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IEFP - ISG

Ficha Tcnica

Coleco Ttulo Suporte Didctico Coordenao e Reviso Pedaggica Coordenao e Reviso Tcnica

MANUAIS PARA APOIO FORMAO EM CINCIAS EMPRESARIAIS

Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formando IEFP Instituto do Emprego e Formao Profissional Departamento de Formao Profissional

ISG Instituto Superior de Gesto Manuel Vilhena Veludo/ISG IEFP ISG ISG ISG
Instituto do Emprego e Formao Profissional, Av. Jos Malhoa, 11 1099-018 Lisboa

Autor Capa Maquetagem Montagem Impresso e Acabamento Propriedade Edio Tiragem

Portugal, Lisboa, Dezembro de 2004 1000 exemplares

Copyright, 2004 Todos os direitos reservados ao IEFP Nenhuma parte deste ttulo pode ser reproduzido ou transmitido, por qualquer forma ou processo sem o conhecimento prvio, por escrito, do IEFP

Aprovisionamento e Gesto de Stocks

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NDICE

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ndice Geral

I. OS STOCKS E A FUNO APROVISIONAMENTO ....................................................... 1


1. Os Materiais e o Stock: Noes e Classificaes........................................................................................... 4 2. A Funo Aprovisionamento ........................................................................................................................... 7 3. Importncia do Aprovisionamento................................................................................................................... 8 4. Posio e Estruturao do Aprovisionamento na Empresa............................................................................ 9 5. Modalidades de Gesto de Aprovisionamento ............................................................................................. 15

Resumo .................................................................................................................................................... 26 Questes e exerccios.............................................................................................................................. 28 Resolues............................................................................................................................................... 29 II. A GESTO E A ORGANIZAO FSICA DOS STOCKS ............................................. 37
1. mbito e Enquadramento Estrutural da Gesto Fsica dos Stocks .............................................................. 40 2. Requisitos de uma Gesto Fsica dos Stocks Eficiente................................................................................ 41 3. A Funo Armazenagem: mbito e Princpios Gerais.................................................................................. 43 4. Classificao de Armazns ........................................................................................................................... 45 5. Armazm como Espao Fsico Organizado: Mtodos e Tcnicas ............................................................... 46

Resumo .................................................................................................................................................... 56 Questes e exerccios.............................................................................................................................. 57 Resolues............................................................................................................................................... 58 III. A GESTO E A ORGANIZAO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS .......................... 63
1. mbito e Enquadramento Estrutural da Gesto Administrativa dos Stocks................................................. 66 2. Nomenclatura dos Materiais.......................................................................................................................... 67 3. Especificao dos Materiais.......................................................................................................................... 69 4. Normalizao de Variedades do Stock ......................................................................................................... 70 5. Operaes Bsicas e Administrativas........................................................................................................... 71

Resumo .................................................................................................................................................... 80 Questes e exerccios.............................................................................................................................. 81 Resolues............................................................................................................................................... 82

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NDICE

IV.

A GESTO ECONMICA DOS STOCKS ..................................................................91

1. Definio e Conceitos Fundamentais ............................................................................................................94 2. Sistemas de GES e Mtodos de Aprovisionamento ................................................................................... 110 3. Controlo da Gesto Econmica dos Stock ................................................................................................. 122

Resumo .................................................................................................................................................. 128 Questes e exerccios............................................................................................................................ 130 V. A RECEPO QUALITATIVA E QUANTITATIVA DOS MATERIAIS..........................143
3. mbito e Enquadramento Estrutural da Recepo dos Materiais .............................................................. 146 4. Processo de Recepo Quantitativa........................................................................................................... 147 3. Processo de Recepo Qualitativa ............................................................................................................. 148 4. Modelos Organizacionais e Funcionamento............................................................................................... 149

Resumo .................................................................................................................................................. 151 Questes e exerccios............................................................................................................................ 152 Resolues ............................................................................................................................................ 153 VI. A FUNO COMPRAS E A SUA ORGANIZAO E GESTO ADMINISTRATIVA155

1. Problema e os Dados da Compra............................................................................................................... 158 2. mbito e Enquadramento Estrutural da Funo Compras ......................................................................... 164 3. Polticas de Aprovisionamento e de Compras ............................................................................................ 166 4. Fases do Processo de Compra Tradicional................................................................................................ 168 5. Organizao e Tipos de Compras .............................................................................................................. 172 6. Gesto Administrativa de Compras ............................................................................................................ 173 7. Evoluo e Progresso da Funo Compras ............................................................................................... 178

Resumo .................................................................................................................................................. 181 Questes e exerccios............................................................................................................................ 183 Resolues ............................................................................................................................................ 184 BIBLIOGRAFIA .................................................................................................................191 GLOSSRIO......................................................................................................................193

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I. OS STOCKS E A FUNO APROVISIONAMENTO

APROVISIONAMENTO E GESTO DE STOCKS

I. OS STOCKS E A FUNO APROVISIONAMENTO

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Objectivos No final deste unidade temtica o formando deve estar apto a: Distinguir os tipos de materiais existentes numa empresa Definir stock e classific-lo Descrever o mbito da funo aprovisionamento evidenciando a sua importncia Posicionar a funo aprovisionamento na estrutura organizacional da empresa Estruturar a funo aprovisionamento no mbito do processo logstico Caracterizar o modelo de gesto por anlise estatstica de anterioridades Caracterizar o modelo de gesto por encomenda Caracterizar o modelo de gesto misto

Temas 1. Os Materiais e o Stock: Noes e Classificaes 2. A Funo Aprovisionamento 3. Importncia do Aprovisionamento 4. Posio e Estruturao do Aprovisionamento na Empresa 5. Modalidades de Gesto de Aprovisionamento Resumo Questes e exerccios Resolues.

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I. OS STOCKS E A FUNO APROVISIONAMENTO

1. OS MATERIAIS E O STOCK: NOES E CLASSIFICAES

Tipos de Materiais

Numa empresa industrial podemos considerar os tipos de materiais seguintes: Materiais de input ou recursos materiais; Materiais de output ou produtos acabados. Os materiais de input ou recursos materiais so indispensveis ao(s) processo(s) produtivo(s) e so de dois tipos: Materiais consumveis que so objecto de processamento interno na empresa tais como: matrias primas, materiais subsidirios, material de embalagem, ...; Materiais de utilizao permanente que so imobilizado, ou seja, materiais que no so consumidos no processo produtivo, mantendo-se ao dispor deste durante vrios ciclos de transformao. Numa empresa comercial os bens transaccionados designam-se por mercadorias, no estando sujeitos a qualquer transformao dentro da empresa.

Noo e Classificao de Stock

Stock ou stocks o conjunto de materiais consumveis ou de produtos ou de mercadorias acumulados, espera de uma utilizao posterior, mais ou menos prxima, e que permite assegurar o fornecimento aos utilizadores quando necessrio. So os elementos patrimoniais classificados e valorizados em existncias. Classificao dos Stocks Numa empresa industrial podemos classificar os stocks de acordo com a respectiva utilizao no processo produtivo. Assim, teremos: Matrias-primas Matrias-primas - Materiais utilizados na fabricao de componentes dos produtos acabados. Exemplo: chapa de ao destinada a corte e prensagem para fabrico de tejadilhos de viaturas automveis. Componentes Componentes - Materiais ou partes elementares que j no sofrem qualquer transformao na empresa e se destinam a ser incorporados nos produtos acabados. Exemplo: jantes de pneus de viaturas automveis.
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Produo em curso Produo em curso - Produtos que se encontram em certa fase ou operaes intermdias do processo de transformao, no tendo atingido o fim de fabrico. Exemplo: chassis em fase de tratamento de superfcie ou em movimentao na linha de produo. Semiacabados Semiacabados - Subconjuntos ou partes de produtos que j sofreram operaes de transformao e que aguardam a montagem (do produto acabado). Exemplo: jantes com pneus destinados a linha de montagem. Produtos acabados Produtos acabados Bens resultantes do processo produtivo destinados a serem vendidos a cliente(s) que os utilizaro. Exemplo: pneus destinados ao mercado de reposio ou a linhas de montagem de automveis. Subprodutos Subprodutos - Produtos resultantes do processo de transformao, mas que no so incorporados no produto acabado. Normalmente, so vendidos a baixo valor. Exemplo: crmio hexavalente recuperado de um banho de galvanizao. Matrias ou materiais subsidirios Materiais subsidirios - Materiais necessrios produo, mas, que no so incorporados nos produtos acabados. Exemplo: leos de corte e de lubrificao de equipamento fabril. Materiais de embalagem primria, secundria, terciria Materiais de embalagem - Materiais necessrios ao acondicionamento, agrupamento e transporte de produtos e componentes. Exemplo: paletes para o transporte(embalagem terciria), de 10 caixas de carto canelado (embalagem secundria) para conteno e agrupamento de 20 unidades de venda (embalagem primria). Numa empresa industrial a classificao distinta dos vrios tipos de materiais muito importante, na medida em que se encontra associada natureza da procura. Por exemplo, os stocks de produtos acabados so destinados a muitos clientes, da que a soma das vrias encomendas por perodos de tempo pode resultar numa informao histrica para posterior anlise estatstica. Para estes stocks (de produtos acabados) possvel construir um modelo de base estatstica que permite estabelecer previses da procura, baseadas na extrapolao da informao histrica, como veremos adiante. de notar que a classificao dos stocks apresentada funo da natureza da empresa ou fase de transformao, porquanto um produto acabado para uma certa empresa, pode constituir uma matria prima para outra ou at uma mercadoria e mesmo um produto semiacabado.

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I. OS STOCKS E A FUNO APROVISIONAMENTO

Exemplo 1. A farinha constitui um produto acabado para a moagem, sendo uma matria prima para a panificadora. Classificao de Produtos

Os produtos podem ser bens tangveis (materiais) ou bens intangveis (servios).

Bens tangveis Os bens tangveis podem classificar-se nos domnios seguintes: 1. Bens de consumo a. Bens no duradouros ou bens de grande consumo corrente Consumo regular (Ex.: leite; gua de distribuio comunitria Utility) Consumo de emergncia (Ex.: antibitico) Consumo de impulso (Ex.: pipocas) Consumo sazonal (Ex.: protector solar) Bens duradouros Consumo regular (Ex.: electrodomstico) Consumo sazonal (Ex.: fato de banho)

b.

2. Bens ou produtos industriais (utilizados na produo de outros produtos) ou recursos materiais a. b. c. d. Matrias primas Componentes Subconjuntos e produtos intermdios (semiacabados) De suporte Instalaes Bens de equipamento fabril (fixos e mveis, pesados e ligeiros) Bens de equipamento de escritrio Ferramentas e instrumentao Nota Pode, ainda, classificar-se os produtos industriais nos domnios seguintes: Produtos no diferenciados; Produtos diferenciados; Produtos normalizados; Produtos especializados.
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2. A FUNO APROVISIONAMENTO

A funo aprovisionamento compreende o conjunto de operaes que permitem pr disposio da empresa em tempo oportuno, na quantidade e na qualidade definidas, todos os recursos materiais e servios necessrios ao seu funcionamento, ao menor custo. Para levar a bom termo o conjunto destas operaes, necessrio, antes de mais, definir de forma precisa as necessidades (ver I.5.): Em qualidade (especificaes/requisitos); Em quantidade (econmica); Em prazo (til). Para satisfazer aquelas necessidades, nas melhores condies, deve efectuar-se a pesquisa sistemtica das possibilidades oferecidas pelo mercado. Convm, no entanto, que essa pesquisa seja feita em tempo oportuno, isto , que os fornecedores sejam seleccionados criteriosa e antecipadamente (antes da necessidade imediata ocorrer) e que com eles sejam estabelecidos contratos que ofeream vantagens para as partes. Filosofia Just-In-Time O ideal seria que os fornecedores aceitassem fornecer em quantidade e na qualidade desejadas o que necessrio empresa, no momento exacto em que cada necessidade ocorre e ao menor custo. Alis, este um dos princpios inerentes filosofia de gesto JIT (Just-In-Time) (ver I.5.). Na prtica, a empresa normalmente tem de constituir stocks de muitos dos materiais (consumveis) que utiliza, pelo que tem de realizar a gesto de stocks. Atribuies da funo aprovisionamento Para alm das actividades de seleco e qualificao de fornecedores, de negociao, de contratao e de compra de recursos materiais e servios, de gesto de stocks, a funo aprovisionamento ainda inclui nas suas atribuies: a recepo de materiais, a armazenagem, o aviamento de requisies e o envio/transporte de materiais para estaleiros onde decorrem obras ou a expedio para subempreiteiros.

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I. OS STOCKS E A FUNO APROVISIONAMENTO

3. IMPORTNCIA DO APROVISIONAMENTO

Do exposto pode deduzir-se a importncia da funo aprovisionamento no apenas pelo valor do capital aplicado em stocks, mas pela importncia estratgica desta funo. Importncia da funo aprovisionamento Uma boa gesto da funo aprovisionamento pode ser fonte de vantagem competitiva para a organizao, na medida em que contribui para : Gerar diferenciao face concorrncia, atravs de uma seleco criteriosa de fornecedores qualificados que assegurem a qualidade dos fornecimentos e servios prestados; Reduzir os custos e os prazos de entrega dos produtos (bens tangveis e servios) fornecidos atravs de contratao adequada, de gesto econmica dos stocks, de armazenagem e expedio convenientes.

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4. POSIO E ESTRUTURAO DO APROVISIONAMENTO NA EMPRESA

A localizao do Departamento de Aprovisionamento(s) no organograma da empresa e a sua organizao dependem das caractersticas da empresa, como a actividade desenvolvida (industrial, comercial, ...), a dimenso (volume de negcios, nmero de trabalhadores, ...), a importncia relativa da rbrica Existncias no Activo e no Capital Circulante. Nas empresas industriais, comea a ser vulgar a funo aprovisionamento ser considerada uma das funes do Departamento de Logstica. Por este facto, vamos abordar, sumariamente, os conceitos de logstica e de cadeia logstica.

Conceito de Logstica

A necessidade de reduzir os custos e os prazos de fornecimento, para melhor satisfazer os clientes, veio evidenciar a importncia da gesto dos fluxos de materiais/produtos (bens e servios) e da informao associada, desde os fornecedores aos consumidores. O U.S. Council of Logistics Management adoptou a definio seguinte: Logstica o processo estratgico (porque gera valor reconhecido pelos clientes, criando vantagem competitiva sustentada, na medida em que acrescenta diferenciao, aumenta a produtividade e a rendibilidade) de planeamento, organizao e controlo, eficaz e eficiente, dos fluxos e armazenagem de materiais (matrias primas, componentes, produo em curso, produtos semiacabados e acabados) e de informao relacionada, desde a origem (fornecedores) at ao destino final (consumidores) visando maximizar a satisfao das necessidades dos clientes, externos e internos. Esta definio tem vindo a ser adoptada por diversos autores, investigadores e profissionais da rea. Atribuies da funo logstica Se for aceite esta abrangncia para a actuao de um Departamento de Logstica, esta pode englobar, na empresa produtora, as actividades de seleco e pr-qualificao de fornecedores; de planeamento geral de operaes e de programao do aprovisionamento, da produo e da distribuio; de compra, recepo e armazenagem dos materiais; de movimentao e controlo dos materiais at aos centros de produo e dos produtos finais atravs dos canais de distribuio. E, ainda, toda a gesto e tratamento da informao associada.

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I. OS STOCKS E A FUNO APROVISIONAMENTO

Nota Plano mestre da produo ou plano director da produo A funo de planeamento geral de operaes elabora o plano mestre da produo ou plano director da produo, que estabelece os prazos para as operaes a realizar e assegura o equilbrio entre as cargas e as capacidades nos centros operacionais, respeitando as prioridades das encomendas dos clientes e os compromissos comerciais da empresa.

Planeamento Global do Negcio

Planeamento Geral de Operaes

Programao do Aprovisionamento
Transporte

Programao da Produo

Programao da Distribuio

Compra

Armazenagem

Processos Produtivos

Armazenagem

Transporte

Venda

LOGSTICA DE ENTRADA (Input)

LOGSTICA DE SADA (Output)

Figura I.1 - Logstica de Input e de Output

Conceito de Cadeia Logstica

Em 1973, Heskett demonstrou a necessidade de cooperao entre os membros de uma cadeia de abastecimento, de criao de joint--ventures (contratos jurdicos atravs dos quais as partes se obrigam entre si a prosseguir, de forma concertada, determinados objectivos e actividades) e partnerships (contratos jurdicos atravs dos quais as partes se associam, sem prejuzo da respectiva individualidade jurdica, para cooperar na realizao de determinadas actividades), a fim de eliminar a duplicao de actividades ao longo da cadeia.

HESKETT, James L.. Sweeping Changes in Distribution. Harvard Business Review. Mar.-Apr., 1973, pp. 123-132.

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Cadeia logstica externa Na figura seguinte representa-se a cadeia de abastecimento ou cadeia logstica externa. FORNECEDOR Venda de material
Expedio de material

PRODUTOR
Compra de material Transporte de material

Recepo

Armazenagem

Transform. de material

Depsito de produto

Expedio de produto GROSSISTA

Compra de produto

Transporte primrio

Recepo

Armazenagem

Venda de produto

Picking

Expedio RETALHISTA

Compra de produto

Transporte secundrio

Recepo

Retm

Ponto de Venda

CONSUMIDOR
Figura I.2 - Cadeia Logstica Externa

Em 1977, J. Heskett2 desenvolveu uma das perspectivas mais importantes do actual conceito de logstica, a sua ligao estratgia. Aquele Professor de Harvard recomenda que a viso puramente operacional deve ser abandonada, passando a logstica a ser encarada como fonte de vantagem competitiva: Gerao de diferenciao atravs do servio prestado aos clientes/consumidores; Gerao de diferenciao atravs do planeamento global e integrado de cada negcio visando objectivos estratgicos ambiciosos, mas realistas;

HESKETT, James L.. Logistics: Essencial to Strategy. Harvard Business Review. Nov.-Dec. 1977, pp. 85-96

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I. OS STOCKS E A FUNO APROVISIONAMENTO

Gerao de diferenciao atravs da seleco criteriosa de fornecedores e contratao adequada; Gerao de diferenciao materiais/produtos; atravs da gesto optimizada da entrada e sada de

Gerao de diferenciao atravs da gesto optimizada dos transportes e das movimentaes dos materiais/produtos. Sistema logstico Um sistema logstico, eficiente e eficaz, planeia, organiza e controla integradamente, fluxos materiais e informacionais. ORIGEM (Fornecedores) CADEIA INTERNA (Produtor) CADEIA EXTERNA (Intermedirios) DESTINO (Consumidores)

FLUXOS DE INFORMAO FLUXOS DE MATERIAIS/PRODUTOS FLUXOS FINANCEIROS


Figura I.3 - Fluxos na Cadeia Logstica

As actividades logsticas desenvolvem-se ao longo de toda uma cadeia de abastecimento ou cadeia logstica, (externa), da origem ao destino, estendendo-se para fora das fronteiras de cada empresa ou negcio, isto , prolongando-se para alm da cadeia logstica interna.

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O Aprovisionamento como rgo da Logstica

Se a empresa cria um Departamento de Logstica, o organograma geral da empresa pode ser do tipo seguinte. DIRECO GERAL

DP. COMERCIAL

DP. LOGSTICA

DP. TCNICO

DP. ADMINIST. FINANCEIRO

MARKETING

VENDAS

APROVISION .

DISTRIBUI.

CONCEP.

FABRIC.

CONT.

TES.

S. ADM.

Figura I.4 - O Departamento de Logstica depende da Direco Geral

Nesta soluo, em que um Departamento de Logstica inclui as funes de aprovisionamento e de distribuio, ele integra os interfaces com o exterior e assegura a armazenagem e o transporte de todos os materiais, das matrias-primas aos produtos acabados. O Aprovisionamento como rgo Autnomo

Na soluo representada abaixo, a funo distribuio includa no Departamento Comercial, que assume inteira responsabilidade pelos padres de servio ao cliente externo, e a funo aprovisionamento assegurada por um Departamento de Aprovisionamento na dependncia directa da Direco Geral. DIRECO GERAL

DP. COMERCIAL

DP. APROVISIONAM.

DP. TCNICO

DP. ADMIN./FINANC.

Figura I.5 - O Departamento de Aprovisionamentos depende da Direco Geral

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I. OS STOCKS E A FUNO APROVISIONAMENTO

Estrutura Organizacional da rea Aprovisionamento

A funo aprovisionamento, normalmente, reparte-se por vrios rgos estruturais, como se representa no exemplo da figura seguinte.
APROVISIONAMENTOS

Programao

Contratao

Gesto de Materiais

Compras

Recepo e Armazenagem

Figura I.6 - Exemplo de Estrutura do rgo de Aprovisionamentos

Estruturao da funo aprovisionamento Na estrutura organizacional exemplificada acima repartem-se as atribuies da funo aprovisionamento, do modo seguinte: O Programao estabelece as ligaes ao Planeamento Geral de Operaes (ver Figura I.1) e disponibiliza informao relativa a quantidades necessrias e prazos, aos outros rgos do Departamento de Aprovisionamentos; A Contratao pesquisa o mercado, avalia e selecciona os fornecedores, com quem estabelece contratos de fornecimento, aps negociao; A Gesto de Materiais determina quanto e quando encomendar e mantm actualizado o inventrio (gesto econmica e administrativa); As Compras processam as encomendas e asseguram o cumprimento dos contratos com os fornecedores; A Recepo e Armazenagem asseguram a gesto e organizao fsica dos materiais. Nas empresas de maior dimenso estas atribuies repartem-se por diferentes rgos da estrutura, mas nas pequenas empresas frequente encontrar estas atribuies concentradas em duas ou trs pessoas, assumindo frequentemente o empresrio ou o gerente algumas delas.

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5. MODALIDADES DE GESTO DE APROVISIONAMENTO

O modelo de gesto de aprovisionamento depende, essencialmente, da actividade da empresa e no caso de actividade industrial depende do tipo de produo, como veremos. Vamos comear por clarificar o mbito da gesto de stocks, as variveis a considerar, e seguidamente caracterizaremos as principais modalidades de gesto de aprovisionamento.

mbito da Gesto de Stocks

A funo gesto de stocks tem como principais atribuies: A determinao das quantidades ptimas a encomendar para a constituio ou para a renovao dos stocks; estabelecimento das datas e da cadncia segundo a qual convm efectuar essa determinao; A organizao administrativa e fsica dos stocks. A gesto de stocks dever manter o volume dos stocks no nvel mais baixo possvel, sem deixar de assegurar o fornecimento regular aos utilizadores, isto , sem roturas. Alm disso, devem ser tomadas todas as medidas para evitar que os stocks se deteriorem e para reduzir ao mnimo os encargos relativos sua conservao. Estes so atributos da subfuno armazenagem. A gesto de stocks ter de ponderar as desvantagens e as vantagens de constituir stocks e tomar as decises econmicas. Exemplos Um maior volume de stocks representa, na perspectiva financeira, as desvantagens seguintes: Maior custo de posse; Maior necessidade de fundo de maneio; Maior risco de perda por obsolescncia (monos); Mas, representa as vantagens seguintes: Melhores condies de compra (descontos de quantidade); Menor risco de ruptura (stocks de segurana);

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Maior flexibilidade produtiva (possibilidade de reprogramao de fabrico e resoluo de imprevistos, tais como, avarias do equipamento); Menores prazos de entrega de produtos acabados (no h esperas de materiais). A gesto de stocks para alm da gesto econmica e da organizao administrativa das existncias inclui, ainda, a organizao fsica dos stocks. Funcionalmente pode separar-se a gesto econmica e administrativa da gesto e organizao fsica dos stocks, como se viu no exemplo da estrutura orgnica de Aprovisionamento apresentada em I.4. Factores a Considerar na Gesto de Stocks

Na gesto de stocks h trs importantes factores a considerar: A procura Os custos Os prazos


A Procura

As necessidades logsticas na empresa so desencadeadas pela procura dos seus produtos no mercado. A procura dos produtos activa os fluxos de informao e de materiais em toda a cadeia logstica (ver Figura III.3). Uma previso do crescimento das vendas incentiva um aumento da actividade da funo aprovisionamento que deve responder em conformidade com a expectativa de crescimento das necessidades de materiais. Conceito de Procura Do ponto de vista econmico, a procura de um produto definida pela inteno de compra desse produto no mercado, ou Procura a expresso dinmica de um mercado que corresponde a medidas qualitativas e quantitativas dos consumidores, que desejam e podem adquirir um produto. A procura uma percentagem do mercado total, podendo associar-se a um grupo homogneo de clientes.

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Exemplo 1. O mercado portugus de iogurtes e a procura de iogurtes magros com sabor a morango. A procura foi referida como a origem das necessidades logsticas, activando os fluxos de informao e de material na cadeia logstica. Esta origem das necessidades de materiais est estritamente ligada ao ciclo de vida do produto acabado, na medida em que este ciclo quantifica o comportamento da procura do produto durante a sua vida. Ciclo de Vida dos Produtos Todos os produtos nascem, desenvolvem-se, atingem a maturidade e morrem, isto , deixam de ser procurados pelos consumidores ou clientes no fim do seu ciclo de vida. Assim, Ciclo de vida de um produto o perodo caracterizado por vrias fases (concepo e lanamento, crescimento ou desenvolvimento, maturidade e declnio), desde a pesquisa inicial at ao fim da produo. Representa-se graficamente o ciclo de vida do produto atravs da evoluo das vendas nas diferentes fases.

V. Vendas do Produto

F1 - Concepo e lanamento F2 - Desenvolvimento ou crescimento F3 - Maturidade F4 - Declnio

F1

F2

F3

F4

Tempo

Figura I.7 - As Quatro Fases do Ciclo de Vida do Produto

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Tipos de Procura A procura pode apresentar diferentes tipos, consoante a fase do ciclo de vida do produto e consoante a incidncia de variveis que a afectam directamente. Como principais tipos de procura podem considerar-se os seguintes: Quanto incidncia da procura no ciclo de vida do produto: - Procura aleatria - quando as vendas so dispersas no tempo e nos pontos de venda, no se podendo encontrar qualquer modelo estatstico que as reproduza. Este comportamento das vendas tpico quando o produto se encontra na fase de lanamento do seu ciclo de vida. - Procura uniforme - quando j possvel definir um modelo estatstico que mostre a evoluo das vendas no tempo. Neste tipo de procura pode distinguir-se trs categorias: De tendncia crescente - as vendas encontram-se em ascenso progressiva, caracterstica de um produto em fase de crescimento do seu ciclo de vida; De tendncia constante - as vendas encontram-se estabilizadas, com pequenas oscilaes, o que permite prever o seu comportamento temporal com elevada fiabilidade. Esta constncia comportamental sintomtica quando os produtos atingem a fase de maturidade do ciclo de vida; De tendncia decrescente - as vendas encontram-se em queda ntida, o que identifica claramente a fase de declnio de um produto. Quanto s variveis exgenas: - Procura sazonal - se o produto tem maiores vendas em determinadas pocas do ano. Estas vendas anormais na realidade so cclicas, mantendo-se ocasionais e fracas fora da poca alta. Exemplo 1. As vendas de chapus de chuva aumentam no Inverno, as de fatos de banho no Vero, as de flores no dia dos namorados e, genericamente, todas as vendas sobem na quadra natalcia. - Procura decorrente - resulta da aplicao de um factor de correco a uma procura bem caracterizada, transformando a na procura pretendida. Exemplo 2. Uma empresa fabrica jantes para viaturas automveis. Entretanto, a empresa negociou, com um fabricante de automveis, o fornecimento exclusivo de certo tipo de jantes destinado a um novo modelo de viatura.

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Sabe-se: Que cada viatura comporta cinco jantes; Os dados relativos s vendas e s previses de venda do novo modelo de automvel. fcil conhecer a procura daquele tipo de jantes. Basta multiplicar por cinco as vendas e as previses de venda para aquele veculo. este factor 5 que caracteriza este tipo de procura. Exemplo 3. Uma campanha promocional com reduo do preo de venda induz um aumento previsional de vendas. Caractersticas da Procura A procura pode caracterizar-se pelos factores seguintes: Unidade de medida - Mtrica quantitativa Exemplos Nmero de embalagens: 50 Unidade de volume: m3 Unidade de massa: Kg Unidade de comprimento: m Frequncia das Encomendas Exemplos Encomendas semanais Encomendas mensais Encomendas trimestrais Diferncia de Encomendas Exemplo: Encomenda diferida uma semana aps negociao Risco da Previso Exemplo: Elevada probabilidade da ocorrncia de um facto previsto aumenta o respectivo risco, isto , grande probabilidade de forte procura aumenta o risco de rotura.

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Os custos

Associado gesto de stocks consideram-se vrios tipos de custos: Tipos de custo O custo de posse (Cp) que o custo associado manuteno do stock; O custo de efectivao das encomendas (Ce) que o custo administrativo do processamento das encomendas de um artigo; O custo de aquisio do material (Cm) que o custo do material, encomendado ao exterior, entrada da empresa (custo de fornecimento, de transportes, de seguros, ...); O custo de fabricao (Cf) que o custo do material encomendado internamente, atravs de ordem de fabrico; O custo de rotura de stock (Cr) que o custo associado a uma solicitao ou requisio de material de stock, no atendida totalmente pelo armazm (ver IV.3.). O custo de posse pode incluir vrias parcelas: Os custos de armazenagem onde se considera - Os custos de amortizao do edifcio/armazm(s), estantes) e do equipamento mvel (exemplo: empilhadores), - Os encargos com o pessoal do(s) armazm(s), - Os custos energticos (iluminao, climatizao, ...) do armazm(s), Os custos dos seguros (prmios das aplices de incndio, roubo, ...); Os custos de obsolescncia (monos) e deteriorao do material; O custo do capital imobilizado que um custo de oportunidade, isto , o custo inerente aplicao do capital em stock em lugar de aplicaes alternativas rentveis. Este custo , normalmente, importante e calcula-se segundo um critrio definido que pode ser o da taxa de rendibilidade dos capitais prprios ou da melhor taxa de mercado para aplicao de risco correspondente (risco baixo, pois o stock tem elevado grau de liquidez). Nota Adiante, desenvolvemos este tema. do equipamento fixo (exemplo:

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Os prazos

Na gesto de stocks um dos prazos a considerar o prazo de aprovisionamento ou prazo de disponibilizao do material. Parcelas do prazo de aprovisionamento No prazo de aprovisionamento (pa) pode considerar-se quatro parcelas: O prazo administrativo de preparao e lanamento da encomenda (circulao e tratamento de informao na empresa); O prazo de recepo pelo fornecedor, que pode desprezar-se se for usado fax ou EDI (Electronic Data Interchange); O prazo de entrega do fornecedor que inclui o prazo de transporte ou trnsito; O prazo de recepo e armazenagem na empresa. Nota Adiante retomamos este tema. As Necessidades Logsticas

As necessidades logsticas que tm, como se viu, a sua principal origem na procura, repercutem-se a toda a cadeia logstica, atravs do fluxo de informao. Em termos gerais podemos definir: Necessidade logstica - toda a solicitao de natureza material ou de servio, que visa satisfazer quantitativa, qualitativa e temporalmente, qualquer requisito de carncia a jusante do fluxo material, no cumprimento de um objectivo organizacional. Tipos de necessidades logsticas Estas necessidades logsticas podem ser de dois tipos: Necessidades dependentes; Necessidades independentes. A sua diferena reside no modo como foram originadas em termos de procura e da finalidade que tm em vista suprir.

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Necessidades Dependentes H casos em que a empresa recebe encomendas de quantidades bem determinadas de produto(s) acabado(s) com prazo(s) de entrega definidos ou satisfaz cadernos de encargos, ou ainda como no caso do exemplo da fbrica de jantes, em que de incio so conhecidas as quantidades do produto a fornecer e a cadncia de entrega, verifica-se que as necessidades resultam directamente da procura. Assim, podemos definir: Necessidade Dependente - Toda a necessidade logstica a jusante do circuito material, perfeitamente determinada e resultante de: Encomenda(s) de produto(s) com quantidade(s) e prazo(s) de entrega bem definidos. Encomenda(s) de produto(s) de procura decorrente e cadncia de entrega determinada. Encomenda(s) de produto(s) cuja especificao e prazo de entrega so fixado(s) (segundo caderno de encargos). Necessidade Independente H casos em que as necessidades logsticas tm origem em valores aleatrios, como os dados resultantes das anlises estatsticas de vendas, e so para utilizao posterior com o prazo de utilizao indeterminado. o que acontece nos armazns de Aprovisionamento, cuja existncia resulta de uma gesto de stocks, baseada em previses de consumo considerado aleatrio. Tambm, na definio de quantidades de material a fabricar, em que a nica base de clculo previsional o conhecimento da procura do produto e da evoluo das vendas que indica em que fase do ciclo de vida se encontra. Assim, podemos definir: Necessidade Independente - Toda a necessidade logstica a jusante do fluxo material, resultante de previso estatstica, baseada em histricos, ou no conhecimento da procura do produto e do respectivo ciclo de vida, com prazo de utilizao indeterminado. Exemplos de Necessidades Independentes 1. Numa pastelaria, que confecciona diversos tipos de produtos (bolos e pastis) na madrugada, para utilizao exclusivamente nesse dia, fixam-se as quantidades com base no conhecimento das vendas anteriores dos produtos, sendo as necessidades de ingredientes independentes. 2. Numa empresa de sabonetes, que conhece a procura dos diferentes tipos de sabonetes e o ciclo de vida de cada um, desencadeia a fabricao de alguns tipos apenas por mera indicao de inventrio de produtos acabados e tendo uma expectativa de venda; portanto as necessidades so independentes.

