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CAPITULO 23 EL INFORME DE AUDITORIA OPERACIONAL

1. INTRODUCCION La A. O. por su propia naturaleza busca la eficiencia de la organizacin con proyeccin hacia el futuro, a travs del logro de una mayor eficiencia, eficacia y economa empresarial. Los informes de A. O. son semejantes a los emitidos en otros tipos de auditoria. 2. PROPOSITO DEL INFORME Su propsito de la A. O. es poner en conocimiento de la administracin de la empresa auditada los resultados obtenidos en el examen a fin de que se tomen las acciones correctivas a partir de las recomendaciones. 3. FORMA DE LA COMUNICACION La comunicacin oficial y formal de los resultados de la A. O. se efectua en un informe escrito en el cual el auditor presenta debidamente documentados los resultados. Adems, el Auditor Operacional debe ir comunicando los resultados de su examen durante el transcurso de su trabajo. 4. OBJETIVOS DEL INFORME a) Definir los hallazgos y las recomendaciones. b) Evitar comunicar resultados en forma apresurada c) Priorizar la presentacin de recomendaciones d) Buscar que las recomendaciones sean practicas e) Clasificar los hallazgos por reas f) Utilizar el proceso de comprobacin continua de la informacin obtenida g) Si es posible cuantificar el efecto de los problemas detectados h) Discutir con los responsables de los cambios i) Definir fechas de los cambios j) Referenciacion del informe El informe debe contener sugerencias que agreguen valor a la organizacin. 5. DEFINICION DE LA ESTRUCTURA DEL INFORME Debe prepararse la estructura del informe para divulgar informacin obtenida y las posibles soluciones a los problemas detectado. 6. ELABORACION DEL BORRADOR DE INFORME De acuerdo a la asignacin de las reas de examen cada profesional debe preparar la parte pertinente del informe y entregarlo al Jefe de la Comisin para integrarlo en un solo documento. 7. DISCUSION DEL INFORME CON LOS FUNCIONARIOS DE LA EMPRESA Con el propsito de obtener los puntos de vista de la empresa, debe ponerse en conocimiento de la administracin de la empresa las conclusiones u opiniones a las que haya llegado el equipo de auditores. 8. VALIDACION DEL INFORME El Auditor debe reunirse con los principales responsables de las operaciones examinadas para comunicarles, discutir y validar los resultados finales del examen 9. COMENTARIOS DE LOS FUNCIONARIOS La comunicacin oficial de los resultados debe incluir los puntos de vistas de los funcionarios de la empresa, principalmente cuando sean diferentes o contrarios al criterio del auditor. La presentacin equitativa de los distintos puntos de vista contribuye notablemente a aumentar la posibilidad de que las recomendaciones sean acogidas y aceptadas. .

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10.ELABORACION DEL INFORME FINAL

En base a las normas relativas al informe de A. O. se elabora el informe final, fundamentalmente en lo relativo al objetivo del trabajo y la manera de informar, incluye la revisin del informe y la suscripcin correspondiente.
11. IMPORTANCIA DEL CONTENIDO DEL INFORME Los informes deben ser de suficiente importancia como para merecer la atencin de aquellos a quienes va dirigido. La decisin sobre la importancia incluye el grado de inters de la entidad en el programa de actividad en funcin de: a) Volumen de gasto. b) Inversion de activos. c) Monto de ingresos. d) La novedad o intreres relativo. e) Oportunidad de contribuir a proporcionar informacin til y oportuna. f) Con relacin a la condicin adversa esta debe determinar. g) Frecuencia, que se repita en otro lugar. h) Perdidas actuales o potenciales. i) Costos adicionales. j) Falta de decisin para corregir las areas dbiles.. 12. CARACTERISTICAS DE LOS INFORMES DE A.O. 12.1 CLARIDAD Las ideas transmitidas en el informe deben estar en un lenguaje cfomprensible para todos los lectores en informe. 12.2 TONO CONSTRUCTIVO La redacccion del informe debe tender a no agraviar a personas,unidades o entidades, debe tener un tono positivo. 12.3 VERACIDAD Se debe informar hechos verdicos y verificados a travs de procedimientos de auditoria. 12.4 INTEGRIDAD Debe existir una relacin asistemtica en el conjunto del desarrollo de los hallazgos. 12.5 CONFIABILIDAD La informacin que contiene el informe no debe generar ninguna posibilidad de duda, deber ser enteramente confiable. 12.6 UTILIDAD Para determinar la utilidad del informe se debe sealar: a) Receptores del informe b) Objetivos de la auditoria c) La clase de informacin necesaria. 12.7 OPORTUNIDAD Para que el informe sea til debe ser presentado oportunamente. 12.8 EXACTITUD El informe debe ser justo e imparcial, caso contrario puede ocacionar duda, desviar la atencin y afectar a la reputacin del auditor. 12.9 SUSTENTADOS. Todos los datos, hallazgos y condiciones proporcionados en el informe, deben estar adecuadamente sustentados por evidencia en los papeles de trabajo. 12.10 CALIDAD DE CONVINCENTE Los hallazgos deben ser presentados de una manera convincente de tal manera que las conclusiones y recomendaciones se deben inferir en forma lgica.

