Noes sobre comunicao

na Administrao Pblica
Gustavo Justino de Oliveira*
O que Redao Ofcial
O presente material contar principalmente de informaes colhidas no
Manual de Redao da Presidncia da Repblica, o qual contm regras que
buscam uniformizar a maneira pela qual o Poder Pblico redige atos norma-
tivos e comunicaes (BRASIL, 2002).
Tal forma de edio de atos e comunicaes chamada pelo referido
manual de Redao Ofcial, a qual caracterizada pela impessoalidade,
padro culto de linguagem, clareza, conciso, formalidade e uniformidade.
Importante lembrar que a impessoalidade e a publicidade so princpios
constitucionais, os quais devem, a todo momento, ser observados na Ad-
ministrao Pblica, inclusive no momento da elaborao dos seus atos e
comunicaes ofciais.
Art. 37. CF. A Administrao Pblica direta e indireta de qualquer dos Poderes da Unio,
dos estados, do Distrito Federal e dos municpios obedecer aos princpios de legalidade,
impessoalidade, moralidade, publicidade e efcincia [...].
De acordo com o manual, A transparncia do sentido dos atos normativos,
bem como sua inteligibilidade, so requisitos do prprio Estado de Direito:
inaceitvel que um texto legal no seja entendido pelos cidados. A publici-
dade implica, pois, necessariamente, clareza e conciso (BRASIL, 2002).
Do mesmo modo, explica o manual que as comunicaes ofciais devem ser
sempre uniformes, pois h sempre um nico comunicador (o Servio Pblico)
e o receptor dessas comunicaes ou o prprio Servio Pblico (no caso de
expedientes dirigidos por um rgo a outro) ou o conjunto dos cidados ou
instituies tratados de forma homognea (o pblico) (BRASIL, 2002).
*
Ps-Doutor em Direi-
to Administrativo pela
Universidade de Coim-
bra (Portugal). Professor
Doutor de Direito Admi-
nistrativo na Faculdade de
Direito da USP (Largo So
Francisco), onde leciona
na graduao e na ps-
graduao. Foi procurador
do estado do Paran por
15 anos e hoje consultor
em Direito Administrativo,
Constitucional e do Ter-
ceiro Setor, em So Paulo.
Autor dos livros Contrato
de Gesto (Ed. RT), Con-
srcios Pblicos (Ed. RT),
Direito Administrativo
Democrtico (Ed. Frum),
Parcerias na Sade (Ed.
Frum), Direito do Ter-
ceiro Setor (Ed. Frum) e
Terceiro Setor, Empresas e
Estado (Ed. Frum). Autor
de diversos artigos cient-
fcos e diretor da Revista
de Direito do Terceiro
Setor - RDTS (Ed. Frum).
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mais informaes www.iesde.com.br
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A impessoalidade
A presena da impessoalidade na comunicao da Administrao Pbli-
ca, decorre, principalmente, de trs razes, quais sejam:
da ausncia de impresses individuais de quem comunica: embora se trate, por exem- a.
plo, de um expediente assinado por Chefe de determinada Seo, sempre em nome
do Servio Pblico que feita a comunicao. Obtm-se, assim, uma desejvel padro-
nizao, que permite que comunicaes elaboradas em diferentes setores da adminis-
trao guardem entre si certa uniformidade;
da impessoalidade de quem recebe a comunicao, com duas possibilidades: ela pode b.
ser dirigida a um cidado, sempre concebido como pblico, ou a outro rgo pblico.
Nos dois casos, temos um destinatrio concebido de forma homognea e impessoal;
do carter impessoal do prprio assunto tratado: se o universo temtico das comu- c.
nicaes ofciais se restringe a questes que dizem respeito ao interesse pblico,
natural que no cabe qualquer tom particular ou pessoal. (BRASIL, 2002)
Os demais atributos citados acima (conciso, clareza, objetividade e
formalidade), quando da elaborao dos expedientes ofciais, contribuem
tambm ao alcance da impessoalidade.