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Modelo de Gesto por Anlise Estatstica ou Modelo Push

Este modelo conduz ao clculo de lotes econmicos de fabricao de produtos e de quantidades econmicas de encomenda dos materiais necessrios, baseado em previses de consumos. O modelo visa assegurar os menores custos de produo e de aprovisionamento, mas pode implicar uma acumulao de stocks (de materiais consumveis e de produtos acabados), com consequncias no agravamento do custo de posse. Neste modelo de gesto, as previses de consumos so calculadas a partir da anlise estatstica de dados histricos ou anterioridades e o clculo das necessidades logsticas so independentes. Este modelo pode aplicar-se quando: A procura uniforme; O contexto ou ambiente externo (macro e microambiente) relativamente estvel; A especificao do(s) produto(s) est bem definida e estabilizada; A poduo contnua (flow production) ou por lotes (batch production). Exemplo 1. O modelo de gesto por anlise estatstica pode aplicar-se na produo de bens de grande consumo corrente, tais como: Massas alimentcias; Bolachas; Iogurtes; Detergentes. O modelo designado de push, na medida em que a empresa aps a produo, empurra o produto para o mercado, atravs de tcnicas de venda.

Produto Fbrica

Mercado

Figura I.8 - No modelo push o produto empurrado para o mercado

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Modelo de Gesto por Encomenda ou Modelo Pull

Este modelo de gesto oposto ao anterior, na medida em que as quantidades a produzir resultam de encomendas firmes de clientes ou de contratos. Em termos econmicos, este modelo tem vantagens sobre o modelo push, porque se a produo e a distribuio de produtos forem realizadas de acordo com a procura real, gera-se um nvel mais baixo de existncias, stocks de segurana reduzidos ou mesmo nulos, o que influencia favoravelmente o custo de posse, isto , este diminui. Contudo, os custos de distribuio podem subir, na proporo de mais fretes com menos capacidade utilizada. Neste modelo o clculo das necessidades logsticas so dependentes. Este modelo pode aplicar-se quando: A especificao do(s) produto(s) est bem definida, embora adaptada exigncia especfica do cliente; A produo por encomenda (job production). Exemplo 1. O modelo de gesto por encomenda pode aplicar-se na produo de bens de equipamento, tais como: Equipamento de movimentao (Exemplo: Duas pontes rolantes industriais para cliente X) Equipamento de carga e transporte (Exemplo: Um camio pesado do modelo M para cliente Y) Modelo pull O modelo designado de pull, na medida em que a encomenda do cliente que puxa a produo, isto , o produto s fabricado depois de encomendado pelo cliente.

Encomenda Fbrica

Cliente

Figura.I.9 - No modelo pull a encomenda do cliente puxa a produo

O modelo pull est frequentemente integrado numa filosofia de gesto global Just-In-Time (JIT).

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A Gesto JIT Uma empresa pode adoptar os princpios da filosofia JIT desenvolvida, na dcada de 60, no Japo pelo hoje lendrio Taiichi Ohnawas. JIT3 (Just-In-Time) uma filosofia de gesto global, centrada no mercado, cujo princpio fundamental "produzir quando e apenas o que o cliente necessita ou deseja e aprovisionar quando e apenas o necessrio e suficiente para garantir aquela produo. A gesto JIT prope-se alcanar os 6 objectivos seguintes: Zero existncias em armazm; Zero defeitos durante a fabricao; Zero avarias dos equipamentos em produo; Zero acidentes com o pessoal; Zero atrasos e prazos curtos; Zero papel em circulao;

e tem-se mostrado geradora de competitividade. A aplicao da filosofia JIT no exige produo repetitiva, nem dimenso mnima da empresa, nem investimento excessivamente elevado em novas tecnologias, mas uma "atitude econmica". Modelo Misto

Modelo MRP O modelo misto tambm designado modelo de gesto MRP (Material Requirements Planning) foi desenvolvido, na dcada de 60, nos EUA e considera-se misto porque recorre ao clculo de necessidades logsticas independentes para um horizonte temporal de mdio prazo e de necessidades dependentes para um horizonte de curto prazo. Como vimos: Clculo de necessidades independentes um modelo de base estatstica, que estabelece previses de procura e de consumo (produtos acabados e materiais consumveis) a partir da informao histrica (anlise estatstica de anterioridade). Clculo de necessidades dependentes um modelo que permite calcular as necessidades de materiais consumveis a partir das nomenclaturas dos produtos encomendados.

Os autores que abordam o JIT no explicitam, normalmente, nos objectivos, o zero acidentes; no entanto, dada a sua relevncia em Portugal, decidimos evidenci-lo.

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Resumo 1. Numa empresa pode considerar-se dois tipos de materiais: recursos materiais (input) e produtos acabados (output). 2. Os recursos materiais podem subdividir-se em materiais consumveis, que so objecto de processamento (por exemplo, matrias primas) e materiais de utilizao permanente, que so imobilizado, no consumveis (por exemplo, equipamento). 3. Define-se stock como o conjunto de materiais consumveis armazenados e valorizados em existncias. 4. Neste captulo, foram, ainda, classificados os materiais de stock em matrias primas, componentes, produo em curso, semiacabados, produtos acabados, subprodutos, materiais subsidirios e materiais de embalagens (primrias, secundrias, tercirias). 5. Definiu-se como o output ou resultado de um processo e classificou-se os produtos em bens tangveis e bens intangveis ou servios. 6. Os bens tangveis subdividem-se em bens de consumo e bens industriais. 7. A funo Aprovisionamento compreende as operaes que permitem disponibilizar em tempo oportuno, na quantidade e qualidade pr-definidas, todos os recursos materiais e servios provenientes do exterior da organizao e necessrios ao seu funcionamento, ao menor custo. 8. Depois de descrito o mbito da funo aprovisionamento e justificada a respectiva importncia, foram apresentadas alternativas de posicionamento do Departamento de Aprovisionamentos na estrutura organizacional da empresa, como rgo autnomo na dependncia da Direco Geral ou integrado num Departamento de Logstica. 9. O U.S. Council of Logistics Management adoptou para logstica a definio seguinte: o processo estratgico (porque gera valor reconhecido pelos clientes, criando vantagem competitiva sustentada) de planeamento, organizao e controlo, eficaz e eficiente, dos fluxos e armazenagem de materiais (matrias primas, componentes, produo em curso, produtos semiacabados e acabados) e de informao relacionada, desde a origem (fornecedores) at ao destino final (consumidores) visando maximizar a satisfao das necessidades dos clientes, externos e internos. 10. A logstica pode ser considerada uma fonte de vantagem competitiva na medida em que gera diferenciao atravs: 11. Da qualidade do servio prestado aos clientes; 12. Do planeamento global e integrado de cada negcio que permite optimizar objectivos estratgicos a alcanar; 13. Da seleco criteriosa de fornecedores e contratao adequada; 14. Da gesto optimizada da entrada e sada de materiais/produtos; 15. Da gesto optimizada dos transportes e das movimentaes dos materiais/produtos. 16. Um sistema logstico, eficiente e eficaz, planeia, organiza e controla integradamente, fluxos materiais e informacionais. 17. A gesto de stocks determina quando e quanto se deve encomendar de cada artigo do stock. 18. Relacionados com a gesto de stocks esto trs factores importantes, a saber: 19. Conceito de procura, como origem das necessidades de materiais; 20. Conceitos de custos, nomeadamente, os seguintes:

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21. - Custo de posse, 22. - Custo de efectivao das encomendas, 23. - Custo de aquisio, 24. - Custo de rotura de stock. 25. Conceito de prazo de aprovisionamento ou de disponibilizao do material. 26. Relativamente aos modelos de gesto de aprovisionamento foram caracterizados os seguintes: 27. Modelo push de gesto por anlise estatstica, que calcula necessidades logsticas independentes; 28. Modelo pull de gesto por encomenda, que calcula necessidades logsticas dependentes, e est normalmente integrado numa filosofia de gesto global JIT; 29. Modelo misto de gesto MRP, que recorre ao clculo de necessidades logsticas independentes, para horizontes temporais de mdio prazo, e de necessidades dependentes para horizontes de curto prazo. 30. JIT (Just-In-Time uma filosofia de gesto global, centrada no mercado, cujo princpio fundamental "produzir quando e apenas o que o cliente necessita ou deseja e aprovisionar quando e apenas o necessrio e suficiente para garantir aquela produo. 31. A gesto JIT prope-se alcanar os 6 objectivos seguintes: 32. Zero existncias em armazm; 33. Zero defeitos durante a fabricao; 34. Zero avarias dos equipamentos em produo; 35. Zero acidentes com o pessoal; 36. Zero atrasos e prazos curtos; 37. Zero papel em circulao; 38. e tem-se mostrado geradora de competitividade.

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Questes e exerccios 1. Defina os principais tipos de recursos materiais indispensveis aos processos de uma empresa industrial. 2. Distinga stocks de existncias. 3. Apresente uma classificao dos bens tangveis. 4. Descreva o mbito da funo aprovisionamento. 5. Justifique a importncia da funo aprovisionamento. 6. Descreva, sumariamente, a estrutura organizacional e as funes de um Departamento de Logstica. 7. Represente, esquematicamente a cadeia logstica (externa) de uma empresa do sector industrial do calado e demonstre a sua importncia para o desenvolvimento da competitividade. 8. Explique como se integra a funo aprovisionamento no processo logstico. 9. Indique as principais atribuies da gesto de stocks. 10. Caracterize os principais factores a considerar na gesto de stocks. 11. Classifique e distinga as necessidades logsticas. 12. Compare os modelos de gesto push e pull. 13. Caracterize sumariamente o modelo misto.

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Resolues 1. Os materiais de input ou recursos materiais so indispensveis ao(s) processo(s) produtivo(s) e so de dois tipos: Materiais consumveis que so objecto de processamento interno na empresa tais como: matrias primas, materiais subsidirios, material de embalagem; Materiais de utilizao permanente que so imobilizado, ou seja, materiais que no so consumidos no processo produtivo, mantendo-se ao dispor deste durante vrios ciclos de transformao.

Numa empresa comercial os bens transaccionados designam-se por mercadorias, no estando sujeitos a qualquer transformao dentro da empresa. 2. Stock ou stocks o conjunto de materiais consumveis ou de produtos ou de mercadorias acumulados, espera de uma utilizao posterior, mais ou menos prxima, e que permite assegurar o fornecimento aos utilizadores quando necessrio. So os elementos patrimoniais classificados e valorizados em existncias.

3. Os bens tangveis podem classificar-se nos domnios seguintes: 1. Bens de consumo a. Bens no duradouros ou bens de grande consumo corrente Consumo regular (Ex.: leite; gua de distribuio comunitria Utility) Consumo de emergncia (Ex.: antibitico) Consumo de impulso (Ex.: pipocas) Consumo sazonal (Ex.: protector solar) Bens duradouros Consumo regular (Ex.: electrodomstico) Consumo sazonal (Ex.: fato de banho)

b.

2. Bens ou produtos industriais (utilizados na produo de outros produtos) ou recursos materiais a. b. c. d. Matrias primas Componentes Subconjuntos e produtos intermdios (semiacabados) De suporte Instalaes Bens de equipamento fabril (fixos e mveis, pesados e ligeiros) Bens de equipamento de escritrio Ferramentas e instrumentao Nota Pode, ainda, classificar-se os produtos industriais nos domnios seguintes: Produtos no diferenciados; Produtos diferenciados; Produtos normalizados; Produtos especializados.
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4.

A funo aprovisionamento compreende o conjunto de operaes que permitem pr disposio da empresa em tempo oportuno, na quantidade e na qualidade definidas, todos os recursos materiais e servios necessrios ao seu funcionamento, ao menor custo. Para alm das actividades de seleco e qualificao de fornecedores, de negociao, de contratao e de compra de recursos materiais e servios, de gesto de stocks, a funo aprovisionamento ainda inclui nas suas atribuies: a recepo de materiais, a armazenagem, o aviamento de requisies e o envio/transporte de materiais para estaleiros onde decorrem obras ou a expedio para subempreiteiros. Uma boa gesto da funo aprovisionamento pode ser fonte de vantagem competitiva para a organizao, na medida em que contribui para : Gerar diferenciao face concorrncia, atravs de uma seleco criteriosa de fornecedores qualificados que assegurem a qualidade dos fornecimentos e servios prestados; Reduzir os custos e os prazos de entrega dos produtos (bens tangveis e servios) fornecidos atravs de contratao adequada, de gesto econmica dos stocks, de armazenagem e expedio convenientes.

5.

6. Logstica o processo estratgico (porque gera valor reconhecido pelos clientes, criando vantagem competitiva sustentada, na medida em que acrescenta diferenciao, aumenta a produtividade e a rendibilidade) de planeamento, organizao e controlo, eficaz e eficiente, dos fluxos e armazenagem de materiais (matrias primas, componentes, produo em curso, produtos semiacabados e acabados) e de informao relacionada, desde a origem (fornecedores) at ao destino final (consumidores) visando maximizar a satisfao das necessidades dos clientes, externos e internos. Se for aceite esta abrangncia para a actuao de um Departamento de Logstica, esta pode englobar, na empresa produtora, as actividades de seleco e pr-qualificao de fornecedores; de planeamento geral de operaes e de programao do aprovisionamento, da produo e da distribuio; de compra, recepo e armazenagem dos materiais; de movimentao e controlo dos materiais at aos centros de produo e dos produtos finais atravs dos canais de distribuio. E, ainda, toda a gesto e tratamento da informao associada.

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7. Venda de material
Expedio de material

Compra de material

Transporte de material

Recepo

Armazenagem

Transform. de material

Depsito de produto

Expedio de produto GROSSISTA

Compra de produto

Transporte primrio

Recepo

Armazenagem

Venda de produto

Picking

Expedio RETALHISTA

Compra de produto

Transporte secundrio

Recepo

Retm

Ponto de Venda

CONSUMIDOR Fonte de vantagem competitiva: Gerao de diferenciao atravs do servio prestado aos clientes/consumidores; Gerao de diferenciao atravs do planeamento global e integrado de cada negcio visando objectivos estratgicos ambiciosos, mas realistas; Gerao de diferenciao atravs da seleco criteriosa de fornecedores e contratao adequada; Gerao de diferenciao atravs da gesto optimizada da entrada e sada de materiais/produtos; Gerao de diferenciao atravs da gesto optimizada dos transportes e das movimentaes dos materiais/produtos.

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8. Se a empresa cria um Departamento de Logstica, o organograma geral da empresa pode ser do tipo seguinte. DIRECO GERAL

DP. COMERCIAL

DP. LOGSTICA

DP. TCNICO

DP. ADMINIST. FINANCEIRO

MARKETING

VENDAS

APROVISION .

DISTRIBUI.

CONCEP.

FABRIC.

CONT.

TES.

S. ADM.

Nesta soluo, em que um Departamento de Logstica inclui as funes de aprovisionamento e de distribuio, ele integra os interfaces com o exterior e assegura a armazenagem e o transporte de todos os materiais, das matrias-primas aos produtos acabados. A funo gesto de stocks tem como principais atribuies: A determinao das quantidades ptimas a encomendar para a constituio ou para a renovao dos stocks; estabelecimento das datas e da cadncia segundo a qual convm efectuar essa determinao; A organizao administrativa e fsica dos stocks. 10. Na gesto de stocks h trs importantes factores a considerar: 11. A procura; Os custos; Os prazos.

Em termos gerais podemos definir:

Necessidade logstica - toda a solicitao de natureza material ou de servio, que visa satisfazer quantitativa, qualitativa e temporalmente, qualquer requisito de carncia a jusante do fluxo material, no cumprimento de um objectivo organizacional. Estas necessidades logsticas podem ser de dois tipos: Necessidades dependentes; Necessidades independentes. A sua diferena reside no modo como foram originadas em termos de procura e da finalidade que tm em vista suprir.

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Necessidades Dependentes H casos em que a empresa recebe encomendas de quantidades bem determinadas de produto(s) acabado(s) com prazo(s) de entrega definidos ou satisfaz cadernos de encargos, ou ainda como no caso do exemplo da fbrica de jantes, em que de incio so conhecidas as quantidades do produto a fornecer e a cadncia de entrega, verifica-se que as necessidades resultam directamente da procura. Assim, podemos definir: Necessidade Dependente - Toda a necessidade logstica a jusante do circuito material, perfeitamente determinada e resultante de: Encomenda(s) de produto(s) com quantidade(s) e prazo(s) de entrega bem definidos. Encomenda(s) de produto(s) de procura decorrente e cadncia de entrega determinada. Encomenda(s) de produto(s) cuja especificao e prazo de entrega so fixado(s) (segundo caderno de encargos). Necessidade Independente H casos em que as necessidades logsticas tm origem em valores aleatrios, como os dados resultantes das anlises estatsticas de vendas, e so para utilizao posterior com o prazo de utilizao indeterminado. o que acontece nos armazns de Aprovisionamento, cuja existncia resulta de uma gesto de stocks, baseada em previses de consumo considerado aleatrio. Tambm, na definio de quantidades de material a fabricar, em que a nica base de clculo previsional o conhecimento da procura do produto e da evoluo das vendas que indica em que fase do ciclo de vida se encontra. Assim, podemos definir: Necessidade Independente - Toda a necessidade logstica a jusante do fluxo material, resultante de previso estatstica, baseada em histricos, ou no conhecimento da procura do produto e do respectivo ciclo de vida, com prazo de utilizao indeterminado. 12. Modelo de Gesto por Anlise Estatstica ou Modelo Push

Este modelo conduz ao clculo de lotes econmicos de fabricao de produtos e de quantidades econmicas de encomenda dos materiais necessrios, baseado em previses de consumos. O modelo visa assegurar os menores custos de produo e de aprovisionamento, mas pode implicar uma acumulao de stocks (de materiais consumveis e de produtos acabados), com consequncias no agravamento do custo de posse.

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Neste modelo de gesto, as previses de consumos so calculadas a partir da anlise estatstica de dados histricos ou anterioridades e o clculo das necessidades logsticas so independentes. Este modelo pode aplicar-se quando: A procura uniforme; O contexto ou ambiente externo (macro e microambiente) relativamente estvel; A especificao do(s) produto(s) est bem definida e estabilizada; A poduo contnua (flow production) ou por lotes (batch production). O modelo designado de push, na medida em que a empresa aps a produo, empurra o produto para o mercado, atravs de tcnicas de venda.

Produto Fbrica

Mercado

Modelo de Gesto por Encomenda ou Modelo Pull

Este modelo de gesto oposto ao anterior, na medida em que as quantidades a produzir resultam de encomendas firmes de clientes ou de contratos. Em termos econmicos, este modelo tem vantagens sobre o modelo push, porque se a produo e a distribuio de produtos forem realizadas de acordo com a procura real, gera-se um nvel mais baixo de existncias, stocks de segurana reduzidos ou mesmo nulos, o que influencia favoravelmente o custo de posse, isto , este diminui. Contudo, os custos de distribuio podem subir, na proporo de mais fretes com menos capacidade utilizada. Neste modelo o clculo das necessidades logsticas so dependentes. Este modelo pode aplicar-se quando: A especificao do(s) produto(s) est bem definida, embora adaptada exigncia especfica do cliente; A produo por encomenda (job production).

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O modelo designado de pull, na medida em que a encomenda do cliente que puxa a produo, isto , o produto s fabricado depois de encomendado pelo cliente.

Encomenda Fbrica

Cliente

O modelo pull est frequentemente integrado numa filosofia de gesto global Just-In-Time (JIT). A Gesto JIT Uma empresa pode adoptar os princpios da filosofia JIT desenvolvida, na dcada de 60, no Japo pelo hoje lendrio Taiichi Ohnawas. JIT3 (Just-In-Time) uma filosofia de gesto global, centrada no mercado, cujo princpio fundamental "produzir quando e apenas o que o cliente necessita ou deseja e aprovisionar quando e apenas o necessrio e suficiente para garantir aquela produo. A gesto JIT prope-se alcanar os 6 objectivos seguintes: Zero existncias em armazm; Zero defeitos durante a fabricao; Zero avarias dos equipamentos em produo; Zero acidentes com o pessoal; Zero atrasos e prazos curtos; Zero papel em circulao;

e tem-se mostrado geradora de competitividade. A aplicao da filosofia JIT no exige produo repetitiva, nem dimenso mnima da empresa, nem investimento excessivamente elevado em novas tecnologias, mas uma "atitude econmica".

Os autores que abordam o JIT no explicitam, normalmente, nos objectivos, o zero acidentes; no entanto, dada a sua relevncia em Portugal, decidimos evidenci-lo.

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13. Modelo Misto

Modelo MRP O modelo misto tambm designado modelo de gesto MRP (Material Requirements Planning) foi desenvolvido, na dcada de 60, nos EUA e considera-se misto porque recorre ao clculo de necessidades logsticas independentes para um horizonte temporal de mdio prazo e de necessidades dependentes para um horizonte de curto prazo. Como vimos: Clculo de necessidades independentes um modelo de base estatstica, que estabelece previses de procura e de consumo (produtos acabados e materiais consumveis) a partir da informao histrica (anlise estatstica de anterioridade). Clculo de necessidades dependentes um modelo que permite calcular as necessidades de materiais consumveis a partir das nomenclaturas dos produtos encomendados.

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II. A GESTO E A ORGANIZAO FSICA DOS STOCKS

APROVISIONAMENTO E GESTO DE STOCKS

II. A GESTO E A ORGANIZAO FSICA DOS STOCKS

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Objectivos No final deste unidade temtica o formando deve estar apto a: Descrever o mbito e o enquadramento estrutural da gesto fsica dos stocks na rea do aprovisionamento; Especificar os requisitos de uma gesto fsica dos stocks eficiente; Caracterizar a funo armazenagem e os seus princpios gerais; Classificar os armazns; Descrever as actividades e os principais mtodos da organizao fsica dos stocks.

Temas 1. mbito e Enquadramento Estrutural da Gesto Fsica dos Stocks 2. Requisitos de uma Gesto Fsica dos Stocks Eficiente 3. Funo Armazenagem: mbito e Princpios Gerais 4. Classificao de Armazns 5. O Armazm como Espao Fsico Organizado: Mtodos e Tcnicas Resumo; Questes e exerccios; Resolues.

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II. A GESTO E A ORGANIZAO FSICA DOS STOCKS

1. MBITO E ENQUADRAMENTO ESTRUTURAL DA GESTO FSICA DOS STOCKS

mbito da Gesto Fsica dos Stocks

gesto fsica dos stocks compete assegurar que as operaes realizadas com os materiais, desde a sua entrega na empresa at sua sada de armazm, sejam executadas com eficincia, isto , ao menor custo e em tempo oportuno. A gesto fsica dos stocks tem como principais atribuies: Recepcionar os materiais aprovisionados; Armazenar e conservar os stocks; Aviar ou expedir os materiais armazenados.

Enquadramento Estrutural da Gesto Fsica dos Stocks

As atribuies da gesto fsica dos stocks podem estar concentradas num nico rgo estrutural ou repartidas por vrios rgos ou servios, como por exemplo os seguintes: Recepo, Armazns, Expedio. Em empresas de pequena dimenso, normalmente existe um nico rgo estrutural, devendo, no entanto, manter-se a separao fsica daqueles servios. Em empresas de maior dimenso podem existir vrios rgos responsveis pela gesto fsica dos stocks, devendo haver uma dependncia hierrquica e funcional do responsvel pela funo aprovisionamento, como foi descrito no captulo I (ver I.4).

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II. A GESTO E A ORGANIZAO FSICA DOS STOCKS

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2. REQUISITOS DE UMA GESTO FSICA DOS STOCKS EFICIENTE

Uma eficiente gesto fsica de stocks deve obedecer aos seguintes requisitos: Proporcionar uma eficiente recepo dos materiais - Boas condies para a execuo rpida e cuidada das funes administrativas da recepo; - Espao adequado para descarga, para a eventual desembalagem, e para os controlos quantitativos e qualitativos; - Sada facilitada e desimpedida para os locais de armazenamento. Dispor de meios adequados de movimentao e transporte interno - Pavimentos em bom estado; - Corredores amplos; - Meios de transporte interno adequados aos espaos disponveis para a movimentao e aos artigos a movimentar. Dispor de meios e espao devidamente adequado ao armazenamento e guarda - rea disponvel com condies de temperatura, humidade, arejamento, ajustado conservao dos artigos armazenados; - Equipamento de armazenamento adaptado aos locais e aos materiais; - Ps-direitos e pavimentos adequados ao eventual empilhamento dos artigos; - Construo e dimenso que facilite a rotao dos artigos. Possibilitar e facilitar a sada rpida dos artigos do armazm - Pouca burocracia; - Itinerrios de sada desimpedidos; - Espaos curtos a percorrer em especial para os materiais com maior sada/rotao, volume ou massa; - Sada fcil da pilha ou prateleira; - Contagem local facilitada; - Meios de movimentao rpidos e seguros; - Localizao e acesso ao material armazenado facilitados.

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II. A GESTO E A ORGANIZAO FSICA DOS STOCKS

Prever, organizar e manter a segurana de pessoas e bens - Instalaes passveis de ser facilmente limpas e higienizadas com apropriados sistemas de drenagem (dos produtos de lavagem); - Sistemas de exausto (gases, fumos, cheiros), de renovao e/ou purificao do ar, de climatizao (controlo e regulao da temperatura, humidade, ...); - Sistemas de deteco de fugas de gases, poeiras, incndios, inundaes, derrames de leos ou outros fludos escorregadios ou perigosos; - Sistemas de proteco contra insectos e roedores; - Sistemas de sinalizao dos perigos para pessoas e bens; - Uso de cores de advertncia e cartazes com instrues de segurana; - Sinalizao de sadas de emergncia desimpedidas. Nota Os sistemas a activar dependem dos materiais armazenados.

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3. A FUNO ARMAZENAGEM: MBITO E PRINCPIOS GERAIS

mbito da Funo Armazenagem

funo armazenagem compete preservar em boas condies os materiais armazenados e realizar o aviamento rapidamente e nas melhores condies de segurana. Factores condicionantes Existe um vasto conjunto de factores, que condicionam a seleco do mtodo de armazenagem, dos quais se realam os seguintes: Rotatividade dos materiais; Volume e peso; Valor; Ordem de entrada/sada; Acondicionamento e embalagem; Fragilidade/robustez; Perecividade. Princpios Gerais de Armazenagem

H dois princpios gerais a que correspondem dois tipos bsicos de armazenagem, que podem coexistir num mesmo armazm: Armazenagem com lugar pr-definido; Armazenagem sem lugar pr-definido.

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Armazenagem com lugar pr-definido Este sistema obedece ao princpio de um lugar para cada coisa e cada coisa no seu lugar. Todos os materiais tm o seu espao perfeitamente identificado para serem colocados e no podem ser armazenados noutro stio. Vantagens: - Fcil localizao dos materiais; - Os materiais idnticos esto juntos. Inconvenientes: - Desperdcio de espao visto que cada material tem o seu lugar cativo, para o seu nvel mximo de stock. Pode dizer-se que normalmente 40% do volume til para armazenar se encontra vazio. - Um material colocado em stio errado fica eventualmente perdido. Armazenagem sem lugar pr-definido ou Armazenagem catica Este sistema obedece ao princpio de seja qual for no stio disponvel. Nos espaos livres pode colocar-se qualquer material, no existindo lugares marcados, mas critrios gerais de localizao. Vantagens: - Aproveitamento mximo dos espaos; - Facilita a operao de arrumao dos materiais. Inconvenientes: - Exige registo e controlo rigoroso da localizao dos materiais (armazm inteligente); - Pode aproximar materiais incompatveis ou que se contaminem, se no forem cumpridos determinados procedimentos. Nota Este tipo de armazenagem frequentemente utilizado em materiais de compra directa para obras, que em princpio s entram em armazm uma vez (encomenda e recepo nicas), embora, possam sair em parcelas, mas, at esgotar a quantidade em stock.

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4. CLASSIFICAO DE ARMAZNS

Categorias de Armazns

Genericamente e atendendo funo desempenhada, os armazns classificam-se em trs grandes categorias: Armazns industriais Armazns Industriais - so armazns destinados arrumao: das matrias-primas; das ferramentas; dos materiais em curso de fabricao; dos componentes e dos subconjuntos; dos produtos acabados e, em princpio, por acondicionar em embalagem de transporte. Armazns de distribuio Armazns de Distribuio - so os armazns, que integram o circuito de comercializao dos produtos de uma empresa ou grupo de empresas, podendo ficar situados: - Na rea de distribuio dos clientes; - Junto s unidades de produo; - Em posio intermdia estratgica. Entrepostos Entrepostos - so espaos de armazenagem pertena de entidades privadas ou estatais, independentes dos proprietrios dos materiais neles armazenados, a ttulo temporrio, mediante acordo ou contrato.

Tipos de Armazns Pode considerar-se que existem trs tipos de armazns: Armazns cobertos Armazns cobertos - so edifcios ou espaos abrigados com caractersticas adequadas (exemplo: climatizados) e equipamento especfico (exemplo: ponte rolante, empilhador); Parques Parques - so espaos a cu aberto com a rea bem definida e demarcada, com meios adequados arrumao e movimentao dos materiais (exemplo: porta-contentores) onde estes so arrumados segundo princpios e critrios de armazenagem (ver II.3.); reas livres reas livres - so locais que eventualmente ou a ttulo permanente, se destinam a arrumaes ou esperas transitrias, no sendo vedados, nem exigindo critrios de arrumao.

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5. ARMAZM COMO ESPAO FSICO ORGANIZADO: MTODOS E TCNICAS

As Actividades do Armazm

Os materiais recepcionados so entregues ao armazm de destino que os: Movimenta; Arruma; Conserva e Protege; Avia e ocasionalmente os expede ou prepara para os expedir, solicitando a expedio ao rgo responsvel por essa actividade; Realiza, periodicamente, o saneamento das existncias suprfluas, sobras e monos que ocupam desnecessariamente espaos teis. Assim, Armazm - todo o espao coberto ou descoberto, adequado e responsabilizado, para a arrumao ordenada dos materiais da empresa - stocks e outros - necessrios ao circuito produtivo, o qual dispe de todo o equipamento apropriado : Movimentao - meios de manobra ou de transporte, Conteno - estruturas e receptculos adequados para guardar os materiais com o mnimo risco de deteriorao. Na anlise e estudo dos armazns no pode ser dissociado o binmio espao/movimento, visto ser ele que condiciona toda a dinmica da armazenagem, fundamentalmente a escolha do local de arrumao mais conveniente - o que induz menores custos logsticos. No se pode alhear do facto destes custos irem influir os parmetros da gesto econmica de stocks, contribuindo para a reteno de maiores ou menores quantidades. Unidade de Trabalho Define-se: Unidade de trabalho caracterstica dos armazns como o produto (aritmtico) = tonelada x metro. Note-se a correspondncia desta medida com a do trabalho humano, por exemplo: hora x homem.

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A Organizao dos Armazns

Parmetros da armazenagem A organizao dos armazns depende do conhecimento dos seguintes parmetros: A localizao, na planta da empresa, dos diversos sectores utilizadores dos materiais armazenados; As distncias a percorrer pelos materiais nos armazns; Os meios de movimentao mais convenientes para cada caso concreto; As exigncias de proteco/conservao dos materiais armazenados. Tipos de Organizao 1. Armazm nico - neste sistema o armazm central ou geral recolhe todos os materiais do stock e os de compra directa (ver IV.3) para incorporao nos processos de fabrico. 2. Armazns descentralizados - neste sistema de armazenagem os materiais encontram-se repartidos por diversos armazns, segundo critrios de proximidade dos utilizadores. 3. Armazns especializados - neste sistema de armazenagem os materiais encontram-se repartidos por diferentes armazns, segundo os tipos de materiais: matrias-primas, componentes, ferramentas, ... 4. Soluo mista - neste sistema pretende aproveitar-se as vantagens de cada um dos casos precedentes e atenuar as respectivas desvantagens. o caso concreto de pequenos armazns satlites de oficinas, abastecidos pelo armazm central que, em muitos casos, at podem ser volantes. O Equipamento de Armazenagem

A seleco do equipamento de armazenagem deve ter em considerao os seguintes factores: As caractersticas dos artigos a armazenar - forma, dimenso, peso, volume, resistncia, etc.; Mxima utilizao do espao do armazm - armazenagem em altura; Flexibilidade de utilizao da capacidade de armazenagem; Garantia de segurana de utilizao.

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A Movimentao dos Materiais

Movimentao - Consiste na deslocao fsica dos materiais utilizando o equipamento adequado, nunca acima das suas capacidades ou em movimentos para os quais no foi concebido, evitando assim riscos de danos fsicos e pessoais, em percursos que devem ser rectilneos e de distncia mnima, assegurando, assim, custos inferiores. Regras para movimentaes Resumidamente, apresentam-se algumas regras prticas a observar nas movimentaes: Escolher os trajectos mais curtos e seguros, evitando-se cruzamentos; Coordenar a movimentao de modo a utilizar a capacidade mxima do equipamento (sem a ultrapassar) e diminuindo a frequncia; Movimentar cargas suspensas com sinalizao (sonora e luminosa) e com toda a precauo a fim de diminuir os riscos de acidentes pessoais, de danificao dos materiais ou do prprio equipamento; Minimizar a deslocao horizontal e vertical de artigos pesados e volumosos. A arrumao dos materiais

Na arrumao dos materiais, a utilizao do espao til do armazm deve ser orientada no sentido da ocupao da sua capacidade mxima, decorrendo deste princpio, a utilizao de todo o espao til e sobretudo em altura - ocupao em volume - dentro dos limites estabelecidos pelas Normas da Segurana. A relao logstica volume til/rea total aumenta com a altura de arrumao. Entenda-se como volume til, o volume efectivamente ocupado. No se consideram os espaos mortos e corredores. Arrumao - a actividade que consiste na disposio racional e criteriosa dos materiais nos dispositivos ou nos locais prprios do armazm.

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O trabalho desenvolvido no armazm quantificado por: Trabalho do armazm Peso dos materiais a movimentar (Ton, kg, ...) Distncia total percorrida pelos materiais (Metro) Frequncia de movimentao num perodo de tempo (N de deslocaes por semana) = Peso x Distncia x Frequncia

Desta relao, conclui-se que o nico factor que uma varivel do armazm a distncia (percurso do material no armazm) no fluxo material, desde que entra at ao aviamento ou expedio. Tanto o peso como a frequncia de movimentaes no dependem do armazm. Minimizao do custo logstico Para minimizar o trabalho e, consequentemente o custo logstico da armazenagem, devem ficar mais prximos da sada os materiais de maior frequncia de movimentos e destes os mais pesados, os de maior volume e os de difcil movimentao. Nos locais mais afastados da sada sero colocados os materiais de fraca frequncia de sadas; os monos e os que atravanquem as movimentaes interiores devido sua forma ou tamanho. Na arrumao em altura, dever-se- seguir o critrio da razo inversa do peso. Nas prateleiras ou em paletizao, os materiais mais pesados e de maior volume ocuparo os nveis inferiores. Nos nveis superiores, arrumar-se-o os materiais mais leves; os de menor dimenso; e sobretudo os mais cobiados. Administrativamente, o ponto mais importante da arrumao assenta na correspondncia directa entre cada item e o seu local de arrumao. Consegue-se resolver este problema, codificando segundo um critrio adequado todos os locais e espaos do armazm.

