MICROSOFT PROJECT 98 CURSO BSICO

Alexandre Soares Campos

Introduo. Antes de iniciar um projeto, voc precisa definir sua meta e depois determinar quais tarefas precisa completar para atingir essa meta. Uma vez definida a meta do projeto e determinada cada tarefa, o prximo passo identificar quem executar cada uma delas, quando cada tarefa comear e quanto tempo elas levaro para serem completadas. Tambm ser necessrio determinar quanto custar o projeto. medida em que as tarefas ocorrem necessrio informar ao projeto a data real de incio, quando ela est completa e quando h problemas. Ajustes podem ser necessrios para eventos inesperados, como as frias de algum funcionrio ou materiais no entregues a tempo. Assim, a agenda precisa ser ajustada e as informaes comunicadas para todos os envolvidos. Conforme voc pode ver, gerenciar um projeto exige muitas habilidades de gerenciamento e coordenao diferentes. Pode ser um desafio controlar todos os aspectos do projeto e ainda manter tudo em movimento em direo ao seu objetivo. Como Microsoft Project 98, voc pode planejar, gerenciar e coordenar eficientemente um projeto, da concepo ao trmino. O que um projeto? Um projeto uma seqncia bem definida de eventos, com um incio e um final identificveis. O foco de um projeto obter uma meta identificada; responsabilidade do gerente do projeto conduzi-lo na direo da meta, com base nos parmetros estabelecidos, como tempo, custo e recursos. Um projeto diferente de um processo no sentido de que sempre h um ponto no qual o projeto est completo e a meta atingida. Um processo por outro lado, uma seqncia de eventos sem um final identificvel. Defina as metas do projeto. Antes de iniciar um projeto, comece determinando sua meta. Seja o mais especfico possvel, incluindo informaes como datas, nmeros e itens. Exemplos: Geral Mudar a empresa para um outro local Especfico Mudar o escritrio e o armazm para outro local da cidade at 15 de dezembro. Coordenar a festa de aposentadoria para Fazer a festa de aposentadoria da Maria Martinez superintendente da empresa, no dia 21 de outubro, reunindo todos os funcionrios ( aproximadamente 500 convidados ) Instalar o novo sistema de relatrios Converter o departamento financeiro e as financeiros chefias de departamento para o novo sistema de relatrios financeiros, no segundo trimestre, para a fase piloto. Converter a organizao inteira no final do ano.

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O que deve ser considerado no levantamento do projeto Complexidade de seu projeto. Exigir muito planejamento ? Quantas e quais pessoas sero necessrias ? Novos procedimentos ou tecnologias ? Qual o oramento disponvel ? Algumas tarefas dependem do trmino de outras ou existem vrias tarefas que precisam ser coordenadas ?( restries de tarefas ) Registre os parmetros ou restries dentro dos quais voc deve trabalhar para que seu projeto tenha sucesso. Certifique-se de identificar custos, prazos de entrega ou outras restries de tempo e indivduos cuja aprovao exigida, por exemplo, se voc contratou uma empresa de mudana, mas ela s estar disponvel a partir do dia 20 de agosto voc no poder contar com ela para atividades anteriores a essa data. Defina uma meta para seu projeto. Certifique-se de que seu objetivo inclua a abrangncia, quem e quantos recursos so afetados e a estrutura de tempo. Identifique critrios que sinalizaro o final do projeto. Identifique as pessoas que devero ser comunicadas sobre o andamento do projeto. Quais pessoas e qual o nvel de informao que dever ser passada.

O papel do Gerente de Projeto Mesmo que a sua funo atual no seja de gerente de projeto, voc dever utilizar tcnicas de gerenciamento de projetos para definir um caminho para uma meta especfica e depois supervisionar a implementao do projeto. O gerente de projeto fica no centro de um rede de informaes, coordenando, supervisionando, avaliando, planejando e estimando o projeto. A tarefa do gerente de projeto conduzir o projeto at uma concluso de sucesso. Desenvolvendo as partes de um projeto Depois de definir seu projeto, a prxima tarefa decidir como e quando voc atingir sua meta. Um projeto tpico composto de trs partes ou blocos de construo: Tarefas Marcos Recursos

Definindo tarefas de projeto As tarefas, tambm chamadas de etapas, exigidas para completar um projeto definem a abrangncia da meta do projeto. O tempo que leva para completar uma tarefa sua durao. Ao criar a lista de tarefas, as duraes tambm devem ser identificadas. A durao da tarefa normalmente estima o incio com uma de quatro fontes: histrica, participativa, intuitiva, e desconhecida . Uma durao pode ser especificada em semanas (s), dias (d), horas (h) ou minutos (m).

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Identificando marcos do projeto Um marco representa um evento ou condio que identifique o trmino de um grupo de tarefas relacionadas ou uma fase do projeto. Os marcos ajudam a organizar as tarefas em grupos ou seqncias lgicas; voc tambm pode us-lo para acompanhar o andamento do projeto. Defina tarefas e marcos em seu projeto Liste vrias tarefas importantes de seu projeto ( pode ser usado o mtodo de brainstorming ou simplesmente: tor de parpite ) Determine quais tarefas, se houver, dependem de outras. Algumas delas podem ocorrer simultaneamente? Existem tarefas repetidas no projeto? Existe alguma restrio, como datas especficas em que uma tarefa deve comear ou terminar? Considere se as tarefas esto ou no relacionadas. Elas representam partes do mesmo processo ou completam uma fase do projeto? Identifique pontos do projeto que representam marcos.

Avaliando recursos do projeto Os recursos podem incluir pessoas, equipamentos ou instalaes especiais necessrios para realizar a tarefa. Tipo de recurso Pessoas Equipamentos Exemplo Carpinteiros Programadores Nomes especficos Computadores Copiadoras Caminho de mudanas DataShow Salas de conferncia Armazns Sala de treinamento

Instalaes

Como os recursos raramente esto disponveis 24 horas por dia, sete dias por semana, freqentemente voc precisa considerar sua disponibilidade. Certifique-se de levar em conta variveis como agendas de frias, durao do dia de trabalho e acesso aos edifcios ou equipamentos. Identificando recursos em seu projeto Identifique as pessoas ou grupos de que precisa para realizar tarefas especficas. Identifique o equipamento de que voc precisa realizar cada tarefa. Considere apenas o equipamento para o qual seja necessrio fazer arranjos especiais ou que esteja em nmero limitado.

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Identifique todas as salas ou instalaes exigidas para completar as tarefas. Certifique-se de considerar os requisitos de espao para o nmero de pessoas ou material envolvido.

Identifique assuntos adicionais de planejamento O seu projeto tem um oramento ou outra restrio que deve ser monitorada ? Por exemplo, ao introduzir um programa de controle, h custos especficos ( para digitadores autnomos ou consultoria externa, por exemplo ) que voc no pode exceder ? Quem precisa ser informado a respeito do status do seu projeto ? Seria bom se os membros da equipe do projeto tivessem acesso lista de tarefas ? Por exemplo, um diretor da companhia precisa saber quais tarefas esto dentro do prazo e quais tarefas esto atrasadas para uma parte do projeto de implantao de controle ? Os tcnicos da equipe de desenvolvimento compreenderiam melhor as expectativas se voc lhes desse uma lista de tarefas do cronograma a serem executadas no ms ? At que ponto os seus prazos so flexveis ? Quais so as conseqncias de ultrapassar um prazo ? Por exemplo, os seus cronogramas podem atrasar-se sem que isso traga conseqncias negativas para o projeto, para a empresa ou para a sua carreira ? H penalidades para atrasos ou prmios quando se termina o trabalho antes do prazo ? Como o Microsoft Project pode ajudar. Como o Project, fcil criar e modificar um conjunto de tarefas para atingir suas metas. O software de gerenciamento de projetos uma ferramenta valiosa para o estabelecimento de um plano inicial de projeto. Alm disso, o Microsoft Project recalcula rapidamente os cronogramas e permite que voc veja como as mudanas em uma parte do projeto podem afetar o seu plano como um todo. Novas tarefas, tarefas obsoletas, datas intermedirias que afetam outras tarefas ou a disponibilidade irregular de um recurso poderiam, caso contrrio, passar despercebidas; mas com o Microsoft Project voc pode manter tudo isso sob controle. Alm disso, manter todos informados, apresentando somente as informaes das quais eles necessitam, seria muito trabalhoso sem a ajuda de um gerenciador de projetos.

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Identificando fases do projeto. Um projeto gerenciado em fases que progridem medida que ele se desenvolve. Criao de uma agenda de projeto realista. Gerenciamento do projeto e ajuste das alteraes Comunicao dos resultados e do andamento Avaliao do desempenho do projeto em seu trmino.