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12.11 PERSPECTIVA Para determinar las perspectivas se debe considerar: a) Naturalela y alcance del examen. b) Naturaleza y tamao de las actividades. c) Descripciones correctas y claras de los hallazgos. d) Comentarios de aspectos diferentes y positivos. 12.12 CLARIDAD Y SIMPLICIDAD Para determinar la claridad y simplicidad se deben tener en cuenta lo siguiente: a) No todos los lectores tienen conocimientos tcnicos. b) Se debe evitar el lenguaje florido, pedante y estilizado. c) Se debe explicar las abreviaciones. 12.13 CONCISION El informe no debe ser mas largo de lo necesario para comunicar la informacin suficiente, se debe incluir una informacin suficiente que de una perspectiva adecuada. 13. ORGANIZACIN DEL INFORME Debe contener lo siguiente: a) Caratula Titulo del informe. b) Carta del informe. c) Contenido y listas de abreviaciones. d) Sintesis o resumen e) Informacion introductoria. f) Capitulo de comentarios sobre los hallazgos. g) Informacion financiera complementaria. h) Anexos. i) Contracaratula. 14. TITULO DEL INFORME CARACTERISTICAS: a) Debe se interesante y transmitir el mensaje del informe. b) Debe referirse a los rasgos mas importantes de la auditoria. c) Debe ser especfico e informativo como sea posible. d) Se debe crear trminos constructivos cuando sea posible. e) No usar palabras de relleno, excepto como ultimo recurso f) No incluir informacin confidencial. g) No incluir fecha o periodos con excepcin de informes sobre el examen de Estados Financieros. 15. CARTA DEL INFORME La carta del informe va dirigida al Presidente del Directorio, la Maxima autoridad Ejecutiva, Contraloria General de la Repblica y Ente Tutor si corresponde, y debe contener lo siguiente: a) La identificacin de informe, indicando el titulo y el numero. b) Mencin a que el examen con el que tiene relacin, el informe es parte del plan anual de actividades de auditora interna o sea el hecho a solicitud expresa. c) Mencin de los que recibirn copias del informe. d) Referencia a que los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del informe, fueron discutidas con los funcionarios responsables de area. e) Mencion a que reparticin corresponde a la accin de seguimiento. 16. CONTENIDO Y LISTA DE ABREVIATURAS Se debe elaborar un detalle del contenido y las listas de abreviaturas. 17. SINTESIS O RESUMEN DEL INFORME El formato del informe de auditoria es flexible con respecto a la presentacin de un resumen de su contenido. La sntesis del informe puede estar incluida al principio del informe o en forma separada. 17.1 La estructura de la sntesis puede ser las siguientes: a) Encabezamiento.

