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gestin eficaz de la tesorera: mejorar la gestin de la liquidez y la eficiencia de los procesos

Teresa Nez Monedero
Directora general de XRT Ibrica.

La

Actualmente, el tesorero dispone de la tecnologa y las herramientas que le permiten obtener un considerable aumento de la eficiencia y un ahorro de costes sustanciales en la gestin de los flujos financieros.

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Los estudios realizados en el mbito de la tesorera empresarial europea ponen de relieve que los departamentos de tesorera desean aadir valor al mejorar la liquidez, globalizar los controles y adoptar una eficiencia global de todos los procesos financieros. Adems, en la mayora de los estudios, la tesorera es identificada claramente como parte de la estrategia de la empresa y, como tal, debe ser un elemento clave a la hora de formular dicha estrategia. Las principales funciones del cash manager son el control y planificacin de la liquidez, la gestin de las necesidades y excedentes a corto plazo, la gestin de las operaciones en divisas y el control y gestin de las condiciones bancarias. Al mismo tiempo, los beneficios obvios de una correcta gestin son la reduccin de saldos ociosos, la eliminacin de costes innecesarios, la recuperacin de costes mal aplicados, el incremento de ingresos financieros y la mejora de la operativa de divisas. Los tesoreros en la actualidad son conscientes de que deben llegar an ms all y aportar un valor acrecentado a sus funciones alinendose con la necesidad de hacer frente a los desafos tecnolgicos y globales e incrementar la competitividad y el beneficio econmico de la empresa. Ello supone una extensin de sus funciones ms all del concepto de cash management, de modo que se han sobrepasado las tareas tradicionales de: gestin del presupuesto de tesorera y optimizacin del flujo de fondos; negociacin de las lneas de financiacin convenientes; gestin de las previsiones de tesorera y de las posiciones diarias; y negociacin bancaria. Estos aspectos son medibles mediante el anlisis de los costes y los resultados financieros, para abarcar tareas de: gestin internacional de las relaciones bancarias; organizacin y estandarizacin de procesos y prcticas; establecimiento y gestin de controles y prevencin de fraudes; y diseo de integracin de sistemas y de tecnologas. Todas ellas son tareas que impactan directamente en el resultado econmico de la empresa.

Incluso en empresas pequeas, el tesorero se encuentra en la actualidad en un entorno globalizado y ms complejo, generalmente en un entorno internacional, con un pool bancario ms amplio y en la mayora de los casos tambin internacional, con numerosos interlocutores internos (departamentos, filiales, etc.) y externos (clientes y proveedores locales e internacionales, entidades financieras locales e internacionales, Administraciones Pblicas, mercados financieros, etc.) y con una mayor competencia y una mayor necesidad de reduccin de costes que, en ocasiones, conllevan tambin una menor disposicin de recursos humanos. Ello le ha supuesto, por un lado, un mayor esfuerzo para el control y la posicin diarios, y, por otro, una asuncin de funciones que requieren, adems, una formacin y una informacin constantes.

reas de mejora de la tesorera en grupos de empresas

Enumerando los factores de complejidad, algunos de ellos ya indicados anteriormente, se pueden establecer las reas de mejora de la tesorera que permi-

ncluso en empresas pequeas, el tesorero se encuentra en la actualidad en un entorno globalizado y ms complejo, generalmente internacional, con un pool bancario ms amplio

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a estructuracin de un pooling en la empresa depende en gran medida de la localizacin geogrfica

