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CREATIVE SYSTEM

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Gua para el uso correcto del Sistema Administrativo SINT 4.3.4
Realizado por: Ing. Claudio Llanos Telf.: (0414)417.46.06 / (0245)415.38.63 07/10/2010

Esta manual es slo una gua de procesos en las operaciones ms comunes del uso del Sistema Administrativo Saint VSCC 4.3.4

INDICE DE CONTENDO
Contenido
REGISTRO DE INVENTARIO. Agregando Productos (Registro Detallado)... MDULO DE COMPRAS Ingresando Mercanca al Almacn.. Detalles la Compra. Totalizar Compra Devolucin de Compra.. MDULO DE FACTURACIN Detalle de Pago.. Totalizar Facturacin. DEVOLUCIONES Proceso Inicial. Totalizar devolucin efectivo CUENTAS X PAGAR Proceso Inicial. CUENTAS X COBRAR (ABONOS) Proceso Inicial. CIERRE DE MES Cierre de Mes.. REPORTES Reporte de Ventas. Reporte de Inventario.... Reporte de Costo, Existencia, Precio PVP y Ganancia... Reporte de Comisiones de Vendedores. Reporte de Cuentas x Pagar Reporte de Compras.. 24 25 26 27 28 28 23 20 18 16 17 13 14 06 07 09 10

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La siguiente ventana es para el registro de Inventarios de Mercanca, se puede accesar a ella con la tecla F4 o bien en la barra de men principal la opcin del men Datos Generales, y luego en Inventario. A continuacin se muestra la ventana Inventario ya con unos registros cargados y explicando algunos servicios encerrados en valos que son;

PANEL 1: Entre ella se encuentra el botn AGREGAR que sirve para ingresar un artculo al inventario; MODIFICAR que sirve para cambiar los valores de un artculo existente; BORRAR se aplica para eliminar artculos del registro del Inventario. BUSCAR este botn se utiliza para buscar un artculo dentro del inventario con ms exactitud. PANEL 2: Aqu se encuentra las pestaas para ordenar la bsquedas de artculos en el inventario, de las cuales se puede buscar artculos tanto por CDIGO, DESCRIPCIN o por REFERENCIA.

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La siguiente ventana describe detalladamente los Datos generales del agregado de Producto del Inventario, esta ventana se despliega por medio del botn AGREGAR de la ventana anterior. A continuacin se explicaran los recuadros seleccionados en la imagen a continuacin para un correcto llenado de la base de datos del sistema de inventario.

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PANEL 1; Entre estos campos se encuentra las opciones de; DEPARTAMENTO, GRUPO y LNEA que son campos obligatorios y recomendables para la correcta administracin de los inventarios, donde es posible seleccionar cada una de ellas si se cargaron con anterioridad o bien, ingresarlo en el momento. PANEL 2; Aqu se debe ingresar el cdigo con que se va identificar el inventario para tener un control interno de los artculos, es recomendable si as lo requiere que esta codificacin no sea tan extensa y si es posible que sea el mismo cdigo del producto que el proveedor le suministra. PANEL 3; Aqu se coloca la descripcin del artculo, donde no es recomendable excederse ms de la mitad de la lnea, tambin existe tres lneas ms para los detalles de la descripcin del artculo. PANEL 4; Se utiliza para identificar el producto para facilitar su bsqueda. PANEL 5; Se utiliza para identificar las unidades de medida para el artculo, por ejemplo: unidad (UND), pieza (PZA), litros (LTS), kilo (KLS), etc.

