UNIDAD FUNCIONAL SERVICIO FARMACEUTICO

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETO 2. ALCANCE 3. RESPONSABLES 3.1. Personal Responsable del Cumplimiento de este proceso 3.2. Personal Responsable de la aplicacin del Cumplimiento 4. DEFINICIONES 5. PROCEDIMIENTO 6. ANEXOS 6.1. FLUJOGRAMA 7. REGISTROS 8. MARCO LEGAL 9. INDICADORES 9.1. Proporcin de Valor Total de Medicamentos Dados de Baja por Vencimiento, Roturas o Alteraciones Fsico Qumicas Respecto al Inventario Promedio Mensual (PB/IP)

1. OBJETO
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Determinar los criterios para el cuidado y la conservacin de acuerdo con las especificaciones tcnicas con las que fueron fabricados los medicamentos y dispositivos mdicos. Garantizar y asumir la responsabilidad tcnica, calidad y correcta conservacin de los medicamentos y dispositivos mdicos que ingresen y se conserven en la Farmacia de la ESE HOSPITAL JUAN DOMINGUEZ ROMERO DE SOLEDAD.

2. ALCANCE Este procedimiento abarca las actividades que definen el almacenamiento adecuado de los medicamentos y dispositivos mdicos, que se utilizan en el Servicio Farmacutico de la ESE HOSPITAL JUAN DOMINGUEZ ROMERO DE SOLEDAD. Su alcance abarca los procesos de almacenamiento y de condiciones ambientales de elementos de Stock de Urgencias, Laboratorio Clnico y Centro Transfusional. 3. RESPONSABLES
1.1. Personal Responsable del Cumplimiento del proceso Puesto REA FUNCIONAL Auxiliar de Droguera Tcnico Administrativo de Farmacia Servicio Farmacutico Coordinador de Farmacia

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3.2. Personal Responsable de la aplicacin del Cumplimiento Puesto REA FUNCIONAL Tcnico Administrativo de Farmacia Servicio Farmacutico Qumico Farmacutico Subdirector Cientfico

