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ESTADO DE GOIS SECRETARIA DE ESTADO DE GESTO E PLANEJAMENTO

ANEXO I INSTRUO NORMATIVA N 11/2012 CARTILHA PARA FORMAO DE PROCESSOS

Sumrio
Apresentao Formao de Processos Numerao de Folhas e Peas Juntada por Anexao e Apensao Desapensao Desentranhamento de Peas Desmembramento de Peas Diligncia Encerramento do Processo Abertura do Volume Subseqente Reconstituio de Processos Carimbos

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Apresentao
Esta Cartilha tem por finalidade orientar os rgos da Administrao Estadual do Poder Executivo quanto aos procedimentos gerais referentes formao de processos e sua respectiva tramitao. Os processos so constitudos nos casos que hajam necessidade de se colher informaes ou pareceres, juntar atestados, certides, propostas ou quaisquer outros elementos que sirvam tomada de decises, em relao a prtica de um determinado ato. Nenhuma unidade administrativa da estrutura bsica e complementar promover andamento a processo que esteja em desacordo com as instrues contidas nesta Cartilha. Neste caso, o destinatrio, a seu critrio, pode constitu-lo de acordo com as instrues ou devolv-lo ao remetente, para tal providncia. Deve-se observar sempre os princpios ticos dispensados aos documentos, mantendo absoluta discrio com relao s informaes neles contidas. necessrio tambm dispensar tratamento fsico adequado aos documentos, observando todo cuidado possvel no seu manuseio, bem como na autuao procurando fazer dobras necessrias com simetria e os furos centralizados. Procure utilizar material apropriado, tais como cola e evite o uso de grampos metlicos, clips, preservar informaes ao colocar elementos, como carimbos, etiquetas, etc.

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1. FORMAO DE PROCESSOS A formao de processos o conjunto de operaes que tem por fim dar forma processual a documentos que requeiram anlise, informaes ou decises com vistas a estabelecer definies e responsabilidades tcnicas, administrativas ou financeiras. Somente podero ser formados processos a partir de documentos originais, de cpias autenticadas, ou ainda de cpias acompanhadas de autorizao identificada pelo carimbo CONFERE COM O ORIGINAL. Para que voc efetue uma autuao, tambm chamada de formao ou abertura de processo, deve-se observar a seguinte rotina: 1.1 Prenda a capa, juntamente com toda a documentao, com colchetes, obedecendo ordem cronolgica do mais antigo para o mais recente, isto , os mais antigos sero os primeiros do conjunto; 1.2 Leia o documento, a fim de extrair o assunto de forma sucinta, clara e objetiva; 1.3 Faa a autuao no Sistema Eletrnico de Processos SEP Net, acrescente, na capa do processo, a etiqueta impressa com o respectivo nmero de protocolo; 1.4 Numere as folhas, apondo o respectivo carimbo (rgo, nmero da folha e rubrica do servidor que estiver manuseando o processo); 1.5 Confira o registro e a numerao das folhas e faa a remessa para a unidade de destino, utilizando o SEP Net; 1.7 Encaminhe, fisicamente, o processo autuado e registrado para a unidade especfica correspondente; 1.8 O envelope encaminhando a correspondncia ou outro documento no ser pea do processo, devendo ser descartado, anotando-se as informaes necessrias, referentes ao endereo do remetente e a data de postagem.
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1.9 A autuao de documentos classificados como SECRETO, CONFIDENCIAL ou RESERVADO ser processada por servidor com competncia para tal, da mesma forma que os demais documentos; 1.10 As mensagens e documentos resultantes de transmisso via fax no podero se constituir em peas de processo; 1.11 No sero autuados os documentos que no devem tramitar, tais como convites para festividades, comunicao de posse, remessa para publicao, pedido de cpia de processo, desarquivamento de processo e outros que, por sua natureza, no devam ser autuados; 1.12 A prioridade na autuao e movimentao de processos deve contemplar documentos caracterizados como urgentes; e; 1.13 O processo deve ser autuado, preferencialmente, por documento original, no entanto, pode-se utilizar uma cpia de documento, considerando-se que o servidor tem f pblica para autenticar documentos. 2. NUMERAO DE FOLHAS E PEAS 2.1 Numere a folha do processo em ordem crescente, sem rasuras, utilizando o carimbo prprio para identificao do nmero da folha no canto superior direito da pgina, recebendo, a primeira folha, o nmero 01. O documento no encadernado receber numerao em seqncia cronolgica e individual para cada pea que o constituir. 2.2 A numerao das peas do processo deve ser iniciada no protocolo central ou setorial da unidade correspondente, conforme faixa numrica de autuao e a capa do processo no deve ser numerada, porm corresponder a pgina nmero 1. As peas subseqentes sero numeradas pelas unidades que as adicionarem e nenhum processo poder ter duas peas com a mesma numerao, no podendo diferencila pelas letras A e B e nem rasurar. 2.3 Nos casos em que a pea do processo estiver em tamanho reduzido, ser colada em folha de papel branco, apondo-se o carimbo da numerao de tal forma que o canto superior direito do documento seja atingido pelo referido carimbo.

