4.1.

- CATALOGO DE CUENTAS: Cuando la empresa alcanza un cierto grado de desarrollo, es absolutamente indispensable formar una lista de las cuentas que debern utilizarse, evitando as errores de aplicacin, y asignar a cada cuenta una cifra que la identifique, ya que se trate de las cuentas que integran el mayor general o de las subcuentas que forman los mayores auxiliares. Hay diversas maneras de organizar este sistema de identificacin y, salvo casos especiales, quiz lo mas prctico sea optar por una clasificacin decimal que permita agregar o suprimir partidas segn sea necesario. 4.1.1.- CONCEPTO, CARACTERISTICAS E IMPORTANCIA: CONCEPTO Es el ndice o instructivo, donde, ordenada y sistemticamente, se detallarn todas las cuentas aplicables en la contabilidad de una negociacin o empresa, proporcionando los nombres y, en su caso los nmeros de las cuentas". Es importante al establecer un catlogo de cuentas, para un manejo adecuado de ste, que se acompae de una gua que detalle los movimientos que afectarn a cada una de las cuentas contenidas en el mismo. La elaboracin de este catlogo puede ser de forma numrica, numrica decimal, alfabtica, numrica alfabtica o alfanumrica; todo esto depender siempre de las necesidades de la negociacin o empresa, y esto indica que a las cuentas que se manejen, se le asignara un nmero en forma ordenada para su fcil manejo y control. CARACTERISTICAS El catalogo de cuentas debe ser claro y preciso, pero primordialmente debe de tener un orden en su clasificacin, es decir, que las cuentas que se manejen deben de clasificarse de manera ordenada y precisa, asignndoles nmeros ordenados para facilitar su manejo y control. Cuando el catalogo cuenta con el debido orden es mas fcil su comprensin, ya sea que la persona que lo utilice pertenezca a la empresa o esta persona sea ajena a la misma, pues ser fcil su manejo y lograran comprender claramente el contenido del catalogo. Este catalogo debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro debern agregarse al sistema. IMPORTANCIA El tener elaborado un catalogo de cuentas es importante ya que nos facilita le elaboracin de estados financieros, estructura analticamente el sistema contable implantado, incluyendo el sistema de costos, en el caso de las empresas industriales y de las de servicio, agrupa operaciones homogneas y facilitar su contabilizacin, en caso de auditoria aligera al auditor su labor, contiene todas las cuentas que se estima sern necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad, facilita y satisface la necesidad de registro diario de las operaciones de una empresa o entidad. 4.1.2.- ELABORACION DEL CATALOGO DE CUENTAS: La elaboracin del catalogo de cuentas puede ser: Numrica.- Consiste en fijar un nmero progresivo a cada cuenta, debiendo crearse grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los estados financieros. Decimal.- Consiste en conjuntar las cuentas de una empresa utilizando los nmeros dgitos, para cada grupo, debiendo crear antes grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los Estados Financieros, y a su vez, cada grupo subdividirlo en 10

conceptos como mximo, y as sucesivamente. Alfabtica.- Se utilizan las letras del alfabeto asignando una a cada cuenta, pero antes formando grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los Estados Financieros. Combinado.- Se ocupan dos o ms sistemas anteriores. En el caso de la contabilidad general, que al fin y al cabo, controla toda la actividad de la empresa, conviene comenzar por dar un nmero ndice a cada grupo general, tanto del balance como del estado de prdidas y ganancias, de la siguiente forma: Balance: 1.1. Activo 2.2. Pasivo 3. 3. Capital Estado de Prdidas y Ganancias: 4. 4. Productos 5.5. Costos 6. 6. Gastos de operacin 7. 7. Otros gastos y productos 8.8. 9. 9. Cuentas de Orden 0. 0. Cuentas "puente". Estas cifras indican, cada una de ellas, un grupo general distinto y permanecern invariables, de manera que todas las cuentas de activo comenzarn con el nmero 1, las del pasivo con el 2, y as sucesivamente. Vienen despus las sub clasificaciones, que pueden extenderse en forma prcticamente ilimitada. Por ejemplo, en el activo se tendra: 1.1. Activo 1.0 1. 0 Circulante 11 1.1 Fijo 1.2 1. 2 Diferido Y a su vez, el grupo de circulante podra subdividirse como sigue: 1. Activo 10. Circulante 100 Caja y Bancos 101 Cuentas por cobrar 102 Inventarios Como, dentro de la clasificacin decimal, cada grupo tendr una sub clasificacin mxima de diez renglones (del O al 9), si fuera necesario abrir ms de diez cuentas en un grupo, es decir, ms de diez cuentas en el circulante siguiendo el mismo ejemplo- se deber ampliar la clasificacin haciendo que el nmero hasta aqu destinado a una cuenta, se refiera a un nuevo grupo, el cual, a su vez, tendra diez clasificaciones ms, en la siguiente forma: 1. Activo 10. Circulante 100. Caja y Bancos 1000 Caja General 1001 Caja chica 1002 Banco x 1003 Etc.

