Disciplina Anlise Organizacional | 4 Perodo Administrao | 2013/2

Conceituao e Entendimento Anlise Organizacional Parte 2

Agenda: CONCEITUAO E ENTENDIMENTO Instrumentos de levantamento de Informaes Entrevista Questionrio Observao Pessoal Pesquisa de Documentao Existente 4. Instrumentos de levantamento de Informaes Temos normalmente quatro instrumentos de levantamento que possibilitam o cumprimento de uma boa anlise organizacional. So eles: a entrevista, o questionrio, a observao pessoal (ou direta) e pesquisa de documentao existente (ou reviso de literatura). Todos podem ser utilizados juntos em um mesmo estudo, ou separadamente. Sugere-se apenas que a observao pessoal e a pesquisa de documentao existente no sejam utilizadas como instrumentos nicos de tomada de informaes, qualquer que seja o estudo desenvolvido. Essas tcnicas de investigao esto direcionadas a fornecer equipe de anlise as informaes necessrias para que o estudo possa ser desenvolvido com base em dados reais e verdadeiros. Um levantamento feito sem tcnica metodologicamente vlida pode comprometer todo o trabalho. 4.1. Comportamentos e cuidados da equipe de levantamento

Alguns comportamentos so importantes na equipe que ir fazer o levantamento, e devem ser levados em conta conforme a tcnica a ser utilizada: 4.1.1. indispensvel que seja conhecida a situao atual ou vigente e, para que se conhea esta situao com segurana necessria a realizao de um levantamento completo de todos os procedimentos que envolvem determinado trabalho; 4.1.2. Identificar o rgo em estudo, no organograma da empresa; 4.1.3. Identificar as relaes entre o rgo em estudo com outros rgos (formais e informais); 4.1.4. Identificar os cargos dos funcionrios que sero consultados; 4.1.5. Identificar detalhadamente as tarefas de cada funcionrio e o tempo respectivo de execuo; 4.1.6. Identificar os impressos (formulrios) utilizados em cada tipo de servio; 4.1.7. Testar a idoneidade e/ou necessidade de cada informao recebida; 4.1.8. Analisar o layout do escritrio ou a distribuio dos mveis e equipamentos e sua relao com as pessoas e o fluxo de trabalho; 4.1.9. Analisar as condies ambientais de trabalho, ou seja, iluminao, temperatura, higiene, segurana etc.;
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4.1.10. Incentivar os funcionrios para a apresentao de sugestes que possam contribuir para o estudo; 4.1.11. Preocupar-se unicamente em conhecer a realidade dos fatos; 4.1.12. No fazer juzo ou sugestes sobre os fatos que se apresentarem, classificando-os como certos ou errados 4.1.13. Estar atento, apurando as habilidades de escutar e observar, para tudo que acontece quando do levantamento. 4.2. A Entrevista uma tcnica de conversao executada de forma planejada, sistemtica e documentada. A entrevista utilizada quando se quer obter informaes que requeiram reflexes em conjunto com os entrevistados; quando a amplitude do processo que est em estudo no contempla muitas reas a serem levantadas e quando se quer obter informaes que esto armazenadas na memr ia dos entrevistados, em razo de suas experincias. 4.2.1. Objetivos: minimizar resistncias; envolver os entrevistados proporcionando maior grau de participao e discusso; obter melhor compreenso do trabalho a cargo de determinado indivduo, ou mesmo de melhor compreenso de toda empresa; ouvir a opinio dos membros componentes da unidade ou da empresa em estudo. 4.2.2. Recomendaes: Envolver o entrevistado no estudo, enfatizando sua contribuio; Estabelecer um roteiro prvio da entrevista; Entrevistar primeiramente o titular da unidade a ser estudada (Diretor, Gerente, Chefe); Identificar, mediante consulta prvia, qual a melhor hora ou ocasio para serem feitas as entrevistas; Entrevistar de forma a obter a confiana dos entrevistados; Transmitir qual a finalidade do estudo; Sempre que possvel dar a entender ao entrevistado que se deseja ajudar e no criticar; Dar prioridade a perguntas simples, evitando complexidade e termos excessivamente tcnicos; Falar pouco, evitar contradizer o entrevistado e omitir a opinio prpria sempre que possvel; Evitar formulaes de promessas de benefcios pessoais ou financeiros pessoa do entrevistado; Anotar cuidadosamente as informaes do entrevistado por melhor que seja a memria; Obter do entrevistado uma confirmao das informaes prestadas e consultar o superior imediato a ttulo tambm de confirmao; Evitar formulaes de promessas de benefcios pessoais ou financeiros pessoa do entrevistado; Manter sigilo das declaraes considerando-as confidenciais. 4.2.3. Vantagens: Permite que o entrevistado faa crticas e sugestes sobre seu trabalho ou sobre a empresa; Permite ao entrevistado a exposio oral dos seus pontos de vista; Possibilita ao entrevistador o conhecimento mais profundo da unidade ou cargo em anlise; Permite o alcance de informaes que esto guardadas apenas na memria do entrevistado ; Proporciona
