activo. 5. Examinar los estados mensuales de las obligaciones financieras como base de comprobacin de saldos individuales. 6. Investigar los saldos grandes, anormales o antiguos y obtener una explicacin para ellos 7. Examinar desde su origen, mediante pruebas selectivas cada transaccin desde la autorizacin hasta su pago, anotando las reducciones y su posible efecto en el monto pendiente de pago al final del periodo. 8. Comprobar los estados mensuales regulares de las obligaciones financieras contra el pasivo registrado a fin de ao. 9. Elaborar una solicitud firmada por el representante legal de la compaa ante la o las entidades respectivas. Al terminar la revisin de las obligaciones financieras, el auditor debe preparar el programa de auditora que va a realizar durante el examen a la empresa, este ser el que le d una seguridad razonable sobre el estudio que ha realizado. Notas, fuentes y recursos o LA AUDITORIA- UN EXAMEN EXHAUSTIVO DE LA ACTIVIDAD EMPRESARIAL o PROGRAMA DE AUDITORA PARA LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LA EMPRESA o OBJETIVOS, PROGRAMA Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA PARA LOS GASTOS DIFERIDOS o PROGRAMA DE AUDITORA Y CONTROL INTERNO PARA EL MANEJO DEL DISPONIBLE o PROCEDIMIENTOS DE CONTROL PARA EL DISPONIBLE o OBJETIVOS, PROGRAMA Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA PARA LAS INVERSIONES o OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA PARA LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO o EL CONTROL DE GESTIN COMO HERRAMIENTA FUNDAMENTAL PARA LA MISIN FINANCIERA
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PROGRAMA DE AUDITORIA PARA LAS OBLIGACIONES FINANCIERAS

Las obligaciones financieras representan el valor de las obligaciones adquiridas por la empresa mediante la obtencin de recursos provenientes de establecimientos de crdito o de otras instituciones financieras u otros entes distintos de los anteriores, del pas o del exterior Por: Giovanny E. Gmez Las obligaciones financieras son todas aquellas responsabilidades que adquiere la empresa con entidades de crdito financiero como bancos y corporaciones para financiarse en el corto plazo. El auditor debe fijar el programa de auditora para validar la informacin que la empresa le ha suministrado, con respecto a este rubro tan importante, desarrollando los puntos que se describen a continuacin: 1. Revisar y evaluar la solidez y/o debilidades del sistema de Control Interno y con base en dicha evaluacin: Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensin y oportunidad de los procedimientos de auditoria aplicables de acuerdo a las circunstancias. Preparar un memorando o informe con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control interno, que requieren tomar una accin inmediata o pueden ser puntos apropiados para la carta de recomendaciones. 2. Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias. Anlisis de auditora El auditor financiero debe realizar los clculos matemticos necesarios para la evaluacin de la correcta aplicacin de las NAGA PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 1. Revisar los documentos soporte de las obligaciones financieras. 2. Verificar la existencia de un comit o pool asesor que evale la necesidad de financiacin y determine la mejor opcin para tomar. 3. Determinar la exactitud en los registros contables para las cuentas de este grupo. 4. Estudiar la idoneidad de las instituciones con las que se tienen pactadas obligaciones financieras. 5. Verificar la existencia y aplicacin de manuales de funciones para las personas involucradas en el manejo de las obligaciones financieras. 6. Verificar la existencia y aplicacin de manuales de procedimientos que indiquen el conducto regular que debe seguir una solicitud de financiacin ante una entidad financiera u otra entidad. 7. Rectificar los clculos correspondientes a intereses y amortizaciones a los que haya lugar. Para la correcta evaluacin de las obligaciones financieras el auditor debe tener claro conocimiento de las disposiciones emitidas por los las entidades que tienen la vigilancia de las compaas crediticias PRUEBAS SUSTANTIVAS 1. Obtener la conciliacin del listado de prstamos con el mayor y balances para: Verificar la exactitud matemtica. Comparar los montos con la documentacin de soporte adecuada; Investigar las partidas conciliatorias significativas o inusuales. 2. Obtener el listado de prstamos para:
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Verificar la exactitud matemtica. Comparar las partidas seleccionadas con los acuerdos de prstamos. Investigar las partidas significativas o inusuales. Verificar la traduccin de transacciones en moneda extranjera. 3. Para una muestra de nuevos prstamos: Comparar con el listado de prstamos Comparar los detalles con los acuerdos de prstamo. Verificar la exactitud matemtica. Comparar con los recibos u otra documentacin de soporte, teniendo en cuenta primas, descuentos y costos de emisin. Para los costos de emisin comparar los detalles con la documentacin de respaldo y confirmar con terceros. 4. Para las cancelaciones de prstamos realizados: Comparar con el listado de prstamos. Comparar los montos y fechas de pago con los acuerdos de prstamo. Comparar los desembolsos u otra documentacin de soporte. Verificar la exactitud matemtica. 5. Confirmar directamente con los prestamistas los detalles de los prstamos vigentes durante el periodo y al cierre del mismo incluyendo los acuerdos de saldos compensatorios, vencimientos futuros, garantas, cumplimiento de clusulas y otras caractersticas de los prstamos. 6. Revisin de actas de directorio o de otras reuniones del comit financiero donde se aprueben nuevos prstamos y pagos y compararlos con los reales. 7. Obtener evidencia del cumplimiento de clusulas restrictivas. S en la realizacin del examen el auditor encuentra principios que estn siendo violados o algunas irregularidades debe decir en su informe la naturaleza de estos y dar las herramientas necesarias de control para su inmediata revisin. Notas, fuentes y recursos o LA AUDITORIA- UN EXAMEN EXHAUSTIVO DE LA ACTIVIDAD EMPRESARIAL o PROGRAMA DE AUDITORA PARA LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LA EMPRESA o OBJETIVOS, PROGRAMA Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA PARA LOS GASTOS DIFERIDOS o PROGRAMA DE AUDITORA Y CONTROL INTERNO PARA EL MANEJO DEL DISPONIBLE o PROCEDIMIENTOS DE CONTROL PARA EL DISPONIBLE o OBJETIVOS, PROGRAMA Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA PARA LAS INVERSIONES o OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA PARA LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO o EL CONTROL DE GESTIN COMO HERRAMIENTA FUNDAMENTAL PARA LA MISIN FINANCIERA o OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA PARA LAS OBLIGACIONES FINANCIERAS

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EVALUACIN DE RIESGO EN EL DISPONIBLE

En la evaluacin que el auditor financiero realiza del riesgo que se tiene en el manejo del disponible, se debe tener en cuenta el que se presenta inherente a la organizacin y el que se da por fallas en las medidas de control Por: Giovanny E. Gmez El manejo de las cuentas que tienen que ver con los recursos en efectivo o en los bancos toma una gran importancia en la gestin que realiza el administrador financiero de las fuentes de financiacin en el corto plazo. La tarea del auditor financiero es verificar que estos rubros presenten el menor riesgo posible en su utilizacin para la consecucin de los objetivos organizacionales. La medicin del riesgo hecha por parte del auditor debe realizarse sobre las normas de auditora de general aceptacin, es por ello que en este artculo se pretenden mostrar algunas de las pruebas que el profesional contable desarrolla en este sentido y las posibles salidas que tiene al encontrar fallas en el manejo del disponible. FACTORES DE RIESGO INHERENTE ORIGEN POSIBLE SOLUCIN Mayor control de las autorizaciones El ente realiza cambios frecuentes verificando las causas de las de firmas autorizadas modificaciones Se han realizado ingresos y egresos Anlisis detallado de las de fondos significativos de efectivo operaciones relevantes Se han recibido montos significativos de efectivo Los movimientos entre bancos son frecuentes y poco significativos Son frecuentes las transferencias electrnicas de fondos Comprobacin del origen y destino de los fondos Detallado anlisis conciliatorio Mayor grado de anlisis de las evidencias para comprobar la integridad de las operaciones de transferencia
Uno de los bancos con el cual opera la empresa parece Esfuerzos para comprobar la financieramente dbil, lo cual puede recuperacin de los fondo s afectar la disponibilidad de los fondos Para realizar el examen el auditor puede llevar a cabo algunos cuestionamientos sobre los principios de contabilidad que deben ser aplicados a las operaciones de la empresa en cuanto a los recursos en efectivo. Disponible Dentro del disponible encontramos todos los rubros como el efectivo, las cajas y los bancos tanto los nacionales como los extranjeros. TOTALIDAD 1. Se registran todos los cobros o desembolsos que ocurren dentro del perodo? 2. En los estados financieros se muestra el saldo de todas las transacciones realizadas que involucren cobros y desembolsos? EXISTENCIA
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1. Todos los ingresos y egresos representan hechos econmicos que han ocurrido durante el perodo y son atribuidos al ente ? 2. Los saldos del grupo de disponible reflejados en los estados financieros son reales? EXACTITUD 1. Los cobros y desembolsos son registrados de acuerdos en lo establecido en los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados? 2. Los ingresos y gastos registrados en la contabilidad se hacen por las cantidades correctas aritmticamente? VALUACIN 1. Todas las cuentas del grupo de disponible estn debidamente valuadas por las cantidades correctas de acuerdo con Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados? PRESENTACIN 1. Todas las cuentas del grupo de disponible estn debidamente clasificadas de acuerdo a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados? 2. Todas las cuentas del grupo de disponible estn debidamente descritas de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados? 3. Todas las cuentas del disponibles estn debidamente mostradas en los estados financieros de acuerdo con las normas y disposiciones que le son aplicables ? La clasificacin de riesgo inherente despus de hacer el anlisis puede clasificarse como: alto, medio o bajo, segn el anlisis el auditor tomar las medidas de control necesarias para ajustar los rubros del disponible a los objetivos propuestos en el programa de auditora. FACTORES DE RIESGO DE CONTROL ORIGEN Las protecciones fsicas del efectivo en caja no son adecuadas POSIBLE SOLUCIN Incremento de pruebas de saldos para verificar la integridad de los mismos
Las conciliaciones bancarias no se Mayores pruebas sustantivas para realizan con regularidad o no son comprobar los saldos de los bancos adecuadamente realizadas Los cheques pendientes y los depsitos en transito no son adecuadamente controlados Las transacciones rechazadas no son identificadas, analizadas y corregidas en forma oportuna Esfuerzos para comprobar la veracidad e integridad de las transacciones No se puede confiar en los controles directos
La administracin no revisa No se puede confiar en controles frecuentemente los saldos en libros gerenciales e independientes Los resultados obtenidos en este examen pueden darse por las fallas o el cumplimiento que presenta la buena aplicacin de las medidas de control propuestas por los gerentes, administradores y auditores de la empresa. La auditora debe basarse en pruebas que apliquen los fundamentos de las normas de auditora y los principios de contabilidad de general aceptacin. AMBIENTE DE CONTROL
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El ambiente de control tiene como objetivo analizar si las personas que estn realizando y controlando el trabajo realizan sus funciones de acuerdo a los objetivos, procedimientos y programa de auditora previamente establecidos. Tambin verifica si los objetivos organizacionales que se plantearon por la alta gerencia se cumplen a cabalidad, buscando hallar las posibles irregularidades, para as tomar las medidas necesarias para su buena ejecucin. El auditor toma de este anlisis las herramientas para dar su dictamen sobre el riesgo en el cual se mueven las cuentas que tienen que ver con el disponible. A continuacin se presentan una serie de preguntas que puede realizar el auditor para desarrollar dicho anlisis: 1. Existen polticas para el manejo de disponible? 2. Existen manuales para el manejo de disponible? 3. Los sistemas para el manejo del disponible son sistematizadas o manuales? 4. Las polticas para el manejo del disponible estn orientadas a la consecucin de los objetivos y metas de la entidad? 5. La alta direccin est preocupada por el mejoramiento del recurso humano a travs de cursos de capacitacin para los funcionarios que manejan el disponible? 6. Se tienen en cuenta las habilidades y destrezas de los aspirantes segn las funciones del cargo en el rea de disponible? 7. Hay revisin de las nuevas polticas y prcticas en el rea de disponible respecto a su adecuacin como a su cumplimiento? 8. Se identifican los principales puntos crticos en el rea del disponible que requieren mayor control, aplicando el principio de excepcin? 9. Se mide el grado de efectividad de los actuales controles administrativos? 10. Existe ptima asignacin de los recursos? 11. Estn identificados e interrelacionados el disponible con los ingresos y egresos de la empresa? 12. Se revelan las debilidades del rea de disponible de la organizacin y se proporcionan medios para corregir tales deficiencia? 13. La informacin contable es til para la toma de decisiones en el rea de disponible? Ahora el auditor debe determinar el grado de riesgo frente al manejo del disponible, con el anlisis hecho de los factores de riesgo inherente, de control y del ambiente de control que se ve reflejado en actividades como: Descentralizacin excesiva de las operaciones Inexistencia de polticas claras sobre administracin de fondos No utilizacin de anlisis o proyecciones del flujo de fondos como tcnica de administracin de fondos Por ltimo se elaboran las matrices de riesgo respectivas, y que resumen el manejo que la empresa est realizando del disponible, un ejemplo de esto se ve a continuacin: MATRIZ DEL RIESGO DE DETECCIN
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MATRIZ DE PERFIL DE RIESGO

