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Un centre de rception et de rgulation des appels ou de relation patient ? Qualit performance et pilotage
Y. PENVERNE 1, J. JENVRIN 1, N. DANET 1, S. PINEAU CARI 1, G. POTEL 1, B. LOU 1, JC. VALLE 2, S. LAGARDE 2, F. BERTHIER 1
1. Samu 44, CHU, Ple Urgences. 2. Direction, CHU, Plateforme 5. Correspondance : BP 1005, 44093 Nantes cedex, France.
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dvolutions structurelles, organisationnelles et techniques contribuant lamlioration de la prise en charge des usagers : Le recrutement de trois cents Parm en 2007 et en 2008 (2) illustre limportance quattachent les tutelles un dimensionnement humain adapt. Pour maintenir une rponse mdicale adapte et garantir un objectif Qualit satisfaisant, une volution organisationnelle parat ncessaire. Dans cette perspective certains se configurent progressivement en Centre dAppels : Les centres dappels non mdicaux dfinissent lactivit front office par le dcrocher et le traitement initial de lappel. Les Samu Centres 15 possdent un front office de niveau 1 correspondant lactivit en priode dactivit normale des Parm, et de front office de niveau 2 correspondant la rgulation du mdecin. Pour faire face au volume dappels entrants, optimiser les indicateurs de performance (cf. 2) et maintenir les fonctions fondamentales des Parm (telles que le suivi des interventions en cours) (3), des schmas organisationnels peuvent tre adopts. Une segmentation oprationnelle des appels permet alors de rpartir les flux sur des ressources ddis : Parm 15 , Parm Samu et Parm de suivi oprationnel . Le rapport Bonnec sur la permanence de soins (4) valorise le suivi des dossiers de rgulation mdicale et recommande le rappel des patients. Cette activit de rappel et de suivi des patients intgre lactivit de type back office . Cette pratique nest pas nouvelle. Elle est par exemple quotidiennement utilise par les Centres Anti-Poisons. Elle est par trop dlaisse par les Samu Centres 15 qui ont d faire face un afflux massif dappels depuis 2002. Aujourdhui, dans une logique damlioration de la qualit des soins apports aux usagers des Samu Centre 15, un suivi immdiat (< 12 heures) pourra tre instaur dans certains cas. Il minimise le risque derreur, renforce le concept de relation patient et amliore la satisfaction des usagers. La mise en place de solutions technologiques volues ncessite ladaptation du personnel grce des formations spcifiques. Le dveloppement de la tlphonie avance amliore les processus de traitement des appels par la pr-qualification ou la priorisation (reconnaissance avant dcrocher, serveur vocal interactif...). Certains outils compltent ces processus de traitement en y ajoutant une gestion dynamique (graphique) des appels. Ces fonctionnalits rduisent et optimisent les temps dattente (introduisant une logique de traitement des appels). Le Parm volue progressivement dans un domaine conjuguant relation-patient et modernit technique. Les projets de formation qualifiante des Parm devront intgrer lapprentissage ces nouveaux outils. Du standard au Centre dAppels des Samu Centres 15, les volutions organisationnelles et techniques ont t majeures cette dernire dcennie. Ce mouvement dadaptation rpond une sollicitation croissante et la volont de dvelopper une dmarche qualit vis--vis des usagers du 15 . Au cur du
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systme, les Parm ont un rle majeur et sont directement impliqus par ces changements. Aujourdhui plus que jamais, le dcrocher dappel durgence relve dune pratique professionnelle spcifique. La matrise des solutions techniques des centres dappels, les volutions organisationnelles (front et back office), le dveloppement de la supervision de la salle de rgulation et les principes de gestion de flux dappels font partie des volutions professionnelles des Parm court terme.
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concentre sa prsence en salle de rgulation sur les priodes de forte activit, dans une logique danticipation et dadaptation des ressources humaines la charge de travail ; il anticipe sur lorganisation du centre dappels en cas de variation des flux et de lactivit (tant pour lactivit courante quen situation de crise) ; il affecte les Parm et mdecins selon les priorits du moment, sassure de lefficacit des ressources pour un usage optimal ; a la responsabilit doptimiser les temps dattente selon la priorisation, dassurer la mise en adquation des ressources humaines aux pics dappels, de planifier les besoins, de contribuer lamlioration des performances et la qualit des services ; contribue aux volutions de lensemble des activits du centre dappels : il organise des runions dquipe, surveille la survenue de dysfonctionnements techniques, prend en compte les contraintes lies aux objectifs dfinis. Il est force de proposition dans llaboration des procdures internes. Il propose sa hirarchie les rajustements ncessaires lamlioration du service rendu (au travers dindicateurs mesurables) ; garantit et assure latteinte des objectifs de bon fonctionnement (cf. 3), dans le respect du rglement intrieur de lunit fonctionnelle. Pour se faire, il utilise les outils de supervision et sappuie sur la matrise des tableaux de bord de suivi dactivit et de qualit. Le superviseur sintgre dans lorganigramme hirarchique de lunit fonctionnelle comme un acteur complmentaire du cadre de sant. Assurer une meilleure adquation des ressources la charge de travail permet doptimiser le fonctionnement du Samu Centre 15 et damliorer les conditions de travail des Parm et mdecins rgulateurs.
