LA GNESIS DE LOS DOCUMENTOS 1.

Introduccin Todo documento escrito se produce en un lapso temporal, en el que es posible establecer distintas situaciones de su evolucin gentica. Mediante la escrituracin documental, la voluntad recuerda la accin previa que ha motivado dicha escrituracin y, en consecuencia, los documentos se escriben memoriam de dicha accin. Tanto los documentos simples que originan el expediente administrativo contemporneo como la produccin documental medieval y moderna se agrupan en sucesivas fases comprendidas en dos momentos, conceptualmente distintos, que pueden ser sucesivos o bien pueden darse unidos sin solucin de continuidad. De manera que el documento es consecuencia de un itinerario temporal, en el que se suceden una actio, el nacimiento del acto jurdico, y una conscriptio, su puesta por escrito. La conclusin del proceso de elaboracin documental est constituida por la traditio, o entrega material del documento a la parte interesada, que lo conservar como ttulo a efectos probatorios. 2. Actio (inicio del acto jurdico) Un acto jurdico (negotium) es una declaracin de voluntad por la cual una o varias personas pretenden producir efectos amparados por el Derecho. Es entonces un acto voluntario destinado a suscitar, confirmar, modificar o entender los derechos y las obligaciones y a engendrar un recurso, en justicia, en caso de que el derecho sea amenazado. El acto jurdico que precede a la escrituracin puede comprender distintas fases que, o bien provocan el nacimiento del actum negocial, o bien participan en el mismo. Entre las primeras se ad cautelam o in

encuentran la petitio y la intercessio y, entre las segundas, la interventio y la testificatio.

2.1 Petitio (peticin) La petitio es la peticin motivada, escrita u oral, y presentada o dirigida a una autoridad por el futuro beneficiario de un acto o por su representante para que se tome en su favor una decisin. Si el hecho jurdico contenido en el documento surge como consecuencia de una peticin hecha por la parte interesada, la petitio puede quedar reflejada en la propia formulacin de un modo claro, concretamente en la exposicin de motivaciones del texto documental. Estas menciones son frecuentsimas en todo tiempo: en algunos documentos hispano-visigodos, el uso de las peticiones se manifiesta ya en el siglo VI. En la cancillera pontificia, a partir del siglo XIII, las splicas dirigidas a la Santa Sede deban ponerse por escrito y redactarse conforme a un formulario fijado. A partir del siglo XV se transformaron en ttulos por la aposicin de una forma de otorgamiento, llamada signatura que adoptaba formas diferentes (aprobacin por Fiat, por Concesum o por Audiat). La peticin escrita elevada a la autoridad se llam tambin memorial, sobre todo en la documentacin de Indias. En caso de que fuera dirigida a un juez o tribunal, tambin se denominaba demanda. El placet es la aprobacin dada por una autoridad a una peticin. 2.2 Intercessio (intervencin) La intercessio es la intervencin de un tercero (intercessor) para apoyar una demanda. Si se redacta por escrito recibe el nombre de recomendacin.

Los intercesores solan ser miembros de la familia del soberano, altos dignatarios laicos o eclesisticos o, ms tardamente, funcionarios de la Administracin, los cuales presentaban la splica al peticionario a quien haba de concederla, rogndole su aceptacin. En la documentacin hispano-visigoda quedan huellas de intercessio delatadas por verbos como suggerere o rogare. En la documentacin de Indias, el lugar de la intercesin lo ocupar oficialmente el informe, de manera que los memoriales presentados a travs de las autoridades delegadas deban ser informados. 2.3 Interventio o consensus (consentimiento) El consentimiento (consensus) es un asentimiento dado por quien est de acuerdo con una decisin, a la que tena derecho a oponerse. Se trata, en consecuencia, de la participacin que, por distintas causas, tienen terceras personas en la actio documental, dando su consentimiento al acto jurdico. El origen de dicha intervencin se encuentra en la Alta Edad Media, en las confirmaciones de documentos anteriores. En estos casos, el soberano solicitaba la intervencin de terceras personas que, pudiendo recibir un dao con el asunto confirmatorio, daban su consentimiento o conformidad a la disposicin real. Los confirmantes del pie del documento son reflejo de la interventio. Estos intervinientes suelen estar ntimamente relacionados con el otorgante del documento, as los grandes personajes del reino en los documentos reales, los cardenales en los documentos pontificios o la mujer casada bajo el rgimen de comunidad de bienes en los contratos realizados por su marido. La interventio consta en los documentos hispano-visigodos, revelada por frmulas como ex consensu. En la cancillera castellana, a partir del siglo XIV, un informe expresado al margen de una peticin remitida al rey se llam