RIESGO INHERENTE ALTO AMBIENTE DE CONTROL NEUTRAL TOTALIDA D MEDIO FUERTE BAJO EXISTENC IA BAJO NEUTRAL BAJO PERFIL DE RIESGO ALTO EXACTIT UD ALTO NEUTRAL ALTO VALU ACIN MEDIO NEUTR AL MEDIO
R R R R. I I IE INHERENTE E S E A. DE S G S CONTROL PERFIL G O DE GR. O D O I E D N C E H O D E N E R T T E R E N O C T L C E I N A A B L LT A T O J O O
EVALUACIN
Notas, fuentes y recursos o LA AUDITORIA- UN EXAMEN EXHAUSTIVO DE LA ACTIVIDAD EMPRESARIAL o PROGRAMA DE AUDITORA PARA LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LA EMPRESA o OBJETIVOS, PROGRAMA Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA PARA LOS GASTOS DIFERIDOS o PROGRAMA DE AUDITORA Y CONTROL INTERNO PARA EL MANEJO DEL DISPONIBLE o PROCEDIMIENTOS DE CONTROL PARA EL DISPONIBLE o OBJETIVOS, PROGRAMA Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA PARA LAS INVERSIONES o OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA PARA LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO o EL CONTROL DE GESTIN COMO HERRAMIENTA FUNDAMENTAL PARA LA MISIN FINANCIERA
OBJETIVOS, PROGRAMA Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA PARA LOS GASTOS DIFERIDOS

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El auditor debe poner mucha atencin en este componente del activo, ya que en el se encuentran todos los gastos pagados por anticipado hechos por la empresa y que en un momento pueden traerle a la misma un beneficio futuro Por: Giovanny E. Gmez OBJETIVOS DE AUDITORIA PARA GASTOS DIFERIDOS A. GENERALES Obtener suficiente evidencia acerca de: 1. Que los gastos pagados por anticipado representan beneficios o servicios a ser recibidos o utilizados en los prximos ejercicios periodos, por los cuales se ha contrado una obligacin o desembolsado fondos. 2. Todas las transacciones o saldos de los gastos diferidos estn adecuada e ntegramente contabilizados en los registros correspondientes. 3. Todas las transacciones correspondientes a la cuenta de activos diferidos estn registradas o atribuidas al periodo adecuado. 4. Los montos de esta cuenta estn debidamente calculados de acuerdo con la naturaleza y los trminos de la transaccin y las normas contables. 5. Que reflejan todos los hechos y circunstancias que afectan su valuacin de acuerdo a las normas contables. B. ESPECFICOS 1. Obtener certeza de la realidad de los valores registrados. 2. Las cuentas han sido adecuadamente resumidas, clasificadas y descriptivas y se han expuesto todos los aspectos necesarios para una adecuada comprensin de estos saldos y transacciones que afectan la cuenta. 3. Verificar que los plazos de amortizacin que se manejaron durante el periodo sean los adecuados y reflejen claramente la realidad de la empresa respecto a este rubro. Gastos diferidos Intereses Seguros arrendamientos honorarios servicios bodegajes comisiones PROGRAMA DE AUDITORIA Para validar la informacin que la empresa suministra, con respecto a los Gastos Diferidos, se debe fijar el siguiente programa de auditoria desarrollando los puntos que describimos a continuacin: PRUEBAS SUSTANTIVAS 1. Revisar y evaluar la solidez y/o debilidades del sistema de Control Interno y con base en dicha evaluacin: Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensin y oportunidad de los procedimientos de auditoria aplicables de acuerdo a las circunstancias. Preparar un memorando o informe con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control interno, que requieren tomar una accin inmediata o pueden ser puntos apropiados para nuestra carta de recomendaciones. 2. Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias. PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
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1. Verificar que la gerencia realiza revisin peridica del valor contable y el plazo de amortizacin de los cargos diferidos. 2. Determinar si se revisan las transacciones y saldos de la cuenta diferidos e investiga aspectos dudosos, para comprobar as la veracidad de saldos y transacciones. 3. Verificar que los soportes de las cuentas registradas como diferidos, se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales. 4. Observar si se emplean procedimientos para revisar la correcta erogacin de los gastos pagados por anticipado, para comprobar as la valuacin de este componente. 5. Revisar que exista un control sobre los suministros de oficina y que existan polticas para la adecuada utilizacin de estos elementos, igualmente que prevengan hurtos que afecten considerablemente a la empresa. 6. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado de los cargos diferidos y de la salvaguarda de los suministros de oficina. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados. La cuenta diferidos est constituida por gastos pagados por anticipado los cuales evitan erogaciones de fondos en ejercicios futuros. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA PARA GASTOS DIFERIDOS 1. Preparar un anlisis de cargos diferidos y gastos pagados por anticipado, indicando la base y determinando la correccin de los costos de las acumulaciones y las cancelaciones. 2. Revisar los asientos de gastos pagados por anticipado para identificar partidas inusuales o significativas. 3. Determinar si es correcto que se difieran o amorticen cargos diferidos poco comunes. 4. Examinar los asientos del registro de seguros en el ao comprobarlos contra las facturas, comprobar la exactitud de las distribuciones. 5. Examinar las plizas de seguros en vigor al fin de ao; anotar quien, que y por cuanto est asegurado y la importancia de cualquier clusula especial ; comparar las partidas pendientes con el registro. 6 Comprobar si se han registrado loa gastos pagados por anticipado usuales dentro el desarrollo de la empresa para verificar posibles omisiones. 7. Revisar las existencias de los suministros de oficina, que estn de acuerdo al saldo registrado en libros 8. Buscar activos de esta categora no registrados: Examinando documentos no anotados. Examinando documentos posteriores a la fecha del balance. Examinando los egresos de caja posteriores a la fecha de cierre. 9. Preparar cdula de diferidos. 10. Investigar los saldos, anormales o antiguos y obtener una explicacin para ellos 11. Investigar la existencia de saldos crdito y reclasificarlos en una cuenta de pasivo. Notas, fuentes y recursos o LA AUDITORA o PROGRAMA DE AUDITORA PARA LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LA EMPRESA o PROGRAMA DE AUDITORA Y CONTROL INTERNO PARA EL MANEJO DEL DISPONIBLE o PROCEDIMIENTOS DE CONTROL PARA EL DISPONIBLE
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OBJETIVOS Y CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PARA EL DISPONIBLE