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Cdigo de localizao de armazenagem Exemplo Um cdigo de localizao de um produto qumico, que se encontra arrumado no Armazm de Produtos Qumicos:

03

2 Posio 2 Prateleira B Estante 03 Armazm de Produtos Qumicos

Respeito por prazos Em cada local os materiais devero ser arrumados criteriosamente, de maneira que os materiais mais antigos devero ser os primeiros a sair, prevendo assim a hiptese de no ultrapassar datas de garantias ou prazos de validade. O posicionamento, atendendo forma do material, ser aquele que lhe confere uma posio de maior estabilidade, evitando-se assim menores riscos de danos. No local, todos os itens devem ter o respectivo cdigo de material. Anlise ABC Para a arrumao criteriosa, h necessidade de se fazer um plano de arrumao. Para isso deve realizar-se, em primeiro lugar, uma anlise ABC por frequncia de sadas para minimizar os custos logsticos de armazenagem. Mtodos de Localizao Para facilitar a localizao dos materiais armazenados pode utilizar-se um dos mtodos seguintes: Mtodo da quadrcula; Mtodo dos corredores;

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Mtodo da Quadrcula Consiste em fazer uma quadrcula no armazm, identificando em cdigo sucessivamente as: Coordenadas da quadrcula; Prateleiras da estante em que se encontra o material.

Exemplo

Material

A
1 2 3

E
Estante

Cdigo B2.2 - Material na quadrcula B2, na segunda prateleira


Figura II.1 - Mtodo da Quadrcula

Mtodo dos Corredores Consiste em considerar o armazm como uma cidade em que as estantes representam os edifcios e os corredores representam as ruas, identificando em cdigo, sucessivamente: A identificao da rua (corredor); A identificao do nmero do edifcio (mdulo da estante); A identificao do andar (nmero da prateleira e respectiva seco).

A Conservao e Proteco dos Materiais

Conservao - Consiste na preservao da qualidade dos materiais armazenados, assegurando que ao serem utilizados esto em perfeitas condies, mantendo intactos todos os seus atributos, como as caractersticas fsico-qumicas, as formas e as dimenses.

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Pode considerar-se dois tipos de conservao: Conservao passiva Conservao passiva - que no implica qualquer interveno especial, mas apenas o bom senso e o cuidado de quem arruma, para no colocar os materiais em situaes que s por si sejam fontes de danos, por mau posicionamento, ou juntar materiais incompatveis entre si, como os plsticos com as borrachas e tantos outros casos. Conservao preventiva Conservao preventiva - este tipo de conservao obriga a operaes sobre os materiais, conferindo-lhes um dispositivo de defesa contra os ataques dos agentes corrosivos, ou outras causas de dano, como por exemplo de natureza mecnica. O tipo de proteco mais vulgarizada a embalagem, que visa assegurar estanquidade contra o meio ambiente e ao mesmo tempo permitir o amortecimento da aco de choques e quedas, diminuindo o risco de inutilizao. Nos materiais no embalados, podem ser aplicadas duas categorias de proteco, consoante o tipo de material e o fim a que se destina: Proteco temporria Proteco temporria - trata-se de proteco que a normalmente aplicada em armazm, no alterando o estado superficial dos materiais, como a aplicao de vernizes, pelculas aderentes, produtos volteis ou gasosos, facilmente encontrados no mercado. Proteco permanente Proteco permanente - trata-se de um processo que j considerado uma operao de fabrico como por exemplo: - a galvanizao, a lacagem, a pintura, a cadmiagem, a zincagem, etc. ... Notas Existem tintas e vernizes especiais do tipo shop-primer para proteger alguns materiais enquanto esto armazenados ou sujeitos a operaes fabris. Convm frisar que as proteces so consideradas custos de armazenagem e, como tal, incidem desfavoravelmente no respectivo custo logstico.

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Segurana dos Materiais, do Pessoal e das Instalaes H determinados materiais, que armazenados libertam gases txicos e/ou inflamveis havendo o risco de contaminao ambiental, de incndio e/ou exploso, pelo que os armazns devem ser ventilados e mantidos a temperaturas controladas. H produtos qumicos que reagem entre si, pelo que tm de ser separados, ou reagem com a humidade ambiental, pelo que os armazns devem ser climatizados. Em caso de incndio, nem sempre este pode ser atacado com gua, pelo que importante a disponibilidade de informao tcnica ao pessoal, a existncia de extintores adequados aos produtos armazenados e o treino conveniente dos trabalhadores. Existem directivas e regulamentao comunitrias e legislao nacional relativas preveno e segurana e responsabilidade por danos pessoais e materiais resultantes de actividades perigosas. O Aviamento dos Materiais

Para o aviamento dos materiais necessrio haver uma solicitao especfica (requisio) ou uma ordem de entrega (automtica) associada a um sistema de programao de operaes. Aviamento - a actividade de entrega do material requisitado no local de aviamento ou o encaminhamento para o local de utilizao, em conformidade com a programao. Se este aviamento for para o exterior, por exemplo, para um estaleiro ou para um subempreiteiro, o que poder obrigar a operaes de embalagem especfica e/ou de paletizao, haver ento uma expedio. Tipos de Aviamento Pode considerar-se trs tipos de aviamento: Aviamento programado Eventual - se o armazm solicitado aleatoriamente, durante as horas normais de funcionamento, em resultado de uma necessidade fortuita de material. Aviamento programado Programada - Se as entregas so escalonadas pela programao de operaes, permitindo ao armazm tambm programar os aviamentos, com a finalidade de entregar os materiais nos momentos certos, coordenadamente e sem interromper o fluxo de material.

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Aviamento urgente Urgente - Se a solicitao do material (fortuita) visa resolver uma urgncia resultante de um problema (erro de programao, no-conformidade, ...), por forma a no prejudicar o curso normal do fluxo de material. Nota Os aviamentos eventuais e urgentes devem ser minimizados, pois normalmente so antieconmicos. Requisies ao Armazm Documento de requisio de material As solicitaes ao armazm devem ser formais, isto , acompanhadas de um documento prprio, a requisio ao armazm, que este recebe para proceder ao processamento das sadas dos materiais requisitados, que a gesto de stocks interpreta como consumos e a contabilidade classifica como custos. No aviamento deve o armazm verificar a correco das requisies de materiais no que respeita s quantidades, unidades de utilizao, cdigos dos materiais e, sobretudo, nmeros de conta de centros de custos ou de obras que, na contabilidade industrial suportaro os custos destes materiais. Os erros que eventualmente forem detectados, devero ser imediatamente corrigidos. Observe-se que um material aviado erradamente, origina sempre dois desvios no inventrio. Um desvio positivo na existncia do item que deveria ter sado e no saiu, e um desvio negativo naquele que foi entregue erradamente. Aviamentos Programados Documentos de ordem de entrega Nos aviamentos programados, com emisso de ordens de entrega, devem ser ordenados os documentos que dizem respeito a materiais a aviar proximamente, e estes devem ser retirados dos locais de armazenagem, se possvel, numa sequncia que evite perdas de tempo nos retrocessos e em trajectos cruzados. Processamento de Sadas Informao de inventrio Consumados os aviamentos, os documentos que os originaram devem ser rubricados pelos funcionrios que os satisfizeram e imediatamente processados para que a informao de inventrio esteja sempre actualizada.

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A Expedio dos Materiais

H uma expedio de material sempre que o destino exterior e, portanto, h transporte de material. Expedio - a actividade que assegura as boas condies de acondicionamento do material durante o transporte, assim como o carregamento eficiente do material no meio de transporte utilizado. Guia de transporte e guia de remessa O material expedido deve ser acompanhado de uma guia de transporte e de uma guia de remessa (original e duplicado), que indica o destinatrio, o local convencionado para a entrega e discrimina para cada item a quantidade expedida do respectivo artigo. O destinatrio, ao recepcionar o material, deve visar o duplicado da guia de remessa e devolv-lo ao emissor (expedidor). O Saneamento de Existncias O saneamento de existncias tem por objectivo a constante actualizao e adequao das existncias s necessidades do processo produtivo na ptica da maior rendibilidade. O motivo fundamental que o justifica a permanncia nos armazns de material excedentrio ou de monos que ocupam espaos, representam valor e constituem encargos logsticos desnecessrios que urge liquidar. Saneamento de Existncias - a actividade que consiste na anlise peridica dos artigos existentes em armazm e na eliminao de todos aqueles que revelam muito baixa rotao por obsolescncia ou inadequao s necessidades. Vantagens do saneamento de existncias Como consequncias vantajosas do saneamento de existncias obtem-se: Libertao de fundos empatados em material depreciado ou em existncias excedentrias que s a longo prazo poderiam ser utilizadas; Eliminao de espaos mortos no armazm; Reduo de existncias e por consequncia a reduo dos custos de posse; Diminuio dos encargos administrativos e de conservao do material; Melhoria dos resultados da explorao da empresa.

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Resumo

1. A gesto material dos stocks compete assegurar que as operaes realizadas com os stocks, desde a sua entrega na empresa at sua sada de armazm, sejam executadas com eficincia, isto , ao menor custo e em tempo oportuno. 2. Os requisitos de uma gesto fsica dos stocks eficiente so garantir o bom funcionamento da recepo, a adequao dos meios de movimentao, a especificidade das instalaes e do equipamento de armazenagem, a desburocratizao administrativa e as condies de higiene e segurana das instalaes. 3. funo armazenagem compete preservar os stocks e assegurar o aviamento nas melhores condies de segurana e rapidez. 4. Os dois princpios gerais da armazenagem so o do local pr-definido e o do local disponvel, havendo a necessidade de registo e controlo rigoroso da localizao dos materiais, no caso de se adoptar o segundo princpio. 5. Os armazns podem ser industriais, de distribuio ou entrepostos e os espaos podem ser cobertos ou no. 6. As principais actividades da organizao material dos stocks so a movimentao,a arrumao, a conservao, a proteco, o aviamento de requisies ou de ordens programadas, a expedio e o saneamento de existncias. 7. Foram enunciados procedimentos, mtodos, tcnicas e regras correntemente adoptados, para facilitar o trabalho e reduzir o custo logstico da armazenagem. Por exemplo, para facilitar a localizao dos stocks, foram descritos os mtodos da quadrcula e dos corredores.

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Questes e exerccios

1. Descreva o mbito da gesto fsica dos stocks. 2. Especifique os principais requisitos de uma gesto fsica eficiente. 3. Caracterize a funo armazenagem e os seus princpios gerais. 4. Justifique uma classificao de armazns. 5. Descreva, sumariamente, as principais actividades e tarefas realizadas num armazm industrial coberto. 6. Indique trs regras prticas a observar na movimentao de materiais num armazm. 7. D exemplo, explicando, de um cdigo de localizao de armazenagem de um material subsidirio. 8. Explique o mtodo de localizao dos corredores. 9. D exemplo de uma proteco permanente aplicada a um material oxidvel armazenado. 10. Explique as vantagens do saneamento de existncias.

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Resolues

1.
gesto fsica dos stocks compete assegurar que as operaes realizadas com os materiais, desde a sua entrega na empresa at sua sada de armazm, sejam executadas com eficincia, isto , ao menor custo e em tempo oportuno. A gesto fsica dos stocks tem como principais atribuies: Recepcionar os materiais aprovisionados; Armazenar e conservar os stocks; Aviar ou expedir os materiais armazenados. 2. Uma eficiente gesto fsica de stocks deve obedecer aos seguintes requisitos:

Proporcionar uma eficiente recepo dos materiais - Boas condies para a execuo rpida e cuidada das funes administrativas da recepo; - Espao adequado para descarga, para a eventual desembalagem, e para os controlos quantitativos e qualitativos; - Sada facilitada e desimpedida para os locais de armazenamento. Dispor de meios adequados de movimentao e transporte interno - Pavimentos em bom estado; - Corredores amplos; - Meios de transporte interno adequados aos espaos disponveis para a movimentao e aos artigos a movimentar. Dispor de meios e espao devidamente adequado ao armazenamento e guarda - rea disponvel com condies de temperatura, humidade, arejamento, ajustado conservao dos artigos armazenados; - Equipamento de armazenamento adaptado aos locais e aos materiais; - Ps-direitos e pavimentos adequados ao eventual empilhamento dos artigos; - Construo e dimenso que facilite a rotao dos artigos. Possibilitar e facilitar a sada rpida dos artigos do armazm - Pouca burocracia;

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- Itinerrios de sada desimpedidos; - Espaos curtos a percorrer em especial para os materiais com maior sada/rotao, volume ou massa; - Sada fcil da pilha ou prateleira; - Contagem local facilitada; - Meios de movimentao rpidos e seguros; - Localizao e acesso ao material armazenado facilitados. Prever, organizar e manter a segurana de pessoas e bens - Instalaes passveis de ser facilmente limpas e higienizadas com apropriados sistemas de drenagem (dos produtos de lavagem); - Sistemas de exausto (gases, fumos, cheiros), de renovao e/ou purificao do ar, de climatizao (controlo e regulao da temperatura, humidade, ...); - Sistemas de deteco de fugas de gases, poeiras, incndios, inundaes, derrames de leos ou outros fludos escorregadios ou perigosos; - Sistemas de proteco contra insectos e roedores; - Sistemas de sinalizao dos perigos para pessoas e bens; - Uso de cores de advertncia e cartazes com instrues de segurana; - Sinalizao de sadas de emergncia desimpedidas. Nota: Os sistemas a activar dependem dos materiais armazenados. 3. funo armazenagem compete preservar em boas condies os materiais armazenados e realizar o aviamento rapidamente e nas melhores condies de segurana. H dois princpios gerais a que correspondem dois tipos bsicos de armazenagem, que podem coexistir num mesmo armazm: Armazenagem com lugar pr-definido; Armazenagem sem lugar pr-definido. Armazenagem com lugar pr-definido Este sistema obedece ao princpio de um lugar para cada coisa e cada coisa no seu lugar. Todos os materiais tm o seu espao perfeitamente identificado para serem colocados e no podem ser armazenados noutro stio. Vantagens: - Fcil localizao dos materiais; - Os materiais idnticos esto juntos. Inconvenientes: - Desperdcio de espao visto que cada material tem o seu lugar cativo, para o seu nvel mximo de stock. Pode dizer-se que normalmente 40% do volume til para armazenar se encontra vazio. - Um material colocado em stio errado fica eventualmente perdido.

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Armazenagem sem lugar pr-definido ou Armazenagem catica Este sistema obedece ao princpio de seja qual for no stio disponvel. Nos espaos livres pode colocar-se qualquer material, no existindo lugares marcados, mas critrios gerais de localizao. Vantagens: - Aproveitamento mximo dos espaos; - Facilita a operao de arrumao dos materiais. Inconvenientes: - Exige registo e controlo rigoroso da localizao dos materiais (armazm inteligente); - Pode aproximar materiais incompatveis ou que se contaminem, se no forem cumpridos determinados procedimentos. Nota: Este tipo de armazenagem frequentemente utilizado em materiais de compra directa para obras, que em princpio s entram em armazm uma vez (encomenda e recepo nicas), embora, possam sair em parcelas, mas, at esgotar a quantidade em stock. 4. Genericamente e atendendo funo desempenhada, os armazns classificam-se em trs grandes categorias: Armazns industriais Armazns Industriais - so armazns destinados arrumao: das matrias-primas; das ferramentas; dos materiais em curso de fabricao; dos componentes e dos subconjuntos; dos produtos acabados e, em princpio, por acondicionar em embalagem de transporte. Armazns de distribuio Armazns de Distribuio - so os armazns, que integram o circuito de comercializao dos produtos de uma empresa ou grupo de empresas, podendo ficar situados: - Na rea de distribuio dos clientes; - Junto s unidades de produo; - Em posio intermdia estratgica. Entrepostos Entrepostos - so espaos de armazenagem pertena de entidades privadas ou estatais, independentes dos proprietrios dos materiais neles armazenados, a ttulo temporrio, mediante acordo ou contrato.

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5. Armazns cobertos - so edifcios ou espaos abrigados com caractersticas adequadas (exemplo: climatizados) e equipamento especfico (exemplo: ponte rolante, empilhador). 6. Escolher os trajectos mais curtos e seguros, evitando-se cruzamentos; Coordenar a movimentao de modo a utilizar a capacidade mxima do equipamento (sem a ultrapassar) e diminuindo a frequncia; Movimentar cargas suspensas com sinalizao (sonora e luminosa) e com toda a precauo a fim de diminuir os riscos de acidentes pessoais, de danificao dos materiais ou do prprio equipamento; Minimizar a deslocao horizontal e vertical de artigos pesados e volumosos. 7. Um cdigo de localizao de um produto qumico, que se encontra arrumado no Armazm de Produtos Qumicos: Q 03 B 2 Posio 2 Prateleira B Estante 03 Armazm de Produtos Qumicos 8. Consiste em considerar o armazm como uma cidade em que as estantes representam os edifcios e os corredores representam as ruas, identificando em cdigo, sucessivamente: A identificao da rua (corredor); A identificao do nmero do edifcio (mdulo da estante); A identificao do andar (nmero da prateleira e respectiva seco). 9. 10. A galvanizao, a lacagem, a pintura, a cadmiagem, a zincagem, etc. ... Libertao de fundos empatados em material depreciado ou em existncias excedentrias que s a longo prazo poderiam ser utilizadas;

Eliminao de espaos mortos no armazm; Reduo de existncias e por consequncia a reduo dos custos de posse; Diminuio dos encargos administrativos e de conservao do material; Melhoria dos resultados da explorao da empresa.

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III. A GESTO E A ORGANIZAO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS

APROVISIONAMENTO E GESTO DE STOCKS

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Objectivos No final deste unidade temtica o formando deve estar apto a: Descrever o mbito e o enquadramento estrutural da gesto administrativa dos stocks na rea do aprovisionamento; Caracterizar a nomenclatura de um artigo do stock; Apresentar sistemas e critrios de codificao de materiais; Demonstrar a importncia da formalizao das especificaes dos materiais do stock; Evidenciar as vantagens da normalizao de variedades; Descrever um ficheiro de materiais; Distinguir modelos de controlo de existncias e de inventrio.

Temas 1. mbito e Enquadramento Estrutural da Gesto Administrativa dos Stocks 2. Nomenclatura dos Materiais 3. Especificao dos Materiais 4. Normalizao de Variedades do Stock 5. Operaes Bsicas e Administrativas Resumo; Questes e exerccios; Resolues.

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III. A GESTO E A ORGANIZAO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS

1. MBITO E ENQUADRAMENTO ESTRUTURAL DA GESTO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS

mbito da Gesto Administrativa dos Stocks

gesto administrativa dos stocks compete conhecer permanentemente: Quais os materiais armazenados, Movimentos de entrada e sada de armazns, Quantidades em unidades fsicas e monetrias dos stocks. Torna-se necessrio, para gerir os stocks, ter um conhecimento exacto de cada item ou artigo das existncias no s em quantidade fsica, valor e qualidade, mas tambm em dimenso, forma, peso e campo de aplicao.

Enquadramento Estrutural da Gesto Administrativa dos Stocks

Ficheiro de materiais As atribuies da gesto administrativa dos stocks podem estar concentradas num rgo estrutural que se ocupa exclusivamente delas e responsvel pela criao e manuteno de um ficheiro de materiais onde so registadas todas as entradas e sadas, em quantidade fsica e valor, de cada artigo. Em empresas de pequena dimenso frequente encontrar aquelas atribuies no rgo que tambm responsvel pela gesto previsional dos stocks, isto , que estima os consumos para perodos futuros, e que, simultaneamente realiza a gesto econmica dos stocks, isto , determina quanto e quando reaprovisionar cada artigo do stock (ver captulo 4). Existindo na empresa um rgo especfico de gesto administrativa de stocks ou estando esta funo integrada na gesto econmica dos stocks, deve haver uma dependncia hierrquica e funcional do responsvel pela funo aprovisionamento.

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2. NOMENCLATURA DOS MATERIAIS

Para controlar os stocks necessrio identificar os respectivos itens ou artigos. Nomenclatura o conjunto de elementos de identificao de um artigo do stock. A nomenclatura compreende: A designao; A codificao. Designao o nome pelo qual o artigo conhecido na empresa. Pode adoptar-se uma designao externa empresa, por exemplo, a designao do fornecedor. Codificao uma representao simblica ou uma referncia que identifica exactamente o material ou artigo de forma inequvoca. Sistemas de Codificao dos Materiais Existem os sistemas de codificao seguintes: Codificao numrica - utiliza unicamente algarismos rabes; Codificao alfabtica - utiliza unicamente letras latinas; Codificao alfa-numrica - utiliza algarismos rabes e letras latinas. Exemplo: MX 423.052.06; Codificao de barras - utiliza conjuntos normalizados de traos paralelos verticais, como no Sistema EAN (European Article Numbering); Exemplos: EAN13, EAN125, EAN128. Critrios de Codificao dos Materiais Um sistema de codificao est sujeito a critrios que lhe do consistncia e uniformidade na construo dos cdigos. Apresenta-se em seguida alguns critrios fundamentais: A cada artigo ou item do stock corresponde um e um s cdigo, da mesma maneira que a cada cdigo corresponde um e um s artigo ou material; A artigos semelhantes ou anlogos devem ser atribudos cdigos tambm semelhantes, se possvel sequenciais, que salientem as analogias e no as diferenas; Para utilizao informtica, os cdigos devem ter campos uniformes.

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Campos de codificao de materiais Exemplo 1. Considere um cdigo com os cinco campos seguintes: 30 . 238 . 337 . 025 . 8 Artigo do stock de matrias primas Classe dos aos Famlia dos vares N de ordem do artigo Checkdigit Como se constata do exemplo, o stock pode estar subdividido por tipos de material (matria prima), estes por classes, famlias e finalmente estas por nmeros de ordem. Assim, O n 30 corresponde ao tipo de material de stock: matrias primas; O n 238 corresponde classe dos aos inoxidveis AISI 304; O n 337 corresponde famlia dos vares; O n 025 corresponde ao n de ordem igual ao dimetro do varo, que no exemplo de 25 mm; O n 8 o checkdigit que confirma a correco do respectivo cdigo. Este sistema de codificao assenta numa base organizativa e classificativa de todos os materiais, a qual deve ser estruturada e implementada pela gesto administrativa dos stocks.

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3. ESPECIFICAO DOS MATERIAIS

No ficheiro de materiais, associado nomenclatura de cada artigo deve constar a respectiva especificao. Especificao de um, o conjunto de requisitos da qualidade, isto , o conjunto de atributos ou caractersticas, traduzido em termos qualitativos e quantitativos, que lhe confere aptides de utilidade e permite verificar a conformidade. Uma especificao pode definir padres de comportamento e de segurana do material, indicar prescries de embalagem, discriminar ensaios e testes de controlo da qualidade, referir normas e regulamentos de referncia. A especificao do material fundamental para a sua compra e respectiva recepo qualitativa. Se fornecedores e clientes usarem para o mesmo artigo ou material a mesma nomenclatura, isto , a mesma designao e cdigo para a mesma especificao, ser facilitada a transaco e o respectivo processamento.

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4. NORMALIZAO DE VARIEDADES DO STOCK

A seleco dos materiais que iro incorporar o stock, uma das principais actividades da gesto administrativa dos stocks. De toda a gama de materiais existentes, uns normalizados de acordo com Normas Portuguesas (NP) que so emitidas pelo Instituto Portugus da Qualidade (IPQ) outros de acordo com normas harmonizadas europeias (EN) que so emitidas pelo Comit Europeu de Normalizao (CEN/CENELEC) e outros que no so normalizados, alguns dos mais utilizados, podem fazer parte de uma normalizao ou estandardizao interna da empresa, depois de criteriosa seleco. Compete gesto administrativa dos stocks analisar caso a caso e decidir quais desses materiais devero constar no stock, mediante anlises prprias de natureza econmica. Conhecidos os artigos que constituiro o stock, os dois passos seguintes so: Estabelecer a nomenclatura e a especificao; Carregar o ficheiro de materiais. Critrios de anlise e seleco do material de stock Alm da anlise prpria de natureza econmica para viabilizar a introduo de artigos no stock, existem outros critrios mais gerais que tambm devem ser observados. Normalmente, s se efectua esta anlise depois da filtragem dos artigos pela aplicao daqueles critrios que condicionam a referida introduo. Os critrios gerais de anlise so de dois tipos: Critrios de aceitao - indicam a convenincia de se proceder introduo do material no stock ao verificar-se uma das seguintes condies: - Materiais de utilizao geral, de difcil aquisio no mercado e com longos prazos de aprovisionamento; - Materiais de utilizao restrita, ou fabricados especialmente para o stock (no usuais no mercado), desde que os prazos de aprovisionamento ou ciclos de produo sejam longos e incompatveis com os prazos de utilizao, independentemente dos consumos previsionais que naturalmente sero baixos. Critrios de rejeio - indicam a inconvenincia de se colocar um material no stock se for verificada uma das condies seguintes: - Materiais de elevado valor e de reduzido consumo, mesmo que os prazos de aprovisionamento sejam incompatveis com os programas de fabrico (que definem exactamente o momento da utilizao); - Materiais de utilizao corrente, de baixo consumo e de fcil aquisio; - Materiais de utilizao muito especfica, de consumo espordico, se os prazos de aprovisionamento forem compatveis com os prazos de utilizao previstos. Adiante, voltaremos a abordar este tema, no subcaptulo: Deciso de Compra Directa (ver IV.3.). Nota A reduo da variedade de artigos normalizados no stock e a concentrao da compra num nmero mnimo de fornecedores, que ofeream garantia de qualidade, revela-se de grande vantagem econmica para a empresa (ver VI. 7).

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5. OPERAES BSICAS E ADMINISTRATIVAS

Controlo das Existncias e dos Stocks

Num armazm, muito importante controlar as quantidades que existem de cada material em cada momento. H duas formas de efectuar esse controlo, que so complementares: 3. Controlo administrativo das existncias; 4. Controlo fsico dos stocks. 5. Controlo Administrativo das Existncias Este tipo de controlo efectuado recorrendo ao ficheiro de materiais onde so registadas todas as entradas e sadas de cada artigo. A implementao do ficheiro de materiais e a sua estrutura, deve ser cuidadosamente estudada, e bem adaptada ao movimento que se pretende controlar. No entanto, no ficheiro de materiais deve constar, para cada artigo, os seguintes elementos: A codificao do material; A designao do material; A especificao do material; As unidades de compra (de encomenda a fornecedores) e de utilizao (de requisio interna ao armazm) do material, e respectiva correspondncia; O registo das quantidades entradas do material em armazm, respectivas datas e identificao dos documentos (guias de entrada); O registo das quantidades sadas do material do armazm, respectivas datas e identificao dos documentos (requisies, ordens de entrega); A quantidade existente em armazm (stock); O ltimo preo de custo unitrio; O custo mdio ponderado; O saldo da existncia em armazm (valorizao da quantidade fsica ou do stock).

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Existncias As existncias da empresa (dadas em valor) correspondem s quantidades fsicas valorizadas de acordo com os critrios de valorimetria indicados no POC, sendo o mais prtico e usual o critrio do custo mdio ponderado. Custo mdio ponderado , normalmente, o custo mdio ponderado que permite atribuir o valor aos stocks e resulta do preo de custo (da compra) considerado. O preo de custo o preo entrada do armazm e obtm-se pela soma dos valores da factura do fornecedor (deduzidos os descontos comerciais obtidos) com os encargos com a compra (transportes, seguros, taxas, ...). Normalmente, calcula-se este preo de custo em relao unidade de compra (que pode diferir da unidade de utilizao interna), por isso designado preo de custo unitrio. Custo Mdio Ponderado de um Artigo O custo mdio ponderado (unitrio) obtido da seguinte maneira: - se der entrada em armazm uma quantidade Q e de unidades de um artigo adquirido cujo preo de custo unitrio seja c u , o valor V da quantidade Q e : V = cu x Q e ; se entretanto, existir no stock, S unidades valorizadas com o anterior custo mdio ponderado c a , o valor da existncia antes da entrada do reaprovisionamento : E a = c a x S. Como o valor na nova existncia ser: E S t = Q e + S, ento, = E a + V e a quantidade fsica total do stock:

o novo custo mdio ponderado (unitrio) ser: c.m.p. =

c x S + c x Qe E u = a St S+Q
e

Nota Sempre que se fala em existncias, est a referir-se valores (em unidades monetrias); no caso de se nomear stocks ento o valor em causa a quantidade existente em unidades fsicas.

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Exerccio: 1. No dia 8 de Janeiro foi consultado o ficheiro de materiais e verificou-se relativamente ao artigo A que a quantidade existente em stock era de 200 unidades e o custo mdio ponderado de 15 Euros. Nesse mesmo dia, pouco tempo depois da consulta ao ficheiro, deu entrada no armazm uma remessa de 500 unidades do artigo A, com o preo de custo de 8 000 Euros. Pretende-se actualizar: O stock, O preo de custo unitrio, O custo mdio ponderado, A existncia. Resoluo Stock total actualizado: St = 200 + 500 = 700 unidades Preo de custo unitrio: cu =

V 8 000 = = 16 Euros 500 Qe

Custo mdio ponderado: c.m.p. =

ca x S x cu x Qe S + Qe

c.m.p. =

15 x 200 + 16 x 500 = 15,71 Euros 200 + 500

Existncia actualizada: E = Ea + V E = 3 000 + 8 000 = 11 000 Euros

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Outros Critrios Valorimtricos A valorizao de existncias, como processo de determinao dos preos de entrada e de sada, assume um relevo tanto mais especial quanto maior for o volume de stocks da empresa. Relativamente s entradas, as existncias devem ser valorizadas pelo preo de custo, consistindo este, como j vimos, em todos os encargos (preo de factura, fretes, seguros, etc.) deduzidos dos descontos comerciais obtidos. No que respeita valorizao das sadas podem apontar-se vrios critrios, que podem ser sintetizados como segue: Custo especfico Custo cronolgico (FIFO) Custo cronolgico (LIFO)

directo inverso

Histricos

a. Critrios c/base nos custos

Preo de substituio (NIFO) Custo padro Custo oramentado

De reposio Critrios Valorimtricos das Sadas

b. Critrios c/base nos preos de venda - Preo de venda

c. Critrios mistos

Dupla avaliao Menor dos preos

a. Critrios com Base nos Custos Atravs destes, as sadas so valorizadas pelo seu preo real no caso dos custos histricos e eventualmente do custo de reposio, e pelo preo previsto no caso dos custos apriorsticos e eventualmente no de reposio. a.1. Os custos histricos correspondem a custos passados, ou seja, aos que foram suportados na aquisio das existncias, so eles: Custo Especfico - os bens so avaliados pelo seu preo real ou seja, por todos os encargos de compra que lhe sejam directamente imputveis. de aplicao difcil, sendo utilizado apenas por alguns ramos de actividades, nomeadamente, ourivesarias e joalharias, comrcio de automveis e mquinas industriais, isto , artigos de elevado valor unitrio.

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Custo Cronolgico Directo ou FIFO (first in, first out) as existncias vendidas e consumidas so valorizadas pelos preos mais antigos, sendo, consequentemente, as existncias em armazm valorizadas aos preos mais recentes. Tal critrio origina que, em perodos inflacionistas, as empresas tendam a apurar margens mais elevadas, pois o custo das existncias vendidas funo de preos (de custo) antigos, enquanto as vendas so registadas a preos recentes (inflacionados). Dever ser evitado quando se pretenda a apresentao de resultados mais baixos. Custo Cronolgico Inverso ou LIFO (last in, first out) valorizam-se as existncias em armazm pelo preo mais antigo, sendo as sadas movimentadas, em consequncia, pelos mais modernos. Tal procedimento origina, em perodos inflacionistas, o aparecimento de lucros mais baixos, dado o custeio mais elevado das vendas, havendo no entanto o inconveniente da subavaliao dos stocks em armazm. Custo Mdio Ponderado o preo unitrio das existncias determinado pela mdia ponderada do preo de compra e do valor dos stocks em armazm. Tal mdia pode efectuar-se: i) Aps cada compra (ver exerccio resolvido anteriormente)

ii) Aps o total das entradas durante um certo perodo. O critrio do custo mdio, situando-se numa posio intermdia do LIFO e do FIFO, elimina as vantagens e os inconvenientes destes ltimos. Ainda que a sua aplicao origine menos riscos, apresenta o inconveniente de o custo actual de um dado artigo, ao ser ponderado com um preo mais antigo, poder vir a ser substancialmente alterado, afastando-se deste modo do seu valor real. , entretanto, o critrio mais utilizado na prtica, como vimos, e o de mais fcil aplicao aos processos computorizados. a.2. Os custos de reposio representam preos de substituio: Custo de Mercado ou NIFO (next in, first out) as existncias so valorizadas pelo preo que a empresa teria de suportar se substitusse as suas existncias, nas condies em que se encontravam as actuais. a.3. Os custos apriorsticos, como a prpria designao o indica, so determinados a priori, ou seja, correspondem a custos previsionais ou previsveis num futuro prximo. A sua determinao pode efectuar-se com base em: Custos Padres quando determinados em funo de condies ideais de aproveitamento e funcionamento de todos os factores produtivos: capacidade mxima do equipamento, produtividade ptima do trabalho, etc. Sendo um custo ideal, constitui mais uma meta a atingir que uma verdadeira valorizao de stocks. Custos Oramentados determinados com base em quadros discriminativos da actividade a desenvolver num futuro imediato, ponderados todos os factores que a afectam ou podero vir a afectar.