A linguagem dos atos e comunicaes ofciais
cedio que as comunicaes que partem da Administrao Pblica
devem ser compreendidas por qualquer cidado brasileiro.
Desse modo, faz-se necessrio evitar o uso de uma linguagem restrita a
determinados grupos, por exemplo, utilizao da gria, dos regionalismos
vocabulares ou do jargo tcnico (BRASIL, 2002).
Nos termos do Manual de Redao da Presidncia, o mesmo deve ocorrer
com os textos ofciais, pois
por seu carter impessoal, por sua fnalidade de informar com o mximo de clareza e
conciso, eles requerem o uso do padro culto da lngua. H consenso de que o padro
culto aquele em que a) se observam as regras da gramtica formal, e b) se emprega um
vocabulrio comum ao conjunto dos usurios do idioma. (BRASIL, 2002)
Do mesmo modo, o referido manual traz uma ressalva para nos alertar de
que no existe propriamente um padro ofcial de linguagem; o que h o
uso do padro culto nos atos e comunicaes ofciais (BRASIL, 2002).
Sendo assim, prefere-se pela utilizao de linguagem tcnica somente em
situaes que realmente a exijam, devendo-se evitar seu uso indiscriminado.
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Formalidade e padronizao
As comunicaes ofciais devem observar, tambm, certas regras de
forma, ou seja, devem ser formais, o que signifca que alm das j mencio-
nadas exigncias de impessoalidade e uso do padro culto de linguagem,
imperativo, ainda, certa formalidade de tratamento, a qual pressupe, por
sua vez, necessria uniformidade nas comunicaes (BRASIL, 2002).
A clareza datilogrfca, o uso de papis uniformes para o texto defnitivo
e a correta diagramao do texto so indispensveis para a padronizao
(BRASIL, 2002).
Conciso e clareza
Conforme j observado a Redao Ofcial dever ser concisa e clara.
Nos termos do manual, conciso o texto que consegue transmitir um
mximo de informaes com um mnimo de palavras, o que consiste na no
utilizao de palavras inteis, redundncias, passagens que nada acrescen-
tem ao que j foi dito (BRASIL, 2002).
A clareza, por sua vez, refere-se compreenso do leitor, ou seja, claro
aquele texto que possibilita imediata compreenso pelo leitor (BRASIL, 2002).
Entretanto, para que se atinja a clareza na produo do texto, importante
sempre observar a impessoalidade, tendo em vista que ela evita a duplici-
dade de interpretaes que poderia decorrer de um tratamento personalista
dado ao texto, o padro culto de linguagem, a formalidade e padronizao,
bem como a conciso que faz desaparecer do texto os excessos lingusticos
que nada lhe acrescentam (BRASIL, 2002).
Comunicaes ofciais
Aspectos comuns s modalidades
de comunicao ofcial
A Administrao Pblica se comunica atravs de diversos atos e meios, os
quais, conforme j salientado, devem observar a Redao Ofcial.
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Alguns meios de comunicao so ofciais, cada qual com suas peculiari-
dades, mas com determinados aspectos comuns aos demais.
O primeiro aspecto comum a todos os meios refere-se aos pronomes de
tratamento.
Pronomes de tratamento
Concordncia com os pronomes de tratamento
Os pronomes de tratamento (ou de segunda pessoa indireta) apresentam certas
peculiaridades quanto concordncia verbal, nominal e pronominal. Embora se
refram segunda pessoa gramatical ( pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige a
comunicao), levam a concordncia para a terceira pessoa. que o verbo concorda com
o substantivo que integra a locuo como seu ncleo sinttico: Vossa Senhoria nomear o
substituto; Vossa Excelncia conhece o assunto.
Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento so
sempre os da terceira pessoa: Vossa Senhoria nomear seu substituto (e no Vossa...
vosso...).
