PREPARANDO UN REPORTE DE FLUJO DE CAJA

08 de diciembre 2008

CMO CALCULAR EL REPORTE DE FLUJO DE CAJA MENSUAL

El flujo de caja incluye toda el dinero que entra y sale de su negocio, y es lo que mantiene al negocio vivo. De acuerdo a un estudio del US Bank, de cada 100 negocios que fracasan, el 82% de ellos quiebran debido a un mal manejo de flujo de caja. Para evitar que esto suceda, es importante preparar reportes de flujo de caja cada mes. Tambin hay que tener en cuenta que las ganancias de su negocio no son necesariamente iguales a su flujo de caja.

Un reporte de flujo de caja tiene cinco secciones:

1. Saldo Inicial de Efectivo: Esta seccin incluye el efectivo disponible en el banco y a mano al principio de cada mes. Si tiene $1,000 en su cuenta corriente y $200 en efectivo, su Saldo Inicial de Efectivo es de $1,200. 2. Fuentes de Efectivo: Incluye todas las actividades que traen dinero a su negocio, como las ventas en efectivo y el dinero que recibe cuando un cliente le paga una deuda. Si gan $1,000 en ventas y recibi $400 de personas que le pagaron las deudas que tenan con usted, sus Fuentes de Efectivo totales son de $1,400. 3. Usos de Efectivo: Incluye toda el dinero que se necesita para cubrir los gastos del negocio. Algunos ejemplos de esto son los gastos de renta (arriendo), salarios, materiales e impuestos. Si su renta mensual es de $700 y gast $200 para comprar materiales y $1,000 para pagar salarios, su Uso de Efectivo total es de $1,900. 4. Cambio Neto: Se calcula restando el total de Usos de Efectivo (seccin nmero 3) del total de Fuentes de Efectivo (seccin nmero 2). En nuestro ejemplo, el Cambio Neto sera: $1,400 - $1,900 = -$500. El signo negativo significa que se obtuvo un Cambio Neto negativo, lo que implica que su negocio est perdiendo dinero, o que usted est gastando ms de lo que recibe, lo que puede llevar a su negocio a la quiebra. Recuerde entonces que un Cambio Neto positivo es lo que hace que su negocio crezca. 5. Saldo Final de Efectivo: Se calcula sumando el Cambio Neto con el Saldo Inicial de Efectivo. En este caso sera entonces -$500 + $1,200 = $700. Esta cifra se convierte en el Saldo Inicial de Efectivo del prximo reporte (prximo mes).

MANTENIENDO REGISTROS EN SU NEGOCIO

08 de diciembre 2008

LA IMPORTANCIA DE GUARDAR COPIA DE TODAS SUS TRANSACCIONES

Sin importar el tipo de negocio que usted tenga, es muy importante que siempre mantenga copias de todas las transacciones de su negocio. Dichas copias le ayudarn a tener una idea general del estado de su negocio. Por ejemplo, le podrn ayudar a determinar los productos ms vendidos, los que no se venden

muy bien, y la ganancia que hace cada vez que vende cierto producto . Al mismo tiempo, dichas copias le proporcionarn la informacin necesaria para preparar los estados financieros y los impuestos de su negocio.

Siempre trate de mantener copias de las siguientes transacciones:

Gastos: Mantenga copias de todos los gastos que su negocio hace. Una manera excelente de monitorear los gastos es simplemente abrir una cuenta corriente en un banco, ya que le dar informacin exacta sobre la fecha, cantidad, y tipo de gastos que su negocio hace durante el mes.

Ingresos: Siempre registre los ingresos que recibe, las fechas en que son recibidos, y la fuente de estos pagos. Acurdese que su negocio puede recibir dinero de varias fuentes. Por ejemplo, usted puede recibir una ganancia al vender un producto o un servicio, al vender un bien del negocio (por ejemplo un automvil) para financiar sus operaciones, o de los dividendos que recibe de una inversin.

Inventario: Siempre mantenga copias del estado de su inventario. Actualice estas copias frecuentemente, apenas venda un tem, brrelo de su cuenta de inventario. Nmina de Pago: Siempre mantenga un record de la nmina de pago, sin importar el nmero de empleados que su negocio tenga. Como un contratante, usted es responsable de mantener copias de la informacin personal, el nmero de horas que trabaja, y el salario que recibe cada empleado de su negocio. Cada cuarto de ao, prepare el Form 941 (el Employees' Quarterly Federal Tax Return) , que muestra cunto se la ha retenido de impuestos y Social Security a cada empleado. Al mismo tiempo, cada ao tiene que preparar los formularios W-2, que resumen cunto ha ganado cada empleado y cunto dinero se le ha retenido durante el ao laboral. Este formulario tiene que mandrselo a cada empleado y al IRS (Servicio de Impuestos Internos).

ENCONTRANDO EL PUNTO DE EQUILIBRIO

08 de diciembre 2008

CMO CALCULAR EL PUNTO DE EQUILIBRIO DE SU NEGOCIO?