consulta. En sta, por tanto, se plasma la participacin de los intervinientes en la actio documental. Por extensin, recibi el nombre de consulta el documento en que el individuo o institucin transmita al soberano su consejo en el negocio que le haba sido encomendado.

2.4 Testificatio (lista de testigos) La lista de testigos es el elemento el acto que contiene los nombres de los testigos del acto escrito, del acto jurdico o de ambos, los cuales constatan la existencia de este acto y dan en l su asentimiento. Las frmulas utilizadas en el texto suministran, a veces, el momento en que se produjo su intervencin: as, si indican que viderunt et audierunt, o sea, que los testigos vieron los hechos y oyeron las palabras, se refiere a la actio; si precisan qui firmaverunt, o sea que lo firmaron, hace relacin a la conscriptio. Poco a poco, estas suscripciones se abrevian y simplifican hasta reducirse a una simple indicacin, consistente en una serie de nombres introducidos por una frmula tal que Hii sunt testes, o sea stos son los testigos; huius rei testes sunt, es decir son testigos de este hecho, etc. En documentos pblicos aparecen grandes oficiales que real o ficticiamente estuvieron presentes en la decisin del monarca, mientras que en los documentos privados, al reposar su fuerza probatoria sobre el testimonio de personas presentes a la conclusin del contrato, stas intervenan all necesariamente. 3. Conscriptio (puesta por escrito) El itinerario de las conscriptio, la fase de realizacin grfica del documento, se plasma tambin en sucesivos momentos recogidos por

el

formulario:

iussio-rogatio,

imbreviatio,

mundum,

recognitio,

registratio, validatio y taxatio. 3.1. Iussio-rogatio (mandato-ruego) El mandato de un acto (iussio) es la accin por la cual se da la orden de proceder al establecimiento del acto escrito; la orden puede ser escrita o verbal. Puede estar dada por el autor del acto jurdico o bien por una persona o una institucin, en quien confi la instruccin el negocio y en quien deleg, habida cuenta de su competencia, la decisin. La rogatio es el ruego de la instrumentacin de un acto privado. Cuando se trata de un soberano o de un personaje que tiene a su servicio una cancillera, una oficina encargada de la redaccin, escrituracin, validacin y expedicin de documentos, dar a la misma la orden (iussio) de proceder al establecimiento del acto escrito. De aqu que al escriba se le llame tambin rogatario. Distintas frmulas documentales aluden a la orden de expedicin, que suele aparecer en expresiones como qui hanc cartam fieri volui (que quise hacer esta carta) o fieri iussit (mand hacer), dada por el autor directamente o a travs del canciller o de algn otro alto funcionario de la cancillera. Con gran frecuencia, en la suscripcin del escriba se encuentra intercalada la expresin de que el documento ha sido escrito iussu domini regis, es decir, por mandato de mi seor el rey. En la cancillera castellana, a partir del reinado de los Reyes Catlicos, la concesin de mercedes se hizo por medio de documentos en papel, sobre los cuales y, segn mandato real contenido en los mismos y dirigido a oficiales de la cancillera, los altos funcionarios de la misma: canciller, notarios mayores y mayordomo mayor, expedan las cartas de privilegio correspondientes. En los documentos privados, la rogatio queda reflejada en las suscripciones del autor jurdico: Signum N. qui hanc cartam fieri