La evaluacin realizada al sistema de control interno de una empresa debe estar sustentada en las respuestas que arrojen los cuestionarios de control interno realizado en los programas y procedimientos que el auditor financiero tenga a bien ejecutar, en este caso en el manejo del disponible de la entidad Por: Giovanny E. Gmez OBJETIVOS DEL EXAMEN Objetivos generales: 1. Verificar la correcta valoracin de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados y su adecuada presentacin en los estados financieros. 2. Obtener seguridad razonable acerca de: a. Todos los conceptos relacionados con el disponible han sido estimados adecuadamente. b. Los valores correspondientes a las cuentas del componente estn debidamente clasificados y revelados de acuerdo a sus condiciones. Objetivos especficos: 1. Verificar la existencia fsica de los recursos de liquidez inmediata con que cuenta la entidad. 2. Determinar si los fondos y depsitos que se presentan dentro de rubro de efectivo, caja y bancos cumplen las condiciones bsicas de disponibilidad. 3. Comprobar si se presentan todos los fondos y depsitos existentes. 4. Determinar si los fondos de efectivo y de depsitos a la vista que se representan en los estados financieros son autnticos 5. Examinar el manejo adecuado de los procedimientos polticas y prcticas que se siguen en la administracin de los recursos de liquidez. 6. Verificar la existencia de manuales de funciones y procedimientos del efectivo. Precisamente El control es una herramienta de apoyo para la obtencin de los objetivos empresariales CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO Periodo evaluado: Enero 01-Diciembre 31/20XX Fecha de evaluacin: Enero de 20XX Fecha de elaboracin: Febrero de 20XX CRITERIOS DE SI NO EVALUACIN 1. 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3
CAJA PROTECCIN La dependencia de caja es una rea restringida. Existe caja fuerte para la custodia del efectivo y sus documentos. Es conocida la clave por personal deferente al cajero, tesorero y gerente.
N/A
OBSERVACIN
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1.1.4 1.1.5 1.1.6
1.1.7
1.1.8 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5 1.2.4
Se conservan en la caja fuerte los ingresos del da, hasta su deposito en bancos. Se encuentran con plizas de manejo el tesorero y el cajero. Se ha responsabilizado a una sola persona el manejo de las cuentas con cheques, detallando claramente los nombres de los responsables. Se archivan en un lugar seguro y apropiado todos los comprobantes que soportan tanto ingresos como egresos. Son adecuados los custodios para salvaguardar fsicamente el dinero en operacin Recaudo Los valores recaudados diariamente son ingresados a caja. Son registrados en respectivo libro. Se expiden los respectivos recibos de caja. Estn debidamente clasificados de acuerdo a su naturaleza los ingresos. Estn debidamente registrados los recaudos en libro auxiliar. Se endosan o cruzan los cheques al momento de ser recibidos para evitar que se cobren en efectivo Son adecuados los controles para asegurar que se cubren las mercancas, servicios entregados o vendidos. Se depositan intactos los ingresos, es decir se cuida de no disponer de ingresos entrantes para efectuar gastos. Se listan los cheques y otros valores recibidos por correspondencia por una persona diferente al cajero antes de entregrselos a este. Recibos de caja
1.2.5
1.2.6
1.2.7
Se expiden los recibos de caja al momento de efectuarse la recepcin de valores. Existe numeracin 1.3.2 consecutiva y prenumerada. Propiedad de Florencio Ml. Tejada, M. A.
1.3 1.3.1
72
1.3.3 1.3.4 1.3.5 1.3.6 1.4 1.4.1 1.4.2
Los recibos anulados son conservados en forma consecutiva. Los recibos en blanco son guardados en la caja fuerte. Se confrontan los valores estipulados en nmeros y letras. Se confrontan los originales con las copias posteriormente. Caja menor Existe un fondo fijo para caja menor. Estn separadas las funciones de custodia y manejo del fondo fijo de caja de las autorizaciones de pagos y registros contables. Los gastos respectivos son autorizados por funcionarios encargados para tal fin. En las entregas de efectivo, existe autorizacin previa del funcionario responsable, y una adecuada comprobacin de las erogaciones correspondientes. Existen formatos especficos para relacionar los gastos de caja menor. Son archivados y sellados de manera adecuada los recibos de caja menor. Se codifican los comprobantes de egreso y se identifican con el nombre y firma del responsable que efectu el gasto. Antes de pagar cualquier comprobante, se revisa el cumplimiento de polticas y disposiciones administrativas para este tramite. Se cancelan los comprobantes con sello de pagado en el momento de ser cubiertos con recursos del fondo de caja menor. El procedimiento de reembolso de caja menor es suficientemente dinmico para evitar el exceso de fondos o la falta de efectivo.
1.4.3
1.4.4
1.4.5 1.4.6 1.4.7
1.4.8
1.4.9
1.4.10
73
1.4.11
1.4.12
1.4.13 1.4.14
1.5 1.5.1 1.5.2 1.5.3
Esta prohibido que los fondos de caja menor sirvan, para cambiar cheques a empleados clientes o proveedores. Se expiden cheques de reembolso a favor de la persona encargada de la caja menor. Existen topes mximos para ser destinados por gastos de caja menor. Si se presentan anticipos para gastos que se cubran con los fondos de caja menor, se delimita claramente el tiempo en que se efectuara el gasto, se da seguimiento para que pasado ese tiempo se solicite la devolucin del dinero o bien la comprobacin del gasto. Arqueos Se realizan arqueos sorpresivos a los fondos recaudados. Existen formatos apropiados para realizar los arqueos. Existen medidas correctivas cuando se presentan inconsistencias. BANCOS Apertura de cuentas Son autorizadas por la junta directiva cada una de las cuentas corrientes. Estn registradas a nombre de la entidad las cuentas de cheques que se manejan en ella. Son estudiados los servicios prestados por cada uno de los bancos, antes de la apertura de una cuenta corriente. Las firmas giradoras estn debidamente autorizadas. Las cuentas corrientes tienen destinacin especfica, segn la naturaleza del gasto. Proteccin Es verificado el nmero de cheques, al momento de entregadas cada una de las chequeras por parte del
2 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3
2.1.4 2.1.5
2.2 2.2.1
74
banco.
2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5
2.2.6
2.2.7 2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.3.5 2.3.6 2.3.7 2.3.8 2.3.9 2.3.10
Son guardadas en caja de seguridad las chequeras en blanco. Se encuentran debidamente protegidos los cheques girados y no cobrados. Se encuentran debidamente custodiados los diversos sellos restrictivos Se mantiene en lugar seguro copia de las tarjetas donde aparecen las firmas autorizadas para expedir cheques. Se mantienen permanentemente actualizado, en el banco y en las oficinas de la entidad, el registro y autorizacin para expedir cheques. Se encuentran archivados en orden secuencial los cheques anulados. Giro de cheques Estn prenumerados todos los cheques. Se giran en orden secuencial Se giran para toda clase de pagos excepto los de caja menor. Se lleva su registro en libros auxiliares de bancos. Existe verificacin de soportes antes del giro. Se realiza verificacin de cifras y nmeros antes de su firma. Se utiliza sello restrictivo para pago para el primer beneficiario. Existe ms de una firma en el giro de pagos por cheque. Se expiden cheques con firmas mancomunadas Se realiza confirmacin telefnica por parte del banco para pagos por sumas superiores a $500.000. Se evita firmar cheques en blanco, al portador o a la vista. Son entregados los cheques previa presentacin de la
2.3.11 2.3.12
75
respectiva autorizacin del beneficiario.
2.3.13 2.3.14 2.3.15
2.4 2.4.1 2.4.2 2.4.3 2.4.4 2.4.5 2.5 2.5.1 2.5.2 2.5.3 2.5.4
Existen horarios y das especiales para la entrega de cheques. Se utiliza sello protector de cheques. Existe alguna clase de poltica que contemple la posibilidad de cancelar en un tiempo determinado aquellos cheques en transito que no hayan sido cobrados. Conciliaciones Se realizan conciliaciones de manera peridica. Se descuentan oportunamente las notas dbito. Son archivadas en orden secuencial las conciliaciones. El funcionario que realiza el pago y el que concilia son diferentes. Se realizan los ajustes necesarios luego de elaborar las conciliaciones. Boletines diarios Se elaboran diariamente los boletines de caja y bancos. Llevan una numeracin estrictamente consecutiva. Se determinan claramente los conceptos por ingresos y por pagos. Existe soporte documental sobre todo ingreso o egreso para conocer su origen y autorizacin. Se elaboran informes y programas de flujo de efectivo para prever tanto la inversin de excedentes, como la obtencin de crditos para cubrir necesidades. Se archivan con los documentos justificativos para informes o consultas posteriores. GENERALES A CAJA Y BANCOS
2.5.6
2.5.7
3 3.1
Estn separadas adecuadamente las actividades de ingresos y egresos. Propiedad de Florencio Ml. Tejada, M. A.
76
3.2
3.3
Se procura tener niveles adecuados a las circunstancias, en lo relacionado al dinero en operacin. Las monedas extranjeras propiedad de la entidad , se valan para efectos del balance general, a precios de cotizacin a la fecha del referido.
Al final de este anlisis se espera que el auditor o la persona que est realizando la evaluacin empresarial de la gestin y el cumplimiento de los controles, pueda tener una clara visin de la entidad y su comportamiento frente al rubro del disponible. La informacin que se recopile de ste examen es vital para la toma de decisiones del auditor y por ende de la gerencia. El examen que el auditor realiza del disponible no debe estructurarse sobre un sistema de control dbil o sobre procedimientos que afecten el ptimo funcionamiento de esta dependencia El anlisis del control interno en el rea del efectivo, los bancos, las corporaciones y las cajas es fundamental para alcanzar el logro de los objetivos organizacionales de la empresa, por ello es importante ponerle atencin a cada uno de los puntos que se present anteriormente, ya que cualquier desviacin que se tenga de estos puede cambiar el rumbo que se tena de la planificacin financiera. Parte del activo corriente El disponible es definido como el grupo que comprende las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata, total o parcial, con que cuenta el ente econmico Notas, fuentes y recursos
PROGRAMA DE AUDITORA Y CONTROL INTERNO PARA EL MANEJO DEL DISPONIBLE

