Compras inteligentes IBM apuesta todo por internet.

En Guadalajara, la compaa dise una solucin que demuestra qu Publicado: Martes, 20 de septiembre de 2011 a las 14:54 Por: Guadalupe Rico Tavera IBM no se equivoc cuando dijo, hace cuatro aos, que internet revolucionara la forma de hacer negocios. Uno de los testimonios ms contundentes del impacto se encuentra en el mbito interno de la compaa: en su planta de manufactura de Guadalajara se desarroll un sistema electrnico para el manejo de la cadena de suministro. La solucin aument el valor de la produccin de $1,600 a $3,600 millones de dlares durante los ltimos tres aos. La paradoja es que la fbrica alguna vez enfrent la amenaza de cerrar sus puertas si no alcanzaba los niveles de competitividad de las plantas hermanas. Tres ingenieros de la operacin tapata disearon una estrategia de compras en lnea que, adems de alejar el peligro de la clausura, sirvi de plataforma para el actual despegue. Segn Daniel Delfn, director de Abastecimiento de la planta de manufactura de IBM de Mxico y quien con Alberto Wario y Humberto Gmez Barrera (director de cadena de suministro y arquitecto de desarrollo de software, respectivamente) comparte la autora del proyecto, sin la tecnologa, la filial tapata no hubiera crecido tres veces desde 1997. Al contar con una herramienta de productividad, la corporacin nos ha brindado cada vez ms negocios, apunta Delfn. Lo mejor, valora Eduardo Razetto, presidente y director general de IBM de Mxico, es que la operacin de Guadalajara se gan el respeto del corporativo como precursora en la aplicacin del e-business en reas de materiales y lder en e-procurement; al punto que el concepto se exporta a otras instalaciones de IBM en el mundo. Es un ejemplo de lo que una empresa mexicana puede conseguir al utilizar los beneficios de internet, comenta Razetto. Por qu instala una empresa un sistema de e-procurement? Las razones fundamentales son: no desperdiciar recursos materiales, reducir los costos por inventarios y hacer ms eficientes los procesos de manufactura. Las empresas que recurren a la tecnologa solicitan, y reciben, estrictamente lo que necesitan para fabricar un producto. No almacenan elementos innecesarios adis a los inventarios y adquieren los componentes que realmente son indispensables en ese momento. La plataforma de e-procurement se encarga, precisamente, de evitar que ocurran los desperdicios: monitorea necesidades del sistema de produccin, solicita reabastecimientos, regula costos de fabricacin y administra pagos a proveedores.

Delfn reconoce que la implantacin del sistema de e-procurement no hubiera sido posible de no iniciar, cuatro aos antes, una reingeniera en los procesos de compras de la planta. A partir de la reestructuracin, se estableci el mecanismo de jetway, sistema tambin desarrollado en casa que enlaza la instalacin tapata con sus proveedores locales. El jetway consiste en un kanban (o almacn, ver ilustracin, pgina 79)que est unido a la planta y donde el proveedor, previo pronstico de IBM, conserva partes que son de su propiedad para un turno de inventario. Desde ese almacn, el fabricante surte en forma directa a las lneas de produccin. Cuando el producto est terminado y listo para embarcarse, el sistema determina cuntos componentes posee la mercanca y genera electrnicamente el pasivo de pago. Todas las transacciones se realizan sin papel. El cambio de propiedad ocurre hasta el final de la lnea, lo que significa para IBM tener cero inventario de partes, seala Delfn. El proyecto arranc con jetways de empaque, shells (partes metlicas), y shipgroups (juego de teclado, publicaciones y CD para recuperar informacin), despus se incorporaron los de tarjetas electrnicas y displays y, a partir de diciembre, el de licencias de sistemas operativos. En total hay 15 proveedores que funcionan bajo el esquema, lo que representa 25% del valor de las compras de produccin de la planta. El jetway, dice Delfn, tambin ofrece ventajas a los proveedores. Francisco Herrera, gerente general de Ureblock, enumera los beneficios observados por la compaa fabricante de empaques: Informacin oportuna sobre los requerimientos del cliente conociendo datos reales y habilitando una respuesta flexible a los constantes cambios de demanda y de modelos; reduccin de costos por optimacin de inventarios; aumento del valor de los productos manufacturados, y crecimiento en el mercado al aplicar exitosamente el modelo con otros clientes. El tringulo del e-procurement Las transacciones electrnicas se incorporaron al jetway en enero de 1998; el concepto permita trabajar con los proveedores locales, pero de forma tan integrada que stos prcticamente vivan en la planta. Otro problema radicaba en el millar de fabricantes extranjeros, regados por todo el mundo, con los cuales se mantena un sistema tradicional de adquisiciones. En esos casos, los requerimientos se realizaban va telfono, fax o correo electrnico, lo que provocaba confusiones en trminos de materiales pedidos y materiales entregados. Ah, el reto era cmo reproducir el jetway con los proveedores internacionales para mejorar la calidad y eficiencia del proceso total. Tomando como base la web, la solucin fue disear una plataforma para transmitir electrnicamente las operaciones de compra entre IBM y sus abastecedores. La aplicacin, expone el director de abastecimiento, fue desarrollada en Lotus Notes. Al mismo tiempo, la organizacin construy una pgina web para proveedores. De igual modo, el programa se interconect con el sistema ERP (Planeacin de los Recursos Empresariales, por sus siglas en ingls) que funcionaba en la planta, con el objetivo de que el ERP de la firma SAP consolidara toda la informacin que recibiera la herramienta de e-procurement.