Crie uma agenda de projeto realista

Gerencie a agenda

Controle o andamento

Ajuste o plano

Comunique o andamento

Comunique todas as alteraes de agenda

Duas ferramentas bsicas podem ajud-lo a obter as respostas que voc necessita no decorrer do projeto. Grfico de Gantt : Tcnica desenvolvida por Henry L. Gantt, um pioneiro do mtodo de planejamento cientfico, a mais simples de planejar, a mais visual, mas a que pode proporcionar mais problemas para entender a relao entre tarefas e proceder as alteraes. Rede PERT : O mtodo de PERT, surgiu em 1958, desenvolvido e aplicado com xito extraordinrio pelo gabinete de projetos especiais da fora armada americana no planejamento da construo dos msseis Polaris. Este mtodo consiste em um diagrama em forma de rede, onde as atividades se encontram dispostas em ns (node). Compreendendo Tarefas Crticas Em qualquer projeto existem sempre atividades de maior e menor flexibilidade no que se refere s datas em que se podem iniciar e terminar. Existem tarefas que, no entanto, possuem datas rgidas, em que qualquer atraso tem conseqncias no nvel da data de concluso do projeto. As atividades rgidas, chamam-se crticas, e o caminho formado por elas denominado de caminho crtico. O Mtodo do Caminho Crtico (CPM) foi concebido em 1957 por Morgan Walker e James Kelley. No CPM foram considerados, simultaneamente, as noes de tempo e custo
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ligados realizao de cada atividade. Ao contrrio do mtodo de PERT, o CPM no utiliza tempos aleatrios para as atividades, uma tcnica determinista e no probabilstica. O CPM baseia-se em um modelo matemtico que leva em considerao as relaes entre tarefas, sua durao e quaisquer restries no que diz respeito disponibilidade de recursos. Iniciando uma Agenda de Projeto 1. No menu Projeto, d um clique em Informaes sobre o projeto. ( A caixa de dilogo Informaes sobre o projeto aparece ) 2. D um clique na seta para baixo de data de incio ( O calendrio de seleo de data aparece ) 3. D um clique na seta da direita at que Agosto de 1998 seja apresentado no calendrio. 4. D um clique no dia 10 do calendrio.

5. D um clique em OK.

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Introduza informaes de propriedades 1. No menu Arquivo, d um clique em Propriedades. ( A caixa de dilogo Propriedades de Projeto aparece. A guia Resumo est selecionada ). 2. Na caixa de texto Ttulo, digite Projeto do Escritrio Corporativo. 3. Na caixa de texto Assunto, digite Remanejamento. 4. Na caixa de texto autor, digite seu nome. 5. Na caixa de texto gerente digite seu nome. 6. Na ciaxa de texto empresa digite o nome da sua empresa.

7. D um clique em Ok As informaes contidas nesses campos podero ser utilizadas na impresso de relatrios como por exemplo o Ttulo do Projeto. Salve o projeto como Criar Agenda.

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Insira uma terefa e sua durao 1. D um clique no primeiro campo da coluna Nome da tarefa. 2. Digite Contratar arquiteto e depois pressione TAB. ( a informao introduzida e a seleo se move para a coluna Durao da tarefa 1. Uma durao de 1 dia introduzida por padro, O nmero 1 apresentado na identificao da tarefa. 3. Digite 2 e pressione ENTER ( a durao dias introduzida automaticamente quando uma abreviao no fornecida. A seleo se move uma linha para baixo na coluna Durao. ) 4. Na barra de ferramentas Padro, d um clique no boto Salvar. ( a caixa de dilogo Assistente de Planejamento aparece, perguntando se voc quer salvar uma linha de base).

5. Clique no boto Ok. Insira vrias tarefas Comeando logo aps a identificao de tarefa 1, digite as seguintes tarefas na coluna Nome da tarefa. Pressione ENTER aps cada tarefa. Contratar empresa de mudanas Finalizar plantas Construir paredes internas Embalar caixas Pintar

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Insira duraes Comeando logo aps a identificao de tarefa 1, digite as seguintes duraes na coluna Durao. Pressione ENTER aps cada tarefa. 3 ( nmero de tarefa 2 ) 1s ( nmero de tarefa 3 ) 4 ( nmero de tarefa 4 ) 2 ( nmero de tarefa 5 ) 4 ( nmero de tarefa 6 ) Introduza um Marco. As tarefas com uma durao zero (0) so chamada de marcos. As tarefas de marco representam o trmino de um evento, fase ou outro objetivo mensurvel do projeto. Quando uma tarefa se torna marco, a barra de Gantt muda para um marcador em forma de losango, com a data em que ele ocorre esquerda do marcador. 1. 2. 3. 4. D um clique na coluna Nome da tarefa, abaixo da tarefa 6, Pintar Digite Mudana terminada e depois pressione TAB. Digite 0 e depois pressione ENTER Salve o arquivo

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Inserindo novas tarefas Quando uma agenda de projetos est sendo desenvolvida e as tarefas, executadas, comum identificar tarefas novas ou adicionais que precisem ser inseridas na agenda. Com o Project voc simplesmente insere uma nova linha de tarefa e introduz as informaes necessrias. 1. Selecione a tarefa 2, Contratar empresa de mudanas. 2. No menu Inserir, d um clique em Nova Tarefa. 3. Digite Alugar novo local, e depois pressione TAB. Digite 1s e pressione ENTER. ( as novas tarefa e durao so inseridas. 4. Selecione a tarefa 7, Pintar e pressione ENTER. 5. Digite Desmontar moblia e depois pressione TAB. Digite 2 e pressione ENTER.

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6. Salve o arquivo

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Mova uma tarefa A operao de arrastar-e-soltar pode ser usada no Project para mover uma tarefa de um lugar para outro dentro da lista de tarefas. Os botes ou comandos Recortar, Copiar e Colar tambm podem ser usados para mover uma tarefa de lugar. 1. D um clique no nmero de identificao da tarefa3, Contratar empresa de mudana. ( a linha de tarefa inteira selecionada. ) 2. Com o cursor ainda posicionado sobre o nmero de identificao da tarefa, arraste para baixo, at que uma barra horizontal cinza seja exibida entre a tarefa 4, Finalizar plantas e a tarefa 5, Construir paredes internas.

3. Libere o boto do mouse. ( a tarefa Contratar empresa de mudanas aparece agora abaixo da tarefa Finalizar Plantas, e as tarefas so renumeradas.

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Excluindo uma tarefa Depois de iniciar um projeto, voc pode descobrir que uma tarefa no necessria ou que pode ser realizada fora da agenda do projeto. Voc pode, ento, excluir essa tarefa da lista de tarefas. 1. Selecione a tarefa 6, Embalar caixas. 2. No menu Editar, d um clique em Excluir tarefa. ( a tarefa excluda e a lista de tarefas, renumerada ). 3. Salve o arquivo. Tarefas Recorrentes Uma tarefa que ocorre repetidamente dentro de um projeto chamada de tarefa recorrente. Esta poderia ser uma reunio semanal, um relatrio de status ou inspees regulares. Em vez de digitar a tarefa e a durao muitas vezes em uma agenda, o Project pode ser usado para criar uma tarefa recorrente. 1. Abaixo da tarefa 8, Mudana terminada, d um clique na coluna Nome da Tarefa. 2. No menu Inserir, d um clique em Tarefa recorrente. ( a caixa de dilogo Informaes sobre tarefas recorrentes aparece.) 3. Na caixa Nome, digite Reunio de projeto.
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4. Pressione TAB e depois digite 2h. ( a durao da tarefa recorrente de duas horas ). 5. Na rea Isto ocorre, certifique-se de que a opo Semanalmente esteja selecionada. 6. Na rea Semanalmente, selecione a caixa de verificao sex (6). ( a reunio de projeto recorrente ser agenda para toda sexta-feira. 7. Na rea Durao, selecione a opo Para. 8. Pressione TAB e depois digite 20. ( a reunio de projeto ser agendada para 20 ocorrncias. )

9. D um clique em OK

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Estruturando um projeto em tpicos Uma lista de tarefas de projeto pode ter apenas 20 tarefas ou centenas delas. Quando um projeto tem um grande nmero de tarefas, torna-se difcil localizar uma tarefa especfica dentro da lista. O processo de estruturao da lista de tarefas chamado disposio em estrutura de tpicos; voc pode us-lo para organizar tarefas comuns em grupos. 1. Abra o arquivo Tpicos.mpp. 2. Salvar o arquivo como Estrutura de tpicos do remanejamento. Criando uma estrutura de tpicos. A criao de uma estrutura de tpicos hierrquica organiza as tarefas do projeto em grupos. Cada grupo de tarefas precedido por uma tarefa de resumo, que descreve as tarefas dentro do grupo; cada nvel dentro da estrutura de tpicos fornece mais detalhes da tarefa. Uma estrutura de tpicos pode ocorrer a qualquer momento durante o processo de agendamento; entretanto, muito mais fcil organiz-la no incio. Uma estrutura de tpicos pode ter at 65 mil nveis. 1. 2. 3. 4. 5. 6. D um clique no campo Nome da tarefa da tarefa 1, Escrever Proposta. No menu inserir, d um clique em Nova Tarefa. Digite Remanejamento Corporativo e pressione ENTER Arraste para selecionar os cabealhos de identificao das tarefas 2 at 42 Na barra de ferramentas formatao, d um clique no boto Recuo Pressione CTRL + HOME.