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b) Hallazgos y conclusiones principales c) Recomendaciones principales d) Comentarios y o acciones tomadas por la entidad. e) Asuntos importantes no resueltos. 17.2 ENCABEZAMIENTO DE LA SINTESIS. En el extremo superior izquierdo de la primera pagina en letras maysculas, al lado derecho de la parte superior de la primera pagina en letras maysculas: titulo del informe y numero del informe. 17.3 CONTENIDOS DE LA SISTESIS a) HALLAZGOS Y CONCLUSIONES PRINCIPALES. Esta seccin debe incluir un resumen conciso de los hallazgos ms importantes y conclusiones, las fechas o periodos en que ocurrieron los asuntos informados. B) RECOMENDACIONES PRINCIPALES. Esta seccin debe resumir las principales recomendaciones dirigidas a los funcionarios de la entidad sobre las acciones necesarias para corregir deficiencias a lograr mejorar en las operaciones. d) COMENTARIOS Y/O ACCIONES TOMADAS P0R LA ENTIDAD Y ASUNTOS NO RESUELTOS. En estas secciones el auditor debe resumir las reacciones de los funcionarios responsables ante sus hallazgos, conclusiones y recomendaciones, incluyendo tambin una evaluacin de los comentarios. 18. CAPITULO DE INFORMACION INTRODUCTORIA El propsito principal de la informacin introductoria es proporcionar al lector, al comienzo de cada informe una informacin importante a cerca del programa o actividad examinada y la naturaleza del examen efectuado. 18.1 CONTENIDO DEL CAPITULO DE INFORMACION INTRODUCTORIA a) Antecedentes de las operaciones o actividades examinadas. b) Alcance y naturaleza del examen. c) Declaraciones positivas. d) Principales funcionarios responsables. 19. CAPITULOS DE COMENTARIOS SOBRE LOS HALLAZGOS Las caractersticas de los informes de auditora ataen especialmente a las partes en que se presenten los comentarios sobre los hallazgos, las conclusiones y las recomendaciones, para enfatizar las caractersticas se enuncian a continuacin. 19.1 CONCLUSIONES Las conclusiones de auditora son opiniones profesionales del auditor, en base de u examen, son productos de su propio raciocinio. Las conclusiones son juicios del auditor basados en los hallazgos luego de evaluar sus atributos y los comentarios dela entidad. 19.2 RECOMENDACIONES. Las recomendaciones del auditor para mejorar las operaciones y/o actividades auditadas, son el producto ms importante del informe de auditora. Debido a esta importancia deben se claramente identificadas. Las recomendaciones incluidas en el informe debe estar dirigida al titular de la entidad y al funcionario responsable del rea al nivel ms alto, de tal manera que pueda tomar la DECISIN. 19.3 contenido de las recomendaciones Las recomendaciones constituyen la opinin considerada del auditor sobre una situacin y deben refrlejar su conocimiento y juicio sobre el asunto en trminos de lo que debe hacerse acerca de ello. Las recomendaciones que no estn adecuadamente expresadas no son persuasivas, claras ni convenientes al lector. 19.4 IDENTIFICACION DE LAS RECOMENDACIONES SUSTANCIALES Cuando el auditor cree que se debe efectuar un accin sobre la base de sus hallazgos el informe no debe dejar duda en la mente del lector de que se

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est haciendo una recomendacin sustancial, y debe presentarlos convenientemente para ayudar a los lectores a ubicarlos e identificarlos adecuadamente. 19.5 INDENTIFICACON DEL FUNCIONARIO QUE DEBE ACTUAR El informe debe establecer cul es el funcionario de quien se espera que actu en la implementacin de las recomendaciones. 19.6 PRESENTACION DEL INFORME CUANDO LOS FUNCIONARIOS NO HAN ACEPTADO UNA RECOMENDACIN. Cuando los funcionarios no estn de acuerdo con la recomendacin propuesta y cuando despus de estudiar los puntos de vista de aquellos, el auditor cree que su posicin inicial es vlida y debe ser tomada en cuenta, el informe debe seguir esta sucesin. a) El hallazgo y las conclusiones. b) Los comentarios de la entidad c) La evaluacin del auditor que muestre los meritos desde su posicin, respetando la posicin y argumentos de los funcionarios afectados. d) Una recomendacin firme. 20. INFORMACION FINANCIERA COMPLEMENTARIA En el casos de ciertos tipos de auditoria financieras operacionales puede ser necesario o conveniente incluir informacin financiera complementaria que sirva para explicar o apoyar partes del informe. Normalmente la presentacin de informacin financiera complementaria debe limitarse a circunstancias especiales y no ser muy extensa. 21. ANEXOS DEL INFORME La inclusin de anexos debe ser debidamente considerada por el auditor, estos contienen informaciones relacionadas con los asuntos tratados en el cuerpo del informe, que van a permitir aclarar al lector los aspectos tcnicos incluidos en los mismos. 22. RESPONSABILIDADES DE LA REDACCION Y REVISION DEL INFORME La redaccin del informe debe hacercela el auditor jefe del equipo de auditoria que realizo el examen, pero tambin comparten esta responsabilidad, los auditores que intervinieron en las diferentes fases por las que pasa el borrador. 23. REVISION POR EL JEFE DE AUDITORIA INTERNA Durante esta revisin, el jefe de Auditoria comenta con el responsable de la auditoria las diferencias u observaciones que surjan de su revisin. Una lista de preguntas que ayudara al Jefe de Auditoria a efectuar una revisin consecuente con su responsabilidad es la siguiente: a) El examen cubre el propsito de la auditoria? b) Es necesario expresarlos de esa manera? c) Comunica a la administracin lo observado? d) Los hallazgos cumplen con los atributos que los caracterizan? e) Las conclusiones se apoyan en los hallazgos presentados? f) Las recomendaciones responden a las conclusiones y son factibles, practicas y econmicas? g) Es necesaria la accin correctiva que se recomienda?Es adecuada? h) Son actuales los hechos que se presentan? i) La administracin entender el informe? j) Puede expresarse con ms claridad? k) Se dejo de decir algo y puede incluirse? l) Es un resultado profesional? m) El informe cumple con las normas de auditoria aplicables? n) Es correcto, completo y bien presentado? o) Los hallazgos estn expresados en forma objetiva, clara y sencilla, debidamente respaldados enlos papeles de trabajo? p) Es el informe consico, pero suficientemente completo para ser entendido?