Para cada empresa los programas de control interno y auditora pueden variar, pero a continuacin se presenta un esquema de como se aplican estos elementos dentro de las organizaciones y la utilidad que prestan para el anlisis de gestin y para la toma de decisiones de los altos mandos y la gerencia. Por: Giovanny E. Gmez PROGRAMA DE CONTROL INTERNO Y AUDITORIA PARA LA EMPRESA Para validar la informacin que la empresa ha suministrado con respecto al rubro disponible, se fija el programa de auditoria y control interno desarrollando los puntos que se describen a continuacin: 1. Revisar y evaluar la solidez y/o debilidades del sistema de Control Interno y con base en dicha evaluacin: Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensin y oportunidad de los procedimientos de auditoria aplicables de acuerdo a las circunstancias. Preparar un memorando o informe con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control interno, que requieren tomar una accin inmediata o pueden ser puntos apropiados para la carta de recomendaciones.
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2. Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias. DESCRIPCIN: El disponible es definido como el grupo que comprende las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata, total o parcial, con que cuenta el ente econmico y puede utilizar para fines generales o especficos, dentro de los cuales podemos mencionar la caja, los depsitos en bancos y otras entidades financieras. Manejo del Disponible. * Determinar claramente las funciones, responsabilidades y obligaciones del personal que tienen a su cargo la custodia del efectivo y la autorizacin de pagos previos * En bsqueda de mayor seguridad al manejo de efectivo en caja se aconseja determinar una suma mxima para pagos individuales * Controlar quien y como se realizan los pagos hechos por la caja. * Realizar contratos respaldados con plizas de garanta para el resguardo de efectivo. PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO: Estas buscan obtener evidencia sobre los procedimientos de control interno, en los que el auditor encontrara confianza sobre el sistema para determinar si estn siendo aplicados en la forma establecida. El auditor buscar asegurarse de la existencia del control, de la efectividad con la que se desempea dicho control y de determinar si los controles han sido aplicados continuamente durante todo el periodo. Tipo de Transaccin: Verificar la entrada del efectivo: A. El objetivo es determinar si los controles establecidos operan segn lo planeado y observar la existencia y empleo responsable de equipos utilizados en el proceso de recibo de efectivo. B. Observacin de las labores realizadas por los encargados tanto de caja general y las cajas menores, para determinar si cumple con los procedimientos de recibo de efectivo y que su manejo sea acorde con el manejo de polticas de la empresa preestablecidas con anterioridad. C. Realizacin de entrevistas con el personal de la Compaa para determinar si concuerdan los procedimientos por ellos descritos en cuanto al efectivo con los determinados en los manuales de funciones y planes de control interno. D. Repeticin de los procedimientos de control interno con el fin de determinar si el proceso de manejo de efectivo paso por los controles respectivos que permitan total veracidad y responsabilidad del encargado de manejar las cajas general y menor. Confirmar el porte de carns para los visitantes con el fin de evitar confusiones al interior de la organizacin. Observar que realmente haya separacin de funciones entre quien autoriza el pago de una cuenta y el cajero. Examinar la existencia de documentos que soporten los arqueos diarios de efectivo como un medio de control de las entradas y salidas de este, determinando cumplimiento de normas preestablecidas para su manejo. Observar los requisitos de ingresos de personal a las dependencias de tesorera para determinar si se necesitan controles adicionales para dar mayor seguridad al manejo de caja general, o el acceso directo a las oficinas de las personas que manejan cajas menores. Verificacin de la elaboracin de ajustes a las cuentas de bancos cuando se han recibido las respectivas conciliaciones controlando de esta manera los saldos de las diferentes cuentas. Verificar la existencia y aplicacin de una poltica de manejo de disponible. Determinar la eficiencia de la poltica de disponible de la compaa. Verificar que los soportes de las cuentas registradas como disponible, se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.
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Observar si los abonos en cuenta de los disponible se registran adecuadamente. Revisar que exista un completo anlisis del manejo de disponible para identificar fallas y aplicar las correcciones necesarias Revisar si la informacin acerca de los disponible de la compaa, debidamente actualizada se hace llegar oportunamente a la administracin y a los encargados dentro de la compaa. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado de las cuentas de disponible. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados. Se debe mantener en un lugar seguro, preferiblemente por medios mecnicos, como cajas de seguridad, documentos importantes como talonarios de cheques, ttulos valores, tarjetas con las firmas autorizadas para expedir cheques, claves de seguridad, etc.