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b. Critrios com Base no Preo de Venda Utilizando-se estes critrios, os stocks so avaliados pelo preo por que se espera que venham a ser vendidos. Tal procedimento origina o registo no momento da avaliao de lucros potenciais, ou seja, de resultados que apenas se efectivam no momento da venda. Por esta razo no corrente a sua utilizao. c. Critrios Mistos Nestes critrios, os stocks so avaliados quer pelo seu custo histrico, quer pelo preo de venda. A opo entre cada um destes, ou ambos simultaneamente, levou ao aparecimento de dois critrios: Dupla Avaliao pelo qual os stocks so avaliados pelo seu preo de venda esperado ou real e pelo custo histrico. Tem a vantagem de possibilitar a determinao do lucro potencial (esperado) sem, no entanto, desprezar o seu custo histrico. Menor dos Custos quando o stock avaliado pelo menor dos dois valores: preo de custo histrico ou preo de venda. No caso do preo de venda ser inferior ao custo histrico caso de mercadorias depreciadas este critrio apresenta-se vantajoso visto evidenciar valores mais realistas para o stock. 2. Controlo Fsico dos Stocks Este tipo de controlo consiste na contagem fsica dos materiais existentes em armazm, comparando os resultados obtidos com os saldos administrativos, fornecidos pelo ficheiro de materiais. Esta operao designa-se por inventrio fsico.

Inventrios

Existem diversos tipos de inventrios. Vai referir-se os mais correntes: 1. Inventrio permanente; 2. Inventrio programado; 3. Inventrio fsico intermitente; 4. Inventrio fsico rotativo; 5. Inventrio fsico permanente.

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Inventrio Permanente A partir do ficheiro de materiais pode efectuar-se uma listagem que contem todos os itens em armazm e as respectivas quantidades fsicas num dado instante. Se esta listagem for actualizada no acto de cada movimento de entrada e de sada, e aplicado o adequado critrio valorimtrico, possvel saber em cada momento o que existe no(s) armazm(s) da empresa em quantidade e valor monetrio. Esta listagem designada por inventrio permanente. O inventrio permanente universalmente utilizado nas empresas. Quando existem centenas ou milhares de artigos, s com um sistema informtico possvel geri-lo eficientemente e saber para cada artigo a quantidade correcta em cada momento. Inventrio Programado Este inventrio permite, no s ter conhecimento dos stocks tericos de materiais, durante os prximos perodos de controlo, mas, tambm das entradas programadas (provenientes das encomendas emitidas), das previses de sada, isto , saber em que data se processa qual movimento. neste pormenor que difere o inventrio comum de materiais do inventrio programado. Exemplo 1. Para um determinado item, tendo neste caso a semana como perodo de controlo, apresenta-se na Figura. III.1, o inventrio programado. O disponvel terico a quantidade potencial do stock (incluindo as encomendas programadas e excluindo as necessidades totais programadas). Semanas 1. Stock terico 2. 3. 4. 5. Entradas programadas Disponvel terico (1 + 2 - 3) Stock de segurana Programa de Aprovisionamento Prazo de Aprovisionamento (4 semanas)
Figura III. 1 - Inventrio Programado

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 90 90 80 80 80 90 80 80 60 70 60 40 0 0 10 0 30 0 0 0 20 0 30 0 10 10 0 20 10 0 20 10 10 50 20

Necessidades totais programadas 0

90 80 80 80 90 80 80 60 70 60 40 20 70 70 70 70 70 70 70 60 70 60 40 20 30 20 30

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Inventrio Fsico Intermitente Consiste no encerramento peridico do armazm, durante alguns dias, a fim de fazer um balano (contagem) dos diferentes artigos. Inventrio Fsico Rotativo Este sistema uma variante do anterior, no entanto no necessrio encerrar o armazm, processando-se da seguinte forma: Dividem-se os artigos, de acordo com o nmero de movimentos, nas categorias A, B e C; Os artigos A so contados de forma cclica e uma vez em cada trimestre, enquanto os B so contados semestralmente e os C anualmente; No incio de cada dia de trabalho so controlados os movimentos dos artigos entrados e sados, no dia anterior. Nota Nos artigos com maior nmero de movimentos, h maior probabilidade da ocorrncia de desvios. Exemplo 2. Imaginemos uma empresa com 1 000 artigos distintos: - 200 artigos da categoria A; - 300 artigos da categoria B; - 500 artigos da categoria C. A empresa trabalha, aproximadamente, 260 dias teis por ano ou 65 dias por trimestre. Em cada dia de trabalho contam-se aproximadamente:

200 500 300 (A) + (B) + (C) = 7,3 artigos/dia 65 260 130
Inventrio Fsico Permanente Este sistema consiste em contar diariamente, no fim de cada dia de trabalho, apenas os artigos que tenham tido movimento durante esse dia. Assim, se houver qualquer erro, ter apenas que se verificar esse dia, simplificando-se a tarefa de correco.

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O POC e os Sistemas de Inventrio

A Contabilidade Geral um excelente suporte da gesto de stocks, pois atravs dela pode apurar-se os movimentos de existncias, os custos e os resultados que originam. Segundo o POC, a classe 3 serve para registar a movimentao de contas de existncias que so, como sabe, os bens armazenveis adquiridos ou produzidos pela empresa e que se destinam venda ou a serem incorporados na produo. A movimentao de contas de existncias deve ser efectuada tendo em ateno dois objectivos: O conhecimento em qualquer momento, do valor dos stocks de que a empresa proprietria, ou detm; O apuramento do custo dos produtos vendidos e consumidos e, consequentemente do resultado apurado nas vendas ou na produo. Tais objectivos so apurados de duas formas distintas: A. Sistema de Inventrio Permanente Atravs deste sistema possvel determinar permanentemente o valor dos stocks em armazm e apurar em qualquer momento os resultados obtidos nas vendas ou na produo. Para tal basta criar dois tipos de contas: conta ou contas que nos dem a conhecer permanentemente o valor dos stocks da empresa e conta ou contas de custo dos produtos vendidos ou consumidos para nos dar a conhecer, tambm permanentemente, o custo das vendas ou produo, apurando-se a partir do valor de venda ou de produo os respectivos resultados. B. Sistema de Inventrio Intermitente ou Peridico Neste caso, o valor dos stocks em armazm e dos resultados apurados, s determinvel atravs de inventariaes directas dos bens em armazm, efectuadas periodicamente. Ou seja, enquanto que pelo inventrio permanente se acompanha todo o movimento de produtos em armazm, pelo intermitente, tal no acontece, tendo que se recorrer a uma contagem fsica para conhecimento do movimento. Regularizao de Existncias Segundo o POC, a conta 38 destina-se a servir de contrapartida ao registo de quebras, sobras, sadas e entradas por ofertas, bem como a outras variaes nas contas de existncias no derivadas de compras, vendas ou consumos. Esta conta 38, sendo transitria, aps a realizao da sua funo, saldar atravs da adequada conta de existncias, qualquer que seja o sistema de inventrio utilizado. No entanto, o momento em que se opera a transferncia do saldo ocorrido que varia: No sistema de inventrio permanente as subcontas 38 saldaro logo a seguir aos movimentos que originaram a extenso inicial; No sistema de inventrio intermitente, o saldo das subcontas 38 ser transferido, apenas no final do perodo, para a apropriada conta de existncias.

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Resumo 1. gesto administrativa dos stocks compete conhecer, permanentemente, quais os materiais armazenados, os respectivos movimentos de entrada e sada de armazns e as quantidades existentes em unidades fsicas e monetrias dos stocks. Neste captulo evidenciou-se a importncia de manter actualizado um conjunto de dados relativos a cada artigo do stock, nomeadamente, os seguintes: Designao; Codificao; Especificao; Unidades de compra e de utilizao; Quantidades entradas e sadas e respectivas datas de movimento; ltimo preo de custo unitrio e custo mdio ponderado; Saldo em quantidade e valor. 3. Depois de definidos os sistemas de codificao dos materiais: numricos, alfabticos, alfanumricos e de barras; foi exemplificado um cdigo numrico com cinco campos para identificar o tipo de material de stock, a classe, a famlia, o nmero de ordem e um algarismo de controlo (checkdigit). A especificao de um material o conjunto de atributos ou caractersticas, que permite distinguir o material e conferir-lhe aptides de utilidade. Uma empresa deve normalizar os materiais de stock reduzindo a respectiva variedade. A empresa deve manter um ficheiro de materiais adaptado s suas necessidades de gesto e actualizado, se possvel, em tempo real. Controlo dos stocks em quantidades fsicas pode efectuar-se atravs de inventrios e, neste captulo, compararam-se trs tipos de inventrios: Inventrio permanente, obtido a partir do ficheiro de materiais, que permite conhecer o stock de cada artigo, em tempo real; Inventrio programado, que permite conhecer, por artigo do ficheiro, para um certo horizonte temporal e por cada perodo de controlo, o stock terico e o disponvel terico; Inventrio fsico, que permite manter controlados os stocks em armazm, com base em contagens fsicas. Controlo de existncias em valor monetrio pode obter-se atravs da contabilidade geral. Segundo o poc, a classe 3 serve para registar a movimentao de contas de existncias que visa, essencialmente dois objectivos: Conhecimento do valor dos stocks; Apuramento do resultado nas vendas ou na produo Tais objectivos podem atingir-se atravs de dois sistemas informativos: Sistema de inventrio permanente; Sistema de inventrio intermitente.

2.

4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

12. 13. 14. 15. 16.

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Questes e exerccios 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Descreva o mbito da gesto administrativa dos stocks. Indique como se caracteriza a nomenclatura de um artigo do stock. D um exemplo de cdigo de matria-prima, para utilizao informtica, justificando. Explique a importncia de se formalizar e introduzir no ficheiro a especificao dos materiais. Evidencie as vantagens de se normalizar as variedades do stock. Distinga entre controlo administrativo das existncias e controlo fsico dos stocks. Esquematize os vrios critrios valorimtricos das sadas de material do armazm, segundo o POC. Enumere as vantagens do inventrio programado. Explique como se mantm um inventrio fsico rotativo.

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Resolues

1. gesto administrativa dos stocks compete conhecer permanentemente: Quais os materiais armazenados, Movimentos de entrada e sada de armazns, Quantidades em unidades fsicas e monetrias dos stocks. Torna-se necessrio, para gerir os stocks, ter um conhecimento exacto de cada item ou artigo das existncias no s em quantidade fsica, valor e qualidade, mas tambm em dimenso, forma, peso e campo de aplicao. 2. Nomenclatura o conjunto de elementos de identificao de um artigo do stock. A nomenclatura compreende: A designao; A codificao. Designao o nome pelo qual o artigo conhecido na empresa. Pode adoptar-se uma designao externa empresa, por exemplo, a designao do fornecedor. Codificao uma representao simblica ou uma referncia que identifica exactamente o material ou artigo de forma inequvoca. 3. Considere um cdigo com os cinco campos seguintes: 30 . 238 . 337 . 025 . 8 Artigo do stock de matrias primas Classe dos aos Famlia dos vares N de ordem do artigo Checkdigit

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Como se constata do exemplo, o stock pode estar subdividido por tipos de material (matria prima), estes por classes, famlias e finalmente estas por nmeros de ordem. Assim, O n 30 corresponde ao tipo de material de stock: matrias primas; O n 238 corresponde classe dos aos inoxidveis AISI 304; O n 337 corresponde famlia dos vares; O n 025 corresponde ao n de ordem igual ao dimetro do varo, que no exemplo de 25 mm; O n 8 o checkdigit que confirma a correco do respectivo cdigo. Este sistema de codificao assenta numa base organizativa e classificativa de todos os materiais, a qual deve ser estruturada e implementada pela gesto administrativa dos stocks. 4. No ficheiro de materiais, associado nomenclatura de cada artigo deve constar a respectiva especificao. Especificao de um material, o conjunto de requisitos da qualidade, isto , o conjunto de atributos ou caractersticas, traduzido em termos qualitativos e quantitativos, que lhe confere aptides de utilidade e permite verificar a conformidade. Uma especificao pode definir padres de comportamento e de segurana do material, indicar prescries de embalagem, discriminar ensaios e testes de controlo da qualidade, referir normas e regulamentos de referncia. A especificao do material fundamental para a sua compra e respectiva recepo qualitativa. Se fornecedores e clientes usarem para o mesmo artigo ou material a mesma nomenclatura, isto , a mesma designao e cdigo para a mesma especificao, ser facilitada a transaco e o respectivo processamento. 5. A seleco dos materiais que iro incorporar o stock, uma das principais actividades da gesto administrativa dos stocks. De toda a gama de materiais existentes, uns normalizados de acordo com Normas Portuguesas (NP) que so emitidas pelo Instituto Portugus da Qualidade (IPQ) outros de acordo com normas harmonizadas europeias (EN) que so emitidas pelo Comit Europeu de Normalizao (CEN/CENELEC) e outros que no so normalizados, alguns dos mais utilizados, podem fazer parte de uma normalizao ou estandardizao interna da empresa, depois de criteriosa seleco. Compete gesto administrativa dos stocks analisar caso a caso e decidir quais desses materiais devero constar no stock, mediante anlises prprias de natureza econmica. Conhecidos os artigos que constituiro o stock, os dois passos seguintes so: Estabelecer a nomenclatura e a especificao; Carregar o ficheiro de materiais. Critrios de anlise e seleco do material de stock

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Alm da anlise prpria de natureza econmica para viabilizar a introduo de artigos no stock, existem outros critrios mais gerais que tambm devem ser observados. Normalmente, s se efectua esta anlise depois da filtragem dos artigos pela aplicao daqueles critrios que condicionam a referida introduo. Os critrios gerais de anlise so de dois tipos: Critrios de aceitao - indicam a convenincia de se proceder introduo do material no stock ao verificar-se uma das seguintes condies: - Materiais de utilizao geral, de difcil aquisio no mercado e com longos prazos de aprovisionamento; - Materiais de utilizao restrita, ou fabricados especialmente para o stock (no usuais no mercado), desde que os prazos de aprovisionamento ou ciclos de produo sejam longos e incompatveis com os prazos de utilizao, independentemente dos consumos previsionais que naturalmente sero baixos. Critrios de rejeio - indicam a inconvenincia de se colocar um material no stock se for verificada uma das condies seguintes: - Materiais de elevado valor e de reduzido consumo, mesmo que os prazos de aprovisionamento sejam incompatveis com os programas de fabrico (que definem exactamente o momento da utilizao); - Materiais de utilizao corrente, de baixo consumo e de fcil aquisio; - Materiais de utilizao muito especfica, de consumo espordico, se os prazos de aprovisionamento forem compatveis com os prazos de utilizao previstos. Nota A reduo da variedade de artigos normalizados no stock e a concentrao da compra num nmero mnimo de fornecedores, que ofeream garantia de qualidade, revela-se de grande vantagem econmica para a empresa 6. Controlo Administrativo das Existncias Este tipo de controlo efectuado recorrendo ao ficheiro de materiais onde so registadas todas as entradas e sadas de cada artigo. A implementao do ficheiro de materiais e a sua estrutura, deve ser cuidadosamente estudada, e bem adaptada ao movimento que se pretende controlar. No entanto, no ficheiro de materiais deve constar, para cada artigo, os seguintes elementos: A codificao do material; A designao do material; A especificao do material; As unidades de compra (de encomenda a fornecedores) e de utilizao (de requisio interna ao armazm) do material, e respectiva correspondncia; O registo das quantidades entradas do material em armazm, respectivas datas e identificao dos documentos (guias de entrada); O registo das quantidades sadas do material do armazm, respectivas datas e identificao dos documentos (requisies, ordens de entrega); A quantidade existente em armazm (stock); O ltimo preo de custo unitrio;

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O custo mdio ponderado; O saldo da existncia em armazm (valorizao da quantidade fsica ou do stock). Existncias As existncias da empresa (dadas em valor) correspondem s quantidades fsicas valorizadas de acordo com os critrios de valorimetria indicados no POC, sendo o mais prtico e usual o critrio do custo mdio ponderado. Custo mdio ponderado , normalmente, o custo mdio ponderado que permite atribuir o valor aos stocks e resulta do preo de custo (da compra) considerado. O preo de custo o preo entrada do armazm e obtm-se pela soma dos valores da factura do fornecedor (deduzidos os descontos comerciais obtidos) com os encargos com a compra (transportes, seguros, taxas, ...). Normalmente, calcula-se este preo de custo em relao unidade de compra (que pode diferir da unidade de utilizao interna), por isso designado preo de custo unitrio. Custo Mdio Ponderado de um Artigo O custo mdio ponderado (unitrio) obtido da seguinte maneira: - se der entrada em armazm uma quantidade Q e de unidades de um artigo adquirido cujo preo de custo unitrio seja c u , o valor V da quantidade Q e : V = cu x Q e ; se entretanto, existir no stock, S unidades valorizadas com o anterior custo mdio ponderado c a , o valor da existncia antes da entrada do reaprovisionamento : E a = c a x S. Como o valor na nova existncia ser: E S t = Q e + S, ento, = E a + V e a quantidade fsica total do stock:

o novo custo mdio ponderado (unitrio) ser: c.m.p. =

c x S + c x Qe E u = a St S+Q
e

Nota Sempre que se fala em existncias, est a referir-se valores (em unidades monetrias); no caso de se nomear stocks ento o valor em causa a quantidade existente em unidades fsicas. Outros Critrios Valorimtricos A valorizao de existncias, como processo de determinao dos preos de entrada e de sada, assume um relevo tanto mais especial quanto maior for o volume de stocks da empresa. Relativamente s entradas, as existncias devem ser valorizadas pelo preo de custo, consistindo

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este, como j vimos, em todos os encargos (preo de factura, fretes, seguros, etc.) deduzidos dos descontos comerciais obtidos. No que respeita valorizao das sadas podem apontar-se vrios critrios, que podem ser sintetizados como segue: Custo especfico Custo cronolgico directo (FIFO) Histricos Custo cronolgico inverso (LIFO) a. Critrios c/base nos custos Preo de substituio (NIFO) Custo padro Custo oramentado

De reposio Critrios Valorimtricos das Sadas

b. Critrios c/base nos preos de venda - Preo de venda

c. Critrios mistos

Dupla avaliao Menor dos preos

b. Critrios com Base nos Custos Atravs destes, as sadas so valorizadas pelo seu preo real no caso dos custos histricos e eventualmente do custo de reposio, e pelo preo previsto no caso dos custos apriorsticos e eventualmente no de reposio. a.2. Os custos histricos correspondem a custos passados, ou seja, aos que foram suportados na aquisio das existncias, so eles: Custo Especfico - os bens so avaliados pelo seu preo real ou seja, por todos os encargos de compra que lhe sejam directamente imputveis. de aplicao difcil, sendo utilizado apenas por alguns ramos de actividades, nomeadamente, ourivesarias e joalharias, comrcio de automveis e mquinas industriais, isto , artigos de elevado valor unitrio. Custo Cronolgico Directo ou FIFO (first in, first out) as existncias vendidas e consumidas so valorizadas pelos preos mais antigos, sendo, consequentemente, as existncias em armazm valorizadas aos preos mais recentes. Tal critrio origina que, em perodos inflacionistas, as empresas tendam a apurar margens mais elevadas, pois o custo das existncias vendidas funo de preos (de custo) antigos, enquanto as vendas so registadas a preos recentes (inflacionados). Dever ser evitado quando se pretenda a apresentao de resultados mais baixos. Custo Cronolgico Inverso ou LIFO (last in, first out) valorizam-se as existncias em

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armazm pelo preo mais antigo, sendo as sadas movimentadas, em consequncia, pelos mais modernos. Tal procedimento origina, em perodos inflacionistas, o aparecimento de lucros mais baixos, dado o custeio mais elevado das vendas, havendo no entanto o inconveniente da subavaliao dos stocks em armazm. Custo Mdio Ponderado o preo unitrio das existncias determinado pela mdia ponderada do preo de compra e do valor dos stocks em armazm. Tal mdia pode efectuar-se: iii) Aps cada compra (ver exerccio resolvido anteriormente) iv) Aps o total das entradas durante um certo perodo. O critrio do custo mdio, situando-se numa posio intermdia do LIFO e do FIFO, elimina as vantagens e os inconvenientes destes ltimos. Ainda que a sua aplicao origine menos riscos, apresenta o inconveniente de o custo actual de um dado artigo, ao ser ponderado com um preo mais antigo, poder vir a ser substancialmente alterado, afastando-se deste modo do seu valor real. , entretanto, o critrio mais utilizado na prtica, como vimos, e o de mais fcil aplicao aos processos computorizados. c.2. Os custos de reposio representam preos de substituio: Custo de Mercado ou NIFO (next in, first out) as existncias so valorizadas pelo preo que a empresa teria de suportar se substitusse as suas existncias, nas condies em que se encontravam as actuais. a.4. Os custos apriorsticos, como a prpria designao o indica, so determinados a priori, ou seja, correspondem a custos previsionais ou previsveis num futuro prximo. A sua determinao pode efectuar-se com base em: Custos Padres quando determinados em funo de condies ideais de aproveitamento e funcionamento de todos os factores produtivos: capacidade mxima do equipamento, produtividade ptima do trabalho, etc. Sendo um custo ideal, constitui mais uma meta a atingir que uma verdadeira valorizao de stocks. Custos Oramentados determinados com base em quadros discriminativos da actividade a desenvolver num futuro imediato, ponderados todos os factores que a afectam ou podero vir a afectar. d. Critrios com Base no Preo de Venda Utilizando-se estes critrios, os stocks so avaliados pelo preo por que se espera que venham a ser vendidos. Tal procedimento origina o registo no momento da avaliao de lucros potenciais, ou seja, de resultados que apenas se efectivam no momento da venda. Por esta razo no corrente a sua utilizao. e. Critrios Mistos Nestes critrios, os stocks so avaliados quer pelo seu custo histrico, quer pelo preo de venda. A opo entre cada um destes, ou ambos simultaneamente, levou ao aparecimento de dois critrios: Dupla Avaliao pelo qual os stocks so avaliados pelo seu preo de venda esperado ou
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real e pelo custo histrico. Tem a vantagem de possibilitar a determinao do lucro potencial (esperado) sem, no entanto, desprezar o seu custo histrico. Menor dos Custos quando o stock avaliado pelo menor dos dois valores: preo de custo histrico ou preo de venda. No caso do preo de venda ser inferior ao custo histrico caso de mercadorias depreciadas este critrio apresenta-se vantajoso visto evidenciar valores mais realistas para o stock. Controlo Fsico dos Stocks Este tipo de controlo consiste na contagem fsica dos materiais existentes em armazm, comparando os resultados obtidos com os saldos administrativos, fornecidos pelo ficheiro de materiais. Esta operao designa-se por inventrio fsico.

Inventrios

Existem diversos tipos de inventrios. Vai referir-se os mais correntes: 1. Inventrio permanente; 2. Inventrio programado; 3. Inventrio fsico intermitente; 4. Inventrio fsico rotativo; 5. Inventrio fsico permanente. Inventrio Permanente A partir do ficheiro de materiais pode efectuar-se uma listagem que contem todos os itens em armazm e as respectivas quantidades fsicas num dado instante. Se esta listagem for actualizada no acto de cada movimento de entrada e de sada, e aplicado o adequado critrio valorimtrico, possvel saber em cada momento o que existe no(s) armazm(s) da empresa em quantidade e valor monetrio. Esta listagem designada por inventrio permanente. O inventrio permanente universalmente utilizado nas empresas. Quando existem centenas ou milhares de artigos, s com um sistema informtico possvel geri-lo eficientemente e saber para cada artigo a quantidade correcta em cada momento.

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Inventrio Programado Este inventrio permite, no s ter conhecimento dos stocks tericos de materiais, durante os prximos perodos de controlo, mas, tambm das entradas programadas (provenientes das encomendas emitidas), das previses de sada, isto , saber em que data se processa qual movimento. neste pormenor que difere o inventrio comum de materiais do inventrio programado. Inventrio Fsico Intermitente Consiste no encerramento peridico do armazm, durante alguns dias, a fim de fazer um balano (contagem) dos diferentes artigos. Inventrio Fsico Rotativo Este sistema uma variante do anterior, no entanto no necessrio encerrar o armazm, processando-se da seguinte forma: Dividem-se os artigos, de acordo com o nmero de movimentos, nas categorias A, B e C; Os artigos A so contados de forma cclica e uma vez em cada trimestre, enquanto os B so contados semestralmente e os C anualmente; No incio de cada dia de trabalho so controlados os movimentos dos artigos entrados e sados, no dia anterior. Nota Nos artigos com maior nmero de movimentos, h maior probabilidade da ocorrncia de desvios. Inventrio Fsico Permanente Este sistema consiste em contar diariamente, no fim de cada dia de trabalho, apenas os artigos que tenham tido movimento durante esse dia. Assim, se houver qualquer erro, ter apenas que se verificar esse dia, simplificando-se a tarefa de correco. 7. No que respeita valorizao das sadas podem apontar-se vrios critrios, que podem ser sintetizados como segue:

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Histricos

Custo especfico Custo cronolgico (FIFO) Custo cronolgico (LIFO)

directo inverso

a. Critrios c/base nos custos

Preo de substituio (NIFO) Custo padro Custo oramentado

De reposio Critrios Valorimtricos das Sadas

b. Critrios c/base nos preos de venda - Preo de venda

c. Critrios mistos

Dupla avaliao Menor dos preos

8. Este inventrio permite, no s ter conhecimento dos stocks tericos de materiais, durante os prximos perodos de controlo, mas, tambm das entradas programadas (provenientes das encomendas emitidas), das previses de sada, isto , saber em que data se processa qual movimento. neste pormenor que difere o inventrio comum de materiais do inventrio programado. 9. Dividem-se os artigos, de acordo com o nmero de movimentos, nas categorias A, B e C; Os artigos A so contados de forma cclica e uma vez em cada trimestre, enquanto os B so contados semestralmente e os C anualmente; No incio de cada dia de trabalho so controlados os movimentos dos artigos entrados e sados, no dia anterior.

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IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS

APROVISIONAMENTO E GESTO DE STOCKS

IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS

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Objectivos No final deste unidade temtica o formando deve estar apto a: Descrever o mbito da gesto econmica dos stocks; Explicar os conceitos fundamentais da gesto econmica dos stocks; Relacionar e quantificar as variveis-chave da gesto econmica dos stocks; Distinguir os sistemas de gesto econmica dos stocks; Caracterizar os mtodos de aprovisionamento; Efectuar o controlo da gesto econmica dos stocks;

Temas 1. Definio e Conceitos Fundamentais 2. Sistemas de Gesto Econmica dos Stocks e Mtodos de Aprovisionamento 3. Controlo da Gesto Econmica dos Stocks Resumo; Questes; Resolues.

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IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS

1. DEFINIO E CONCEITOS FUNDAMENTAIS

mbito da Gesto Econmica dos Stocks (GES)

A gesto econmica dos stocks compreende a aplicao de um conjunto de princpios, regras de deciso e metodologias que permitem manter existncias econmicas. H autores que preferem a designao de gesto previsional de stocks, na medida em que se baseia em tcnicas de previso, aplicadas ao clculo das necessidades independentes (ver I.5.). Objectivos da GES A gesto econmica dos stocks (GES) tem dois objectivos fundamentais: Determinar quanto reaprovisionar; Estabelecer quando reaprovisionar, isto , quando solicitar uma interveno de Compras ou quando solicitar uma entrega de material, no mbito de um contrato aberto com um fornecedor (Exemplo: contrato anual de fornecimento com entregas parcelares). Estes objectivos so concretizados para cada artigo do stock, que tem caractersticas especficas.

As Datas e os Prazos de Aprovisionamento

Como se viu em I.4. pode definir-se: Prazo de aprovisionamento (pa) ou de disponibilizao como o intervalo de tempo que decorre entre a data de deteco da necessidade do material e a data de disponibilizao do material para o utilizador.

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Clculo do Prazo de Aprovisionamento (pa) Para o clculo do pa pode considerar-se o prazo como o somatrio de todos os prazos (estimados com base em dados histricos) intervenientes no processo de aquisio conforme mostra a Figura I.1.

PRAZO DE APROVISIONAMENTO

Data da deteco da Necessidade P. P. P. entrega P.

Data Limite (programada) P. recepo

circulao tratamento

desalfnd.

Data da Colocao da Encomenda

Data Limite da Entrega

Figura IV.1 - O Prazo de Aprovisionamento

Entende-se por: Data da deteco da necessidade Data da deteco da necessidade - quando se verifica a necessidade de se proceder a um reaprovisionamento ou a uma compra e se elabora o respectivo pedido a compra. Prazo de circulao Prazo de circulao - o intervalo de tempo desde a sada do pedido de compra da GES at chegar a Compras. Prazo de tratamento Prazo de tratamento - o tempo que Compras leva a proceder s rotinas administrativas at a adjudicao da encomenda ao fornecedor seleccionado.

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Prazo de entrega Prazo de entrega - o prazo acordado com o fornecedor para a entrega do material na Recepo; ou se for uma importao, at disponibilidade do material no destino (inclui o prazo de transporte). Prazo de desalfandegamento Prazo de desalfandegamento - o tempo consumido no desalfandegamento do material oriundo de pas(es) exterior(es) Unio Europeia. Prazo de recepo Prazo de recepo - o tempo necessrio para se proceder s recepes, quantitativa e qualitativa (quando necessrio), emisso de guia de entrada que acompanha o material para o armazm.

O Stock Mdio e a Existncia Mdia

Pode definir-se: Stock mdio (Sm) como a quantidade mdia do material em stock num determinado intervalo de tempo (em unidades fsicas). As quantidade em armazm dos artigos em stock variam ao longo do tempo em funo das entradas e sadas do armazm. Na gesto de stocks h necessidade de recorrer ao conceito de stock mdio (Sm) de um artigo e de existncia mdia ( E ) do inventrio global. Existncia mdia o valor mdio das existncias da empresa num determinado intervalo de tempo (em unidades monetrias). Clculo da Existncia Mdia Anual - E anual 1. Modelo simplificado

Por razes de ordem prtica, esta mdia sempre referida ao ano. Ento, calcula-se apenas a mdia aritmtica das existncias nos finais de todos os meses do ano. Assim:

E anual =

Somatorio das existencias mensais 12

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Exemplo Considere-se as existncias correspondentes aos finais dos meses, constantes do seguinte grfico, em milhares de euros:
10.000 9.000 8.000 7.000 6.000 5.000 4.000 3.000 2.000 1.000

Figura IV.2 - Existncias Mensais de 1998

Dos valores do grfico conclui-se: E = 2.

60 000 = 5 000 euros (valor apontado pela seta). 12

Modelo a partir do conceito de existncia mdia mensal

Apesar de no ser um valor exacto, visto a existncia mdia variar ao longo do ms, o valor mdio obtido com base nas existncias mdias mensais j tem uma aproximao suficiente para os clculos dos parmetros que se iro seguir. Para o clculo da existncia mdia mensal, parte-se do seguinte princpio: - a existncia final do ms a mesma existncia no incio do ms seguinte, ou Einicial do ms igual E final do ms anterior. Assim, deduz-se que a existncia mdia mensal :

Em =
Exemplo

inicial do mes

+ E 2

final do mes

2. Calcular a existncia mdia do ms de Maro, com base no grfico da Fig.4.2 So dados do problema: Einicial de Maro = 4.000 Efinal de Maro = 8.000 Ento, a E Maro =

4.000 + 8.000 = 6.000 ; 2

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visualizando no grfico:
10.000 8.000 6.000 4.000 2.000 0 Maro (incio) Maro (mdio) Maro (final)

Clculo da existncia mdia anual a partir das existncias mdias mensais Sendo

E + E E + E E + E Jan Jan Fev Nov Dez E Jan = Dez. ant. ; E Fev = ; ... ; E Dez = 2 2 2
Da soma destas existncias mdias resulta que a existncia mdia anual corresponde a:

E anual =

Em 12

O Custo Unitrio de Aquisio de um Material/Artigo

Pode definir-se preo de custo unitrio ou custo unitrio de aquisio ou Custo unitrio (u) de um material como o valor a que o material dever ser contabilizado entrada em armazm. Segundo o POC - Plano Oficial de Contabilidade, este valor inclui todos os encargos relativos compra, designadamente: Preo do material pago ao fornecedor; Encargos com os transportes de conta da empresa; Encargos aduaneiros e com os despachantes oficiais; Encargos financeiros com eventuais crditos, livranas; Encargos com os seguros de conta da empresa.

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Clculo do custo unitrio de aquisio - u u = preo de custo unitrio da compra (factura) +

Encargos totais da compra Q

onde Q a quantidade de material comprado em unidades fsicas de compra. Exerccio 1. Calcule o custo unitrio de aquisio do artigo A conhecendo os dados seguintes: - Encomenda de 300 unidades de A; - Preo unitrio facturado pelo fornecedor: 20 Euros; - Encargo de transporte: 500 Euros; - Outros encargos da empresa: 200 Euros.

O Custo Mdio de Efectivao de uma Encomenda

Pode definir-se Custo mdio de efectivao de uma encomenda (a) ou custo mdio de passagem de uma encomenda como o encargo total correspondente ao processamento de uma encomenda de um artigo (pode corresponder a uma posio da encomenda se esta tiver vrias posies), relativo aos encargos administrativos dos diferentes rgos intervenientes no processo de compra, at liquidao da factura.