J quanto aos adjetivos referidos a esses pronomes, o gnero gramatical deve coincidir
com o sexo da pessoa a que se refere, e no com o substantivo que compe a locuo.
Assim, se nosso interlocutor for homem, o correto Vossa Excelncia est atarefado,
Vossa Senhoria deve estar satisfeito; se for mulher, Vossa Excelncia est atarefada, Vossa
Senhoria deve estar satisfeita. (BRASIL, 2002)
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Emprego dos pronomes de tratamento
Vossa Excelncia
a) do Poder Executivo:
- Presidente da Repblica;
- Vice-Presidente da Repblica;
- Ministros de Estado
1
;
- Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Fe-
deral;
- Ofciais-Generais das Foras Armadas;
- Embaixadores;
- Secretrios-Executivos de Ministrios e demais ocupantes de
cargos de natureza especial;
- Secretrios de Estado dos Governos Estaduais;
- Prefeitos Municipais.
b) do Poder Legislativo:
- Deputados Federais e Senadores;
- Ministros do Tribunal de Contas da Unio;
- Deputados Estaduais e Distritais;
- Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais;
- Presidentes das Cmaras Legislativas Municipais.
c) do Poder Judicirio:
- Ministros dos Tribunais Superiores;
- Membros de Tribunais;
- Juzes;
- Auditores da Justia Militar.
- O vocativo a ser empregado em comunicaes dirigidas aos Chefes de Poder Excelentssimo
Senhor.
- As demais autoridades sero tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo.
- Em comunicaes ofciais, est abolido o uso do tratamento dignssimo (DD), s autoridades arro-
ladas na lista acima. A dignidade pressuposto para que se ocupe qualquer cargo pblico, sendo
desnecessria sua repetida evocao.
Vossa Senhoria empregado para as demais autoridades e para particulares.
- Fica dispensado o emprego do superlativo ilustrssimo para as autoridades que recebem o tra-
tamento de Vossa Senhoria e para particulares. sufciente o uso do pronome de tratamento Se-
nhor.
- Doutor no forma de tratamento, e sim ttulo acadmico. Evite us-lo indiscriminadamente.
Como regra geral, empregue-o apenas em comunicaes dirigidas a pessoas que tenham tal grau
por terem concludo curso universitrio de doutorado.
Vossa Magnifcncia
Empregada por fora da tradio, em comunicaes dirigidas a
reitores de universidade. Corresponde-lhe o vocativo: Magnfco
Reitor.
1
Nos termos do Decreto
4.118, de 7 de fevereiro
de 2002, art. 28, pargra-
fo nico, so Ministros de
Estado, alm dos titulares
dos Ministrios: o Chefe
da Casa Civil da Presidn-
cia da Repblica, o Chefe
do Gabinete de Segurana
Institucional, o Chefe da
Secretaria-Geral da Presi-
dncia da Repblica, o
Advogado-Geral da Unio
e o Chefe da Corregedo-
ria-Geral da Unio.
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Vossa Santidade
Em comunicaes dirigidas ao Papa. O vocativo correspondente
: Santssimo Padre.
Vossa Eminncia ou Vossa
Eminncia Reverendssima
Em comunicaes aos Cardeais. Corresponde-lhe o vocativo:
Eminentssimo Senhor Cardeal, ou Eminentssimo e Reverends-
simo Senhor Cardeal.
Vossa Excelncia Reverends-
sima
usado em comunicaes dirigidas a Arcebispos e Bispos.
Vossa Reverendssima ou Vos-
sa Senhoria Reverendssima
Para Monsenhores, Cnegos e superiores religiosos.
Vossa Reverncia empregado para sacerdotes, clrigos e demais religiosos.
*Tabela produzida a partir de informaes contidas no Manual de Redao da Presidncia.
Fechos para comunicaes
Alm da regra quanto utilizao dos pronomes de tratamentos, os fechos
das comunicaes ofciais tambm so comuns s suas modalidades.
