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UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE PR-REITORIA DE RECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTO DE DESENVOLVIMENTO DE RECURSOS HUMANOS GRUPO DE ESTUDO DE SADE

MENTAL E TRABALHO

PROGRAMA DE TUTORIZAO ORGANIZACIONAL SERVIDORES TCNICO-ADMINISTRATIVOS MANUAL DE INSTRUO

JUNHO 2006

Administrao da UFRN Jos Ivonildo do Rgo Reitor Nilsen de Carvalho Filho Vice-reitor Joo Carlos Tenrio Argolo Pr-reitor de Recursos Humanos Joseleno Marques Diretor DDRH Equipe Tcnica-Executora Angela Lobo Costa - Diretora da Diviso de Acompanhamento e Avaliao Maria Daisy Mosca de Sousa Equipe Executora de Apoio Edson Antunes de Lima Wilza Alves Lessa Equipe Consultora Livia de Oliveira Borges Coordenadora do GEST Simone Lopes de Melo Alessandra Silva de Oliveira Fbio Henrique Vieira de Cristo e Silva

UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE PR-REITORIA DE RECURSOS HUMANOS

Natal, 16 de junho de 2006 Caro servidor, O plano de gesto da UFRN se fundamenta em princpios como a pluralidade, a autonomia, a tica e a transparncia. Prever aes expressivas de tais princpios demanda a valorizao de todos os servidores (professores e servidores tcnicoadministrativos), enquanto sujeitos conscientes de seu papel social no exerccio de cargos pblicos. A expresso da valorizao da pluralidade e da autonomia requer o respeito s diferenas e diversidade de idias. A expresso da tica e da transparncia na gesto das pessoas abrange, entre outros aspectos, as expectativas de um desempenho do servidor compatvel com os cargos que ocupa, bem como o cultivo dos hbitos de prestao de contas, da avaliao e do controle sobre o desempenho e a aplicao de recursos. Implementar um plano de gesto com tais caractersticas implica, pois, a necessidade de estimular as atitudes de auto-exigncia dos servidores em relao ao prprio desempenho profissional e, ao mesmo tempo, de prov-lo das melhores condies possveis de trabalho. Compete-nos, na Pr-reitoria de Recursos Humanos, valorizar o servidor, garantindo-lhe as condies scio-humanas de trabalho e concretizando, em suas aes, os princpios mencionados. Por isso, a Pr-Reitoria de Recursos Humanos, por meio do Departamento de Desenvolvimento de Recursos Humanos sob o assessoramento do Grupo de Estudos de Sade Mental e Trabalho (GEST) , est comprometida a implementar um programa de tutorizao organizacional para os servidores em estgio probatrio. Visamos incrementar a integrao dos novos servidores s suas atividades de trabalho e entre si, contribuindo para que o servidor possa produzir com qualidade, autonomia e criatividade. Apresentamos a seguir orientaes adicionais e sucintas a fim de facilitar participao de todos os atores na implementao do programa e/ou na aplicao da Resoluo 008/2006-CONSAD. A qualidade do programa decorrer da qualidade da participao de todos. Saudaes,

Joo Carlos Tenrio Argolo Pr-reitor de Recursos Humanos

Programa de tutorizao organizacional da UFRN Manual de instruo

Objetivo do manual de instruo O presente manual foi elaborado com o objetivo de apoiar os principais atores do programa de tutorizao organizacional tutores, tutorandos, chefias ou diretores oferecendo orientaes especficas implementao do programa na UFRN.

Justificativa Implementar um programa de tutorizao dos novos servidores se justifica em vrias razes, entre as quais: Aliar-se s tendncias atuais de investir de modo crescente na gesto de pessoas com vistas a um melhor desempenho humano. Reconhecer a necessidade de maior apoio organizacional queles que esto ingressando na UFRN e contribuir para a construo de um vnculo slido entre a instituio e aqueles servidores recm-admitidos. Reconhecer que h larga amplitude de melhoria de desempenho, medida que existem nveis desiguais de desempenho dos servidores que apontam. Considerar que o carter individualizado do processo de tutorizao contribui para fortalecer as atitudes autnomas e criativas dos servidores e facilita a valorizao da diversidade de idias bem como as diferenas por reas de conhecimento e individuais. Considerar que o programa tem potencialidade para valorizar a experincia profissional dos designados para tutor, incentivando as atitudes de compartilhar experincias, acolher os novatos e formar equipes. Entender que o programa poder contribuir na democratizao do acesso informao na UFRN, requisito bsico para a construo do desempenho autnomo. Um acompanhamento mais detalhado e respeitosamente registrado valoriza o servidor, ao mesmo tempo em que cria oportunidades de ampliar a transparncia da gesto de pessoas.