Clculo do custo mdio de efectivao de uma encomenda - a

a =

CApro - CArm + CConf N tot x Pos

Onde CApro - o encargo anual do Departamento de Aprovisionamentos CArm - o encargo anual da Armazenagem exclusivamente (sem os encargos referentes Recepo) CConf - o encargo anual com a conferncia de facturas, o lanamento e ordens de pagamento das facturas dos fornecedores

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Ntot

- a previso do nmero total de encomendas que a empresa lanar ou adjudicar no ano

Pos - o nmero mdio anual de posies por encomenda

O Custo de Posse de um Artigo e do(s) Stock(s)

Pode definir-se Custo de posse (C p ) de um artigo como o custo inerente permanncia do stock mdio em armazm num ano, desse artigo. e Taxa de posse (t p ) como uma taxa, apresentada sob a forma de percentagem, que aplicada existncia mdia anual. Se a taxa de posse for aplicada existncia mdia anual de um artigo, obtm-se ento o custo anual inerente permanncia desse artigo em armazm, isto , o custo de posse do artigo. Assim, Custo de posse dos stocks no mais do que o somatrio dos custos de posse de todos os artigos que compem o stock. Clculo da Taxa de Posse - t p Vamos considerar que a taxa de posse se obtm pela soma de duas parcelas: t p = (F + A)% 1. Determinao da taxa F Pode considerar-se para o valor de F as seguintes hipteses: A taxa de juro bancria (mnima) - J - para os depsitos a prazo de um ano - deduzida da parte correspondente ao imposto A taxa de rendibilidade mdia dos capitais aplicados O rcio financeiro:

Resultado da Exploraao x 100% Capital Proprio

IV 100

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2. Determinao da taxa A Pode considerar-se o valor de A seguinte: A =

Total dos Encargos com a Armazenagem x 100% Eanual

O Custo Total do(s) Stock(s)

Custo total do stock (CTS) o somatrio dos custos totais do stock de todos os artigos que o integram, sendo composto pelo custo total dos materiais em armazm acrescido dos respectivos custos de armazenagem e de gesto. CTS =

Ct i
i

O custo total do stock de cada artigo (Ct i ), no perodo de um ano, resulta da soma das parcelas seguintes: Custo de aquisio do material no ano Custo de efectivao de encomendas do material no ano Custo de posse do material no ano Custo de roturas do material Da definio do CTS, verifica-se que cada artigo o influi directamente em virtude de ser uma parcela deste custo. Como o objectivo principal da Gesto Econmica de Stocks minimizar o CTS, a um nvel tal que as roturas de armazm se situem numa faixa entre 1% e 2%, pode-se partir do princpio de que se todas as parcelas forem minimizadas tambm o CTS o ser.

Variveis-Chave da Gesto Econmica dos Stocks (GES)

J se abordou no 1 captulo o conceito de procura (I.5.), de onde resultavam as necessidades independentes (I.5.), que se fundamentam em previses. Uma das principais variveis da GES o consumo previsto que traduz uma quantidade correspondente necessidade independente para um determinado prazo (normalmente um ano) de um artigo concreto.

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A Varivel Consumo (Previsto)

Consumo previsto (S) para um item do inventrio a previso de utilizao desse item, em unidades fsicas, para um determinado prazo (em princpio um ano), baseada na necessidade independente derivada da procura nesse prazo. O consumo S (em unidades fsicas) corresponde variao do stock desse artigo na unidade de tempo (ano, ms, dia, hora, etc.) no sentido decrescente (variao negativa). Se a variao do stock for crescente (variao positiva), tratar-se- de uma entrada de material no stock, em resultado da chegada a armazm de uma encomenda ou de uma remessa ao abrigo de uma encomenda em aberto. Se for S o consumo previsto, para um prazo p, ento, o consumo mdio - S - nesse prazo dado por:

S =
Exemplo

S p

1. Se a quantidade existente em armazm do artigo A for de 60 unidades, em 31 de Dezembro do ano (N - 1), e em 1 de Janeiro do ano N a variao do stock de A for de + 680 unidades (variao positiva), com um consumo previsto para o ano N de 600 unidades, qual ser o stock previsto em 30 de Junho do ano N? Resoluo

S (mdia mensal) =

S 600 = = 50 unidades/ms 12 12

Stock disponvel em 1 de Janeiro do ano N: SD = 60 + 680 = 740 unidades Stock previsto em 30 Junho do ano N: Sp = 740 - (6 x 50) = 440 unidades O consumo C (em unidades monetrias), no prazo p, de um item cujo preo unitrio u, ser C=Sxu O consumo mdio - C , para o prazo p, ser

IV 102

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IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS

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C =
ou por substituio de variveis:

C p

C = S x u
(usualmente tambm se referencia este prazo a um ano) Exemplo 2. Se o preo de custo unitrio de aquisio do artigo A for de 20 Euros, qual ser o consumo mdio em unidades monetrias, se o consumo previsto para o ano N for de 600 unidades? Resoluo O consumo C (em unidades monetrias), no prazo de um ano (p = 12 meses) ser: C = S x u = 600 x 20 = 12 000 Euros/ano O consumo mdio C ser:

C =
ou

C 12 000 = = 1 000 Euros/ms 12 p

C
Outras Variveis-Chave da GES

= S xu=

600 x 20 = 1 000 Euros/ms 12

A quantidade - Q - de material a reaprovisionar, em unidades fsicas. A quantidade econmica de encomenda - Qee - quantidade a reaprovisionar de um artigo, que minimiza o custo total anual desse artigo. O nmero de encomendas - N - efectuadas no prazo p (em princpio um ano). O nmero econmico de encomendas - Nee - nmero de encomendas de um artigo (por ano) de quantidade: Qee. O Stock de segurana - SS - que visa prevenir as oscilaes do consumo quando h sobrecargas de produo e tambm eventuais atrasos nas entregas de material pelos fornecedores. O prazo de segurana - ps - o intervalo de tempo coberto pelo stock de segurana ao ritmo de consumo mdio estimado. O prazo de (re)aprovisionamento - pa - prazo para o qual se reabastece o stock com uma
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IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS

quantidade Q. O prazo econmico - pe - o tempo que a quantidade econmica de encomenda leva a ser consumida ao ritmo de consumo mdio estimado. O prazo total - pt - o tempo necessrio para o consumo de todo o material, de um artigo, existente no stock. Logo pt = ps+ pa (ou pe). Relaes Bsicas entre Variveis

O nmero de encomendas - N: Dado por N =

S ou seja o nmero de vezes que necessrio Q

reaprovisionar a quantidade Q at perfazer o total de consumo previsto S. Exemplo 1. Considere-se o seguinte grfico representativo da evoluo do stock de um artigo no perodo de um ano (p = 12 meses). S

Q Stock mdio

p = um Neste exemplo S=4 x s onde, s, o consumo entre duas encomendas como Q = s e s=

tempo

S 4

conclui-se N = O

S = 4 Q

IV 104

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IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS

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stock mdio - Sm: corresponde ao stock de segurana SS acrescido da quantidade Q mdia, dada por,

Q que constante durante o ano, ento: 2


Sm = SS +

Q 2

A existncia mdia - E - representa o stock mdio valorizado:

E = Sm x u

E = ( SS +

Q ) x u 2

O prazo de segurana - ps - representa o tempo para consumir o stock de segurana e em funo do consumo mdio mensal, dado por: ps =

SS S

ps = 12 x

SS S

O stock de segurana - SS - em funo do prazo de segurana, dado por: SS = ps x S O prazo econmico - pe - em funo do consumo : pe =

Qee S

pe = 12 x

Qee S

A quantidade econmica - Qee - em funo do prazo econmico : Qee = pe x S

Clculo do Custo Total Anual do Stock de um Artigo

O custo total anual (do stock) de um artigo (C t ) corresponde ao consumo anual desse material em valor, acrescido dos encargos de armazenagem e dos custos de gesto, referidos a um ano de explorao. Tendo em conta os conceitos anteriormente apresentados (ver IV.1.) e desprezando o custo de roturas, o custo total de um artigo obtido pela soma das parcelas: Ct = Cm + Ce + Cp onde

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IV 105

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C m - o custo de aquisio do material a consumir (previsionalmente), Cm = C = S x u C e - o custo de efectivao de encomendas do material, de natureza administrativo, de um custo de gesto, correspondente ao custo total da emisso das encomendas a adjudicar no ano, pelo que: Ce = N x a =

S x a Q

onde a - custo administrativo mdio de uma encomenda

Cp

- o custo de posse do material um custo logstico por excelncia, que resulta da

aplicao da taxa de posse existncia mdia (considerada constante durante o ano): Cp = E x tp = ( SS +

Q ) x u x tp 2

Substituindo estas equaes, respectivamente, na equao de C t , vem: Ct =S x u +

Q S x a + ( SS + ) x u x tp 2 Q

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Clculo da Quantidade Econmica de Encomenda (Segundo Wilson)

Representando os custos num grfico (Figura. IV.3) em que a varivel independente Q seja a quantidade a adquirir, verifica-se que existe um valor de Q para o qual o custo total C t ser mnimo. Custos

+ 2% Custo mnimo

C Ct t
CC p

CC m Ce - 15% Q ee + 20% (quantidade por encomenda) Qe

Figura IV.3- Custos Totais em Funo da Quantidade a Encomendar

Assim, para cada artigo de armazm, o custo total anual ser mnimo se calcular o valor de Q (quantidade a reaprovisionar de cada vez) que minimiza o custo total - Ct, e essa quantidade denominada a quantidade econmica de encomenda - Qee. Assim, define-se Quantidade econmica de encomenda (Qee) como a quantidade a encomendar de cada vez, que minimiza o custo total anual, relativo a cada artigo do inventrio.

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Desta definio de Wilson decorre que Qee o valor de Q que minimiza o custo total. Ento, matematicamente Q obtm-se:

dCt = 0 dQ Qee
e resolvendo esta equao, chega-se frmula de Wilson: Qee =

2S a u tp

Anlise de Sensibilidade da Qee Variao da Qee com a e tp O valor da Qee pouco afectado pela falta de preciso de: a - custo administrativo mdio de efectivao de uma encomenda; tp - taxa de posse. Na verdade demonstra-se, matematicamente, que para variaes da ordem de 50% de uma destas variveis, o valor da Qee varia apenas de cerca de 3%. Variao do Ct com a Qee Demonstra-se que o custo total anual do stock de um artigo (Ct) afectado apenas em cerca de + 2%, por variaes de Qee no intervalo [- 15%, + 20%], como alis se pode constatar no grfico da Figura. IV.3. Efeito de Descontos de Quantidade A frmula da Qee pode ser utilizada como critrio de deciso de compra, quando os fornecedores concedem descontos nos preos unitrios dos materiais, por aumento das quantidades a encomendar. O mtodo de avaliao consiste em aplicar sucessivamente a frmula da Qee para os diferentes valores de preo de custo unitrio, u, do material, resultantes dos descontos, at se chegar a uma quantidade de encomenda para a qual vlida o preo correspondente, isto , at se atingir a coincidncia entre a Qee calculada e as condies oferecidas pelo fornecedor. A quantidade assim determinada corresponde do mnimo custo total anual do artigo, sendo portanto a opo a adoptar. Expresses Derivadas da Qee Nmero econmico de encomendas - Nee o nmero de encomendas de quantidade: Qee, a emitir num ano para um artigo. Resulta de N =

S e fazendo Q = Qee , vem Q

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Nee =

S Qee

Nee =

C tp 2 a

Prazo econmico de encomenda - pe: o tempo que Qee leva a ser consumida ao ritmo do consumo mdio estimado. De pe = 12 x

Qee e substituindo Qee pela sua expresso, obtm-se S 2 a pe = 12 C tp


(em meses)

Relao entre o nmero econmico de encomendas - Nee, e o prazo econmico - pe: : Do relacionamento das duas ltimas equaes, tira-se a seguinte concluso pe x Nee = 12 de onde se deduzem as seguintes expresses:

Nee = Exemplo

12 pe

pe =

12 Nee

1. Uma fbrica de artigos elctricos prev para as vendas de um aparelho no prximo ano aproximadamente 10 000 unidades. A Gesto de Stocks conhece a previso e sabe que cada aparelho leva 1,2m de fio elctrico, incluindo as perdas. Se o custo unitrio do fio for de 1,60 euros, o custo de efectivao de uma encomenda de 6,00 euros e a taxa de posse de 25%, quais sero os parmetros econmicos deste material? Resoluo O consumo previsto do cabo S = 10 000 x 1,2 = 12 000 m Qee =

2 12000 6,00 2S a e substituindo valores, Qee = = 600 m. u tp 1,60 0,25 12000 S e substituindo valores, Nee = = 20 entregas/ano 600 Qee

Nee =

pe =

12 12 e substituindo valores, pe = = 0,6 ms ou pe ~ 3 semanas Nee 20

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2. SISTEMAS DE GES

MTODOS DE APROVISIONAMENTO

Tipologias da Gesto Econmica dos Stocks

Os sistemas de gesto econmica dos stocks (GES) so de dois tipos: Sistemas de reposio do nvel de stock Sistemas de planeamento de necessidades Sistemas de Reposio do Nvel de Stock Define-se reposio do nvel de stock como o conjunto de procedimentos (regras de deciso, mtodos de actuao e rotinas de registo) que visa assegurar a disponibilidade fsica contnua de artigos de stock, face a uma procura incerta.

Exemplo de um Sistema de Reposio Simples O sistema das duas caixas pode ser usado para artigos de baixo preo e elevado consumo, tais como parafusos e porcas. Uma caixa colocada no posto de trabalho para satisfazer as necessidades correntes. Quando esta caixa se esgota, a segunda caixa que estava armazenada, substitui a primeira e satisfaz as necessidades durante o perodo de reposio daquela (prazo de aprovisionamento). Sistemas de Planeamento de Necessidades e Mtodos de Aprovisionamento Planeamento de necessidades Define-se planeamento de necessidades de materiais como o conjunto de procedimentos que visa estabelecer uma calendarizao de reaprovisionamentos. Trs mtodos de aprovisionamento Existem trs sistemas de planeamento de necessidades de materiais, amplamente difundidos, a que correspondem trs mtodos de aprovisionamento: - Mtodo do Ponto de Encomenda - Mtodo do Ciclo de Reviso Peridica - Mtodo Misto

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Mtodo do Ponto de Encomenda (Pe)

Este mtodo baseia-se no clculo do ponto de encomenda, que corresponde ao nvel de stock de um artigo que, ao ser atingido, d indicao GES de que o momento de desencadear uma nova encomenda ou um novo pedido de fornecimento. Esta prtica, de simples utilizao, adoptada fundamentalmente no caso de regularidade de consumos, caso em que os ciclos de reaprovisionamento apresentam tambm bastante regularidade, e normalmente aplicada a certos artigos de consumos mdios ou fracos e de baixos valores unitrios. No caso de consumos muito aleatrios de artigos a incorporar em produtos em fase de introduo no seu ciclo de vida, este mtodo no resulta por no reagir a grandes oscilaes dos consumos, podendo os materiais atingir rapidamente situaes de rotura de stock. Como o momento de desencadear uma nova encomenda ou fornecimento nunca previsvel, atendendo a que uma das suas caractersticas de ter o prazo de utilizao indeterminado, este mtodo no passvel de ser utilizado na gesto de materiais que obriguem a uma gesto temporal, enquadrada num sistema de planeamento propriamente dito. O momento de activar o reaprovisionamento quando o nvel de stock em armazm atingir o ponto de encomenda, Pe, estabelecido. Da definio da metodologia, decorre que a quantidade a encomendar ou a fornecer sempre a quantidade econmica de encomenda - Qee, pelo que os materiais geridos por este mtodo apresentam, em princpio, menores custos totais anuais. Representao grfica do mtodo: Stock

Qee Ponto de Encomenda Stock de Segurana Pe (a) SS (b) t0 Pa t1 t2 Pe

Qee

t3

tempo

Figura. IV.4 - Representrao Grfica do Mtodo do Ponto de Encomenda

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Determinao de Parmetros Econmicos A previso do consumo anual considera-se j conhecida e representada por S unidades fsicas, com um consumo mdio mensal de S unidades. Todas as outras variveis foram j definidas anteriormente. Quanto Encomendar (Q) A quantidade de material a reaprovisionar Q, no momento t0 e tambm no momento t2, a quantidade econmica de encomenda Qee, expressa por:

Qee = Quando Encomendar

2S a u tp

O momento de reaprovisionar ser quando: a quantidade de material em stock for menor ou igual ao ponto de encomenda, Pe. No grfico da fig. 4.4., este acontecimento verifica-se nos momentos t0 e t2. O prazo econmico do material em causa, como foi j referido, calcula-se pela frmula: pe = 12

2 a C tp

em que

C=Sxu

Determinao do Ponto de Encomenda - Pe: Do grfico da fig. 4.4., o Pe igual soma das quantidades representadas por (a) e por (b): Pe = (a) + (b) Sendo (a) = pa x S e (b) = SS = ps x S onde: pa - prazo de aprovisionamento ps - prazo de segurana Ento: Pe = pa x S + ps x S E finalmente: Pe = (pa + ps) x S Assim, define-se Ponto de encomenda (Pe como a quantidade de material correspondente ao stock de segurana adicionado quela que previsvel ser consumida durante o prazo de aprovisionamento do artigo, obrigando a um reaprovisionamento imediato logo que atingido.

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Nmero Econmico de Encomendas O nmero anual de encomendas de quantidade Qee obtm-se: Nee =

12 p
e

Sendo p e o prazo econmico de encomenda (em meses). Stock Fictcio de um Artigo/Material Se (Qee < Pe - SS), a quantidade em stock nunca atinge o ponto de encomenda, pelo que para utilizar a metodologia do ponto de encomenda necessrio considerar o stock fictcio: Sf = Sr + (Pe - SS) onde Sr o stock real.

Stock

Stock

Pe Ss

Qee

Sr

Pe Qee Ss

Sf

Sf

Pa

Tempo Data da Encomenda n [ Din]

Pan Data Limite Encomenda n [ Ddn] Pa(n - 1) Data da Encomenda (n - 1) [ Di (n - 1) ]

Tempo

Data Limite Encomenda (n - 1) [ Dd (n - 1) ]

Fig.ura IV.5 - Ponto de Encomenda com Stock Fictcio

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Inconvenientes do Mtodo do Ponto de Encomenda Como principais limitaes aponta-se: Conduz a um capital imobilizado em existncias elevadas; Reage mal a grandes variaes dos consumos de stock, podendo originar roturas inesperadas; Dificulta a programao do reaprovisionamento, no facilitando o agrupamento de encomendas por fornecedor ou por destino utilizador. Mtodo do Ciclo de Reviso Peridica - ( CRP ) Este mtodo assenta na anlise peridica dos stocks dos artigos do inventrio, estabelecendo-se um prazo de reviso fixo e determinante para o reaprovisionamento, sem contudo ser vinculativo, pois oferece a possibilidade de poder ser antecipado ou retardado consoante a evoluo das quantidades disponveis em armazm. Como baseado em prazos fixos, decorre desta caracterstica, o poder programar-se as revises e as quantidades a reaprovisionar em conformidade com as necessidades dependentes, compatibilizando o planeamento e controlo do aprovisionamento com o planeamento e controlo da produo. Para os materiais de forte consumo e de grandes oscilaes, este mtodo o aconselhvel dada a possibilidade da constante adaptao em presena das quantidades ainda no stock e da reposio sistemtica do stock de segurana. Visto que as quantidades so calculadas com base em prazos e no nos parmetros econmicos, este mtodo gera custos totais das existncias, correspondentes aos artigos a que aplicado, mais onerosos, quer as quantidades sejam superiores ou inferiores quantidade econmica de encomenda, sobretudo fora do intervalo de -15% a 20% da Qee. Representao grfica do mtodo: Stock Q1 Q2
Ponto de Alerta Stock de Segurana

Q3

Q5 Q4

Pa

P P

Pa P

Pa P

Pa P

Pa

Figura IV.6 - Mtodo do Ciclo de Reviso Peridica

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Determinao de Parmetros Econmicos Como neste mtodo fixado o prazo de reviso do stock, p, e como se v na Fig. 4.6 est desfasado do prazo de utilizao pelo prazo de aprovisionamento, significa que o prazo de reviso igual ao prazo de utilizao do material. Conhecendo-se a previso de consumo para o prazo (ou para o ano), S, determina-se o consumo mdio S . Na determinao da quantidade Q a reaprovisionar, varivel neste mtodo, necessrio considerar a quantidade existente em armazm no momento do clculo e tambm as encomendas em curso que ainda no tenham sido recebidas. Define-se Disponvel terico total (Dtt como a quantidade actual em armazm acrescida das quantidades encomendadas, que ainda no deram entrada no armazm. Quanto Encomendar (Q) Para se calcular a quantidade de material a reaprovisionar Q recorre-se ao balano do disponvel terico total com o consumo terico total. A diferena, Q, entre estes dois valores, no caso de ser positiva, quer dizer que preciso adquiri-la. Se for negativa ou nula, no necessrio reaprovisionar. Se, porventura, se chegar a um resultado bastante negativo, sinal de que haver material significativamente em excesso, o que obrigar a tomar medidas correctivas face a esta concluso. Uma das medidas poder ser a de protelar o reaprovisionamento para o prximo ciclo e ir sistematicamente observando a evoluo dos consumos. Considere-se um ciclo, para efeitos de comparao do Dtt com o consumo terico total, sendo a anlise de reviso efectuada em t0.

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Comea-se a anlise pela observao das quantidades correspondentes ao consumo total em termos hipotticos como se representa no grfico da Figura. IV.7.

Stock Dtt

Q
(e) (c)

Ponto de Alerta Stock de Segurana

(d)

(b)

(a) t0 pa t1 p t2 tempo

Figura IV.7 - Balano do disponvel terico com as quantidades previstas para o consumo

Assim tem-se: Quantidade correspondente ao consumo terico total - Qt (a) - corresponde ao stock de segurana - SS = ps x S que leva ps tempo (dias, semanas, meses) a esgotar ao ritmo de consumo mdio de S unidades por unidade de tempo. (b) - representa a quantidade de material que seria totalmente consumida ao ritmo do consumo S durante o prazo de aprovisionamento, e expressa por - pa x S . (c) - ser a quantidade prevista para ser consumida durante o prazo de ciclo, dada por - p x S . Logo, a quantidade necessria para satisfazer o consumo total ao ritmo de S , : Qt = (a) + (b) + (c)

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Clculo do disponvel terico total - Dtt: (d) - representa a quantidade real do stock existente em armazm no momento t0. (e) - a quantidade de material encomendado e que ainda no deu entrada em armazm. So, portanto, as encomendas em curso. Q - , finalmente, a quantidade a reaprovisionar que se pretende determinar e que completa o Dtt. Ento, o disponvel terico total correspondente resulta da soma das parcelas anteriores: Dtt = (d) + (e) + Q Como o equilbrio fundamentado ter-se-: Qt = Dtt ou (a) + (b) + (c) = (d) + (e) + Q Q = (a) + (b) + (c) - (d) - (e)

Substituindo as letras entre parntesis pelas respectivas expresses: Q = (ps x S ) + (pa x S ) + (p x S ) - (stock arm.) - (enc. em curso) Finalmente: Q = (pa + ps + p) x S - (stock arm. + enc. em curso) Quando Encomendar O quando encomendar, ser nos tempos programados, de p em p unidades de tempo. Contudo, se aparecer alguma necessidade no intervalo de cada ciclo, nada obsta a que se faa uma reviso intercalar no sentido de lhe dar suprimento. Determinao do Ponto de Alerta - Pa: O ponto de alerta, Pa, de natureza semelhante ao ponto de encomenda do mtodo anterior e de igual expresso matemtica. A diferena reside no facto de no ser vinculativo, isto , de no obrigar a um reaprovisionamento imediato, mas a uma anlise de situao, pois como o prprio nome indica, alerta para uma potencial rotura de stock caso no sejam tomadas medidas imediatas.

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Como se viu: Pa = (pa + ps) x S Assim define-se Ponto de alerta (Pa como a quantidade de material correspondente ao stock de segurana adicionado quela que previsvel ser consumida durante o prazo de aprovisionamento do artigo em situao de reaprovisionamento, obrigando a uma imediata anlise da situao, logo que atingido. Nmero de Encomendas por Ano - N Este nmero depende do prazo de ciclo , na medida em que N=

12 p

Stock Afectado (ou Cativo) de um Artigo No caso de haver quantidades a cativar ou reservar do stock, correspondentes a necessidades dependentes bem definidas em termos de quantidade e com datas de utilizao pr-definidas, pode utilizar-se a figura da afectao de materiais ao stock. Assim, define-se Afectao de material ao stock como uma reserva antecipada ao stock de determinada quantidade de material que se pretende disponvel para utilizao em data prevista no programa da produo. Se existirem afectaes, ter-se- de planear o reaprovisionamento adicionando as quantidades afectadas quantidade a encomendar, mas s para aquelas cuja data de disponibilidade se encontre dentro do prazo de ciclo actual. Quanto s outras, se forem para utilizao muito posterior, podero aguardar pelos prximos ciclos de reaprovisionamento. Se existirem afectaes, o disponvel terico total, Dtt deve consider-las. Assim: Dtt = SS + SL + SA + SP onde SS -Stock de segurana. .SL -Stock livre. SA -Stock afectado. SP -Stock potencial Encomendas em curso Stock real em armazm

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Inconvenientes do Mtodo do Ciclo de Reviso Peridica Como principal limitao deste mtodo aponta-se a seguinte: No caso de consumos e atrasos de fornecimento superiores aos mximos previstos, podem surgir roturas de stock, apesar da flexibilidade da metodologia.

Mtodo Misto

Este mtodo baseia-se nos dois anteriores, conciliando as vantagens de cada um e ao mesmo tempo atenua os respectivos inconvenientes. Por se tratar de um mtodo de ciclo de reviso constante, em que o prazo p fixado e neste caso concreto, p o prazo econmico de encomenda pe, o reaprovisionamento do material pode ser integrado tambm numa programao, com a grande vantagem de se beneficiar de menores custos totais do stock. Determinao dos Parmetros Econmicos Conhecendo a previso de consumo anual S ou para o prazo p, os parmetros fundamentais para o clculo das variveis econmicas, ainda, as encomendas em curso e a quantidade real do stock em armazm no momento da anlise do reaprovisionamento, determina-se em primeiro lugar o prazo econmico que ser introduzido na equao da quantidade Q do mtodo do ciclo de reviso peridica. Determinao do Prazo Econmico - pe - (anual) A periodicidade econmica de encomenda, dada por pe =

Qee = 12 S / 12

2 a C tp

em que

C = Sxu

Clculo da Quantidade a Encomendar -Q A partir da expresso do mtodo anterior e fazendo p = pe , obtm-se: Q = (pa + ps + pe) x S - (stock arm. + enc. em curso) que d a quantidade a reaprovisionar em funo daquelas variveis. Se desta expresso considerar Q = pe x S + Q' e se os consumos reais se aproximarem dos consumos previstos (tericos), viria Q' ~ 0 e portanto: Q ~ pe x S

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Quando Encomendar A resposta ao quando reaprovisionar igual do mtodo anterior, com a nica diferena de ser o pe que regula o ciclo em lugar dum outro prazo qualquer p. Determinao do Ponto de Alerta - Pa igual ao caso precedente: Pa = (pa + ps) x S Nmero de Encomendas por Ano - N Este nmero depende do prazo de ciclo, na medida em que N= N = Nee Exemplo 1. Considere um artigo com o consumo anual de 1 200 unidades, o preo de custo unitrio de 2,00 Euros, o custo de efectivao de uma encomenda de 6,00 Euros e uma taxa de posse de 11%. A empresa constitui um stock de segurana de 60 unidades e o prazo de aprovisionamento de um ms. Calcule as variveis-chave da GES. Resoluo Dados: S u a tp = 1 200 unidades = 2,00 Euros = 6,00 Euros = 0,11

12 = Nee, logo: pe

SS = 60 unidades Pa = 1 ms Quantidade econmica de encomenda Q ee =

2xSxa = uxt
p

2 x 1 200 x 6,00 ~ 256 unidades 2,00 x 0,11

IV 120

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Consumo mdio (mensal):

S = 1 200/12 = 100 unidades/ms


Prazo econmico de encomenda Pe= Nmero econmico de encomendas Nee = Prazo de segurana Ps = Ponto de encomenda P e = (P a + P s ) x S = ( 1 + 0,6) x 100 = 160 unidades Ponto de alerta P a P e = 160 unidades

Qee 256 = = 2,56 meses 100 S

12 12 = = 4,68 ~ 5 reaproviasionamentos/ano Pe 2 ,56

SS 60 = = 0,6 ms 100 S

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3. CONTROLO DA GESTO ECONMICA DOS STOCK

Indicadores de Eficcia da Gesto dos Stocks

Os indicadores de eficcia da gesto dos stocks tm a finalidade de informar o gestor se as decises, tomadas anteriormente, atingiram os objectivos e qual o "estado de sade" das existncias. Tratando-se de grandezas adimensionais, que relacionam variveis, podem ser estabelecidas como metas, norteando o gestor na sua actuao. Estes indicadores que alimentam o Tableau de Bord da Gesto de Stocks, permitem analisar a evoluo da situao e tomar medidas correctivas, caso se verifiquem desvios poltica de stocks delineada pelo Departamento de Aprovisionamentos. Normalmente, os indicadores so calculados por grupos de materiais, para as existncias no seu todo e para alguns artigos. Nos dois primeiros casos, s possvel determinar os indicadores a partir de valores em unidades monetrias. No caso individual dos artigos, indiferente calcular os indicadores a partir de variveis quantificadas em unidades monetrias ou unidades fsicas. Dados de Partida Os dados para o clculo dos indicadores so: C - consumo anual em unidades monetrias; C - consumo mdio em valor; S - consumo anual em unidades fsicas; Sm - stock mdio; E - existncia mdia; Sa = stock em armazm; ps - prazo de segurana; pe - prazo econmico.

IV 122

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IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS

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Indicadores Os principais indicadores de gesto de stocks que mostram a evoluo do stock ou das existncias so: a. Taxa ou ndice de rotao (Ir indica o nmero de vezes que a existncia mdia foi renovada. Pode ser calculado a partir do consumo anual em unidades monetrias ou em quantidades fsicas (s para artigos individualizados). Ir =

C E

ou

Ir =

S Sm

b. Taxa ou ndice de rotao ptimo (Iro o ndice padro que serve de termo de comparao para os Ir(s) obtidos para os artigos. Iro =

S 12 S = Sm (ps + pe ) S 2

ou

Iro =

12 pe ps + 2

o que mostra a independncia deste ndice relativamente aos consumos. c. Taxa ou ndice de cobertura (Ic indica o tempo, em meses, de durao previsto para o stock existente, em funo dos consumos mdios mensais. Em termos de mdias - Icm: Icm =

E C E C

ou

Icm =

Sm S Sa S

Em termos reais - Icr:

Icr =

ou

Icr =

d. Taxa de rotura (Tr) d indicao da percentagem de roturas de stock em armazm. Rotura de stock em armazm ocorre quando qualquer solicitao de material no for satisfeita na sua totalidade. Nota Da definio de rotura est explcito, de forma clara, que a rotura ocorre quando uma solicitao no for atendida totalmente, isto , mesmo que tenha sido parcialmente satisfeita considerada rotura. Por outro lado, se o stock de um artigo estiver a zero, (potencialmente em rotura) mas se at entrada do prximo reaprovisionamento em armazm no existirem requisies para esse artigo, no ocorre a rotura, o que quer dizer que podero existir itens com existncia a zero, sem contudo originarem roturas. A taxa de rotura , ento, dada por

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N de solicitaes no totalm. satisfeitas/ano Ns = Total de solicitaes/ano Dever ser: 1% Tr < 2% x 100%

Tr 2% significa baixos stocks ou stocks de segurana pouco fiveis. Tr < 1% significa stocks em excesso ou stocks de segurana elevados. e. Nvel de servio - Ns: indica o nvel geral de satisfao das necessidades em termos de funcionamento de armazm, e da performance da gesto de stocks.

.
N de solicitaes totalm. satisfeitas/ano Ns = Total de solicitaes/ano Como: x 100%

(
ou

n de solicitaes satisfeitas

solicitaes no ( n desatisfeitas )

Total de solicitaes

resulta de imediato que: Ns + Tr = 100%

Ns = (100 - Tr)% O Mtodo ABC

Os mtodos tradicionais de aprovisionamento, anteriormente apresentados, em que se calcula isoladamente para todos os itens, as quantidades a reaprovisionar de cada vez, conduzem: A capital imobilizado em existncias elevado, A stocks desequilibrados. O mtodo ABC ou lei de Pareto, que se vai referir, resumidamente, recomendvel pela sua simplicidade e eficcia, assegura a manuteno de stocks mdios reduzidos e conduz incidncia do esforo de gesto sobre os materiais importantes, tornando mais econmico o funcionamento associado. Este mtodo baseia-se no princpio da anlise ABC. De acordo com esta anlise, por valores de consumo anual,

IV 124

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C = S x u Pareto constatou: Que o grupo A, que constitudo pelos artigos do stock com cerca de 80% do valor de consumo anual, representa aproximadamente 20% do nmero total de itens em stock; Que o grupo B, que constitudo pelos artigos do stock representando cerca de 30% do nmero total de itens, atinge 15% do valor de consumo anual; Que o grupo C, que abrange a maioria dos itens do stock, ou seja, cerca de 50%, representa um valor de apenas 5% do consumo total. Esta realidade sugere que: Sejam lanadas frequentes encomendas de reposio para os itens do grupo A (em alternativa, encomendas anuais com entregas escalonadas, quando possvel) o que permite: - Para o mesmo consumo anual, manter os nveis mdios dos stocks em valores baixos; - Gerir cuidadosamente os 20% de itens, sabendo-se que se esto a concentrar os esforos de gesto sobre 80% do valor total do consumo anual. A prtica recomenda que: O nmero de encomendas (ou entregas) anuais para o grupo A deve ser de 6 a 12; O nmero de encomendas (ou entregas) anuais para o grupo B deve ser de 3 a 4; Sejam lanadas apenas 1 a 2 encomendas de reaprovisionamento para os numerosos itens do grupo C, podendo mesmo adquirir-se quantidades um pouco superiores s necessidades previstas e a menor preo unitrio, dado o pouco peso deste grupo no consumo total. Naturalmente que a utilizao do mtodo ABC para o reaprovisionamento, no deve ser impeditiva do clculo do ponto de encomenda e de outros parmetros da gesto dos stocks, que visam prevenir as situaes de rotura.

