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Cartilha de prestao de contas

Identificao e manuseio de documentos fiscais Adequada para entidades que recebem ajuda financeira e neCeSSitam prestar contas.

2012

SUMRIO

1. Orientaes para aquisio de bens e servios.......................4 1.1. Consideraes iniciais..........................................................4 1.2. Documentos contbeis.........................................................5 1.2.1. Nota Fiscal........................................................................5 1.3. Aquisio de produtos..........................................................6 1.4. Modelos de Notas Fiscais.....................................................8 1.4.1. Despesas em nome da entidade.....................................13 1.5. Contratao de Servios....................................................14 1.5.1. Quando o prestador do servio for pessoa fsica.............14 1.5.2. Quando o prestador de servio for pessoa jurdica..........16 2. Situaes que acontecem no dia a dia..................................18 2.1. Fornecedor emitiu documento que no uma nota fiscal...18 2.2. Nota fiscal est com erro ou rasura....................................19 2.3. Mercadoria com defeito ou em desacordo com o que foi solicitado.............................................................20 2.4. Remeter produto para conserto..........................................20

APRESENTAO
A presente Cartilha tem por finalidade trazer informaes sobre os aspectos qualitativos dos documentos fiscais que devem ser exigidos no processo de compra de bens e/ou servios. Esperamos, dessa forma, minimizar as inconsistncias apresentadas nos processos de prestao de contas, bem como eliminar problemas decorrentes de comprovantes de despesas que no atendem aos requisitos fiscais adequadamente. Acreditamos estar oferecendo a todos que dessa cartilha se utilizarem um instrumento til que propicie condies adequadas ao pleno desempenho das atribuies sociais, com o melhor emprego dos recursos recebidos e o cumprimento da misso da entidade que administra esses recursos. Belo Horizonte, 30 de novembro de 2012 Conselho Regional de Contabilidade

Contador Walter Roosevelt Coutinho


Presidente

1. ORIENTAES PARA AQUISIO DE BENS E SERVIOS


1.1. Consideraes iniciais
Em contabilidade, todo recurso (dinheiro ou valor monetrio) deve obrigatoriamente possuir uma origem e ser aplicado em algo. Convencionou-se que toda origem de recurso lanada como crdito e toda aplicao de recurso, lanada como dbito. Por esta razo, as receitas sero lanadas a crdito e as despesas a dbito. Para o registro das contas das entidades, utilizado o mecanismo de lanamento contbil. O objetivo desta cartilha oferecer aos responsveis pelo recebimento e aplicao de recursos oriundos de entidades patrocinadoras conhecimento sobre os documentos mais usuais para o registro contbil, a utilizao de cada documento e as suas particularidades.

Documentos contbeis 1.2.1. Nota Fiscal


Para atender s necessidades da entidade, ser preciso adquirir produtos e/ou contratar servios. Nota Fiscal o documento que comprova a existncia de um ato comercial (compra e venda de mercadorias ou prestao de servios); tem de atender s exigncias do Fisco quanto ao trnsito das mercadorias e das operaes realizadas entre adquirentes e fornecedores. Pode ser: Nota Fiscal modelo 1 ou modelo 1-A; Nota Fiscal Eletrnica (NF-e); Nota fiscal srie D ou Cupom Fiscal. As NF mod 1 ou 1-A e as NF-e servem para operaes entre empresas. J a NF srie D ou o Cupom Fiscal servem para acobertar a venda no varejo, direta ao consumidor final. Uma entidade de assistncia social somente deve comprar produtos ou servios mediante emisso de Nota Fiscal ou Cupom Fiscal. O Cupom Fiscal serve apenas para produtos, uma vez que ele ainda no existe para prestao de servios. Se o prestador do servio for pessoa fsica, dever emitir um documento chamado RPA (Recibo de Pagamento a Autnomo).