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PANEL 6; Se utiliza para crear artculos compuestos, por ejemplo: una caja de herramientas donde cada herramienta se vende por separado o bien el kit completo. PANEL 7; uno de los ms importante, aqu se debe colocar el costo sin IVA del artculo, para promediar la utilidad (ganancias) el sistema solo toma el clculo del campo COSTO PROMEDIO, el campo COSTO ANTERIOR es la referencia de cunto sali este artculo segn la compra anterior y el COSTO ACTUAL es la actualizacin del costo del artculo con nuevo precio segn la compra actual. NOTA: el campo que va a tomar la facturacin es de el COSTO PROMEDIO que se utilizar para los tres diferentes tipos de precio con IVA + la utilidad. (para facturar) PANEL 8; aqu se muestra los tres diferentes tipos de precios al pblico a la hora de facturar, dividido en tres partes que son: Precio sin IVA Utilidad Precio con IVA, se puede modificar cada uno de ellos colocando el monto especfico con o sin IVA (uno a la vez ya que este se calcula automtico) o bien por % de utilidad (ganancia).

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Aqu se registrar el ingreso de artculos por cantidades, para eso usaremos el mdulo de compras, pero antes habr que registrar los proveedores llenando los datos que se muestran en la imagen siguiente:

Luego de llenar los datos para ingresar al proveedor, se proceder a colocar el responsable, que ya debe estar registrado en los Vendedores que uno de ellos sera el responsable de esta compra, para luego as poder ingresar el campo obligatorio que se llama Nmero de Factura que es el nmero de la factura del documento de nuestro proveedor de suministros. Una vez comprendido esta parte, procederemos a explicarle el mdulo de compras

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Una de las maneras ms correctas para el control y auditora de mercanca es la justificacin de la misma, por eso la correcta recomendacin es que toda mercanca sea a travs de una compra, a continuacin se explicar el mdulo de compras omitiendo as los pasos bsicos y adentrndonos solamente con los temas que requiere explicacin:

PANEL 1: Modificando detalle: en esta ventana se buscan los artculos del inventario ya registrado con anterioridad para la compra, se puede localizar por EL CDIGO o por la DESCRIPCIN, luego se procese a introducir la CANTIDAD de artculos a comprar, el costo unitario que luego se abrir otra ventana llamada PANEL 2: ACTUALIZAR PRECIOS donde es posible visualizar el COSTO UNITARIO de la LTIMA COMPRA y el NUEVO COSTO, donde es posible modificar los tres tipos de precio para la venta calculando el % de UTILIDAD (ganancia) NOTA: cabe destacar que el clculo de la utilidad y el precio venta al pblico lo toma del campo NUEVO COSTO si el clculo del precio venta al pblico lo toma del NUEVO PROMEDIO, abra que modificar este campo para que quede igual que a la del NUEVO COSTO. Pgina 7

PANEL 1; en esta parte se visualiza el total del monto neto de la factura a cancelar, detallando el precio con y sin impuesto (IVA) donde es recomendable no alterar nada excepto algn descuento global PANEL 2; si lo requiere puede colocar el Nro. Del documento de control de la factura emitida por el proveedor PANEL 3; Aqu se ingresa el monto del total de la factura a pagar, si se coloca en cero (0) significa que quedar como una Cuenta por Pagar o bien podemos escribir el monto total de la factura de nuestro proveedor para cancelarla completa o un abono PANEL 4; se coloca la fecha de la compra actual segn la factura emitida por el proveedor PANEL 5; Cantidad de copias para la impresin, si se coloca en cero (0) no se imprime pero si registra la operacin.

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Al totalizar la compra o indicar el monto que se va a pagar (si no es a crdito) sale la ventana para el detalle del pago; PANEL 1; Monto pagado en Efectivo. PANEL 2; Monto pagado en cheque. PANEL 3; Monto pagado en Tarjeta indicar el nmero de tarjeta y el tipo o a que banco pertenece la tarjeta.