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uma avaliao mais prxima sobre a atitude e capacidade de subchefes e funcionrios; Estimula o raciocnio de ambos(entrevistador e entrevistado); Facilita o desabafo. 4.2.4. Desvantagens: Dificuldade de fazer anotaes ao longo da entrevista; Frequncia de palpites e adivinhaes; Envolvimento de natureza emocional. 4.3. O Questionrio Consiste em instrumento de coleta de dados com questes elaboradas de acordo com a finalidade do estudo, sendo apresentado de forma impressa ou por meio eletrnico. um elemento til quando bem preparado. Mas preciso ter cuidado, pois em mos no habilidosas poder ser desastroso, criando muitos problemas. A pessoa responsvel pelas informaes prestadas tambm dever ter conscincia da importncia de sua participao no processo, fornecendo dados consistentes e reais. 4.3.1. Objetivos: utilizado quando -> no h tempo para entrevistar todas as pessoas ou quando o nmero dessas pessoas no comporte entrevistar todos; as informaes possam ser utilizadas para fins estatsticos; as pessoas esto situadas em outras regies, inviabilizando a entrevista. 4.3.2. Recomendaes: Experimentao prvia - fazer um teste-piloto do questionrio; Fazer a explicao prvia da finalidade; Obter apoio e colaborao dos chefes mais graduados; Planejamento, perguntas claras e precisas; Fazer perguntas que visem respostas simples e diretas; Propiciar respostas com o mnimo de redao; Perguntas cujas respostas possam ser tabuladas; Quando dirigido para um grande nmero de pessoas, fazer testes prvios para eliminar m interpretao; 4.3.3. Vantagens: Obter informaes ao mesmo tempo que se exerce outras atribuies do cargo; Permitir ao inquirido um perodo para formular respostas; Ideal para quem tm dificuldades em manter contato por outros meios; Possibilidade de detalhamento das respostas. 4.3.4. Desvantagens: Inibio do inquirido na formulao de crticas e sugestes para novas diretrizes da empresa, porque teme sua identificao; Resistncia ao preenchimento; Emisso de falsas informaes; Interpretao variada de uma mesma pergunta. 4.4. A Observao Pessoal o nico mtodo de comparao das informaes obtidas na pesquisa de documentao, questionrios e entrevistas com a realidade dos fatos. Consiste em observar a aplicao de mtodos e tcnicas na organizao, tais como: o cumprimento de normas pelos empregados, a disciplina, disposio dos mveis e equipamentos, utilizao de arquivos e formulrios etc. 4.4.1. Objetivos: Utilizar quando h necessidade de conhecer o ambiente (layout) no qual se desenvolve o processo de anlise, quando preciso verificar in
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loco o fluxo de um ou mais componentes do processo e as foras atuantes no ambiente e quando h necessidade de verificar e validar informaes obtidas nas entrevistas e nos questionrios. Recomendada para processos produtivos, podendo ser utilizada para processos administrativos. 4.4.2. Recomendaes: Jamais poder ser utilizado como exclusivo nos estudos organizacionais; A observao subsidia o estudo organizacional; Evitar o carter de inspeo: avisar antecipadamente da presena de pessoal envolvido no estudo, seja gerente, seja pessoa indicada por ele; Ser informal, dar uma caracterstica amistosa visita que faz. A observao direta no define nada. 4.4.3. Vantagens: Permite a verificao pessoal e o respectivo registro dos fatores que influenciam ou sofrem influncia do processo, tais como: relaes interpessoais, interdependncia e inter-relao com os demais processos da organizao; Permite um estudo in loco do fluxo do processo, identificando gargalos e pontos crticos; No depende da capacidade de escutar de quem est fazendo o levantamento, nem da capacidade de expresso verbal do pesquisado; No interrompe o trabalho; Complementa o levantamento, a comparao e validao das informaes obtidas com outras tcnicas. 4.4.4. Desvantagens: A presena de um ou mais observadores no local de trabalho sempre um fator inibidor; A observao direta sempre est limitada ao tempo de durao das atividades que esto sendo observadas, o que exige muita habilidade e concentrao dos observadores; Acontecimentos e fatores imprevisveis podem interferir na observao; um processo demorado; Em razo do tempo longo uma tcnica de custo alto. 4.5. A Pesquisa de Documentao Existente Tambm chamada de reviso de literatura, compreende a identificao, coleta e anlise de todos os instrumentos escritos internos ou externos organizao referentes ao tema que est sendo desenvolvido, salientando-se a legislao, os instrumentos executivos da empresa, como normas, instrues, rotinas, estatutos sociais, organogramas, regulamentos, relatrios e outros documentos anlogos, assim como bibliografia especializada. 4.5.1. Objetivos: No muito importante o fato de constatar-se que o material est desatualizado, mas sim conhec-lo e apurar por que houve obsolescncia, que controles falharam etc. 4.5.2. Vantagens: Permite verificar se a organizao possui ou no a cultura da documentao; Complementa o levantamento efetuado com a utilizao das demais tcnicas; Permite fazer anlises comparativas entre o que est documentado e o que acontece realmente; Possibilita viso geral, bem rpida, de toda a organizao e como est inserido o processo em estudo nela. 4.5.3. Desvantagens: No uma tcnica que possa ser utilizada independentemente das outras tcnicas de levantamento; de difcil acesso
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em razo da resistncia dos administradores brasileiros em elaborar, manter e orientar-se pela documentao de processo; de difcil anlise em razo de que, quase sempre, a documentao est desatualizada. 4.6. Pontos Fortes e Fracos dos Instrumentos de Levantamentos de Dados:
FORTE A PROV PERSPECTIVA HISTRICA DE LONGO PERIODO FATOS E FIGURAS CONFIRMAM OU REFUTAM AS INTENES O CONTATO FACE A FACE REVELADOR QUESTES PODEM SER INSERIDAS NO MOMENTO FRACO CONSOME MUITO TEMPO MANUTENO INCORRETA DO ARQUIVO (DADOS DESATUALIZADOS)

