NORMAS Y PROCEDIMIENTOS TRIBUTARIOS

RECAUDACION Instructivo Tcnico

N 70.20.90.019

Declaracin Informativa Retenciones I.V.A

Versin 1.0. Preliminar, Diciembre 2002 Sujeto a modificacin de Forma

Instructivo Tcnico Declaracin Informativa de Retenciones IVA Versin 1.0 Preliminar

TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIN ........................................................................................................ 3 I GENERACIN DE ARCHIVOS ................................................................................ 4 1. NORMAS PARA LA GENERACIN DE ARCHIVO ............................................ 4 2. DESCRIPCIN DE LOS CAMPOS...................................................................... 5 II. MODELO DE REGISTRO ...................................................................................... 7 1.REGISTRO NICO ............................................................................................... 7 2. VALIDACIN DE CAMPOS ................................................................................ 7 ANEXO 1 FLUJO DE PROCESO DECLARACIN INFORMATIVA RETENCIONES IVA.....11

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INTRODUCCION
De conformidad con los artculos 15 y 16 de la Providencia Administrativa N SNAT/2002/1.454 de fecha 29 de noviembre de 2002, en concordancia con lo previsto en el artculo 15 de la Providencia Administrativa N SNAT/2002/1.455 de fecha 29 de noviembre de 2002 publicadas en la Gaceta Oficial N 37.585 de fecha 05 de diciembre de 2002, mediante las cuales se designan a los Entes Pblicos Nacionales y a los Contribuyentes Especiales Agentes de Retencin del Impuesto al Valor Agregado (IVA), por las adquisiciones de bienes muebles y las recepciones de servicios que realicen con proveedores que sean contribuyentes ordinarios del impuesto . En el presente Instructivo se establece la normativa a seguir para la generacin del formato electrnico nico y sus validaciones por parte de los Contribuyentes Especiales y Entes Pblicos Nacionales designados como Agentes de Retencin. En caso de observaciones srvanse remitirla a travs del correo electrnico retencionesiva@seniat.gov.ve .

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I GENERACION DE ARCHIVOS
1. NORMAS PARA LA GENERACIN DE ARCHIVO
1. Los Agentes de Retencin designados segn las Providencias N SNAT/2002/1.454 y N SNAT/2002/1.455 del 29 de noviembre de 2002, Gaceta Oficial N 37.585 del 05 de diciembre del 2002 estn obligados a entregar a la Administracin Tributaria la Declaracin Informativa de Retenciones, a travs de la transmisin electrnica de acuerdo al formato establecido en el presente instructivo. 2. Los Entes Pblicos que cumplan con lo sealado en los numerales 1, 2 y 3 del artculo 11 del la Providencia N SNAT/2002/1.455 del 29 del noviembre del 2002, debern realizar la Declaracin Informativa de Retenciones mensualmente, a travs del Mdulo desarrollado para tal fin en el Portal Fiscal del SENIAT (http://www.seniat.gov.ve). 3. Los Entes Pblicos que no tramiten pagos sujetos a retencin mediante Ordenes de Pagos giradas contra la Tesorera Nacional o con Cheques, debern presentar la Declaracin Informativa de Retenciones a travs del Mdulo desarrollado para tal fin en el Portal Fiscal del SENIAT (http://www.seniat.gov.ve), de acuerdo a los criterios establecidos en el numeral 4 del artculo 11 de la Providencia Administrativa N SNAT/2002/1.454 del 29 de noviembre del 2002. 4. Los Contribuyentes Especiales deber efectuar la Declaracin Informativa de acuerdo al cronograma previsto en la Providencia Administrativa N SNAT/2002/1.491 del 14 de noviembre de 2002, publicada en la Gaceta Oficial N 37.591 del 13/12/2002 y a travs del Mdulo desarrollado para tal fin en el Portal Fiscal del SENIAT (http://www.seniat.gov.ve). 5. El mdulo de Declaracin Informativa de Retenciones, permitir transmitir los registros de compras y ventas, a travs de un archivo texto tipo TXT, de acuerdo a los campos indicados en el Modelo de Registro nico. 6. Cada Declaracin Informativa (archivo TXT) solo dispondr de los datos relativos a las Compras y Ventas del Agente de Retencin (Facturas, Notas de Dbitos / Notas de Crditos, Certificaciones, incluyendo las operaciones Importacin y Exportacin).