4 Compreender que qualquer esforo para primar pelo desempenho do servidor exprime o compromisso tico com a aplicao de recursos pblicos e, no caso do acompanhamento do novo servidor na UFRN, faz jus ao esforo despendido de atrair pessoal, selecionar e nomear. Permitir UFRN cumprir com a legislao federal sobre o estgio probatrio e, ao mesmo tempo, valorizar a cultura local de bem acolher aqueles que chegam. Valorizar aqueles em cargos de gerenciamento e chefia, facilitando-lhe a delegao de autoridade e, ao mesmo tempo, subsidiando com registros mais sistemticos sobre o acompanhamento da integrao dos novos servidores. Permitir antecipar decises e adotar medidas que corrijam problemas no seu surgimento.

Objetivo geral O programa de tutorizao organizacional da UFRN, no qual um servidor experiente designado para apoiar um servidor novo, visa que este possa realizar uma apreenso mais rpida da cultura, das normas e da sua tarefa, de forma a adaptar-se mais rapidamente e desempenhar com qualidade e criatividade.

Objetivos Especficos Contribuir para fortalecer o desempenho profissional dos novos servidores; Promover o acolhimento e integrao dos novos servidores; Criar canais igualitrios de acesso informao para todos; Construir um banco de dados; Cumprir com a legislao sobre estgio probatrio.

Diretrizes gerais do programa de tutorizao Tendo em vista a consecuo dos objetivos j apresentados bem como as razes que justificaram a proposio do programa, este ser implementado considerando as seguintes diretrizes: preciso estimular o bom desempenho pautado na integral realizao das atribuies de cada cargo e em concomitncia com os princpios gerais da universidade;

5 direito de todos o acesso s informaes necessrias ao bom desempenho; Todo novo servidor necessita de apoio para obter informao; A diversidade inerente a uma universidade suscita aes de gerenciamento e

acompanhamento diferenciados e flexveis, favorecendo a inovao; A complexidade das atividades universitrias implica a impossibilidade da chefia imediata sozinha oferecer um acompanhamento pleno a todo novo servidor; Aqueles que exercem os cargos de chefia precisam contar com o apoio dos demais servidores com especial experincia na UFRN; O sucesso do desempenho dos novos servidores depende tanto da iniciativa deles quanto do apoio oferecido pela instituio; O apoio oferecido ao desempenho profissional dos novos servidores, para ser distribudo de forma mais democrtica e eqitativa, necessita ser institucionalizado, mesmo que se reconhea que o apoio informal, culturalmente oferecido por todos na UFRN, continue de central importncia.

A institucionalizao do programa

A proposta do programa nasceu por iniciativa da PRH. Por isso, foi designada uma equipe tcnica interna para desenvolver o projeto e convidou-se para prestar consultoria um grupo de pesquisa da prpria instituio que tem focalizado o tema da socializao organizacional em suas pesquisas. Aps a elaborao inicial, a proposta foi apresentada em todos os centros acadmicos e demais unidades administrativas desta universidade e em fruns de discusses formados por representantes convidados pela PRH. Paulatinamente a proposta foi sendo aperfeioada. Tramitou nos colegiados competentes para o assunto, sendo institucionalizada pelo CONSAD conforme orienta a resoluo n 008, de 20 de abril de 2006, que dispe sobre o acompanhamento e avaliao para homologao do estgio probatrio dos servidores tcnico-administrativos.

O que estgio probatrio? Estgio Probatrio o perodo de 36 (trinta e seis) meses, contados a partir da entrada em exerccio do servidor nomeado para cargo de provimento efetivo, durante o qual sua aptido e

6 capacidade sero objeto de avaliao para o desempenho do cargo, observados os seguintes fatores: assiduidade; disciplina; capacidade de iniciativa; produtividade; responsabilidade.