7. Salve o arquivo

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Crie uma tarefa de resumo 1. 2. 3. 4. 5. Selecione o campo Nome da tarefa da tarefa 2, Escrever proposta No menu Inserir, d um clique em Nova tarefa. Digite Planejamento e pressione ENTER Arraste para selecionar os cabealhos de identificao das tarefas 3 at 13/ Na barra de ferramentas formatao, d um clique no boto Recuo

Crie tarefas de resumos adicionais 1. Arraste para selecionar os cabealhos de identificao das tarefas 15 at 28. A tarefa 14, Remodelagem, se tornar uma tarefa de resumo. 2. Na barra de ferramentas formatao, d um clique no boto Recuo 3. Arraste para selecionar os cabealhos de identificao das tarefas 30 at 42. 4. Na barra de ferramentas formatao, d um clique no boto Recuo 5. Arraste para selecionar os cabealhos de identificao das tarefas 31 at 36. 6. Na barra de ferramentas formatao, d um clique no boto Recuo. 7. Arraste para selecionar os cabealhos de identificao das tarefas 38 at 42. 8. Na barra de ferramentas formatao, d um clique no boto Recuo.

9. Salve o arquivo.

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Exiba os nmeros da estrutura de tpicos. 1. No menu Ferramentas, d um clique em Opes. 2. Selecione a guia Modo de Exibio. 3. Na rea Estrutura de tpicos, selecione a caixa de verificao Mostre nmero da estrutura de tpicos. 4. D um clique no OK.

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Estabelecendo dependncias de tarefa. Quando uma lista de tarefas desenvolvida, as tarefas so listadas uma aps a outra, e a nica considerao a ordem aproximada em que devem ocorrer. Com base nessas informaes, cada tarefa agendada para iniciar ao mesmo tempo e terminar dependendo da durao de cada uma. Na verdade, uma agenda de projeto mais do que apenas uma lista de tarefas isoladas. Cada tarefa depende de uma ou mais tarefas para se determinar quando ela deve comear e terminar. Algumas no podem comear at que outra termine, enquanto outras podem ocorrer simultaneamente. Voc pode criar dependncias entre tarefas facilmente em uma agenda. Vinculando tarefas, criam-se dependncias que identificam se o incio ou o trmino de uma tarefa depende do incio ou do trmino de outra. Voc tambm pode criar situaes em que a dependncia entre as tarefas retardada ou coincidente. Quando os vnculos so estabelecidos entre as tarefas do projeto, estas comeam a desenvolver uma agenda de eventos. Relacionamentos Entre Tarefas As relaes de dependncia ou precedncia existem para que voc possa fazer com que o incio ou fim de uma atividade dependa do incio ou fim de outra tarefa. Uma tarefa que comea ou finaliza antes de outra chamada tarefa predecessora. Uma tarefa que dependa do incio ou fim de outra tarefa chamada tarefa sucessora. Abaixo as relaes possveis. TI ( Trmino - Incio ) Uma relao de trmino - para- incio a relao padro. Assim uma tarefa s comea quando outra termina. Ex.: Um contrato s pode ser assinado aps estar todo digitado. TT ( Trmino - Trmino ) Uma relao trmino- para - trmino quando ambas as tarefas finalizam ao mesmo tempo. Ex.: Os testes terminaro juntamente com o termino da construo do sistema. II ( Incio - Incio ) Uma relao incio para - incio quando ambas as tarefas comeam ao mesmo tempo. Ex.: O manual comear a ser confeccionado quando a implantao comear. IT ( Incio Trmino ) Uma relao incio para - trmino a menos comum das ligaes mas pode ocorrer quando o fim de uma tarefa depende do incio de uma tarefa posterior. Ex.: Quando uma rea esta implantando um novo sistema de gerao de relatrios, a tarefa executar relatrios do sistema antigo, s termina quando a tarefa executar relatrios no novo sistema estiver comeado. 1. 2. 3. 4. Abra o arquivo Vinculando Salve o arquivo como Dependncias de tarefa. Arraste para selecionar os cabealhos de identificao das tarefas 2 at 13. Na barra de ferramentas Padro, d um clique no boto Vincular tarefas. Cada tarefa vinculada em dependncia trmino a - incio.

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5. D um clique no cabealho de coluna Nome da tarefa. Cada tarefa selecionada. 6. Clique no boto Vincular tarefas. Cada tarefa vinculada. 7. Selecione a tarefa 14.

8. Salve o arquivo. * Desvincule tarefas * Vincule tarefas adjacentes

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Mudando dependncia de tarefa Como nem todas as tarefas precisam ser uma dependncia trmino a incio, voc pode mudar o tipo de dependncia. 1. Pressione F5, digite 10 e d um clique em OK. 2. D um clique duplo na linha de vnculo entre a tarefa 10, Selecionar subcontratados, e a tarefa 11, Contratar empresa de mudanas.

3. D um clique na seta para baixo do lado de Tipo. 4. Selecione trmino a trmino (TT) e d um clique em OK.

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Estabelea uma dependncia incio a incio 1. Estabelea uma relao incio a incio entre as tarefas 17 e 18.

Entendendo o tempo de atraso e o tempo de adiantamento Alm de mudar o tipo de dependncia, voc pode definir melhor o impacto real dos relacionamentos de tarefa usando o tempo de adiantamento e tempo de atraso . O tempo de adiantamento cria uma sobreposio em uma dependncia de tarefa que pode diminuir a durao do projeto. O tempo de atraso criar um retardo ou lacuna na dependncia de tarefa, que pode aumentar a durao do projeto.

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Especifique tempo de atraso 1. Selecione o linha de vnculo entre a tarefa 17 e 18. 2. No campo retardo digite 1, e d um clique em OK. A dependncia incio a incio retardada por um dia. O incio da segunda tarefa na dependncia retrocede no tempo.

* Reviso e Prtica Nesta seo de Reviso & Prtica. Voc vai criar um novo arquivo de projeto, introduzir e editar tarefas, vincular tarefas e especificar dependncias, tempo de adiamento e tempo de atraso. Cenrio Voc ir criar uma agenda para a reunio annual dos acionistas. Voc comear estabelecendo um novo arquivo de projeto com uma data inicial e informaes de propriedades de projeto. Em seguida usar a reunio da equipe de projeto para desenvolver idias sobre as tarefas e duraes do projeto. Voc tambm dividir o projeto em trs fases, vincular o processo de identificao das alteraes nas pendncias para refiner ainda mais o modo pelo qual as tarefas vo ser executadas. Passo 1: Crie um novo Arquivo de Projeto 1. Crie um novo arquivo com a data de incio para 7 de Julho de 1999. 2. Introduza Reunio dos Acionistas como ttulo do projeto, relatrio Annual de 1999 como assunto do projeto e seu nome como autor e gerente 3. Salve o arquivo de projeto como Tarefas da Reunio na pasta Project 98 Prtica PAP.

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Passo 2: Introduza e Edite Tarefas na Lista de Tarefas 1. Introduza as Tarefas e duraes a seguir na lista de tarefas Reunio dos Acionistas, comeando com a tarefa 1. Nome da Tarefa Agendar data da conferncia Imprimir carta Narrador das notas da Ata Desenvolver carta Planejar a alimentao com o buf Imprimir menu do servio de buf Reunio ocorre Durao da Tarefa 1 dia 2 dias 2 dias 1 dia 3 dias 1 dia 0 dias

2. Insira uma nova tarefa, Marcar centro de conferncia, com uma durao de 2 dias, antes da tarefa 2, Imprimir carta. 3. Mova a tarefa 3, Imprimir carta, para depois da tarefa 5, Desenvolver carta, usando a tcnica de arrastar-e-soltar. 4. Exclua a tarefa 7, Imprimir menu do servio de buf. 5. Salve o arquivo sem linha de base e depois feche-o

Passo 3: Estruture as tarefas do Projeto em Tpicos 1. Na pasta Project 98 Prtica PAP, abra o arquivo Reviso 1 e depois salve-o como Estrutura de tpicos da Reunio, sem linha de base. 2. Insira uma nova tarefa 1, Reunio dos Acionistas, e depois recue as tarefas 2 at 20. 3. Estruture a lista de tarefas em tpicos, em trs grupos, como indicado a seguir: Recue a tarefa 3 at a tarefa 6. Recue a tarefa 8 at 13. Recue a tarefa 15 at 19. 4. Oculte as Subtarefas da tarefa de resumo 7, Carta de notificao, e a tarefa de resumo 14, Detalhes da Reunio. 5. Mostre a estrutura de tpicos inteira. 6. Salve o arquivo sem linha de base

Passo 4: Vincule Tarefas 1. Vincule todas as tarefas em uma dependncia Trmino-a-incio. 2. Desvincule a tarefa de resumo 7, Carta de notificao, e a tarefa de resumo 14. Detalhes da Reunio (Sugesto: Selecione apenas as tarefas de resumo.) 3. Vincule a tarefa de resumo 2, Planejamento preliminar, tarefa de resumo 14, Detalhes da reunio. 4. Vincule a tarefa 11, Aprovar carta, tarefa de resumo 14, Detalhes da reunio.