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2. DESCRIPCIN DE LOS CAMPOS 1. RIF del Contribuyente (Agente de Retencin): Alfanumrico de 10 caracteres corresponde al nmero del Registro de Informacin Fiscal del Agente de Retencin. (ver ANEXO 2). 2. Perodo Impositivo: Numrico 6 caracteres, perodo para el cual se aplica la retencin, (AAAAMM). Ej.:200209 3. Fecha Documento: Numrico de 10 caracteres, sin separacin de guiones o espacios en blancos (AAAAMMDD) y corresponde a la fecha de la factura, Nota de Crdito, Nota de Dbito o Certificacin, Declaracion de Importacin, la cual debe estar comprendida en el perodo de imposicin, salvo los casos de ajustes. Ej.: 20020902. 4. Tipo de Operacin: Alfabtico de 1 posicin, identifica el tipo de operacin, coloque si es Venta o Compra de la siguiente manera.
V= C= VENTA COMPRA

5. Tipo de Documento: Numrico de 2 dgitos, soporte fsico que origin la operacin, coloque siempre cero a la izquierda:
01 = Factura 02 = Nota de Dbito 03 = Nota de Crdito 04 = Certificaciones 05 = Forma Importacin 06 = Forma Exportacin

6. RIF Vendedor/Comprador: Alfanumrico de 10 caracteres, corresponde al nmero de Registro de Informacin Fiscal de la persona jurdica natural (ver ANEXO 2) que genera la Factura / Nota de Crdito / Nota de Dbito, (J000000000). En caso no poseer RIF el proveedor completar con ceros (0). 7. Nmero de Documento: Alfanumrico con un mximo de 20 caracteres corresponde al nmero de Factura, Declaracin de Importacin o Exportacin, Nota de Crdito o Nota de Dbito. En el caso de Importacin la identificacin de ste campo es el N de la Planilla C-80 C-81, C-86 y para la Exportacin es el nmero del Forma D. Ej. A12345678. 8. Nmero de Control Documento: Alfanumrico hasta un mximo de 20 caracteres corresponde al nmero de Control de Factura (N asignado por el SENIAT a las facturas). En caso de no aplicar coloque Cero (0).
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9. Monto Documento: Numrico con un mximo de quince (15) dgitos, corresponde al monto total de factura, Nota de Crdito, Nota de Dbito o Declaracin, el smbolo separador decimal es el punto (.). 10. Base imponible: Numrico de 15 dgitos, corresponde al precio de la operacin de venta o prestacin de servicio, sobre el cual corresponde la aplicacin de la alcuota impositiva, el smbolo separador de decimal es el punto (.). 11. Monto IVA (IVA Retenido): Numrico de 15 dgitos, corresponde al monto del IVA retenido por parte del comprador al proveedor del bien o servicio reflejado en las Facturas, Notas de Crdito o Notas de Dbitos, smbolo separador de decimal es el punto (.). 12. Nmero de Documento Afectado: Alfanumrico de 20 caracteres corresponde al nmero de factura o documento soporte afectada por una operacin de Nota de Dbito, Nota de Crdito o Anulacin. Ej. BB45678903. 13. Nmero de Comprobante: Alfanumrico de 14 caracteres identifica el comprobante que se le emiti al proveedor de bien o servicio al cual se le efectu retencin parcial o total del IVA. AAAAMMSSSSSSSS.
Formato: AAAA (ao) MM (mes) SSSSSSSS (secuencial de emisin, completar con ceros (o) a la izquierda).

13. Monto Exento IVA: Numrico de 15 caracteres que indica el monto de operaciones que por su naturaleza (exenta, exonerada o no sujeta) no generan crdito o dbito fiscal, smbolo separado de decimal es el punto (.). 14. Alcuota: Numrico de 5 caracteres refleja el porcentaje que registra la alcuota aplicada a la factura o declaracin:
Alcuotas Vlidas 16 % 26 % 8% 14,5 % 0%
General Adicional Reducida Hechos Imponibles perfeccionados hasta el 31/08/02 slo en caso de ventas exportacin

16. Nmero de Expediente: Alfanumrico de 15 caracteres que identifica el nmero de confrontacin o expediente, asignado por el CODA o SIDUNEA, para la operacin de importacin. Sin caracteres especiales (guiones, puntos, barras).
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II. MODELO DE REGISTRO

