I-NORMATIVAS ISO 9000 Y LA GESTIN DE COMPRAS Qu es una norma? Las normas son un modelo, un patrn, ejemplo o criterio a seguir.

Una norma es una frmula que tiene valor de regla y tiene por finalidad definir las caractersticas que debe poseer un objeto y los productos que han de tener una compatibilidad para ser usados a nivel internacional. Normativas ISO 9000 La Organizacin Internacional para la Estandarizacin, ISO por sus siglas en ingls (International Organization for Standarzetion), es una federacin mundial que agrupa a representantes de cada uno de los organismos nacionales de estandarizacin, y que tiene como objeto desarrollar estndares internacionales que faciliten el comercio internacional. Cuando las organizaciones tienen una forma objetiva de evaluar la calidad de los procesos de un proveedor, el riesgo de hacer negocios con dicho proveedor se reduce en gran medida, y si los estndares de calidad son los mismos para todo el mundo, el comercio entre empresas de diferentes pases puede potenciarse en forma significativa y de hecho, as ha ocurrido . Durante las ltimas dcadas, organizaciones de todos los lugares del mundo se han estado preocupando cada vez ms en satisfacer eficazmente las necesidades de sus clientes, pero las empresas no contaban, en general, con literatura sobre calidad que les indicara de qu forma, exactamente, podan alcanzar y mantener la calidad de sus productos y servicios. De forma paralela, las tendencias crecientes del comercio entre naciones reforzaba la necesidad de contar con estndares universales de la calidad. Sin embargo, no exista una referencia estandarizada para que las organizaciones de todo el mundo pudieran demostrar sus prcticas de calidad o mejorar sus procesos de fabricacin o de servicio. Teniendo como base diferentes antecedentes sobre normas de estandarizacin que se fueron desarrollando principalmente en Gran Bretaa, la ISO cre y public en 1987 sus primeros estndares de direccin de la calidad: los estndares de calidad de la serie ISO 9000. Con base en Ginebra, Suiza, esta organizacin ha sido desde entonces la encargada de desarrollar y publicar estndares voluntarios de calidad, facilitando as la coordinacin y unificacin de normas internacionales e incorporando la idea de que las prcticas pueden estandarizarse tanto para beneficiar a los productores como a los compradores de bienes y servicios.

Los estndares ISO 9000 han jugado y juegan un importante papel al promover un nico estndar de calidad a nivel mundial. ISO 9000: la calidad es tan importante que el mundo se est unificando en torno a un solo estndar de calidad, el ISO 9000, este es el nico estndar de calidad con reconocimiento internacional. Para obtener este certificado las organizaciones pasan por un proceso de 9 a 18 meses que involucra: la documentacin de procedimientos de calidad, una evaluacin in situ, y una serie de auditoras continuas de los productos o servicios. La Iso revis sus estndares en diciembre de 2000 para inclinarlos ms hacia un sistema de administracin de calidad, lo cual se detalla en su componente ISO9001:2000.aqui los principales aspectos claves se centran en el liderazgo de alta administracin, requerimientos y satisfaccin del cliente, estos desempean un papel ms importante que la documentacin de procedimientos como se tena al inicio. Como las ISO 9000 es un conjunto de estndares de calidad, dentro de ella se encuentra otras series entre las cuales podemos destacar la ISO 9001:2000 ISO 9001: Qu es la norma ISO 9001? La ISO 9001 es una norma internacional que se aplica a los sistemas de gestin de calidad (SGC) y que se centra en todos los elementos de administracin de calidad con los que una empresa debe contar para tener un sistema efectivo que le permita administrar y mejorar la calidad de sus productos o servicios. Aqu encontrar los requisitos para identificar los procesos que se deben controlar y las correlaciones que se deben determinar. La organizacin tambin deber determinar cmo controlar cada proceso tercerizado. Requisitos generales: La organizacin deber establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestin de Calidad, y mejorar continuamente la eficacia de acuerdo con los requisitos de la norma. Plan de accin :( requisitos que se le pide a la empresa para cumplir con la norma ISO 9001) Se tratan aqu los temas principales de gestin del proceso y se solicita a las organizaciones lo siguiente:

Identificar los procesos necesarios para el Sistema de Gestin de Calidad Determinar la secuencia y las interacciones de tales procesos Determinar los criterios y los mtodos de funcionamiento y el control de tales procesos

Asegurar la disponibilidad de recursos y la informacin necesaria para el funcionamiento y la monitorizacin de tales procesos Monitorizar, medir y analizar tales procesos

Datos generales.
La documentacin del Sistema de Gestin de Calidad debe incluir:

1. Una poltica de calidad documentada. 2. El manual de calidad y los procedimientos documentados 2.1. Manual de calidad y procedimientos: El manual de calidad debe trazar las
polticas, los procedimientos y los requerimientos del Sistema de Gestin de Calidad. El sistema tiene que ser estructurado para cumplir con las condiciones establecidas en la Norma ISO 9001:2000

La organizacin deber establecer un manual de calidad que incluya:

El mbito del sistema de calidad, incluidos los detalles de justificacin de toda exclusin Los procedimientos documentados o una referencia a los mismos Una descripcin de la interaccin entre los procesos.

3- Los documentos identificados como necesarios para una eficaz planificacin, operacin y control de nuestros procesos y los registros de calidad. 3.1. Control de documentos y registros de calidad: Deber establecerse un procedimiento documentado para definir los siguientes controles:

Aprobacin de los documentos Revisin y actualizacin de los documentos Asegurarse de que estn identificados los cambios y el estado de revisin actual de los documentos Asegurarse de que las respectivas versiones de los documentos estn disponibles en el punto de uso. Asegurarse de que los documentos se mantengan legibles e identificables Asegurarse de que los documentos de origen externo estn identificados y su distribucin est controlada Impedir el uso involuntario de documentos obsoletos

Control de registros de calidad: Los Registros de Calidad debern establecerse y mantenerse para suministrar pruebas de conformidad del Sistema de Calidad.

Los registros debern mantenerse legibles, identificables y recuperables. Deber haber procedimientos para poder establecer el control para la identificacin, la memorizacin, la proteccin y la recuperacin, y el tiempo de conservacin y eliminacin de los datos relativos a la calidad. Esto puede formar parte del mismo procedimiento, subdividindose en dos partes: una para los documentos y una para los registros. Plan de accin para los registros de calidad: Ser necesario un procedimiento para identificar cmo su organizacin identifica, memoriza, protege, recupera y elimina los datos de la calidad. La norma identifica algunos registros necesarios. Su organizacin debe identificar otros que sern necesarios para su sistema de calidad, para suministrar pruebas de conformidad a los requisitos y del funcionamiento efectivo del sistema de calidad. Pasos de implementacin de un Sistema de Calidad ISO 9001 a. Planificacin: Cada proyecto comienza con un buen plan. Haga un anlisis de la situacin para averiguar qu hace su compaa que actualmente est en conformidad con la norma y qu requisitos necesitarn ser atendidoslo cual es fcil de lograr usando una lista de control .Simplemente vaya a los diferentes departamentos de su compaa y haga las preguntas de la lista de control. Registre lo que ya est implementado, y lo que tiene que abordar. b. Desarrollo: El paso siguiente es el diseo y documentacin de los procesos de conformidad de ISO. Nuestro manual de calidad y procedimientos son el anteproyecto que debe seguir su compaa mientras construye su sistema. Cada procedimiento describe un proceso que cumple con los requisitos de ISO. El equipo responsable usa esto junto con la informacin del anlisis de brecha para mejorar sus procesos, cumplir con los requisitos de ISO y documentar el proceso. Una vez completado el proceso, se tendr un Sistema de Gestin de Calidad ISO 9001.

c. Capacitacin: Todos los empleados debern estar capacitados para trabajar con la norma ISO 9001.

d. auditoras internas:

El ltimo paso de preparacin para que su compaa est lista para la auditora de certificacin es poner en funcionamiento su programa de auditora interna.

e. auditora de registro: Deber contratar a un auditor de registro que lleve a cabo una auditora externa. Una vez realizada, el registro estar completo. Beneficios que ofrece las ISO 9000 para a la organizacin Los propsitos que mueven a una organizacin a involucrarse en un proyecto destinado a implantar la norma ISO 9000 habitualmente comprenden: 1. 2. 3. 4. 5. obtener una ventaja competitiva, diferenciarse de la competencia, demostrar su preocupacin por la calidad, iniciar un proyecto dirigido hacia la Calidad Total, cumplir con la exigencia de sus clientes.