rogavit (Signo de N., que rog hacer esta carta) o del autor material: N., rogatus, scripsi et subscripsi (N., rogado, escrib y suscrib). 3.2 Imbreviatio (borrador) La fase inmediata a la iussio-rogatio sera la puesta por escrito de la actio, donde deba expresarse el negocio jurdico mediante frmulas exactas, que no diesen lugar a interpretaciones ambiguas del asunto que se trataba de documentar; sta es una de las razones por las cuales, antes de la redaccin definitiva del documento, se haca un escrito preparatorio del mismo. Un borrador o primer bosquejo es un proyecto informal de redaccin de un texto, al que se pueden aportar todas las correcciones necesarias. En la documentacin privada, estos borradores son notas muy sumarias, anotaciones de las partes esenciales del contrato escritas, a veces, en el dorso o en alguno de los mrgenes del propio pergamino sobre el que, posteriormente, un amanuense escribira la redaccin definitiva del documento. En la Alta Edad Media se consideraba que, mediante la transmisin del documento en curso de ejecucin, quedaba perfeccionado el negocio jurdico chartae). Desde el siglo XII, los notarios comenzarn a escribir sus notas no ya en el dorso o en el margen del pergamino, sino en una hoja aparte, llamada minuta. sta, en la Baja Edad Media, puede ser definida como la primera redaccin de un acto, cuyo texto se establece de tal manera que puede servir de matriz para la expedicin del acto y para eventuales reexpediciones. Las minutas de un notario, que constituyen su minutario, estn normalmente asentadas en un registro, llamado tambin minutario. La Imbreviatio de los documentos pblicos se haca en una minuta, que durante mucho tiempo fue slo un escrito preparatoriop ( traditio

el documento. A partir del siglo XIV se han conservado algunas, convertidas en los verdaderos originales. En la cancillera pontificia, a juzgar por sus registros, existieron minutas desde el siglo IX; en el siglo XIII surge una oficina encargada exclusivamente de la confeccin de las mismas, muchas de las cuales han llegado hasta nuestros das. Sabemos que, en la cancillera de la Corona de Aragn, en el ltimo tercio del siglo XIII algunos documentos se copiaban en los registros sobre la minuta (a quoddam minuta) y que la redaccin de las mismas corra a cargo de distintos personajes (consejero, canciller, secretario, juez, minutantes, etc.) 3.3 Mundum (ingrossatio) Una vez que la minuta haba sido revisada, corregida y aprobada por el funcionario competente, se proceda a ponerla en limpio (in grossam litteram), lo que ya era obra de un escribano o grossator, personaje distinto, normalmente, del que realiz la minuta, cuya funcin especfica era la expedicin o la grossa del acto. Ingrosar (ingrossare) es la operacin que consiste en escribir, a partir de la minuta, (o eventualmente un borrador), la grossa o la expedicin. La puesta en limpio de un acto, el mundum, constituye la expedicin establecida por el autor del acto escrito o bajo su responsabilidad. 3.4 Recognitio (reconocimiento) Una vez puesto en limpio, el documento deba ser revisado, para comprobar que su redaccin era correcta, que responda a las intenciones de su autor y que se haban cumplido las diversas fases de la conscriptio. La recognitio (reconocimiento) de cancillera es una suscripcin de cancillera hecha por un oficial que declara hacerse responsable del documento (recognovi) y aade all, a menudo, una seal figurada (colmena. Rbrica, etc).

La

realizacin

de

la

recognitio

puede

expresarse

sobrentenderse y adoptar distintas expresiones segn pocas o cancilleras. En los documentos emanados de la autoridad pblica, un oficial de cancillera realizaba esta funcin comprobatoria, que llevaba consigo una atenta lectura del mundum y un reconocimiento del mismo, segn delata el formulario: relegi (rele); legi et suscripsi (le y suscrib); recognovi et suscripsi (reconoc y suscrib).