1. REGISTRO NICO
CAMPOS OBLIGATORIOS COLUMNA Rif_Contribuyente Perodo _ impositivo Fecha_Documento TIPO CHARACTER(10) NUMBER(6) CHARACTER(10)
Exportador ANCHO DESCRIPCION 10 RIF. Ej. X J999999999 6 Ej. 200204 X (aaaamm) 10 Factura, Nota de X Dbito, etc. Ej. 20020101 (aaaammdd) 1 C = Compra, X V = Venta Ej. V o C 2 01 Factura, X 02 Nota de Dbito, 03 Nota de Crdito 10 Ej. J999999999 X Retencin

X X X

Tipo_Operacin Tipo_Documento Rif_Comprador_Vendedor Nmero_Documento Nmero_Control_Documento Monto_Documento Base_Imponible Monto_IVA Nmero_Documento_Afectado Nmero_Comprobante Monto_Exento_IVA Alcuota Nmero_Expediente

CHARACTER(1) CHARACTER(2) CHARACTER(10) CHARACTER(20) CHARACTER(20) NUMBER(15,2) NUMBER(15,2) NUMBER(15,2) CHARACTER(20) CHARACTER(14) NUMBER(15,2) NUMBER(5,2) CHARACTER(15)

X X X X X X X X X X X X X

20 20 15 15 15 20 14 15 5 15

Ej. WS2345678 Ej. WS2345678 Ej. 1345990.90 (1) Ej. 1345990.90 (1) Ej. 1345990.90 (1) Ej. BB45678903 Ej. 200021012345678 Ej. 12365.25 (1) Porcentaje de la alcuota aplicada. Ej. 14.50 Nmero de control de Confrontacin de la de operacin de importacin

X X X X X X -----

(1) El smbolo separador de decimal debe ser el punto (.).

NOTA: En el caso de los Contribuyentes Exportadores, cuando la entrega de los datos se realice en medio magntico, el Nombre del Archivo debe ser: Relacin de Facturas + Perodo Impositivo en formato AAAAMM + Nombre del Contribuyente Exportador.

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2. VALIDACIN DE CAMPOS
Los campos de montos en bolvares debern tener mximo 15 posiciones y dos valores decimales, el separador de decimal es el punto (.) Ejemplo.: 9999999999999.99. El separador de columna debe ser el tabulador

1. RIF Contribuyente (Agente de Retencin): 10 posiciones sin espacio ni guiones. Ej. J000000000, La naturaleza del contribuyente slo pueden ser: J = jurdico, V = natural, P = pasaporte, E = Extranjero, G = gobierno. Ms 9 dgitos del nmero asignado incluyendo el verificador. (Ver ANEXO 2). 2. Perodo de Imposicin: Numrico con una mximo de seis 6 posiciones, correspondiente a la fecha de pago de impuesto, debe ser generado bajo el siguiente esquema AAAAMM, Ej. 200204. 3. Fecha Documento Numrico 10 caracteres, campo correspondiente a la fecha de factura o Documento soporte, debe completarse bajo el siguiente esquema: (AAAAMMDD), el mes debe coincidir con el perodo de retenciones que esta declarando y los das respetar el orden cronolgico , excepto cuando se registre ajustes, en tal caso la fecha debe ser menor al AAAAMM declarado .
4. Tipo de Operacin: Campo de una posicin alfabtica, en letra mayscula bajo el siguiente esquema distinguir el tipo de operacin: V = Venta C = Compra

5. Tipo de Documento: Campo numrico de dos (2) posiciones, con un cero a la izquierda, bajo el siguiente esquema, de acuerdo al tipo de documento:
01 02 03 04 05 06 Factura Nota de Dbito Nota de Crdito Certificaciones Importacin Exportacin

6. RIF Proveedor/Comprador: Campo alfanumrico con un mximo de diez (10) posiciones sin espacio, ni guiones. Ej. J00000000. Cumple las mismas validaciones que en campo RIF del Agente de Retencin (ver ANEXO 2). Si el campo no presente informacin (proveedor sin RIF), se validar que el monto retenido sea del 100%. Por retenciones a entes no domiciliados debe
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indicarse el RIF del Agente de Retencin y se validar que el monto retenido sea del 100%. En caso de operaciones de Importacin o Exportacin el RIF debe coincidir con el del Importador o Exportador. 7. Nmero de Documento: Alfanumrico con un mximo de vente (20) posiciones, mayor que cero (0), no debe contener espacios en blanco entre los caracteres, en caso de aplicar colocar ceros (0). Identifica la factura, nota de dbito o crdito, planillas de importacin o exportacin. 8. Nmero de Control Documento: Alfanumrico con un mximo de veinte (20) posiciones, corresponde al nmero pre-establecido por la imprenta, no debe contener espacios en blanco entre los caracteres, en caso de no aplicar completar con ceros (0).
9. Monto Documento: Numrico con un mximo de quince (15) caracteres,

