Classification des réunions

La première responsabilité d’un conducteur de réunion quelconque est de savoir quel genre de
réunion il doit conduire afin de différencier chaque fois le rôle à assumer. Toute classification
est arbitraire, mais nous pouvons retenir entre autre :

Les réunions d’information

Il y a deux types de réunions d’informations :
1. Réunions d’information descendante :
Concerne toutes réunions où une personne est chargée de transmettre une information à un
groupe dont elle fait partie par exemple : un bilan, un exposé, un rapport d’enquête, un exposé
de décisions….
2. Réunions d’information ascendante :
Elles ont comme objectif de recueillir des informations auprès des personnes qui sont
directement en contact avec la réalité, comprendre ce qui se passe sur le terrain et réajuster
éventuellement les actions.

Les réunions de prise de décision :

Elles comportent 4 étapes successives
A. le relevé des faits (phase informative) ;
B. les avis sur les faits (phase de discussion) ;
C. la recherche de solutions (phase de création) ;
D. la prise de décision (phase de choix).

Les réunions de négociation :

Des sous groupes d’opinions divergents sont réunis en vue d’une confrontation des points de
vue, confrontation suivie d’une médiation ou d’une négociation.

Les réunions de discussion :

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Il s’agit de discussion aboutissant soit à des décisions soit à des conclusions par rapport à un
thème ou un sujet.

Les réunions de groupes à objectif de formation :

Des groupes sont réunis en vue de résoudre des problèmes. On distingue :
• Les groupes de résolution de problèmes et de conflits ;
• Les groupes de créativité : On utilise le Brainstorming pour générer des idées
nouvelles en faisant appel à l’imagination créatrice.

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Les principaux rôles d’une réunion :

• Rôles stratégiques ;
• Rôle d’aide au déroulement ;
• Rôles opérationnels ;
• Rôles d’aide sur le contenu.

L’étape Planification :
• Etablir l’ordre du jour et fixer la durée ;
• Formulation des différents objectifs en identifiant les types d’objectifs visés
(information, production, étude, décision) ;
• Ordre de traitement des objectifs et durée nécessaire pour chacun ;
• Pause éventuelle.

N.B : dans la mesure du possible, il faut éviter d’organiser des réunions dépassant 1h30 et
savoir limiter le nombre d’objectifs.

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Fonctions et principaux outils de l’animateur lors de la réunion :
A. Au début :
Cadrer la réunion : rappeler l’ordre du jour et les objectifs à atteindre, préciser les limites et
les contraintes imposées, les présentations, méthodes de travail etc.
B. En cours :
- Réguler les échanges : Distribuer la parole, aider à la compréhension de ce qui se dit,
protéger la parole, favoriser les interactions et inciter les silencieux) ;
- Exploiter le contenu des échanges : Mémoriser ce qui se dit, dégager les points d’accord et
clarifier les désaccords pour en faire des facteurs de synergie, proposer régulièrement des
synthèses partielles ;
- Piloter la progression : Marquer les étapes et faire respecter les impératifs horaires ;
- Gérer les difficultés : Maîtriser les dérives et discussions superflues ; séparer les conflits de
personnes des divergences de fond (polémiques stériles ; faire face aux phénomènes de
groupes et aux comportements individuels difficiles).
C. En fin :
- Dégager clairement les résultats obtenus et actions décidées ;
- Mettre au point, avec les participants et le rapporteur, les modalités du compte rendu (niveau
de détail, diffusion) ;
- Définir éventuellement le contenu de la réunion suivante.