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CAPITULO 24 AUDITORIA OPERATIVA FASE IV SEGUIMIENTO

24. INTRODUCCION De acuerdo a lo establecido por la normas profesionales de auditora, una vez emitido el informe de auditora que incluye recomendaciones y aceptadas estas, es obligacin de la MAE instruir su implementacin mediante los niveles operativos. El seguimiento que efecta la unidad de auditora interna sobre la implementacin de las recomendaciones, mediante los niveles operativos correspondientes, no libera a la MAE de su responsabilidad de asegurarse del cumplimiento de las recomendaciones. 25. DEFINICION Es el conjunto de acciones desarrolladas por los auditores, para evaluar la forma en que las entidades pblicas han cumplido con la implantacin de las recomendaciones emitidas como resultado de las auditoras realizadas, asi como la verificacin de los beneficios o resultados obtenidos. 26. OBJETIVO Asegurar que se ha cumplido oportunamente con la implantacin de las recomendaciones. Asegurar que se han aplicado las acciones correctivas. 27. RESPONSABLES El proceso de seguimiento de las recomendaciones es responsabilidad de: 4.1 LA GERENCIA DE AUDITORIA INTERNA DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA. Define las polticas para el seguimiento de las recomendaciones emitidas como resultado de las auditoras realizadas, ya sea por la Contralora General de la Repblica o por los auditores internos y las firmas privadas de auditora contratadas. 4.2 DIRECTOR DE AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL. Debe velar porque en la planificacin especifica, se incluya el proceso de seguimiento a las recomendaciones. Debe revisar peridica y conjuntamente con los supervisores, el estado dela labor de seguimiento de las recomendaciones de acuerdo al POA de la auditoria. Debe velar porque la implantacin delas recomendaciones se haga en el tiempo acordado con las entidades auditadas. 4.3 SUPERVISORES Deben incluir en la planificacin especifica, como parte del alcance de la auditoria el proceso de seguimiento de las recomendaciones. Deben revisar peridica y conjuntamente con el Director de Auditora Interna, el estado actual de la labor de seguimiento de las recomendaciones de acuerdo a su POA. 4.4 AUDITORES INTERNOS. Deben ejecutar el trabajo necesario para obtener la evidencia necesaria que demuestre objetivamente el cumplimiento de las recomendaciones. Deben solicitar la imposicin de las sanciones que correspondan en casos de incumplimiento de las recomendaciones. 28.IMPORTANCIA DEL SEGUIMIENTO Las recomendaciones promueven la toma de decisiones importantes, para ejercer un mejor control delas operaciones administrativas y financieras de un ente pblico, con el fin de contribui8r al logro de sus objetivos institucionales, porque cuando identificamos las causas de las deficiencias o irregularidades detectadas, se plantean las sugerencias apropiada para que no vuelvan a suceder, as como para prevenir su ocurrencia. 29. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL SEGUIMIENTO