Deciso de Compra Directa

Quando se detectam quebras significativas nos consumos, a ponto de se tornarem irrelevantes ou apresentarem caractersticas de eventualidade, deve pr-se a questo seguinte: econmico manter o stock desse material ou ser mais vantajoso deixar esgot-lo e sempre que for necessrio efectuar uma compra directa? A resposta a esta questo pondera para alm do factor econmico, outros factores, tais como: Materiais de custo elevado e de reduzido consumo, cujos prazos de aprovisionamento sejam

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IV 125

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IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS

compatveis com os programas de fabrico, podem no fazer parte da gama de stock; Materiais correntes de utilizao geral, de fcil aquisio e de baixos consumos podem no integrar o stock; inversamente, se estes mesmos materiais forem de aquisio difcil e morosa, j devero pertencer gama de stock (o gestor de stocks ser o juiz); Materiais ou equipamentos de utilizao restrita, ou fabricados especialmente - portanto no usuais no mercado corrente - e por este facto com prazos de aprovisionamento longos, devero ser do stock, mesmo que os consumos anuais sejam fracos; Materiais de utilizao muito especfica, de consumos espordicos no devero constar no stock, desde que os prazos de aprovisionamento sejam compatveis com os prazos previstos para a utilizao. Anlise Econmica Quando surgem quebras no consumo de um artigo, deixa de ter interesse econmico mant-lo em stock quando o custo total anual do stock, Ct, superar o custo global anual do material comprado directamente, Cd. Ct Cd isto , Cs + Ce + Cp Cd + E onde, Cs -Custo anual de aquisio do material para stock Cs = S x us S -Consumo anual em unidades fsicas

us -Custo unitrio para stock Ce -Custo anual de efectivao de encomendas: Ce = N x a N a -Nmero anual de encomendas -Custo mdio administrativo de efectivao de uma encomenda

Cp -Custo de posse do material em armazm: Cp = tp

Sxu 2N

x tp

-taxa de posse

Cd -Custo anual de compra directa do material: Cd = S x ud ud -Custo unitrio de compra directa a retalhista(s)

IV 126

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Nota: natural que ud > us Se K = ento: ud = us/K E -Encargo mdio anual de compra directa Nota: normalmente as compras directas tm encargos adicionais em comunicaes, deslocaes e transportes. Como se trata de material de consumo reduzido, deve ser do grupo C (anlise ABC) e objecto de uma encomenda anual, isto , N = 1. Assim, sera: S x us + a + ou S x us = Cs

ud

(< 1)

S x u 2

x tp

S x u K

+ E

( a - E) x K
tp 1 - K 1 + 2

ou S x ud = Cd

a - E tp 1 - K 1 + 2

ou graficamente: Cd

Material de stock Mat. de Compra Directa 0 E

Figura IV.8 - Distino entre material de stock e material de compra directa

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Resumo 1. Neste captulo comeou por definir-se a gesto econmica dos stocks (GES), como a aplicao de um conjunto de princpios, regras de deciso e metodologias que visam determinar a quantidade a reaprovisionar de cada artigo do stock e estabelecer quando faz-lo, por forma a assegurar um custo total do stock mnimo, com roturas controladas, isto , a taxa de rotura compreendida entre 1 e 2%. 2. Os conceitos fundamentais associados GES so os seguintes: Prazo de (re)-aprovisionamento (Pa) de um artigo que o prazo de disponibilizao do material a partir da data de deteco da necessidade; Stock mdio (Sm) de um artigo que a quantidade mdia em armazm do artigo durante um ano (em unidades fsicas); Existncia mdia ( E ) de um artigo que o valor do stock mdio do artigo; Custo unitrio de aquisio (u) de um artigo ou preo de custo unitrio que o valor de uma unidade entrada do armazm; Custo mdio de efectivao de uma encomenda (a) que o custo administrativo relativo emisso e envio para um fornecedor de uma nota de encomenda de um artigo; Custo de efectivao de encomendas (Ce) de um artigo que o custo administrativo anual relativo ao processamento das encomendas desse artigo; Custo de posse (Cp) de um artigo que o custo inerente permanncia do stock mdio em armazm desse artigo, durante um ano; Custo total do stock (CTS) de um artigo que resulta da soma das parcelas seguintes: custo de aquisio, custo de efectivao de encomendas, custo de posse e custo de roturas relativos a um ano; Consumo previsto (S) de um artigo que a previso de utilizao ou consumo de unidades fsicas desse artigo, durante um ano; Consumo previsto (C) de um artigo em unidades monetrias, durante um ano; Custo de aquisio do stock (Cs) que o custo total de aquisio da quantidade consumida, num ano, de um artigo do stock; Custo de compra directa (Cd) de um artigo que o custo total de aquisio da quantidade consumida, num ano, de um artigo que no existe em stock e que, portanto, aprovisionado sempre que necessrio; Quantidade econmica de encomenda (Qee) que a quantidade a reaprovisionar, que minimiza o custo total (anual) do stock de um artigo; Prazo econmico (Pe) que o tempo que a quantidade econmica de encomenda leva a ser consumida; Nmero econmico de encomendas (Nee) que e o nmero de reaprovisionamentos da quantidade econmica num ano; Stock de segurana (Ss) de um artigo que a quantidade em armazm, que visa prevenir variaes de consumo e atrasos nas entregas dos fornecedores; Prazo de segurana (Ps) de um artigo que o tempo previsto para o consumo do stock de segurana.

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3. Os sistemas de GES so o de reposio do nvel de stock e os de planeamento de necessidades. 4. Aos trs principais sistemas de planeamento de necessidades de materiais correspondem os mtodos de aprovisionamento seguintes: mtodo do ponto de encomenda, mtodo do ciclo de reviso peridica e mtodo misto. 5. O controlo da GES realiza-se atravs: 1. De um conjunto de indicadores de avaliao da eficcia da gesto dos stocks: - ndice de rotao (I r ) - ndice de rotao ptimo (I r )
0

- ndice de cobertura (I c ) - Taxa de rotura (T r ) - Nvel de servio (N s ) 2. De um conjunto de regras prticas a aplicar gesto dos grupos de materiais A, B e C: - 6 a 12 reaprovisionamentos anuais para o grupo A - 3 a 4 reaprovisionamentos anuais para o grupo B - 1 a 2 reaprovisionamentos anuais para o grupo C (De notar, que estes valores indicativos devem ser confirmados pelo clculo do nmero econmico de encomendas) 3. De um critrio econmico simples para suportar a deciso de compra directa, ou seja, quando o custo total do stock for superior ao custo global anual da compra directa: Cs + Ce + Cp Cd + E ou S x ud

a - E t u p s 1 1 + u 2 d

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Questes e exerccios

1. Descreva o mbito e os objectivos da gesto econmica dos stocks. 2. Indique as parcelas fundamentais a considerar na determinao do prazo de aprovisionamento de um artigo. 3. Indique as parcelas que normalmente se consideram no clculo do custo total anual do stock de um artigo. 4. Explique a importncia e as limitaes da determinao da quantidade econmica de encomenda pelo mtodo de Wilson. 5. Analise comparativamente os dois tipos de sistemas de gesto econmica dos stocks. 6. Caracterize a metodologia do ciclo de reviso peridica e explicite as respectivas vantagens face metodologia do ponto de encomenda. 7. Justifique a prtica da afectao de material ao stock. 8. Demonstre as vantagens do mtodo misto de aprovisionamento. 9. Justifique, objectivamente, a constituio de stocks de segurana. 10. Seleccione e explique trs indicadores de eficcia da gesto dos stocks. 11. Apresente vantagens justificadas do mtodo de anlise ABC. 12. Explique o critrio da passagem de um material do stock para a compra directa.

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Resolues: 1. A gesto econmica dos stocks compreende a aplicao de um conjunto de princpios, regras de deciso e metodologias que permitem manter existncias econmicas. H autores que preferem a designao de gesto previsional de stocks, na medida em que se baseia em tcnicas de previso, aplicadas ao clculo das necessidades independentes. Objectivos da GES A gesto econmica dos stocks (GES) tem dois objectivos fundamentais: Determinar quanto reaprovisionar; Estabelecer quando reaprovisionar, isto , quando solicitar uma interveno de Compras ou quando solicitar uma entrega de material, no mbito de um contrato aberto com um fornecedor (Exemplo: contrato anual de fornecimento com entregas parcelares). Estes objectivos so concretizados para cada artigo do stock, que tem caractersticas especficas. 2. Para o clculo do pa pode considerar-se o prazo como o somatrio de todos os prazos (estimados com base em dados histricos) intervenientes no processo de aquisio:

PRAZO DE APROVISIONAMENTO

Data da deteco da Necessidade

Data Limite (programada)

P.

P.

P. entrega

P.

circulao

tratamento

desalfnd.

P. recepo

Data da Colocao da Encomenda

Data Limite da Entrega

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Entende-se por: Data da deteco da necessidade Data da deteco da necessidade - quando se verifica a necessidade de se proceder a um reaprovisionamento ou a uma compra e se elabora o respectivo pedido a compra. Prazo de circulao Prazo de circulao - o intervalo de tempo desde a sada do pedido de compra da GES at chegar a Compras. Prazo de tratamento Prazo de tratamento - o tempo que Compras leva a proceder s rotinas administrativas at a adjudicao da encomenda ao fornecedor seleccionado. Prazo de entrega Prazo de entrega - o prazo acordado com o fornecedor para a entrega do material na Recepo; ou se for uma importao, at disponibilidade do material no destino (inclui o prazo de transporte). Prazo de desalfandegamento Prazo de desalfandegamento - o tempo consumido no desalfandegamento do material oriundo de pas(es) exterior(es) Unio Europeia. Prazo de recepo Prazo de recepo - o tempo necessrio para se proceder s recepes, quantitativa e qualitativa (quando necessrio), emisso de guia de entrada que acompanha o material para o armazm. 3. O custo total anual (do stock) de um artigo (C t ) corresponde ao consumo anual desse material em valor, acrescido dos encargos de armazenagem e dos custos de gesto, referidos a um ano de explorao. Tendo em conta os conceitos anteriormente apresentados (ver IV.1.) e desprezando o custo de roturas, o custo total de um artigo obtido pela soma das parcelas: Ct = Cm + Ce + Cp onde C m - o custo de aquisio do material a consumir (previsionalmente), Cm = C = S x u

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C e - o custo de efectivao de encomendas do material, de natureza administrativo, de um custo de gesto, correspondente ao custo total da emisso das encomendas a adjudicar no ano, pelo que: Ce = N x a =

S x a Q

onde a - custo administrativo mdio de uma encomenda Cp - o custo de posse do material um custo logstico por excelncia, que resulta da

aplicao da taxa de posse existncia mdia (considerada constante durante o ano): Cp = E x tp = ( SS +

Q ) x u x tp 2

Substituindo estas equaes, respectivamente, na equao de C t , vem: Ct =S x u + 4. Representando os custos num grfico em que a varivel independente Q seja a quantidade a adquirir, verifica-se que existe um valor de Q para o qual o custo total C t ser mnimo. Custos

Q S x a + ( SS + ) x u x tp 2 Q

Ct
+ 2% Custo mnimo Ct CC p

CC m Ce - 15% Q ee + 20% (quantidade por encomenda) Qe

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Assim, para cada artigo de armazm, o custo total anual ser mnimo se calcular o valor de Q (quantidade a reaprovisionar de cada vez) que minimiza o custo total - Ct, e essa quantidade denominada a quantidade econmica de encomenda - Qee. Assim, define-se Quantidade econmica de encomenda (Qee) como a quantidade a encomendar de cada vez, que minimiza o custo total anual, relativo a cada artigo do inventrio. Desta definio de Wilson decorre que Qee o valor de Q que minimiza o custo total. Ento, matematicamente Q obtm-se:

dCt = 0 dQ Qee
e resolvendo esta equao, chega-se frmula de Wilson: Qee =

2S a u tp

Anlise de Sensibilidade da Qee Variao da Qee com a e tp O valor da Qee pouco afectado pela falta de preciso de: a - custo administrativo mdio de efectivao de uma encomenda; tp - taxa de posse. Na verdade demonstra-se, matematicamente, que para variaes da ordem de 50% de uma destas variveis, o valor da Qee varia apenas de cerca de 3%. Variao do Ct com a Qee Demonstra-se que o custo total anual do stock de um artigo (Ct) afectado apenas em cerca de + 2%, por variaes de Qee no intervalo [- 15%, + 20%], como alis se pode constatar no grfico da Figura. IV.3. Efeito de Descontos de Quantidade A frmula da Qee pode ser utilizada como critrio de deciso de compra, quando os fornecedores concedem descontos nos preos unitrios dos materiais, por aumento das quantidades a encomendar. O mtodo de avaliao consiste em aplicar sucessivamente a frmula da Qee para os diferentes valores de preo de custo unitrio, u, do material, resultantes dos descontos, at se chegar a uma quantidade de encomenda para a qual vlida o preo correspondente, isto , at se atingir a coincidncia entre a Qee calculada e as condies oferecidas pelo fornecedor.

IV 134

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A quantidade assim determinada corresponde do mnimo custo total anual do artigo, sendo portanto a opo a adoptar. Expresses Derivadas da Qee Nmero econmico de encomendas - Nee o nmero de encomendas de quantidade: Qee, a emitir num ano para um artigo. Resulta de N =

S e fazendo Q = Qee , vem Q


Nee =

Nee =

S Qee

C tp 2 a

Prazo econmico de encomenda - pe: o tempo que Qee leva a ser consumida ao ritmo do consumo mdio estimado. De pe = 12 x

Qee e substituindo Qee pela sua expresso, obtm-se S

pe = 12

2 a C tp
(em meses)

Relao entre o nmero econmico de encomendas - Nee, e o prazo econmico - pe: : Do relacionamento das duas ltimas equaes, tira-se a seguinte concluso pe x Nee = 12 de onde se deduzem as seguintes expresses:

Nee =

12 pe

pe =

12 Nee

5. Os sistemas de gesto econmica dos stocks (GES) so de dois tipos: Sistemas de reposio do nvel de stock Sistemas de planeamento de necessidades Sistemas de Reposio do Nvel de Stock Define-se reposio do nvel de stock como o conjunto de procedimentos (regras de deciso, mtodos de actuao e rotinas de registo) que visa assegurar a disponibilidade fsica contnua de artigos de stock, face a uma procura incerta. Sistemas de Planeamento de Necessidades Define-se planeamento de necessidades de materiais como o conjunto de procedimentos que
IV 135

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visa estabelecer uma calendarizao de reaprovisionamentos. 6. Mtodo do Ciclo de Reviso Peridica - ( CRP )

Este mtodo assenta na anlise peridica dos stocks dos artigos do inventrio, estabelecendo-se um prazo de reviso fixo e determinante para o reaprovisionamento, sem contudo ser vinculativo, pois oferece a possibilidade de poder ser antecipado ou retardado consoante a evoluo das quantidades disponveis em armazm. Como baseado em prazos fixos, decorre desta caracterstica, o poder programar-se as revises e as quantidades a reaprovisionar em conformidade com as necessidades dependentes, compatibilizando o planeamento e controlo do aprovisionamento com o planeamento e controlo da produo. Para os materiais de forte consumo e de grandes oscilaes, este mtodo o aconselhvel dada a possibilidade da constante adaptao em presena das quantidades ainda no stock e da reposio sistemtica do stock de segurana. Visto que as quantidades so calculadas com base em prazos e no nos parmetros econmicos, este mtodo gera custos totais das existncias, correspondentes aos artigos a que aplicado, mais onerosos, quer as quantidades sejam superiores ou inferiores quantidade econmica de encomenda, sobretudo fora do intervalo de -15% a 20% da Qee. Representao grfica do mtodo: Stock Q1 Q2
Ponto de Alerta Stock de Segurana

Q3

Q5 Q4

Pa

P P

Pa P

Pa P

Pa P

Pa

Determinao de Parmetros Econmicos

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Como neste mtodo fixado o prazo de reviso do stock, p, e como se v na Fig. 4.6 est desfasado do prazo de utilizao pelo prazo de aprovisionamento, significa que o prazo de reviso igual ao prazo de utilizao do material. Conhecendo-se a previso de consumo para o prazo (ou para o ano), S, determina-se o consumo mdio S . Na determinao da quantidade Q a reaprovisionar, varivel neste mtodo, necessrio considerar a quantidade existente em armazm no momento do clculo e tambm as encomendas em curso que ainda no tenham sido recebidas. Define-se Disponvel terico total (Dtt como a quantidade actual em armazm acrescida das quantidades encomendadas, que ainda no deram entrada no armazm. Quanto Encomendar (Q) Para se calcular a quantidade de material a reaprovisionar Q recorre-se ao balano do disponvel terico total com o consumo terico total. A diferena, Q, entre estes dois valores, no caso de ser positiva, quer dizer que preciso adquiri-la. Se for negativa ou nula, no necessrio reaprovisionar. Se, porventura, se chegar a um resultado bastante negativo, sinal de que haver material significativamente em excesso, o que obrigar a tomar medidas correctivas face a esta concluso. Uma das medidas poder ser a de protelar o reaprovisionamento para o prximo ciclo e ir sistematicamente observando a evoluo dos consumos. Considere-se um ciclo, para efeitos de comparao do Dtt com o consumo terico total, sendo a anlise de reviso efectuada em t0. Comea-se a anlise pela observao das quantidades correspondentes ao consumo total em termos hipotticos como se representa no grfico. Stock Dtt

Q
(e) (c)

Ponto de Alerta Stock de Segurana

(d)

(b)

(a) t0 t1 pa p t2 tempo

Assim tem-se:

Quantidade correspondente ao consumo terico total - Qt

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(a) - corresponde ao stock de segurana - SS = ps x S que leva ps tempo (dias, semanas, meses) a esgotar ao ritmo de consumo mdio de S unidades por unidade de tempo. (b) - representa a quantidade de material que seria totalmente consumida ao ritmo do consumo S durante o prazo de aprovisionamento, e expressa por - pa x S . (c) - ser a quantidade prevista para ser consumida durante o prazo de ciclo, dada por - p x S . Logo, a quantidade necessria para satisfazer o consumo total ao ritmo de S , : Qt = (a) + (b) + (c) Clculo do disponvel terico total - Dtt: (d) - representa a quantidade real do stock existente em armazm no momento t0. (e) - a quantidade de material encomendado e que ainda no deu entrada em armazm. So, portanto, as encomendas em curso. Q - , finalmente, a quantidade a reaprovisionar que se pretende determinar e que completa o Dtt. Ento, o disponvel terico total correspondente resulta da soma das parcelas anteriores: Dtt = (d) + (e) + Q

Como o equilbrio fundamentado ter-se-: Qt = Dtt ou (a) + (b) + (c) = (d) + (e) + Q Q = (a) + (b) + (c) - (d) - (e)

Substituindo as letras entre parntesis pelas respectivas expresses: Q = (ps x S ) + (pa x S ) + (p x S ) - (stock arm.) - (enc. em curso) Finalmente: Q = (pa + ps + p) x S - (stock arm. + enc. em curso)

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Quando Encomendar O quando encomendar, ser nos tempos programados, de p em p unidades de tempo. Contudo, se aparecer alguma necessidade no intervalo de cada ciclo, nada obsta a que se faa uma reviso intercalar no sentido de lhe dar suprimento. Determinao do Ponto de Alerta - Pa: O ponto de alerta, Pa, de natureza semelhante ao ponto de encomenda do mtodo anterior e de igual expresso matemtica. A diferena reside no facto de no ser vinculativo, isto , de no obrigar a um reaprovisionamento imediato, mas a uma anlise de situao, pois como o prprio nome indica, alerta para uma potencial rotura de stock caso no sejam tomadas medidas imediatas. Como se viu: Pa = (pa + ps) x S Assim define-se Ponto de alerta (Pa como a quantidade de material correspondente ao stock de segurana adicionado quela que previsvel ser consumida durante o prazo de aprovisionamento do artigo em situao de reaprovisionamento, obrigando a uma imediata anlise da situao, logo que atingido. Nmero de Encomendas por Ano - N Este nmero depende do prazo de ciclo , na medida em que N=

12 p

7. No caso de haver quantidades a cativar ou reservar do stock, correspondentes a necessidades dependentes bem definidas em termos de quantidade e com datas de utilizao prdefinidas, pode utilizar-se a figura da afectao de materiais ao stock. Assim, define-se Afectao de material ao stock como uma reserva antecipada ao stock de determinada quantidade de material que se pretende disponvel para utilizao em data prevista no programa da produo. Se existirem afectaes, ter-se- de planear o reaprovisionamento adicionando as quantidades afectadas quantidade a encomendar, mas s para aquelas cuja data de disponibilidade se encontre dentro do prazo de ciclo actual. Quanto s outras, se forem para utilizao muito posterior, podero aguardar pelos prximos ciclos de reaprovisionamento. Se existirem afectaes, o disponvel terico total, Dtt deve consider-las. Assim: Dtt = SS + SL + SA + SP

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onde SS -Stock de segurana. .SL -Stock livre. SA -Stock afectado. SP -Stock potencial Encomendas em curso Stock real em armazm

8. Este mtodo baseia-se nos dois anteriores, conciliando as vantagens de cada um e ao mesmo tempo atenua os respectivos inconvenientes. Por se tratar de um mtodo de ciclo de reviso constante, em que o prazo p fixado e neste caso concreto, p o prazo econmico de encomenda pe, o reaprovisionamento do material pode ser integrado tambm numa programao, com a grande vantagem de se beneficiar de menores custos totais do stock. 9. Para evitar situaes de rotura.

10. Os principais indicadores de gesto de stocks que mostram a evoluo do stock ou das existncias so: a.) Taxa ou ndice de rotao (Ir) indica o nmero de vezes que a existncia mdia foi renovada. Pode ser calculado a partir do consumo anual em unidades monetrias ou em quantidades fsicas (s para artigos individualizados). Ir = b.)

C E

ou

Ir =

S Sm

Taxa ou ndice de rotao ptimo (Iro o ndice padro que serve de termo de comparao para os Ir(s) obtidos para os artigos. Iro =

S 12 S = Sm (ps + pe ) S 2

ou

Iro =

12 pe ps + 2

o que mostra a independncia deste ndice relativamente aos consumos. c.) Taxa ou ndice de cobertura (Ic indica o tempo, em meses, de durao previsto para o stock existente, em funo dos consumos mdios mensais. Em termos de mdias - Icm: Em termos reais - Icr: Icm = Icr =

E C E C

ou ou

Icm = Icr =

Sm S Sa S

11. Os mtodos tradicionais de aprovisionamento, anteriormente apresentados, em que se calcula isoladamente para todos os itens, as quantidades a reaprovisionar de cada vez, conduzem: A capital imobilizado em existncias elevado,

IV 140

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A stocks desequilibrados. O mtodo ABC ou lei de Pareto, que se vai referir, resumidamente, recomendvel pela sua simplicidade e eficcia, assegura a manuteno de stocks mdios reduzidos e conduz incidncia do esforo de gesto sobre os materiais importantes, tornando mais econmico o funcionamento associado. 12. Quando se detectam quebras significativas nos consumos, a ponto de se tornarem irrelevantes ou apresentarem caractersticas de eventualidade, deve pr-se a questo seguinte: econmico manter o stock desse material ou ser mais vantajoso deixar esgot-lo e sempre que for necessrio efectuar uma compra directa? A resposta a esta questo pondera para alm do factor econmico, outros factores, tais como: Materiais de custo elevado e de reduzido consumo, cujos prazos de aprovisionamento sejam compatveis com os programas de fabrico, podem no fazer parte da gama de stock; Materiais correntes de utilizao geral, de fcil aquisio e de baixos consumos podem no integrar o stock; inversamente, se estes mesmos materiais forem de aquisio difcil e morosa, j devero pertencer gama de stock (o gestor de stocks ser o juiz); Materiais ou equipamentos de utilizao restrita, ou fabricados especialmente - portanto no usuais no mercado corrente - e por este facto com prazos de aprovisionamento longos, devero ser do stock, mesmo que os consumos anuais sejam fracos; Materiais de utilizao muito especfica, de consumos espordicos no devero constar no stock, desde que os prazos de aprovisionamento sejam compatveis com os prazos previstos para a utilizao.

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IV 141

V. A RECEPO QUALITATIVA E QUANTITATIVA DOS MATERIAIS

APROVISIONAMENTO E GESTO DE STOCKS

V. A RECEPO QUALITATIVA E QUANTITATIVA DOS MATERIAIS

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Objectivos No final deste unidade temtica o formando deve estar apto a: Descrever o mbito e o enquadramento estrutural da recepo dos materiais na rea do aprovisionamento; Caracterizar as actividades e os modelos organizacionais da recepo dos materiais

Temas 1. mbito e Enquadramento Estrutural da Recepo dos Materiais 2. Processo de Recepo Quantitativa 3. Processo de Recepo Qualitativa 4. Modelos Organizacionais e Funcionamento Resumo; Questes e exerccios; Resolues.

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V 145

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V. A RECEPO QUALITATIVA E QUANTITATIVA DOS MATERIAIS

3. MBITO E ENQUADRAMENTO ESTRUTURAL DA RECEPO DOS MATERIAIS

mbito da Recepo dos Materiais

funo recepo dos materiais compete assegurar a conformidade das remessas de materiais dos fornecedores com os requisitos expressos nas respectivas encomendas e com a legislao e regulamentao aplicveis. A funo recepo dos materiais tem uma componente tcnica, nomeadamente no que se refere verificao das caractersticas dos materiais fornecidos, podendo ter de realizar testes e ensaios. O rgo Recepo dos Materiais dever dispor de espao prprio para a sua actividade, eventualmente de rea para laboratrios, diferenciado do espao dos Armazns, com a capacidade suficiente para albergar todos os fornecimentos a recepcionar e para separar os materiais rejeitados at respectiva resoluo (devoluo ou correco de no-conformidade). O rgo Recepo dos Materiais dever dispor de recursos humanos habilitados para a realizao competente da sua actividade a ritmo compatvel com os prazos dos programas da produo. de salientar que o prazo de recepo integra o prazo (interno) de aprovisionamento, que determina os parmetros da gesto econmica dos stocks. A Recepo dos Materiais para poder aceitar ou rejeitar os fornecimentos desencadeia, normalmente, dois tipos de processos: O processo de recepo quantitativa; O processo de recepo qualitativa.

Enquadramento Estrutural

As atribuies da Recepo dos Materiais podem estar concentrados num rgo autnomo do Departamento de Aprovisionamentos ou integradas na rea de responsabilidade da armazenagem. Neste ltimo caso deve assegurar-se a separao fsica dos espaos de recepo e de armazenagem dos materiais.

V 146

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V. A RECEPO QUALITATIVA E QUANTITATIVA DOS MATERIAIS

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4. PROCESSO DE RECEPO QUANTITATIVA

O processo de recepo quantitativa desencadeado com a chegada dos materiais e compreende as actividades seguintes: Identificao dos materiais e anlise visual do seu estado fsico; Observao do acondicionamento nas embalagens e do estado de preservao destas; Verificao da rotulagem das embalagens; Determinao da(s) quantidade(s) fornecida(s); Conferncia da guia de remessa do fornecedor com a nota de encomenda; Verificao das datas limites dos materiais sujeitos a prazos de validade ou a garantias. Verificao de eventuais constrangimentos aduaneiros. neste processo de recepo que so determinadas as faltas, as trocas de artigos e os excessos, os eventuais danos ocorridos no transporte, que devem ser comunicados (em princpio via Compras) aos fornecedores e/ou transportadores a fim de se repor o que foi encomendado. , ainda, neste processo que deve verificar-se se os rtulos das embalagens cumprem a legislao e regulamentos aplicveis, para se poder aceitar o fornecimento. Guia de entrada provisria Depois de concludas com sucesso as actividades deste processo de recepo quantitativa, pode ento ser elaborada a guia de entrada a ttulo provisrio, a qual s ter validade definitiva aps ser sancionada pela Recepo Qualitativa. Guia de devoluo Se a recepo quantitativa rejeitar o fornecimento, deve ser elaborada uma guia de devoluo e informada Compras.

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V 147

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V. A RECEPO QUALITATIVA E QUANTITATIVA DOS MATERIAIS

3. PROCESSO DE RECEPO QUALITATIVA

No processo de recepo qualitativa verifica-se se os materiais esto em conformidade com as especificaes tcnicas das respectivas encomendas e com a legislao e regulamentao aplicveis. A verificao pode visar as caractersticas fsicas e qumicas dos materiais, as dimenses, etc., segundo determinados critrios, padres e tolerncias. A verificao pode realizar-se atravs de inspeces, testes e ensaios ou pela aceitao de certificados de conformidade (de garantia da qualidade) emitidos por entidades acreditadas para o efeito. Podem seguir-se neste processo diversos procedimentos de verificao de conformidade: Controlo da qualidade do material fornecido para verificar a conformidade com as caractersticas exigidas e com os requisitos definidos na encomenda; Exemplos 1. Na recepo e um equipamento deve verificar-se, atravs de ensaios, se esto satisfeitas as exigncias tcnicas ou requisitos essenciais impostos pelas directivas comunitrias e regulamentao aplicvel, nomeadamente, os atributos relativos segurana e preservao ambiental, e se o equipamento cumpre as funes e utilidades com o rigor especificado na respectiva encomenda; 2. Na recepo de um produto qumico deve verificar-se, atravs de testes e ensaios laboratoriais, se a composio respeita os requisitos da especificao tcnica e a legislao e regulamentao aplicveis. Verificao dos certificados e garantias tcnicas dos fornecedores: - Verificao dos certificados enviados pelo fornecedor a fim de concluir sobre a validade da conformidade com os requisitos exigidos; - Verificao das garantias a fim de concluir sobre os prazos de validade e/ou condies de utilizao. Decorridas estas verificaes, chegado o momento crucial do processo de recepo, na consecuo do seu resultado fundamental: a aceitao dos materiais ou a rejeio (resultante de no conformidades). Guia de entrada definitiva Se o resultado destas verificaes for positivo pode sancionar-se a guia de entrada provisria, a qual passar a definitiva, confirmando a entrada dos materiais na empresa (aceitao). Caso contrrio, os materiais sero rejeitados procedendo-se em seguida respectiva devoluo ao fornecedor, justificada pela no conformidade com legislao ou regulamentao aplicveis e/ou com o que foi especificado na nota de encomenda. Guia de devoluo Os materiais devolvidos aos fornecedores devem ser acompanhados das respectivas guias de devoluo.

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4. MODELOS ORGANIZACIONAIS E FUNCIONAMENTO

Princpios Gerais de Organizao

A Recepo pode apresentar diferentes modelos organizacionais: Pode ser um rgo centralizado, com espao prprio e independente da armazenagem; Pode ser um rgo repartido, se existirem diferentes armazns, dispondo cada um deles de uma rea restrita reservada recepo, compensando os menores custos logsticos com o maior esforo de coordenao exigido. Pode ser um rgo descentralizado com as respectivas funes atribudas ao pessoal dos armazns ou outro, desde que possuam conhecimentos e competncia para o efeito, obtendo-se assim menores custos logsticos de movimentao dos materiais. Nota Em muitos casos, a empresa pode transferir o processo de recepo qualitativa para outras empresas especializadas e credenciadas ou entidades acreditadas, mediante contratos, o que uma forma de outsourcing, que pode contudo ser condicionada pelos prazos.

Funcionamento Integrado da Recepo

Chegado e descarregado o material, este dever ser colocado no espao disponvel da Recepo. Se o material for de importao, de descarga directa e estiver ao abrigo da regulamentao aduaneira, a aguardar despacho, dever-se- indicar nas embalagens: - Sujeito Alfndega - no as abrindo at autorizao do despachante ou da autoridade alfandegria. Na conferncia dos materiais de importao na situao de livres da alfndega ou dos outros do mercado nacional ou da Unio Europeia, a sequncia operatria dever ser: i. Identificar os materiais e confront-los com os documentos que os acompanham - guias de remessa, packing-lists e/ou facturas; ii. Proceder ao clculo das quantidades recebidas e confrontar os resultados com as quantidades que o fornecedor indica nos documentos atrs mencionados; iii. Confrontar o que de facto chegou, com a nota de encomenda que deu origem ao fornecimento e eventualmente, desencadear correces, informando Compras ou directamente o fornecedor de eventuais desvios; iv. Desencadear a recepo qualitativa dos materiais j identificados e conferidos, acompanhados da respectiva guia de entrada (provisria);

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v. Aps a aceitao e emisso da guia de entrada definitiva, entregar os materiais ao destino, que pode ser um Armazm ou um Entreposto da Produo; vi. Nos casos de rejeio, separar o material e preparar a devoluo ao fornecedor, informando Compras. Regra bsica da recepo Deve observar-se a regra: nenhum material deve ser entregue ao Armazm ou ao circuito produtivo, sem que tenha sido objecto de aceitao, sendo ento acompanhado por guia de entrada definitiva. Nota S a partir do processamento das guias de entrada definitivas, que os materiais ficaro a integrar o stock da empresa e estar actualizado o ficheiro de materiais e o(s) inventrio(s).

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Resumo

funo recepo de stocks compete assegurar a conformidade das remessas de materiais dos fornecedores com os requisitos expressos nas respectivas encomendas e com a legislao e regulamentao aplicveis. 1. Os processos de recepo de stocks so: O processo de recepo quantitativa que desencadeado com a chegada do material empresa e compreende essencialmente as actividades de identificao, observao do estado de preservao do material, verificao da rotulagem, confirmao de quantidade(s) e verificao documental; O processo de recepo qualitativa que compreende as verificaes da conformidade com as especificaes tcnicas das encomendas e com a legislao e regulamentao aplicveis. Se o fornecimento acompanhado de certificados emitidos por entidades acreditadas para o efeito, deve dispensar-se ensaios ou testes de verificao. Neste captulo, ainda se referem trs modelos organizacionais: Modelo centralizado, instalado em espao prprio e independente da armazenagem, com pessoal especfico e habilitado; Modelo repartido, instalado em reas reservadas junto dos diferentes armazns da empresa, mas, com coordenao tcnica e de gesto especfica e centralizada; Modelo descentralizado, instalado junto ao(s) armazm(s) ou deslocalizado, recorrendo a pessoal qualificado que pode estar atribudo ao(s) armazm(s) ou ser pessoal que desempenha outras funes, por exemplo, em laboratrios de ensaios de produtos.

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Questes e exerccios

1. Descreva o mbito da recepo dos materiais. 2. Indique as actividades do processo de recepo quantitativa. 3. Justifique a importncia da recepo qualitativa. 4. Explique as vantagens e as limitaes do outsourcing da recepo qualitativa. 5. Descreva os procedimentos a adoptar no caso de material certificado importado da Sua com descarga directa.

