Unidad I: ASPECTOS GENERALES DE LA GESTION ADMINISTRATIVA. CONTENIDO: 1-Antecedentes del anlisis de gestin en Venezuela.

Hace algo ms de cuarenta aos se aplica en Venezuela la metodologa para elanlisis de gestin administrativa. Siempre bajo la denominacin ms conocidaAUDITO RA ADMINISTRATIVA, siendo ambas, desde el punto de vista prctico,sinnimas.Hasta no hace mucho tiempo el anlisis de gestin administrativa era u naconsecuencia de la auditora financiera como instrumento para evaluar el control interno de las organizaciones, Cada da cobra ms vigencia la Consultora Gerencial o de Empresas como consecuencia de la necesidad que tienen las organizaciones de optimizar sus resultados minimizando los costos, siendo las tcnicas del anlisis de gestin administrativa las que proporcionan los resultados de tal anlisis y los correctivos a aplicar en las reas dbiles o crticas, bien sea en la funcin pblica o En la actividad privada. Estudiosos de la ciencia administrativa, como Henry Fayol,Frederick Winslow Taylor y Ja mes Mc Kinsey sostuvieron que toda empresa debaser, peridicamente, evaluada

El origen de la Gestin Administrativa A nivel mundial y nacional se han utilizados diversos trminos para denominar este anlisis, han sido muy variados y muchos se ubican, en esencia, dentro de la concepcin de lo que se desea hacer, otras, muestran limitaciones y algunas hasta crean confusin. Entre los nombres que ha recibido el anlisis de gestin administrativa estn: Auditoria Gerencial, Auditoria de la Empresa, Anlisis Administrativo, Anlisis de Operaciones, Investigacin de la Empresa, Auditora de Cumplimiento y Auditoria de Rendimiento. Para finales de los aos 70, profesionales de la Administracin y profesores universitarios se dedicaron a redactar y preparar un proyecto de ley que regulara el ejercicio profesional de los Licenciados en Administracin, proyecto que culmin en fsico, el 26 de agosto de 1982, ao en que se promulga la Ley de Ejercicio de la Profesin de Licenciado en Administracin. En mencionada ley, se registra que el profesional de la Administracin puede realizar trabajos de anlisis de gestin administrativa, por lo cual se dio base legal a lo que present Ruiz Roa como opcin nominal sustitutiva para la auditora administrativa, hoy da trmino empleado y aceptado en nuestro pas.

2-definicion de tcnicas para el desarrollo de AGAD: 3-Nacimiento de la ley del ejercicio de la profecion licenciado en administracin Nace el 26 de agosto de 1982 Gaceta Oficial N 3.004 4-Separacion de los trminos auditoria y anlisis de gestin Anlisis de gestin : cualitativo, y Auditoria: Cuantitativo Anlisis de Gestin: Es una poderosa herramienta de control, que permite analizar las decisiones tomadas, en un lapso de tiempo determinado, si fueron correctas o no, si los datos utilizados para caracterizar o dimensionar las actividades fueron las ms acertadas. Las causas de las discrepancias encontradas entre lo previsto y lo realmente ocurrido son muy variables, por ejemplo: estimaciones de precios o rendimientos equivocados, problemas del entorno, entre otros. Lo ms precioso de este recurso es, la probabilidad real de evaluar las diferencias dentro de un marco de anlisis tcnico y econmico. Este hecho forma experiencia e informacin para tomar mejores decisiones y generar mejores planes para la rentabilidad y xito empresarial. Auditoria: Es un examen objetivo, sistemtico y profesional de evidencias, realizado con el fin de proporcionar una evaluacin independiente sobre el desempeo(rendimiento) de una entidad, programa o actividad gubernamental, orientada a mejorar la efectividad, eficiencia y economa en el uso de los recursos pblicos, para facilitar la toma de decisiones por quienes son responsables de adoptar acciones correctivas y mejorar su responsabilidad ante el pblico."

La Auditora de Gestin por su enfoque involucra una revisin sistemtica de las actividades de una entidad en relacin a determinados objetivos y metas y, respecto a la utilizacin eficiente y econmica de los recursos. Su propsito general puede verse seguidamente: Identificacin de las oportunidades de mejoras. Desarrollo de recomendaciones para promover mejoras u otras acciones correctivas; y. Evaluacin del desempeo (rendimiento). Tambin se conoce como la valoracin independiente de todas las operaciones de una empresa, en forma analtica objetiva y sistemtica, para determinar si se llevan a cabo, polticas y procedimientos aceptables; si se siguen las normas establecidas si se utilizan los recursos de forma eficaz y econmica y si los objetivos de la organizacin se han alcanzado para as maximizar resultados que fortalezcan el desarrollo de la empresa. Como se ven en estos conceptos esta Auditora responde a los objetivos econmicos (utilidad, factibilidad, eficacia, reduccin de costos, ganancias), los sociales (crecimiento cualitativo y cuantitativo, competitividad, pleno empleo, reduccin de riesgos para la vida) y los ecolgicos (mantenimiento del equilibrio y proteccin del paisaje, utilizacin econmica de los recursos).

