Medicin

Medir: es comparar una magnitud con un patrn preestablecido. Tendemos a medirlo todo y para ello destinamos muchas veces, gran cantidad de recursos, volvindonos poco eficientes.
La clave est en medir las variables crticas del proceso, seleccionando las ms convenientes y asegurar que esta resuma la actividad que se lleva a cabo.

Medicin
Para qu sirve medir?
Para brindarle a los funcionarios con responsabilidades de planeacin y control, informacin permanente e integral sobre el desempeo de sus actividades o procesos. La informacin tiene como objeto alertarlos, sobre aquellas situaciones en las que los indicadores sealen problemas de mal desempeo.

Medicin
Caractersticas que debe tener la medicin:
Ser pertinente: las mediciones que se lleven a cabo sean relevantes y tiles en el tiempo, para facilitar las decisiones que sern tomadas sobre la base de tales mediciones. Ser precisa: debe reflejar fielmente la magnitud que se quiere analizar, lo cual puede conseguirse a travs de una buena definicin de las caractersticas de las unidades a medir y una adecuada eleccin del instrumento de medicin.

Medicin
Ser oportuna: que se encuentre disponible en el perodo de tiempo en que la informacin es importante y relevante para la toma de decisiones, tanto para corregir como para prevenir.
Ser econmica: se refiere al hecho fundamental de que debe existir una proporcionalidad entre los costos incurridos en la medicin y los beneficios y la relevancia de la medicin.

Indicadores
Qu son los indicadores?
Un Indicador es una expresin cuantitativa o cualitativas, que permiten observar la situacin y las tendencias de cambio de un objeto o fenmeno observado, en relacin con objetivos y metas previstos e impactos esperados.

Indicadores
Para qu sirven?
Sirven para evaluar el desempeo y la evolucin en el tiempo, de una variable o de la relacin entre variables.

Indicadores
Tipos: Existen cuatro tipos de clasificaciones comunes en la teora sobre indicadores: segn la medicin, nivel de intervencin, jerarqua y calidad.
Se debe tener en cuenta que estas clasificaciones no son excluyentes y que en muchos casos se pueden agrupar de formas diferentes dependiendo de las necesidades del proceso.

Indicadores
Segn la medicin:
Cuantitativos
Son una representacin numrica de la realidad.

Cualitativos

Son una cualidades.

escala

de

Indicadores
Segn nivel de intervencin:
De impacto
Se refieren a los efectos, a mediano y largo plazo, que pueden tener uno o ms programas en el universo de atencin y que repercuten en la sociedad en su conjunto.

De resultado
Se refieren a los efectos de la accin institucional y/o de un programa sobre la sociedad.

De producto
Se refieren a la cantidad y calidad de los bienes y servicios que se generan mediante las actividades de una institucin o de un programa.

Indicadores
Segn nivel de intervencin:
De proceso
Se refieren al seguimiento de la realizacin de las actividades programadas, respecto a los recursos materiales, personal y/o presupuesto.

De insumo
Se refiere al seguimiento de todos los recursos disponibles y utilizados en una intervencin.

Indicadores
Segn jerarqua:
De gestin o internos
Su funcin principal es medir el primer eslabn de la cadena lgica de intervencin, es decir, la relacin entre los insumos y los procesos.

Estratgicos
Permiten hacer una evaluacin de productos, efectos e impactos.

Indicadores
Interrelacin de indicadores, segn nivel de resultados y jerarqua
Ms estratgico

Pas
Indicadores estratgicos

De impacto

Visin institucional

De resultado
Objetivos generales de la entidad

De producto
Indicadores de gestin

Objetivos especficos de la entidad Objetivos generales de la entidad

Jerarqua de objetivos Menos estratgico

De proceso
Tipos de indicadores

Indicadores
Segn calidad:
De eficacia
Expresan el logro de los objetivos, metas y resultados de un plan, programa, proyecto o poltica.

De eficiencia
Permiten establecer la relacin de productividad en el uso de los recursos.

De efectividad
Este combina la eficiencia y la eficacia, es decir, el logro de los resultados planeados en el tiempo y con los costos ms razonables posibles.

Objeciones comunes
La medicin precede al castigo: infortunadamente y dado el manejo equivocado que se les da a las mediciones en la mayora de las organizaciones, las personas piensan que cada vez que miden los procesos en los cuales participan, con toda seguridad rodarn cabezas.

Muchos administradores utilizan las mediciones como mecanismos de presin y como justificacin para sancionar al personal, lo cual crea un rechazo.

Objeciones comunes
No hay tiempo para medir: en muchas ocasiones los empleados piensan o tratan a los indicadores de gestin, como un trabajo extra de sus tareas diarias. No percatan que ellos mismos llevan a cabo actividades de control, aunque de manera desorganizada y muy pocas veces efectiva.

Objeciones comunes
Medir es difcil: la medicin es difcil si alguien la quiere hacer difcil.

Si bien es cierto que para algunos procesos se justifica y es necesario realizar mediciones especiales en algunos casos (emisiones, estudios de mercado), en otros, basta con emplear matemticas sencillas, reglas de tres, relaciones, sumas o restas y elementos estadsticos elementales.

Objeciones comunes
Hay cosas imposibles de medir: es cierto que en algunos casos la medicin de algunos actividades, procesos, variables, es sumamente compleja, pero hay que tener presente que existen la excepcin de la regla.