O fecho das comunicaes ofciais possui, alm da fnalidade bvia de
arrematar o texto, a de saudar o destinatrio (BRASIL, 2002).
O Manual de Redao da Presidncia da Repblica estabelece o emprego
de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comuni-
cao ofcial, quais sejam: i) Respeitosamente, (para autoridades superiores,
inclusive o presidente da Repblica) e ii) Atenciosamente, (para autoridades
de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior).
As comunicaes ofciais dirigidas a autoridades estrangeiras no utili-
zam estes fechos, visto que atendem a rito e tradio prprios, devidamente
disciplinados no Manual de Redao do Ministrio das Relaes Exteriores
(BRASIL, 2002).
Identifcao do signatrio
Salvo a comunicao assinada pelo presidente da Repblica, todas as
demais comunicaes ofciais devem trazer o nome e o cargo da autoridade
que as expede, abaixo do local de sua assinatura (BRASIL, 2002), conforme
exemplo dado pelo Manual da Presidncia:
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(espao para assinatura)
Nome
Chefe da Secretaria-Geral da Presidncia da Repblica
(espao para assinatura)
Nome
Ministro de Estado da Justia
O padro ofcio
O padro ofcio se trata de uma nica diagramao para uniformizar a
edio de trs expedientes, quais sejam, o ofcio, o aviso e o memorando.
Tais expedientes, desse modo, utilizam-se da mesma forma, porm com
fnalidades distintas.
A nica diferena entre o aviso e o ofcio que o primeiro expedido
exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hie-
rarquia, enquanto o segundo expedido para e pelas demais autoridades
(BRASIL, 2002).
Ambos tm como fnalidade o tratamento de assuntos ofciais pelos
rgos da Administrao Pblica entre si e, no caso do ofcio, tambm com
particulares (BRASIL, 2002).
Alm de observarem o modelo do padro ofcio, esses dois expedientes
(ofcio e aviso) contero o vocativo, que invoca o destinatrio, seguido de
vrgula, conforme exemplo do Manual de Redao da Presidncia:
Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica,
Senhora Ministra,
Senhor Chefe de Gabinete,
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O ofcio dever conter ainda um cabealho ou rodap com as seguintes
informaes do remetente:
nome do rgo ou setor;
endereo postal;
telefone e endereo de correio eletrnico.
J o memorando, consoante o Manual de Redao da Presidncia,
a modalidade de comunicao entre unidades administrativas de um mesmo rgo,
que podem estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferentes. Trata-se,
portanto, de uma forma de comunicao eminentemente interna (BRASIL, 2002).
Caracteriza-se, principalmente, pela agilidade.
A tramitao do memorando em qualquer rgo deve pautar-se pela rapidez e pela
simplicidade de procedimentos burocrticos. Para evitar desnecessrio aumento do
nmero de comunicaes, os despachos ao memorando devem ser dados no prprio
documento e, no caso de falta de espao, em folha de continuao. Esse procedimento
permite formar uma espcie de processo simplifcado, assegurando maior transparncia
tomada de decises, e permitindo que se historie o andamento da matria tratada no
memorando. (BRASIL, 2002)
O memorando tambm deve seguir o modelo do padro ofcio, com a
diferena de que o seu destinatrio deve ser mencionado pelo cargo que
ocupa, conforme exemplos abaixo (BRASIL, 2002):
Ao Sr. Chefe do Departamento de Administrao
Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurdicos.
Partes do documento no padro ofcio
Nos termos do Manual de Redao da Presidncia da Repblica, o padro
ofcio dever conter as seguintes partes:
tipo e nmero do expediente, seguido da sigla do rgo que o expede : Exemplos: Mem.
