Mdulo 653 Formadora Mafalda Henriques

Trabalho realizado por Ftima Encarnao 07-07-2010

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o conjunto de documentos recebidos e expedidos por uma entidade, no decorrer das sua funes. Existem dois mtodos de arquivo: Arquivo Electrnico Arquivo em pastas Ambos os mtodos de arquivo tm vantagens e desvantagens, cada empresa deve optar por aquele que lhe for mais favorvel

Arquivo Electrnico
Vantagens No se gasta papel; No se ocupa espao; seguro; rpido; Possibilita traduo mais fcil para os documentos; Permite facilitar a partilha e envio de documentos; Custos menos elevados: espao, material, recursos humanos, tempo; Eficcia e eficincia; Fcil acesso; Trabalho realizado por Ftima Encarnao 07-07-2010 Pgina 2

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Facilidade em determinar acessos informao; Possibilita a consulta distncia; Facilita a mobilidade.

Desvantagens Segurana; Custo do investimento inicial no material informtico; Possibilidade de diminuir postos de trabalho; Custos de manuteno de material; Dependncia da fonte de energia; Facilidade da perca de dados; Necessidade de dominar e conhecer as novas tecnologias; Dificuldade de utilizar os sistemas em rede quando h falhas.

Arquivo em pastas Vantagens organizado Arquivar s necessrio; o que (se

Fcil de transportar pequena quantidade); seguro;

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Fcil de manusear e consultar informao se estiver bem organizado; Elimina a barreira do no domnio das novas tecnologias; Documentos autenticados que podem fazer prova do parecer de algum; Atractividade inicial de necessitar de pouco tempo e esforo; Atractivos para ramos de actividade em que a documentao utilizada cessa pouca expressividade; Fcil e simples.

Desvantagens Durabilidade; Dificuldade de transportar (se grande quantidade); No uma medida amiga do ambiente; Ocupa muito espao fsico; Custos elevados com espao para armazenamento; Sujeito a condies climticas; Sujeito a roubo; Consulta exclusiva no tempo; Possibilidade de falsificar documentos; Acessvel a vrias pessoas, tornando-se fcil restringir o acesso; Trabalho realizado por Ftima Encarnao 07-07-2010 Pgina 4

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Custo mais elevado; Dificuldade de uniformizar critrios de classificao; Possibilidade de encontrar documentos elegveis.

Mtodos de organizao do arquivo Alfabtico utilizado quando o elemento principal o nome. organizado por ordem alfabtico.

Geogrfico organizado geogrfica e posteriormente alfabtica.

por por

ordem ordem

Numrico Deve ser utilizado quando o elemento principal o numero e pode ser dividido em trs tipos: Numero simples para cada cliente existe um nmero Nmero cronolgico para alm do baseamo-nos tambm na data do documento nome

Dgito terminal os nmeros so dispostos em trs grupos de dois dgitos cada e so lidos da direita para a esquerda formando pares. Este mtodo utilizado em arquivos com grande volume de documentos tendo como elemento principal o nmero. Assunto ou ideogrfico organizado por temas. Este mtodo muito utilizado, no entanto no muito eficaz, pois depende da Trabalho realizado por Ftima Encarnao 07-07-2010 Pgina 5

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interpretao de quem o consultar. Podem ser apresentados alfabeticamente ou numericamente. Pode ser tambm chamado de duplex

Classificao de arquivo
Quanto ao uso Os documentos durante o seu ciclo vital passam por trs fases Arquivo corrente - aquele onde so arquivados os documentos com utilizaes mais frequentes. Arquivo intermdio Neste so arquivados aqueles transitria, que j no so utilizados com muita frequncia. em fase

Arquivo permanente Onde so arquivados os documentos que j perderam o valor administrativo. Quanto natureza Arquivo Especial: So aqueles que requerem tratamento especial de armazenamento, independente de sua forma. Certas variveis precisam ser controladas, pois caso contrrio, podem deteriorar os documentos, (temperatura, luminosidade, humidade etc.). Arquivo Especializado: So aqueles que tratam de um assunto especfico, independente da forma fsica, comercial e industrial.

Tabela de temporalidade E a tabela que determina os prazos que cada documento deve ser mantido em cada fase da sua vida documental, dependendo do momento em que o documento foi arquivado. Trabalho realizado por Ftima Encarnao 07-07-2010 Pgina 6

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Funo do arquivo: Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na empresa; Avaliar e seleccionar os documentos, tendo em vista sua preservao ou eliminao; Garantir o fluxo dos pedidos de documentos provenientes dos diversos rgos da empresa; Arquivar os documentos, visando a recuperao da informao; Conservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando danos que possam ocasionar a sua perda; Executar as funes especficas conforme a organizao e administrao da instituio. Guardar a documentao de maneira preservada e de forma a fornecer informao rpida e segura.

Concluso Existem vrios tipos de arquivo, mas cada empresa deve adequar aquele que melhor se adaptar ao seu dia-a-dia. Quanto mais facilmente estiver organizado um arquivo, mais facilmente a sua consulta. Um arquivo bem organizado tem muitas vantagens. Perante os vrios tipos de arquivo, o arquivo em pastas tem tendncia a desaparecer, pois hoje em dia mais prtico e cmodo o digital Basicamente em todo o lado existe um arquivo por muito pequeno que seja. At em nossas casas ao separar os nossos documentos, arquivamo-los segundo os nossos critrios.

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