PRUEBAS DE SUSTANTIVAS: Tipo de Transaccin: Efectivo en Caja y Bancos Objetivos: Determinar la correccin de los saldos. A. Correccin Aritmtica Sumar algunas relaciones que presenta la empresa y que pudieran ser incluidas dentro de los papeles de trabajo de Auditoria. Conciliar los auxiliares con los saldos de las cuentas del mayor general. B. Existencia o suceso, derechos y obligaciones y valuacin o asignacin, Recuento del efectivo en caja: Controlar todo el efectivo e instrumentos negociables posedos por la empresa hasta que todos los fondos se hayan contado, insistir que el encargado del efectivo este presente durante el arqueo. Obtener un recibo firmado por el encargado del fondo como constancia que le fueron devueltos los fondos al cliente de entera conformidad, Asegurarse que todos los cheques pendientes de depositarse estn librados a la orden del cliente ya sea en forma directa o a travs de endoso. Confirmacin de los saldos bancarios: Se acostumbra confirmar los saldos en deposito en cuentas bancarias a la fecha del balance general para tal efecto se elabora un modelo de confirmacin bancaria, solicitada como parte de las pruebas de saldo en bancos. C. Correccin e Inclusin: Realizar pruebas para cerciorarse que todas las partidas que deban estar incluidas estn y eliminar aquellas partidas que no deben estar incluidas. Al final del ao se considera indispensable que exista un corte de las transacciones de entradas y salidas del efectivo si se debe presentar el saldo correcto del efectivo en el balance general y que los estados financieros revelen razonablemente la informacin financiera y los resultados de la operacin. Revisar o elaborar conciliaciones Bancarias: Cotejar los saldos bancarios con las respuestas de confirmaciones bancarias. Verificar la validez de las partidas que componen la conciliacin, tal como los depsitos en transito y cheques expedidos por la empresa y aun pendientes de pago por el banco a veces denominados cheques en transito Examinar los estados bancarios en bsqueda de alteraciones o modificaciones de cifras. Cuando el control interno sea deficiente, el auditor podr personalmente proceder a efectuar la conciliacin bancaria. Obtener y utilizar los estados de cuenta bancarios a una fecha posterior al cierre:
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La empresa deber solicitar a su banco que le enven los estados de cuenta, que debern ser remitidos directamente al auditor. Al recibir el estado de cuenta bancario de fecha posterior al cierre, y los cheques pagados en ese intervalo y los avisos de cargos y crditos, se comparan todos los cheques expedidos en el ao anterior con el listado de cheques pendientes de pago, segn conste en la conciliacin de fin de periodo. Tambin se asegura que los depsitos en transito en la conciliacin bancaria de fin de periodo hayan sido acreditados por el banco como depsitos en el estado posterior al cierre, adems se examinara el estado de cuenta bancario y dems comprobantes en busca de partidas sospechosas. Rastrear transferencias bancarias: Cuando ocurre una transferencia bancaria, varios das transcurrirn antes de que el cheque sea pagado por el banco sobre el cual se expidi. Por lo tanto, el efectivo depositado segn los registros contables estar sobrestimado durante este periodo, dado que el cheque se incluir dentro del saldo en el cual se deposito y no aparecer restado del banco sobre el cual se libro. Para obtener evidencia respecto a la validez de las transferencias bancarias o comprobar errores o irregularidades se elabora una cdula de los cheques a una fecha cercana al cierre en la fecha del cierre. Preparar pruebas del Efectivo: Obtener los totales bancarios y en libros del estado de cuenta bancario y de la cuenta de efectivo en bancos, respectivamente. Obtener las partidas motivo de conciliacin tanto de las conciliaciones iniciales de los saldos como de las finales de los saldos. Determinar las partidas de conciliacin. Realizar revisiones Analticas: Se debern comparar los saldos en caja con las expectativas de lo presupuestado y realizar estudios de los informes de variaciones en el presupuesto mensual de efectivo. D. Presentacin en los Estados Financieros y Revelacin Suficiente. Realizar investigaciones e inspeccionar documentacin para las restricciones de efectivo y gravmenes. Considerar la presentacin de estados y revelacin con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Notas, fuentes y recursos o PROGRAMA DE AUDITORA PARA LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LA EMPRESA o Curso de Auditora y Garanta de Calidad o OBJETIVOS, PROGRAMA Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA PARA LOS GASTOS DIFERIDOS o PROGRAMA DE AUDITORA Y CONTROL INTERNO PARA EL MANEJO DEL DISPONIBLE Cules son las diferencias entre Revisor Fiscal, Auditor interno y Auditor externo. Quin los nombra. Qu facultades tienen. Qu clase de informes deben presentar. La diferencia esencial entre estos profesionales de la contadura pblica, se basa en el alcance del examen que cada uno realiza de la empresa, a continuacin se presentan las generalidades fundamentales de cada uno: Revisor fiscal El revisor fiscal es el encargado de dictaminar con sujecin a las normas de auditoria de general aceptacin los estados financieros de la empresa.
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Tambin debe revisar y evaluar sistemticamente los componentes y elementos que integran el control interno, en forma oportuna e independiente en los trminos que seala la ley. El revisor fiscal debe realizar una auditoria integral y debe exponer una opinin profesional independiente de la evaluacin y supervisin de los sistemas de control. En su informe debe determinar si los estados financieros son preparados sobre principios de general aceptacin, si ha cumplido con las normas legales, evaluar el grado de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos previstos por la empresa, el buen manejo de los recursos y la evaluacin del sistema de control interno para conceptuar sobre su manejo. Auditor interno Es nombrado por la administracin de la organizacin, es el encargado de verificar las fortalezas y suficiencia de los controles que se aplican dentro de la empresa. Su estudio debe tener un alcance total de la empresa, es decir abarcar las operaciones financieras, administrativas y de cualquier otra ndole. Es nombrado por la administracin de la organizacin. El informe que realiza debe proporcionar todos los datos relevantes con respecto a la efectividad y eficiencia de las operaciones, de la suficiencia y confiabilidad de la informacin financiera y del cumplimiento de las regulaciones de la empresa. Auditor externo Es nombrado por la junta de accionistas, debe ser hecha por un contador pblico ajeno y externo a la empresa, este realiza un examen de las operaciones financieras de la empresa, con el fin de emitir una opinin sobre la razonabilidad de las cifras contenidas en los estados financieros basado en los principios de contabilidad de general aceptacin, dando a conocer los resultados de su examen, a fin de aumentar la utilidad que la informacin posee. El informe o dictamen que el auditor externo otorga fe pblica a la confiabilidad de los estados financieros y la credibilidad de la gerencia que los prepar.
TECNICAS DE AUDITORIA
Aportado por: LILIAN EBERT CASTREJON NUNCIO eberthlilian@hotmail.com
TECNICAS DE AUDITORIA
Son los mtodos prcticos de investigacin y prueba que el contador pblico utiliza para comprobar la razonabilidad de la informacin financiera que le permita emitir su opinin profesional. Las tcnicas de auditoria son las siguientes: 1.- ESTUDIO GENERAL.- Apreciacin sobre la fisonoma o caractersticas generales de la empresa, de sus estados financieros de los rubros y partidas importantes, significativas o extraordinaria. Esta apreciacin se hace aplicando el juicio profesional del Contador Pblico, que basado en su preparacin y experiencia, podr obtener de los datos e informacin de la empresa que va a examinar, situaciones importantes o extraordinarias que pudieran requerir atencin especial. Por ejemplo, el auditor puede darse cuenta de las caractersticas fundamentales de un saldo, por la simple lectura de la redaccin de los asientos contables, evaluando la importancia relativa de los cargos y abonos anotados. En esta forma semejante, el auditor podr observar la existencia de operaciones extraordinarias, mediante la comparacin de los estados de resultados del ejercicio anterior y del actual. Esta tcnica sirve de orientacin para la aplicacin antes de cualquier otra.
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El estudio general, deber aplicarse con cuidado y diligencia, por lo que es recomendable que su aplicacin la lleve a cabo un auditor con preparacin, experiencia y madurez, para asegurar un juicio profesional slido y amplio. 2.- ANLISIS. Clasificacin y agrupacin de los distintos elementos individuales que forman una cuenta o una partida determinada, de tal manera que los grupos constituyan unidades homogneas y significativas. El anlisis generalmente se aplica a cuentas o rubros de los estados financieros para conocer cmo se encuentran integrados y son los siguientes: a) Anlisis de saldos Existen cuentas en las que los distintos movimientos que se registran en ellas son compensaciones unos de otros, por ejemplo, en una cuenta de clientes, los abonos por pagos, devoluciones, bonificaciones, etc., son compensaciones totales o parciales de los cargos por ventas. En este caso, el saldo de la cuenta est formado por un neto que representa la diferencia entre las distintas partidas que se registraron en la cuenta. En este caso, se pueden analizar solamente aquellas partidas que forman parte del saldo de la cuenta. El detalle de las partidas residuales y su clasificacin en grupos homogneos y significativos, es lo que constituye el anlisis de saldo. b) Anlisis de movimientos En otras ocasiones, los saldos de las cuentas se forman no por compensacin de partidas, sino por acumulacin de ellas, por ejemplo, en las cuentas de resultados; y en algunas cuentas de movimientos compensados, puede suceder que no sea factible relacionar los movimientos acreedores contra los movimientos deudores, o bien. Por razones particulares no convenga hacerlo. En este caso, el anlisis de la cuenta debe hacerse por agrupacin, conforme a conceptos homogneos y significativos de los distintos movimientos deudores y acreedores que constituyen el saldo de la cuenta. 3.- INSPECCION. Examen fsico de los bienes materiales o de los documentos, con el objeto de cerciorarse de la existencia de un activo o de una operacin registrada o presentada en los estados financieros. En diversas ocasiones, especialmente por lo que hace a los saldos del activo, los datos de la contabilidad estn representados por bienes materiales, ttulos de crdito u otra clase de documentos que constituyen la materializacin del dato registrado en la contabilidad. En igual forma, algunas de las operaciones de la empresa o sus condiciones de trabajo, pueden estar amparadas por ttulos, documentos o libros especiales, en los cuales, de una manera fehaciente quede la constancia de la operacin realizada. En todos estos casos, puede comprobarse la autenticidad del saldo de la cuenta, de la operacin realizada o de la circunstancia que se trata de comprobar, mediante el examen fsico de los bienes o documentos que amparan el activo o la operacin. 4.- CONFIRMACIN. Obtencin de una comunicacin escrita de una persona independiente de la empresa examinada y que se encuentre en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones de la operacin y, por lo tanto, confirmar de una manera vlida. Esta tcnica se aplica solicitando a la empresa auditada que se dirija a la persona a quien se pode la confirmacin, para que conteste por escrito al auditor, dndole la informacin que se solicita y puede ser aplicada de diferentes formas: Positiva.- Se envan datos y se pide que contesten, tanto si estn conformes como si no lo estn. Se utiliza este tipo de confirmacin, preferentemente para el activo. Negativa.- Se envan datos y se pide contestacin, slo si estn inconformes. Generalmente se utiliza para confirmar pasivo o a instituciones de crdito.
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5.- INVESTIGACIN. Obtencin de informacin, datos y comentarios de los funcionarios y empleados de la propia empresa. Con esta tcnica, el auditor puede obtener conocimiento y formarse un juicio sobre algunos saldos u operaciones realizadas por la empresa. Por ejemplo, el auditor puede formarse su opinin sobre la contabilidad de los saldos de deudores, mediante informaciones y comentarios que obtenga de los jefes de los departamentos de crdito y cobranzas de la empresa. 6.- DECLARACIN. Manifestacin por escrito con la firma de los interesados, del resultado de las investigaciones realizadas con los funcionarios y empleados de la empresa. Esta tcnica, se aplica cuando la importancia de los datos o el resultado de las investigaciones realizadas lo ameritan. Aun cuando la declaracin es una tcnica de auditoria conveniente y necesaria, su validez est limitada por el hecho de ser datos suministrados por personas que participarlo en las operaciones realizadas o bien, tuvieron injerencia en la formulacin de los estados financieros que se est examinando. 7.- CERTIFICACIN. Obtencin de un documento en el que se asegure la verdad de un hecho, legalizado por lo general, con la firma de una autoridad. 8.- OBSERVACIN. Presencia fsica de cmo se realizan ciertas operaciones o hechos. El auditor se cerciora de la forma como se realizan ciertas operaciones, dndose cuenta ocularmente de la forma como el personal de la empresa las realiza. Por ejemplo, el auditor puede obtener la conviccin de que los inventarios fsicos fueron practicados de manera satisfactoria, observando cmo se desarrolla la labor de preparacin y realizacin de los mismos. 9.- CALCULO. Verificacin matemtica de alguna partida. Hay partidas en la contabilidad que son resultado de cmputos realizados sobre bases predeterminadas. El auditor puede cerciorarse de la correccin matemtica de estas partidas mediante el clculo independiente de las mismas. En la aplicacin de la tcnica del clculo, es conveniente seguir un procedimiento diferente al ampliado originalmente en la determinacin de las partidas. Por ejemplo, el importe de los intereses ganados originalmente calculados sobre la base de cmputos mensuales sobre operaciones individuales, se puede comprobar por un clculo global aplicando la tasa de inters anual al promedio de las inversiones del periodo.
BIBLIOGRAFA Normas y procedimientos de auditora

21. Edicin Editorial: Instituto Mexicano de Contadores Pblicos A.C. Comisin de Normas y Procedimientos de Auditora
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"PROGRAMA DE AUDITORA DE CUENTAS POR COBRAR"