Los beneficios que aporta la racionalizacin de la estructura de las cuentas bancarias de una empresa o de un grupo no siempre son posibles y dependen de la actividad de la empresa, pero aun en este caso la creacin de una estructura de cash pooling adecuada permite alcanzar similares e incluso mayores beneficios, de modo que, si bien el nmero de interlocutores bancarios sigue siendo el mismo, la operativa bancaria se simplifica, as como las relaciones y la negociacin bancarias ganan en profundidad. Adems, la negociacin bancaria tambin se vuelve ms sencilla al disponer el tesorero de mejores elementos de negociacin y de mayor capacidad de negociacin con los bancos tesoreros que centralizan el mayor volumen de negocio. Cash pooling bancario La estructuracin de un pooling en la empresa depende en gran medida de la localizacin geogrfica, ya que para que se realice con la mxima eficiencia es necesario que las cuentas implicadas estn denominadas en la misma moneda, sean del mismo titular y posean un mismo entorno legal y fiscal. En algunas ocasiones no se renen todas estas condiciones en el cash pooling internacional, lo cual provoca una disminucin de su eficiencia. Sin embargo, en todos los casos supone una minimizacin de los cargos de las transacciones bancarias y una reduccin de los gastos bancarios. Otro beneficio importante que se obtiene es la consolidacin y obtencin de la posicin global de la tesorera, que redunda claramente en una mejora de la liquidez al gestionarse conjuntamente las posiciones de tesorera. Una de las opciones que ha sido elegida por un elevado nmero de empresas con una presencia internacional numerosa y dispersa es la centralizacin por niveles. Este sistema es ofrecido por numerosos bancos internacionales, ya que en la actualidad las entidades financieras son capaces de prestar servicios de cash pooling internacional utilizando productos y servicios diversos y con diferente grado de intensidad. En el sistema de cash pooling estructurado se mantienen las cuentas locales, ya que son necesarias para realizar los cobros (y en algunas ocasiones tambin los pagos) locales y se establece un cash pooling con varios niveles dependiendo de las divisas implicadas. Si diferenciamos el cash pooling internacional basndonos en el nmero de monedas, tendremos dos tipos: el cash pooling internacional monodivisa y el

tan no slo un incremento de los ingresos de la empresa, sino tambin una racionalizacin de las estructuras y una optimizacin de la organizacin financiera y de tesorera.

1. Entorno internacional y ubicaciones mltiples

Los problemas ms comunes que se producen cuando un grupo o una empresa tienen operaciones internacionales o presencia multinacional con filiales geogrficamente dispersas son los siguientes: Falta de visibilidad global de la posicin. Dificultad para realizar controles locales y corporativos. Estructura bancaria dispersa y compleja, no racionalizada. Dificultad para conocer mltiples jurisdicciones, normativas y aspectos fiscales. Multiplicidad y variedad de interlocutores. Dificultad para establecer canales de comunicacin simples y operativos. Los puntos de actuacin y mejora pasan, por tanto, fundamentalmente, por conseguir una racionalizacin de la comunicacin del departamento de tesorera con los diferentes interlocutores, una optimizacin de la estructura bancaria de la empresa y una previsin ms eficiente de la liquidez. La racionalizacin de la estructura bancaria de la empresa puede suponer una disminucin del nmero de bancos y de cuentas bancarias, pero tambin la creacin de una estructura de cash pooling adecuada o, en otros casos, llegar hasta la creacin de una estructura de banco interno.

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CUADRO 1

Tipos de cash pooling internacional: monodivisa y multidivisa

Cash pooling monodivisa Cash pooling multidivisa

Centralizacin

Centralizacin de la posicin para las monedas principales y cash pooling local descentralizado para monedas de menor importancia. Un banco principal y varios bancos locales. Persistencia de entidades locales descentralizadas para el pooling local.

Centralizacin de la posicin global en todas las monedas (salvo si existen impedimentos legales). Reducido nmero de entidades bancarias (incluso una nica entidad). Una nica entidad que en ocasiones supone la creacin de un banco interno y la creacin de un nico centro financiero.

Entidades bancarias

Organizacin

cash pooling internacional multidivisa. Sus caractersticas principales son las que refleja el CUADRO 1. Generalmente, la estructura ptima que incluye a los bancos locales con los que ya trabajan las filiales europeas es una estructura internacional en un pas unida a la concentracin fsica de tesorera en un nico centro financiero. El valor de la utilizacin de una nica posicin en euros resulta fundamental para que un director de tesorera pueda extraer el mximo partido de la liquidez de la empresa. La eleccin del banco overlay o internacional es un factor muy importante. A la hora de abordar una centralizacin, es esencial que el tesorero elabore un RFP (Request For Proposal) que plasme los objetivos de la empresa con la centralizacin y que rena todos los elementos necesarios para cubrir toda la operativa de la empresa permitiendo la racionalizacin de costes previstos. En definitiva, aunque existen numerosas estructuras de cash pooling dependiendo de las necesidades de la empresa en todos los pases en los que opera, una estructura muy habitual es la de overlay, ya que con ella se conservan las relaciones existentes con los bancos nacionales y la operativa nacional diaria se realiza a travs de un banco nacional. Netting Otra de las reas en las que la direccin financiera puede obtener mayores beneficios en la gestin del cash management es el netting multilateral, que se utiliza para reducir el volumen de operaciones y para concentrar el riesgo de cambio. Las tecnologas actuales permiten al director de tesorera en un centro de netting visualizar todas las transacciones entre las filiales y la empresa matriz de un grupo.