4. DEFINICIONES

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Definicin de Trminos usados en este Documento Trmino Definicin Egreso Salida, partida de descargo. Seccin dedicada a la conservacin ordenada y protegida de Almacn productos farmacuticos y materiales relacionados, en espera de ser distribuidos. Estado de las materias primas o envasado, materiales intermedios, productos a granel o acabados, aislados por Cuarentena medios fsicos u otros medios eficaces mientras se espera una decisin acerca de su autorizacin, rechazo o represamiento. La disposicin individualizada a que se adaptan los principios Forma activos y excipientes para construir un medicamento. Es la Farmacutica presentacin final de un producto, definida de acuerdo a su forma farmacutica y grado de esterilidad. Cantidad definida y homognea de una materia prima, material de acondicionamiento o de un producto que posee las Lote especificaciones de calidad, elaborado en un proceso o serie de procesos determinados, realizados bajo condiciones constantes. Es aquel preparado farmacutico obtenido a partir de principios activos, con o sin sustancias auxiliares, presentado bajo forma farmacutica que se utiliza para la prevencin, alivio, Medicamentos diagnostico, tratamiento, curacin o rehabilitacin de la enfermedad. Los envases, rtulos, etiquetas, y empaques hacen parte integral del medicamento por cuanto estos garantizan su calida, estabilidad y uso adecuado. Perecedero Poco durable, que ha de perecer o acabarse. Mecanismo utilizado para mantener la temperatura de medicamentos que por sus caractersticas y especificaciones Cadena de Fro tcnicas requieren ser conservadas con un nivel de temperatura bajo, que debe ser monitoreado con rastro de evidencia mediante el termmetro. Instrumento utilizado para medir las condiciones del medio Termohigrometro ambiente de conservacin de los medicamentos, en lo que se refiere a temperatura y humedad relativa. Es la variable medida en porcentaje que se registra en los Humedad Relativa establecimientos farmacuticos para controlar el nivel de humedad expuesta a los medicamentos.
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5. PROCEDIMIENTO ETAPA DESCRIPCIN RESPONSABLE/REA 1 Inicio Recepcin de Medicamentos confrontado la aceptacin de oferta y la factura emitida por el 2 proveedor, en aspectos como Cdigo, Descripcin, Coordinador de Almacn Precio Costo y Cantidades. Se genera el Comprobante de Ingreso al Almacn. Revisar al momento de su ingreso los Medicamentos y Dispositivos Mdicos perecederos en aspectos de Lote, Fecha de Vencimiento, Estado, y Destino de Almacenamiento estableciendo criterios, Coordinador de Almacn 3 procedimientos y recursos para el cuidado y la Qumico Farmacutico conservacin de los medicamentos y dispositivos mdicos. (Se segregan de acuerdo a la rigurosidad de almacenamiento, ejemplo: refrigerados separados de los de temperatura ambiente). Establecer medios de almacenamientos que permitan una rpida identificacin, asignacin de cdigos a los medios de almacenamiento y control Qumico Farmacutico 4 de vencimiento, con el fin de dispensar aquellos elementos que estn prximos a vencerse lo cual permite minimizar errores y vencimiento Ubicar los medicamentos y dispositivos mdicos en las estanteras dentro del rea de almacenamiento teniendo en cuenta la frecuencia, volumen, forma farmacutica, vencimiento 5 y nivel de atencin. Para tal fin, las estanteras son Qumico Farmacutico nominadas con sistema alfanumrico y sus nichos clasificados por orden alfabtico de los medicamentos, para su respectiva organizacin y facilidad en su bsqueda. Registrar peridicamente en Formato de control de vencimientos y Lotes, de los medicamentos 6 Tcnico de Farmacia existentes en la fecha de registro para su monitoreo y control permanente. 7 Registrar en los medios existentes para tal fin Qumico Farmacutico -preferiblemente computarizado- la cantidad, fecha,
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valor unitario, valor total, etc., de los medicamentos y dispositivos mdicos recibidos. Registrar dos veces al da, mediante la lectura del Termohigrometro, las variables de temperatura y humedad relativa en el cuadro de control destinado para tal fin (Curva de Temperatura y Humedad Relativa), de los medicamentos de almacenamiento regular como los de cadena de fro. Aplicar en su integridad la Gua de Control de Condiciones Ambientales de Medicamentos y Dispositivos Mdicos que se anexa al presente documento y que hace parte integral del mismo. Conservar almacenados los medicamentos de control en vitrina aislada de los dems medicamentos con su respectivo dispositivo de seguridad, en cumplimiento de la normatividad legal vigente. Colocar en el rea de Cuarentena los medicamentos y/o dispositivos mdicos cuya disponibilidad para el consumo humano se sospeche impedida por la deteccin del presunto incumplimiento de las especificaciones tcnicas y fsico Qumica para su uso, en tanto se concreta una conducta definitiva a seguir. Realizar Peridicamente selectivos de medicamentos y/o dispositivos mdicos

Auxiliar de Droguera Qumico Farmacutico

Qumico Farmacutico

Qumico Farmacutico

Qumico Farmacutico

6. . ANEXOS 6.1. Flujograma

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DOCUMENTO DE ENTRADA

ACTIVIDAD

DOCUMENTO DE SALIDA

RESPONSABLE

INICIO

Recepcin de Medicamentos

Comprobante de Egreso de Almacn

Coordinador de almacn

Revisar Medicamentos y Dispositivos Mdicos perecederos

Coordinador de almacn/ Qumico farmacutico

Establecer medios de almacenamiento

Qumico farmacutico

Ubicar los medicamentos y dispositivos mdicos en las estanteras Formato control de fechas de vencimiento

Qumico farmacutico

Registrar en formato de control de fechas de vencimiento

Tcnico de Farmacia

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No

DOCUMENTO DE ENTRADA

ACTIVIDAD

DOCUMENTO DE SALIDA

RESPONSABLE

Registrar los datos de los medicamentos recibidos

Qumico farmacutico

Registrar dos veces al da la temperatura y humedad

Qumico farmacutico

10

Almacenar en vitrinas aisladas los medicamentos de control

Qumico farmacutico

11

Colocar en cuarentena los medicamentos que no cumplen

Qumico farmacutico

12

Realizar selectivos de medicamentos peridicos

Qumico farmacutico

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FIN

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6.2. GUIA DE CONTROL DE CONDICIONES AMBIENTALES DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS (VER ANEXO) 7. REGISTROS Formatos por Utilizar Cdigo Ttulo
Comprobante de Egreso de Almacn Formato control de fechas de vencimiento

Departamento, rea Persona que debe retener el documento.

8. INDICADORES 8.1. Proporcin de Valor Total de Medicamentos Dados de Baja por Vencimiento, Roturas o Alteraciones Fsico Qumicas Respecto al Inventario Promedio Mensual (PB/IP) (PB/IP) = Valor de Medicamentos Dados de Baja X 100 Promedio de Inventario Final Mensual

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