1.3. Aquisio de produtos


A compra de produto s pode ser feita mediante emisso da nota fiscal de venda ou cupom fiscal, emitidos pelo fornecedor; A nota fiscal de venda (modelo 1, 1-A ou NF-e) possui campo para discriminar os dados completos da entidade e deve ter sido autorizada pelo Estado; Na nota fiscal, devem constar os seguintes dados do fornecedor (impressos tipograficamente) e do comprador (a serem preenchidos na hora de emisso da nota fiscal):

Razo Social Endereo CNPJ DATA

Voc SABIA?
Conta de luz e conta de telefone so notas fiscais! Conhecimento de frete um documento fiscal que acoberta a prestao de servio de transporte intermunicipal! O Cupom Fiscal tem a mesma funo que uma nota fiscal srie D (NF pequena, de balco)! Em Minas Gerais, no existe empresa dispensada de emitir o documento fiscal, seja para vender uma bala ou um carro! As notas fiscais tm prazo de validade e s podem ser aceitas dentro deste prazo!

1.4. Modelos de Notas Fiscais Srie D (Nota fiscal de venda a consumidor final)

Este documento serve para acobertar operao de venda no varejo, direta ao consumidor final.

CUPOM FISCAL

Cupom Fiscal: Serve para acobertar a venda no varejo direta ao consumidor final.

Parece Mas no
comum encontrarmos Nota Branca, Oramento, Pedido e outros documentos que se assemelham aos documentos fiscais. Porm, esses documentos no servem para os registros contbeis. Veja alguns modelos que (NO) podem nos enganar!!!!

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NF mod 1: Este o documento CERTO para acobertar operaes de venda de mercadorias entre um estabelecimento fornecedor e uma entidade filantrpica.

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Nota Fiscal Eletrnica (NF-e): muitas empresas esto obrigadas a emitir NF-e em substituio NF mod1. Ao receber uma NF-e, deve-se verificar sua autenticidade atravs da chave de acesso, no link: http://portalnfe.fazenda.mg.gov.br/consultas.html

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No pode Aceitar
Nota fiscal com rasura. Nota fiscal de balco. Nota branca. Ticket de mquina registradora. Anotaes em cadernetas. Mercadorias de empresas ou pessoas informais, ou seja, que no esto devidamente inscritas nos rgos pblicos competentes (Junta Comercial; Receita Federal, Estadual e Municipal).

1.4.1. Despesas em nome da entidade


preciso que todas as aquisies e despesas (Notas Fiscais de produtos e/ou servios) estejam em nome da entidade.

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1.5. Contratao de Servios 1.5.1. Quando o prestador do servio for pessoa fsica
Para contratar o servio de um profissional, no basta que seja algum qualificado, preciso que a pessoa esteja legalmente apta a prestar o servio. Por isso, o profissional contratado precisa: Ter inscrio na Prefeitura como Prestador de Servios Autnomo Ter inscrio no INSS Ter registro em entidade regulamentadora de sua profisso, como ocorre com os mdicos, contadores, advogados, nutricionistas, engenheiros e outras profisses regulamentadas. E, como toda e qualquer aquisio, o profissional autnomo deve emitir um documento para comprovar a prestao de seus servios. Este documento o RPA Recibo de Pagamento a Autnomo. Veja um modelo de RPA:

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Recibo de Pagamento a Autnomo RPA

N DO RECIBO

N DO TALO

RELAO DE PAGAMENTO AUTNOMO RPA


NOME OU RAZO SOCIAL DA EMPRESA MATRCULA (CNPJ OU INPS) Recebi da empresa acima identificada, pela prestao dos servios Referente a importncia de conforme discriminativo abaixo:
ESPECIFICAO

I Valor do servio prestado II Soma


CARRETEIRO ( VLR.BASE P/CLCULO DO INSS ) APLICAR 20,00% SOBRE O VALOR DO FRETE PAGO
NMERO DE INSCRIO

DESCONTOS III Imposto de Renda Retido na Fonte IV INSS Autnomo V SEST/SENAT Soma VALOR LQUIDO
ASSINATURA NOME COMPLETO

