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Objetivo
fornecer subsdios tcnicos para a preservao de acervos documentais a partir de sua produo, garantindo o seu armazenamento adequado e seguro.
Escopo
A preservao de documentos de arquivo, em qualquer suporte, depende dos procedimentos adotados em sua produo, tramitao, acondicionamento e armazenamento fsico.
Produo e Acesso
Nos processos de produo, tramitao, organizao e acesso aos documentos, devero ser observados procedimentos especficos, de acordo com os diferentes gneros documentais, com vistas a assegurar sua preservao durante o prazo de guarda estabelecido na tabela de temporalidade.
UM CAOS DE TERMOS
1. DEFINIES
1.1 Preservao o conjunto de medidas e estratgias de ordem administrativa, poltica e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a proteo do patrimnio. Ex.: Leis, Campanhas, Congressos etc.
DEFINIES
1.2 Conservao o levantamento, estudo e controle das causas de degradao, permitindo a adoo de medidas de preveno. um procedimento prtico aplicado na preservao. Ex.: Diagnstico, monitoramento ambiental, vistoria, etc.
REPERTRIO/MXIMA
Conservar atuar de maneira consciente, evitando e controlando riscos, bem como propondo procedimentos e protocolos como metas ou como procedimentos cotidianos que de fato preservam as qualidades materiais, portanto documentais, das colees.
DEFINIES
1.3 Restaurao um conjunto de medidas que objetivam a estabilizao ou a reverso de danos fsicos ou qumicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a no comprometer sua integridade e seu carter histrico.
DEFINIES
1.4 Conservao Preventiva So intervenes diretas, feitas com a finalidade de resguardar o objeto, prevenindo possveis malefcios. Ex.: Higienizao, pequenos reparos, acondicionamento etc.
Os desastres constituem os fatores de maior gravidade na destruio dos documentos. Danos provocados pelo fogo e gua podem estar ligados a causas naturais, como terremoto, vulces, furaes ou fortes tempestades. Raio e descargas eltricas podem causar incndios. Do rompimento de tubulaes de gua, do destelhamento, da obstruo de calha e com a elevao dos leitos de rios podem surgir inundaes.
Os fungos constituem-se de duas partes diferenciadas: a vegetativa que composta de hifas que servem de fixao e absoro de alimentos; e a reprodutiva, onde se encontra uma clula que produz vrios esporos. Com poucas excees, sua reproduo se faz por esporulao. Os esporos so clulas ovais, altamente resistentes aos ambientes desfavorveis.
Os danos que os insetos causam aos acervos so bastante conhecidos. Produzem estrados de grande intensidade, durante tempos relativamente curtos. A ao destrutiva maior nas regies de clima tropical, cujas condies de calor e umidade relativa elevadas provocam numerosos ciclos reprodutivos anuais e desenvolvimento embrionrio mais rpido.
3.2 - Baratas Os Blattoideas fazem uma metamorfose incompleta, passando do ovo para a ninfa e a seguir fase adulta. Preferem locais escuros, quentes e midos. Em geral se desenvolvem nos depsitos e nos condutores de instalaes hidrulicas e eltricas. So atradas para os ambientes pelos resduos alimentares. Tal como as traas, causam danos nas superfcies e nas margens de documentos e das encadernaes.
3.5 Piolhos
Os Psocpteros, vulgarmente conhecidos como piolho de livros, pequenos insetos de cor amarela-avermelhada, so frequentemente encontrados entre as folhas. Sobrevivem em locais muito midos, pois so insetos que no atacam diretamente o documento, porm alimentam-se dos fungos e de restos de outros insetos mortos, e pode causar danos nos livros roendo as encadernaes, formando pequenos orifcios de contorno irregular.
2. BIOSSEGURANA EM ARQUIVOS
2.1 Conceito de Biossegurana: Conjunto de medidas voltadas para a preveno , minimizao ou eliminao de riscos inerentes s atividades que possam comprometer a sade do homem, dos animais, do meio ambiente, ou a qualidade dos trabalhos desenvolvidos.
2. BIOSSEGURANA EM ARQUIVOS
No Brasil est formatada legalmente para os processos envolvendo organismos geneticamente modificados e questes relativas pesquisas cientficas com clulas-tronco embrionrias.
2.3 O rgo regulador dessa Lei a Comisso Tcnica Nacional de Biossegurana (CTNBio), integrada por profissionais de diversos ministrios e indstrias biotecnolgicas.
Por outro lado, a palavra biossegurana, tambm aparece em ambientes onde a moderna biotecnologia no est presente, tais como: indstrias, hospitais, laboratrios de sade pblica, laboratrios de anlises clnicas, hemocentros, universidades e porque no nos arquivos?
No sentido da preveno dos riscos gerados pelos agentes qumicos, fsicos e ergonmicos, envolvidos em processos onde o risco biolgico se faz presente ou no.
4. EQUIPAMENTOS DE PROTEO INDIVIDUAL (EPIs):boas prticas essenciais durante o trabalho de organizao (1/2)
Luvas descartveis sugere-se sua troca de 3 em 3 horas;
Mscara descartvel - sugere-se sua troca de 3 em 3 horas; Touca descartvel- sugere-se sua troca de 3 em 3 horas;
4. EQUIPAMENTOS DE PROTEO INDIVIDUAL (EPIs): boas prticas essenciais durante o trabalho de organizao (2/2)
Pode-se aplicar a compartimentizao afim de facilitar a busca nos depsitos, equipar com portas corta-fogo e de preferncia, tambm com sistemas independentes de energia eltrica, de aerao (solues de baixo custo) ou de climatizao. Se possvel separar os documentos da rea-meio e fim.