Aportado por: LILIAN EBERT CASTREJON NUNCIO eberthlilian@hotmail.com Aportado por: Paula Olmedo Gonzlez dinidanae@hotmail.com Estudiante de Ingeniera Comercial de la universidad de Mariano Egaa Por: Paula Olmedo Gonzlez dinidanae@hotmail.com INTRODUCCIN Las cuentas por cobrar representan los activos adquiridos por la empresa a travs de letras, pagars u otros documentos por cobrar proveniente de las operaciones comerciales de ventas de bienes o servicios y tambin no provenientes de ventas de bienes o servicios. Por lo tanto, la empresa debe registrar de una manera adecuada todos los movimientos referidos a estos documentos, ya que contituyen parte de su activo, y sobretodo debe controlar que stos no pierdan su formalidad para convertirse en dinero. De ah la importancia de controlar y de auditar las Cuentas por Cobrar El auditor financiero establece los objetivos y procedimientos para realizar el examen previsto en la planeacin de la auditora a estas cuentas.
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En este trabajo mostraremos un programa para auditar las Cuentas por Cobrar, tomando en cuenta los objetivos bsicos de esta auditora. CONCEPTO DE CUENTAS POR COBRAR: Las Cuentas por Cobrar son derechos legtimamente adquiridos por la empresa que, llegado el momento de ejecutar o ejercer ese derecho, recibir a cambio efectivo o cualquier otra clase de bienes y servicios. Atendiendo a su origen, las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas en: Provenientes de ventas de bienes o servicios y No provenientes de venta de bienes o servicios. a) Documentos por Cobrar: Los documentos por cobrar son cuentas por cobrar documentadas a travs de letras, pagars u otros documentos, proveniente exclusivamente de las operaciones comerciales. Esta cuenta debe mostrarse rebajada de las estimaciones de deudores incobrables por este concepto y por los intereses no devengados por la sociedad. b) Deudores Varios (neto): Corresponde a todas aquellas cuentas por cobrar que no provengan de las operaciones comerciales de la empresa, tales como cuentas corrientes del personal o deudores de ventas de activos fijos. La estimacin de deudores varios incobrables debe ser rebajada para su presentacin en el balance. c) Documentos y Cuentas por Cobrar a Empresas Relacionadas: Documentos y cuentas por cobrar a empresas relacionadas, descontados los intereses no devengados que provengan o no de relaciones comerciales y cuyo plazo de recuperacin no excede de un ao a contar de la fecha de los estados financieros. OBJETIVOS DE LA AUDITORA DE CUENTAS POR COBRAR: Comprobar si las cuentas por cobrar son autnticas y si tienen origen en operaciones de ventas. Comprobar si los valores registrados son realizables en forma efectiva (cobrables en pesos). Comprobar si estos valores corresponden a transacciones y si no existen devoluciones descuentos o cualquier otro elemento que deba considerarse. Comprobar si hay una valuacin permanente respecto de intereses y reajustes- del monto de las cuentas por cobrar para efectos del balance. Verificar la existencia de deudores incobrables y su mtodo de clculo contable. PROCEDIMIENTOS DE LA AUDITORIA DE CUENTAS POR COBRAR: Respecto al Control Interno. El anlisis de crdito se dedica a la recopilacin y evaluacin de informacin de crdito de los solicitantes para determinar si estos estn a la altura de los estndares de crdito de la empresa. 1. Verificar la existencia y aplicacin de una poltica para el manejo de las cuentas por cobrar. 2. Determinar la eficiencia de la poltica para el manejo de las cuentas por cobrar. 3. Verificar que los soportes de las cuentas por cobrar se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales. 4. Observar si los movimientos en las cuentas por cobrar se registran adecuadamente. 5. Revisar que exista un completo sistema de control de las cuentas por cobrar, actualizado y adecuado a las condiciones de la empresa.
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6. Comprobar que las modificaciones de las cuentas por cobrar sean correctamente autorizadas por quien corresponda. 8. Verificar que las cuentas por cobrar ests adecuadamente respaldadas. 9. Comprobar que las cuentas por cobrar ests vigentes y que las medidas de seguridad se apliquen correctamente (ejemplo: aseguradora de cheques) 10. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del manejo de las cuentas por cobrar. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de ste por parte de los clientes y deudores. 11. Controlar el efectivo recibido de proveedores. 12. Efectuar compensaciones de cuentas a pagar contra cuentas a cobrar. 13. Controlar Notas de dbito y de crdito (Rebajas por volmenes de compras, etc). 14. Mantener cheques anulados con orden de no pago, devueltos y emitidos de nuevo. Procedimientos: 1. Verificar fsicamente junto con la persona responsable de las cuentas por cobrar los documentos que respalden los documentos por cobrar. 2. Comprobar fsicamente la existencia de ttulos, cheques, letras y documentos por cobrar e investigar cualquier irregularidad. 3. Comprobar fsicamente la existencia de ttulos en empresas relacionadas. 4. Comparar el resultado de la comprobacin fsica con el mayor de Inversiones en Empresas Relacionadas. 5. Verificar con los estados financieros de las empresas relacionadas si el monto de las utilidades a repartir corresponde a los documentos por cobrar a empresas relacionadas. 6. Verificar que los datos de los deudores sean correctos, nombre, RUT, domicilio particular y laboral, etc. 7. Comprobar la validez de los documentos, es decir, que los documentos estn legalizados con firma, timbre y estampillas, ante Notario. 8. Verificar datos de los avales en caso que existieran, nombre, RUT, domicilio, etc. 9. Verificar que los avales, en caso que existieran, hayan firmado debidamente los documentos. 10. Verificar el historial de todos los documentos por cobrar, si han sido enviados a notara, a bancos e instituciones financieras (como factoring, por ejemplo). 11. Verificar qu cuentas por cobrar han sido canceladas oportunamente, con atrasos, o si no han sido pagadas o protestadas. 12. Examinar las autorizaciones para la venta que origin el respectivo documento por cobrar. 13. Examinar la boleta de venta que origin el documento por cobrar, chequear que correspondan los valores y plazos y ver si coinciden. 14. Examinar las facturas de clientes, as como otros documentos justificativos de las cuentas por cobrar. 15. Seleccionar un nmero de documentos por cobrar de clientes y/o otros deudores y comprobar las entradas de aquellos en los registros contables. 16. Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de Clientes, Documentos por Cobrar, Deudores Varios y Documentos y Cuentas por cobrar a empresas relacionadas. 17. Chequear que existan los registros de deudas para con la empresa de los propios trabajadores de la empresa. 18. Verificar que exista factura o boleta a los trabajadores que son deudores de la empresa. 19. Verificar que los montos cobrados por concepto de intereses hayan sido debidamente calculados. 20. En caso de existir arriendos por cobrar, verificar que exista el contrato de arriendo respectivo y si el monto coincide con el canon de arriendo.
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21. En el caso que existan reclamaciones por cobrar a compaas de seguros, verificar las condiciones de la pliza y monto asegurado ante un determinado siniestro. 22. Verificar si existen cuentas por cobrar a proveedores. Se refiere a los casos en que, despus de haber realizado una compra de mercaderas y haberla pagado, tal mercanca result defectuosa o lleg con algn faltante, y el proveedor atender el reclamo mediante una nota de crdito. 23. Verificar las notas de crditos emitidas por el proveedor y ver si coincide con los documentos que respalden la devolucin. 24. Verificar si existen depsitos en garanta de cumplimientos de contratos, por ejemplo cuando la empresa es contratada para realizar cualquier obra o prestar un determinado servicio, y el contratante exige que se haga un depsito garantizado que el objetivo de tal contrato ser cumplido. 25. Chequear que el monto reembolsado corresponda a la garanta citada en el punto anterior. 26. Revisar si existen cuentas por cobrar a los accionistas. Se registra en esta cuenta cualquier deuda que los accionistas hayan contrado con la empresa por conceptos diferentes a lo que todava deban del capital que suscribieron. 27. Verificar si existen anticipos a proveedores. En algunas oportunidades, una empresa se ve en la necesidad de hacer un anticipo a cuenta para garantizar el abastecimiento de mercadera o de la prestacin del servicio. A esta empresa le surge, por lo tanto, un derecho que ser cobrado en el momento en que sea recibida la mercadera o el servicio que ha comprado. 28. Chequear que el monto recepcionado a cuenta de anticipos a proveedores corresponda con los documentos que respalden esta situacin. Respecto a los Deudores Incobrables 1. Verificar la ubicacin fsica de documentos incobrables. 2. Revisar los documentos o antecedentes de los documentos incobrables para verificar que se usaron todas las instancias para el cobro de stos. 3. Verificar que se ha usado el mtodo adecuado en el clculo de la estimacin de deudores incobrables 4. Comprobar si la base para la estimacin se ajusta a las disposiciones legales. 5. Revisar en el Mayor la cuenta Estimacin de Deudores Incobrables. 6. Verificar que los ajustes a la cuenta deudores incobrables por concepto de inflacin y/o correccin monetaria sean calculados y registrados. 7. Verificar si ha habido deudores incobrables que se hayan presentado a cancelar una deuda. 8. Comprobar que esta situacin aparezca en los registros contables. CONCLUSIN Respecto a los documentos por cobrar es importante tener en cuenta no perder nunca de vista la existencia fsica de stos as como verificar su formalidad para asegurarse que stos puedan convertirse realmente en dinero. El programa que hemos mostrado contiene pruebas que varan de acuerdo a cada profesional responsable de la Auditora, pues de acuerdo a la aplicacin de stas el Auditor basar su opinin en relacin a la situacin real de la empresa. BIBLIOGRAFIA: Apuntes de Clases. www.ayudacontador.cl www.svs.cl
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Aportado por: Paula Olmedo Gonzlez dinidanae@hotmail.com
DEBILIDADES EN EL AMBIENTE DEL TRABAJO QUE AFECTAN EL CONTROL INTERNO