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Al seleccionar el Men Movimiento Compras Devolucin de Compras (Ctrl+F7) procederemos a realizar los siguientes pasos para anular una operacin de compra: PANEL 1; Presionar F3 o la opcin para ubicar el N de Factura de nuestro Proveedor al cul le hicimos la compra PANEL 2; Si no sabe con exactitud el nmero de operacin tiene la opcin de localizarlo por rango de Fecha de la compra aproximada PANEL 3; Una vez colocado el rango de Fecha es obligatorio presionar el botn de Procesar ya que con la tecla Enter NO FUNCIONA PANEL 4; Luego en la parte inferior aparecer las operaciones de las compras anteriores de los cuales deber seleccionar solo 1 por operacin a cancelar PANEL 5; Seleccionar el botn de Seleccionar PANEL 6; Luego aparecer un aviso de confirmacin PANEL 7; En este ltimo aviso nos preguntar si requiere hacer la devolucin completa de esta compra, de lo contrario al presionar NO es porque solo queremos devolver ciertos artculos o productos de dicha compra. Ejemplo:

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PANEL 8; Y por ltimo presionar el botn de TOTALIZAR que es la ltima operacin para finalizar la devolucin de compra correctamente. A continuacin una imagen del ltimo procedimiento a seguir:

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Al entrar en el mdulo de facturacin aparecer una ventana como la imagen de la derecha del fondo, donde nos permite ingresar los datos del cliente de los cuales llenaremos un formulario como se muestra en esta imagen, considerando que la codificacin puede ser la C.I. o R.I.F., es recomendable que esta codificacin valla sin guiones ni puntos.

PANEL 1; aqu siempre tiene que estar seleccionado el precio Detal segn las polticas de seguridad, slo los autorizados pueden seleccionar los otros descuentos o niveles de precio. PANEL 2; es donde se va a sacar o descontar el productor a vender del inventario

PANEL 1; aqu se introduce el cdigo ya registrado para seleccionar un artculo del inventario, o tambin se puede buscar por la descripcin del producto. PANEL 2; aqu se introduce las cantidades que se va a vender del mismo artculo. Pgina 13

Como se puede observar en la imagen de abajo, al igual que el mdulo de compras aqu se llenan los campos que lo requiera ya que no necesita explicacin porque cada campo a rellenar lleva su ttulo y en algunos casos ya su valor est predeterminado

Al colocar el monto a cancelar nos lleva a otra ventana que es el detalle de pago, para especificar si este monto fue pagado en efectivo, cheque o tarjeta, pero si este monto se coloca en cero (0) se entiende que es una venta a crdito y quedara en Cuentas por Cobrar.

PANEL 1; Aqu hay un ejemplo del detalle de pago que solo una parte del monto total se est cancelando en efectivo y otra parte en cheque PANEL 2; En esta parte se especifica el detalle del pago con cheque donde la parte de BANCOS debe de estar previamente configurada en el mdulo de BANCOS PANEL 3; aqu se especifica el resto del monto final a pagar por tarjeta de dbito o crdito PANEL 4; por ltimo se introduce los detalles del pago con tarjeta, donde el tipo de tarjeta debe de estar previamente configurado en el mdulo de TARJETAS.

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Una vez finalizado el detalle de pago y haber colocado la cantidad de copias a imprimir aparece la ventada para la carga de OBSERVACIONES donde es recomendable utilizar los tres primeros renglones y no excederse del 75% de uso de cada lnea, all hay unas recomendaciones que se podra utilizar cada rengln de lnea

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Para hacer una devolucin se procede a seguir los siguientes pasos

1) Elegir en la barra de men la opcin de Movimientos, luego Ventas y por ltimo Devolucin Ventas

2) Luego aparecer una ventana como la que se muestra donde se debe de indicar el nmero de factura de la operacin que se realiz la venta de la mercanca a devolver.

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3) Luego se procede a totalizar la devolucin indicando si se va a devolver el monto en efectivo o la mercanca, para devolver solo la mercanca es necesario que el monto a devolver este en cero (0).

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1) Para pagar las facturas pendientes a nuestros proveedores se tiene que realizar los siguientes pasos:

1) Presionar el botn CxP (Cuentas x Pagar)

2) Al presionar el botn CxP aparecer una ventana donde se le debe de indicar el Proveedor a quien se le va a pagar, luego aparecer el monto a Crdito que se le debe al proveedor y para cancelarle se debe de presionar la pestaa de Pago o Abono.