Objeciones comunes
Es ms costoso medir que hacer: esto tiene que ver, con la dificultad de medir todos los procesos que se realizan en la organizacin; hay que tener presente que se deben medir las variables mas representativas o las que mejor tipifiquen las caractersticas mas vitales para la empresa.

Metodologa
En ningn momento es conveniente partir de un indicador para definir un objetivo.
Lo correcto es aclarar primero cual es el objetivo buscado. La secuencia lgica es: Objetivo, indicador, meta. El proceso de definicin de indicadores, requiere que se defina con claridad qu medir, cmo medir, cundo medir, fuente de la medicin y responsable.

Ruta metodolgica
Primer paso: definir el objetivo. La formulacin del objetivo corresponde a las intenciones o propsitos de una intervencin, cuyo cumplimiento se quiere verificar.

Debe incluir: 1) la accin que se espera realizar (verbo), 2) el objeto sobre el cual recae la accin (sustantivo), 3) Elementos adicionales de contexto o descripcin.

Ruta metodolgica
Construir 350 kilmetros de carretera en el departamento del valle Reducir los costos por desperdicio
Financiar proyectos de investigacin y desarrollo hasta por 1,500 millones de pesos Aumentar la planta de personal operativo

Ruta metodolgica
Segundo Paso: produccin de variables. A partir de la unidad de anlisis, se formulan un nmero determinado de variables, las cuales servirn de base para elaborar los indicadores de gestin requeridos por la unidad ejecutora. Se deben formular tantas variables como sea posible por cada una de las relaciones de entrada, insumo, proceso, producto, efecto e impacto que correspondan al estudio. Para ello se utilizar la siguiente estructura gramatical: 1 Indicacin de Numeral 2 Preposicin de 3 Sustantivo en plural 4 Verbo en participio pasado 5 Complemento circunstancial de tiempo 6 Complemento circunstancial de lugar 7 Complemento circunstancial de modo

Ruta metodolgica
Como resultado de este proceso, se obtendr un listado de variables discriminadas por cada uno de los elementos componentes del PASO 1. Se generan las variables que mejor describen la Unidad de Anlisis, tal como se seala en el siguiente ejemplo:

TOTAL DE ______ (sustantivo en plural, por ejemplo: Estudiantes)_______ (verbo en pasado, por ejemplo: Matriculados) EN ___________ (complemento de modo, lugar y tiempo, por ejemplo: la compra de) - NUEVOS - LA SEDE DE BUGA EN EL AO 2010.

Ruta metodolgica
Tercer Paso: Jerarquizacin de las variables Se asigna un puntaje a las variables segn una escala de valoracin preestablecida, considerando su relevancia respecto a cada criterio de jerarquizacin. Para ello, se formula una Pregunta Gua a cada variable respecto a cada uno de los criterios, cuya respuesta dar la valoracin buscada. Pregunta Gua: Qu relevancia tiene que)..(criterio)? de.. .(variable)....para

el

total

(o

con

La respuesta podr ser cualquiera de las sealadas en la escala presentada en el siguiente cuadro:

Ruta metodolgica
Muy Relevante: Cuando la materializacin de los hechos expresados en el criterio est determinada principalmente por la condicin de la variable o viceversa. Relevante: Cuando la materializacin de los hechos expresados en el criterio est determinada por la condicin de la variable o viceversa, pero hay otros factores de peso que tambin influyen.

Poco Relevante: Cuando la materializacin de los hechos expresados en el criterio est influida por la condicin de la variable o viceversa, pero hay otros factores de mayor peso. Nada Relevante: Cuando la materializacin de los hechos expresados en el criterio no est determinada por la condicin de la variable ni viceversa.

Ruta metodolgica
Cuarto paso: Formulacin del indicador. En el curso de este proceso, es importante tener siempre presente la jerarqua de cada indicador, para descartar aquellos de poca relevancia para el sistema. Se proponen en un cuadro, especificando frmula, frecuencia, rango de desempeo o meta, fuente de la informacin y responsable.

Validacin
Como resultado de la validacin se espera tener claridad sobre la idoneidad de los indicadores para cumplir el propsito por el cual fueron creados.
Es importante plantearse algunas preguntas, para comprobar la idoneidad del indicador:
- es til el indicador?; - el indicador sirve para tomar decisiones?; - simboliza y representa claramente el concepto que se desea conocer?;

Validacin
- es compatible con el resto de indicadores de forma que permite contrastar los resultados?; - compensa la utilidad que genera con el costo de recoleccin de informacin y desarrollo del indicador?; - est suficientemente definido de tal forma que el resultado pueda ser comparable en el tiempo, sin dudas, sobre la fiabilidad de los datos?; - es clara la representacin grfica utilizada?; - es redundante con otros indicadores ya existentes?; - es adecuada la periodicidad establecida?;

Validacin
- existe una forma ms sencilla de obtener la informacin?; - se aprovechan adecuadamente los medios informticos para optimizar el proceso de obtencin del indicador?;
- se ha definido el nivel de divulgacin y de confidencialidad que requiere el indicador?; - se comunica el indicador a las personas involucradas en el rea, actividad o proceso?; - etc.

Bibliografa
Dane, Gua para Diseo, Construccin e Interpretacin de Indicadores tomado el de http://www.dane.gov.co/files/planificacion/fortalecimiento /cuadernillo/Guia_construccion_interpretacion_indicadores.pdf, diciembre de 2010.

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