INSS NO INSS NO CPF NMERO


LOCALIDADE

RGO EMISSOR
DATA

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1.5.2. Quando o prestador de servio for pessoa jurdica


A pessoa jurdica (empresa) prestadora do servio tambm precisa documentar o servio prestado. O documento hbil para certificar essa operao a Nota Fiscal de Servios, autorizada pela Prefeitura. Cada municpio tem seu modelo definido em lei, podendo ser emitida manualmente, por processamento de dados ou eletronicamente. O importante que o documento receba o nome NOTA FISCAL, venha numerado, com os dados do emitente, e que no rodap conste sua autorizao, bem como que seja emitido dentro do prazo de validade.
ANTES DE CONTRATAR O SERVIO, CONVERSE COM SEU CONTADOR SOBRE AS RETENES DE TRIBUTOS NA FONTE.

A regra geral que, ao tomar servio de pessoa fsica ou pessoa jurdica, a entidade tomadora do servio dever ficar atenta s retenes de INSS e IR.

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Super Dica
Ao elaborar o Demonstrativo Mensal de Despesas Realizadas, no campo ESPECIFICAO DA DESPESA, coloque o nmero da Nota Fiscal/RPA e o nome do fornecedor. Veja o exemplo a seguir:

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2. Situaes que acontecem no dia a dia


Nem sempre as operaes de aquisio de produtos e servios ocorrem como planejamos e, por isso, devemos saber como agir. Veja abaixo as situaes mais comuns:

2.1. Fornecedor emitiu documento que no uma nota fiscal


Se o fato foi percebido no ato da compra, basta solicitar a nota fiscal correta ao fornecedor; Se o fato foi percebido tempos depois, o fornecedor poder fazer um comunicado ao fisco de que no emitiu o documento na poca certa, mas que vai fazer extemporaneamente, oferecendo o imposto com juros e multa, se for o caso

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2.2. Nota fiscal est com erro ou rasura


A entidade dever recusar a nota fiscal, escrevendo no verso do documento o motivo da recusa, transcrevendo seus dados e consignando a assinatura do responsvel pelo recebimento de mercadorias. A seguir, devolva a NF ao fornecedor e solicite imediata substituio da nota fiscal.
Veja a seguir sugesto de texto de recusa de documento fiscal:

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Caso o erro seja formal, quer dizer, seja um erro que no altere valores, datas e dados do destinatrio, poder ser feita uma carta de correo. Veja, a seguir, modelo de carta de correo:

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2.3. Mercadoria com defeito ou em desacordo com o que foi solicitado


Se o problema foi verificado no ato do recebimento do produto, basta recusar a mercadoria e a nota fiscal, escrevendo no verso do documento o motivo da recusa. Se o problema ocorreu depois de aceita a mercadoria, a entidade poder emitir uma Nota Fiscal avulsa para realizar a devoluo do produto. A Nota Fiscal avulsa emitida pela Receita Estadual por meio de solicitao do interessado.

2.4. Remeter produto para conserto


Caso algum bem da entidade/empresa seja danificado e necessite de conserto, o transporte do produto at a oficina de conserto deve ser acobertado por uma Nota Fiscal modelo 1, a ser emitida pela empresa que solicita o transporte. No entanto, como entidades esto desobrigadas de emitir Nota Fiscal, poder ser solicitada a emisso de uma Nota Fiscal avulsa na Secretaria de Estado da Fazenda. Para isso, basta dirigir-se a uma repartio fazendria prxima.

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Muitas vezes, a entidade quer buscar recursos na prpria comunidade em que atua, porm os comerciantes e prestadores de servios no esto em situao regular. Oriente essas pessoas a buscarem auxlio de um contador. fcil regularizar o negcio e os benefcios para a comunidade so muitos.
Disciplina e boa orientao so importantes para que, no final das contas, as contas fiquem certinhas!!!

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ELABORAO:

CONSELHO REGIONAL DE CONTABILIDADE DE MINAS GERAIS


WALTER ROOSEVELT COUTINHO

Presidente

GRUPO DE TRABALHO