Los beneficios de implantar adecuadamente un Sistema de Gestin de la Calidad (SGC) muchas veces permanecen subyacentes, subordinados a la necesidad de concretar, en el menor tiempo posible, los propsitos planteados. El anlisis necesario para identificar los beneficios asociados a la adecuada implantacin de un SGC, puede realizarse considerando dos puntos de vista de distinto orden: uno externo a la empresa y otro interno. El primer punto a travs de la relacin entre la organizacin y su mbito de actividad: sus clientes (actuales y potenciales), sus competidores, sus proveedores, sus socios estratgicos.

Entre los beneficios asociados a este punto de vista externo a la empresa se pueden mencionar los siguientes: 1. Mejoramiento de la imagen empresaria, proveniente de sumar al prestigio actual de la organizacin la consideracin que proporciona demostrar que la satisfaccin del cliente es la principal preocupacin de la empresa. 2. Refuerzo de la confianza entre los actuales y potenciales clientes, de acuerdo a la capacidad que tiene la empresa para suministrar en forma consistente los productos y/o servicios acordados.

3. Apertura de nuevos mercados, en virtud de alcanzar las caractersticas requeridas por grandes clientes, que establecen como requisito en muchas ocasiones poseer un sistema de gestin de la calidad segn ISO 9000 implantado y certificado. 4. Mejoramiento de la posicin competitiva, expresado en aumento de ingresos y de participacin de mercado. 5. Aumento de la fidelidad de clientes, a travs de la reiteracin de negocios y referencia o recomendacin de la empresa. La implantacin de un SGC desde el punto de vista interno de la empresa, surgen otros beneficios que no slo posibilitan la existencia de los primeros, sino que adems permiten sustentarlos en el tiempo, favoreciendo el crecimiento y adecuado desarrollo de la organizacin. Los beneficios de orden interno de mayor relevancia son: 1. Aumento de la productividad, originada por mejoras en los procesos internos, que surgen cuando todos los componentes de una empresa no slo saben lo que tienen que hacer sino que adems se encuentran orientados a hacerlo hacia un mayor aprovechamiento econmico. 2. Mejoramiento de la organizacin interna, lograda a travs de una comunicacin establecidos. 3. Incremento de la rentabilidad, como consecuencia directa de disminuir los costos de produccin de productos y servicios, a partir de menores costos por re-procesos, reclamos de clientes, o prdidas de materiales, y de minimizar los tiempos de ciclos de trabajo, mediante el uso eficaz y eficiente de los recursos. 4. Orientacin hacia la mejora continua, que permite identificar nuevas oportunidades para mejorar los objetivos ya alcanzados. 5. Mayor capacidad de respuesta y flexibilidad ante las oportunidades cambiantes del mercado. 6. Mejoramiento en la motivacin y el trabajo en equipo del personal, que resultan los factores determinantes para un eficiente esfuerzo colectivo de la empresa, destinado a alcanzar las metas y objetivos de la organizacin. ms fluida, con responsabilidades y objetivos

7. Mayor habilidad para crear valor, tanto para la empresa como para sus proveedores y socios estratgicos. GESTIN DE COMPRAS APLICANDO EL USO DE LAS ISO 9000 1. Son importantes las compras para mi organizacin? Las compras afectan a la calidad de la mayora de organizaciones, aunque no en la misma medida.

Somos una cadena y no hay organizacin que no requiera de algn producto ajeno para realizar sus actividades. Sabemos que los productos que compra una academia de ingls no tienen tanta importancia para la calidad como una empresa que fabrica motores de barco. En el primer caso, si lo profesores forman parte de la plantilla de la academia, los productos comprados sern bsicamente material de oficina, mobiliario, y servicios varios poco relevantes frente a la importancia de disponer de un buen mtodo de trabajo y profesores capacitados para desarrollarlo. Sin embargo, el caso de la empresa de fabricacin es diferente, ya que su propio producto incorpora los productos comprados a proveedores. 2. A qu tipo de compras afecta ISO 9001:2000? A todos los tipos de compras ya sea para productos tangibles o servicios, aunque los controles establecidos sobre los proveedores y sus productos deben ser proporcionales a la importancia de sus productos para la calidad. 3. Cules son los requisitos de ISO 9001 para las compras? El siguiente esquema en esta investigacin va a ilustrar de forma genrica los principales procesos que intervienen en la compra, ya sea de productos o servicios. El proceso EVALUACIN DE PROVEEDORES no se ejecuta en todas las organizaciones, pero este es un requisito de la Norma, y se incorpora al proceso.