De manera semejante podra ampliarse el catlogo, haciendo que los nmeros de las cuentas constarn de cinco o ms cifras, en los casos de empresas con operaciones muy complicadas o con dependencias muy numerosas. Para fines prcticos, en la mayora de las empresas comerciales o industriales un catalogo de cuentas de cuatro cifras, seria suficiente, en el entendido de que no existe un catlogo de cuentas universal, cada empresa deber elaborar el propio en base a sus necesidades y caractersticas particulares. 4.2.- SISTEMA DE POLIZAS: Es el documento de carcter interno en la que se registran las operaciones y se anexan los comprobantes de dichas operaciones. las plizas es una evolucin de los mtodos de registromanual que consiste en trminos generales en emplear un documento individual para registrar cada operacin teniendo como caracterstica que permite una mayor divisin del trabajo: a. Las plizas se hacen con un original y con los ejemplares segn las necesidades de la empresa. b. En las plizas se debe hacer constar las firmas de las personas que intervienen en su formulacin, revisin y autorizacin con el fin de fijar responsabilidades. c. Concluida la anotacin de los registros de las plizas se debe de archivar en numeracin progresiva con el objeto de poder localizarla con mayor facilidad. d. Cada fin de mes se suman los cargos y abonos que reciben las cuentas en los registros de las plizas y con los totales se forman un solo asiento de concentracin que pasa al diario general. e. Los asientos de concentracin que recibe el diario general se pasan al libro mayor y de este se toman los datos para la elaboracin de los estados financieros. Rayado de la poliza: en este caso, como en cualquier documento o registro de carcter contable, el rayado y los datos que deben contener las plizas pueden ser muy variables, segn la clase de pliza de que se trate, de los datos de carcter interno que se requieren en las mismas y, en general de la organizacin de la empresa donde se ha establecido dicho sistema. Sin embargo, tratndose de la pliza nica los datos que debe contener son los siguientes: 1. El nombre de la persona o nombre del negocio o sociedad mercantil de que se trate. 2. El nombre de la pliza. 3. El numero de la misma. 4. Columna para la fecha de operacin. 5. Espacio de redaccin para notar el nombre de las cuentas de que se afecten, as como la redaccin del asiento. 6. Dos columnas de valores, destinadas, la primera a los cargos, y la segunda a los crditos. 7. Tres espacios destinados a escribir las firmas de las personas que intervinieron en la formulacin de la pliza, y que son las siguientes: A. La persona que la hizo, B. La persona que la reviso, y C. La que autorizo. REGISTRO DE POLIZAS: Una vez que la plizas han sido requisitadas con las firmas de las personas que intervinieron en su formulacin, revisin y aprobacin, deberan anotarse en un libro que lleva el nombre de registro de plizas, el cual tiene un rayado tabular con columnas de

valores destinadas a las cuentas de mas movimiento y el espacio de varias cuentas acostumbrado en esta clase de registro. La nica diferencia entre el rayado de un diario tabular y el que corresponde al registro de plizas, estriba en que, en este ultimo, se incluye dentro del rayado, una pequea columna destinada a notar el numero de cada pliza registrada. Con respecto al numero de la pliza, es conveniente hacer notar que este se asigna cuando la pliza se registra, siguiendo para ello un orden progresivo. 4.3.- REGISTROS ELECTRONICOS: Es un mecanismo electrnico por medio del cual el contribuyente lleva un registro del tipo, monto y fecha de sus operaciones para poder comprobar sus ingresos o egresos asi como tambin lleva un inventario de sus activos y pasivos. Cuando se utiliza un sistema electrnico el catlogo de cuentas es indispensable, ya que es el nico medio con el que cuenta el operador para ponerse en contacto con la contabilidad, pues para poder registrar los movimientos generados deber ingresar primeramente el nmero de cuenta que segn el catlogo adoptado le corresponda