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Passo 5: Estabelea Dependncias de Tarefa 1. 2. 3. 4. 5. Mude a dependncia entre a tarefa 8, Pedido de cartas ao estoque, e a tarefa 9, Desenvolver carta, para incio-a-incio. Mude a dependncia entre a tarefa 16, Organizar salas de reunio do comit, e a tarefa 17. Organizar equipamento necessrio, para trmino-a-trmino. Especifique um tempo de adiamento de meio dia na dependncia entre a tarefa 4, Centro de conferncia da Ata, e a tarefa 5, Narrador das notas da Ata. Especifique um tempo de atraso de 2 dias entre a tarefa de resumo 14, Detalhes da reunio, e a tarefa 20, Reunio ocorre. Salve o arquivo sem linha de base.

Passo 6: use o assistente de Grficos de Gantt 1. 2. 3. 4. 5. 6. Inicie o Assistente de grficos de Gantt. Apresente o caminho crtico no Grfico de Gantt. Apresente os nomes de recurso e as datas direita das barras de Gantt. Exiba o vnculo entre as tarefas dependentes. Formate o Grfico de Gantt e depois saia do Assistente de grficos de Gantt. Salve o arquivo sem linha de base.

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Gerenciando recursos de projeto Recursos so as pessoas, locais e itens necessrios para completar uma tarefa. Um projeto pode ser agendado com ou sem atribuio de recursos s tarefas, contudo se voc no atribuir recursos haver menos responsabilidade pelo trmino das tarefas e menos flexibilidade no planejamento. Ao atribu-los, voc poder controlar melhor a quantidade de trabalho em uma tarefa, o custo do trabalho e o andamento do projeto. 1. Abra o arquivo Recursos 2. Salve o arquivo com o nome de Atribuio de Recursos. Atribuindo recursos Cada tarefa em um projeto precisa ter todos os recursos necessrios para sua concluso. Uma tarefa pode exigir apenas um recurso ou vrios deles para ser completada. importante lembrar que um recurso no apenas uma pessoa, mas qualquer local ou item necessrio para executar a tarefa. Os nomes dos recursos podem ser genricos ou especficos em suas descries. Introduza recursos na caixa de dilogo Atribuir recursos. 1. Na barra de ferramentas Padro, d um clique no boto Atribuir recursos. 2. Digite assistente administrativo e pressione ENTER.

3. Digite gerente de operaes e pressione ENTER. 4. Digite arquiteto e pressione ENTER. 5. D um clique em fechar.

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Inclua recursos na planilha de recursos. 1. Na barra de modos, selecione Planilha de recursos.

2. D um clique no campo Nome do recurso, abaixo da palavra arquiteto. 3. Digite Empreiteira de demolio e pressione ENTER. O nome do recurso e as informaes padro so introduzidos. 4. Digite Assistente do gerente de operaes e pressione ENTER. 5. Digite Sala de conferncia e pressione ENTER. 6. Salve o arquivo. Atribua um recurso a uma tarefa. 1. Selecione o grfico de Gantt. 2. Selecione a tarefa 3, Escrever proposta. 3. Na barra de ferramentas Padro, d um clique no boto Atribuir recursos. A caixa de dilogo Atribuir recursos aparece. 4. Na coluna Nome, selecione gerente de operaes e d um clique em Atribuir. O recurso atribudo tarefa. Uma marca de seleo aparece ao lado do nome do recurso, e um valor de unidade de 100% apresentado. O nome do recurso aparece ao lado da barra de Gantt para a tarefa 3.

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5. Salve o arquivo. * Atribua uma unidade de recurso. * Atribua vrios recursos *Atribua um recurso a vrias tarefas. Fornecendo detalhes de recurso. Os detalhes de recursos fornecem informaes adicionais sobre um recurso e podem ser introduzidos na Planilha de recursos ou na caixa de dilogo Informaes sobre o recurso. Informaes como as inicias do recurso, grupos, unidades mximas e cdigo, podem ser mantidas no Project. A caixa de dilogo Informaes sobre o recurso apresenta campos de informao adicionais no disponveis na Planilha de recursos, como endereo de correio eletrnico e disponibilidade de datas. Alguns detalhes de recurso so usados no agendamento de tarefas e em clculos de custos. Outros detalhes podem ser usados para classificao e filtragem.

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Introduza informaes de recurso. 1. Selecione a Planilha de recursos. O campo indicadores do nmero de identificao do recurso 1 selecionado. 2. Pressione TAB duas vezes. O campo Iniciais selecionado. 3. Digite assist admin e depois pressione TAB. O campo grupo selecionado. 4. Digite pessoal do escritrio e depois presione TAB. O campo Unid. Mximas selecionado. 5. D um clique na seta para cima duas vezes, para apresentar 200%. Duas unidades do recurso estaro disponveis para o projeto. 6. Pressione TAB at que o campo Cdigo seja selecionado. 7. Digite 105-106 e depois pressione TAB. A seleo se move para o campo Indicadores do nmero de identificao de recurso 2. 8. Salve o arquivo. Use a caixa de dilogo informaes sobre o recurso. 1. D um clique duplo no nome de recurso assistente administrativo 2. D um clique na caixa Correio eletrnico na guia Geral. 3. Digite jsilva@realocar.com e depois pressione TAB.

4. D um clique em OK.

Trabalhando com Custos de Recurso.

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No Project, existem dois tipos de custos: custos de recurso e custos fixos. Introduzindo informaes de custo, voc pode criar oramentos de projeto e analisar custos, assim como identificar possveis custos excessivos. Com base nas informaes de custo fornecidas, o custo da tarefa e do projeto inteiro pode ser calculado. Cada recurso ou tarefa pode ter um custo associado, como salrio por hora, salrio anual ou aluguel de um equipamento. Os custos de recurso podem originar-se de vrias maneiras. No caso dos salrios, podem ser rateados por hora, ou no caso de um contrato, podem ser rateados no final ou no incio de uma tarefa. Com os custos dos recursos, a taxa por hora pode mudar durante o andamento do projeto, ou um recurso pode ter diferentes taxas para cada tipo de trabalho. Custos fixos so usados quando a tarefa em si tem um custo associado. Em vez de atribuir um custo baseado na taxa para o recurso, um custo fixo pode ser atribudo. Por exemplo, se uma tarefa est sendo realizada por meio de um recurso a uma taxa fixa como um contrato, um custo fixo introduzido para a tarefa, sem custo de recurso associado. Ao contrrio dos custos de recuso, os custos fixos no dependem do perodo de tempo gasto para completar uma tarefa. Voc tambm pode introduzir custos por uso. Estes representam os custos associados a um recurso ou a uma tarefa, independentemente da durao da tarefa ou do nmero de unidades de um recurso atribudo a uma tarefa. Por exemplo, voc tem um equipamento que precisa ser enviado a uma construo. Neste uso, poderia ser cobrada uma taxa pela entrega do equipamento e uma taxa por hora. A taxa de entrega pode ser introduzida no campo por uso do recurso. Introduza um custo fixo para uma tarefa. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Abra o arquivo Custos.mpp Salve como Custos de recursos No menu Exibir, aponte para Tabela, e depois d um clique em Custo. D um clique no campo Custo fixo da tarefa 15, Demolio do espao existente. Digite 4000 e depois pressione TAB. Um custo fixo de R$ 4000 aplicado tarefa. O campo Acumulao de custo fixo selecionado. D um clique na seta para baixo de Acumulao de custo fixo. Selecione FIM e pressione ENTER. O custo da tarefa 15 no mudar para o projeto at que a tarefa tenha terminado. No menu Exibir, aponte para Tabela e depois selecione Entrada. Salve o arquivo.