Los crculos rojos nos indican los procesos donde hay requisitos

Estos requisitos solicitan lo siguiente en el proceso de compras: Antes de comprar se deben determinar con rigor los requisitos de los productos a comprar. Es muy frecuente que las personas o departamentos que determinan las necesidades de compra no sean los que comunican los requisitos del producto al proveedor, por esta razn es muy importante que se especifique con exactitud lo que se quiere. Se debe seleccionar a los proveedores en funcin de su capacidad para proporcionar productos que satisfagan los requisitos de la organizacin, de ah que el proceso SELECCIONAR PROVEEDOR Y COMPRAR reciba informacin del proceso EVALUACIN DE PROVEEDORES. La comunicacin de los requisitos al proveedor seleccionado debe ser clara y precisa, diseando un mtodo que asegure una transmisin completa y eficaz de los mismos.
La organizacin debe asegurarse de que los productos comprados

cumplen los requisitos solicitados. la Norma indica que deben llevarse a cabo las actividades de inspeccin que sean apropiadas. Estas actividades debern ser ms rigurosas cuanta mayor repercusin tenga el producto comprado para la calidad, y depender tambin de la competencia demostrada por el proveedor (histrico de entregas del proveedor). La intensidad de los controles aplicados durante la inspeccin puede variar desde un simple control administrativo de entrada (verificacin de cantidades y tipo de producto), hasta la realizacin de

controles de verificacin de especificaciones in situ o la toma de muestras para analizar en un laboratorio. Se deben llevar a cabo actividades de evaluacin continua (evaluacin inicial y re-evaluaciones) con los proveedores. En el esquema se indicado que la informacin para evaluar a los proveedores proviene de los procesos de inspeccin, pero tambin puede provenir de cualquier otro proceso del que se obtenga informacin sobre el proveedor y sus productos.

II-ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DEL PROVEEDOR. La norma ISO 9001:2008 en su clusula 7.4.1 dice textualmente: La organizacin debe evaluar y seleccionar a los proveedores en funcin de su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la organizacin. Deben establecerse los criterios para la seleccin, la evaluacin y la re-evaluacin. Deben mantenerse los registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier accin necesaria que se derive de las mismas . Es aplicable a proveedores que suministran productos, insumos y materiales como: mquinas, equipos, cables de acero, ladrillos refractarios, etc. y servicios como: asesoras, empresas de ingeniera, empresas de aseo y seguridad, etc., ya sea en forma regular o puntual. Detrs de esta clusula se muestra un principio claro y significa establecer con los proveedores relaciones de mutuo beneficio. El objetivo final es tener pocos pero buenos proveedores, y muy especialmente, alineados con las estrategias del cliente. Establecer las metodologas para realizar la seleccin y clasificacin de los proveedores.

1. seleccin de proveedores: Un adecuado proceso de seleccin de proveedores implica establecer en cada empresa un registro propio de proveedores, los que se han seleccionado segn los siguientes criterios: a. b. c. d. Experiencia del proveedor Principales clientes Entendimiento de requerimientos del cliente Calidad del producto y/o servicio (respaldo mediante certificacin ISO 9001

e. f. g. h. i. j.

