10.7 Procedimiento para la adquisicin y control de materia prima. 10.7.1 Objetivo.

Programar, coordinar y efectuar la compra de materia prima para asegurar la disponibilidad de estos en el momento apropiado sin tener que esperar su reaprovisionamiento y para asegurar la calidad de la arcilla (slice, almina, agua y otros). 10.7.2 Alcance. El procedimiento de compras se efectuar en el rea adquisiciones y abastecimiento (oficinas administrativas conjuntamente con almacn de materias primas). 10.7.3 Responsabilidad. El administrador y el responsable de almacn son los encargados de programar y coordinar el cumplimiento del programa. 10.7.4 Descripcin. Este procedimiento incluye los siguientes pasos: -Revisar las cotizaciones de los diferentes proveedores de materias primas e insumos necesarios para el proceso productivo. -Elegir la mejor oferta y contactar con el proveedor seleccionado. -Verificar que las materias primas e insumos cumplen con las especificaciones necesarias de acuerdo al producto a elaborar. -Realizar un control de calidad a las materias primas e insumos adquiridos, mediante un anlisis fsico-qumico aplicado a una muestra de los productos adquiridos; de modo que se asegure completamente la calidad de stos. 10.7.5 Frecuencia. De acuerdo con la planificacin de requerimiento de materiales elaborado por la empresa. 10.7.6 Monitoreo. El monitoreo de este procedimiento se realiza de acuerdo a la frecuencia de adquisiciones. Responsable: Responsable de almacn y administrador (jefe de planta). 10.7.7 Accin preventiva.

En caso de que los proveedores no dispongan de materias primas e insumos necesarios, se recurrir a buscar o solicitar nuevas cotizaciones de proveedores externos; asimismo para prevenir el desabastecimiento se debe asegurar la compra de grandes lotes. Si alguno de los procedimientos descrito fue omitido o realizado de forma incorrecta, se debe rectificar el pedido antes de su llegada, mediante una visita al proveedor o contacto telefnico lo ms inmediato posible. 10.7.8 Accin correctiva. Si una de las materias primas e insumos, lleg defectuosa. Se realizar la respectiva llamada de atencin al proveedor y se exigir el cambio de la misma Si el pedido no llegara. El responsable de almacn debe cubrir el faltante con el stock de seguridad y se debe aplicar una penalidad al proveedor por su incumplimiento. 10.7.9 Verificacin. Se verificar que el procedimiento de adquisicin y control de materias primas se haya realizado exitosamente, a travs de una supervisin sin aviso al administrador 10.8 Procedimiento para la atencin del cliente

10.8.1 Objetivo El objetivo de este procedimiento es brindar una buena atencin al cliente para aumentar su satisfaccin. 10.8.2 Alcance El procedimiento de atencin se efectuar en los puntos de venta y la planta de la empresa donde son distribuidos los ladrillos. 10.8.3 Responsabilidad El jefe de ventas y marketing. 10.8.4 Descripcin Este procedimiento incluye los siguientes pasos: Se realiza la recepcin del pedido, esta solicitud se puede realizar mediante una llamada telefnica, correo electrnico o por solicitud en fsico.

Se llena los formularios de pedidos establecidos con las especificaciones dadas por el cliente. Se realiza la cotizacin del pedido el cual debe ser aprobado por el gerente de la empresa. Se enva la cotizacin al cliente por medio electrnico o en fsico. Si se realiza el contrato se envan el pedido realizado para su elaboracin en el rea de produccin de la empresa.

10.8.5 Frecuencia De acuerdo con los pedidos solicitados. 10.8.6 Monitoreo El monitoreo de este procedimiento se realiza de acuerdo a la frecuencia de pedidos. Responsable: Jefe de marketing 10.8.7 Accin preventiva En caso de que no se pueda atender al cliente directamente, en la pgina web de la empresa se encuentran los correos y nmeros telefnicos de nuestro personal de ventas, de modo que se reciban los pedidos y se les pueda dar una respuesta. 10.8.8 Accin correctiva Si no se ha atendido la solicitud del cliente se proceder a mandar un documento con las razones y disculpas correspondientes, con el fin de no daar la imagen de la empresa. 10.8.9 Verificacin Se verificar que el procedimiento de atencin al cliente mediante encuestas realizadas a los principales locales de consumo acerca del tema, si es que estos se encuentran satisfechos por el servicio ofrecido.

10.9 Procedimiento para control y mantenimiento de equipos 10.9.1 Objetivo Asegurar que todos los equipos de produccin estn aptos y no presenten futuras fallas que interrumpan la fabricacin de ladrillos 10.9.2 Alcance

Para todos los equipos y mquinas que se emplean en el rea de produccin 10.9.3 Responsabilidad Estar a cargo del jefe de mantenimiento, y de los operarios que el designe para ello 10.9.4 Descripcin - Se elaborar un cronograma de revisin de cada uno de los equipos, habr un intervalo de revisin para cada equipo mnimo de 3 meses Este cronograma se diseara en coordinacin del jefe de planta - Previo a cada revisin se estudiar el reporte de fallas del equipo, si es que cuenta con alguno, para referenciar el historial de funcionamiento del equipo. Cabe decir que las revisiones debern ser en horarios que no interrumpan las actividades de produccin de la planta - Se efectuar un reporte de la situacin en la que se encuentran cada uno de los equipos, una vez acabada la revisin y se entregar una copia al jefe de produccin y otra a la gerencia de la empresa - Si se debe ejecutar actividades de mantenimiento correctivo, se tendr que paralizar las actividades anteriores a la que realiza el equipo a revisar para no complicar el mantenimiento - Si abrir un expediente de fallas del equipo, si es que no tiene uno elaborado, para llevar un mejor control de su funcionamiento. En el expediente se deber indicar la fecha y hora en que produjo la falla, el tiempo que se prolongo el mantenimiento, la persona que reviso el equipo, el producto que se estaba elaborando en ese momento, los materiales y repuestos empleados, y el costo que tendr la revisin en caso de compro algn material (repuesto), adems tambin se tendr la firma del revisor. - En caso de necesitar algn repuesto, se efectuar una solicitud con carcter de urgencia al rea de compras, para que provea el repuesto a la brevedad

10.9.5 Frecuencia Cada 3 meses, o cada vez que falle algn equipo 10.9.6 Monitoreo Se efectuar para comprobar que las revisiones se den cada tres meses, o que se est desarrollando el mantenimiento correctivo oportunamente Responsable: Jefe de Mantenimiento 10.9.7 Accin preventiva

Se efectuar un mantenimiento preventivo (accin preventiva), para asegurar de que los equipos no presenten futuras fallas e interrumpan las actividades de produccin de la planta; la revisin ser trimestral. Dicha revisin puede no ser de ms de un equipo a la vez. 10.9.8 Accin correctiva En caso se haya presentado una falla sbita de alguno de los equipos, se efectuar su pronto mantenimiento (accin correctiva), que no prolongue las actividades de produccin. 10.9.9 Verificacin Se revisar mediante auditoras la emisin de reportes actualizados de cada revisin de los equipos.