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3) Al situarse en la pestaa de Pago o Abono el Monto pago estar en cero (0) hasta que le demos al botn de Pag/Abon. Donde debemos de indicar el monto que se va a pagar luego aparecer el monto que se le indic en Monto pago para proceder a la totalizacin de la operacin en el botn Totalizar

4) Luego aparecer la ventana de totalizar donde se debe de indicar el detalle del pago, si es en efectivo, cheque o tarjeta, de los cuales este ejemplo es de un cheque con el Banco Venezuela (ya antes configurado) y en descripcin se coloca el detalle del pago si es posible el N. de factura que nos proporciona el proveedor.

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1) Cabe destacar que hay dos procesos para introducir al cliente en el Sistema para Cuentas por Cobrar o Abonos 1.- Realizando una compra a crdito. 2.- Que con anterioridad haya abonado cuando el sistema no exista. A continuacin slo se explicar el punto N 2, ya que el N 1 es la misma operacin que facturar pero en Monto Cancelado se deber colocar cero Bs. (0,00 Bs.) Nota Importante: Para que pueda existir un Sistema de Abono o Cuentas X Cobrar, el cliente debe de estar registrado con la Opcin de Permitir Crdito e indicar su lmite y sus das de crdito (esto se hace con la funcin F2 o Modificar Cliente en el Men Principal).

PASOS PARA REGISTRAR UNA FACTURA ANTERIOR PARA EL ABONO DE CLIENTES

Como se puede observar el Mensaje de Advertencia se debe que al registrar el cliente por este medio no se le pudo modificar la opcin de Permitir Crdito al Cliente por lo cual es conveniente registrarlo primeramente por el Mdulo de Cliente en el Men Principal del Sistema, luego se proceder a realizar la factura con el monto total cuyo pago ser Cero Bolvares (0,00 Bs.) para que quede el total de la factura como monto deudor, ejemplo: Pgina 20

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El cierre de mes como se indica se debe de hacer el ultimo da final de cada mes o bien el primer da de cada mes para cerrar el anterior, sino no ser posible trabajar con ninguna operacin del mes en curso, aqu los pasos para realizarlo.

NOTA IMPORTANTE: es recomendable hacer un respaldo del sistema completo por si existe algn improvisto, ya que no hay manera de devolverse atrs
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En este reporte se puede detallar las ventas diarias con detalles de pago (efectivo, cheque, tarjeta). Para realizar este proceso se procede de la siguiente manera: Men Reporte o Movimiento de Ventas Ventas Diarias (Detallado) TC TD

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Con este reporte se puede visualizar todos los inventarios en existencia, desde el momento que se adquiri y la disminucin hasta llegar a uno (1), aqu un ejemplo:
Men Reporte o Movimiento de Inventario Movimiento de Inventario en Unidades

Tambin se puede visualizar ms resumido en:


Men Reportes o Maestro de Inventario Productos y Servicios Productos sobre el Mximo

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Este reporte es el ms completo y con l podemos saber cuntos productos existen, el precio costo con IVA (REAL) Y los tres diferentes precios de venta al pblico, para realizar esta operacin hay que seguir los siguientes pasos:

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Hay dos maneras de ver las comisiones de los vendedores que son las que se muestran a continuacin

Nota: Las comisiones se tienen que configurar con anterioridad en el mdulo para cargar o crear los vendedores. Pgina 27

1) Para visualizar el Reporte de Movimientos de CxP hay que realizar los siguientes pasos:

Men Reportes o Movimiento Pago CxP Elegir el que ms se adece

2) Para visualizar el Repore de Compras hay que realizar los siguientes pasos:

Men Reportes o Libro de Compras o Movimiento de Compras Elegir el que ms se adece.

NOTA IMPORTANTE: Cuando salga la imagen a continuacin significa que no hay ningn reporte que mostrar, es porque ya est totalizado o no se encuentra o bien no est dentro del rango del mes a consultar.

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