Desde sus inicios, la solucin fue gradualmente fortalecida con diversas transacciones para hacerla ms funcional. A grandes rasgos, explica Delfn, el proceso comienza cuando, al correr el Programa de Requerimiento de Materiales (MRP, por sus siglas en ingls), se sube a la web la informacin del pronstico de compras de la planta por las prximas 13 semanas, a fin de que el proveedor realice una planeacin. Si el fabricante confirma el pronstico en 48 horas, IBM establece un compromiso de adquisicin, en tanto que el proveedor manda el embarque hacia Guadalajara notificando al sistema sobre los componentes que estn en trnsito. El material se recibe en el Replenishment Service Center (RSC), un centro de resurtido operado por una firma de servicios local, pero construido y habilitado por IBM donde los fabricantes extranjeros mantienen sus inventarios, durante una o dos semanas, a cambio de pagar una cuota por pallet o caja (lo que evita instalar un almacn propio). Un vez que la plataforma SAP libera una orden de produccin a la lnea, al mismo tiempo enva un requerimiento de embarque al RSC, para que el centro contiguo a la planta realice el resurtido directamente en la lnea de produccin donde el material es recibido y se crea el compromiso de pago. Al final de la jornada, el sistema genera las facturas, las cuales se presentan a los proveedores para su aprobacin. stas son enviadas al rea de cuentas por liquidar de IBM, que se encarga de su programacin y de concretar el pago electrnico va banco. A partir del primer trimestre de 2001, informa Delfn, SAP incluir en la herramienta de eprocurement el estatus de pago. Ser llamado un end process, proceso que empieza cuando los proveedores conocen los pronsticos y termina cuando se les avisa que ya se gener el pago correspondiente. A la fecha, 100 proveedores de la planta trabajan con todas las funciones que implica el sistema, mientras que otros lo aplican parcialmente utilizando slo la parte de pronsticos o de facturacin electrnica. Es una labor de culturizacin, una tarea de crear la confianza de que la relacin electrnica es ms vlida que cualquier otra, ataja el directivo. De hecho, adelanta que, en el primer trimestre, el programa arrancar en forma piloto para la adquisicin de partes y refacciones de mantenimiento de maquinaria y equipo, lo que implica la integracin de 450 proveedores internacionales. Conquistadores tapatos A travs del sistema, durante sus tres aos de vida, se han realizado compras por valor de $3,000 millones de dlares, con resultados que superaron las expectativas iniciales. Entre los ms significativos destacan un aumento en la rotacin de inventarios (al pasar de 12 vueltas en 1997 a 60 al cierre de 2000) y la consiguiente disminucin de su costo financiero, acceso a precios de oportunidad, simplificacin del proceso de facturacin, y reduccin del nivel de destruccin de partes obsoletas o daadas (de 1 a 0.5% del valor de los productos). En lo que corresponde al flujo de efectivo, la operacin tapata de manufactura dej de ser deficitaria (antes, en promedio, reciba de la corporacin 10 das de capital de trabajo), para convertirse ahora en una operacin superavitaria en cinco das. Todo ello, afirma Delfn,

hace que la planta de Guadalajara sea una de las ms competitivas en costos y que reporte los resultados financieros ms altos del corporativo. El proceso de logstica de materiales, advierte el entrevistado, es una relacin ganar-ganar; los proveedores tambin comparten beneficios, como mejora en el proceso de planeacin, informacin sobre el inventario en toda la trayectoria, eliminacin de facturas rechazadas, capacidad de reaccin rpida cuando hay cambios por parte de IBM, mayor valor agregado para el cliente, etctera. Debido al xito del proyecto, otras instalaciones hermanas lo estn adoptado. Es el caso de la divisin de almacenamiento de IBM, con sede en Alemania, que convirti al sistema en 1999 una plataforma para controlar siete sitios internacionales. A partir de noviembre de 2000, la solucin qued instalada en la planta de Raleigh mediante una rplica diseada en el occidente mexicano que corre desde Guadalajara. La fama del sistema tapato podra extenderse ms all del mundo ibemista, puesto que la divisin de propiedad intelectual de la firma ya registr y adapt el proceso para implementarse en compaas externas. La marca fue registrada en la oficina de patentes de Estados Unidos con el nombre de I-LMS (Intelligent Logistic Management System; Sistema Inteligente de Administracin de Logstica) y, segn uno de sus inventores, hay varias empresas interesadas en adquirir la licencia de uso. Dado que la optimacin de la estrategia de e-procurement es una constante, Delfn seala que al sistema se le aadi otra funcin: subir a la web la informacin del inventario que posee la filial tapata. Con ello, el proveedor adquiere un panorama completo del inventario en trnsito hacia Guadalajara, de lo que hay en el RSC y de cunto tiene la planta en su proceso de produccin. Con la nueva aplicacin, el fabricante es dueo del inventario hasta que se manufactura el producto; es decir, toma del jetway el concepto de pago por consumo, de modo que el inventario de IBM tambin sea cero. A partir de este cambio, cuyas primeras transacciones se concretaron con xito en diciembre de 2000, el sistema empez a denominarse jetway 2, y con l se espera que la rotacin de inventario se incremente de 60 a 100 vueltas para el ao 2001. De momento, entre lo que ahora se distingue como jetway 1 (al que tambin se le han agregado transacciones electrnicas) y jetway 2 suman 95% de las compras de materiales de produccin la planta, y el resto sigue manejndose en forma convencional. Son proveedores mundiales muy grandes, los cuales tambin estn desarrollando sus propios sistemas de e-business y que tienen inters en que se use el de ellos, argumenta Delfn. Mientras tanto, la planta de manufactura de IBM espera que en el futuro converjan los dos sistemas en uno solo. De lograrlo, significara otro paso adelante en la creacin de una nueva generacin de sistemas de logstica.