O papel dos atores do programa Estaro participando diretamente da implementao do programa os servidores em estgio probatrio e as diversas chefias e diretores da UFRN a quem se reportam, os tutores designados para acompanhar o processo, o Departamento de Desenvolvimento de Recursos Humanos da PRH e as comisses de avaliao do estgio probatrio. Cada um desses atores tem suas atribuies designadas na Resoluo 008/2006 do CONSAD, j citada.

Chefia O acompanhamento do estgio probatrio ser de responsabilidade da chefia imediata, apoiada por um processo de tutorizao. Define-se por tutorizao o relacionamento contnuo estabelecido entre um servidor experiente e outro servidor em processo de insero no meio institucional; relacionamento este que deve facilitar o acesso s informaes pelo iniciante, compartilhar as vivncias na organizao, nos seus aspectos profissionais, culturais e humanos e incentivar o desempenho autnomo do novo servidor.

Tutor O tutor do servidor tcnico-administrativo ser indicado pela chefia imediata do setor, observados os seguintes requisitos: ocupar cargo de nvel igual ou superior ao servidor em estgio probatrio; estar lotado no mesmo setor; ter sua indicao referendada pelo dirigente da Unidade.

7 Conforme a resoluo no 008/2006-CONSAD, j citada, compete ao tutor as seguintes atribuies: Colaborar na insero scio-profissional do servidor, orientando-o sobre aspectos institucionais de seu interesse e inerentes s suas atribuies; Assessorar o servidor na elaborao do Plano de Trabalho e acompanhar a sua execuo; Interagir com o Departamento de Desenvolvimento de Recursos Humanos (DDRH) e demais rgos, sempre que necessrio. Para compreender o papel do tutor necessrio ter em conta mais do que suas atribuies explcitas. necessrio considerar que o papel do tutor dever ser desenvolvido tendo em vista os princpios que norteiam o plano de gesto da UFRN bem como as diretrizes do programa. No se espera que o tutor funcione como um chefe, como um auxiliar ou como substituto do novo servidor. Mas que assuma um papel de assessoramento, conselheiro e facilitador. O tutor deve abrir os caminhos, apontar alternativas, introduzir o novo servidor em alguns ambientes quando se fizer necessrio, apresentar a outros servidores e ouvir as queixas do novo servidor. O tutor no deve decidir pelo tutorando nem fazer nenhuma de suas tarefas. Seu papel eminentemente educativo. O tutor deve incentivar a reflexo do tutorando sobre o papel social do seu cargo na UFRN, bem como a reflexo sobre a articulao de suas atribuies e tarefas com as funes fins da universidade (ensino, pesquisa e extenso). Da mesma forma, o tutor precisa considerar a autonomia do tutorando e reconhecer que este o principal interessado em construir um desempenho de elevada qualidade e ser bem sucedido no processo de adaptao instituio. Em contrapartida, espera-se que o tutor perceba a sua participao no processo como a expresso da valorizao e respeito sua experincia profissional na UFRN. Ele assumir o papel de representar a instituio pblica UFRN mais imediatamente perante o seu tutorando. A atividade de bem acolher os novatos passa a ser reconhecida como uma atribuio profissional.

Tutorando Designao para o novo servidor tcnico-administrativo enquanto um sujeito ativo no processo de tutorizao. o principal ator do processo. Por isso, espera-se dele um envolvimento pr-ativo no processo, de forma que do tutorando que deve partir a iniciativa do processo,

8 tendo em vista tanto o sucesso de sua integrao UFRN quanto a realizao de todos os registros pertinentes ao processo de tutorizao.

Departamento de desenvolvimento de recursos humanos (DDRH) O DDRH acompanha, orientar e registrar as atividades de tutoria, proporcionando assistncia e suporte tcnico-administrativo a todos os demais atores do processo. Compete ao DDRH instruir e orientar sobre o uso dos instrumentos de registro, os trmites administrativos e o cumprimento de prazos. Compete tambm apoiar os tutores, orientando-os sobre o relacionamento a ser mantido com o tutorando. Com este objetivo, o DDRH, por meio de sua Diviso de Acompanhamento e Avaliao dever organizar reunies com os tutores. O DDRH mantm canais de comunicao permanente com os atores do processo. Assim, disponibiliza um e-mail exclusivo para tratar assuntos do programa, a saber: estgioprobatorio@prh.ufrn.br. Da mesma forma, mantm disponveis os formulrios, a resoluo 008/CONSAD, manual de instruo e outros documentos necessrios no (www.prh.ufrn.br). site especfico

A comisso de avaliao Esta comisso formada pela chefia imediata do servidor em estgio probatrio, mais dois servidores em cargos de igual nvel ou superior ao do avaliando e pelo tutor, na funo de consultor. Entra em cena no perodo final do estgio probatrio (32 o ms) e responsvel por analisar os registros do processo de adaptao do servidor (relatrios, formulrios) e elaborar parecer qualitativo acerca do desempenho do servidor durante todo o perodo probatrio, indicando a homologao ou no.