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2.4 Qualquer solicitao ou informao inerente ao processo deve ser feita por intermdio de despacho no prprio documento ou, caso seja possvel, em folha de despacho, a ser includa ao final do processo, utilizando-se tantas folhas quanto necessrio. Use somente a frente da folha de despacho. No permitida a incluso de novas folhas at o total aproveitamento da ltima folha. No caso de insero de novos documentos no processo, inutilize o espao em branco da ltima folha de despacho, apondo o carimbo Em branco. Quando, por falha ou omisso, for constatada a necessidade da correo de numerao de qualquer folha dos autos, inutilize a anterior, acrescentando um X sobre o carimbo, renumerando as folhas seguintes, sem rasuras, certificando-se da ocorrncia. 3. JUNTADA A juntada de processos ser executada pelo protocolo central ou setorial da unidade correspondente, mediante determinao, por despacho, de seu titular. 3.1 JUNTADA POR ANEXAO A juntada por anexao ser feita somente quando houver dependncia entre os processos a serem anexados. A dependncia ser caracterizada quando for possvel definir um processo como principal e um ou mais como acessrios. Na juntada por anexao as peas do conjunto processado sero renumeradas, a partir do processo acessrio. Se, na juntada por anexao, o processo acessrio contiver TERMO DE RETIRADA DE PEA, na renumerao do conjunto processado, permanecer vago o lugar correspondente. 3.2 MEDIDAS A SEREM OBSERVADAS a) Coloque em primeiro lugar a capa e o contedo do processo principal; b) retire a capa do processo acessrio, sobrepondo a do processo principal e mantenha os processos sobre as duas capas, formando um nico conjunto; c) renumere e rubrique as peas do processo acessrio, obedecendo a numerao j existente no principal; d) lavre o TERMO DE JUNTADA POR ANEXAO na ltima folha do processo mais antigo; e) anote, na capa do processo principal, o nmero do processo acessrio que foi juntado. 3.3 JUNTADA POR APENSAO a) Manter um processo superposto ao outro, presos por colchetes ou barbante, conforme o nmero de pginas, ficando o processo que contenha o pedido de juntada em segundo plano;
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b) mantenha as folhas de cada processo com sua numerao original; c) lavre o TERMO DE JUNTADA POR APENSAO na ltima folha do processo mais antigo, o qual, no ato da apensao, ficar em primeiro plano; d) anote na capa do processo que ficar em primeiro plano o nmero do processo apensado. 4. DESAPENSAO Aps a deciso final, os processos podero ser desapensados no protocolo setorial da unidade onde esto tramitando. A desapensao ocorrer antes do arquivamento, da seguinte forma: a) Separe os processos; b) lavre o TERMO DE DESAPENSAO no processo que solicitou a juntada; c) torne sem efeito a anotao da capa do processo feita poca da apensao; d) acrescente o despacho de encaminhamento em cada processo a ser desapensado; A desapensao, bem como a juntada de processos, sero executadas pelo protocolo central ou pelo setorial da unidade correspondente, mediante determinao, por despacho de seu titular. 5. DESENTRANHAMENTO DE PEAS A retirada de folhas ou peas ocorrer onde o processo estiver tramitando, mediante despacho prvio da autoridade competente. Sempre que houver retirada de folhas ou peas, lavre, aps o ltimo despacho, o TERMO DE DESENTRANHAMENTO. Quando a retirada de folhas ou peas for a pedido de terceiros, use o carimbo de desentranhamento de pea, onde consta o recibo da parte interessada. O processo que tiver folha ou pea retirada conservar a numerao original de suas folhas ou peas, permanecendo vago o nmero de folha(s) correspondente(s) ao desentranhamento, apondo-se o carimbo de desentranhamento no verso da folha anterior. No permitido efetuar a retirada da folha ou pea inicial do processo. 6. DESMEMBRAMENTO DE PEAS A separao de parte da documentao de um processo, para formar outro, ocorrer mediante despacho da autoridade competente, utilizando-se o TERMO DE DESMEMBRAMENTO, da seguinte forma: a) Retire os documentos que constituiro outro processo; b) Acrescente o TERMO DE DESMEMBRAMENTO no local onde foram retirados os documentos; e
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c) Proceda autuao dos documentos anteriormente, renumerando suas pginas.