3.5 Registratio (registracin) La registracin es un procedimiento que consiste en transcribir sucesivamente, ntegramente o por extracto, el texto o el contenido de los actos, a medida que son expedidos o recibidos. Segn pocas y cancilleras, las transcripciones en un registro se hacan en diferentes momentos de la documentacin, bien sobre el original, bien sobre la minuta; en ocasiones no se registraban todos los documentos, sino slo algunos de ellos y, en tal caso, variaban los criterios seguidos para la seleccin. 3.6 Validatio (validacin) La validacin de un acto resulta de las acciones por las cuales recibe sus signos o marcas de autenticidad, variables segn las pocas, usos cancillerescos y normativas (suscripcin, signatura, signo, monograma, rota, sello, etc.). Las suscripciones son las frmulas por las cuales las partes, los testigos del acto jurdico o del acto escrito y el escriba marcan la participacin que han tenido en dicho acto y manifiestan su voluntad personal, su consentimiento o su presencia.

Autgrafas al principio, despus generalmente escritas por el rogatario, las suscripciones comportan, con frecuencia, la palabra subscripsi), completa o abreviada (subs. ss.). La suscripcin notarial es la frmula por la cual un notario se nombra, indicando la parte que ha tenido en la puesta por escrito del acto, responsabilizndose del mismo, particularmente por la aposicin de su signo manual, para darle un valor autntico. El signo es una marca personal que se inserta o que se permite poner por las partes o los testigos del acto. Otro signo de validacin es la rota, figura de forma circular, propia de ciertas cancilleras, dibujada al pie de ciertos documentos solemnes para darles un suplemento de solemnidad y de validez. La signatura es una marca personal autgrafa, compuesta por el nombre de la persona (o una parte del mismo) y generalmente seguida de una rbrica, siempre idntica a s misma, por la cual su autor se responsabiliza del escrito sobre el que la apone. Desde comienzos del siglo XIV se generalizan las firmas autgrafas, tanto reales como particulares. En los documentos reales hispanos es frecuente que los monarcas firmen expresando su ttulo: Yo el Rey. Un sello de validacin es un sello cuya aposicin tiene como fin conferir a la cosa as marcada un testimonio y, particularmente, dar al contenido de un documento una garanta de autenticidad. El sello es el elemento esencial y ltimo de la validacin. En el siglo XVII se introdujo el papel sellado para todo instrumento pblico. 3.7 Taxatio (tasacin) La tasacin de los documentos es la operacin por la cual se estimaba, tras la tarifa y, segn las modalidades de cada cancillera, la tasa que haba que pagar por el derecho del sello y otras tasas (registro, eventualmente iluminacin, etc.) y por la que se poda acordar la gratuidad para ciertos destinatarios.

4. Traditio (entrega) Tras el pago de los derechos correspondientes o la promesa de abonarlos, los documentos eran entregados a los destinatarios o a sus representantes. En la cancillera de la Corona de Aragn, los porteros o veguers eran los encargados de entregar los documentos a los destinatarios residentes en la Corte, mientras que, para enviar documentos a lugares distintos de la villa donde se encontraba la cancillera, se usaron cursores o correos.

5. Valoracin final Con el paso del tiempo, sobre todo en la poca moderna y contempornea el proceso de elaboracin, escrituracin y validacin documental, mxime si se trata de tipos documentales totalmente nuevos, ha cambiado bastante, tanto si concierne a documentos oficiales y pblicos como a privados. No obstante, en los documentos actuales perduran varios de los elementos y requisitos anteriormente mencionados, los de la actio y la conscriptio, en muchos casos bastante transformados y simplificados o complementados y sustituidos por otros nuevos, conforme a la normativa jurdico-administrativa en vigor y en consonancia con la reglamentacin notarial y registral. 6. Bibliografa

MARN MARTNEZ, Toms: Paleografa y diplomtica. Unidades Didcticas, UNED, Madrid, 2003

10

MONTERDE ALBIAC, Cristina: Gnesis documental, en RIESCO TERRERO, ngel: Introduccin a la Paleografa y la Diplomtica general, Coleccin Letras Universitarias, Editorial Sntesis, Madrid, 2000 TAMAYO, Alberto: Archivstica, Editorial Ctedra, Madrid, 1996 diplomtica y sigilografa,

11