mayor que cero (0), el smbolo separador de decimal es el punto (.). Ej: 4356987.23 10. Base Imponible: Campo numrico con mximo de quince (15) caracteres, mayor que cero (0), el smbolo separador de decimal es el punto (.). Ej: 1236987.23. 11. Monto IVA: Campo numrico con mximo de quince (15) caracteres, registra IVA retenido por el comprador al proveedor, el smbolo separador de decimal es el punto (.). Ej: 7566987.23. Se determina en funcin de la Base Imponible por el porcentaje de retencin por la alcuota impositiva. El monto indicado por el agente debe ser mayor o igual a: [Base imponible * Porcentaje de Retencin * Alcuota Normalizada], el Porcentaje de Retencin: la establecida en cada Providencia N y la alcuota normalizada: corresponde a la indicada por el agente de retencin siempre y cuando coincida con los valores de las alcuotas vlidas son: 8%,16% y 26% en las compras nacionales con RIF valido. En caso de que la alcuota indicada por el agente de retencin no coincida con las alcuotas vlidas, la alcuota normalizada corresponder a la indicada o corregida por la administracin 12. Nmero Documento Afectado: Campo alfanumrico con un mximo de veinte (20) caracteres, que debe ser generado siempre que registre una nota de dbito o crdito. En caso de no aplicar completar con ceros (0). 13. Nmero de Comprobante: Alfanumrico con una mximo de catorce (14) posiciones sin guiones y espacios, debe validarse que los caracteres
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secunciales sean nicos en el perodo por concepto retencin parcial o total del IVA. Sin separador el campo indica (ao, mes secuencia de emisin (AAAAMMSSSSSSSS)) Ejemplo: 20021012345678. 14. Monto Exento IVA: Numrico de quince (15) caracteres, mayor que cero (0), registro del monto de operaciones que por su naturaleza (exenta, exonerada o no sujeta) no generan crdito o dbito fiscal. Separador de decimal es el punto (.). 15. Alcuota: Numrico de cinco (5) posiciones (porcentaje), mayor que cero (0), la alcuota aplicada a la factura. El SENIAT determinar la alcuota normalizada cuando el Agente de Retencin no registre en el campo el valor definido como alcuota vlida de acuerdo a la tabla siguiente:
Alcuotas Vlidas 16 % 26 % 8% 14,5 % 0%
General Adicional Reducida Hechos Imponibles perfeccionados antes del 31/08/02 slo en caso de ventas exportacin

Nota 1: Cuando se determinen normalizaciones de alcuotas el Agente de Retencin deber corregir en su declaracin definitiva del IVA el tem 65 con el valor vlido de la Alcuota. Nota 2: En el caso de importaciones ste campo corresponder a la alcuota aplicada en Aduanas. Nota 3: Cuando en una Exportacin el Tipo de Documento sea 06 y se cumpla la condicin: Tipo de Operacin: V se aceptar la alcuota de 0%. Nota 4: Los ajustes se permitirn con la alcuota del 14.5%, hechos Imponibles antes del31/08/02. 16. Nmero de Expediente: Alfanumrico de quince 15 caracteres, sin guiones y separadores, que identifica el nmero de confrontacin o expediente, asignado por el CODA o SIDUNEA en el SENIAT por la operacin de importacin, el cual aparece registrado en cada planilla C-80, C-81 y C-86. Cuando no corresponda debe completarse este campo con cero (0).

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ANEXO 1 FLUJO DE PROCESO DECLARACIN INFORMATIVA RETENCIONES IVA, AGENTES DE RETENCIN

Contribuyente/ Funcionario Ingresa a SENIAT.GOV.VE con su Usuario y Clave
1 2

Ingresa a la Opcin carga Archivo TXT

Mdulo Valida datos

4 SI 7 5

Datos correctos
6

NO

Muestra Neto a Pagar y las Opciones de Pago.

Genera Mensaje se carg satisfactoriamente

8

Muestra lista de errores.

Corrige Errores en el archivo TXT

NO

Pago Internet
10 SI

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11

Portal Fiscal SENIAT

Los detalles del Proceso sern presentados en el Manual de Usuario N70.20.90.021 desarrollados para el Mdulo

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