123/2002-MF; Aviso 123/2002-SG; Of. 123/2002-MME;
local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento di-reita;
assunto : resumo do teor do documento;
destinatrio : o nome e o cargo da pessoa a quem dirigida a comunicao. No caso do
ofcio deve ser includo tambm o endereo;
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texto : nos casos em que no for de mero encaminhamento de documentos, o expe-
diente deve conter a seguinte estrutura:
introduo, que se confunde com o pargrafo de abertura, na qual apresentado
o assunto que motiva a comunicao. Evite o uso das formas: Tenho a honra de,
Tenho o prazer de, Cumpre-me informar que, empregue a forma direta;
desenvolvimento, no qual o assunto detalhado; se o texto contiver mais de uma
ideia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em pargrafos distintos, o que con-
fere maior clareza exposio;
concluso, em que reafrmada ou simplesmente reapresentada a posio reco-
mendada sobre o assunto.
Os pargrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que estes estejam
organizados em itens ou ttulos e subttulos.
J quando se tratar de mero encaminhamento de documentos a estrutura a seguinte:
introduo: deve iniciar com referncia ao expediente que solicitou o encaminha-
mento. Se a remessa do documento no tiver sido solicitada, deve iniciar com a
informao do motivo da comunicao, que encaminhar, indicando a seguir os
dados completos do documento encaminhado (tipo, data, origem ou signatrio, e
assunto de que trata), e a razo pela qual est sendo encaminhado.
[...]
desenvolvimento: se o autor da comunicao desejar fazer algum comentrio a
respeito do documento que encaminha, poder acrescentar pargrafos de desen-
volvimento; em caso contrrio, no h pargrafos de desenvolvimento em aviso
ou ofcio de mero encaminhamento.
fecho ; [...]
assinatura do autor da comunicao; e
identifcao do signatrio . (BRASIL, 2002, grifo nosso)
Forma de diagramao
Seguindo, ainda, o contido no Manual de Redao da Presidncia
2
, o docu-
mento do padro ofcio deve obedecer a seguinte forma de apresentao:
deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11
nas citaes, e 10 nas notas de rodap;
para smbolos no existentes na fonte Times New Roman poder-se- utilizar as fontes
Symbol e Wingdings;
obrigatrio constar a partir da segunda pgina o nmero da pgina;
os ofcios, memorandos e anexos destes podero ser impressos em ambas as faces
do papel. Neste caso, as margens esquerda e direita tero as distncias invertidas nas
pginas pares (margem espelho);
o incio de cada pargrafo do texto deve ter 2,5cm de distncia da margem esquerda;
2
Tal diagramao se aplica
tambm exposio de mo-
tivos e mensagem.
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o campo destinado margem lateral esquerda ter, no mnimo, 3,0cm de largura;
o campo destinado margem lateral direita ter 1,5cm;
deve ser utilizado espaamento simples entre as linhas e de 6 pontos aps cada pa-
rgrafo, ou, se o editor de texto utilizado no comportar tal recurso, de uma linha em
branco;
no deve haver abuso no uso de negrito, itlico, sublinhado, letras mais-
culas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatao que
afete a elegncia e a sobriedade do documento;
a impresso dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impresso colo-
rida deve ser usada apenas para grfcos e ilustraes;
todos os tipos de documentos do Padro Ofcio devem ser impressos em papel de
tamanho A4, ou seja, 29,7 x 21,0cm;
deve ser utilizado, preferencialmente, o formato de arquivo Rich Text nos documentos
de texto;
dentro do possvel, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto pre-
servado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos anlogos;
para facilitar a localizao, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte
maneira: tipo do documento + nmero do documento + palavras-chaves do contedo.
Ex.: Of. 123 - relatrio produtividade ano 2002. (BRASIL, 2002)
Exposio de motivos
Geralmente dirigida ao presidente da Repblica por um ministro de
Estado, a exposio de motivos o expediente dirigido ao presidente da
Repblica ou ao vice-presidente para inform-lo de determinado assunto,
propor alguma medida ou, ainda, submeter a sua considerao projeto de
ato normativo (BRASIL, 2002).
