Cdigo Contable El cuadro de cuentas puede operar hasta con 14 nmeros en parejas o con otra estructura, la cual debe

ser definida antes de iniciar la instalacin de los mismos. Adjunto encontrar la propuesta hecha por nosotros para un cuadro de cuentas bsico, en un nivel de cuentas de control o de mayor. Las cuentas auxiliares o de detalle quedan para ser definidas por cada empresa de acuerdo con sus necesidades. 0 00 00 00 00 00 00 A continuacin definimos la estructura del Cuadro o Catlogo de Cuentas para cualquier tipo de empresa, bajo los siguientes parmetros: Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4 Nivel 5 Nivel 6 Descriptivas Generales o de Actividad Cuentas de Resumen o departamentales Cuentas de Mayor o de Control Subcuentas Cuentas Auxiliares o de detalle 1 dgito 1-5 1 dgito 0-9 1 dgito 0-9 2 dgitos 0 - 99 2 dgitos 0 - 99 2 dgitos 0 - 99

Como se puede observar el catlogo puede crecer en el futuro con 5 dgitos para cuentas auxiliares o de detalle, los cuales no seran necesarios si la empresa mantiene los dems mdulos funcionando. El Sistema de Contabilidad ALFA tiene muchas bondades, sin embargo tambin tiene algunas restricciones, las cuales explicamos seguidamente: 1. Para que las cuentas puedan ser abiertas requieren de un status (N S) , las cuentas con status N no permiten recibir transacciones directas, sino que son cuentas de acumulacin, las cuentas S son las nicas que permiten recibir dbitos y crditos directos. Cuando por causas especiales el usuario requiere modificar una cuenta de status S para que acte como una cuenta de status N y crearle cuentas auxiliares debe abrir primero las cuentas de status S, trasladar mediante asiento los saldos o movimientos y despus de verificar su saldo correcto modificar el status. La cuenta de status S que haya recibido movimientos en un perodo no puede ser eliminada en el perodo fiscal en que haya tenido movimientos. 2. Se pueden abrir dos niveles inferiores despus de las cuentas auxiliares, en parejas, sin embargo deben tomarse en cuenta las precauciones indicadas en el nivel inferior. 3. El trabajar con los primeros tres niveles con un dgito tiene la ventaja de hacer el cdigo relativamente corto y permite una mejor administracin del cuadro de contabilidad en las cuentas de control, tiene la desventaja de que restringe el crecimiento de la empresa para ciertos niveles de operacin o crecimiento. El primer nivel define las partidas fundamentales de la teora contable bajo los siguientes parmetros: 1 2 3 ACTIVO TOTAL PASIVO TOTAL PATRIMONIO

4 5

INGRESOS COSTOS Y GASTOS

El segundo nivel es dependiente del primero, opera con un dgito para definir las cuentas en orden de liquidez o de importancia en cada una de las actividades o niveles descriptivos de la siguiente manera: 1 ACTIVO TOTAL 11 Activo Circulante 12 Activo Fijo o activo de Largo Plazo 13 Otros Activos 2 PASIVO TOTAL 21 Pasivo Circulante 22 Pasivo Fijo o Pasivo de Largo Plazo 23 Otros Pasivos PATRIMONIO Capital Social Reservas Utilidades o Excedentes

3 31 32 33

4 INGRESOS 41 Ingresos por Ventas 42 Ingresos por Servicios 43 Ingresos Financieros 44 Otros Ingresos 5 51 52 53 54 55 56 57 COSTOS Y GASTOS Costo de Ventas Costo de Servicios Costos o Gastos Financieros Gastos de Operacin Gastos de Administracin Gastos de Venta Otros Gastos

Como se puede observar a este nivel prcticamente quedan contemplados todos los conceptos bsicos que un buen sistema de contabilidad debe administrar sobre la base de las cuentas generales o descriptivas. Sin embargo el sistema ALFA est diseado para trabajar con dos dgitos, lo cual aumentara la posibilidad de elevar el nmero de cuentas en este nivel a 99 por cada uno de los primeros. Esta decisin debe ser tomada por el cliente antes de que ALFASA le instale los sistemas pues son versiones diferentes en trminos de programa. El nivel siguiente est diseado para trabajar con base en los Principios Bsicos de Contabilidad, en atencin a las siguientes Partidas o CONCEPTOS ESPECIFICOS, tratados en los Principios de Contabilidad del Colegio de Contadores Pblicos de Costa Rica como de la serie C de la siguiente manera: 1 ACTIVO TOTAL