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Resolues

1. funo recepo dos materiais compete assegurar a conformidade das remessas de materiais dos fornecedores com os requisitos expressos nas respectivas encomendas e com a legislao e regulamentao aplicveis. A funo recepo dos materiais tem uma componente tcnica, nomeadamente no que se refere verificao das caractersticas dos materiais fornecidos, podendo ter de realizar testes e ensaios. O rgo Recepo dos Materiais dever dispor de espao prprio para a sua actividade, eventualmente de rea para laboratrios, diferenciado do espao dos Armazns, com a capacidade suficiente para albergar todos os fornecimentos a recepcionar e para separar os materiais rejeitados at respectiva resoluo (devoluo ou correco de no-conformidade). O rgo Recepo dos Materiais dever dispor de recursos humanos habilitados para a realizao competente da sua actividade a ritmo compatvel com os prazos dos programas da produo. de salientar que o prazo de recepo integra o prazo (interno) de aprovisionamento, que determina os parmetros da gesto econmica dos stocks. A Recepo dos Materiais para poder aceitar ou rejeitar os fornecimentos desencadeia, normalmente, dois tipos de processos: O processo de recepo quantitativa; O processo de recepo qualitativa. 2. O processo de recepo quantitativa desencadeado com a chegada dos materiais e compreende as actividades seguintes: Identificao dos materiais e anlise visual do seu estado fsico; Observao do acondicionamento nas embalagens e do estado de preservao destas; Verificao da rotulagem das embalagens; Determinao da(s) quantidade(s) fornecida(s); Conferncia da guia de remessa do fornecedor com a nota de encomenda; Verificao das datas limites dos materiais sujeitos a prazos de validade ou a garantias. Verificao de eventuais constrangimentos aduaneiros. neste processo de recepo que so determinadas as faltas, as trocas de artigos e os excessos, os eventuais danos ocorridos no transporte, que devem ser comunicados (em princpio via Compras) aos fornecedores e/ou transportadores a fim de se repor o que foi encomendado. , ainda, neste processo que deve verificar-se se os rtulos das embalagens cumprem a legislao e regulamentos aplicveis, para se poder aceitar o fornecimento.

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3. No processo de recepo qualitativa verifica-se se os materiais esto em conformidade com as especificaes tcnicas das respectivas encomendas e com a legislao e regulamentao aplicveis. A verificao pode visar as caractersticas fsicas e qumicas dos materiais, as dimenses, etc., segundo determinados critrios, padres e tolerncias. A verificao pode realizar-se atravs de inspeces, testes e ensaios ou pela aceitao de certificados de conformidade (de garantia da qualidade) emitidos por entidades acreditadas para o efeito. 4. Em muitos casos, a empresa pode transferir o processo de recepo qualitativa para outras empresas especializadas e credenciadas ou entidades acreditadas, mediante contratos, o que uma forma de outsourcing, que pode contudo ser condicionada pelos prazos. 5. Chegado e descarregado o material, este dever ser colocado no espao disponvel da Recepo. Se o material for de importao, de descarga directa e estiver ao abrigo da regulamentao aduaneira, a aguardar despacho, dever-se- indicar nas embalagens: - Sujeito Alfndega - no as abrindo at autorizao do despachante ou da autoridade alfandegria. Na conferncia dos materiais de importao na situao de livres da alfndega ou dos outros do mercado nacional ou da Unio Europeia, a sequncia operatria dever ser: vii. Identificar os materiais e confront-los com os documentos que os acompanham - guias de remessa, packing-lists e/ou facturas; viii. Proceder ao clculo das quantidades recebidas e confrontar os resultados com as quantidades que o fornecedor indica nos documentos atrs mencionados; ix. Confrontar o que de facto chegou, com a nota de encomenda que deu origem ao fornecimento e eventualmente, desencadear correces, informando Compras ou directamente o fornecedor de eventuais desvios; x. Desencadear a recepo qualitativa dos materiais j identificados e conferidos, acompanhados da respectiva guia de entrada (provisria); xi. Aps a aceitao e emisso da guia de entrada definitiva, entregar os materiais ao destino, que pode ser um Armazm ou um Entreposto da Produo;

xii. Nos casos de rejeio, separar o material e preparar a devoluo ao fornecedor, informando Compras.

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Objectivos No final deste unidade temtica o formando deve estar apto a: Caracterizar o problema e os dados da compra; Descrever o mbito e o enquadramento estrutural da funo compras na empresa; Explicar polticas de aprovisionamento e de compras; Especificar as fases do processo de compra tradicional; Descrever os aspectos fundamentais da organizao e da gesto administrativa das compras; Explicar as tendncias evolutivas da funo compras.

Temas 1. Problema e os Dados da Compra 2. mbito e Enquadramento Estrutural da Funo Compras 3. Polticas de Aprovisionamento e de Compras 4. Fases do Processo de Compra Tradicional 5. Organizao e Tipos de Compras 6. Gesto Administrativa de Compras 7. Evoluo e Progresso da Funo Compras Resumo; Questes e exerccios; Resolues.

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1. PROBLEMA E OS DADOS DA COMPRA

O Problema

O problema a equacionar e a resolver no mbito de uma compra um acto jurdico de natureza comercial. Um contrato de fornecimento oneroso na medida em que obriga o contraente vendedor a transferir a propriedade do bem para o contraente comprador, mediante a obrigao deste retribuio ou pagamento do preo convencionado ou acordado, em valor monetrio e nas condies expressas no contrato, formalizado por uma encomenda ou nota de encomenda. Para se firmarem contratos de fornecimento necessrio: Analisar o mercado; Negociar com fornecedores. Analisar o Mercado Analisar o mercado estud-lo nas componentes tcnica e econmica, a fim de avaliar novos potenciais fornecedores e tomar conhecimento de novos materiais e servios. Para avaliar os fornecedores necessrio contact-los formalmente e recolher um conjunto de informao (adiante referida em ver.6). Negociar com Fornecedores Segundo o Professor Correia Jesuno, a negociao um processo de tomada de deciso, num contexto de interaco estratgica ou de interdependncia, no qual as partes ganham. Assim, negociao no um negociador mais poderoso impor condies leoninas a outro(s), mas um processo de convergncia com vantagens para todas as partes. Os Dados ou Parmetros da Compra

Parmetros da encomenda Os parmetros-chave a considerar numa encomenda so os seguintes: 1. O preo; 2. O prazo; 3. A quantidade;

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4. A qualidade; 5. A garantia; 6. O nvel de servio logstico. 1. O Preo O preo uma das principais variveis, na qual recai a negociao no sentido de o baixar ou manter. O preo de custo o valor do material entrada da empresa, pois nele esto includos todos os encargos relativos compra (valor da factura, transportes, seguros, ...) e deduzidos os descontos e bnus que eventualmente se conseguiram negociar. O preo de compra o valor de factura do material, sem encargos adicionais a que fica sujeito, mas j com os descontos e bnus deduzidos. A negociao, normalmente, recai sobre o preo unitrio de compra, sem que por isso se deixe de considerar o valor total do preo de custo. Modalidades do Preo de Compra Consoante o tipo de encomenda e as condies de pagamento, assim o preo de compra poder apresentar uma das seguintes modalidades: - Firme - O valor que ir ser facturado inaltervel independentemente do prazo de pagamento. - Revisvel - O valor que ir ser facturado calculado a partir de um preo base. Se o prazo de entrega da encomenda for longo, estendendo-se por vrios meses, durante os quais se prevejam alteraes significativas do preo, pela modificao da conjuntura econmica, nomeadamente a influncia da inflao, ou por causas imprevistas, pode introduzir-se nas condies de pagamento uma clusula de reviso do preo expressa numa frmula, que actualiza o preo de base em funo das alteraes entretanto registadas, denominada frmula de reviso do preo. Esta frmula tem por base o preo inicial (ou preo base), Pi, data do contrato, e as variveis principais que influenciam o preo, ponderadas com o peso respectivo. Exemplo 1. Passado um perodo de tempo no qual foram observadas alteraes significativas da conjuntura, o preo actualizado, Pa, a facturar no final desse perodo, pode ser calculado por: I.1 - Pa = Pi ( +

Ma Ta Ea + + ) Mi Ti Ei

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onde ( + + + = 1)
Este clculo pode ser realizado quando se entender, desde que se conheam os parmetros actualizados data e devidamente justificados por dados e estatsticas oficiais. Dados iniciais em valores Unitrios Mi - Preo das matrias primas Ti Salrios Ei Custo da Energia Dados actuais em valores unitrios Ma - Preo das matrias primas Ta Salrios Ea - Custo da Energia

, , e traduzem o peso relativo das variveis componentes na formao do preo do material, por isso, a soma a unidade. Aplicao Considere-se uma encomenda aberta, cujo prazo de validade de dois anos, com o preo negociado data da aceitao da encomenda de 1.000 Euros e a frmula de reviso acordada seguinte: Pa = Pi ( 0,1 + 0,3

Ma Ta Ea + 0,4 + 0,2 ) Mi Ti Ei

pretende-se calcular o preo, decorrido o primeiro ano. Os dados relativos aos parmetros devem ser devidamente justificados, com valores oficiais. Resoluo: Na data de aceitao Pi = 1.000 Euros Mi = 3,00 / Kg Ti = 40,00 / Hora Ei = 640,00 /Ton (Combustvel) Um ano depois Pa - ? Ma = 3,20 /Kg Ta = 42,00 /Hora Ea = 620,00 /Ton (Combustvel)

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Pela frmula vir : Pa = 1 000 x ( 0,1 + 0,3 x

3,20 42,00 620,00 + 0,4 x + 0,2 x ) 3,00 40,00 640,00

Pa = 1 000 x ( 0,1 + 0,32 + 0,42 + 0,19 ) = 1 000 x 1,03 = = 1 030 Euros Logo, o preo actualizado, Pa, ao fim do 1 ano ser de 1 030 Euros. Nota Encomendas ao Mercado Estrangeiro Nestas encomendas, os preos so considerados conforme as condies do fornecimento, estipuladas nos contratos, que devem ser regidos pelas disposies dos incoterms4 . As empresas que adoptam os incoterms nos contratos no devem esquecer que estes se aplicam unicamente nas relaes entre o fornecedor e o comprador e que nenhuma das suas disposies afectam as relaes com o transportador, as quais sero definidas no contrato especfico de transporte. 2. O Prazo O prazo sendo dos principais parmetros da encomenda e tendo incidncia directa na continuidade do fluxo material, cria, por vezes, situaes de litgio. Numa negociao podem fixar-se vrios prazos: Prazo de entrega (ou de fornecimento) - o prazo estabelecido no contrato para entregar o material no destino acordado. O incio do prazo comea a contar na data da aceitao formal da encomenda; Prazo de transporte - s considerado quando a responsabilidade do transporte pertence empresa compradora, de contrrio est includo no prazo de entrega; Prazo de pagamento - o prazo acordado e explicitado nas condies de pagamento da encomenda; Prazo de garantia - o prazo durante o qual so vlidas as garantias tcnicas oferecidas pelo fornecedor. 3. A Quantidade A quantidade uma varivel chave da encomenda e, em princpio, cada pedido de compra1 pode contemplar, para cada posio: Uma quantidade por posio do pedido de compra

4 5

Incoterms - abreviatura da espresso: international commerce term (ver 6.6.3. deste guia). Pedido de compra - um documento interno a partir do qual elaborada a nota de encomenda para o fornecedor.

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Uma quantidade indicada - esta quantidade est normalmente expressa na unidade de utilizao, isto , naquela que se usa na movimentao interna da empresa, desde a armazenagem at ao posto de trabalho utilizador, e a mesma que o fornecedor utiliza. Exemplo: Frascos para embalar produtos de cosmtica. Duas quantidades por posio do pedido de compra Duas quantidades indicadas - alm da quantidade expressa na unidade de utilizao, indicada a quantidade na unidade que o fornecedor utiliza no fornecimento, se for diferente da primeira. Nota Nesta situao, poder ser indicado no pedido de compra o coeficiente de converso que relaciona directamente as duas quantidades. Exemplo: Varo de ao ou folha de cartolina de embalagem que se utilizam e movimentam na empresa ao metro, mas, que se compram ao quilograma ou tonelada. 4. A Qualidade A qualidade outra varivel fundamental da encomenda e cada pedido de compra deve especificar os requisitos da qualidade do fornecimento, considerando as necessidades a satisfazer, e se possvel as normas tcnicas a cumprir. 5. A Garantia A garantia outro parmetro da negociao e neste contexto, existem dois tipos de garantias: Garantia tcnica Garantia tcnica - deve referir-se explicitamente os respectivos limites de validade em tempo ou em volume de utilizao, expirando a garantia tcnica quando a primeira das duas condies for atingida. Exemplo: Numa viatura a garantia de 3 anos ou de 100 000 km. Garantia Comercial Garantia comercial - quando, entre outras, fica o fornecedor obrigado a uma cauo em depsito bancrio, numa percentagem do valor total da encomenda, com a durabilidade da garantia tcnica e que ser libertada s no final da validade da referida garantia. Exemplo: Num equipamento uma garantia bancria.

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6. O Nvel de Servio Logstico O nvel de servio logstico outra varivel importante e corresponde eficincia e eficcia demonstradas pelo fornecedor. Avalia-se pelo grau de satisfao do cliente, em termos de: Preos - se considerados certos e portanto dentro dos limites estabelecidos, quer pelas negociaes, quer pelos preos da concorrncia; Prazos - se so cumpridos pelo fornecedor; Quantidades - se so respeitadas nas entregas, nunca dando origem a reclamaes; Qualidade - se so cumpridos estritamente todos os requisitos exigidos, bem como se no houve problemas com as certificaes emitidas. Se houve, qual o empenhamento do fornecedor em os resolver; Litgios - se foram verificados litgios com o fornecedor, qual o seu grau de gravidade e como se resolveram. o conjunto destas informaes que em termos globais, e de uma forma objectiva, reflectem o servio prestado pelo fornecedor empresa, que sintetizado no seu nvel de servio logstico, e pode exprimir-se quantitativamente como: n enc. absolutamente satisfeitas Ns = n total de encomendas x 100

em que: n total de encomendas - a totalidade de encomendas adjudicadas a um fornecedor; n enc. absolutamente satisfeitas - aquelas que no tiveram qualquer tipo de reclamao, da totalidade de encomendas adjudicadas ao fornecedor.

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2. MBITO E ENQUADRAMENTO ESTRUTURAL DA FUNO COMPRAS

mbito das Compras

funo compras compete celebrar e fazer cumprir contratos bilaterais em condies econmicas. Objectivo Fundamental de Compras As Compras, como rgo dos Aprovisionamentos ao qual foi delegada a misso de negociar e comprar bens ou servios, tem como objectivo fundamental: Aprovisionar, nas melhores condies, as quantidades indicadas no pedido de compra (requisio interna de compra), dos bens e servios especificados, ao fornecedor seleccionado. Notas: Os materiais devem satisfazer integralmente todas as especificaes, normas tcnicas, requisitos de qualidade, certificaes de ensaios e garantias tcnicas, explcitos nos pedidos de compra; Os prazos de tratamento da encomenda, de fornecimento, de transporte, de desalfandegamento e de recepo (componentes do prazo de aprovisionamento indicado no pedido de compra) devem ser estritamente respeitados, a fim das datas limites, indicadas no plano mestre da produo (resulta do planeamento geral - ver I.4), no serem ultrapassadas; Os preos de compra devem ser os melhores do mercado; As condies de pagamento negociadas com os fornecedores devem estar cobertas, sempre que possvel, pelas condies de recebimento dos clientes, acordadas pelas Vendas. Objectivos Especficos das Compras Como objectivos especficos podem considerar-se os seguintes: Fazer cumprir todos os compromissos negociados com os fornecedores em cada contrato; Ter no ficheiro de fornecedores, eventualmente, numa base de dados (informtica), um leque de fornecedores para cada material, embora se opte por um fornecedor preferencial cujo nvel de servio logstico seja o mais elevado; Manter actualizada a informao relativa aos itens de compra corrente, face evoluo e desenvolvimento de novos materiais e tcnicas;

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Assegurar o acesso informao tcnica a todos os interessados, sobre os materiais que habitualmente so adquiridos. Objectivo das Compras numa Perspectiva Dinmica Considerando a cadeia de abastecimento, necessrio assegurar o objectivo seguinte: Satisfazer todas as necessidades, quer de materiais quer de servios, sem afectar ou interromper o fluxo material da cadeia logstica.

Enquadramento Estrutural das Compras

A funo compras executa a poltica de aprovisionamento e o elo de ligao entre a empresa e o mercado na cadeia de abastecimento ou cadeia logstica externa, a montante. So as Compras que representam a empresa nos contactos formais com os fornecedores. Deste princpio resulta que, nas questes a levantar, nas informaes a solicitar, nos problemas a resolver junto dos fornecedores, devero ser as Compras o pivot, no obstante outros sectores estabeleam contactos com os fornecedores ou potenciais fornecedores, mas sempre de natureza consultiva e meramente informal. Excluem-se os contactos de natureza financeira, embora as Compras devam ser informadas de todas as situaes que digam respeito a pagamentos ou a problemas existentes nessa rea. As Compras constituem, normalmente, um rgo autnomo no Departamento de Aprovisionamentos, situando-se ao mesmo nvel dos outros rgos operacionais, seus parceiros na funo aprovisionamento (ver figura. I.10; subcaptulo I.4.). No entanto, um enquadramento lgico numa empresa de pequena ou mdia dimenso, Compras depender da Gesto de Materiais, (considerada o crebro do corpo que o Aprovisionamento forma), atendendo sua caracterstica de executora da poltica de aprovisionamento (segundo a estratgia da Logstica Total) enquanto a Gesto de Materiais traa as linhas mestras dessa Poltica.

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3. POLTICAS DE APROVISIONAMENTO E DE COMPRAS

Uma empresa, normalmente, aprovisiona diversos tipos de materiais. Existe numa empresa industrial, tendencialmente, um grupo de materiais centrais que so incorporados na maioria dos produtos finais e apresentam forte impacte no resultado financeiro da empresa. Materiais estratgicos Existe um outro grupo de materiais estratgicos, responsveis por certa diferenciao ou vantagem competitiva da empresa, para os quais se torna adequada a realizao de acordos de cooperao estveis com fornecedores ou parceiros de negcio. Materiais rotineiros Existe, ainda, um grupo de materiais rotineiros. Materiais vulnerveis E, finalmente, h um grupo de materiais vulnerveis, que no sendo estratgicos, exigem continuidade de abastecimento. Os materiais centrais e estratgicos representam cerca de 80% do esforo financeiro em existncias (grupo A). Os materiais rotineiros, embora exigindo pouco esforo financeiro (cerca de 5%), requerem grande envolvimento humano na sua gesto dado o seu volume (cerca de 50%) e variedade e os materiais vulnerveis requerem disponibilidade e elevado nvel de servio logstico dos fornecedores.

Forte IMPACTE NO RESULTADO

Materiais Centrais Materiais Rotineiros Baixo

Materiais Estratgicos Materiais Vulnerveis Elevado

Fraco

RISCO DE ABASTECIMENTO
Figura VI.1 - Tipos de Materiais

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Considerando esta classificao de materiais podem alinhar-se polticas de aprovisionamento e de compras coerentes: Os materiais centrais, dado o seu impacte financeiro, exigem uma pr-qualificao de fornecedores suportada no menor preo de compra para uma qualidade aceitvel ou suficiente e com garantia de elevada rotao; Os materiais estratgicos exigem acordos de longo prazo com os fornecedores, com garantia de reserva de informao tcnica (contratos de parceria ou partenariado); Os materiais vulnerveis, dada a dependncia dos fornecedores, exigem garantia de fornecimento no prazo limite ou reduo do risco de abastecimento; Os materiais rotineiros exigem simplificao do processo logstico com eliminao de eventuais estrangulamentos na cadeia de abastecimento, atravs de forte concentrao de compras em poucos fornecedores pr-qualificados. Nota A classificao ABC dos materiais, com origem na lei de Pareto 80/20, permite suportar uma poltica de compras coerente com a apresentada, e com resultados prticos aceitveis e no muito afastados dos obtidos pelo modelo sumariamente descrito.

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4. FASES DO PROCESSO DE COMPRA TRADICIONAL

O processo de compra tradicional desenvolve-se atravs de uma sequncia de actividades, das quais se destacam as seguintes: 1. Formalizao das especificaes; 2. Anlise do pedido de compra; 3. Seleco de fornecedores; 4. Consulta a fornecedores; 5. Anlise de propostas; 6. Adjudicao da encomenda; 7. Seguimento da encomenda; 8. Recepo da encomenda; 9. Conferncia de facturas; 10. Tratamento de reclamaes; 11. Ordem de Pagamento. A Formalizao das Especificaes As especificaes dos materiais e servios a comprar devem ser formalizadas em pedidos de compra pelos utilizadores com competncia para o efeito. Exemplos Os materiais consumveis na produo, tais como matrias-primas, devem ser especificados pelos projectistas da engenharia do produto; Os materiais de utilizao permanente, tais como o equipamento produtivo, devem ser especificados pelos tcnicos industriais da engenharia do processo; Os materiais utilizados no mbito do sistema de informao devem ser especificados pelos especialistas das tecnologias da informao (hardware e software), mas os consumveis (suportes de informao: diskettes, impressos, ...) podem ser especificados pelos respectivos utilizadores.

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Anlise do Pedido de Compra Os pedidos de compra, emitidos pelos utilizadores ou pelos gabinetes tcnicos, ao chegarem a 5 Compras so distribudos pelos compradores (eventualmente especializados) . Na anlise do pedido de compra, deve ser formada uma ideia global sobre todos os aspectos tcnico-econmicos da(s) necessidade(s) e verificada a sua coerncia. O pedido da compra deve ser revisto e se necessrio completado ou corrigido, pois vai desencadear a emisso das consultas as quais devem estar isentas de erros e omisses, e ser este o momento exacto para a ltima rectificao. Uma cpia do documento final revisto e visada pelo comprador deve ser remetida para o emissor do pedido de compra original. Seleco de Fornecedores O comprador face (s) necessidade(s) e com acesso aos ficheiros de materiais/servios e de fornecedores deve proceder seleco dos fornecedores a quem dirigir as consultas. Classificao de fornecedores H empresas que, fazendo sistematicamente uma anlise do nvel de servio logstico dos fornecedores, os mantm classificados numa das trs categorias: Qualificado; Qualificvel; Rejeitado. Neste caso, a seleco dos fornecedores est facilitada, podendo escolher-se os da categoria 1, cujo nvel de servio est acima dos 80%, porque so esses que do maior garantia de satisfao. Consulta a Fornecedores As consultas devem ser emitidas, indicando-se o prazo para recepo das propostas dos fornecedores e os critrios de seleco, em que o preo pode no ser o parmetro decisivo. Anlise de Propostas Recebidas as respostas s consultas, tambm designadas propostas dos fornecedores, deve elaborar-se um mapa comparativo tipo matriz, onde se indicam todas as variveis da consulta e se interligam com as ofertas dos fornecedores, com a finalidade de serem comparadas e analisadas, tendo em vista a adjudicao da encomenda ao fornecedor que formulou a melhor proposta, segundo os critrios estabelecidos.

Vrios autores defendem a policompetncia profissional combatendo, portanto, a especializao, particularmente nas PME.

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Adjudicao da Encomenda Antes de se decidir a adjudicao pode passar-se por uma fase de negociao. A um conjunto de fornecedores seleccionados pode pedir-se uma segunda proposta com as melhores condies de oferta. Finalmente, pode estabelecer-se um calendrio de reunies, individualmente com os novos seleccionados, no menor nmero possvel, no mximo de trs, para se chegar s concluses finais. Destas concluses, eleger-se- o fornecedor, ao qual ser adjudicada a encomenda, no impedindo de vir ainda a ser renegociada em alguns aspectos, nomeadamente condies de pagamento e garantias. A formalizao da encomenda sempre redigida em documento prprio da empresa, correntemente editado por via informtica. Nesta situao, basta ao comprador preencher os campos obrigatrios, e os facultativos se necessrio, e promover a respectiva impresso no nmero de cpias que desejar. este documento, denominado encomenda ou nota de encomenda, que ir ser enviado para o fornecedor, eventualmente, por via telemtica, fax

Seguimento da Encomenda Esta actividade de crucial importncia, no tratamento da compra, para que o objectivo, no que concerne ao cumprimento do prazo de entrega, seja alcanado. Trata-se de efectuar relances com o fornecedor, o transportador, o despachante, ... no sentido de acompanhar o fornecimento desde a empresa fornecedora at entrega, identificar quaisquer problemas e encontrar solues para evitar previsveis atrasos.

Recepo da Encomenda As Compras podem acompanhar a recepo do fornecimento e atravs das cpias das guias de entrada (provisrias e definitivas - ver captulo 5) ou atravs do acesso directo informao introduzida pela Recepo no sistema informtico, confirmam se o material foi entregue em conformidade com todos os requisitos da encomenda (quantidade, qualidade, prazo, preo, ...). Qualquer no-conformidade deve ficar registada e ser comunicada de imediato, pelo comprador ao fornecedor.

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Conferncia de Facturas O comprador, responsvel pela encomenda, pode verificar se as facturas emitidas pelo fornecedor condizem com as condies da encomenda e com as guias de entrada, no entanto, o mais normal esta actividade ser realizada na rea financeira. Nota As facturas devem conter, obrigatoriamente, a identificao do seu emitente e a do adquirente dos produtos (bens e/ou servios), os nmeros de identificao fiscal de ambos, a quantidade e denominao usual dos bens ou servios, a taxa do IVA aplicvel e o montante do imposto devido. As facturas so, obrigatoriamente, emitidas por tipografia autorizada ou processadas por computador, e devem ser datadas, numeradas sequencialmente e processadas em duplicado. O original da factura destina-se ao cliente e a cpia ao arquivo do fornecedor. Em caso de extravio de uma factura deve ser emitida uma nova factura e anulada a anterior, mas, nunca deve ser emitida uma 2 via da factura. Tratamento de Reclamaes Qualquer no-conformidade detectada durante o processamento de uma encomenda deve ser registada, para efeito de avaliao do nvel de servio logstico, e poder originar uma reclamao ao fornecedor. As reclamaes podem ter origem nas actividades realizadas pelo comprador, mas tambm, nas actividades inerentes recepo ou rea financeira, no entanto, deve competir exclusivamente a Compras, apoiada pelo(s) rgo(s) detector(es) da(s) no-conformidade(s), a aco de manifestar formalmente ao fornecedor, atravs dos seus Servios Comerciais ou da Assistncia a Clientes, as reclamaes, com o objectivo de conseguir a resoluo dos problemas. Ordem de Pagamento Depois de atendidas pelo fornecedor as eventuais reclamaes, Compras dever informar a rea financeira que activar a tesouraria.

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5. ORGANIZAO E TIPOS DE COMPRAS

A Estrutura de Compras

A estrutura orgnica das Compras pode apresentar diversos modelos, consoante os objectivos da empresa, e pode, seguir critrios de subdiviso, tais como: Por material - equipas de compradores especializados por tipo de bem ou servio; Por mercado - equipas de compradores especializadas no: - Mercado Nacional; - Mercado Estrangeiro. (O Mercado Estrangeiro pode subdividir-se por regies: Unio Europeia, Amrica do Norte, Amrica do Sul). Complementarmente, ainda podem coexistir os rgos estruturais seguintes: Transportes - um rgo que se dedique exclusivamente gesto dos transportes dos materiais adquiridos, bem como contratao de empresas transportadoras em regime de outsourcing; Planeamento - um rgo que responda pelo planeamento de Compras, e que controle os prazos de aprovisionamento versus prazos limites (definidos a partir do plano mestre da produo). Tipos de Compras

Fundamentalmente existem dois tipos de compras: As compras de bens tangveis/materiais; As compras de servios; Compras de materiais - cujas encomendas podem ser de dois tipos: Contratos fechados - Contratos fechados - encomendas a que correspondem uma ou mais entregas at sua liquidao dentro dos prazos limites; Contratos abertos - Contratos abertos - encomendas a prazo, normalmente por perodos anuais, em que as entregas so pr-definidas e programadas no perodo estabelecido ou a pedido na quantidade necessria e no momento oportuno. Compras de servios Compras de servios - cujas encomendas, tambm, podem ser de dois tipos: - Fornecimento de bens intangveis, tais como servios de contabilidade, software, ... - Subfornecimentos ou subcontratos, isto , adjudicaes de parcelas de trabalho.

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6. GESTO ADMINISTRATIVA DE COMPRAS

mbito da Gesto Administrativa de Compras

gesto administrativa das compras compete conhecer permanentemente: Quais os fornecedores adequados para cada tipo de fornecimento; Quais as condies de contratao a estabelecer em cada caso. Torna-se necessrio para gerir as compras uma correcta avaliao e pr-qualificao dos fornecedores e um conhecimento das condies standard dos contratos de fornecimento. No mbito da gesto administrativa de compras deve assegurar-se: Controlo de entregas - acompanhar todas as fases do aprovisionamento para garantir o cumprimento das datas limites expressas nas encomendas, reclamando os atrasos das entregas. Eventualmente, promover a antecipao de entregas; Renegociao - fazer aceitar qualquer eventual alterao das condies das encomendas, sem esquecer a defesa dos benefcios para a empresa; Centralizao da informao - fazer convergir em Compras todas as questes a apresentar aos fornecedores. Nos problemas da rea Financeira com o fornecedor, Compras deve estar ao corrente, a fim de actualizar nos registos, o nvel de servio prestado pelo fornecedor.

Pr-Qualificao de Fornecedores

Como se viu em VI.2., um parmetro importante a considerar numa encomenda o nvel de servio logstico prestado pelo fornecedor. Se a empresa realizar sistematicamente a anlise dos fornecedores actuais e potenciais (mantendo uma pesquisa de mercado) e a anlise dos fornecimentos, tem uma excelente base para a prqualificao. A pr-qualificao uma seleco de fornecedores, por famlias de materiais e de servios a aprovisionar, a realizar pela empresa com base numa avaliao objectiva e numa negociao de contratos abertos de fornecimento, a prazos renovveis.

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O fornecedor tem interesse no contrato aberto na medida em que assegura vendas regulares, durante um certo perodo (um ano ou mais), de um conjunto de materiais e/ou servios. O cliente tem interesse no contrato aberto na medida em que negociando com base em maiores quantidades dever obter do fornecedor melhores condies comerciais. Parmetros de avaliao dos fornecedores Como parmetros de avaliao dos fornecedores podem considerar-se os seguintes: Certificao (do fornecedor e do produto fornecido - bens tangveis e servios); Competncia tcnica; Criatividade e solues inovadoras; Divulgao de informao tcnica; Flexibilidade mudana de especificaes; Aceitao de quantidades variveis de encomenda; Disponibilidade para a participao em projectos de desenvolvimento; Competncia tcnico-comercial dos vendedores; Disponibilidade dos vendedores; Assistncia pr-venda; Assistncia ps-venda; Percentagem de rejeies em materiais no certificados; Percentagem de atrasos nas entregas; Evoluo dos preos relativamente mdia do mercado; Condies de pagamento; Evoluo dos prazos relativamente mdia do mercado; Rcios de situao econmica-financeira; Proximidade geogrfica. Com os fornecedores pr-qualificados, normalmente, estabelecem-se contratos abertos.

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Apesar de haver um contrato de fornecimento ele no deve ter carcter de exclusividade, isto , a empresa deve manter a liberdade de escolha do fornecedor, embora dando prioridade ao prqualificado, que em princpio deve oferecer as melhores condies de preo, prazo, qualidade, assistncia, garantia, ... A pr-qualificao dos fornecedores deve fomentar uma cooperao confivel e de longo prazo entre empresas. S excepcionalmente e com justificao demonstrada, o cliente compra a fornecedores no pr-qualificados. No entanto, se esta situao comea a ocorrer com frequncia assinalvel e com um determinado fornecedor, o contrato aberto em vigor deve ser revisto, renegociado ou eventualmente denunciado, pr-qualificando-se outro fornecedor. Notas: Se um fornecedor pr-qualificado no cumprir as condies acordadas, , naturalmente, substitudo antes de terminar o prazo do contrato; Se um novo fornecedor, apresentar um elevado potencial, isto , uma pontuao elevada pelo critrio de avaliao aplicvel, poder vir a ser qualificado em prxima negociao.

Condies Standard dos Contratos Internacionais de Fornecimento

Os Incoterms Incoterm a abreviatura da expresso international commerce term. Os incoterms esto associados a condies standard que reportam entrega, ao transporte e ao risco associado ao fornecimento de bens tangveis (materiais/mercadorias). O uso de incoterms em contratos de fornecimento esclarece as responsabilidades das partes: fornecedor e cliente. Os incoterms podem subdividir-se em quatro grandes grupos: Incoterms de partida; Incoterms de envio no pago; Incoterms de envio pago; Incoterms de chegada.