Nos casos em que o assunto tratado envolva mais de um Ministrio, a
exposio de motivos dever ser assinada por todos os ministros envolvidos,
sendo, por essa razo, chamada de interministerial (BRASIL, 2002).
Forma e estrutura
Formalmente, a exposio de motivos tem a apresentao do padro
ofcio (BRASIL, 2002).
A exposio de motivos, de acordo com sua fnalidade, apresenta duas
formas bsicas de estrutura, sendo uma delas idntica ao modelo do padro
ofcio e outra que segue a estrutura do padro ofcio mas deve conter mais
algumas peculiaridades.
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A primeira estrutura utilizada para exposio de motivos que simples-
mente leva algum assunto ao conhecimento do presidente da Repblica
(BRASIL, 2002).
A segunda estrutura utilizada para a exposio de motivos que subme-
ta considerao do presidente da Repblica a sugesto de alguma medida
a ser adotada ou a que lhe apresente projeto de ato normativo (BRASIL,
2002), lembrando que esta observar a estrutura do padro ofcio alm de
apontar, obrigatoriamente:
na introduo: o problema que est a reclamar a adoo da medida ou do ato norma-
tivo proposto;
no desenvolvimento: o porqu de ser aquela medida ou aquele ato normativo o ideal
para se solucionar o problema, e eventuais alternativas existentes para equacion-lo;
na concluso, novamente, qual medida deve ser tomada, ou qual ato normativo deve
ser editado para solucionar o problema.
Deve, ainda, trazer apenso o formulrio de anexo exposio de motivos, devidamente
preenchido, de acordo com o modelo previsto no Anexo II do Decreto 4.176, de 28 de
maro de 2002.
O preenchimento obrigatrio do anexo para as exposies de motivos que proponham a
adoo de alguma medida ou a edio de ato normativo tem como fnalidade:
permitir a adequada refexo sobre o problema que se busca resolver;
ensejar mais profunda avaliao das diversas causas do problema e dos efeitos que
pode ter a adoo da medida ou a edio do ato, em consonncia com as questes
que devem ser analisadas na elaborao de proposies normativas no mbito do Poder
Executivo.
conferir perfeita transparncia aos atos propostos. (BRASIL,2002)
Mensagem
o instrumento de comunicao ofcial entre os Chefes dos Poderes Pblicos, notadamente
as mensagens enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar
sobre fato da Administrao Pblica; expor o plano de governo por ocasio da abertura
de sesso legislativa; submeter ao Congresso Nacional matrias que dependem de
deliberao de suas Casas; apresentar veto; enfm, fazer e agradecer comunicaes de
tudo quanto seja de interesse dos poderes pblicos e da Nao. (BRASIL, 2002)
As mensagens mais usuais do Poder Executivo ao Congresso Nacional
tm as seguintes fnalidades:
encaminhamento de projeto de lei ordinria, complementar ou fnan-
ceira;
encaminhamento de medida provisria;
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indicao de autoridades;
pedido de autorizao para o presidente ou o vice-presidente da Re-
pblica se ausentarem do pas por mais de 15 dias;
encaminhamento de atos de concesso e renovao de concesso de
emissoras de rdio e TV;
encaminhamento das contas referentes ao exerccio anterior;
mensagem de abertura da sesso legislativa;
comunicao de sano (com restituio de autgrafos);
comunicao de veto.
Forma e estrutura
De acordo com o Manual de Redao da Presidncia as mensagens de-
vero conter:
a indicao do tipo de expediente e de seu nmero, horizontalmente, no incio da
margem esquerda; [...]
vocativo, de acordo com o pronome de tratamento e o cargo do destinatrio, horizon-
talmente, no incio da margem esquerda; [...]
o texto, iniciando a 2cm do vocativo;
o local e a data, verticalmente a 2cm do fnal do texto, e horizontalmente fazendo coin-
cidir seu fnal com a margem direita.