Sabe cuntos productos tiene que vender para que su negocio cubra todos sus gastos? El punto de equilibrioes una herramienta muy importante, ya que seala el nmero de ventas que su negocio necesita para cubrir sus gastos y empezar a percibir ganancias.

Pasos para calcular el punto de equilibro de su negocio:

1. Determine sus Gastos Fijos: Los gastos fijos son aquellos gastos que no puede evitar. Por ejemplo, la renta (arriendo) y los pagos a las compaas de seguro son considerados usualmente como gastos fijos. Si usted es dueo de una peluquera y gasta $800 por mes en el alquiler, $300 en seguros, y $100 en utilidades, su gasto fijo mensual es $1,200 ($800 + $300 + $100).

2. Calcule los Ingresos por Ventas (Sales Revenue): Realice una proyeccin realista de sus ganancias por venta y/o por mes. Si considera que va a hacer 100 cortes de pelo por mes y cobrar $20 por corte, su ingreso por venta es de $20 y su ingreso mensual es de$2,000 ($20 * 100). 3. Calcule su Ganancia Bruta: Es el dinero que le queda despus de pagar todos los gastos que necesita hacer para lograr la venta. Por ejemplo, si gasta $5 por corte de pelo ($1 por shampoo y $4 para el salario de un empleado), su ganancia bruta por venta es de$15 ($20 - $5) y sus ganancias brutas mensuales son de $1,500 ($15 * 100). 4. Calcule el Porcentaje de Ganancia Bruta: Esto le indicar qu porcentaje de cada dlar es ganancia bruta. Se calcula dividiendo su ganancia bruta promedio por su ingreso por venta promedio. En este caso, su porcentaje de ganancia bruta es 0.75, o 75% ($15/$20). Esto quiere decir que por cada dlar que gane, 75 centavos son ganancias. 5. Calcule su Punto de Equilibrio: Ahora podr dividir sus gastos fijos por el porcentaje de ganancia bruta para encontrar cuntas unidas debe vender para cubrir todos sus gastos. Su punto de equilibrio es $1,600 ($1,200/0.75), o 80 cortes de pelo por mes ($1,600/$20).

Si termina haciendo 100 cortes de pelo durante el mes como pensaba, usted ganar suficiente dinero para cubrir sus costos y hacer una ganancia. Pero si usted no logra hacer ms de 80 cortes de pelo, su negocio perder dinero.

Consejo Prctico: Si usted no logra alcanzar su punto de equilibrio, tendr que buscar una forma de reducirlo. Por ejemplo, considere trabajar desde su casa para evitar el gasto de renta, subir sus precios, o encontrar proveedores ms baratos.

Cmo puede saber si su idea comercial ser rentable?

Un anlisis de punto de equilibrio le indica la cantidad de ingresos que necesitar para cubrir sus gastos antes de que pueda lograr una ganancia. Para llevarlo a cabo, necesita saber cules son sus costos y sus ingresos por ventas.

Costos fijos. Los costos fijos (a veces llamados tambin "gastos generales") no varan mucho de mes a mes. Incluyen la renta, seguros, servicios pblicos y otros gastos fijos.

Ejemplo: Mara recientemente abri un taller de confeccin de vestidos. Ella disea vestidos formales y trajes para mujeres. Los costos fijos de Mary son de $6,000 mensuales.

Ingresos por ventas. Es el total de dlares por ventas que ingresan en su negocio cada mes o ao. Para llevar a cabo un anlisis de punto de equilibrio vlido, su proyeccin se debe basar en el volumen de negocios que realmente espera tener, no en cunto necesita para lograr una buena ganancia.

Ejemplo: Mara realmente cree que puede vender 25 vestidos al mes. Ella cobra $300 por cada vestido, as que sus ingresos mensuales por ventas son de $7,500 (25 x $300 = $7,500).

Ganancia bruta promedio por cada venta. Es el dinero que queda de cada dlar de venta despus de pagar los costos directos de una venta. Los costos directos son lo que usted paga por proporcionar su producto o servicio.

Ejemplo: Mara paga un promedio de $100 por insumos y materiales para hacer los vestidos que vende a $300. Por lo tanto la ganancia bruta promedio de Mary es $200 por cada vestido vendido ($300 - $100 = $200).

Porcentaje de ganancia bruta promedio. Indica qu parte, de cada dlar de ingreso por las ventas, es ganancia bruta. Para calcular su porcentaje de ganancia bruta promedio, divida la cifra de ganancia bruta promedio por el precio de venta promedio.

Ejemplo: Mara tiene una ganancia bruta promedio de $200 en los vestidos que vende a $300, as que su porcentaje de ganancia bruta es 66.7% ($200 $300 = 0.66666... = 66.7%).

CMO CALCULAR SU PUNTO DE EQUILIBRIO

Simplemente divida sus costos fijos estimados por su porcentaje de ganancia bruta para determinar la cantidad de ingresos por ventas que necesitar para alcanzar el punto de equilibrio.