Introduza os custos do recurso. 1. Selecione o modo Planilha de recursos. 2. Pressione TAB at que o campo taxa padro 3. Digite 20 e depois pressione TAB. O preo padro de R$ 20 por hora introduzido. O campo taxa h. extra selecionado. 4. Digite 30 e pressione ENTER. 5. Salve o arquivo. Inserindo uma anotao de recurso.
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As anotaes de recurso so semelhantes s anotaes de tarefa, no sentido de que voc pode us-las para armazenar informaes adicionais sobre um recurso. As anotaes de recurso so introduzidas enquanto se est em um modo de recurso, como a Planilha de recurso. Para criar uma anotao de recurso, use o boto Anotaes do recurso na barra de ferramenta Padro. Quando uma anotao de recurso criada, um cone de anotao apresentado no campo Indicadores. Trabalhando com calendrios. Ao agendar um projeto, voc precisa saber quando os recursos podem realizar suas tarefa. Do contrrio, voc, inadvertidamente, poder agendar tarefas em momentos em que os recursos no estejam realmente disposio. Isso pode criar problemas, especialmente se o projeto tiver restrio de tempo ou se uma tarefa depende totalmente de um recurso. Com os calendrios, possvel determinar quando os recursos de um projeto esto disponveis ou no. No Microsoft Project 98, os calendrios definem o horrio de trabalho e de folga para cada recurso a ele atribudo. Quando feita uma mudana em calendrio, o Project reagenda automaticamente todas as tarefas afetadas pela alterao. possvel criar novos calendrios para recursos que trabalham meio perodo ou com turnos diferentes. Usando calendrios. 1. Abra o arquivo Datas.mpp 2. Salve como Calendrios As tarefas e recursos so agendados usando-se calendrios. Existem dois tipos de calendrios no Project: calendrios de base e calendrios de recurso . Os calendrios de base definem os dias teis e as horas de trabalho de um projeto ou de um conjunto de recursos. Os de recurso definem os dias teis e as horas de trabalho de um recurso especfico.

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Mude o horrio de trabalho. 1. No menu Ferramentas, d um clique em Alterar o perodo de trabalho. A caixa de dilogo, Alterar o perodo de trabalho aparece. A caixa Para apresenta o calendrio Padro. 2. Use a barra de rolagem para ir at Setembro de 1998. 3. Selecione a sexta-feira, dia 4. 4. Sob Perodo de trabalho, selecione o texto da segunda caixa De. 5. Pressione DELETE. O texto excludo. 6. Pressione TAB para selecionar o texto na segunda caixa At. Pressione DELETE. As horas de trabalho da tarde do projeto, em 4 de Setembro de 1998, so excludas. 7. Selecione a sexta-feira, dia 11. A caixa Data para 4 de Setembro hachurada para indicar um horrio de trabalho extraordinrio.

Defina dias de folga 1. Selecione o dia 7, segunda-feira. 2. Na rea Para as datas selecionadas, selecione a opo Perodo de folga. 3. Selecione o dia 14, segunda-feira. A caixa Data para 7 de Setembro sombreada para indicar que se trata de um dia de folga. 4. D um clique em OK. 5. Salve o arquivo.

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Mudando um calendrio de recurso. Os calendrios de recurso so usados para controlar a disponibilidade de recursos individuais. Como esse tipo de calendrio inicialmente como uma cpia do calendrio de base atribudo ao recurso, apenas as excees para esse recurso devem ser introduzidas. As alteraes em um calendrio de recurso podem incluir frias de pessoal, treinamento ou reunies, bem como afastamento por doena, viagens de trabalho. Um calendrio de recurso para equipamento ou locaes pode ser usado para refletir manuteno agendada ou intervalo para limpeza. Edite um calendrio de recurso. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Selecione o modo Planilha de recurso. Selecione o recurso gerente de operaes Na barra de ferramentas Padro d um clique no boto Informaes sobre o recurso. D um clique na guia Perodo de trabalho. Use a barra de rolagem para ir at Agosto de 1998. Arraste para selecionar os dias 13 e 14 de agosto. Na rea Para as datas selecionadas, selecione a opo Perodo de folga. D um clique na sexta-feira, dia 21. As datas so sombreadas para indicar que so dias de folga apenas para o recurso gerente de operaes. 9. D um clique no OK. 10. Salve o arquivo. Criando um novo calendrio de base Novos calendrios de base podem ser criados quando nenhum dos que j esto disponveis atende s necessidades do projeto ou quando um grupo de recursos trabalha em dias e horas diferentes do restante dos recursos do projeto. Um novo calendrio de base no deve ser criado apenas para um recurso. Um novo calendrio de base pode ser criado a partir dos padres do calendrio do Project ou como um cpia de um calendrio de base j existente. Para minimizar a quantidade de edio em novo calendrio de base, faa uma cpia de um existente, que tenha dias de trabalho em comum e feriados especficados. Crie um novo calendrio de base. 1. No menu Ferramentas, d um clique em Alterar o perodo de trabalho e depois d um clique em Novo. A caixa de dilogo Criar novo calendrio base aparece. 2. Na caixa Nome digite ltimo Turno. Esse o nome do novo calendrio Base. 3. Certifique-se de que a opo Criar um cpia do calendrio Padro esteja selecionada e d um clique em OK. A caixa de dilogo Alterar o perodo de trabalho apresenta o calendrio LTIMO TURNO. 4. Arraste pelos nomes dos dias para selecionar todos os dias, de segunda sexta-feira. 5. Sob Perodo de trabalho, selecione o texto da primeira caixa De. 6. Digite 3:00 e depois pressione TAB. Essa a hora de incio do ltimo turno. 7. Digite 19:00 e depois pressione TAB.

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8. Digite 19:30 e depois pressione TAB. O ltimo turno tem apenas meia hora de pausa para jantar. 9. Digite 23:30 e d um clique em OK. 10. Salve o arquivo. Atribuindo recursos a diferentes calendrios de base. Quando calendrios de base adicionais esto disponveis para o projeto, eles podem ser atribudos para o projeto inteiro ou para recursos especficos. Os calendrios de base podem ser atribudos a recursos na Planilha de recursos, no campo calendrio base. Se foram feitas mudanas em um calendrio de recurso e ento um novo calendrio de base for atribudo, as alteraes do calendrio de recurso permanecero em vigor. 1. 2. 3. 4. Selecione o modo Planilha de recurso. D um clique duplo em tcnico de computador 2. Selecione a guia Perodo de trabalho. D um clique na seta para baixo de Calendrio base, selecione ltimo turno e d um clique em OK. 5. Repita o passo 2 a 4 para o recurso porteiro. 6. Salve o arquivo. *Reviso e prtica.

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Agendando restries de tarefa. Durante o curso de um projeto, podem aparecer situaes em que tarefas especficas precisem iniciar ou terminar em determinada data ou prximo a ela. Quando uma limitao de dada de incio ou trmino imposta em uma tarefa, a capacidade de essa tarefa se ajustar s mudanas da agenda diminui. No Project, todas as tarefas so agendadas para ocorrerem assim que for possvel, com base em uma determinada data de incio de projeto. Se for necessrio impor limitaes de data nas tarefas, o Project monitorar a limitao proposta e apresentar uma mensagem, se um possvel conflito aparecer na agenda em virtude da restrio. Restringido as datas de incio e trmino da tarefa. Quando uma tarefa introduzida pela primeira vez no Project, sua data de incio , por padro a data de incio do projeto. Se um projeto est sendo agendado a partir da data de trmino, a data de trmino da tarefa , por padro, a mesma do projeto. Depois que as tarefas esto vinculadas e os recursos atribudos, o Project define as datas de incio e de trmino das tarefas com base nas dependncias e na disponibilidade de recursos. Esse o modo mais eficiente de agendar um projeto, pois ele incorpora flexibilidade. s vezes, entretanto, a agenda precisa refletir restries de tempo do mundo real. Uma restrio uma limitao imposta na data de incio ou trmino de uma tarefa. Por exemplo, um pedido de luminrias especiais no vai chegar at 01/10. Isso significa que a tarefa instalar luminrias no pode ocorrer antes de 01/10. No Project, uma tarefa pode ser restringida, de modo que ela comece ou termine em uma data especfica ou prxima a ela ou comece o mais tarde possvel. Por padro, no Project, todas as tarefas so agendas com a restrio O mais breve possvel. As restries de tarefa podem ajudar a criar uma agenda mais precisa, usando-se informaes detalhadas para controlar as datas de incio e de trmino de tarefas importantes. Entretanto, as restries tambm podem limitar a flexibilidade de uma agenda. Se existe um conflito na agenda, entre uma restrio e uma dependncia da tarefa, a tarefa agendada de acordo com a restrio. As restries devem ser poucas e usadas apenas quando realmente necessrias. 1. Abra o arquivo restries.mpp 2. Salve com restries de tarefa.