Evitar tubulaes hidrulicas, caixas dgua e quadro de energia eltrica sobre as reas de depsito; Evitar todo tipo de material que possa promover risco de propagao de fogo ou formao de gases, como madeiras, pinturas e revestimentos;
A adoo dos parmetros recomendados por diferentes autores (de temperatura entre 15 e 22 C e de umidade relativa entre 45 e 60) exige, nos climas quentes e midos, o emprego de meios mecnicos sofisticados, resultando em altos custos de investimento em equipamentos, manuteno e energia.
2.
4. Reavaliar a utilidade de condicionadores mecnicos quando os equipamentos de climatizao no puderem ser mantidos em funcionamento sem interrupo;
6. Monitorar os nveis de luminosidade, em especial radiaes ultravioletas; 7. Reduzir ao mximo a radiao UV emitida por lmpada fluorescentes, aplicando filtro bloqueadores aos tubos ou s luminrias;
6. ACONDICIONAMENTO
Os documentos devem ser acondicionados em mobilirio e invlucros apropriados, que assegurem sua preservao. Os documentos de valor permanente devem ser acondicionados com papis alcalinos. Nenhum documento deve ser armazenado diretamente sobre o cho. As embalagens protegem os documentos contra: poeiras;
danos acidentais;
minimizam as variaes externas de temperatura e umidade relativas; reduzem os riscos de danos por gua e fogo em casos de desastres
6. ACONDICIONAMENTO (cont.)
Todos os materiais usados para o armazenamento de documentos permanentes devem manter-se quimicamente estveis ao longo do tempo, no podendo provocar reaes que afetem a preservao dos documentos.
Os papis e cartes empregados na produo de caixas e invlucros devem ser ALCALINOS e corresponder s expectativas de preservao de documentos. No caso de caixas-box no confeccionadas em carto alcalino, recomenda-se o uso de invlucros internos de papel alcalino, para evitar o contato direto de documentos com materiais instveis.
O manuseio inadequado tambm tem seu custo. Se o manuseio normal produz, inevitavelmente, alguns danos, o manuseio descuidado rapidamente conduz a problemas srios e irreparveis.
A longevidade das colees ser significativamente estendida se forem observados e aplicados alguns procedimentos.
8. HIGIENIZAO DO ACERVO
A operao tcnica de higienizao nada mais do que manter o acervo de modo limpo e assptico.
Esta operao to simples de ser realizada e que, por isso mesmo, passa desapercebida por ns.
Assim sendo, transforma-se a curto prazo em um dos mais srios problemas enfrentados por bibliotecrios, arquivistas e por todos aqueles que tm a misso de manter um acervo em bom estado.
8.1 Limpeza
Seu uso deve ser individualizado, ou seja, cada pessoa ter que ter o seu.
9. Segurana (1/7)
Toda instituio arquivstica deve contar com um Plano de Emergncia escrito, direcionado para a preveno contra riscos potenciais e para o salvamento de acervos em situaes de calamidade com fogo, gua, insetos, roubo e vandalismo.
9. Segurana (2/7)
O que o plano de incluir? Um programa de manuteno do edifcio, partindo de um diagnstico prvio do prdio e de sua localizao para identificar: - riscos geogrficos e climticos que possam ameaar o prdio e o acervo; - vulnerabilidade do edifcio, quanto sua funo de proteger os acervos; - nveis de vulnerabilidade dos materiais que compem o acervo;
9. Segurana (3/7)
Plano de metas concretas e cronograma de prioridades para a eliminao do maior nmero possvel de riscos: - inspecionar regularmente o prdio; - manter em perfeitas condies de funcionamento os sistemas eltrico, hidrulico e de esgoto do prdio; - implantar um programa integrado contra pragas;
9. Segurana (4/7)
Plano de salvamento e de segurana humanos:
9. Segurana (5/7)
Plano de salvamento de acervos (plano de emergncia):
As instituies depositrias de acervos devero ter um plano de emergncia escrito para salvamento do acervo em casos de calamidade, atendendo s especificidade de seu acervo e s condies de localizao dele em suas dependncias.
Uma vez elaborados, iro requerer recursos materiais e humanos, sendo interessante poder organiz-los de forma cooperativa, entre instituies da cidade ou regio. Acervos de grande importncia para a instituio devero ser identificados com antecedncia. O ideal que este procedimento inclua uma planta baixa que indique claramente a localizao dos acervos prioritrios para efeito de resgate.
9. Segurana (6/7)
Cada instituio dever ter o seu prprio coordenador de emergncia, mesmo que esteja organizada em um plano cooperativo:
a) Coordenador tomar as decises e ir interagir com os demais membros do grupo, com as equipes de resgate tcnica e administrativa e com as reas tcnicas e administrativas da instituio; b) Agentes de comunicao faro contato com: - autoridades policiais, Corpo de Bombeiros ou Defesa Civil; - reas tcnicas da instituio; - demais instituies, imprensa; - empresas fornecedoras de materiais;
9. Segurana (7/7)
c) Especialistas de conservao, para os diferentes tipos de acervo, os quais podero ser da prpria instituio ou externos, dentro de um programa de cooperao entre instituies. d) Equipe tcnica substituta quando os integrantes da equipe titular no conseguirem chegar ao local a tempo. Esta equipe dever participar de todos os treinamentos e simulaes. O plano deve ser testado e revisto em intervalos regulares e todo o pessoal da instituio precisa estar familiarizado com ele, seja tendo participado de sua elaborao, ou pelo treinamento nos procedimentos de emergncia.
OBRIGADO !
pedro.neto@tjam.jus.br nettotheone@gmail.com