As, en lugar de realizar cientos de transacciones individuales, muchas de las cuales son pagos internacionales, y, a veces, transacciones de compra de la moneda necesaria para los pagos, el netting permite que cada participante realice una nica transac-

os puntos de mejora pasan por conseguir una racionalizacin de la comunicacin del departamento de tesorera con los diferentes interlocutores, una optimizacin de la estructura bancaria de la empresa y una previsin ms eficiente de la liquidez

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na de las opciones que ha sido elegida por un elevado nmero de empresas con una presencia internacional numerosa y dispersa es la centralizacin por niveles

cin por da con el centro. Y menos transacciones significan menos coste y, consecuentemente, menos capital circulante. Adems, los centros de netting permiten la resolucin de disputas de modo que los diferentes participantes puedan ver las transacciones previstas a tiempo de discutir alguna con la que estn en desacuerdo antes de que se ejecuten. Slo entonces puede ser realizado el pago y no se pierde tiempo ni dinero en negociaciones o ajustes tras los pagos. Los bancos globales ofrecen servicios de netting multilateral, pero las empresas pueden realizar esta tarea tambin internamente de forma ms sencilla y sin depender para ello de los bancos. El banco interno La gestin de un banco interno dentro de un grupo tambin permite reducir el nmero de cuentas bancarias y el volumen de pagos internacionales, as como simplificar la gestin de los flujos financieros de la empresa. Adems, se pueden mejorar las remuneraciones de saldos de las empresas del grupo, puesto que el banco interno proporciona servicios de tipo bancario a las entidades del grupo. Todas las filiales tendrn una o varias cuentas en el banco in-

CUADRO 2

Cash pooling estructurado multidivisa

Cobertura de las divisas EUROS Centro financiero Master account DLARES LIBRAS ESTERLINAS

Espaa Overlay account

Francia Overlay account

Italia Overlay account

Alemania Overlay account

Local Local Local Local Local Local Local Local account account account account account account account account 1 2 1 2 1 2 1 2

Local Local account account 1 2

Local Local account account 1 2

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terno, que asigna lmites de crdito, enva los saldos, calcula los intereses y tramita los pagos. As, la misma aplicacin en la que se basa el netting multilateral interno se puede aplicar a un inhouse bank. Antes de contraer prstamos o de realizar inversiones a corto plazo con diferentes bancos de manera separada, que conllevan comisiones, compensaciones y spreads que favorecen a los bancos, una empresa puede crear en su sistema interno un banco que acte como intermediario. As, cualquier unidad de negocio con excedente de tesorera lo coloca en el banco interno y se remunera a un tipo de inters establecido por la empresa. Y cualquier unidad de negocio con necesidad de tesorera puede tomar prestado del banco interno y ser liquidada a un tipo de inters establecido por la empresa. Slo el banco interno del grupo accede a los mercados externos para invertir el excedente neto o para tomar prestado el dficit neto. De esta forma se conservan ms fondos de maniobra. La creacin de un banco nocional operativamente puede reflejar con una considerable exactitud el funcionamiento de un banco real, completado con la generacin de extractos bancarios y liquidaciones con un detalle y una presentacin profesionales, en caso de que la empresa desee tal opcin.

2. Falta de integracin de sistemas

La falta de integracin de sistemas dentro de la empresa conlleva un riesgo importante de posibilidad de fraudes y una menor productividad, ya que en muchas ocasiones dentro de la empresa existen sistemas informticos redundantes o con funciones que se solapan y con multitudes de interfaces que mantener. Lograr procesos de negocio integrados significa interconectar las diferentes funciones financieras, as como interconectar stas con el resto de los sistemas de la empresa e, incluso, con interlocutores externos a ella (bancos, filiales, etc.). Esto no slo implica automatizar tratamientos manuales costosos e incmodos, sino tambin establecer vas de unin para que los flujos y la informacin fluyan de una manera segura entre los diferentes departamentos, proporcionando un nivel muy prximo al punto a punto. Un sistema eficaz de gestin financiera debe ser el punto principal de toda la informacin financiera que circula por la empresa y debe reunir y consolidar dicha informacin y distribuirla entre los usuarios (tanto personas como sistemas) que la necesiten. Ofrece una mayor accesibilidad y una mayor seguridad; sin embargo, cada persona slo tendr