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6.1 PROGRAMACION El seguimiento de las recomendaciones debe programarse en le POA como una actividad permanente. Para que el seguimiento sea oportuno, debe programarse conforme se vence el tiempo que se ha concedido para su implementacin y no esperar hasta que se realice la siguiente auditoria, ya que esta prctica puede resultar poco efectiva si los exmenes subsiguientes se demoran mas de un ao. 6.2 CONTROL DE PLAZOS Desde la fecha que se oficialice la entrega del informe de auditora y distribuido en la forma establecida en las Normas de Auditoria Gubernamental, se inicia el seguimiento del cumplimiento de las recomendaciones incluidas en el mismo, ya que a partir de esta fecha se computan los plazos previamente acordados. 6.3 REGISTRO DE RECOMENDACIONES Tanto en la Contralora General de la Repblica, como las Unidades de Auditoria Interna deben llevar un Registro de Recomendaciones. 6.4 INFORMACION GENERAL Describe la entidad, el tipo de auditora, la subdireccin de auditora gubernamental que corresponda y el supervisor asignado, numero del informe y la fecha en que este se presento. 6.5 REGISTRO DE RECOMENDACIONES Consta de 4 columnas en las cuales debe detallarse la siguiente informacin: NUMERO: (N0): Es el nmero que corresponde a cada uno de los hallazgos reportados en el informe, que incluyen las respectivas recomendaciones. RECOMENDACIN: Se debe describir la recomendacin tal como est descrita en el hallazgo correspondiente. DIAS DE PLAZO: Se debe indicar el nmero de das que se ha acordado, en la discusin final del informe, como plazo para que la entidad de cumplimiento a la recomendacin. FECHA: Corresponde a la fecha de vencimiento del plazo acordado para la implantacin de la recomendacin. RESPONSABLE: Se debe describir el nombre y cargo de las personas que las autoridades superiores de la entidad han designado como responsables ante la UDAI y ante la Contralora General de la Repblica. 6.6 DESIGNACION DEL PERSONAL PARA LA EVALUACION El Supervisor, dentro de la Planificacin Especifica debe asignar a los auditores que sern los responsables de efectuar el seguimiento de las recomendaciones con base en los vencimientos reflejados en el formulario. 6.7 PROCESO DE EVALUCION. Esta face dentro de la ejecucin del auditoria es particularmente importante para un efectivo seguimiento de las recomendaciones, ya que promueve o facilita el cumplimiento de las mismas y porque adems permite: a) Asegurar que la recomendacin propuesta fue entendida para corregir las debilidades encontradas y eliminar las causas de las mismas. b) Establecer una fecha precisa e identificar a los responsables de la implantacin delas recomendaciones. c) Dar a conocer la necesidad del cambio propuesto y los beneficios o resultados de los mismos. d) Exponer los criterios para identificar y aclarar las posibles dudas. e) Por las recomendaciones que se compruebe se hayan implantado, utilizar para apoyar las pruebas de cumplimiento y sustantivas de la auditoria que se est realizando. f) Incluir en el nuevo informe las recomendaciones no implantadas. .

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30. PARAMETROS PARA EVALUAR LOS RESULTADOS DEL CUMPLIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES Algunas referencias que se puedan utilizar para evaluar el efecto de las recomendaciones son las siguientes: SITUACION ANTES DE LA EFECTOS ESPERADOS Nro. EVALUCION DELA RECOMENDACION Procesos burocrticos Procesos simples, seguros 1 lentos. y agiles Bajos niveles de ejecucin Mejora en niveles de 2 presupuestaria ejecucin y calidad del gasto. Bienes de mala calidad, Bienes de calidad, a precio 3 innecesarios, caros e justo y oportuno. inoportunos. Tecnologa no utilizada Uso de herramientas 4 tecnolgicas eficientes. Perdida constante de Control interno eficiente 5 bienes sobre los bienes. Limitada atencin del Incremento de personas 6 publico atendidas Criticas y mala imagen de Reconocimiento de la 7 la entidad calidad del servicio por parte de usuarios Objeciones constantes de 8 la Contralora General de la Repblica Registros contables Registros contables 9 atrasados actualizados. 10 11 12 Inconsistencia en la aplicacin de polticas y principios. Personal mal ubicado Metas incumplidas Consistencia de la aplicacin de polticas y principios. Personal ubicado acorde a su capacidad. Resultados satisfactorios por metas alcanzadas.