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No quadro seguinte resume-se o agrupamento dos incoterms. MODO DE TRANSPORTE Martimo EXW Partida TIPO DE CONTRATO Envio no pago FAS FOB FCA Outro EXW FOR FOT Incoterm de Partida EXW (Ex Works): Ex-Fbrica, Ex-Armazm, ... Significa que o cliente responsvel pela recolha e transporte e que o fornecedor apenas se compromete a deixar o material/mercadoria em condies de recolha na sua fbrica, armazm, em embalagem normal de expedio e no contentorizada para transporte a longa distncia. Incoterms de Envio No Pago FAS (Free Alongside Ship) Significa que o fornecedor entrega o material/mercadoria no cais. FOB (Free On Board) Significa que o fornecedor embarca o material/mercadoria. Nestes casos o navio larga por conta e risco do cliente. FCA (Free Carrier): FOR/FOT - Livre sobre vago/camio Significa que o fornecedor cessa a sua responsabilidade com a transferncia do material para o transportador em local pr-estabelecido. Incoterms de Envio Pago CIF (Cost, Insurance and Freight) Significa que o fornecedor paga os custos do carregamento no navio, transporte e seguro. CFR (Cost and Freight) Significa que o fornecedor paga apenas os custos do carregamento e transporte no navio, ficando o risco do transporte por conta do cliente, que poder pagar o seguro. CIP (Carriage and Insurance Paid To)
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Envio pago CIF CFR CIP CPT

Chegada DES DEQ DAF DDU DDP

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Significa que o fornecedor paga os custos do transporte e seguro. CPT (Carriage Paid To) Significa que o fornecedor s paga o transporte e que o cliente suporta o risco do transporte. Incoterms de Chegada DES (Delivered Ex Ship) Significa que o fornecedor responsvel pela entrega, mas no paga o transporte martimo nem o desembarque. DEQ (Delivered Ex Quay) Significa que o fornecedor responsvel pela entrega, mas no paga despesas de cais. DAF (Delivered At Frontier) Significa que o fornecedor responsvel pela entrega na fronteira. DDU (Delivery Duty Unpaid) Significa que o fornecedor coloca o material/mercadoria porta do cliente, mas este que paga as taxas de importao. DDP (Delivery Duty Paid) Significa que o fornecedor assume total responsabilidade pela entrega do material/mercadoria no cliente, livre de todos os encargos. Definies e Princpios Gerais de Contratao Para que nas relaes comerciais entre fornecedores e clientes haja condies para um bom entendimento, devem ser evitados equvocos ou diferentes interpretaes dos termos usados nos contratos, pelo que se recomenda a preparao de um suplemento a cada contrato com o significado das expresses utilizadas no respectivo contrato. Exemplo Country of dispatch - o pas do qual o vendedor faz o despacho do material para o local de entrega designado no contrato. Notas: Certas abreviaturas de uso corrente no comrcio interno podem no ser de fcil interpretao no comrcio internacional, pelo que devem ser evitadas. Se as partes contratantes adoptam os incoterms devem clarificar as respectivas regras, mas tambm podem especificar variantes ou adicionais. Devem, no entanto, ter sempre presente que quaisquer disposies especiais num contrato, anulam outras que lhes estejam em contradio ou desacordo.

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7. EVOLUO E PROGRESSO DA FUNO COMPRAS

A Situao Tradicional

Em muitas empresas industriais ainda se depara com a situao seguinte: Grande variedade de bens e servios a aprovisionar; Elevado nmero de fornecedores, muitos em situao concorrencial; Aquisio do material especificado, aps consulta a vrios fornecedores, com base no critrio do menor preo, desde que o prazo de entrega seja compatvel com a data limite do programa da produo; Imposio de quantidades mnimas elevadas e prazos dilatados pelos fornecedores, nem sempre cumpridos; Controlo quantitativo e qualitativo dos materiais, na recepo, pela empresa cliente; Constituio de stocks de segurana, para garantir o cumprimento dos programas da produo e os compromissos comerciais; Aplicao elevada de capital em existncia; Grandes reas ocupadas com a armazenagem; Movimentaes longas e demoradas dos materiais.

Mudanas de Atitude e Comportamento

Dever-se- empreender um esforo no sentido de: Reduzir a variedade de bens/materiais a adquirir, atravs de uma interveno de normalizao; Reduzir o nmero de fornecedores atravs de uma avaliao rigorosa e pr-qualificao, com base em critrios tcnico-econmicos, e eliminar, quanto possvel, as consultas antes de cada compra; Exemplo A Ford, em 1996 trabalhava com cerca de 57 000 fornecedores, mas tem como objectivo para o ano 2 000 pr-qualificar apenas 5 000 fornecedores. Eliminar o controlo qualitativo, na recepo, para os materiais certificados;

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Reduzir ou eliminar stocks de segurana e aumentar a rotao dos materiais; Estabelecer contratos abertos renovveis, com os fornecedores, com base em estimativas globais de consumo; Nota: Pode estabelecer-se contratos com clusulas que previnam a confidencialidade, a transferncia de know-how, a exclusividade de fornecimentos, etc.. Desenvolver a confiana mtua, estreitar o relacionamento tcnico com os fornecedores (partenaires) e procurar, em conjunto, encontrar as melhores solues para ambas as partes. Algumas empresas desenvolvem novos produtos em colaborao com os fornecedores; Convencer os fornecedores de que para eles vantajoso fomentar o xito do cliente. Um aumento do volume de negcios deste dever implicar um aumento do volume de vendas daqueles. A concentrao do aprovisionamento num nmero muito reduzido de fornecedores pode apresentar, no entanto, as desvantagens seguintes: Acrscimo da vulnerabilidade face a fornecedores de peso; Dificuldade acrescida para alterar as especificaes de certos materiais.

A Segmentao e as Centrais de Compras

Segmentao de Mercados e Produtos A necessidade, por razes de competitividade, de segmentar mais os mercados e diferenciar os produtos tem conduzido algumas empresas industriais a evoluir, atravs de mltiplas pequenas unidades estratgicas operacionais especializadas. A fragmentao da actividade de aprovisionamento acompanhando a segmentao dos negcios pode conduzir perda de economias de escala, mas reduzir a burocracia e aumentar a responsabilizao das pequenas unidades operacionais relativamente s aplicaes de fundo de maneio em existncia. Parece que uma soluo de compromisso, com descentralizao da programao dos aprovisionamentos e centralizao das negociaes com os fornecedores atravs de centrais de compras poder ser economicamente interessante.

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As Centrais de Compras Tm sido constitudas centrais de compras (comuns a vrias empresas, clientes dos mesmos fornecedores) detentoras de entrepostos de distribuio. As centrais negoceiam, com os fornecedores pr-qualificados, contratos abertos por perodos dilatados, com base em estimativas de consumo das vrias empresas associadas. As centrais de compras procuram colocar, regularmente, nos fornecedores, requisies6 no mbito dos contratos abertos e pr-negociadas e, depois, repartem e distribuem pequenas quantidades pelos diferentes clientes (empresas associadas). Os fornecedores, com garantias de mercado a prazo, podem desenvolver esforos de melhoria dos respectivos sistemas produtivos, no sentido da qualidade, da flexibilidade, do preo e do prazo de entrega. A recepo de cargas completas nos entrepostos, abastecidos pelos fornecedores, reduz o custo do aprovisionamento. Vantagem da utilizao de uma central de compras A grande vantagem das centrais de compras est no facto de cada empresa associada ou cliente passar a receber apenas as quantidades necessrias de materiais certificados, nas datas mais tarde. A reduo do capital aplicado em stocks (existncias) e a libertao do recurso humano relativamente a diversas actividades de aprovisionamento (consultas, seleco de fornecedores, acompanhamento de encomendas, recepes qualitativas, ...) compensar, favoravelmente, um pequeno aumento dos preos unitrios de compra. Este provvel acrscimo de preo resulta do facto de a empresa associada assumir uma parcela dos custos da central de compras e do respectivo sistema de distribuio. Desvantagens da utilizao de uma central de compras As centrais de compras podem, tambm, apresentar algumas desvantagens: Exigem para a sua criao a disponibilidade de importantes verbas para investimento em espaos de armazenagem, sistemas eficientes de movimentao e localizao de materiais, frota e sistema de informao; Exigem a contratao de pessoal competente, com profundos conhecimentos de logstica e de sistemas e tecnologias de informao; Limitam o grau de liberdade dos associados relativamente variedade de especificaes do material. Nota A Resistncia Inovao dos Produtos por Via das Existncias O grande volume de stock armazenados nas empresas industriais, para alm de se traduzir em elevado valor de capital aplicado em existncias e muito espao ocupado, gera reaces mudana de especificaes dos produtos finais e seus componentes porque, se tal ocorrer, origina monos em armazm e, portanto, desperdcios significativos. Uma filosofia de gesto JIT e o recurso a central de compras pode libertar a empresa para a inovao e deve proporcionar maior competitividade.

As requisies resultam dos agrupamentos, por fornecedor, das pequenas quantidades necessrias para satisfazer os programas da produo de curto prazo das vrias empresas clientes e associadas.

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Resumo

1. 2. 3.

Neste captulo comeou por se caracterizar o problema da compra: a celebrao e a verificao do cumprimento de contratos. Uma compra efectua-se atravs de um contrato, cujos parmetros-chave so: o preo, o prazo, a quantidade, a qualidade, a garantia e o nvel de servio logstico. As compras constituem, normalmente, um rgo autnomo no Departamento de Aprovisionamentos, no entanto, numa pequena empresa, este rgo pode depender da Gesto de Materiais. Neste captulo, ainda, foram justificadas polticas de aprovisionamento e de compras coerentes, nomeadamente, as seguintes: Os materiais centrais devem ser fornecidos por fornecedores pr-qualificados que assegurem a melhor relao qualidade/preo; Os materiais estratgicos devem ser fornecidos no mbito de contratos de parceria; Os materiais vulnerveis devem ser fornecidos no mbito de contratos de baixo risco de falha; Os materiais rotineiros devem ser fornecidos por poucos fornecedores pr-qualificados:

4. 5.

Seguidamente, analisaram-se as fases do processo de compra tradicional: 6. Formalizao da especificao em pedido de compra preenchido pelo utilizador do material ou pelo conceptor do produto; Anlise do pedido de compra pelo comprador; Seleco de fornecedores pelo comprador; Consultas aos fornecedores seleccionados; Anlise das propostas dos fornecedores; Adjudicao da encomenda; Seguimento da encomenda; Recepo do material; Conferncia de facturas; Tratamento de reclamaes; Pagamentos.

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7.

Este processo tem tendncia a simplificar-se atravs do recurso a contratos abertos com fornecedores pr-qualificados segundo determinados parmetros. Assim se reduzem os prazos de reaprovisionamento e se melhoram os fornecimentos em qualidade e preo. Foram, ainda, referidas condies standard dos contratos internacionais de fornecimento (incoterms):

8.

Modo Martimo

FAS EXW FOB

CIF CFR

DES DEQ

FCA Outro Modo CIP EXW FOR CPT FOT

DAF DDU DDP

9. Finalmente, foram justificadas economicamente as mudanas de atitude e de comportamento organizacional que vm ocorrendo na rea das compras, nomeadamente: Reduo da variedade do stock atravs da normalizao dos itens; Reduo do nmero de fornecedores e/ou recurso a centrais de compras; Simplificao da recepo por via da exigncia de certificao aos fornecedores; Aumento da rotao dos stocks; Estabelecimento de contratos abertos; Incremento da confiana no relacionamento comercial.

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Questes e exerccios

1. Caracterize um contrato de fornecimento. 2. Indique os parmetros-chave a considerar numa encomenda. 3. Descreva o conceito de nvel de servio logstico de um fornecedor e a importncia da respectiva avaliao. 4. Especifique e explique polticas de aprovisionamento e de compras coerentes. 5. Indique os inconvenientes do processo de compra tradicional. 6. Descreva os aspectos fundamentais da gesto administrativa das Compras. 7. Explique as tendncias evolutivas da funo compras. 8. Indique os quatro grandes grupos de incoterms. 9. Descreva duas desvantagens de uma reduo drstica do nmero de fornecedores. 10. Indique vantagens e inconvenientes das centrais de compras.

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Resolues

1. Um contrato de fornecimento oneroso na medida em que obriga o contraente vendedor a transferir a propriedade do bem para o contraente comprador, mediante a obrigao deste retribuio ou pagamento do preo convencionado ou acordado, em valor monetrio e nas condies expressas no contrato, formalizado por uma encomenda ou nota de encomenda. 2. Os parmetros-chave a considerar numa encomenda so os seguintes:

O preo; O prazo; A quantidade; A qualidade; A garantia; nvel de servio logstico.

3. O nvel de servio logstico outra varivel importante e corresponde eficincia e eficcia demonstradas pelo fornecedor. Avalia-se pelo grau de satisfao do cliente, em termos de: Preos - se considerados certos e portanto dentro dos limites estabelecidos, quer pelas negociaes, quer pelos preos da concorrncia; Prazos - se so cumpridos pelo fornecedor; Quantidades - se so respeitadas nas entregas, nunca dando origem a reclamaes; Qualidade - se so cumpridos estritamente todos os requisitos exigidos, bem como se no houve problemas com as certificaes emitidas. Se houve, qual o empenhamento do fornecedor em os resolver; Litgios - se foram verificados litgios com o fornecedor, qual o seu grau de gravidade e como se resolveram. o conjunto destas informaes que em termos globais, e de uma forma objectiva, reflectem o servio prestado pelo fornecedor empresa, que sintetizado no seu nvel de servio logstico, e pode exprimir-se quantitativamente como: n enc. absolutamente satisfeitas Ns = n total de encomendas x 100

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em que: n total de encomendas - a totalidade de encomendas adjudicadas a um fornecedor; n enc. absolutamente satisfeitas - aquelas que no tiveram qualquer tipo de reclamao, da totalidade de encomendas adjudicadas ao fornecedor. 4. Os materiais centrais, dado o seu impacte financeiro, exigem uma pr-qualificao de fornecedores suportada no menor preo de compra para uma qualidade aceitvel ou suficiente e com garantia de elevada rotao; Os materiais estratgicos exigem acordos de longo prazo com os fornecedores, com garantia de reserva de informao tcnica (contratos de parceria ou partenariado); Os materiais vulnerveis, dada a dependncia dos fornecedores, exigem garantia de fornecimento no prazo limite ou reduo do risco de abastecimento; Os materiais rotineiros exigem simplificao do processo logstico com eliminao de eventuais estrangulamentos na cadeia de abastecimento, atravs de forte concentrao de compras em poucos fornecedores pr-qualificados. Nota A classificao ABC dos materiais, com origem na lei de Pareto 80/20, permite suportar uma poltica de compras coerente com a apresentada, e com resultados prticos aceitveis e no muito afastados dos obtidos pelo modelo sumariamente descrito. 5. Este processo tem tendncia a simplificar-se atravs do recurso a contratos abertos com fornecedores pr-qualificados segundo determinados parmetros. Assim se reduzem os prazos de reaprovisionamento e se melhoram os fornecimentos em qualidade e preo. 6. gesto administrativa das compras compete conhecer permanentemente:

Quais os fornecedores adequados para cada tipo de fornecimento; Quais as condies de contratao a estabelecer em cada caso. Torna-se necessrio para gerir as compras uma correcta avaliao e pr-qualificao dos fornecedores e um conhecimento das condies standard dos contratos de fornecimento. No mbito da gesto administrativa de compras deve assegurar-se: Controlo de entregas - acompanhar todas as fases do aprovisionamento para garantir o cumprimento das datas limites expressas nas encomendas, reclamando os atrasos das entregas. Eventualmente, promover a antecipao de entregas; Renegociao - fazer aceitar qualquer eventual alterao das condies das encomendas, sem esquecer a defesa dos benefcios para a empresa; Centralizao da informao - fazer convergir em Compras todas as questes a apresentar aos fornecedores. Nos problemas da rea Financeira com o fornecedor, Compras deve estar ao corrente, a fim de actualizar nos registos, o nvel de servio prestado pelo fornecedor.

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7. A Situao Tradicional

Em muitas empresas industriais ainda se depara com a situao seguinte: Grande variedade de bens e servios a aprovisionar; Elevado nmero de fornecedores, muitos em situao concorrencial; Aquisio do material especificado, aps consulta a vrios fornecedores, com base no critrio do menor preo, desde que o prazo de entrega seja compatvel com a data limite do programa da produo; Imposio de quantidades mnimas elevadas e prazos dilatados pelos fornecedores, nem sempre cumpridos; Controlo quantitativo e qualitativo dos materiais, na recepo, pela empresa cliente; Constituio de stocks de segurana, para garantir o cumprimento dos programas da produo e os compromissos comerciais; Aplicao elevada de capital em existncia; Grandes reas ocupadas com a armazenagem; Movimentaes longas e demoradas dos materiais.

Mudanas de Atitude e Comportamento

Dever-se- empreender um esforo no sentido de: Reduzir a variedade de bens/materiais a adquirir, atravs de uma interveno de normalizao; Reduzir o nmero de fornecedores atravs de uma avaliao rigorosa e pr-qualificao, com base em critrios tcnico-econmicos, e eliminar, quanto possvel, as consultas antes de cada compra; Exemplo 1. A Ford, em 1996 trabalhava com cerca de 57 000 fornecedores, mas tem como objectivo para o ano 2 000 pr-qualificar apenas 5 000 fornecedores. Eliminar o controlo qualitativo, na recepo, para os materiais certificados; Reduzir ou eliminar stocks de segurana e aumentar a rotao dos materiais;

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Estabelecer contratos abertos renovveis, com os fornecedores, com base em estimativas globais de consumo; Nota: Pode estabelecer-se contratos com clusulas que previnam a confidencialidade, a transferncia de know-how, a exclusividade de fornecimentos, etc.. Desenvolver a confiana mtua, estreitar o relacionamento tcnico com os fornecedores (partenaires) e procurar, em conjunto, encontrar as melhores solues para ambas as partes. Algumas empresas desenvolvem novos produtos em colaborao com os fornecedores; Convencer os fornecedores de que para eles vantajoso fomentar o xito do cliente. Um aumento do volume de negcios deste dever implicar um aumento do volume de vendas daqueles. A concentrao do aprovisionamento num nmero muito reduzido de fornecedores pode apresentar, no entanto, as desvantagens seguintes: Acrscimo da vulnerabilidade face a fornecedores de peso; Dificuldade acrescida para alterar as especificaes de certos materiais.

A Segmentao e as Centrais de Compras

Segmentao de Mercados e Produtos A necessidade, por razes de competitividade, de segmentar mais os mercados e diferenciar os produtos tem conduzido algumas empresas industriais a evoluir, atravs de mltiplas pequenas unidades estratgicas operacionais especializadas. A fragmentao da actividade de aprovisionamento acompanhando a segmentao dos negcios pode conduzir perda de economias de escala, mas reduzir a burocracia e aumentar a responsabilizao das pequenas unidades operacionais relativamente s aplicaes de fundo de maneio em existncia. Parece que uma soluo de compromisso, com descentralizao da programao dos aprovisionamentos e centralizao das negociaes com os fornecedores atravs de centrais de compras poder ser economicamente interessante. As Centrais de Compras Tm sido constitudas centrais de compras (comuns a vrias empresas, clientes dos mesmos fornecedores) detentoras de entrepostos de distribuio. As centrais negoceiam, com os fornecedores pr-qualificados, contratos abertos por perodos dilatados, com base em estimativas de consumo das vrias empresas associadas.

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VI. A FUNO COMPRAS E A SUA ORGANIZAO E GESTO ADMINISTRATIVA

As centrais de compras procuram colocar, regularmente, nos fornecedores, requisies6 no mbito dos contratos abertos e pr-negociadas e, depois, repartem e distribuem pequenas quantidades pelos diferentes clientes (empresas associadas). Os fornecedores, com garantias de mercado a prazo, podem desenvolver esforos de melhoria dos respectivos sistemas produtivos, no sentido da qualidade, da flexibilidade, do preo e do prazo de entrega. A recepo de cargas completas nos entrepostos, abastecidos pelos fornecedores, reduz o custo do aprovisionamento. Vantagem da utilizao de uma central de compras A grande vantagem das centrais de compras est no facto de cada empresa associada ou cliente passar a receber apenas as quantidades necessrias de materiais certificados, nas datas mais tarde. A reduo do capital aplicado em stocks (existncias) e a libertao do recurso humano relativamente a diversas actividades de aprovisionamento (consultas, seleco de fornecedores, acompanhamento de encomendas, recepes qualitativas, ...) compensar, favoravelmente, um pequeno aumento dos preos unitrios de compra. Este provvel acrscimo de preo resulta do facto de a empresa associada assumir uma parcela dos custos da central de compras e do respectivo sistema de distribuio. Desvantagens da utilizao de uma central de compras As centrais de compras podem, tambm, apresentar algumas desvantagens: Exigem para a sua criao a disponibilidade de importantes verbas para investimento em espaos de armazenagem, sistemas eficientes de movimentao e localizao de materiais, frota e sistema de informao; Exigem a contratao de pessoal competente, com profundos conhecimentos de logstica e de sistemas e tecnologias de informao; Limitam o grau de liberdade dos associados relativamente variedade de especificaes do material. Nota A Resistncia Inovao dos Produtos por Via das Existncias O grande volume de stock armazenados nas empresas industriais, para alm de se traduzir em elevado valor de capital aplicado em existncias e muito espao ocupado, gera reaces mudana de especificaes dos produtos finais e seus componentes porque, se tal ocorrer, origina monos em armazm e, portanto, desperdcios significativos. Uma filosofia de gesto JIT e o recurso a central de compras pode libertar a empresa para a inovao e deve proporcionar maior competitividade.

As requisies resultam dos agrupamentos, por fornecedor, das pequenas quantidades necessrias para satisfazer os programas da produo de curto prazo das vrias empresas clientes e associadas.

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VI. A FUNO COMPRAS E A SUA ORGANIZAO E GESTO ADMINISTRATIVA

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8.

Os incoterms podem subdividir-se em quatro grandes grupos:

Incoterms de partida; Incoterms de envio no pago; Incoterms de envio pago; Incoterms de chegada. 9. A concentrao do aprovisionamento num nmero muito reduzido de fornecedores pode apresentar, no entanto, as desvantagens seguintes: Acrscimo da vulnerabilidade face a fornecedores de peso; Dificuldade acrescida para alterar as especificaes de certos materiais. 10. Vantagem da utilizao de uma central de compras

A grande vantagem das centrais de compras est no facto de cada empresa associada ou cliente passar a receber apenas as quantidades necessrias de materiais certificados, nas datas mais tarde. A reduo do capital aplicado em stocks (existncias) e a libertao do recurso humano relativamente a diversas actividades de aprovisionamento (consultas, seleco de fornecedores, acompanhamento de encomendas, recepes qualitativas, ...) compensar, favoravelmente, um pequeno aumento dos preos unitrios de compra. Este provvel acrscimo de preo resulta do facto de a empresa associada assumir uma parcela dos custos da central de compras e do respectivo sistema de distribuio. Desvantagens da utilizao de uma central de compras As centrais de compras podem, tambm, apresentar algumas desvantagens: Exigem para a sua criao a disponibilidade de importantes verbas para investimento em espaos de armazenagem, sistemas eficientes de movimentao e localizao de materiais, frota e sistema de informao; Exigem a contratao de pessoal competente, com profundos conhecimentos de logstica e de sistemas e tecnologias de informao; Limitam o grau de liberdade dos associados relativamente variedade de especificaes do material. Nota A Resistncia Inovao dos Produtos por Via das Existncias O grande volume de stock armazenados nas empresas industriais, para alm de se traduzir em elevado valor de capital aplicado em existncias e muito espao ocupado, gera reaces mudana de especificaes dos produtos finais e seus componentes porque, se tal ocorrer, origina monos em armazm e, portanto, desperdcios significativos. Uma filosofia de gesto JIT e o recurso a central de compras pode libertar a empresa para a inovao e deve proporcionar maior competitividade.

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BIBLIOGRAFIA

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Bibliografia

ASSIS, Rui, FIGUEIRA, Mrio. MICROSTOCK - Apoio Deciso em Gesto Econmica de Stocks. Lisboa, IAPMEI, 1991. HESKETT, James L.. Sweeping Changes in Distribution. Harvard Business Review, Mar.-Apr., 1973, pp. 123-132. HESKETT, James L.. Logistics: Essential to Strategy. Harvard Business Review, Nov.-Dez., 1977, pp. 85-96. JESUNO, Jorge Correia - A Negociao: Estratgias e Tcticas. Lisboa, Texto Editora, 1996. TERSINE, Richard J.. Materials Management and Inventory Systems. Amsterdam, North Holland, 1987. ZERMATI, Pierre. A Gesto de Stocks. Lisboa, Editorial Presena, 1986.

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GLOSSRIO

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Glossrio A Afectao de material ao stock uma reserva antecipada ao stock de determinada quantidade de material que se pretende disponvel para utilizao em data prevista no programa da produo. Armazm todo o espao coberto ou descoberto, adequado e responsabilizado para a arrumao ordenada dos materiais da empresa - stocks e outros - necessrios ao circuito produtivo, o qual detm todos os equipamentos apropriados : movimentao meios de manobra ou de transporte; conteno - os receptculos e estruturas para guardar os materiais com o mnimo risco possvel de os deteriorar. Arrumao a operao que consiste na disposio racional e criteriosa dos materiais nos dispositivos, ou nos locais prprios do armazm. Aviamento a actividade de entrega do material requisitado no local de aviamento ou o encaminhamento para o local de utilizao, em conformidade com a programao. C Ciclo de vida de um produto o perodo caracterizado por vrias fases (concepo e lanamento, crescimento ou desenvolvimento, maturidade e declnio), desde a pesquisa inicial at ao fim da produo. Codificao uma representao simblica ou uma referncia que identifica exactamente o material ou artigo de forma inequvoca. Conservao Consiste na preservao da qualidade dos materiais armazenados, assegurando que ao serem utilizados esto em perfeitas condies, mantendo intacto todos os seus atributos de qualidade, como as caractersticas fsico-qumicas, as formas e as dimenses. Consumo previsto S para um artigo do inventrio a previso de utilizao desse item, em unidades fsicas, para um determinado prazo (em princpio um ano), baseada nas necessidades independentes derivadas da procura nesse prazo. Contrato de fornecimento um acordo oneroso que obriga o contraente vendedor a transferir a propriedade do bem para o contraente comprador, mediante a obrigao deste retribuio ou pagamento do preo convencionado ou acordado, em valor monetrio e nas condies expressas no contrato, formalizado por uma encomenda ou nota de encomenda. Custo de efectivao de encomendas (Ce) de um artigo o custo administrativo anual relativo ao processamento das encomendas desse artigo. Custo de efectivao de uma encomenda (a) ou custo de passagem de uma encomenda o encargo total correspondente emisso de uma encomenda de um artigo (pode corresponder a uma posio da encomenda se esta tiver vrias posies), relativo aos encargos administrativos dos diferentes rgos intervenientes no processo de compra, at liquidao da factura. Custo de penria o custo resultante das roturas do stock as quis geram encargos devido s perturbaes causadas no fluxo material nos circuitos a jusante do armazm. Custo de posse (C p ) o custo inerente permanncia do stock mdio em armazm, num ano. Custo total anual (do stock) de um artigo o consumo anual desse material em valor, acrescido dos encargos logsticos de armazenagem e dos custos de gesto, referidos a um ano de explorao.

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GLOSSRIO

Custo total do stock CTS o somatrio dos custos totais do stock de todos os artigos que o integram, sendo composto pelo custo total dos materiais de armazm acrescido dos respectivos custos logsticos e de gesto. Custo unitrio (u) de um material o valor a que o material dever ser contabilizado entrada em armazm. D Designao do artigo o nome pelo qual o material conhecido na empresa. Disponvel terico total (Dtt) a quantidade actual em armazm acrescida das quantidades encomendadas, que ainda no deram entrada no armazm. E Especificao de um material o conjunto de requisitos da qualidade, isto , o conjunto de caractersticas, traduzido em termos qualitativos e quantitativos, que lhe confere aptides de utilidade e permite verificar a conformidade. Existncia mdia ( E ) o valor mdio das existncias da empresa num determinado intervalo de tempo (em unidades monetrias). Expedio a actividade que assegura as boas condies de acondicionamento do material durante o transporte para o exterior, assim como o carregamento eficiente do material no meio de transporte utilizado. F Funo armazenagem Compete preservar em boas condies os materiais armazenados e realizar o aviamento rapidamente e nas melhores condies de segurana. Funo aprovisionamento Compreende o conjunto de operaes que permitem pr disposio da empresa em tempo oportuno, na quantidade e na qualidade definida, todos os recursos materiais e servios necessrios ao seu funcionamento, ao menor custo.

Funo compras Compete celebrar e fazer cumprir contratos bilaterais em condies econmicas. Gesto econmica dos stocks Compreende a aplicao de um conjunto de princpios, regras de deciso e metodologias que permitem manter existncias econmicas. G Gesto fsica dos stocks Compete assegurar que as operaes realizadas com os materiais, desde a sua entrega na empresa at sua sada de armazm, sejam executadas com eficincia, isto , ao menor custo e em tempo oportuno. I Incoterm a abreviatura da expresso international commerce term. Os incoterms esto associados a condies standard que reportam entrega, ao transporte e ao risco associado ao fornecimento de bens (materiais/mercadorias). J JIT uma aproximao disciplinada gesto para melhorar a produtividade e a qualidade atravs do respeito pelas pessoas e da eliminao do desperdcio. JIT (Just-In-Time) uma filosofia de gesto global, centrada no mercado, cujo princpio fundamental "produzir quando e apenas o que o cliente necessita ou deseja e aprovisionar quando e apenas o necessrio e suficiente para garantir aquela produo. A gesto JIT prope-se alcanar os 6 objectivos seguintes: zero existncias em armazm; zero defeitos durante a fabricao; zero avarias dos equipamentos em produo; zero acidentes com o pessoal; zero atrasos e prazos curtos; zero papel em circulao e tem-se mostrado geradora de competitividade. L Logstica o processo estratgico (porque gera valor reconhecido pelos clientes, criando vantagem competitiva sustentada, na medida em que acrescenta diferenciao, aumenta a produtividade e a rendibilidade) do

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planeamento, organizao e controlo, eficaz e eficiente, dos fluxos e armazenagem de materiais (matrias primas, componentes, produo em curso, produtos semiacabados e acabados) e de informao relacionada, desde a origem (fornecedores) at ao destino final (consumidores) visando maximizar a satisfao das necessidades dos clientes, externos e internos. M Movimentao Consiste na deslocao fsica dos materiais utilizando o equipamento adequado, nunca acima das suas capacidades ou em movimentos para os quais no foi concebido, evitando assim riscos de danos fsicos e pessoais, em percursos que devem ser rectilneos e de distncia mnima, assegurando assim, custos inferiores. N Necessidade dependente toda a necessidade logstica a jusante do circuito material, perfeitamente determinada e resultante de: encomendas de produto(s) com quantidades e prazos de entrega definidos; encomendas de produto(s) de procura decorrente e cadncia de entrega determinada e encomendas de produto(s) cujo preo oramentado e o prazo de entrega fixado (segundo caderno de encargos). Necessidade independente toda a necessidade logstica a jusante do fluxo material, resultante de previso estatstica, baseada em histricos, ou no conhecimento da procura do produto e do respectivo ciclo de vida, com prazo de utilizao indeterminado. Necessidade logstica toda a solicitao de natureza material ou de servio, que visa satisfazer quantitativa, qualitativa e temporalmente, qualquer requisito de carncia a jusante do fluxo material, no cumprimento de um objectivo. Nvel de servio Ns Indica o nvel geral de satisfao das necessidades em termos de funcionamento de armazm, e da eficincia da Gesto de Stocks.

Nomenclatura o conjunto de elementos de identificao de um material. A nomenclatura compreende: a designao e a codificao que esto registadas no ficheiro de materiais. P Ponto de alerta (Pa) a quantidade de material correspondente ao stock de segurana adicionado quela que previsvel ser consumida durante o prazo de aprovisionamento do artigo em situao de reaprovisionamento, obrigando a uma imediata anlise da situao, logo que atingido. Ponto de encomenda (Pe) a quantidade de material correspondente ao stock de segurana adicionado quela que previsvel ser consumida durante o prazo de aprovisionamento do artigo, obrigando a um reaprovisionamento imediato logo que atingido. Prazo de aprovisionamento (Pa) ou de disponibilizao o intervalo de tempo que decorre entre a data de deteco da necessidade do material e a data de disponibilizao do material para o utilizador. Preo de compra o valor de factura do material, sem encargos adicionais a que fica sujeito, mas j com os descontos e bnus deduzidos. Preo de custo o total da soma dos valores da factura do fornecedor, dos encargos com a compra (transportes, seguros) e deduzidos os descontos comerciais obtidos. Pr-qualificao uma seleco de fornecedores, por famlias de materiais e de servios a aprovisionar, e realizar pela empresa com base numa avaliao objectiva e numa negociao de contratos abertos de fornecimento, a prazos renovveis. Processo de recepo qualitativa o conjunto de actividade que verifica se os materiais esto em conformidade com as especificaes das respectivas encomendas e com a legislao e regulamentao aplicveis.

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Procura a expresso dinmica de um mercado que corresponde a medidas qualitativas e quantitativas dos consumidores, que desejam e podem adquirir um produto. Q Quantidade econmica de encomenda a quantidade a encomendar de cada vez, que minimiza o custo total anual, relativo a cada artigo do inventrio do stock. R Recepo dos materiais a funo que assegura a conformidade das remessas de materiais dos fornecedores com os requisitos expressos nas respectivas encomendas. Rotura de stock em armazm Ocorre quando qualquer solicitao de material no for satisfeita na sua totalidade. S Saneamento de existncias a actividade que consiste na anlise peridica dos materiais existentes em armazm e na eliminao de todos aqueles que revelam muito baixa rotao por obsolescncia ou inadequao s necessidades. Stock mdio (Sm) a quantidade mdia do material em stock num determinado intervalo de tempo (em unidades fsicas). Stock ou stocks o conjunto de materiais consumveis ou de mercadorias acumulados, espera de uma utilizao posterior, mais ou menos prxima, e que permite assegurar o fornecimento aos

utilizadores quando necessrio. So os elementos patrimoniais classificados e valorizados em existncias. Stock de segurana tambm denominado stock de proteco um excedente de material (ou de produto), relativamente quantidade terica calculada, para fazer face aos excessos de consumos (ou de procura) num determinado perodo de tempo - perodo de risco - com o objectivo de cobrir as eventuais roturas de stock. T Taxa ou ndice de rotao Ir Indica o nmero de vezes que a existncia mdia foi renovada. Taxa ou ndice de rotao ptimo Iro Considera-se este ndice como o ndice padro que serve de termo de comparao para os Ir(s) obtidos, aplicado aos itens. Taxa ou ndice de cobertura Ic Indica o tempo de durao previsto para stock existente, em funo dos consumos mdios mensais, em meses. Taxa de Rotura Tr D indicao da percentagem de roturas de stock em armazm. Taxa de posse (t p ) Como uma taxa, apresentada sob a forma de percentagem, que aplicada existncia mdia anual. Unidade de trabalho caracterstica dos armazns - o produto (aritmtico) = Tonelada x metro.

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