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Restrio O mais breve possvel (OMBP)

Descrio Inicia a tarefa assim que for possvel, com base em outras restries e dependncias O mais tarde Inicia a tarefa o mais possvel (OMTP) tarde possvel, com base em outras restries e dependncias No terminar antes Termina a tarefa na de ( NTAD ) data introduzida ou depois No iniciar antes de Inicia a tarefa na (NIAD) data introduzida ou depois No terminar Termina a tarefa na depois de (NTDD) data introduzida ou antes No iniciar depois Inicia a tarefa na de (NIDD) data introduzida ou antes Deve terminar em Termina a tarefa em (DTE) uma data introduzida Deve iniciar em Inicia a tarefa em (DIE) uma data introduzida Aplique um restrio flexvel 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Flexvel Todos os Projetos

Inflexvel

Todos os Projetos

Projetos a partir incio. Projetos a partir incio. Projetos a partir incio. Projetos a partir incio.

agendados Projetos agendados da data de a partir da data de trmino agendados Projetos agendados da data de a partir da data de trmino agendados Projetos agendados da data de a partir da data de trmino agendados Projetos agendados da data de a partir da data de trmino Todos os projetos Todos os projetos.

Selecione a tarefa 15, Demolio do espao existente. D um clique duplo na tarefa 15. D um clique na guia Avanado da caixa de dilogo Informaes sobre a tarefa. D um clique na seta para baixo de Tipo e depois selecione No iniciar antes de. D um clique na seta para baixa de Data e depois selecione 18 de Setembro, 1998. D um clique em OK. Salve o Arquivo.

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Aplique um restrio inflexvel 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Selecione a tarefa 8, Negociar novo aluguel D um clique duplo na tarefa 8. D um clique na guia Avanado da caixa de dilogo Informaes sobre a tarefa. D um clique na seta para baixo de Tipo e depois selecione No terminar depois de. D um clique na seta para baixa de Data e depois selecione 01 de Setembro, 1998. D um clique em OK. Salve o Arquivo.

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Estabelecendo uma linha de base Uma vez que a agenda do projeto esteja criada, a agenda corrente representa a melhor estimativa de como o projeto deve prosseguir e quais recursos exigir. Antes que a primeira tarefa do projeto comece, uma linha de base deve ser definida. Uma linha de base um registro ou instantneo tirado em um momento especfico no projeto. Definir a linha de base uma etapa importante no processo de agendamento. medida que um projeto avanam, os tempos de inicio, de trmino e as atribuies de recursos podem mudar. Uma linha de base til para comparar a agenda planejada com verses posteriores dela para que possamos ver quais mudanas ocorreram. Quando uma linha de base definida, essas datas, horas e outros dados crticos so armazenados e no devem mudar. A linha de base de um projeto deve ser vista como uma ferramenta de aprendizado. As informaes reunidas pela comparao da linha de base com o andamento real de um projeto podem ser usadas para identificar futuros problemas durante o projeto para evitar problemas em projetos futuros, para estabelecer melhores estimativas de durao de tarefa ou para fazer atribuies de recurso mais precisas. Defina uma linha de base. 1. No menu Ferramentas, aponte para Controle e depois d um clique em Salvar linha de base. 2. Clique no OK. * Verifique as estatsticas do projeto. * Reviso e prtica.

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Controlando o andamento do projeto Quando a primeira tarefa de um projeto comea, hora de controlar o andamento real das tarefas e recursos. Controle o processo de reunir e introduzir informaes de tarefa na agenda, como as datas de incio e trmino reais. Controlando o andamento, voc pode tirar proveito do tempo economizado de tarefas que esto adiantadas na agenda e tomar decises sobre como proceder quando algumas ficarem atrasadas. Com o Project, voc pode atualizar a agenda rpida e facilmente, usando vrios recursos convenientes. possvel, por exemplo, controlar o andamento introduzindo todas as informaes reais, ou algumas delas, para uma tarefa. Se informaes parciais so introduzidas, o Project atualiza os dados restantes com base na agenda dessa tarefa. Essas informaes podem ser usadas para comparar o plano com o andamento real do projeto, de forma grfica. Para tanto, barras de Gantt refletem a informaes de linha de base com uma cor e os valores reais com outra cor; tabelas apresentam as informaes numericamente e filtros localizam rapidamente tarefas e recursos que possam estar atrasados ou sem oramento. A freqncia das atualizaes depende do controle necessrio sobre o projeto. Se o andamento controlado mais freqentemente, mais fcil identificar problemas e adotar a ao corretiva. As tarefas que no ocorrem conforme o que foi agendado devem ser controladas manualmente, introduzindo-se informaes de andamento reais para cada tarefa. Essas tarefas podem ter datas de incio e trmino que ocorre depois ou antes do que foi agendado, ou duraes maiores ou menores. Mesmo nas agendas mais bem planejadas, novas tarefas podem ser identificadas depois que o projeto comea. Todas essas situaes afetam as tarefas restantes em um projeto. Quando o andamento real de tarefa introduzido, o projeto recalculado automaticamente e as tarefas que no tiveram avano so reagendadas, com base nos dados, dependncias, recursos e restries reais. Por isso o andamento da tarefa deve ser introduzido de forma decrescente, a partir do topo da lista de tarefas. Existem trs tipos de datas armazenadas para cada tarefa no Project. Tipo de Data Agendada ( corrente ) Reais Linha de Base Descrio Tarefas que ainda no comearam ou esto em andamento. Essas datas mudam medida que o projeto avana. Tarefas que esto em andamento ou terminaram Datas planejadas originalmente.

1. Abra o arquivo Controle. 2. Salve o arquivo como Controlando o andamento

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Introduzindo informaes de andamento reais. Existem cinco tipos de dados reais que podem ser introduzidos no Project: 1. 2. 3. 4. 5. Datas de incio e trmino reais. Porcentagem completa. Durao real e restante. Trabalho real e restante. Custos reais e restantes.

Introduza uma data de trmino real para tarefas. 1. Selecione a tarefa 3, Escrever proposta. 2. No menu Ferramentas, aponte para Controle de depois d um clique em Atualizar tarefas. A caixa de dilogo Atualizar tarefas aparece.

3. Na rea Real, d um clique na seta para baixo de Trmino. 4. Selecione 11, agosto de 1998 e d um clique em ok. 5. Salve o arquivo. Atualizando o restante do projeto. As tarefas que no ocorreram conforme o agendado devem ser atualizadas antes da atualizao do restante da agenda, j as que ocorreram de acordo com o agendado podem ser atualizadas ao mesmo tempo, com base em seus dados agendados. Usandose o boto Atualiza como agendado da barra de ferramentas Controle, as tarefas so atualizadas automaticamente de 0% a 100% concludas.

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Atualize o projeto conforme agendado. 1. No menu Ferramentas, aponte para Controle e depois d um clique em Atualizar projeto. 2. Certifique-se de que a opo Atualizar trabalho como concludo at esteja selecionada. 3. D um clique na seta para baixo e depois selecione 8, outubro de 1998. 4. D um clique em OK. Todas as tarefas agendadas para comear em 08/10/98 ou depois so atualizadas conforme agendadas. 5. Salve o arquivo. Veja o grfico Gantt de Controle. Na barra de modos selecione Gantt de Controle. *Reviso e prtica. Passo 1: Crie uma Lista de Recursos 1. 2. 3. Na pasta Project 98 Prtica PAP, abra o arquivo Reviso2 e depois salve-o como Recursos da Reunio, sem linha de base. Usando a caixa de dilogo Atribuir recursos, insira o recurso interno. Na caixa de dilogo Informaes sobre o recurso, introduza os seguintes detalhes de recurso para o interno. Grupo pessoal de escritrio Cdigo 105-303

Iniciais Int 4.

Na Planilha de recursos, introduza os seguintes recursos e informaes. Iniciais vp ge admin Grupo Unid. Mximas gerncia 100% gerncia 100% Pessoal de escritrio 200% Cdigo 101-101 101-200 105-106

Nome do recurso vice-presidente gerente de escritrio assistente Administrativo 5.

Salve o arquivo sem linha de base

Passo 2: Atribua Recursos s Tarefas 1. Atribua os recursos s tarefas a seguir.