Os registros e a formalizaes do processo

Ao iniciar o estgio probatrio, o servidor dever, juntamente com o Tutor, elaborar seu Plano de Trabalho para o perodo designado para seu acompanhamento e acordado com a chefia imediata, no prazo mximo de 30 (trinta) dias a contar da entrada em exerccio. As formalizaes do processo de acompanhamento 8 o (oitavo), 16o (dcimo sexto) e 24o (vigsimo quarto) meses do perodo do estgio probatrio constaro dos seguintes procedimentos:

9 Emisso de correspondncia interna do Departamento de Desenvolvimento de Recursos Humanos (DDRH) s chefias imediatas dos servidores em estgio probatrio, comunicando e orientando sobre instrumentos e prazos; Registro na Ficha de Acompanhamento do Servidor em Estgio Probatrio. Os instrumentos preenchidos devero ser enviados eletronicamente para o DDRH e impressos, datados e assinados para arquivamento na unidade do avaliando. Em cada oportunidade de preenchimento da ficha de acompanhamento, o servidor em estgio probatrio sob acompanhamento do tutor e aprovao do chefe imediato poder atualizar, modificar ou reformular o plano de trabalho. Entende-se que tais mudanas fazem parte do dinamismo das atividades do servidor e da universidade bem como podem ser fruto do prprio processo de integrar-se a UFRN. A ltima formalizao ocorre na avaliao final, no 32 o ms, consistindo nos seguintes procedimentos (Res. 008/06-CONSAD, Art. 9o): Emisso de correspondncia do Departamento de Desenvolvimento de Recursos Humanos (DDRH) s chefias imediatas dos servidores em estgio probatrio, comunicando e orientando sobre instrumentos, prazos e trmite do processo; Registro na Ficha de Acompanhamento do Servidor em Estgio Probatrio e elaborao do Relatrio de Desempenho. Os instrumentos preenchidos devem ser impressos, datados e assinados para serem anexados ao processo de homologao. Formalizao do processo na secretaria da unidade do avaliando, contendo os seguintes documentos: o o o o o o Requerimento padro ao Reitor para homologao do estgio probatrio; Portaria de designao do Tutor do servidor em estgio probatrio; Portaria de designao da comisso de avaliao do estgio probatrio; O Plano de Trabalho do perodo em anlise; Fichas de Acompanhamento do Servidor em Estgio Probatrio; Relatrio final da avaliao de desempenho abrangendo todo o perodo probatrio.

O processo protocolado seguir o trmite para a comisso de avaliao, para o dirigente da unidade e para o DDRH, que encaminhar as providncias cabveis homologao.

10 O servidor que no for aprovado no estgio probatrio ser exonerado do cargo, ou, se estvel, reconduzido ao cargo anteriormente ocupado, observado o direito de defesa.

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Situaes especficas da implantao A resoluo 008/2006-CONSAD se aplica a todos os servidores tcnico-administrativos em estgio probatrio atualmente. No entanto, dentro do intervalo de menos de 36 meses de trabalho na UFRN h uma relevante variao de tempo de servio e/ou de situaes, exigindo adaptaes tambm diferenciadas na aplicao da resoluo. Seguiram, por conseqncia, correspondncias especficas por data de admisso dos servidores sobre o assunto para os dirigentes e/ou as chefias. A Tabela 1 sintetiza tais diferenciaes.