Antecedentes comerciales y financiero-contables de los proveedores Costos asociados Plazos para entrega productos / servicios Certificacin en ISO 14001 y/o OSHA 18001 Calidad de cotizacin o propuesta preparada por el proveedor Otros aspectos relevantes

Para cada orden de compra que realice un cliente se considerarn los criterios ms crticos y relevantes para la seleccin del proveedor, ponderando esos factores segn criterios especficos y dejando una terna para la eleccin del que ser favorecido. 2. Evaluacin De Proveedores Para evaluar a los proveedores una vez que ellos hayan interactuado con la empresa, ofreciendo sus productos o servicios, deben considerar los siguientes factores de evaluacin: 1. Nivel de calidad de los servicios, materiales, insumos, equipos u otros que suministran 2. Grado de cumplimiento en los plazos de entrega de los productos o servicios 3. Nivel de flexibilidad frente a cambios en los requerimientos 4. Cumplimiento en cantidades y especificaciones de los requerimientos 5. Capacidad de resolver problemas frente a quejas, reclamos o sugerencias 6. Nivel de seguimiento en el avance de entrega de productos y servicios 7. Calidad en el servicio postventas

Estos factores deben ponderarse en porcentajes variables de acuerdo a la importancia relativa en la cadena logstica de cada empresa.

Clasificacin De Proveedores Al hacer la evaluacin se deben establecer registros, frecuencias de medicin y responsables para levantar la informacin. Esto generar en ciertos perodos de tiempo puntajes representativos de cada comportamiento, permitiendo definir categoras para ellos: Proveedores tipo A, que responden adecuadamente a las exigencias de la empresa; proveedores tipo B, que responden con reparos y proveedores tipo C, que no responden a los requerimientos de la empresa y con los cuales no se debe seguir estableciendo una relacin comercial. Para lograr que los proveedores tipo B mejoren sus resultados resulta muy conveniente establecer mecanismos de retroalimentacin, con datos y hechos objetivos, que generen elementos de entrada para su rediseo de procesos y para la mejora continua de los mismos. Ese desarrollo de los proveedores podra requerir una participacin activa de sus clientes y un claro trabajo en equipo, usando mediciones de los procesos en que interactan y herramientas de calidad para la mejora contina.

Objetivos y alcance en el aseguramiento de la calidad del proveedor Establecer la metodologa para realizar la seleccin, clasificacin y calificacin de los proveedores con criterios de: Calidad Capacidad de contratacin Calificacin de la gestin contractual en los procesos de adquisicin de bienes y servicios Gestin ambiental Un sistema de calidad, en s mismo, no conduce automticamente a mejorar los procesos de trabajo o la calidad del producto No resuelve todos los problemas. Esto significa que se debe dar un enfoque ms sistemtico a la empresa. Los sistemas de calidad no son solo para grandes compaas Ya que tratan de cmo se maneja una empresa, se pueden aplicar a todos los tamaos de empresas y a todos los aspectos de la administracin, como mercadeo, ventas y finanzas, as como el negocio bsico. Le corresponde a cada cual decidir el alcance de la aplicacin. Las normas sobre calidad no se deben confundir con las normas sobre productos. La mayora de organizaciones, para las cuales los conceptos de sistemas de calidad y en particular la serie ISO 9OOO son nuevos, confunden la calidad del producto con el concepto de administracin de la calidad.

El uso de normas sobre productos, normas sobre sistemas de calidad y aproximaciones al mejoramiento de la calidad, es medio para aumentar la satisfaccin del cliente y la competitividad de la empresa y no se excluyen uno del otro. Alcance: Este procedimiento aplica a todos los equipos de la Empresa que requieran contratar bienes o servicios. Definiciones Bien: Es toda cosa susceptible de apropiacin, disposicin, transformacin, intercambio y que presta una funcin dentro de la Empresa. Bienes y Servicios Ambientalmente Crticos: Todas las sustancias qumicas necesarias para las actividades de operacin, mantenimiento y aseo de las centrales. Construccin instalacin de todo tipo de obras civiles dentro de las centrales, como: Edificaciones, sistemas spticos, mallas perimetrales de Contratacin Parmetro que permite conocer la capacidad financiera con que cuenta un proveedor para ejecutar un contrato. Certificado de Sistema de Calidad: Documento que certifica la conformidad con las normas de calidad ISO, expedida por una entidad debidamente reconocida a escala mundial. Certificado de Sistema de Gestin Ambiental: Documento que certifica la conformidad con la norma ISO 14001, expedida por una entidad debidamente reconocida a escala mundial. El documento debe contener como mnimo: Aspectos ambientales significativos de su actividad econmica. Legislacin ambiental aplicable. Documentos que demuestren el compromiso ambiental del proveedor o contratista tales como: poltica ambiental, procedimientos de control de los aspectos ambientales, misin, visin.