TIPO DE TCNICA CONSULTA REGISTROS

ENTREVISTA

OS ENTREVISTADOS TENTAM PARECER BONS AOS OLHOS DO ENTREVISTADO H CONSUMO DE TEMPO E CUSTO, SE UMA GRANDE AMOSTRA EXIGIDA QUANDO PR-ELABORADOS PODEM FORMULAR QUESTES ERRADAS LIMITADO E FRIO, S VEZES IMPEDINDO AS CRTICAS PROVOCA COMPORTAMENTOS ANORMAIS CONSUMO DE TEMPO E CUSTO

QUESTIONRIO

ADEQUADO PARA GRANDES AMOSTRAS A ADMINISTRAO EFICIENTE EM TEMPO E CUSTO PROBLEMAS DESCONHECIDOS PODEM SER IDENTIFICADOS OS COMPORTAMENTOS FALAM POR SI

OBSERVAO DIRETA

5. Relembrando as etapas da Anlise Organizacional

Etapa 1

Etapa 2

Etapa 3

Etapa 4

Anlise do Contexto e Histrico Organizacional

Anlise Estratgica e de Ambiente

Anlise da Estrutura

Anlise das Pessoas

Etapa 5

Feedback e Resultados

Referncia Bibliogrfica:
ARAUJO, Luis Csar G. de. Organizao, sistemas e mtodos e as tecnologias de gesto organizacional. 5 ed. So Paulo: Atlas, 2011. CURY, Antonio. Organizao e Mtodos: uma viso holstica. 7 ed. So Paulo: Atlas, 2000.

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