acceso a un nmero limitado de funciones, en las que podr acceder a los datos que necesita conocer y realizar las tareas para las que est autorizada. La centralizacin de la tesorera siempre supone la centralizacin de sistemas en un modelo integrado. Esta centralizacin afecta especialmente a dos reas de tesorera importantes, como son la gestin de los pagos y las comunicaciones bancarias. En la gestin de los pagos, tres son las actuaciones posibles: la estandarizacin de los instrumentos y de los formatos de pagos, la integracin con los sistemas contables, y el control centralizado de las autorizaciones y la integracin de los procesos de firma. Los elementos que dan lugar a una gestin segura y eficaz son, en primer lugar, la existencia de estndares cuyo uso generalizado es condicin necesaria de eficiencia y seguridad. En su ausencia resulta imposible el procesamiento automtico de los pagos de principio a fin y las ganancias de eficiencia que comporta. Adems, esta estandarizacin tambin comporta ahorros en el coste de transacciones, ya que, por ejemplo, pueden pasar a gestionarse pagos locales de menor coste cuando antes se hacan como pagos internacionales. Asimismo, es fundamental que el procesamiento de los pagos se realice desde su generacin de las rdenes dentro de la empresa hasta su procesamiento por parte del banco de una manera automtica e integrada, garantizando una seguridad total en toda la cadena de gestin.

tra de las reas en las que la direccin financiera puede obtener mayores beneficios en la gestin de la tesorera es el netting multilateral

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La incorporacin de procesos de autorizacin y firma centralizados o realizados mediante sistemas que incorporen en la cadena de validacin y autorizacin medidas de seguridad de las transacciones y certificados digitales reconocidos que garanticen los principios de autenticacin, integridad, confidencialidad y no repudio es garanta de proteccin frente a fraudes. En la gestin de las comunicaciones bancarias se puede proceder a una estandarizacin y unificacin de los sistemas de comunicacin para simplificar la interoperabilidad entre el sistema de gestin de la empresa y los bancos, se pueden reducir los costes administrativos y de tratamiento de las transacciones e incluso se pueden desmaterializar los intercambios financieros. En el nuevo entorno SEPA, la conectividad SWIFT puede suponer una verdadera oportunidad para la empresa que haya racionalizado sus comunicaciones bancarias.

CUADRO 3

Elaboracin de previsiones de tesorera

Informes para la generacin de previsiones de tesorera

Nivel 1. Presupuesto anual de tesorera y presupuestos de la cuenta de resultados. Nivel 2. Revisin trimestral/bimestral/ mensual del presupuesto anual. Nivel 3. Previsin mensual da a da. Nivel 4. Seguimiento diario de la posicin en valor.

3. Falta de informacin
Para la obtencin de un saldo en valor diario fiable consolidado o por zona geogrfica, pas, filial, etc. es necesario un buen sistema de elaboracin de previsiones.

a gestin de un banco interno dentro de un grupo permite reducir el nmero de cuentas bancarias y el volumen de pagos internacionales, as como simplificar la gestin de los flujos financieros

La gestin de previsiones es una herramienta esencial para el tesorero siempre que las previsiones (y predicciones) estn bien preparadas, usando una base de datos realista, utilizando perodos de tiempo adecuados, actualizndolas de forma regular para reflejar cambios producidos o eventos futuros conocidos para mejorar la precisin y contrastndolas con los movimientos reales. El conocimiento anticipado de los fondos requeridos proporciona al tesorero tiempo para asegurarse de si los medios adecuados estn disponibles o no. De otra manera, cuando el tesorero tiene que proveerse de liquidez en un corto plazo o de forma inmediata, si hay un dficit, puede no haber tiempo para identificar el origen de fondos ms barato. De la misma manera, el conocimiento anticipado de que va a producirse un exceso de fondos permite al tesorero buscar las vas ms efectivas de colocar dichos fondos. Sin un enfoque definido, no hay informacin homognea, lo cual incluye una falta de previsiones oportunas y precisas. Los informes para las previsiones de tesorera deben ser preparados de forma que proporcionen los datos necesarios para la gestin de la tesorera de cada empresa. Esta informacin vara, por tanto, en funcin de la tipologa del negocio, de las polticas de la direccin general y de la forma de gestionar la tesorera, pero en cualquiera de los casos deben definirse unas pautas determinadas de recogida de la informacin. Un elemento que puede complicar la elaboracin del cuadro de previsiones en algunos grupos es que las fuentes de informacin pueden ser muy diversas y pueden incluir, adems de los presupuestos gene-