Tabela 1 Tempo de servio e registros necessrios


Tempo de servio Ingressaram a partir de 2005 Atores Chefia imediata Tutor Tutorando Comisso de Avaliao Dirigente da unidade DDRH Ingressaram em 2004 Chefia (tutor) Tutorando Comisso de avaliao Dirigente da unidade DDRH Ingressaram em 2003 Chefia Tutorando Comisso de avaliao Dirigente da unidade DDRH Plano de trabalho Ficha de acompanhamento do 24o ms (junho dez) Ficha de acompanhamento final no 32o ms. Processo em conformidade com o art. 7 da Resoluo 008/2006-CONSAD Ficha de acompanhamento final no 32o ms. Plano de trabalho Fichas de acompanhamento do 16o e 24o meses Ficha de acompanhamento final no 32o ms. Processo em conformidade com o art. 7 da Resoluo 008/2006-CONSAD Registros

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Fluxograma

Envio eletrnico para DDRH

Envio eletrnico para DDRH

Orientaes preliminares do DDRH

Plano de trabalho

Fichas de acompanhamento no 8o, 16 o e 24 o meses

Ficha e Relatrio de acompanhamento final (32 ms)

Comisso de Avaliao

Arquivo no setor

Atualizao do plano de trabalho Diretor da Unidade Arquivo no setor Envio ao Diretor do DDRH

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Instruo de preenchimento dos formulrios


Todos os formulrios devem ser preenchidos digitalmente (no computador) e enviados eletronicamente ao DDRH e arquivados impressos e com as assinaturas correspondentes no setor do servidor em estgio probatrio. Devem ser observados os aspectos destacados abaixo sobre cada formulrio e seus campos. Plano de trabalho Campo 1 Identificao a parte destinada identificao do servidor em estgio probatrio, do tutor e da chefia. Requer um preenchimento elementar, mas que exige ateno. O nome de cada ator dever ser digitado por extenso e completo. O perodo inicial a ser preenchido a data da elaborao do plano e o perodo final o 36 ms do estgio probatrio. Campo 2 Planejamento de atividades a parte destinada ao contedo propriamente dito do formulrio e est dividido em vrios subcampos. O preenchimento discursivo e exige elaborao por parte dos atores. Campo 2.1 - Principais atribuies e responsabilidades no local de trabalho O preenchimento deste campo est relacionado s atribuies fixadas no plano de cargos e salrios, mas no deve se limitar quelas. Os atores devem ser especficos e enumerar com preciso com que atribuies e responsabilidades aquele servidor em estgio probatrio est se comprometendo. Campo 2.2 - Padres de desempenho esperados para cada critrio Nestes campos devero ser registrados as metas e padres esperados do estagirio segundo os critrios de avaliao estabelecidos na legislao sobre o estgio probatrio. Cada meta deve ter em vista as atribuies e responsabilidades registradas no Campo 2.1. Os atores devem ter em conta que todas as metas e padres esperados devem ser planejados tendo em vista o bom funcionamento do setor. Portanto, devem expressar o acordo firmado entre os atores sobre a distribuio de carga horria, disciplina, iniciativa esperada, responsabilidade, prazos de realizao de atividades, etc. As metas e padres devem ser expressos de maneira to objetiva e clara que funcione como parmetro de referncia durante todo o acompanhamento do servidor em estgio probatrio.

14 Ficha de acompanhamento Campos 1 e 2 So campos destinados identificao do servidor em estgio probatrio e do tutor. Devem ser preenchidos conforme os cuidados j recomendados no formulrio anterior. Campos 3 a 6 Refere-se a itens sobre assiduidade, disciplina, iniciativa e responsabilidade. O preenchimento destes campos ser tanto mais facilitado, quanto melhor os padres de qualidade estejam objetivamente expressos no plano de trabalho. So campos estruturados, cujo preenchimento consiste em escolher a alternativa que melhor se aplica para descrever o desempenho daquele servidor. Campo 7 - Consecuo de objetivos e metas de trabalho Todos os sub-campos se destinam descrio da produtividade do servidor em estgio probatrio. As respostas so discursivas e livres. No entanto, os atores devem ter como referncia as atividades e as metas estabelecidas no plano de trabalho. As reflexes desenvolvidas no preenchimento deste campo podem indicar a necessidade de atualizar o plano de trabalho. Neste caso, o plano de trabalho deve ser re-preenchido. Parecer do tutor Espao de uso exclusivo do tutor. Tambm exige resposta discursiva. Endossos Referem-se aos campos destinados s assinaturas do atores. Para ser enviado eletronicamente, digitar nome e matrcula de cada envolvido.