Cantidad de Ganancias en Ventas Costos Porcentaje de = Requerida Para Alcanzar el Punto de Fijos Ganancia Bruta Equilibrio
Ejemplo: Los costos fijos de Mara son $6,000 por mes y su margen de ganancia esperado es de 66.7%. Por consiguiente, su punto de equilibrio es de $9,000, que debe conseguir gracias las ventas de vestidos cada mes ($6,000 0.667 = $9,000). En otras palabras, Mara debe ganar $9,000 cada mes slo para pagar sus costos fijos y sus costos directos (de producto). Este nmero no incluye ninguna ganancia, ni siquiera un sueldo para Mara.

Como el punto de equilibrio de es de $9,000 al mes y ella ha estimado ganar slo $7,500 al mes, Mara comprende que su negocio no sobrevivir, a menos que haga algunos cambios.

SI NO PUEDE ALCANZAR EL PUNTO DE EQUILIBRIO

Si su punto de equilibrio es superior a las ganancias esperadas, deber evaluar si se pueden cambiar ciertos aspectos de su plan para lograr un punto de equilibrio menor. Por ejemplo, t

Encontrar una fuente de suministros ms barata. Evaluar si es posible mantener el nivel de produccin contratando a menos personas. Ahorrarse el costo fijo en renta, trabajando desde su casa. Vender su producto o servicio a un precio ms alto.

Ejemplo: Despus de que Mara revis su anlisis de punto de equilibrio, decidi reducir sus gastos trabajando desde su casa en lugar de pagar arriendo por un taller de diseo. Esto redujo los gastos fijos de Mara desde $6,000 al mes hasta los $1,500 al mes. Con estos ahorros, su punto de equilibrio es ahora $2,250 al mes ($1,500 0.667 = $2,250). Como Mara cree que puede fcilmente vender 25 vestidos al mes, a $300 cada uno, sus ingresos totales por ventas sern de $7,500 al mes (25 x $300 = $7,500). Ahora Mara tendr una ganancia de ms de $5,000 cada mes ($7,500 - $2,250 = $5,250).

El estado de flujo de caja es el presupuesto de su empresa.

Es una de las herramientas de informacin ms crticas para su negocio, que le indica cunto dinero necesita para iniciar su negocio y mantenerlo funcionando. Tambin indica cundo ingresa el dinero al negocio y qu gastos deben pagarse. El resultado es la ganancia o la prdida al final del mes o del ao. Al igual que su presupuesto personal le puede mostrar que requiere ms ingresos para cubrir sus gastos, si el estado de flujo de caja muestra una prdida, necesitar ms ingresos para cubrir sus gastos.

Los estados de flujo de caja indican cuatro cosas: 1. 2. 3. 4. Ingresos: De dnde viene el efectivo (ventas, inversiones, otros). Gastos: En qu se usa el efectivo (costos, intereses, impuestos). Programa: Cundo tuvieron lugar las actividades (qu mes o trimestre). Ganancia o Prdida: Cunto queda al final del anlisis (llamado tambin a veces ejercicio). Si lo que queda es un valor positivo, se dir que hubo una ganancia. Si lo que queda es un valor negativo, se dir que hubo una prdida.

El marketing es una manera clave de promover su negocio y aumentar las ventas de sus productos o servicios.

El marketing toma tiempo, planificacin y compromiso. El marketing debe ser estratgico.

Haga Crecer su Negocio

Si su meta es hacer crecer su negocio, puede lograrlo a travs de estrategias de marketing de cuatro maneras: 1. 2. 3. 4. Adquiriendo ms clientes. Convenciendo a cada cliente para que compre ms productos. Convenciendo a cada cliente para que compre productos ms caros. Convenciendo a cada cliente para que compre los productos ms rentables.

Lograr estas metas aumentar sus ingresos y ganancias. Empiece primero enfocndose en adquirir ms clientes. Al adquirir ms clientes aumentar su base de ingresos. Tenga presente que el marketing es diferente entre los negocios pequeos y las grandes compaas. Si es como la mayora de los dueos de pequeas empresas, su presupuesto para marketing es limitado. Puede aumentar al mximo su presupuesto enfocando sus esfuerzos en adquirir clientes de un grupo especfico.

La razn por la que el marketing especfico (dirigido a un tipo de pblico en particular) es importante es por que slo una parte de la poblacin tiene la probabilidad de comprar cualquier producto o servicio. Si se toma el tiempo deapuntar sus esfuerzos de marketing y ventas al nicho de mercado correcto, ser ms productivo y no desperdiciar ni sus esfuerzos ni su tiempo.

Para tener xito en el marketing usted debe tener en cuenta las necesidades y los deseos de sus clientes. Las personas que provienen de diferentes entornos y culturas tienen necesidades e intereses diferentes. Intente atraerlas de la forma que sea ms cmoda y conocida para ellas.