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Figure 1 Processus de mise en place de la fonction de Superviseur
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Superviseur
Il organise des dbriefings et assure une fonction pdagogique par le partage et lanalyse dexpriences. Il contribue la rgulation des situations conflictuelles et des dsaccords. Il met en uvre les moyens ncessaires pour valoriser les rsultats de son quipe. Il accompagne et soutien chaque membre de son quipe jusqu latteinte des objectifs fixs par lencadrement. Il coordonne et rend compte des rsultats individuels et collectifs. Il labore et met en uvre un projet daccueil des nouveaux Parm et des stagiaires (Figure 1).
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structures. Lorsquune fonction de ce type est mise en place, elle est assure par un Parm (Samu 25, Samu 69) ou par un superviseur issu des CRC (Samu 44).
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2.3.4. Exprience professionnelle requise
exprience professionnelle russie dans un centre dappels ; exprience russie dencadrement en milieu professionnel. Il apparat souhaitable que, dans le cadre dune filire mtier et dune volution de carrire, les Parm puissent accder cette fonction. Une formation au management, au coaching, au pilotage de lactivit, la gestion de flux sont des pralables indispensables et incontournables la prise de fonction.
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temps rel de lactivit (indicateurs de ressources, de charge, de performance,...) ou a posteriori afin dadapter les besoins. La connaissance des indicateurs de performance est la base des principes de pilotage du Samu Centre 15. Lobjectif du pilotage de lactivit et de la gestion des flux est double : optimiser la gestion des ressources la charge de travail afin de garantir la QoS (suivi des indicateurs de performance en temps rel) ; dfinir et projeter les besoins afin danticiper les variations dactivit.
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Figure 2 Exemple de tableau de bord dactivit utilis au Samu 44 (3)
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de rgulation afin de garantir la QoS et de limiter le nombre dappels perdus. Laffichage en salle de rgulation de ltat dactivit facilite la connaissance immdiate du niveau dactivit. Le superviseur, grce un outil de supervision de lactivit, prcise lanalyse (temps dattente avant dcrocher, QoS front office, etc.). Ce renfort des moyens de la salle de rgulation peut tre organis en dveloppant des activits dites tides (c'est--dire hors front office) telles que le suivi des dossiers de rgulation mdicale, le maintien de loutil de travail, ... Historique, projection des besoins Afin doptimiser la planification, il convient de dfinir la charge prvisible de travail et dy projeter les ressources humaines ncessaires une bonne adaptation. Cette tche est facilite par lusage doutils ddis (Figure 2). La ralisation de tableaux de bord priodiques (hebdomadaires, mensuels, saisonniers, ponctuels...) des flux tlphoniques observs permet une analyse fine de lactivit a posteriori. La rcurrence de cycles dactivit ou de la probabilit de survenue dun afflux doit tre spcifiquement tudie. Des lments de base doivent tre toujours intgrs : le profil classique de courbe des jours : semaine, samedi, dimanche (Figure 3), veilles de fris, fris, ponts de plusieurs jours ; la saisonnalit et lactivit de(s) lanne(s) prcdente(s) ;
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Figure 3 Nombre dappels moyen par heure (jour semaine, samedi, dimanche) Samu 44, octobre 2008
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le taux de charge du Parm, cest--dire le temps pass en communication, qui doit tre compris entre 20 et 40 % de son temps de travail global (3). Au del de 40 % de taux de charge, le Parm est moins disponible, la QoS baisse et le nombre dappels perdus augmente.
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Les seuils de qualit sont variables en fonction du degr durgence de lappel. Il parat indispensable dassurer le dcroch des appels catgoriss P0 par le Parm avant celui des appels de type P1 et P2. Les Parm appliquent trois niveaux de priorit dans la transmission au mdecin rgulateur. Les appels de type P0, P1 et P2 sont dfinis dans le guide de rgulation mdicale (7) comme suit : P0 : dclenchement rflexe dune quipe Smur suivi dune rgulation mdicale prioritaire, P1 : rgulation mdicale prioritaire, P2 : rgulation mdicale qui peut tre mise en attente sans risque pour le patient, dautres tant en cours. Il nexiste pas actuellement de QoS de rfrence en fonction du niveau de priorisation de lappel par le Parm. Les nouvelles solutions technologiques de gestion dynamique de lattente permettent doptimiser les indicateurs de performance. La QoS en fonction du type de rgulation mdicale et priorisation peut tre par exemple fixe ainsi : QoS 99 % des appels dcrochs : mdecine urgence : dans les 20 secondes pour les P0 ; 60 secondes pour les P1 ; 120 secondes pour les P2 ; mdecine gnrale : dans les 180 secondes. ces objectifs quantitatifs sassocient galement une performance qualitative dfinissant les critres dune relation patient (cf. 3) et lactivit de suivi des appels. Le dveloppement dune activit ddie de suivi et rappel protocol des patients permet de rduire le risque derreur, damliorer la satisfaction des usagers du Samu Centre 15, et ainsi damliorer qualitativement la qualit du service rendu. LAfaq Afnor, en collaboration avec lAssociation Franaise de le Relation Client (AFRC), a dvelopp la norme NF Service 345 Centre de relation client (11). Cette norme dfinit des critres obligatoires et spcifiques de certification incluant des indicateurs de performance lis au dcroch (95 % en 20 secondes), la mise en relation (80 %), laccs par le SVI (dont la dure est infrieure la minute) et la qualit de laccueil de lappelant (bonnes pratiques de communication). Il sagit dun rfrentiel de pilotage de centre dappel dans une logique de qualit de service ayant pour finalit lobtention dune certification. Les Samu Centres 15 peuvent sinscrire dans une dmarche similaire de bonne pratique organisationnelle et relationnelle afin de prtendre terme une certification Qualit.