A mensagem, como os demais atos assinados pelo presidente da Repblica, no traz
identifcao de seu signatrio. (BRASIL, 2002)
Telegrama
Utiliza-se a expresso telegrama para toda comunicao ofcial expedida
por meio de telegrafa, telex, etc. (BRASIL, 2002).
Trata-se de uma comunicao custosa aos cofres pblicos e tecnologi-
camente superada, a qual, conforme orientao do Manual de Redao da
Presidncia, dever ser utilizada somente em situaes nas quais no seja
possvel o uso de correio eletrnico ou fax e que a urgncia justifque sua
utilizao (BRASIL, 2002).
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No h padro rgido, devendo-se seguir a forma e a estrutura dos for-
mulrios disponveis nas agncias dos Correios e em seu stio na internet
(BRASIL, 2002).
Fax
Outra forma de comunicao relativamente ultrapassada, o
fax (forma abreviada j consagrada de fac-simile) [...] utilizado para a transmisso de
mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos, de cujo conhecimento
h premncia, quando no h condies de envio do documento por meio eletrnico.
Quando necessrio o original, ele segue posteriormente pela via e na forma de praxe.
(BRASIL, 2002)
O Manual de redao da Presidncia alerta que em caso de necessidade de
arquivamento do fax, deve-se faz-lo com sua cpia xerox, tendo em vista que
o papel do original, geralmente, se deteriora com rapidez (BRASIL, 2002).
Outrossim, conveniente o envio, juntamente com o documento princi-
pal, de folha de rosto, isto , de pequeno formulrio com os dados de identi-
fcao da mensagem a ser enviada (BRASIL, 2002).
Correio eletrnico
Em razo de sua generalizada utilizao na atualidade, tal modalidade de
comunicao dispensa comentrios para sua identifcao.
Ressalva o Manual de Redao da Presidncia que a utilizao do e-mail
atrativa em razo de sua fexibilidade, sendo, desse modo, de pouco inte-
resse a defnio de forma rgida da sua estrutura, porm dever-se- obser-
var ao menos o uso de linguagem compatvel com uma comunicao ofcial
(BRASIL, 2002).
O referido manual orienta tambm que para os arquivos anexados
mensagem deve ser utilizado, preferencialmente, o formato Rich Text. A
mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informaes mnimas
sobre seu contedo (BRASIL, 2002).
Sempre que disponvel, deve-se utilizar recurso de confrmao de leitu-
ra. Caso no seja disponvel, deve constar da mensagem pedido de confr-
mao de recebimento (BRASIL, 2002).
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Valor documental
Nos termos da legislao em vigor, para que a mensagem de correio ele-
trnico tenha valor documental, isto , para que possa ser aceita como docu-
mento original, necessrio existir certifcao digital que ateste a identida-
de do remetente, na forma estabelecida em lei (BRASIL, 2002).
A certifcao digital regulamentada no Brasil pela Infraestrutura de
Chaves Pblicas Brasileira (ICP-Brasil), criada pela Medida Provisria 2.200-2,
de 24 de agosto de 2001, que tem como rgo fscalizador o Instituto Nacio-
nal de Tecnologia da Informtica, ITI.
3
Dicas de estudo
Sobre certifcao digital, visitar o site do Instituto Nacional de Tecnologia da In-
formao: <www.iti.gov.br/twiki/bin/view/Main/WebHome>.
Verifcar modelos dos expedientes de comunicao ofcial no Manual de Redao
da Presidncia da Repblica.
Referncias
BRASIL. Presidncia da Repblica. Manual de Redao da Presidncia da
Repblica / Gilmar Ferreira Mendes e Nestor Jos Forster Jnior. 2. ed. rev. e atual.
Braslia: Presidncia da Repblica, 2002.
3
Disponvel em: <http://
publ i ca. agenci anet. fa-
zenda.df.gov.br/publica/
Legislacao.asp>.