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SOCIEDADE UNIFICADA DE ENSINO SUPERIOR E CULTURA

LOGSTICA DE MATERIAIS
ADMINISTRAO DE COMPRAS ADMINISTRAO DE COMPRAS
Prof. Cauby Ancora da Luz de Souza Aguiar Prof. Cauby Ancora da Luz de Souza Aguiar
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ADMINISTRAO DE COMPRAS
1. Introduo
A funo de compras tem como objetivo suprir as necessidades de
materiais ou servios, planeja-las quantitativamente e satisfaz-las no
momento certo e com as quantidades certas.
Tambm faz parte da funo compras verificar se o que foi
recebido refere-se efetivamente ao que foi pedido e providenciar o
armazenamento.
Objetivos bsicos de uma Seo de Compras:
Obter fluxo contnuo de suprimentos a fim de atender aos
programas de produo ou comercializao;
Coordenar o fluxo de maneira que seja aplicado um mnimo de
investimento financeiro;
Comprar materiais, insumos e obter servios aos menores preos,
obedecendo padres de quantidade e qualidade definidos;
Procurar sempre dentro de uma negociao justa e honesta, as
melhores condies para a empresa, principalmente em relao s
condies de pagamento.
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2. Fluxo de atividades do Setor de Compras
PESQUISA DE
FORNECEDORE
S
ANLISE DOS
FORNECEDORE
S
PEDIDO DE
COMPRAS
PROCESSAMEN
TO DA
COMPRA
CADASTRO
DOS
FORNECEDORE
S
CADASTRO
(coleta de
preos)
JULGAMENTO
(anlise das
propostas)
EFETIVAO DA
COMPRA OU
CONTRATAO
(adjudicao do
pedido)
DILIGENCIAMENTO
(acompanhamento ou follow-
up)
RECEBIMENTO
(parcial ou total)
ARMAZENAMENTO
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C = Pesquisa, anlise e cadastramento dos fornecedores
- Estudo do mercado
- Estudo dos materiais ou servios
- Anlise dos custos
- Investigao das fontes de fornecimento
- Inspeo das fbricas ou instalaes dos fornecedores
- Desenvolvimento de fontes de materiais alternativos
- Qualificao e manuteno de dados cadastrais
C = Pedido ou solicitao de compra
o documento que d autorizao para o comprador executar uma
compra. o documento que deve informar o que se deve comprar, a
quantidade, o prazo de entrega desejvel, local de entrega e em
alguns casos especiais, os provveis fornecedores.
C = Processamento das compras
Recebimento dos documentos referentes aos pedidos de compra e
montagem dos respectivos processos. A efetivao da compra
depende de um sistema eficiente do processamento para, a
qualquer momento, fornecer as informaes necessrias sobre o
andamento do pedido.
C = Concorrncia ou coleta de preos
o procedimento inicial para a aquisio de materiais e servios,
por meio de consulta formal ao mercado, compreendendo a
expedio de consulta aos fornecedores cadastrados ou no. As
modalidades de coleta de preos podem ser:
4.1 coleta de preos normal
4.2 coleta de preos em emergncia
4.3 coleta de preos para contratao por longo prazo

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Quando for conveniente e que deve ser exceo, pode haver
dispensa de contratao em alguns casos como: compras de
pequeno valor, concorrncia sem resposta, concorrncia com
preos superiores ao mercado, fornecedor exclusivo e compra de
imvel.
C = Julgamento
O sucesso da concorrncia deve estar baseado na definio de
regras claras e precisas que norteiem o fornecedor a respeito dos
critrios e condies para a sua efetivao, e devem estar
contidas no pedido de cotao de preos.
Para facilitar a avaliao e a eleio do vencedor da concorrncia,
o comprador deve utilizar um quadro comparativo (mapa de
licitao), que permite a imediata visualizao das condies mais
importantes cotadas pelos fornecedores concorrentes.
Os principais critrios so: preo, prazo de entrega ou
fornecimento e critrio tcnico que envolve a qualidade do produto
ou servio. Entretanto, outros fatores tambm podem ser
considerados como garantias, descontos, frete, bonificaes,
reajustes, condies de pagamento, etc.
= Negociao
Trata-se do procedimento intermedirio entre a concorrncia e a
contratao. Visa obter o maior proveito possvel, com vistas a
obter vantagens tcnicas e principalmente financeiras, dos
entendimentos entre o comprador e os fornecedores, durante o
processo de aquisio do produto ou servio.
Todos os pontos que forem considerados na anlise das propostas
devem ser negociados com todos os fornecedores.
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C = Efetivao da compra, contratao ou adjudicao do
pedido
a ltima etapa do processo de aquisio e representa garantia
mtua por meio da celebrao do contrato de compra firmado
entre comprador e fornecedor. Conforme o caso utiliza-se um dos
seguintes instrumentos para a efetivao da compra:
Autorizao de Fornecimento, Ordem de Compra, Ordem de
servio.
Contrato de Longo Prazo.
O sucesso da efetivao da compra est alicerado em regras
claras e precisas que norteiam o vendedor ou fornecedor a
respeito dos critrios e condies de conhecimento. Em se
tratando de Ordem de Compra, o verso do formulrio fica
destinado transcrio de tais regras norteadoras.
A Ordem de Compra deve indicar:
= especificao do material;
= condies de acondicionamento do material;
= condies de entrega do material;
= condies de garantia do material;
= preo unitrio do material;
= descontos especiais;
= quantidade do material;
= impostos sobre produtos industrializados e/ou comercializados;
= condies de pagamento;
= prazo de entrega do material.
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= Diligenciamento (follow-up)
O objetivo desta etapa garantir as condies acordadas, para a
previso de eventuais desvios. Tal acompanhamento envolve o
monitoramento, a fiscalizao e a contrao de todas as
encomendas pendente nos respectivos fornecedores. A atuao do
diligenciamento tem seu foco na localizao e antecipao dos
problemas para evitar surpresas desagradveis, cobrando e
oferecendo alternativas para inevitveis atrasos, por meio de
contrataes com outros fornecedores.
= Recebimento
Todo e qualquer material adquirido dever ser objeto de
conferncia de quantidade e qualidade. Dever ser feito tambm
confronto entre especificaes constantes na Ordem de Compra e
a Nota Fiscal que acompanha o material.
1 = Armazenamento
Aps os procedimentos do recebimento, os materiais devero ser
encaminhados para os respectivos almoxarifados para serem
estocados, observando as condies de estocagem.
Observao:
Nas estatais ou autarquias como tambm no servio pblico em geral, ao
contrrio da iniciativa privada, as aquisies de qualquer natureza devem
obedecer Lei n. 8.666 de 21/06/1993, alterada pela Lei n. 8.883 de
08/06/1994. A diferena entre os tipos de compras a formalidade no
servio pblico e a informalidade na iniciativa privada.