Tarefa Recursos 3. Data da conferncia da agenda vice-presidente, gerente de escritrio 4. Centro de conferncia da Ata interno 5. Narrador das notas da Ata gerente de escritrio 8. Solicitao de carta ao estoque interno 9. Desenvolvimento da carta assistente administrativo 10. reviso da carta gerente de escritrio 11. Aprovao carta gerente de escrtrio 15. Planejamento da alimentao com o buf assistente administrativo
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Tarefa 16. Organizar salas de reunio do comit 17. Organizar equipamentos nescessrios Passo 3: Aplique Custo de Recurso

Recursos interno assistente administrativo

1. Introduza os custos a seguir na Planilha de recursos. Nome do recurso Interno vice-presidente gerente de escritrio assistente administrativo Taxa padro R$10 por hora R$75.000 por ano R$45.000 por ano R$20 por hora Taxa h. extra R$15 por hora ND ND R$30 por hora

2. Efetive 19 de Julho de 1999 para que o recurso interno tenha um aumento de 10% para as horas normais e extras. 3. O recurso assistente administrativo tem uma taxa diferente para tarefas de superviso em relao s outras tarefas. Crie uma nova tabela de custos com uma taxa preo padro de R$25 por hora e uma taxa de hora extra de R$37,50 por hora. 4. Aplique a nova tabela de custos do recurso assistente administrativo tarefa 17, Organizar equipamentos necessrios. (Sugesto: Use o modo Uso da tarefa.) 5. Salve o arquivo sem linha de base. Passo 4: Crie, Edite e Atribua Calendrios 1. A partir do calendrio de base Padro, crie um novo calendrio, chamado Compartilhado, para o projeto da reunio dos acionistas. 2. Mude as horas de trabalho para o seguinte: Todas as segundas-feiras de 13h00 s 17h00 Todas as teras-feiras de 8h00 s 12h00. 3. Insira os seguintes dias de folga no calndario Compartilhado: 5 de Julho de 1999 4 de Julho, fim de semana prolongado 26 de Julho de 1999 no h expediente tarde, piquenique da empresa (Sugesto: Como o projeto s utiliza a tarde das segundas-feiras, o dia deve ser marcado como de folga.) 4. Atribua o calendrio Compartilhado a todos os recursos atribudos ao projeto. 5. Marque 6 de Julho de 1999 como dia de folga para o gerente de escritrio no calendrio de recurso. 6. Salve o arquivo sem linha de base.

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Trabalhando com Vrios Projetos

Ao gerenciar vrios projetos, pode ser difcil visualizar seus relacionamentos entre si e a maneira pela qual os recursos so alocados entre eles. s vezes, pode ser til reunir os projetos individuais para verificar como esto relacionados e se existem superaloces de recursos. Em um projeto grande e complexo, pode no ser fcil localizar informaes ou focalizar reas especficas. Nesse caso, aconselhvel dividi-lo em componentes menores e depois reuni-los novamente quando for nescessrio ter uma viso global No Microsoft Project 98, voc pode reunir projetos para ter uma viso panormica. Inserindo-se um projeto em outro, uma viso global de todos os projetos ou componentes de um projeto pode ser obtido de um s lugar. No arquivo que contm os arquivos inseridos, voc pode ver apenas os detalhes que precisar. Essa fonte contm todas as informaes precisam ser atualizadas apenas na origem comum. Assim, todas as atribuies podem ser feitas e todas as alocaes podem ser vistas sem trocar de arquivo. Nesta lio, o projeto de remanejamento do escritrio corporativo foi dividido em trs fases, as quais sero gerenciadas por departamentos separados. Como gerente do projeto, sua tarefa encontrar um modo de manter atualizadas as tarefas e usar os mesmo recursos para todas as fases. Voc usur projetos inseridos para obter uma viso global do projeto de remanejemento do escritrio corporativo e vrios outros projetos sob seu controle. Voc tambm usur um conjunto comum de recursos para todos os departamentos.

Inicie a lio 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Inicie o Microsoft Project 98 Na pasta Project 98 Prtica PAP, abra o arquivo Global Salve o arquivo como Todos os Projetos, sem linha de base, na pasta Project 98 Prtica PAP. Na pasta project 98 Prtica PAP, abra o arquivo Plano. Salve o arquivo como Plano de Remanejamento, sem linha de base, na pasta Project 98 Prtica PAP, e depois feche-o. Na pasta project 98 Prtica PAP, abra o arquivo Remodelagem. Salve o arquivo como Remodelagem de Remanejamento, sem linha de base, na pasta Project 98 Prtica PAP, e depois feche-o. Na pasta project 98 Prtica PAP, abra o arquivo Mudana. Salve o arquivo como Mudana de Remanejamento, sem linha de base, na pasta Project 98 Prtica PAP, e depois feche-o.

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Consolidando Projetos Quando vrios projetos esto sob sua superviso, um arquivo de projetos, chamando projeto consolidado , contendo arquivos de projeto inseridos, pode ser criado. Um projeto consoliadado oferece uma viso mais ampla dos projetos que esto sob seu controle, fornecendo quantos detalhes forem necessrios. Por padro, os arquivos de projeto inseridos ficam vinculados ao seu arquivo de projeto original. Todas as alteraes feitas no projeto inseridos ficam vinculados ao seu arquivo de projeto original. Todas as alteraes feitas no projeto inserido no projeto consolidado so efetuadas automaticamente no arquivo original. Do mesmo modo, as alteraes feitas no arquivo original so efetuadas automaticamente no arquivo inserido no projeto consolidado. Se o vnculo no for necessrio, ele poder ser removido arquivo por arquivo. Por exemplo, se um projeto consolidado estiver sendo criado para um cenrio do tipo e se, o vnculo poder ser removido para que as alteraes no afetem o arquivo original. Inserindo Projetos em Outro J Existente Um arquivo projeto pode ser inserido em outro j existente ou em um novo arquivo de projeto criado especificadamente para visualizar todos os projetos sob sua superviso. Quando um projeto inserido em outro arquivo de projeto, o arquivo inserido apresentado como uma tarefa dentro daquele arquivo. Um arquivo inserido pode ser vinculado ao seu arquivo original ou se tornar somente para leitura para que as mudanas nele no afetem o original. As subtarefas de um arquivo inserido podem ser exibidas ou ficar ocultas. Insira arquivos de projeto 1. 2. 3. 4. Certifique-se de que o arquivo Todos os Projetos esteja aberto. Selecione a tarefa 4, Descries do trabalho. No menu Inserir, d um clique em projeto. A caixa de dilogo Inserir projeto aparece. Na caixa Examinar, certifique-se de que a pasta Project 98 Prtica PAP esteja em exibio, d um clique em Mudana de Remanejamento e depois d um clique em inserir. O arquivo Mudana de Remanejamento foi inserido, acima da tarefa de Descries do trabalho, como uma tarefa de resumo. No menu inserir, d um clique em Projeto. D um clique em Remodelagem de Remanejamento e pressione Enter. O Arquivo de Remodelagem de Remanejamento inserido como uma tarefa de resumo, acima da tarefa de resumo Mudana de Remanejamento. No menu Inserir d um clique em Projeto.

5. 6. 7.

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8.

D um clique em Plano de Remanejamento e pressione Enter. O Arquivo de Plano de Remanejamento inserido como uma tarefa de resumo, acima da tarefa de resumo Remodelagem de Remanejamento.

9.

Salve o arquivo sem linha de base.

Crie uma Hierarquia 1. 2. 3. Use os nmeros de identificao para selecionar as tarefas de 4 a 6. Na barra de ferramentas Formatao d um clique no boto Recuo. Os arquivos de projeto inseridos so apresentados como uma sub-tarefa da tarefa Remanejamento do escritrio corporativo . Salve o arquivo sem linha de base.

Visualizando um Projeto Consolidado Quando um arquivo de projeto inserido em outro, as sub-tarefas do projeto inserido so ocultas por padro. Essas sub-tarefas podem ser exibidas ou ocultas rapidamente, usando-se os smbolos de estrutura de tpicos, ao lado das tarefas inseridas.

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Visualize sub-tarefas 1. D um clique no simbolo de estrutura de tpicos sinal de adio (+), ao lado da tarefa 4, Plano de Remanejamento. As sub-tarefas da tarefa de resumo Plano de Remanejamento so exibidas.

2. 3. 4.

D um clique no simbolo de estrutura de tpicos sinal de subtrao (-), ao lado da tarefa 4, Plano de Remanejamento. As sub-tarefas da tarefa de resumo Plano de Remanejamento so ocultas. Na barra de ferramentas padro, d um clique em salvar e depois d um clique em Ok para tudo. Feche o arquivo.