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rales de la empresa, las carteras de cobros y pagos, estudios estadsticos para previsiones futuras, comunicaciones internas, estadsticas de tesorera diaria, hojas de presupuesto que elabora cada filial, etc. Por el contrario, los elementos que facilitan la gestin de previsiones son los siguientes: La implicacin de los diferentes departamentos de la empresa. La organizacin de la informacin base de la elaboracin de previsiones y de las fuentes de informacin. El tipo de operativa de gestin y los instrumentos de cobro y pago utilizados por la empresa. Por tanto, aunque lo primordial es conocer la posicin en valor diaria, es necesario poseer una buena visin futura a corto y medio plazo para optimizar las decisiones de tesorera. Las empresas que realizan de forma correcta la gestin de previsiones inciden de forma positiva en la minimizacin del coste de los fondos, la maximizacin de los ingresos financieros, la mejora de la gestin de la liquidez y el control financiero.

4. Ineficiencia en los procesos

Para conseguir una mejora del rea de tesorera que permita alcanzar mejoras de costes y rendimiento, en muchos casos es necesaria una revisin de procesos para detectar y corregir procesos administratiCUADRO 4

unque lo primordial es conocer la posicin en valor diaria, es necesario poseer una buena visin futura a corto y medio plazo para optimizar las decisiones de tesorera

Procesos diarios de tesorera

Recuperacin de previsiones de cobros y pagos. Conexin bancaria: obtencin de extractos bancarios. Actualizacin de previsiones y control bancario. Posicin de tesorera. Toma de decisiones: optimizacin de saldos. Seguimiento y anlisis del cash flow. Generacin de los pagos. Informes de control. Anlisis y cobertura de riesgos; estrategias de cobertura. Back-office y gestin administrativa.

vos fragmentados y redundantes que penalizan la toma de decisiones y hacen que se pierdan oportunidades. En otros casos, la intencin es simplificar las funciones administrativas y aprovechar los recursos humanos de manera ms eficaz. La reingeniera de la funcin de tesorera busca redisear los procesos de tesorera de manera que stos no estn fragmentados; es decir, que todas las actividades de la tesorera estn integradas en una secuencia lgica y ordenada que ayude a que el trabajo se realice con eficiencia. En las estructuras de grupos con una cierta complejidad, los beneficios son en la mayora de los casos destacables. La mayor complicacin a la hora de llevar a la prctica la reingeniera es que sta debe instrumentarse sin interrumpir las operaciones de tesorera y debe plantear en su etapa de implantacin una transicin que permita consolidar operativamente el rediseo de los procesos realizado. Los principales puntos en el diagnstico del flujo de trabajo se refieren a lo siguiente:

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a falta de integracin de sistemas dentro de la empresa conlleva un riesgo importante de posibilidad de fraudes y una menor productividad

racin de las previsiones y de todos los procesos de pagos puede suponer enormes beneficios para la generacin del cash flow. La automatizacin de la recuperacin de los extractos bancarios, es decir, la gestin telemtica de toda la relacin con las entidades financieras y de las conciliaciones bancarias, da lugar a una ganancia de tiempo considerable. La integracin de los circuitos administrativo y contable con el de tesorera proporciona seguridad en la informacin e igualmente ahorros de tiempo. En definitiva, en el entorno actual, el tesorero dispone de la tecnologa y las herramientas que le permiten obtener un aumento considerable de la eficiencia y un ahorro de costes sustanciales en la gestin de los flujos financieros, sobre todo en la gestin de la posicin y en la gestin de los pagos, especialmente en entornos internacionales, que van a suponer una generacin de valor tanto para el departamento financiero como para la empresa.

La gestin eficaz de la tesorera: mejorar la gestin de la liquidez y la eficiencia de los procesos. Ediciones Deusto. Referencia n. 3099.

Mejora de los circuitos de tesorera. Procesos manuales voluminosos y aumento de los procesos de tratamiento de la informacin. Gestin administrativa pesada; descoordinacin entre la contabilidad y la tesorera. Una revisin completa del circuito de tesorera que preste especial atencin a los aspectos de recupeSi desea ms informacin relacionada con este tema, introduzca el cdigo 17861 en www.e-deusto.com/buscadorempresarial