31. INCUMPLIMIENTO EN LA IMPLENTACION DE RECOMENDACIONES. Cuando se compruebe que algunas recomendaciones no han proporcionado los beneficios esperados, no se han impplementado en su totalidad, o no se ha hecho absolutamente nada para cumplirlas, debern identificarse las causas de dicha situacin. Ello servir para proponer las acciones complementarias que permitan alcanzar los resultados esperados que viabilicen su implementacin. 32.INFORME SOBRE EL RECOMENDACIONES. SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACION DE LAS

El Supervisor debe incluir en la planificacin Especifica, como parte de su evaluacin, el seguimiento de las recomendaciones, es decir el informe de seguimiento que la unidad de Auditora Interna hubiera elaborado, con el objetivo de evaluar los resultados del trabajo del cumplimiento de las recomendaciones. Este informe contendr las secciones siguientes: 9.1 INFORMACION GENERAL a) Entidad b) Unidad administrativa.

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c) Tipo de auditora. D) Numero del informe. e) Fecha de evaluacin y auditor asignado 9.2 RESUMEN DE RECOMENDACIONES. Esta seccin resume el estado de las recomendaciones emitidas en tres grupos: a) Implementadas. b) En proceso e incumplidas. c) Expresadas en cifras absolutas y relativas. 9.3 RESULTADOS O BENEFICIOS DE LAS RECOMENDACIONES CUMPLIDAS En esta seccin deben detallarse las recomendaciones cumplidas, as como los resultados o beneficios obtenidos por la unidad administrativa, la entidad, los usuarios, etc. 9.4 CAUSAS Y EFECTOS DE LAS RECOMENDACIONES INCUMPLIDAS. Como parte del seguimiento, es necesario establecer las causas por las que algunas recomendaciones no han sido cumplidas. Igual que en la fase del desarrollo de hallazgos, el auditor debe asegurarse que las causas del incumplimiento son reales, porque de ello dependern las acciones subsiguientes que deben tomarse. Asimismo, debe estimarse, de ser posible en trminos cuantitativos, el efecto que ha producido en la entidad el hecho de que no se hayan adoptado las acciones correctivas oportunamente. 9.5 INFORMES DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Con base en la informacin recabada de las Unidades de Auditora Interna como de la propia Contralora, la gerencia de UDAI y el contralor promovern a nivel superior reuniones con directorios, gerentes, etc las acciones correspondientes con el fin de que se cumpla el 100 % de las recomendaciones emitidas. 33.LAS NORMAS DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL SOBRE EL SEGUIMIENTO. La norma No. 219 de las NAG norma (1) referente al seguimiento establece que: 10.1 La Contralora General de la Repblica y las UDAI de las entidades pblicas deben verificar oportunamente el grado de implantacin de las recomendaciones contenidas en sus informes. 10.2 El grado de implantacin de las recomendaciones debe ser considerada de la siguiente manera: 10.2.1 IMPLANTADA Cuando, por una parte, las causas que motivaron la recomendacin, fueron anuladas o minimizadas, asegurando que los efectos no se repitan y , por otra parte, se hayan cumplido los procesos institucionales para ponerlas en prcticas 10.2.2 PARCIALMENTE IMPLANTADA Cuando los cursos de accin, sobre la base de la recomendacin formulada por el auditor, ejecutados por la entidad tienen la capacidad de anular o minimizar la causa que motivo la recomendacin, pero no se concluyo el proceso para ponerla en practica 10.23 NO IMPLANTADA Cuando no se ha realizado ninguna actividad o cuando las actividades efectuadas no aseguran la eficacia de la solucin planteada por la entidad. . 34. POLITICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA SOBRE La Contralora General de la Repblica por disposicin de la Ley N0. 1178, de la Administracin y control Gubernamentales, efecta el seguimiento de la implantacin de las recomendaciones de los informes de auditora, cuyos resultados se comunican en el Informe de Seguimiento La utilidad del trabajo de la Contralora est representado por el grado de beneficio que obtiene la entidad al mejorar sus sistemas administrativos, operativos y de control, corrigiendo las deficiencias y desviaciones detectadas. En los Informes de Seguimiento, se reporta el estado de implantacin de las recomendaciones: 11.1 RECOMENDACIONES IMPLANTADAS