Aportado por: Lic. Mara del Carmen Cartategui Prez, auditoria@min.cult.cu Fundamentacin: Este trabajo es producto de una investigacin hecha a los resultados que arrojaron las auditoras ejecutadas por los equipos de un Nivel Central X,en un perodo que abarca el quinquenio 19952000. El objetivo fundamental que nos hemos propuesto, es lograr a partir del conocimiento de nuestras debilidades, una concientizacin mejor de la necesidad del control interno y contribuir a la mayor eficiencia y eficacia en los resultados del trabajo, as como tambin es un objetivo, ir ganando el espacio necesario en la comprensin de la actividad de Auditora, no slo como medio de control, sino como un necesario rgano de consulta para nuestro organismo y sus instituciones. A partir de los nuevos conceptos que se incorporan al trabajo de la auditora, de ver sta, no slo como medio para detectar deficiencias, violaciones o fraudes, sino como medio de consulta, hace se defina con claridad el alcance y la importancia de nuestro trabajo, al agregarle valor al mismo. Es por ello que les proponemos, nos sigan en el anlisis de esta investigacin y al final, se debatan sus conclusiones. Introduccin:
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Auditar: Es dicho de la manera ms simple, el proceso de acumular y evaluar evidencias, realizado por una o ms personas independientes y competentes, acerca de la informacin cuantificable de una entidad econmica especfica, con el propsito de determinar e informar sobre el grado de correspondencia existente entre la informacin cuantificable y los criterio establecidos. Como principio debe quedar claro que la auditora, no es una subdivisin o una continuacin del campo de la contabilidad. El sistema contable establecido incluye las reglas y requerimientos de los organismos autorizados y las prcticas aceptadas por las empresas. El proceso de reunir informacin contable dentro del sistema y la preparacin de los estados financieros, constituye la funcin del contador. La auditora est encargada de la revisin de los estados financieros, de las polticas de direccin, y de procedimientos especficos que relacionados entre si forman la base para obtener suficiente evidencia acerca del objeto de la revisin, con el propsito de poder expresar una opinin proporcional sobre todo ello. Dado que el auditor evala los estados financieros preparados dentro de las limitaciones y restricciones del sistema de la contabilidad, est sujeto a las mismas limitaciones y restricciones, es por ello que se afirma que una contabilidad confiable, arroja, estados financieros confiables. En cualquier presentacin de informacin financiera, ya sea externa o interna, o en la ejecucin de las actividades de control interno, las personas pueden ser culpables de ignorancia, influencias personales, inters propio, negligencia o incluso deshonestidad. El principal objetivo de una auditora es eliminar, cualesquiera de estas cinco causas, y de ah se desprende su labor profilctica. El objetivo de una auditora interna es el de asistir a todos los miembros del consejo de direccin en relacin al cumplimiento de sus responsabilidades, al facilitarles anlisis, evaluaciones, recomendaciones y comentarios pertinentes, relativos a la actividades que revisan. Control interno: Es el plan de organizacin de todos los mtodos y procedimientos que son relativos y que estn directamente relacionados principalmente con la salvaguarda de los activos y la confiabilidad de los registros financieros. Si el sistema de control interno contable es adecuado, la posibilidad de que el fraude u otros errores existan, en cualquier magnitud, es remota. Teniendo confianza en la ausencia de fraudes o errores en el proceso de la informacin, el auditor puede dedicar tiempo a la obtencin de evidencias en relacin a la situacin financiera y al resultado de las operaciones. El anlisis que proponemos en este trabajo es el resultado de aplicar el mtodo de estudio de las debilidades que a nuestra consideracin afectan la marcha y funcionamiento del control interno, en cualesquiera de nuestras entidades o instituciones. Pueden existir otras debilidades que no se encuentren recogidas en el mismo, pero sin lugar a dudas de acuerdo con las investigaciones que hemos hecho y el estudio de los resultados que arrojan los trabajos de Auditora, las que exponemos a continuacin son las ms frecuentes y repetidas. Para la investigacin de este trabajo aplicamos el mtodo de una matriz DAFO y el anlisis de las debilidades que afloraron. No se aplic a una entidad en particular, sino el conjunto general de problemas que se derivaban de los resultados de auditoras hechas en los ltimos cinco aos y en especial aquellas que arrojaron resultados de Deficiente y Mal. Lo primero en que tenemos que situarnos invariablemente es, en la pregunta: Cul es el objeto social de la entidad o institucin?. Y, a partir de ste analizar: su estructura, poltica de trabajo, estilo utilizado por la administracin, metas propuestas e idoneidad de sus directivos. Los objetivos que nos propusimos: 1. Lograr la concientizacin de la necesidad del control interno efectivo, a partir del anlisis de las debilidades
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2. Lograr el espacio necesario en la comprensin del trabajo de auditor en su ms amplio sentido Para ello, se tomaron como referencia los resultados de las auditoras calificadas de D y M en los aos del 95 al 2000.
Aos 95 96 97 98 99 2000 Auditoras ejecutadas 35 32 32 31 27 23 D 25 20 23 22 18 15 M 6 7 5 4 5 1 Del real %DyM 88.5 84.3 87.5 83.8 85.1 70.0
Total ejecutadas 1995 2000: 180 auditoras De ellas D y M: 124 69 % (quinquenio) Resultados del anlisis Debilidades: El estilo de trabajo de las administraciones, es poco eficiente y no demuestran eficacia. Las estructuras no estn acordes con los objetivos para lo que fue creada la institucin, o estn mal definidas. Malos o deficientes mtodos de direccin. Poco o nulo chequeo sistemtico del trabajo de las reas a controlar. Falta de prioridad o subestimacin en las recomendaciones y el trabajo de auditor. Falta de personal calificado o mala aplicacin de la poltica laboral. Desatencin o subestimacin de los jefes superiores. Desconocimiento o desactualizacin de las legislaciones. Amenazas: Las autoridades superiores, muestran especial inters por proteger una institucin, al margen de sus deficiencias. Las autoridades superiores, no muestran especial inters por potenciar el trabajo de control, sistemas y de auditora. Las legislaciones vigentes, tanto internas como de los organismo globales y centrales, o del propio organismo, no llegan con la suficiente celeridad o se desconoce su actualizacin. El seguimiento que debe ejercerse sobre la institucin auditada o controlada, al plan de medidas por parte de los jefes y entidad superior, no es el suficiente o no existe. Fortalezas: Existe la voluntad y la conciencia de cambios de estilo de trabajo y ser ms eficientes. Como existe la concientizacin de cambio, se analizan las estructuras actuales. El trabajo de atencin integral a cuadros y sus reservas se fortalece y se hace especial nfasis en la capacitacin y superacin. Se fortalece el aparato de inspeccin del organismo, as como las reas econmicas y se retoman especialidades que se haban desestimado. Se fortalece y se prioriza el trabajo del auditor interno. Se aprob un plan de atencin a las reas econmicas y administrativas y se puso en marcha. Se gana en atencin y prioridad a la actividad de Auditora y otras reas. Se actualiza y capacita a cuadros y personal especializado en la legislacin vigente. Propiedad de Florencio Ml. Tejada, M. A. 90
Oportunidades: Aprovechar al mximo un reordenamiento estructural a partir de los anlisis hechos actualmente. La prioridad y atencin actual a las reas econmicas, administrativas y de auditora. La creacin, funcionamiento y la fuerza que est ejerciendo a la actividad a partir de la Oficina Nacional de Auditora y su positiva proyeccin actual y futura. La atencin que se est exigiendo al cumplimiento del Decreto Ley de auditora y todas aquellas resoluciones, circulares y orientaciones del Comit Ejecutivo del Consejo de Ministros para apoyar la actividad. La creciente superacin y capacitacin de los auditores y los planes de estmulo stos. En nuestro sector especficamente, la prioridad y atencin que el Estado est brindando y su futuro desarrollo. Como el objeto de nuestro trabajo son las debilidades apoyadas en el resto de los aspectos, les propongo valorar las mismas: "Debilidades en el ambiente de trabajo que afectan el control interno" Condiciones: Las condiciones especficas que se sealan a continuacin podran indicar la presencia de debilidades en el ambiente del control interno, que an cuando no las abarque todas, el auditor debe considerar: Estilo de trabajo de la administracin. Estructura orgnica de la institucin o entidad. Mtodos para asignar autoridad y responsabilidad. Seguimiento y sistematicidad. Efectividad del trabajo de auditora interna. Poltica laboral. Mtodos de control sobre el cumplimiento de la legislacin establecida y regulaciones. Estilo de trabajo de la administracin: El estilo de trabajo de la administracin se refleja en los controles internos y en todo el ambiente general del funcionamiento en una entidad determinada, teniendo en cuenta este precepto las debilidades en este aspecto se pueden reflejar en: - La falta de administracin en los controles internos y en el ambiente de control donde funcionan estos. Mostrar una actitud agresiva o poco racional para la toma de decisiones o ante los riesgos que se presenten, que pueden reflejarse tambin desde el punto de vista contable. Una administracin resistente y justificativa ante las recomendaciones de los auditores internos, tanto en tareas de la contabilidad, como de control administrativo u otros. Lentitud para dar respuesta ante situaciones de crisis en las reas econmica, financieras y administrativas. El empleo y elaboracin de informaciones imprecisas o poco confiables. Ejemplo: Balances y estados financieros, etc. Inestabilidad y falta de atencin al personal de las reas econmicas y administrativas. Sobrevaloracin o subestimacin de los estados financieros y los resultados que estos arrojan y falta de anlisis objetivo de los mismos. Falta de claridad, honestidad o celeridad durante el ejercicio de la auditora, debido a falta de documentacin, respuestas evasivas o desconocimiento. Estructura orgnica de la institucin:
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Cuando la estructura orgnica es inapropiada y no est acorde con el objeto social y los objetivos generales y especficos para los que fue creada, sucede que no podr responder a las complejidades de sus funciones y operaciones, por tanto: Inhibe la segregacin de funciones para lo que fue creada. Impide el inicio, registro y mantenimiento de las operaciones y la custodia sobre los activos. Cuando se producen cambios de estructura administrativa, pueden derivarse de stos desorden en la organizacin. Los nuevos cambios en la estructura pueden ocasionar que las responsabilidades operativas no coincidan con la divisin de las funciones. La delegacin de la responsabilidad y autoridad es inapropiada. La falta de definicin y comprensin de la autoridad existe en todos los niveles de la organizacin. La incompetencia o falta de experiencia del personal de las reas econmicas y otras, sobre quien recae la responsabilidad del registros de las operaciones. Falta de supervisin y control del trabajo que se realiza. Exceso de carga de trabajo. Procedimientos no establecidos o inadecuados. Actividades dirigidas y controladas por una sola persona. Mtodos para asignar responsabilidad y autoridad Cuando las estructuras de una institucin no son adecuadas, se dificulta o se hace imposible la asignacin correcta de las responsabilidades y con ello la delegacin de la autoridad, en especial para aquellos asuntos relacionados con: objetivos, metas y funciones operativas. No permite la descripcin correcta del trabajo de sus especialistas y la adecuacin de las funciones y responsabilidades de cada uno. Seguimiento y sistematicidad. Son condiciones que pueden afectar el control interno, toda vez que sealan debilidades que por s solas afectan directamente los resultados y eficiencia del trabajo, entre ellas se pueden sealar: La administracin no est suficientemente clara del control que debe ejercer en la ejecucin de las distintas actividades. Los mtodos para el control administrativo son inadecuados para investigar las situaciones imprevistas o inusuales y decidir las acciones oportunas para corregirlas. La administracin carece de la suficiente visin para ocuparse de que se cumpla con efectividad la poltica establecida para el desarrollo del trabajo en cuanto a los sistemas contables y el control interno. La administracin no le da el debido tratamiento a las notificaciones que se le hacen por parte de inspectores y auditores, ya sean internos o externos, incluyendo aquellas derivadas de errores y deficiencias detectadas que puedan llegar a constituirse en graves violaciones. La administracin no confecciona plan de medidas, por tanto no existe tampoco el seguimiento que debe derivarse del mismo. No se cumple el plan de medidas planteado por la administracin y no se le da seguimiento e informacin de su cumplimiento como est establecido. Efectividad del trabajo de auditora interna. Cuando este no cumple las directivas, normas y principios sucede que: El proceso de exploracin de un trabajo de auditora, no existe o no es lo suficientemente profundo, para que permita al auditor interno concentrarse en los objetivos que se propone. Propiedad de Florencio Ml. Tejada, M. A. 92
Las auditoras propuestas, no han tenido el enfoque adecuado hacia las reas de ms complejidad. Los auditores se hacen responsables de toma de decisiones operativas para poder controlar el trabajo en las reas contables o administrativas objeto de auditora, contrarias a sus funciones de contrapartida. No se cumple con rigor lo establecido en la resoluciones, referida a las Normas de Auditora que miden el trabajo a ejecutar. Los procesos de supervisin y revisin no existen o son inapropiados, o no se revisan las conclusiones y el informe. Los papeles de trabajo, programas de auditora y dems evidencias del trabajo realizado son incompletos y no logran servir de soporte a los resultados. Poltica laboral.: Cuando no se cumplen los reglamento establecidos en la seleccin del personal especializado, se pueden valorar las siguientes debilidades: La seleccin del personal es inadecuada. Son insuficientes los procedimientos para avalar el acceso de los nuevos trabajadores, promociones, traslados, etc. No existen o son insuficientes los programas de capacitacin tcnica y superacin profesional. No existe claridad en el calificador del cargo y contenido de trabajo, como obligacin al acceder a una plaza tcnica o administrativa. Los trabajadores no conocen los procedimientos y regulaciones establecidas para sus reas o la institucin. No se controla el trabajo de los tcnicos, especialistas y otros por sus respectivos jefes intermedios, ni de stos por los principales administrativos. Mtodos de control sobre el cumplimiento de leyes y reglamento. Estas debilidades son frecuentes en procesos actuales: Los reglamentos, circulares, leyes y decretos leyes, aplicables a su actividad y vigentes, se ignoran por los directivos y especialistas. No existen mecanismos propios creados que utilicen para autoevaluarse y controlar sus propias dificultades. Los directivos descuidan su reaccin ante los casos que se identifican de incumplimientos o violaciones de lo legislado, an cuando estas estn reflejadas en las auditoras internas o externas y se destaquen por ser repetitivos. La administracin se refleja renuente a proveer de las evidencias necesarias para evaluar los hechos. Son dbiles las polticas que se aplican para promover el cumplimiento de lo legislado. Conclusiones: En sentido general, el trabajo ha querido reflejar, algunos de los problemas detectados que propician la falta de habilidad administrativa para reaccionar con rapidez ante las deficiencias que pueden llegar a provocar impunidad o violaciones graves que se llegan a constituir en delitos, si no se atajan a tiempo. No pretendemos con ello provocar disgustos o lamentaciones, sino simplemente hacer un llamado a la reflexin y apoyados en estos resultados lograr trazarnos un cambio radical en nuestra forma de pensar y actuar y dar, oportunidad a los auditores de funcionar no slo como los buscadores de problemas y deficiencias, sino apoyarnos en ellos como consultores, consejeros y personal que por su destreza, capacidad y conocimiento, permite garantizar pasos de avance slidos en funcin de la eficiencia, eficacia y economa. Teniendo en cuenta esta conclusin resumimos as: Las debilidades analizadas, tienen solucin, porque las oportunidades actuales lo propician. Propiedad de Florencio Ml. Tejada, M. A. 93
Es necesario lograr el apoyo de los niveles de direccin correspondientes y su participacin. El auditor debe asumir su papel en los desafos que la actualidad le imponen, que agregan valor al trabajo de la auditora. Recomendaciones: Proponer incorporar a superacin un plan emergente de capacitacin del personal dirigente y funcionarios de temas bsicos de control y uso del trabajo de Auditora y del auditor . 1. Continuar dando prioridad y especial atencin a la actividad de Auditora y auditores en funcin de su papel de consultores y asesores metodolgicos, lo cual redundar en el empeo de agregar valor al trabajo del auditor interno. 2. Garantizar la continuidad y sistematicidad de la superacin y capacitacin de los auditores y la atencin priorizada a su trabajo y el aseguramiento logstico del mismo.
Bibliografia. Manual del auditor Textos varios y otros artculos.
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
01. Las normas de auditoria difieren de los procedimientos, en que los procedimientos se refieren a actos que han de ejecutarse, en tanto que las normas tienen que ver con medidas relativas a la calidad en la ejecucin de esos actos y los objetivos que han de alcanzarse mediante el uso de los procedimientos adoptados. Las normas de auditoria as diferenciadas de los procedimientos de auditoria, se relacionan, no slo con la calidad profesional del auditor, sino tambin con el juicio ejercitado por l en la ejecucin de su auditoria y en la elaboracin de su informe. Normas de Auditoria 02. Las normas de auditoria generalmente aceptadas, universalmente aprobadas y adoptadas por el Colegio de Contadores de Chile A.G. son: Normas Generales a) La auditoria debe ser efectuada por una persona o personas que tengan el adecuado entrenamiento tcnico y la capacidad profesional como auditor. b) En todos los asuntos relacionados con el trabajo encomendado, el o los auditores mantendrn una actitud mental independiente. c) En la ejecucin del examen y en la preparacin del informe, el o los auditores mantendrn el debido cuidado profesional. Normas Relativas a la Ejecucin del Trabajo a) El trabajo se planificar adecuadamente y se supervisar apropiadamente la labor de los integrantes del equipo de auditoria. b) Deber adquirir una comprensin suficiente de la estructura de control interno para planificar la auditoria y para determinar la naturaleza, oportunidad y extensin necesaria de las pruebas que debern efectuarse. c) Se obtendr material de prueba suficiente y competente, por medio de la inspeccin, observacin, indagacin y confirmacin, para lograr una base razonable y as poder expresar una opinin sobre los estados financieros que se examinan.
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Normas Relativas al Informe a) El informe indicar si los estados financieros han sido preparados de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados. b) El informe indicar aquellas situaciones en que dichos principios no se han seguido uniformemente en el perodo actual respecto al perodo anterior. c) Las revelaciones informativas contenidas en los estados financieros deben considerarse como razonablemente adecuadas, a menos que en el informe se indique lo contrario. d) El informe expresar una opinin sobre los estados financieros tomados en conjunto, o una aseveracin en el sentido de que no puede expresarse una opinin. Cuando no pueda expresarse una opinin sobre los estados financieros tomados en conjunto, deben indicarse las razones que existan para ello. En todos los casos en que el nombre de un auditor se encuentre relacionado con estados financieros, el informe contendr una indicacin precisa y clara de la ndole del trabajo del auditor, si hay alguna, y el grado de responsabilidad que est asumiendo. 03. Estas normas en gran parte estn relacionadas y son dependientes entre s. Ms aun, las circunstancias relativas a la determinacin del cumplimiento de una norma, pueden igualmente aplicarse a otra norma. Los elementos de importancia relativa y riesgo de auditoria constituyen la base para la aplicacin de todas las normas, especialmente las relativas a la ejecucin del trabajo y al informe de auditoria. 04. El concepto de importancia relativa es inherente al trabajo del auditor independiente. Deben existir bases ms firmes para sustentar la opinin del auditor independiente con respecto a aquellas partidas que son relativamente ms importantes y en las que las posibilidades de error son mayores, que con respecto a aquellas en las que la posibilidad de errores es remota. Por ejemplo, en una empresa con un nmero reducido de cuentas por cobrar, pero de montos significativos, estas cuentas, individualmente, son de ms importancia, y la posibilidad de error es mayor que en otra empresa que tenga un gran nmero de cuentas por cobrar pero de montos pequeos, que sumados alcanzan el mismo total. En las empresas industriales y comerciales, las existencias tienen normalmente una gran importancia, tanto para la posicin financiera como para los resultados de las operaciones y, por consiguiente, requerirn generalmente mayor atencin por parte del auditor que la que debiera dar a las existencias de una empresa de servicios. De igual modo, normalmente se dar mayor atencin a las cuentas por cobrar que a los seguros pagados por anticipado. 05. El grado de riesgo involucrado tiene tambin un efecto importante en la naturaleza de la auditoria. Las transacciones de efectivo son ms susceptibles a irregularidades que las existencias y, por consiguiente, el trabajo a efectuarse en las operaciones de caja tendr que llevarse a cabo de un modo ms acucioso, sin que necesariamente implique un mayor empleo de tiempo. Las transacciones con terceros ajenos al negocio normalmente estn sujetas a un examen menos detallado que las operaciones con compaas afiliadas o con funcionarios y empleados, en cuyos casos no puede asumir que existe el mismo grado de desinters al realizarlas. El efecto del control interno en el alcance de una auditoria es un ejemplo de la influencia del mayor grado o menor de riesgo en los procedimientos de auditoria; en otras palabras, mientras ms eficaz es el control interno, menor es el grado de riesgo. Otros Servicios 06. Estas normas son tambin aplicables a otros servicios prestados por el auditor en el grado que sean pertinentes en las circunstancias.
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1.1.4 1.1.5 1.1.6

1.1.8 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5 1.2.4

1.3.3 1.3.4 1.3.5 1.3.6 1.4 1.4.1 1.4.2

1.4.5 1.4.6 1.4.7

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1.5 1.5.1 1.5.2 1.5.3

2 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3

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2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5

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respectiva autorizacin del beneficiario.

2.3.13 2.3.14 2.3.15

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BIBLIOGRAFA Normas y procedimientos de auditora

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Aportado por: Paula Olmedo Gonzlez dinidanae@hotmail.com

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