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La qute de la performance quantitative ne doit pas exclure la dimension relationnelle, surtout dans le cadre dactivit des Samu Centre 15. Au sein du service public, la charte Marianne est en vigueur depuis 2005 et comporte les cinq engagements (12) : 1) un accs facile aux services ; 2) un accueil attentif et courtois ; 3) une rponse comprhensible aux demandes dans un dlai annonc ; 4) une rponse systmatique aux rclamations ; 5) tre lcoute pour progresser. Le Samu Centre 15, et plus largement les tablissements de sant publics, sont directement intresss par ces engagements qui renforcent la proximit avec les usagers. La politique damlioration de la qualit et de gestion des risques sinscrit dans un contexte gnral de rformes hospitalires : publication des SROS 3e gnration 2006-2010, procdure de certification par la haute Autorit de Sant (HAS) (13). La rponse sanitaire apporte par le Samu Centre 15 sinscrit dans cette dmarche daccueil de qualit. Comment dfinir une relation patient ? Et si dvelopper la culture de la relation patient devenait un des enjeux des Samu Centre 15 ? Loin de souhaiter fidliser les usagers du 15, nous devons aujourdhui prendre en compte leur niveau dexigence et de satisfaction. Si sur le fond les Samu Centre 15 assurent depuis longtemps leurs missions (14), il parat aujourdhui intressant den tudier la forme. Le dveloppement dune vritable relation patient est complexe. La socit, les demandes de soins et lorganisation de la rponse sanitaire voluent. La majoration de lactivit des Samu Centre 15 est la traduction directe de ces modifications socitales. La relation patient dsigne lensemble des activits en relation directe avec le patient sinscrivant dans la continuit avec ce dernier (chane de soins, suivi). Nous pouvons nous interroger : Quattendent de nous les usagers du 15 ? Que pouvons-nous faire pour les satisfaire ? Au del de la rponse la demande de soins qui est de la responsabilit du mdecin rgulateur, le respect des critres daccueil tlphonique de qualit par la matrise de la relation distance amliore la relation tlphonique et facilite la rgulation mdicale.
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Les plans de formation continue des Parm et des mdecins peuvent intgrer des formations spcifiques aux bonnes pratiques de communication. Le modle de comptence sinscrit au cur des volutions professionnelles. Il est directement li la notion de mtier. La comptence est dfinie par la mise en uvre dune combinaison de savoirs en situation savoir-tre et de connaissance savoir-faire . Le rapport Matillon prcise les modalits et conditions dvaluation des comptences professionnelles des mtiers de la sant, et souligne limportance des valuations des pratiques professionnelles (15). Si la problmatique des Samu Centres 15 est spcifique et rpond la prise en charge mdicale de patients, elle partage avec les CRC la problmatique de la relation distance. La personnalisation de la communication, facilite par les volutions techniques (couplage tlphonie informatique) renforce la notion de relation patient. Nous devons comprendre le patient et ses attentes, et proposer la ralisation denqutes de satisfaction. terme, lintgration de mdias complmentaires la tlphonie (gestion multicanal ) permettra dlargir et dadapter les voix de communication, tout en restant compatible avec le degr durgence. Ces technologies sont ds prsent utilises par les CRC pour amliorer leur QoS. La rgulation mdicale est un acte mdical pratiqu au tlphone rpondant de nombreux principes (16). Elle volue avec les adaptations organisationnelles des Samu Centre 15 au bnfice du patient. Dans cette logique damlioration, la mise en place dun suivi au travers de procdures de rappel renforce la relation patient et amliore le niveau de satisfaction. De plus, cette pratique scurise la rgulation mdicale. Il conviendra den dfinir les modalits.
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5. Conclusion
Le Samu Centre 15 est dabord un centre de rgulation mdicale. Son volution vers un centre de relation patient se dfinit par un haut niveau de technicit (matriel, pilotage, gestion de flux) associ une politique qualit daccueil et de suivi tlphonique. Les personnels des Samu Centres 15 sont les acteurs de ces changements pour la dcennie venir, dans une logique de service public.
Rfrences bibliographiques
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