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Cuando las acciones efectuadas por la entidad han sido eficaces para implantar la recomendacin. 11.2 RECOMENDACIONES PARCIALMENTE IMPLANTADAS Cuando las acciones efectuadas por la entidad han sido eficaces para implantat la recomendacin, pero no se ha logrado su cumplimiento. 11.3 RECOMENDACIONES NO IMPLANTADAS Cuando las acciones efectuadas por la entidad no han sido eficaces para implantar la recomendacin. 11.4 RECOMENDACIONES NO APLICABLES Cuando la recomendacin formulada ha dejado de tener efecto como resultados de cambios en la entidad que ya no la hacen til para el logro del objetivo previsto. 35. EVALUACION DE LA IMPLANTACION DE LAS RECOMENDACIONES Las conclusiones del seguimiento se formulan sobre la base de la cantidad de recomendaciones aceptadas, las implantadas, las parcialmente implantadas y las no implantadas. Segn la Contralora General de la Repblica en la evaluacin de la implantacin de las recomendaciones de los informes de auditora se deben realizar dos seguimientos por informe: 12.1 PRIMER SEGUIMIENTO Si se han implantado total o parcialmente el 50% de las recomendaciones, se concluye que la implantacin ha sido parcial. Todo dato inferior a ese porcentaje dar lugar al establecimiento de indicios de responsabilidades por la funcin pblica. 12.2 SEGUNDO SEGUIMIENTO Se requiere que el 80% de las recomendaciones se hayan implantado totalmente. Si el resultado es inferior a ese porcentaje se formulara el informe con indicios de responsabilidad por la funcin pblica. 36. CALIDAD DE LA IMPLANTACION DE LAS RECOMENDACIONES El objetivo de la implantacin de las recomendaciones, no solo es cumplir en la forma, sino lograr que la causa que la motivo quede sin efecto o se minimice. 37. BENEFICIOS DEL PROCESO DE SEGUIMIENTO: Los principales beneficios del proceso de seguimiento son: a) Permite aplicar mejores procedimientos de auditora. b) Optimiza el enfoque de las auditorias. c) Permite mejorar las relaciones interpersonales. d) Cubre con mayor eficiencia las expectativas. e) Permite que se implanten los correctivos en forma oportuna. f) Permite detectar la actitud de los auditores. g) Permite identificar nuevas areas que requieren ser auditadas. h) Determina necesidades de capacitacin de los auditores. i) Permite evaluar la utilidad real del informe. j) Permite idendificar las prioridades de los auditados. k) Permite identificar la satisfaccin o insastifaccion con el trabajo del auditor. l) Permite identificar problemas operativos entre el auditor y auditado. CAPITULO 26 AUDITORIA FINANCIERA INTERNA Y GUBERNAMENTAL Y AUDITORIA OPERACIONAL

AUDITORIA OPERACIONAL Se piensa que la auditoria operacional generalmente se encarga dela Eficiencia y Efectividad, hay menos conceso en el uso de tal termino del que se podra esperar. Mucha gente prefiere usar los trminos Auditoria Administrativa o Auditoria de desempeo.

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Existen tres diferencias principales entre la auditora financiera y operacional: el propsito de la auditoria, la distribucin de los dictmenes y la inclusin de las reas no financieras en la auditoria operacional. PROPOSITO DE LA AUDITORIA. La distincin principal entre la auditoria financiera y la operacional estriba en los propsitos de las pruebas. La auditoria financiera hace incapie en si la informacin histrica se registro correctamente. La auditoria operacional enfatiza la efectividad y eficiencia. DISTRIBUCION DE LOS DICTAMENES. Para la auditora financiera, el dictamen normalmente esta dirigido a muchos usuarios de los estados financieros como son los accionistas, los banqueros, en tanto que los dictmenes de la auditoria operacional estn orientados principalmente a la gerencia. INCLUSION DE AREAS NO FINANCIERA Las auditorias operacionales cubren cualquier aspecto de eficiencia y efectividad en una organizacin y , por lo tanto, pueden involucrar una gran variedad de actividades. La efectividad se refiere a la consecucin de objetivos, en tanto que la eficiencia se refiere a los recursos utilizados para alcanzarlos. EFECTIVIDAD Antes de poder realizar una auditora operacional para constatar la efectividad, se deben establecer criterios especficos para la definicin de EFECTIVIDAD EFICIENCIA. Al igual que la efectividad, deben existir criterios definidos para el significado de en que consiste realizar las cosas mas eficientemente antes de que una auditoria operacional pueda ser til. Con frecuencia es mas fcil definir los criterios de la eficiencia que de la efectividad. Si la eficiencia se define como la reduccin de costos sin reducir la efectividad. Existen dos diferencias significativas en la evaluacin del control y la prueba de auditora financiera y operacional, el propsito que tienen la evaluacin y la prueba de los controles internos y el alcance normal del a evaluacin del control interno. Los propsitos primordiales en la evaluacin del control interno para la auditora financiera son determinar la extensin de las pruebas sustanciales requeridas en la auditoria y el informe dela efectividad del control interno sobre los informes financieros para compaas pblicas, El propsito de la auditoria operacional es evaluar eficiencia y la efectividad del control interno y formular recomendaciones al a administracin. Los procedimientos de control pueden evaluarse de la misma manera que se hace en la auditora financiera y operacional, pero su propsito es diferente. El mbito de la evaluacin del control interno para las auditorias financieras se restringe a la verificacin de la efectividad del control interno sobre los informes financieros y su efecto en la presentacin imparcial de los estados financieros, mientras que la auditoria operacional tiene que ver con cualquier control que afecte a la eficiencia o la efectividad.