11 Activo Circulante 111 EFECTIVO: Constituido por el total de moneda de curso legal, o sus equivalentes tales como fondos para cambio, giros bancarios, depsitos, cuentas de cheques. 112 INVERSIONES TEMPORALES: Para efectos de estas cuentas deben considerarse todos aquellos valores depositados en entidades bancarias o financieras que tienen algn tipo de rendimiento ya sean a la vista o a plazo siempre y cuando el mismo sea menor a un ao. 113 CUENTAS POR COBRAR: Representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados o cualquier otro concepto anlogo. 114 DOCUMENTOS A COBRAR: Es una variacin aceptada de las cuentas a cobrar cuando los derechos provienen del otorgamiento de prstamos o de readecuaciones de deudas cuya garanta est plasmada en un documento diferente de las facturas comerciales. 115 PRODUCTOS ACUMULADOS POR COBRAR: Representan derechos exigibles provenientes de una cuenta o un documento por cobrar, generalmente intereses, comisiones, recargos o multas. 116 INVENTARIOS: Lo constituyen los bienes de una empresa destinados a la venta o a la produccin de bienes y servicios para su posterior venta, (MATERIAS PRIMAS, PRODUCTOS EN PROCESO, PRODUCTO TERMINADO) lo mismo que los artculos para uso de la empresa que no se consuman en el ciclo normal de operaciones. 117 PAGOS ANTICIPADOS: Los bienes o servicios de una empresa que no son consumidos de inmediato, que deben ser asignados a la produccin o gastos en forma paralela a los ingresos que permiten general, ejemplos tpicos son: ALQUILERES, SEGUROS, ANTICIPOS PARA COMPRAS, COMISIONES, INTERESES ETC. 12 Activo Fijo o activo de largo plazo 121 DOCUMENTOS POR COBRAR: Representada por los prstamos o derechos exigibles cuyo perodo de recuperacin sea mayo a un ao. 122 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO: Son bienes "tangibles" que tienen por objeto a) el uso o usufructo de los mismos en beneficio de la empresa b) la produccin de artculos para su venta o el uso de la propia empresa y c) la prestacin de servicios a la entidad, a la clientela o pblico en general. nicamente deben incluirse aquellos que la empresa tiene el propsito de usar y no de dedicar para la venta. 12201 Terrenos 12202 Edificios 12203 Maquinaria y Equipo 12204 Mobiliario y Equipo 12205 Equipo de Transporte 12206 Herramientas 12207 Moldes o Envases 13 131 132 133 Otros Activos Inversiones de Largo Plazo Depsitos y Garantas Activos Intangibles

La caracterstica fundamental de los "Otros Activos" es: que son aprovechables en una entidad, que representan costos y se espera que en el futuro rindan un beneficio especfico a las operaciones de la entidad, o que los beneficios que se generan en el momento no son de naturaleza corprea.

PASIVO TOTAL 21 Pasivo Circulante 211 CUENTAS POR PAGAR: Representadas por los adeudos aceptados en la adquisicin de bienes y servicios inherentes a las operaciones principales de la empresa, sean las destinadas a bienes para la venta, la produccin o el consumo mismo. De igual manera todas aquellas deudas provenientes de obligaciones legales o contractuales tales como Retenciones, Impuestos, etc. 212 DOCUMENTOS POR PAGAR: Pasivos provenientes de obligaciones contractuales, prstamos de instituciones crediticias, de particulares, de subsidiarias o filiales, de socios o funcionarios obtenidos a travs de contratos formales de crdito. En el pasivo circulante debe presentarse nicamente la porcin que deba ser atendida en el corto plazo (menos de un ao) 213 GASTOS ACUMULADOS POR PAGAR: Los bienes o servicios de una empresa que ya se consumieron, asignados a la produccin o gastos y que no han sido facturados o cobrados por los acreedores ejemplos tpicos son: ALQUILERES, SEGUROS, COMISIONES, INTERESES, SERVICIOS PUBLICOS O PROFESIONALES, BENEFICIOS SOCIALES U OTROS. 214 PROVISIONES: Son estimaciones de pasivos, que tienen origen en una disposicin o poltica de la entidad o bien por una disposicin legal, la cual debe ser cancelada en un monto estimado y en fecha futura. 215 COBROS ANTICIPADOS: Fondos o recursos recibidos a cuenta de ventas o prestacin de servicios futuros o como garanta de servicios por recibir. 22 Pasivo Fijo o Pasivo de Largo Plazo 221 CUENTAS POR PAGAR: Representadas por los adeudos aceptados en la adquisicin de bienes y servicios inherentes a las operaciones principales de la empresa, sean las destinadas a bienes para la venta, la produccin o el consumo mismo. De igual manera todas aquellas deudas provenientes de obligaciones legales o contractuales tales como Retenciones, Impuestos, etc. 222 DOCUMENTOS POR PAGAR: Pasivos provenientes de obligaciones contractuales, prstamos de instituciones crediticias, de particulares, de subsidiarias o filiales, de socios o funcionarios obtenidos a travs de contratos formales de crdito. En el pasivo circulante debe presentarse nicamente la porcin que deba ser atendida en el largo plazo (ms de un ao) 23 Otros Pasivos 231 PROVISIONES: Son estimaciones de pasivos, que tienen origen en una disposicin o poltica de la entidad o bien por una disposicin legal, la cual debe ser cancelada en un monto estimado y en fecha futura normalmente de Largo plazo, o cuyo uso o destino est orientado a satisfacer necesidades de avance tecnolgico, contingencias u otras. 3 PATRIMONIO 31 Capital Social 311 CAPITAL SOCIAL: En este concepto se incluye el Capital social o preferente, representado por acciones o partes sociales que han sido emitidas a los accionistas o asociados como evidencias de su participacin en la entidad. 312 SUPERAVIT DE CAPITAL: Est representado por los incrementos en la participacin de los socios, por contribuciones en efectivo o especie hechas por los accionistas o terceros en calidad de donacin, el supervit por revaluacin representado por la diferencia entre el costo original de los activos y la rectificacin del mismo a la fecha