retirados,

conforme

orientado

7. DILIGNCIA Quando o processo envolver pessoas ou instituies estranhas Administrao Pblica Estadual, a unidade interessada na resposta externa expede ofcio e aguarda o retorno, para que convoque o interessado a fim de que, no prazo mximo de trinta dias, cumpra a exigncia. Na juntada da resposta uma vez protocolada, a unidade interessada na diligncia indica no ofcio o nmero do protocolo a que se refere. 8. ENCERRAMENTO DO PROCESSO O encerramento dos processos ocorrer: a) Por indeferimento do pedido/requerimento; b) Pelo atendimento da solicitao e cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela decorrentes; c) Pela expressa desistncia do interessado; ou d) Quando seu desenvolvimento for interrompido por perodo superior a um ano, por omisso da parte interessada. 9. FORMAO DE VOLUMES Os autos no devero exceder a 300 folhas em cada volume, e a fixao dos colchetes observar a distncia, na margem esquerda, de cerca de 2cm. Quando a pea processual contiver nmero de folhas excedentes ao limite fixado, a partir do prximo nmero, forme outros volumes. No permitido desmembrar documento, e se ocorrer a incluso de um documento que exceda as 200 folhas, deve-se abrir novo volume. Ex: No caso de processo contendo 180 folhas, ao qual ser includo um documento contendo 50, encerrar-se o volume com 180 e abrir-se- novo volume com o referido documento de 50 folhas. O encerramento e a abertura de novos volumes sero efetuados mediante a lavratura dos respectivos termos em folhas suplementares, prosseguindo a numerao, sem soluo de continuidade, no volume subseqente. A abertura do volume subseqente ser informada no volume anterior e no novo volume, da seguinte forma: No volume anterior, aps a ltima folha do processo, incluir- se- TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME, devidamente numerado e no novo volume, proceder conforme ABERTURA DO VOLUME SUBSEQENTE, na pgina a seguir.

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10. ABERTURA DO VOLUME SUBSEQENTE No novo volume, logo aps a capa, incluir-se- TERMO DE ABERTURA DE VOLUME devidamente numerado, obedecendo-se seqncia do volume anterior. A abertura de um novo volume ser executada diretamente pelo protocolo central ou setorial das unidades correspondentes, que devero providenciar o preenchimento da nova capa, certificando a sua abertura. Os volumes devero ser numerados na capa do processo, com a seguinte inscrio: 1 volume, 2 volume, etc. Documento encadernado ou em brochura, bem como os de grande volume, sero apensados ao processo com a colocao da etiqueta de anexo contendo o nmero do processo e a palavra anexo. 11. RECONSTITUIO DE PROCESSOS Havendo desaparecimento ou extravio de processo, o servidor que primeiro tomar conhecimento do fato comunicar, sua chefia, o ocorrido. A autoridade administrativa competente promover a sua apurao imediata, mediante sindicncia ou processo administrativo disciplinar. 12.1 MEDIDAS A SEREM ADOTADAS Independentemente das aes adotadas, anteriormente, o servidor responsvel pela reconstituio do processo observar o seguinte procedimento: a) Ordene a documentao que caracterize a busca de localizao do processo dentro de uma capa, juntamente com o documento pelo qual foi dado conhecimento chefia sobre o desaparecimento ou extravio do processo; b) Faa representao ao chefe da unidade a que estiver jurisdicionado, a quem compete autorizar a reconstituio do processo; c) Reconstitua o processo, resgatando as suas informaes e obtendo cpias de documentos que o constituam; d) Acrescente uma folha inicial informando que aquele processo est sendo reconstitudo, constando o seu nmero, procedncia, interessado e assunto, e outras informaes julgadas necessrias; e) Atribua nova numerao ao processo reconstitudo. 13. CARIMBOS 13.1 CONFERE COM O ORIGINAL

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O carimbo confere com o original ser utilizado para autenticar a reproduo do documento ou peas de processo, cujos originais so imprescindveis Administrao. Esse carimbo tem a identificao do rgo ou entidade onde o documento est sendo autenticado para preenchimento dos seguintes campos: a) Data da autenticao; e b) Assinatura do servidor. 13.2 CONFERIDO O carimbo conferido ser usado nas unidades de protocolo para registrar a quantidade de folhas ou peas inseridas no processo, quando da autuao.Os campos prprios desse carimbo sero preenchidos com as seguintes informaes: a) Quantidade de peas que constituem o processo; e b) Rubrica do servidor e sigla do rgo autuador. 13.3. CONFIDENCIAL O carimbo confidencial ser utilizado para facilitar a identificao do documento ou processo cujo teor somente ser conhecido por servidor autorizado. O carimbo confidencial ser usado por servidores competentes para classificar o documento como tal. Esse carimbo ser aposto sobre o fechamento do envelope que protege o documento ou processo, precedido da assinatura do servidor que o classificou.

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