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Existen tres categoras generales de auditorias operacionales: a) Funcional. b) Organizacional c) Asignaciones especiales. En cada caso, es probable que parte de la auditoria tenga que ver con los controles internos para la eficiencia y la efectividad. AUDITORIAS FUNCIONALES Sus funciones son un medio de categorizar las actividades de un negocio, como la funcin de facturacin o la funcin de produccin. AUDITORIAS ORGANIZACIONALES Una auditoria operacional tiene que ver con toda una unidad organizacional, como lo es un departamento, una sucursal o una subsidiaria. Una auditoria organizacional hace incapie en la forma en la forma en que interactan las funciones eficiente y eficazmente. ASIGANCIONES ESPECIALES En la auditoria operacional, las ASIGNACIONES ESPECIALES dela administracin. surgen a peticin

Las auditorias operacionales por la general se llevan a cabo por uno de los siguientes tres grupos: a) Los auditores Internos. b) Los auditores gubernamentales o c) Los despachos de contadores pblicos AUDITORES INTERNOS Los auditores internos se encuentran a tal grado en una posicin nica para practicar las auditorias operacionales que algunas personas emplean los trminos de Auditoria Interna y auditoria operacional indistintamente. Para maximizar la efectividad de ambas auditorias, la financiera y la operacional, el departamento de auditora interna debe reportar al Consejo Directivo o al presidente. LOS AUDITORES GUBERNAMENTALES Cada auditor delo gobierno federal y estatal realiza la auditoria operacional, como parte de las auditorias financieras. DESPACHOS DE CONTADORES PUBLICOS Cuando los despachos de contadores pblicos practican una auditoria de los estados financieros histricos, parte de la auditoria generalmente consiste en identificar los problemas operacionales y en realizar recomendaciones que puedan beneficiar al cliente auditado. Las dos cualidades mas importantes independencia y la competencia. de un auditor operacional son la

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Una dificultad importante encontrada en la auditoria operacional reside en decidir los criterios especficos para evaluar si la deficiencia y la efectividad se han presentado. Un mtodo para definir los criterios para la auditoria operacional es indicar que los objetivos son determinar si algn aspecto de la entidad pudiera ser mas efectivo o eficiente y recomendar mejoras. CRITERIOS ESPECIFICOS Generalmente los criterios ms especficos son ms recomendables, antes de iniciar una auditoria operacional. FUENTES DE CRITERIO El auditor operacional puede usar varias fuentes al desarrollar criterios de evaluacin especficos. Estas fuentes incluyen lo siguiente: a) Desempeo histrico b) Evaluacin comparativa c) Normas de ingeniera. Existen tres fases para una auditoria operacional: m) La planeacin n) La acumulacin y evaluacin de la evidencia. o) Los dictmenes y seguimiento. LA PLANEACION La planeacin de una auditoria operacional es similar a la de una auditoria de estados financieros histricos. Al igual que los auditores de los estados financieros, el auditor operacional debe determinar el alcance del compromiso y comunicarlo a la unidad organizacional. Tambin es necesario proveer el personal necesario para cumplir con el compromiso, obtener la informacin historia acerca de la unidad organizacional, y entender el control interno y decidir cual evidencia es conveniente acumular. ACUMULACION Y EVALUACION DE LA EVIDENCIA Los controles internos y los procedimientos de operacin son una parte critica dela auditoria operacional, es comn usar extensamente la documentacin, los cuestionamientos al cliente y la observacin. DICTAMENES Y SEGUIMIENTO Existen dos diferencias primordiales entre los dictmenes operacionales y financieros, que los dictmenes de la auditoria operacional, en primer lugar en las auditorias operacionales, el dictamen generalmente se envan solo a la administracin con copia a la unidad que fue auditada.

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