de la revaluacin. Cualquier diferencia entre el importe del capital respaldado en documentos y el real pagado. 32 Reservas 321 RESERVAS LEGALES: Para presentar todas aquellas retenciones de utilidad por disposicin legal con fines especficos. 322 RESERVAS ESTATUTARIAS: Todas aquellas retenciones de utilidades que de acuerdo con el pacto social hayan sido establecidas para el logro de un objetivo futuro. 323 OTRAS RESERVAS: Las retenciones de utilidades que por deseo expreso de los asociados o accionistas decidan separar para un fin especfico. 33 Utilidades o Excedentes 331 UTILIDADES (PERDIDAS) DEL PERIODO: Representado por el resultado neto de operaciones de una empresa durante un perodo econmico o fiscal, las cuales se ponen a disposicin de los socios para que se les apliquen las deducciones de impuestos, reservas o aportes de Ley o Estatutarias. 332 UTILIDADES (PERDIDAS) ACUMULADAS: Aquellas utilidades que estn a disposicin de los Asociados o Socios a las cuales no se ha dado un destino final. 4 41 42 43 44 5 51 52 53 54 55 56 57 INGRESOS Ingresos por Ventas Ingresos por Servicios Ingresos Financieros Otros Ingresos COSTOS Y GASTOS Costo de Ventas Costo de Servicios Costos o Gastos Financieros Gastos de Operacin Gastos de Administracin Gastos de Venta Otros Gastos

En el nivel de resultados (INGRESOS Y GASTOS) antes sealados, la asignacin fundamental por tipo de ingresos queda definida en el segundo nivel, las cuentas de clasificacin siguientes pueden ser muy variadas dependiendo de las empresas, aquellas que trabajan con departamentos pueden tener hasta 9 departamentos, sin embargo en empresas muy complejas o de mucha diversificacin los departamentos pueden ser manejados en el nivel siguiente (hasta 99) empresas o departamentos. An as el sistema permite crear catlogos de cuentas por departamentos, por sucursales o por empresas y luego consolidado. Este tipo de situaciones deben ser atendidas en el momento previo antes de disear los cuadros de cuentas lo mismo que de instalar los sistemas ALFA. Los sistemas Alfa permiten hacer consolidaciones de empresas o departamentos cuando hay empresas que lo quieran hacer bajo esa modalidad. Los niveles superiores dependen del grado de detalle y control que la empresa quiera tener, debiendo tomar en cuenta que el sistema ALFA opera de manera integrado por tanto para aspectos de mucha importancia en las empresas hay auxiliares debidamente establecidos en:

- ADMINISTRACION DE EFECTIVO O BANCOS - ADMINISTRACION DE CUENTAS Y DOCUMENTOS COBRAR - INVENTARIOS - ACTIVOS FIJOS - CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR - CONTROL DE CAPITAL SOCIAL - SISTEMA DE FACTURACION O PUNTO DE VENTAS - CONTROL DE COSTO DE VENTAS - SISTEMA DE PLANILLAS O ADMINISTRACION DE PERSONAL NIVEL 3 SUB-CUENTAS O CUENTAS DEPARTAMENTALES Con los niveles antes indicado se forma la ecuacin contable incluyendo todas las cuentas contables posibles, lo mismo que el establecimiento de las cuentas de resultados por departamentos. Se recomienda que a este nivel no se permita abrir mas cuentas contable nicamente si se abre un departamento nuevo. NIVELES 4-5-6 CUENTAS AUXILIARES O CUENTAS DE DETALLE La apertura de cuentas auxiliares a partir de este nivel es entera responsabilidad del jefe de contabilidad, debiendo mantener la estructura y consistencia necesarias para que el cuadro sea lo ms representativo posible. Hemos presentado una base razonable para un Cuadro de Cuentas de una empresa comercial o de servicios, sin embargo el mismo puede ser adaptado fcilmente para diferentes actividades de produccin industrial o comercial. De manera similar se puede adaptar con muy pocos cambios para una sociedad annima o cualesquiera otro tipo de organizacin siempre y cuando no se dedique a las actividades financieras, por cuanto en nuestro pas existen requisitos especiales para este tipo de entidades y los tipos de Cuadro Contable que deben usar para efectos de cumplir con dichas disposiciones legales. CREDITOS: Se agradece el presente detalle referente al cuadro de cuentas, preparado por Don Alvaro Araya Carvajal, Auditor Independiente que ha participado en mltiples instalaciones e implantaciones de Sistemas ALFA, telfonos (506)2285-1534 y (506)83830630.