Aqu existe una fuerte interaccin ya que la Auditora de Gestin evala en el nivel empresarial el cumplimiento exitoso de los objetivos antes mencionados, viendo a la organizacin empresarial como un gran sistema que todas sus partes se encuentran en una estrecha relacin funcional. 5-Definicion de AGAD por varios autores: De acuerdo a la apreciacin del Dr. Jos Ruiz Roa : "examen de la estructura administrativa o de sus componentes, para evaluar el grado de eficiencia y eficacia con el cual se estn cumpliendo la Planificacin, la Organizacin, la Direccin, la Coordinacin, la Ejecucin y el Control de los objetivos trazados por la empresa, para corregir las deficiencias que pudieran existir, tendiendo al mejoramiento continuo de la misma, optimizando la productividad hasta lograr la calidad total y su control, mediante la mejor utilizacin de los recursos disponibles, conforme a procedimientos encuadrados dentro de normas y polticas de la verdadera administracin". El AGAD Es un examen de la estructura administrativa el cual se realiza para evaluar el grado de eficiencia y eficacia en el cumplimientos de las funciones administrativas, en esta funcin se ve reflejado la planificacin, organizacin direccin, coordinacin, ejecucin y control. El anlisis por lo general tiene como fin intentar realizar un diagnstico, y, como todo trabajo cientfico, dar a conocer un pronstico del desarrollo de las actividades en las condiciones que hayan sido presentadas, despus de haber realizado esto procede a concluir con recomendaciones que permitan corregir las deficiencias. La administracin como tal exige buenas bases tericas para tener buen acabado prctico, as tambin como la capacidad de anlisis y sntesis, un buen sentido intuitivo de lo real, saber tomar decisiones, tener un pensamiento crtico para poder actuar por s mismo a travs de otros, en el sentido de direccin propuesto, teniendo la capacidad de gua de la accin continuada y regular, el cual este fundamentada en conocimientos ciertos y factibles. Por tales razones entonces decimos que el Anlisis de Gestin Administrativa es aquel que mide en distintos niveles la capacidad de la alta Administracin, de esta manera se puede establecer un mtodo para estar seguro de que esa alta Administracin a travs de las polticas y los procedimientos que apliquen en las organizaciones en general sean los ms propicios para que los objetivos se logren con total eficacia. 6-Importancia del AGAD: La Alta administracin, debido a la diversidad de los recursos y actividades necesarias as como su multiplicidad, debe poner en prctica con idoneidad las fundamentales funciones de la ciencia administrativa para lograr los objetivos, tales como, la planificacin, organizacin, coordinacin, ejecucin y control. Funciones como estas son base de desarrollo y parte importantes para llevar a cabo con xito el fin propuesto, tanto en empresas privadas como pblicas asi como medir el problema o situacin y buscar soluciones y maneras de atacar el problema.

A travs de esta herramienta es posible evitar cualquier desperdicio de tiempo y evaluar los grados de eficiencia y efectividad de los sistemas de control interno, propios de la organizacin. Tambin es posible afirmar, que el Anlisis de Gestin Administrativa pone en evidencia aquellas reas problemticas y las debilidades que existen dentro de la empresa. El Anlisis de Gestin Administrativa (AGAD), como herramienta propia del proceso administrativo, incluye a la planificacin como parte vital y punto de apoyo inicial para su aplicacin y desarrollo, pero no constituye tampoco una etapa independiente de las otras, ya que su incidencia es notoria a lo largo de todo el proceso. Esto es un claro indicativo de que cada fase del AGAD requiere una planificacin, pero a la planificacin inicial, la que abarca todo el trabajo, hay que darle mayor fuerza y amplitud para poder concebir unas bases slidas en el examen y evaluacin del mismo. Parte fundamental de toda planificacin es programar cada una de las actividades a realizar. Cabe destacar que un programa no es ms que "un plan que se usa una sola vez y cubre una serie relativamente amplia de actividades de la organizacin y especifica los pasos ms importantes, su orden y oportunidad, as como la unidad responsable de cada paso" (STONER 1996:324). En funcin a esto todas las acciones que se llevarn a cabo durante el desarrollo del AGAD deben estar contempladas en un programa de trabajo. Cada una de las fases del proceso debe prepararse en el sentido del trabajo y en el orden lgico de desarrollo de los exmenes partiendo, como es natural, de la revisin preliminar y donde se har manifiesta la habilidad, capacidad y experiencia de los analistas de gestin administrativa.

Programa general para desarrollar un AGAD 1.- Constitucin de la empresa: se verifica toda la documentacin legal de la empresa para extraer los aspectos de mayor importancia. 2.- Posicin de la institucin: que ocupa en el mbito nacional e internacional. 3.- Organizacin: estructura general por divisiones y departamentos. 4.- Objetivos, planes y polticas: se determina que estn definidos claramente y de forma precisa. 5.- Finanzas: se verifica el cumplimiento de la programacin prevista. 6.- Control: se verifica la existencia de controles y frecuencia de elaboracin. 7.- Recursos humanos: se verifica las polticas de personal y el manejo del mismo. 8.- Medios fsicos: determinacin de los medios fsicos existentes y la razonabilidad de la inversin realizada en este sentido.

Informe final del AGAD En principio este debe presentar como caractersticas fundamentales: ser oportuno, conciso, simple y claro de entender, con el mayor grado de exactitud, constructivo, til para la toma de decisiones, basado en evidencias e integral en cuanto a su contenido. La estructura general de dicho informe debe contemplar: Sntesis, Objetivos, Elementos tcnicos considerados, Procedimientos aplicados, Observaciones, Propuestas, Colaboracin del personal de la empresa y Anexos. Etapas del AGAD

El AGAD o Auditoria Administrativa presenta una etapa inicial de planificacin, en la cual se lleva a cabo la reunin respectiva con la alta gerencia de la organizacin objeto del AGAD. Posteriormente se realiza el examen preliminar que incluye el recorrido por las instalaciones de la empresa, la aplicacin de los cuestionarios y las entrevistas de rigor. Asimismo se debe contemplar lo relativo al examen del control interno determinndose las reas crticas para proceder de sta forma a llevar a cabo el examen en profundidad de las reas que de acuerdo a los anlisis previos presentan dificultad, independientemente del grado de dificultad que las afecte. Por ltimo se extraen las conclusiones y recomendaciones que se presentarn con el Informe final.