Usando um Pool de Recursos Ao trabalhar com vrios projetos diferentes, estes podem usar alguns dos mesmos recursos ou todos eles. Quando isso ocorre, pode haver superalocaes cruzadas entre projetos, que no so identificadas at que as tarefas que superalocam estejam em andamento. Para ajudar a eliminar conflitos de recurso entre mltiplos projetos, os recursos podem ser cordenados por meio de um pool de recursos. Um poll um conjunto de recursos que est disponvel para atribuio em um projeto. Ele pode ser usado para um projeto exclusivamente ou ser compartilhado por vrios deles. Quando os recursos so compartilhados a partir de um pool comum, os conflitos de agenda para um recurso podem ser identificados imediatamente. Uma planilha de recursos um pool de recursos, seja ela usada por um ou por vrios projetos. Quando um poll de recursos ou arquivos de projeto que o compartilham so abertos, uma caixa de dilogo com vrias opes de abertura aparece. Por exemplo, quando o poll de
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recursos aberto e pelo menos um arquivo de projeto est compartilhando, a caixa de dilogo Abrir o conjunto de recursos aparece. As opes dessa caixa so: abrir o pool somente para leitura, abri-lo para leitura e gravao ou abrir o pool de recursos e todos os arquivos de projeto que o compartilham. Abrir o pool somente para leitura permite que outros trabalhem com o arquivo de pool; abri-lo para leitura e gravao impede qye outros o abram. Quando um pool estabelecido, ele deve ser aberto apenas para leitura e escrita, para atualizar nomes de recursos, custos e dados de calendrio. Opes semelhantes so aprensetadas na caixa de dilogo Abrir informaes sobre o conjunto de recuroso quando um arquivo de projeto que est compartilhado o pool aberto. Quando alteraes so feitas em um arquivo de projeto que est compartilhando um pool de recursos, este deve ser atualizado com essas mudanas. As mudanas so atualizadas apontando-se para Recursos no menu Ferramentas e depois dando-se um clique em Atualizar conjunto de recursos. Ao salvar ou fechar um arquivo, solicitado para que voc atualize o pool, casa ainda no o tenha feito. Ao trabalhar em um arquivo de projeto que est compartilhando um pool, as informaes de recurso podem ser atualizadas no arquivo a partir do pool, apontando-se para R|enovar no menu Ferramentas e depois dando-se um clique em Renovar conjunto de recursos.

Compartilhe um pool de recursos 1. 2. 3. 4. Na pasta Project 98 Prtica PAP, abra o arquivo Pool. Salve o arquivo como Pool de Recursos na pasta Project 98 Prtica PAP. Na pasta Project 98 Prtica PAP, abra o arquivo Mudana de Remanejamento. Na Barra de modo, d um clique na seta para baixo at que o cone Planilha de Recursos seja apresentado e depois d um clique nesse cone. A Planilha de Recursos do arquivo Mudana de Remanejamento est em branco. Nenhum recurso foi introduzido nesse arquivo. No menu Ferramentas, aponte para Recursos e depois d um clique em Compartilhar recursos. A caixa de dilogo Compartilhar recursos aparece. D um clique na seta para baixo de Usar recursos De e depois d um clique em Pool de Recursos. Na rea Em caso de comflito com informaes sobre recursos ou calendrio, certifique-se de que a opo O conjunto tem prioridade esteja selecionada. D um clique em OK. A lista de recurso do pool exibida na planilha de recursos do arquivo Mudana de Remanejamento. Salve o arquivo sem linha de base.

5. 6. 7. 8. 9.

Verifique vnculos do pool 1. 2. No menu Janela, d um clique em Pool de Recursos. O arquivo Pool de Recursos apresentado. No menu Ferramentas, aponte para Recursos e d um clique em Compartilhar recursos. A caixa de dilogo Compartilhar recursos aparece, com algumas mudanas em relao a sua forma anterior. O arquivo Mudana de Remanejamento est exibido na caixa Vnculos de compartilhamento.
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3. 4. 5.

D um clique em Cancelar. Salve e feche o arquivo Pool de Recursos. Salve o arquivo Mudana de Remanejamento sem linha de base e depois feche-o.

Um Passo Adiante: Projetos com Vinculao Cruzada Quando as tarefas so dependente uma em relao a outra entre projetos, elas podem ser vinculadas exatamente como se estivessem dentro de um nico projeto. As tarefas que esto dentro de um projeto consolidado ou as que ficam em projetos separados podem ser vinculadas. As tarefas vinculadas em projetos podem ter qualquer um dos quatro tipos de dependncia, assim como o tempo de avano e tempo de atraso. Quando um vinculo estabelecido entre as tarefas nos projetos, uma nova tarefa, que representa o vinculo com a outra tarefa do projeto, estabelecida automaticamente nos dois arquivos de projeto. Se forem feitas mudanas em um dos arquivos, a caixa de dilogo Vinculo entre projetos do menu Ferramentas, poder ser usada para aceita-las ou excluir o vinculo. Crie um Vnculo entre Projetos Cruzados 1. 2. 3. 4. 5. Na pasta Project 98 Prtica PAP, abra o arquivo Todos os Projetos D um clique no smbolo de estrutura de tpicos sinal de adio (+), ao lado da tarefa 4, Plano de Remanejamento. As sub-tarefas da tarefa resumo Plano de Remanejamento so exibidas. D um clique no smbolo de estrutura de tpicos sinal de adio (+), ao lado da tarefa 5, Remodelagem de Remanejamento. As sub-tarefas da tarefa resumo Remodelagem de Remanejamento so exibidas. Certifique-se que as barras de Gantt para a tarefa 8, Selecionar subcontratados, na fase Plano de Remanejamento, e para a tarefa 1 Demolio do espao existente, na fase Remodelagem de Remanejamento, estejam visveis. Posicione o cursor do mouse sobre o centro da barra de Gantt para a tarefa 8, Selecionar subcontratados. O cursor do mouse muda para uma seta de quatro pontas.

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6.

D um clique e mantenha o boto do mouse pressionado, e arraste para baixo e sobre o meio da barra de Gantt para a tarefa 1, Demolio do espao existente. Libere o boto do mouse. Uma dependncia Trmino-a-Incio estabelecida entre as tarefas nos dois projetos. 7. Na barra de ferramentas Padro, d um clique no boto Salvar. Uma mensagem dizendo para salvar o arquivo Remodelagem de Remanejamento apresentada. 8. Na barra ferramentas Padro, d um clique em Sim para tudo. As mudanas no arquivo Todos os Projetos e em cada um dos arquivos de projeto inseridos so salvas. A caixa de dilogo Assistente de planejamento aparece. 9. Certifique-se de que a opo Salvar Remodelagem de Remanejamento sem linha de base esteja selecionada e depois d um clique em OK para tudo. 10. Feche o arquivo Todos os Projetos. Apresente as Tarefas de vnculo cruzado 1. Na pasta Project 98 Prtica PAP, abra o arquivo Plano de Remanejamento. A tarefa 9, Demolio do espao existente, inserida no arquivo. A tarefa escurecida para indicar que se trata de um vnculo de projeto cruzado. Sua tela deve estarsemelhante figura a seguir.

2.

Na pasta Project 98 Prtica PAP, abra o arquivo Remodelagem de Remanejamento. A tarefa1, Selecionar contratados, inserida no arquivo.

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Consolide Projetos 1. Abra o arquivo Reviso5 da pasta Project 98 Prtica PAP e depois salve-o como Projetos Globais, sem linha de base, na mesma pasta. 2. Abra o arquivo Planejamento da pasta Project 98 Prtica PAP e depois salve-o como Plano Prmilinae, sem linha de base, na mesma pasta. Feche o arquivo. 3. Abra o arquivo Carta da pasta Project 98 Prtica PAP e depois salve-o como Carta de Notificao, sem linha de base, na mesma pasta. Feche o arquivo. 4. Abra o arquivo Detalhes da pasta Project 98 Prtica PAP e depois salve-o como Detalhes da reunio, sem linha de base, na mesma pasta. Feche o arquivo. 5. Insira os arquivos Detalhes da Renio, Carta de Notificao, e a tarefa 6, Detalhes da reunio, sob a tarefa 3, Reunio dos Acionistas. 6. Recue a tarefa 4, Plano premilinar, a tarefa 5, Carta de Notificao e Plano Premilinar sob a tarefa 3, Reunio dos Acionistas. 7. Vincule as tarefas 4,5 e 6em um relacionamento trmino-a-incio. 8. Exiba as subtarefas de cada tarefa de resumo. 9. Oculte as subtarefas de cada tarefa de resumo. 10. Salve as arquivos sem linha de base e depois feche-os. Compartilhe um Pool de Recursos] 1. Abra o arquivo Poll da Reunio da pasta Project 98 Prtica PAP e, depois salve-o como Pool de recursos da Reunio, na mesma pasta. 2. Abra o arquivo Plano Preliminar. 3. Compartilhe os recursos de Pool de Recursos da Reunio com o projeto Plano Preliminar. 4. Verifique o vnculo compartilhado no arquivo Pool de Recursos da Reunio. 5. Salve o arquivo Pool de Recursos da Reunio e depois feche-o. 6. Salve o arquivo Plano Preliminar, sem linha de base, depois feche-o.

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